LAPORAN TAHUNAN 2 0 2 4
BAHAGIAN AUDIT DALAM UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU
PERUTUSAN KETUA AUDIT DALAM
Alhamdulillah segala puji hanya bagi Allah tuhan sekalian alam serta selawat dan salam ke atas junjungan Rasulullah Muhammad SAW. Syukur kepada Allah SWT kerana dengan izinNya Bahagian Audit Dalam (AUD), Universiti Malaysia Terengganu (UMT) telah berjaya menerbitkan Laporan Tahunan 2024. Tahun 2024 merupakan tahun kedua pelaksanaan inisiatif-inisiatif di dalam Pelan Strategik Bahagian Audit Dalam (PSAUD) Tahun 2023-2027. Dengan visi AUD untuk menjadi badan bebas yang boleh dipercayai oleh Pusat Tanggungjawab (PTj)/UMT melalui perkhidmatan pengauditan, perundingan dan khidmat nasihat, tema pelan strategik “Kekal Berintegriti Tingkatkan Kompetensi, Audit Berkualiti Melonjak Prestasi” kekal relevan dan menjadi laungan serta iltizam setiap warga kerja AUD. Satu seksyen baharu telah ditubuhkan berkuat kuasa 1 Oktober 2024 selaras dengan pertambahan seorang staf bagi memperkasakan fungsi perundingan dan penasihatan iaitu Seksyen Audit Khas, Perundingan dan Penasihatan (SAS). SAS berperanan melaksanakan audit khas/pemeriksaan mengejut berdasarkan permintaan atau arahan daripada pihak pengurusan UMT; dan memberi khidmat nasihat berdasarkan penemuan audit dan risiko yang dikenal pasti melalui siri taklimat/jeyarawara. Pencapaian prestasi tahun 2024 telah diukur berdasarkan sasaran yang ditetapkan dalam RAT 2024 dan selari dengan apa yang telah digariskan dalam PSAUD 2023-2027. Bagi tahun 2024, AUD telah berjaya mencapai 100% di dalam pelaksanaan aktiviti RAT 2024 setelah mengambil kira kelulusan semakan semula RAT 2024 oleh Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR) UMT. AUD secara konsisten memastikan tadbir urus dan pelaksanaan audit adalah berkualiti dengan kejayaan mengekalkan sifar NCR (NonConformance Report) untuk tahun 2024 bagi Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) ISO 9001:2015 dan Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS) ISO/IEC 27001:2013. Di samping itu juga staf AUD turut terlibat sebagai auditor untuk QMS dan ISMS. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
i
Selain tugasan audit, staf AUD turut menambah nilai kompetensi mereka dengan menyertai pertandingan inovasi di peringkat UMT di mana telah berjaya mendapat penarafan EMAS di dalam Pertandingan Perekayasaan Semula Prosedur Kerja (REDI) 2024 dan PERAK di dalam Pertandingan Amalan Inovasi Pengurusan (AIPN) 2024 masing-masing menerusi produk inovasi iaitu ezREPORT-Transformasi Penyediaan dan Pengendalian Laporan Audit; dan Pengautomasian Audit Susulan Melalui Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR). Laporan Tahunan ini mengandungi maklumat aktiviti AUD sepanjang tahun 2024 termasuk sinopsis setiap laporan kajian audit yang telah dikeluarkan dalam tahun tersebut meliputi audit prestasi, audit pematuhan, audit khas dan audit interim penyata kewangan. Besarlah harapan saya agar laporan ini menjadi dokumen rujukan bagi membantu meningkatkan lagi pematuhan serta keberkesanan tadbir urus dan kawalan dalaman dari segi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan. Di kesempatan ini, saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih kepada Pengerusi dan Ahli JKAPR UMT yang sentiasa memberi perhatian serius terhadap semua laporan audit yang dibentangkan di dalam Mesyuarat JKAPR. Penghargaan yang sama ditujukan kepada YBrs. Naib Canselor UMT di atas kepercayaan dan sokongan beliau terhadap peranan AUD juga kepada semua PTj yang terlibat dengan pengauditan pada tahun 2024 serta komitmen di dalam mengambil tindakan terhadap teguran audit. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada semua warga kerja AUD atas dedikasi, komitmen yang tinggi dan semangat kerja berpasukan dalam menyempurnakan tanggungjawab yang diamanahkan dengan cemerlang. Akhir kata, semoga warga UMT kekal berintegriti, tingkatkan kompetensi, memberi khidmat berkualiti dan seterusnya melonjak prestasi. Sekian, terima kasih.
ii
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
SENARAI KANDUNGAN
01.
Definisi Bahagian Audit Dalam
2
Latar Belakang
3 4 4 5 6 7 8
Mantan Ketua Audit Dalam Perjawatan Staf Bahagian Audit Dalam Evolusi Penempatan Bahagian Audit Dalam Misi, Visi dan Objektif Fungsi Bahagian Audit Dalam Carta Organisasi Piagam Pelanggan Kod Etika Juruaudit
02.
9 9
JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO (JKAPR) Penubuhan JKAPR Keahlian JKAPR Mesyuarat JKAPR Pelaporan Mesyuarat JKAPR
03.
1
PENDAHULUAN
11 12 12-13 13 14
15
PENCAPAIAN PRESTASI Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan Pencapaian Rancangan Audit Tahunan Aktiviti Pengauditan Aktiviti Penjaminan Kualiti Semakan Semula Kelulusan RAT 2024 Tambahan Aktiviti Audit Tahun 2024 Pelan Strategik Bahagian Audit Dalam 2023-2027
16 17 17-18 18-19 19 20
Perspektif Strategik
21 21
Pencapaian Pelan Strategik Bahagian Audit Dalam Tahun 2024
22-25
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
iii
SENARAI KANDUNGAN iv
04.
SEKSYEN AUDIT PRESTASI (PAS) Pengauditan Prestasi Laporan Aktiviti PAS Tahun 2024
05.
27 28 28
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Peralatan Multimedia, UMT Tahun 2024
29-30
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Keselamatan Kampus, UMT Tahun 2024
31-32
SEKSYEN AUDIT PEMATUHAN (CAS)
33
Pengauditan Pematuhan Laporan Aktiviti CAS Tahun 2024
34 34
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Kad Korporat, UMT Tahun 2024 35-36 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Perolehan di Pusat Perkhidmatan Penyelidikan dan Lapangan (PPPL), UMT Tahun 2024 37-38 Penarafan Pengurusan Kewangan Pusat Tanggungjawab (PTj), UMT Tahun 2024
06.
SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN PEMANTAUAN BERTERUSAN (QAS) Jaminan Kualiti dan Audit Susulan Laporan Aktiviti QAS Tahun 2024
39-41
43 44 44
Audit Pengurusan Pilihanraya Kampus (PRK) Sesi 2023/2024, UMT
45-47
Audit Khas Terhadap Pengurusan Peralatan Sukan di Pusat Sukan dan Rekreasi (PSR), UMT Tahun 2024
48-49
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Perkhidmatan Sewaan Perabot, UMT Tahun 2024
50-52
Pemantauan Sistem ezAIR
53
Audit Interim Penyata Kewangan UMT Tahun 2024
54-55
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
SENARAI KANDUNGAN
07.
SEKSYEN AUDIT KHAS, PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN (SAS) Audit Khas, Perundingan dan Penasihatan Laporan Aktiviti SAS Tahun 2024
08.
59-61
Audit Pemeriksaan Mengejut Terhadap Pengurusan Aset Alih Boleh Lupus di Zon Akademik UMT Tahun 2024
62-63
KHIDMAT PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN
LATIHAN, TAKLIMAT DAN BENGKEL Latihan Staf Mengikut Kategori
65 66
67
Bengkel Pemantapan Fungsi dan Kualiti
68 69 69
Hebahan Audit
70-71
Penglibatan dan Penganjuran Taklimat
10.
58 58
Audit Pengurusan Pilihanraya Kampus (PRK) Sesi 2024/2025, UMT
Senarai Khidmat Perundingan dan Penasihatan
09.
57
SUMBANGAN DAN PENCAPAIAN STAF
73
Sumbangan Staf Kepada Universiti
74
Anugerah Pencapaian Staf
75 75 75 76
Majlis Anugerah Tahunan 2024 Anugerah Staf Terbaik Bulanan Canselori Kenaikan Pangkat dan Penempatan Staf
Statistik Penerima Sistem Saraan Perkhidmatan Awam (SSPA) 76 Pertandingan Inovasi
77
Pertandingan Perekayasaan Semula Prosedur Kerja (REDI)
77
Pertandingan Amalan Inovasi Pengurusan (AIPN), Karnival Inovasi @UMT 2024
78
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
v
SENARAI KANDUNGAN vi
11.
MAKLUM BALAS KEPUASAN PELANGGAN Maklum Balas Kepuasan Pelanggan Tahun 2024 Analisis Maklum Balas Kepuasan Pelanggan Tahun 2024
12.
13.
79 80 81
IMBAUAN 2024
83
Galeri Aktiviti/Program
84-90
PENUTUP
91
Direktori Staf Hubungi Kami
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
92-94 95
BAB 1 PENDAHULUAN
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
1
DEFINISI BAHAGIAN AUDIT DALAM Audit Dalam merupakan satu fungsi bebas yang memberi kepastian dan nasihat secara objektif yang menambah nilai dan mempertingkatkan tahap operasi organisasi. Audit Dalam membantu organisasi dalam mencapai objektifnya dengan menerapkan pendekatan yang sistematik, penilaian berdisiplin serta mempertingkatkan keberkesanan pengurusan risiko dan kawalan. 2
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
LATAR BELAKANG Berdasarkan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998: Garis Panduan Mengenai Peranan dan Tanggungjawab Kementerian, Lembaga Pengarah dan Ketua Eksekutif Dalam Pengurusan Badan Berkanun Persekutuan, Badan-badan Berkanun Persekutuan dikehendaki menubuhkan Unit Audit Dalam sebagai badan bebas yang memberi kepastian dan nasihat secara objektif terhadap aktiviti organisasi. Surat Pekeliling Am Bil. 5 Tahun 2024: Garis Panduan Mengenai Pengurusan dan Tatakelola Badan Berkanun Persekutuan berkuat kuasa pada 30 April 2024 diterima pemakaiannya di UMT bagi menggantikan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998 telah diluluskan di dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah (LPU) Kali Ke-91 Bil. 4 Tahun 2024 pada 24 Julai 2024. Dalam konteks Universiti Malaysia Terengganu (UMT), Unit Audit Dalam telah ditubuhkan secara rasminya pada 1 Ogos 2002. Bermula dari 1 Jun 2009, nama Unit Audit Dalam telah ditukar kepada Bahagian Audit Dalam (AUD). AUD telah dibentuk strukturnya di bawah pentadbiran Canselori dan segala urusan pentadbiran, belanjawan dan operasi adalah di bawah tanggungjawab Naib Canselor. AUD melalui perkhidmatan pengauditan, perundingan dan penasihatan, diwujudkan untuk membantu mempertingkatkan keberkesanan tadbir urus, penilaian risiko dan kawalan dalaman organisasi.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
3
MANTAN KETUA AUDIT DALAM 1
1
2
MOHD JUHARI AB KADIR
Pemangku Ketua Audit Dalam 2003-2007
5
3
2
4
5
FAUZIAH MAHMUD
PROF. MADYA DR. ZALAILAH SALLEH
Ketua Audit Dalam 2017-2020
MOHD RIDUAN MOHAMED RAKHAZALI
3
Ketua Audit Dalam 2008-2010
Ketua Audit Dalam 2010-2017
PROF. MADYA DR. AKMALIA MOHAMAD ARIFF
5
Ketua Audit Dalam 2020-2022
PERJAWATAN STAF AUD TAHUN 2002-2005
JUMLAH STAF 5 Orang
Bilangan Staf Bahagian Audit Dalam Mengikut Jantina 6
6
2005-2010
6 Orang
5
4
4
2010-2020
8 Orang
2020-2021
9 Orang
1 0
2021-2024
4
10 Orang
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
5
6 4
3
3 2
6
1
2
1 2002-2005
2005-2010
2010-2020
LELAKI
2020-2021
PEREMPUAN
2021-2024
EVOLUSI PENEMPATAN
BAHAGIAN AUDIT DALAM 2002-2005 Bangunan Makmal MARU, Kolej Universiti Sains dan Teknologi Malaysia
2005-2013 Aras 3, Blok B, Bangunan Canselori Universiti Malaysia Terengganu
2013-2017 Aras Bawah, Bangunan Perpustakaan Sultanah Nur Zahirah, Universiti Malaysia Terengganu
2017-KINI Aras 3, Blok C, Bangunan Canselori Universiti Malaysia Terengganu
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
5
VISI Untuk menjadi badan bebas yang boleh dipercayai oleh Pusat Tanggungjawab (PTj)/UMT melalui perkhidmatan pengauditan, perundingan dan penasihatan.
MISI Untuk meningkatkan tahap operasi dan menambah nilai PTj/UMT dengan memberi kepastian dan nasihat secara objektif berasaskan risiko selaras dengan visi UMT.
OBJEKTIF Bahagian Audit Dalam melaksanakan pengauditan, perundingan dan penasihatan dengan memberi kepastian melalui pendapat profesional terhadap kesempurnaan, kebolehpercayaan dan keberkesanan proses tadbir urus, pengurusan risiko dan sistem kawalan dalaman PTj/UMT bagi menentukan wujudnya akauntabiliti dan integriti pengurusan kewangan, pengurusan sumber dan program di semua peringkat di universiti.
6
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
FUNGSI BAHAGIAN AUDIT DALAM AUDIT PRESTASI Kajian dan penilaian terhadap perancangan, pelaksanaan dan pemantauan sesuatu projek/program/aktiviti yang dilaksanakan oleh organisasi untuk menentukan sama ada ianya telah diurus secara ekonomi, cekap dan berkesan serta mencapai objektif yang ditetapkan.
AUDIT PEMATUHAN Penilaian untuk menentukan kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kawalan dalaman dan pengawasan operasi pengurusan dan kewangan, pematuhan terhadap peraturan, arahan, polisi, prosedur kewangan/perbendaharaan/perkhidmatan/universiti dan menentukan sama ada aset dan wang awam digunakan secara ekonomi, cekap dan berkesan serta direkod dengan betul dan tepat.
JAMINAN KUALITI DAN PEMANTAUAN BERTERUSAN Memastikan aktiviti audit dalam dilaksanakan berdasarkan International Professional Practices Framework (IPPF) dan piawaian dalaman yang berkuatkuasa di Bahagian Audit Dalam UMT.
AUDIT KHAS, PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN Memberi khidmat nasihat kepada Pusat Tanggungjawab (PTj) dan melaksanakan audit khas berdasarkan arahan daripada pengurusan tertinggi UMT dan JKAPR.
PENTADBIRAN Berperanan menyokong fungsi utama Bahagian Audit Dalam dengan menguruskan rekod dan fail, penyediaan dan pemantauan belanjawan tahunan, pengurusan perolehan, rekod latihan dan cuti, pengurusan aset dan stor dan lain-lain pentadbiran am Bahagian Audit Dalam
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
7
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN AUDIT DALAM Tarikh Kuat Kuasa : 1 DISEMBER 2024
Mohd Riduan Mohamed Rakhazali KETUA AUDIT DALAM WA13
Zuraifah Mamat TIMBALAN KETUA AUDIT DALAM WA12
SEKSYEN AUDIT PRESTASI
SEKSYEN AUDIT PEMATUHAN
SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN PEMANTAUAN BERTERUSAN
Mohd Aimman Abdullah JURUAUDIT WA9
Arfah Aisyah Ahmad Sabri JURUAUDIT WA9
Ahmad Hafhipie Mohd Rosli JURUAUDIT WA9
Nor Diana Ismail PENOLONG JURUAUDIT KANAN W6
Noor Suzaini Embong PENOLONG JURUAUDIT KANAN W6
Anis Baizura Che Harun PENOLONG JURUAUDIT W5
8
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
SEKSYEN AUDIT KHAS, PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN
SEKSYEN PENTADBIRAN
Mohd Juhari Ab. Kadir JURUAUDIT KANAN N10
Norhida Mohd Ramli PEMBANTU TADBIR (P/O) KANAN N2
PIAGAM PELANGGAN
PELAKSANAAN PENGAUDITAN
PENYEDIAAN LAPORAN AUDIT
Menjalankan pengauditan secara profesional berpandukan piawaian yang diterima umum
Menyediakan laporan audit yang padat, jelas, konsisten, lengkap, tepat dan mudah difahami serta memastikan kebolehpercayaannya
SYOR AUDIT
LAPORAN AUDIT
Memberi pendapat dan syor-syor audit yang membina
Mengeluarkan laporan audit dalam tempoh dua (2) minggu selepas sesuatu pengauditan selesai dijalankan
KOD ETIKA JURUAUDIT 1
INTEGRITI
Integriti adalah ciri-ciri ketulusan, kejujuran, keikhlasan dan berterus-terang serta merupakan teras kepada Kod Etika Juruaudit. Integriti Juruaudit menjadi asas kebolehpercayaan ke atas proses kerja dan pendapatnya. Juruaudit bertanggungjawab untuk mematuhi piawaian kelakuan dan tingkah laku yang baik semasa menjalankan tugas mereka serta perhubungan antara kakitangan dan auditi.
KOMPETENSI Juruaudit perlu menggunakan pengetahuan, kemahiran dan pengalaman yang ada dalam pelaksanaan fungsi Audit Dalam dan hendaklah berusaha meningkatkan kompetensi serta pengetahuan.
KEOBJEKTIFAN
KERAHSIAAN
Juruaudit mengamalkan tahap keobjektifan yang tinggi serta konsisten dalam pengumpulan, penilaian dan penyampaian maklumat berkaitan dengan program/aktiviti atau proses yang diaudit.
Juruaudit hendaklah menghormati nilai dan memastikan keselamatan maklumat yang diterima. Maklumat ini tidak boleh didedahkan tanpa kuasa sewajarnya kecuali terdapat keperluan undang-undang atau profesional.
2 LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
3
4 9
10
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
BAB 2 JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO (JKAPR)
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
11
JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO (JKAPR) PENUBUHAN JKAPR Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR) merupakan Jawatankuasa Lembaga yang ditubuhkan oleh Lembaga Pengarah Universiti, berperanan dalam pengawasan tadbir urus, pengurusan risiko dan kawalan dalaman organisasi untuk menggalakkan penambahbaikan yang berterusan bagi mempertingkatkan integriti dan kebolehpercayaan terhadap universiti. JKAPR ditubuhkan untuk: 1. meneliti dan membincangkan serta meluluskan laporan-laporan Bahagian Audit Dalam dan Bahagian Pengurusan Risiko, TSR, UMT berkaitan pengawasan tadbir urus, pengurusan risiko dan kawalan dalaman organisasi; dan 2. memastikan tindakan pembetulan dan pencegahan diambil oleh Pihak Berkuasa Universiti terhadap syor-syor penambahbaikan yang dicadangkan supaya kelemahan-kelemahan yang dikenal pasti dapat diperbetulkan dan tidak berulang bagi mempertingkatkan intergriti dan kebolehpercayaan terhadap universiti. JKAPR mempunyai tanggungjawab khusus dan kuasa melulus terhadap aktiviti Bahagian Audit Dalam dan Bahagian Pengurusan Risiko, TSR.
KEAHLIAN JKAPR Ahli Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR), secara kolektif mempunyai pengetahuan yang mencukupi tentang pengawasan tadbir urus, pengurusan risiko dan kawalan dalaman organisasi serta pengetahuan audit, kewangan, industri, teknologi maklumat dan undang-undang. Semua ahli JKAPR termasuk Pengerusi dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dan tempoh pelantikan adalah tertakluk kepada kelulusan LPU. JKAPR dianggotai oleh sekurang-kurangnya tiga (3) ahli yang terdiri daripada ahli LPU (bukan eksekutif). Naib Canselor, Bendahari, Pendaftar, Penasihat Undang-Undang, Pengarah TSR dan Ketua Unit Integriti merupakan ahli turut hadir secara tetap dalam semua mesyuarat JKAPR.
12
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
KEAHLIAN JAWATANKUASA AUDIT DAN PENGURUSAN RISIKO (JKAPR)
PENGERUSI
AHLI
AHLI
SETIAUSAHA
Encik Mazahan Mohd Ali
Dato’ Indera Ab Rahim Ab Rahman
Tuan Haji Hussin Mahmud
Encik Mohd Riduan Mohamed Rakhazali
Lembaga Pengarah Universiti Wakil Swasta
Lembaga Pengarah Universiti Wakil Kementerian Kewangan (MOF)
Lembaga Pengarah Universiti Wakil Kementerian Pengajian Tinggi (KPT)
Ketua Audit Dalam Universiti Malaysia Terengganu
AHLI TURUT HADIR TETAP
Naib Canselor
Pendaftar
Bendahari
Penasihat Undang-Undang
Pengarah TSR
Ketua Unit Integriti
MESYUARAT JKAPR Berdasarkan kepada terma dan syarat JKAPR (semakan ke-6) menyatakan Mesyuarat JKAPR hendaklah diadakan sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun. Sepanjang tahun 2024, Mesyuarat JKAPPR telah dilaksanakan secara dalam talian menggunakan aplikasi Cisco Webex dengan jayanya sepertimana keperluan jawatankuasa.
KEKERAPAN MESYUARAT
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
13
PELAPORAN MESYUARAT JKAPR TAHUN 2024 MESYUARAT JKAPR KALI KE-70 BIL. 1 TAHUN 2024 Laporan Penyata Kewangan UMT (Belum Diaudit) Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2023 Laporan Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2023, UMT Setakat 30 September 2023 Laporan Kajian Audit Terhadap Pengurusan Landskap, UMT Tahun 2023 Laporan Kajian Audit Terhadap Pengurusan Perjalanan Luar Negara, UMT Tahun 2023 Laporan Penilaian Kendiri Pengurusan Kewangan Menggunakan Sistem ezSNAP, UMT Tahun 2023
MESYUARAT JKAPR KALI KE-71 BIL. 2 TAHUN 2024 Laporan Kajian Audit Terhadap Pengurusan Kad Korporat, UMT Tahun 2024 Laporan Kajian Audit Terhadap Pengurusan Peralatan Multimedia, UMT Tahun 2024 Laporan Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pilihan Raya Kampus (PRK) Sesi 2023/2024, UMT
MESYUARAT JKAPR KALI KE-72 BIL. 3 TAHUN 2024 Laporan Audit Khas Terhadap Pengurusan Peralatan Sukan Di Pusat Sukan dan Rekreasi (PSR), UMT Tahun 2024 Laporan Kajian Audit Terhadap Pengurusan Keselamatan Kampus, UMT Tahun 2024 Laporan Kajian Audit Terhadap Pengurusan Perkhidmatan Sewaan Perabot, UMT Tahun 2024 Prestasi Pelaksanaan Rancangan Audit Tahunan 2024 Setakat 21 Ogos 2024 dan Cadangan Semakan Semula Rancangan Audit Tahunan 2024
MESYUARAT JKAPR KALI KE-73 BIL. 4 TAHUN 2024 Laporan Kajian Audit Terhadap Pengurusan Perolehan Di Pusat Perkhidmatan Penyelidikan dan Lapangan (PPPL), UMT Tahun 2024 Laporan Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2024, UMT Setakat 30 Jun 2024 Pencapaian Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Bahagian Audit Dalam, UMT Setakat 30 November 2024 Cadangan Rancangan Audit Tahunan (RAT) 2025
14
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
BAB 3 PENCAPAIAN PRESTASI
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
15
SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) DAN PENCAPAIAN Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR ) Kali Ke-69 Bil. 4 Tahun 2023 pada 9 November 2023 telah meluluskan sasaran kerja tahunan (SKT) bagi tahun 2024. Namun begitu, semakan semula telah dibuat di dalam Mesyuarat JKAPR Kali Ke-72 Bil. 3 Tahun 2024 pada 26 September 2024 dan menyenaraikan SKT sepertimana berikut:
AKTIVITI
PENCAPAIAN
1
Rancangan Audit Tahunan
11 Aktiviti Pengauditan
13 Aktiviti Pengauditan
2
Mesyuarat JKAPR
4 Kali
4 Kali
3
Mesyuarat Pengurusan AUD
6 Kali
6 Kali
4
Penerbitan Laporan Tahunan
1 Laporan
1 Laporan
5
Taklimat/Kursus Berkaitan Audit
2 Kali
5 Kali
Bengkel Pemantapan Fungsi Audit
2 Kali
5 Kali
7
Khidmat Nasihat Kepada PTj
Berdasarkan Keperluan dan Permintaan
9 Kali
8
Penerbitan Hebahan Audit
Mengikut Sukuan
4 Kali
6
16
SKT 2024
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
RANCANGAN AUDIT TAHUNAN 2024 Rancangan Audit Tahunan (RAT) ialah dokumen perancangan yang menggariskan aktiviti audit yang akan dijalankan oleh pasukan audit dalam tempoh satu tahun. Penyediaan RAT bertujuan untuk memastikan audit dijalankan secara sistematik, efisen dan berdasarkan keutamaan risiko UMT. AUD telah membangunkan dan menggunapakai Manual Audit Dalaman Berasaskan Risiko dan sumber maklumat dalam penyediaan RAT diperolehi melalui kaedah temu bual, tinjauan, perbincangan dan bengkel untuk mengumpul input daripada pihak pengurusan. Ketua Audit Dalam (KAD) bertanggungjawab memastikan RAT berasaskan risiko yang diwujudkan adalah selaras dengan objektif organisasi.
AKTIVITI PENGAUDITAN SEKSYEN AUDIT PRESTASI Kajian Audit Terhadap Pengurusan Peralatan Multimedia, UMT Tahun 2024
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Keselamatan Kampus, UMT Tahun 2024
SEKSYEN AUDIT PEMATUHAN Kajian Audit Terhadap Pengurusan Kad Korporat, UMT Tahun 2024 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Perolehan di Pusat Perkhidmatan Penyelidikan dan Lapangan (PPPL), UMT Tahun 2024 Penyediaan Laporan Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2023, UMT
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
17
AKTIVITI PENGAUDITAN (SAMBUNGAN) SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN PEMANTAUAN BERTERUSAN Audit Pengurusan 2023/2024, UMT
Pilihan
Raya
Kampus
(PRK)
Sesi
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Perkhidmatan Sewaan Perabot, UMT Tahun 2024
Pemantauan Sistem ezAIR
SEKSYEN AUDIT PRESTASI, SEKSYEN AUDIT PEMATUHAN DAN SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN PEMANTAUAN BERTERUSAN Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2024, UMT
Penarafan Pengurusan Kewangan Pusat Tanggungjawab (PTj), UMT Tahun 2024
AKTIVITI PENJAMINAN KUALITI SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN PEMANTAUAN BERTERUSAN Pengemaskinian Dokumen Kualiti AUD Proses Kerja Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR) TOR Mesyuarat Pengurusan AUD Penyediaan dan Penerbitan Laporan Tahunan AUD 2023
18
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
AKTIVITI PENJAMINAN KUALITI (SAMBUNGAN) Bengkel Pengemaskinian Laporan Tahunan AUD 2023
Persediaan Audit Dalaman Bersepadu UMT Tahun 2024 Penyediaan Dokumen Pengauditan Berasaskan COSO Internal Control Framework Bengkel Pengauditan Control Framework
Berasaskan
COSO
Internal
Bengkel Penyediaan Rancangan Audit Tahunan (RAT) 2025 Bengkel Semakan Semula Dokumen Kualiti AUD Tahun 2024 Penyediaan dan Penerbitan Hebahan Audit
Penyediaan dan Penerbitan Poster Ucapan Tahun 2024
SEMAKAN SEMULA KELULUSAN RAT TAHUN 2024 AKTIVITI PENGAUDITAN SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN PEMANTAUAN BERTERUSAN Audit Khas Terhadap Pengurusan Peralatan Sukan di Pusat Sukan dan Rekreasi (PSR), UMT Tahun 2024
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
19
TAMBAHAN AKTIVITI AUDIT TAHUN 2024
(Selaras dengan penubuhan Seksyen Audit Khas, Perundingan dan Penasihatan berkuat kuasa 1 Oktober 2024)
AKTIVITI PENGAUDITAN SEKSYEN AUDIT KHAS, PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN Audit Pengurusan 2024/2025, UMT
Pilihanraya
Kampus
(PRK)
Sesi
Audit Pemeriksaan Mengejut Terhadap Pengurusan Aset Alih Boleh Lupus di Zon Akademik UMT Tahun 2024
20
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
PELAN STRATEGIK BAHAGIAN AUDIT DALAM 2023-2027 Selari dengan cabaran dan isu semasa yang semakin kompleks di arus digital dan ekspektasi pemegang taruh yang semakin tinggi, AUD perlu memainkan peranan yang lebih proaktif serta efektif dalam memastikan akauntabiliti UMT terpelihara. Ini memerlukan AUD untuk bergerak sama pantas dengan arus semasa berbekalkan pengetahuan dan kemahiran yang terkini. Pelan Strategik Bahagian Audit Dalam Tahun 2023-2027 disediakan untuk mencipta nilai terhadap pemegang taruh dan pelanggan. Ia sejajar dengan misi AUD untuk meningkatkan tahap operasi dan menambah nilai PTj/UMT dengan memberi kepastian dan nasihat secara objektif berasaskan risiko selaras dengan visi UMT. Pelan Strategik AUD Tahun 2023-2027 turut digarap bagi menyokong pembangunan kapasiti dan profesionalisme Juruaudit dan penambahbaikan berterusan proses dalaman sebagai usaha AUD memperkasakan aktiviti pengauditan yang lebih bebas, telus dan dipercayai dapat dilaksanakan.
PERSPEKTIF STRATEGIK (PS)
PEMEGANG TARUH
PROSES DALAMAN
Lembaga Pengarah Universiti Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko
PELANGGAN
KOMPETENSI
Pengurusan Universiti Auditi
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
21
PENCAPAIAN PELAN STATEGIK BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024 PS 1 : PEMEGANG TARUH Objektif Strategik : Menilai pematuhan terhadap dasar dan peraturan serta memberi kepastian kepada Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dan Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR).
PENCAPAIAN TAHUN 2023-2024
SASARAN
01
Berdasarkan kritikaliti sesuatu tajuk audit
Penyediaan RAT 2023 dan RAT 2024 berdasarkan risiko diluluskan dalam Mesyuarat JKAPR Kali Ke-65 pada 4 November 2022 dan Kali Ke-69 pada 9 November 2023 masing-masing.
02
Minimum 12 aktiviti audit termasuk pengauditan khas
Aktiviti pengauditan termasuk audit khas yang diluluskan JKAPR telah mengambil kira teras PSUMT iaitu 13 aktiviti bagi RAT 2023 dan 2024
03
100% RAT berjaya dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan
1. Ketua Seksyen melaporkan secara lisan dalam Program Lestari Mingguan AUD. Bilangan sesi Lestari seperti berikut: i. Tahun 2023 – 19 kali ii. Tahun 2024 – 8 kali
PS 1: PEMEGANG TARUH
2. Prestasi pelaksanaan RAT dipantau dan dibentangkan dalam Mesyarat Pengurusan AUD secara berkala (6 kali setahun) seperti berikut: i. Setiap Ketua Seksyen menyediakan Laporan Status Pelaksanaan RAT. ii. Timbalan Ketua Audit Dalam (TKAD) menyediakan Laporan Kemajuan Pelaksanaan RAT. iii. Bilangan Mesyuarat Pengurusan AUD seperti berikut: Tahun 2023 – 6 kali Tahun 2024 – 6 kali 3. Pencapaian kemajuan pelaksanaan RAT pada 31 Disember seperti berikut: i. RAT 2023 – 91.15% ii. RAT 2024 – 94.23%
04
22
Pelaporan empat (4) kali setahun
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
Bilangan Mesyuarat JKAPR diadakan mengikut kekerapan yang ditetapkan iaitu empat (4) kali pada tahun 2023 dan 2024.
PENCAPAIAN PELAN STATEGIK BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024 PS 2 : PELANGGAN Objektif Strategik : i. Menghasilkan laporan audit yang berkredibiliti. ii. Memastikan penemuan tidak berulang. SASARAN
01
Indeks kepuasan pelanggan pada skala empat (4) atau peratus skor 80% ke atas
PS 2: PELANGGAN 02
Membuat pemantauan melalui Sistem Daftar Isu Audit (ezAIR) dan audit susulan
PENCAPAIAN TAHUN 2023-2024 1. Borang Maklum Balas Pelanggan AUD diedarkan secara dalam talian semasa laporan audit diserahkan kepada Auditi. 2. Penilaian purata indeks kepuasan pelanggan dibentangkan di dalam Mesyuarat Pengurusan AUD dengan skor seperti berikut: i. RAT 2023 – 92.62% ii. RAT 2024 – 93.43%
Pemantauan secara berkala penemuan audit (mengikut sukuan) menggunakan Sistem ezAIR dan dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan AUD.
PS 3 : PROSES DALAMAN Objektif Strategik :
i. Menjalankan pengauditan dalam tempoh yang ditetapkan. ii. Menyediakan laporan secara objektif, jelas, padat, membina, lengkap dan tepat pada masanya. iii. Membantu meningkatkan keberkesanan tadbir urus, penilaian risiko dan kawalan dalaman organisasi. iv. Melaksanakan penambahbaikan berterusan melalui Program Penambahbaikan dan Jaminan Kualiti (QAIP). v. Mempermudahkan prosedur audit dengan penggunaan Computer Assisted Audit Techniques (CAAT).
SASARAN
PS 3: PROSES DALAMAN
01
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
Maksimum tiga (3) bulan bagi setiap aktiviti pengauditan.
PENCAPAIAN TAHUN 2023-2024 1 Peratus aktiviti pengauditan disiapkan dalam . tempoh tiga (3) bulan seperti berikut: i. RAT 2023 – 63.64% ii. RAT 2024 – 72.73% 2. Pencapaian kemajuan pelaksanaan RAT pada 31 Disember seperti berikut: i. RAT 2023 – 91.15% ii. RAT 2024 – 94.23%
23
PENCAPAIAN PELAN STATEGIK BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024 PS 3 : PROSES DALAMAN (SAMBUNGAN) PENCAPAIAN TAHUN 2023-2024
SASARAN
PS 3: PROSES DALAMAN
02
Maksimum tiga (3) draf laporan bagi setiap pengauditan
03
Mengenal pasti PTj/ Agensi yang memerlukan perundingan dan penasihatan
Bilangan sesi perundingan dan penasihatan seperti berikut: i) Tahun 2023 – 7 sesi ii) Tahun 2024 – 9 sesi
04
Pematuhan ‘Generally Conform’
1. Penilaian Self-assessment With Independent Validation (SAIV) bagi UMT oleh Penilai Luar kali terakhir pada 11 Julai 2019.
Setiap Ketua Seksyen menyediakan laporan audit tidak melebihi tiga (3) draf bagi setiap pengauditan atau 100% tidak melebihi tiga (3) draf.
2. Status Tindakan Laporan SAIV UMT seperti berikut: i. Semakan Pertama - September 2020 ii. Semakan Kedua - Oktober 2021 iii. Semakan Ketiga - Disember 2022 iv. Semakan Keempat- Disember 2023 3. Semakan memfokus kepada teguran Penilai Luar dan perkembangan terkini pemakaian IPPF.
05
24
Sekurangkurangnya dua (2) aktiviti pengauditan setahun.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
Kajian audit yang menggunakan perisian ACL bagi tujuan pemilihan sampel seperti berikut: i) RAT 2023 – 4 aktiviti ii) RAT 2024 – 2 aktiviti
PENCAPAIAN PELAN STATEGIK BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024 PS 4 : KOMPETENSI Objektif Strategik : Mempertingkatkan kecekapan, keberkesanan dan kualiti perkhidmatan secara berterusan.
01
SASARAN
PENCAPAIAN TAHUN 2023-2024
100% staf mencapai 42 jam (7 hari) setahun
1. Pemantauan latihan yang dihadiri staf dilaksanakan secara berkala dan dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan AUD. 2. 100% staf hadir sekurang-kurangnya 42 jam (7 hari) setahun bagi tahun 2023 dan 2024.
PS 4: KOMPETENSI 02
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
Sekurangkurangnya satu (1) sesi perkongsian oleh setiap staf setahun.
Sesi perkongsian pengetahuan dalam pengauditan oleh staf seperti berikut: i) Tahun 2023 – 6 sesi ii) Tahun 2024 – 5 sesi
25
26
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
BAB 4 SEKSYEN AUDIT PRESTASI (PAS)
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
27
PENGAUDITAN PRESTASI Pengauditan prestasi merupakan satu bentuk pemeriksaan bebas, objektif dan boleh dipercayai bagi menentukan sistem, operasi, program, aktiviti universiti atau PTj beroperasi mengikut prinsip ekonomi, cekap dan berkesan serta mempunyai ruang untuk penambahbaikan. Tujuan utama pengauditan prestasi dijalankan adalah untuk memberikan jaminan kepada pihak berkepentingan bahawa sumber awam digunakan secara berhemat dan mencapai objektif yang ditetapkan.
LAPORAN AKTIVITI SEKSYEN AUDIT PRESTASI TAHUN 2024
01
02 Kajian Audit Terhadap Pengurusan Peralatan Multimedia, UMT Tahun 2024
28
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Keselamatan Kampus, UMT Tahun 2024
1
KAJIAN AUDIT TERHADAP PENGURUSAN PERALATAN MULTIMEDIA, UMT TAHUN 2024 Latar Belakang
Objektif Audit
Peralatan multimedia merangkumi pelbagai perkakasan dan perisian yang digunakan untuk membuat, menyunting dan berkongsi kandungan multimedia. Beberapa buah studio di UMT mempunyai peralatan multimedia antaranya di Pejabat Komunikasi Korporat (PKK), Perpustakaan Sultanah Nur Zahirah (PSNZ), Pusat Islam Sultan Mahmud (PISM) dan e-Pembelajaran bagi tujuan rakaman foto/video/online, latihan/kursus/perbincangan, penganjuran kelas/program-program dan pengajaran dan pembelajaran (PdP) kepada warga UMT.
PENEMUAN
5
Menilai sama ada pengurusan peralatan multimedia, UMT dirancang, dilaksana dan dipantau dengan cekap dan berkesan mengikut prosedur/peraturan yang ditetapkan serta mencapai objektif yang ditetapkan.
PENARAFAN RISIKO KRITERIA AUDIT
PERATUSAN SKOR
91.25%
TINGGI
0
SEDERHANA
2
RENDAH
8
PENARAFAN
CEMERLANG
Kekuatan 1. Perancangan perolehan peralatan multimedia/studio di PTj adalah jelas menyokong kepada pengoperasian aktiviti universiti/PTj. 2. Perolehan peralatan multimedia dan studio yang dibuat oleh PTj adalah berdasarkan peruntukan yang diterima. 3. Penyelenggaraan peralatan multimedia dilaksanakan mengikut peraturan yang berkuat kuasa. 4. Pengurusan aduan di PTj diuruskan dengan cekap, teratur dan berkesan. 5. Mekanisme pemantauan dan penilaian pengurusan dilaksanakan dengan cekap, teratur dan berkesan.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
peralatan
multimedia
29
Syor Audit 1. Tadbir Urus dan Kawalan Dalaman i. Penambahbaikan berterusan perlu dilaksanakan ke atas SOP/proses kerja/carta alir pengurusan peralatan multimedia untuk dijadikan dokumen rujukan dan panduan supaya sesuatu aktiviti dapat dilaksanakan dengan lebih lancar; dan ii. Garis Panduan yang disediakan oleh PTj perlu mendapat kelulusan mesyuarat berkaitan bagi tujuan pemakaiannya dengan segera untuk memperkukuhkan kecekapan tadbir urus dan operasi. 2. Latihan/Kursus Pengurusan Aset Ketua PTj perlu memastikan Pegawai Aset menyertai latihan-latihan yang dianjurkan untuk meningkatkan kompetensi berkaitan pengurusan aset dan memberi pendedahan terhadap perubahan peraturan/proses dari semasa ke semasa. Jika tarikh latihan bertembung dengan tugasan hakiki, Ketua PTj boleh menjemput pegawai Pejabat Bendahari untuk mengadakan sesi khas di PTj tersebut. 3. Pengurusan Aset Alih Pegawai Aset perlu menjalankan tanggungjawab berkaitan pengurusan aset sebagaimana Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) bagi menggelakkan risiko ketidakpatuhan kepada TPA serta memantapkan kecekapan tadbir urus dan operasi di PTj. 4. Mekanisme Pemantauan i. Memperkasakan mekanisme pemantauan dalam pengurusan peralatan multimedia bagi memastikan tindakan segera diambil terhadap penemuan-penemuan pihak Audit dalam jadual pemeriksaan fizikal studio; dan ii. Membentangkan rekod penggunaan studio di dalam mesyuarat berkaitan untuk makluman dan tindakan. 5. Output dan Impak PTj perlu merangka strategi dan mengambil inisiatif untuk menjalankan promosi/hebahan bagi meningkatkan penggunaan Mini Studio supaya kemudahan dapat dioptimumkan terutamanya kepada warga pelajar.
30
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
2
KAJIAN AUDIT TERHADAP PENGURUSAN KESELAMATAN KAMPUS, UMT TAHUN 2024 Latar Belakang
Objektif Audit
Kawalan keselamatan merupakan aspek penting yang perlu dititikberatkan oleh sesebuah universiti bagi mewujudkan suasana kampus yang aman dan harmoni. Kawalan keselamatan yang cekap dapat mengurangkan risiko ancaman terhadap nyawa, harta benda serta kepentingankepentingan universiti keseluruhannya.
Menentukan sama ada pengurusan keselamatan kampus universiti telah diurus dan dilaksanakan dengan cekap dan teratur bagi memenuhi keperluan keselamatan universiti.
Kawasan liputan kawalan keselamatan di bawah tanggungjawab Bahagian Keselamatan (KES) adalah Kampus Gong Badak dan Kampus Bukit Kor. Manakala, kawalan keselamatan di semua Stesen Penyelidikan Alami UMT iaitu di Kenyir, Tanah Bencah Setiu, Pulau Bidong dan Chagar Hutang dipertanggungjawabkan/ diuruskan oleh Guard Outsource yang dilantik oleh UMT. PENEMUAN
6
PENARAFAN RISIKO KRITERIA AUDIT
PERATUSAN SKOR
86.00%
TINGGI
2
SEDERHANA
2
RENDAH
7
PENARAFAN
BAIK
Kekuatan KES merupakan bahagian yang penting di UMT dalam memastikan keselamatan warga, harta benda dan pihak berkepentingan dilindungi. Pihak Audit berpuas hati dengan: 1. Latihan yang dihadiri oleh anggota keselamatan bagi meningkatkan kompetensi dan terlatih untuk menjalankan tugas berkaitan keselamatan kampus; dan 2. Pengurusan rekod kompaun yang telah ditambah baik dari semasa ke semasa oleh pihak KES.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
31
Syor Audit 1. Tadbir Urus dan Kawalan Dalaman i. Peraturan-peraturan Lalu Lintas Jalan UMT 2008 dan Dasar Keselamatan UMT yang disediakan perlu mendapat kelulusan pihak berkuasa bagi tujuan pemakaiannya dengan segera untuk memperkukuhkan kecekapan tadbir urus dan operasi keselamatan kampus; dan ii. Penambahbaikan berterusan perlu dilaksanakan ke atas myPortfolio staf KES untuk dijadikan dokumen rujukan dan panduan supaya sesuatu aktiviti Pusat Tanggungjawab (PTj) dapat dilaksanakan dengan lebih lancar. 2. Pengurusan Aset Alih i. Pegawai Aset perlu memainkan peranan dan tanggungjawab berkaitan pengurusan aset alih PTj dengan lebih berkesan sebagaimana Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) bagi menggelakkan risiko ketidakpatuhan kepada TPA; ii. Penggunaan alat bantu tugas secara optimum dapat memantapkan kecekapan tadbir urus dan operasi di PTj; dan iii. PTj perlu memastikan tindakan segera diambil terhadap penemuan-penemuan sepertimana di Jadual Pemeriksaan Fizikal. 3. Aktiviti Kawalan Akses Menilai keberkesanan pelaksanaan pemeriksaan rawak terhadap kenderaan masuk dan keluar ke kampus serta menetapkan kaedah penulisan laporan di dalam Buku Laporan Bahagian Keselamatan. Pemantauan terhadap perkara tersebut perlu ditingkatkan bagi memastikan anggota mempamerkan kecekapan dan kewibawaan sewaktu bertugas.
32
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
BAB 5 SEKSYEN AUDIT PEMATUHAN (CAS)
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
33
PENGAUDITAN PEMATUHAN Pengauditan Pematuhan dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang berkuat kuasa. Pengauditan ini bertujuan memberi jaminan kepada pihak berkepentingan berkaitan hasil penilaian atau pengukuran terhadap perkara yang diliputi berbanding kriteria. la juga membolehkan tindakan pembetulan awal diambil terhadap setiap isu yang dibangkitkan atau mengambil langkah pencegahan supaya perkara yang sama tidak berulang.
LAPORAN AKTIVITI SEKSYEN AUDIT PEMATUHAN TAHUN 2024
01 02
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Kad Korporat, UMT Tahun 2024
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Perolehan di Pusat Perkhidmatan Penyelidikan dan Lapangan (PPPL), UMT Tahun 2024
03 Penarafan Pengurusan Kewangan Pusat Tanggungjawab (PTj), UMT Tahun 2024
34
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
1
KAJIAN AUDIT TERHADAP PENGURUSAN KAD KORPORAT, UMT TAHUN 2024 Latar Belakang
Objektif Audit
Kad korporat merupakan kemudahan diberikan kepada pegawai yang layak bagi tujuan perbelanjaan ketika menjalankan tugas rasmi atau berkursus dengan merujuk kepada Pekeliling Bendahari Bil. 16 Tahun 2021 : Tatacara Pengurusan Kemudahan Kad Korporat Universiti Malaysia Terengganu (UMT). Semua Pegawai Utama Universiti dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah layak diberi kemudahan kad korporat. Kelayakan pegawai-pegawai lain untuk mendapatkan kad korporat adalah tertakluk kepada pertimbangan Naib Canselor.
PENEMUAN
3
Menilai sama ada tadbir urus dan aspek kawalan dalaman pengurusan kad korporat, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan serta mengikut prosedur/peraturan yang telah ditetapkan.
PENARAFAN RISIKO KRITERIA AUDIT
PERATUSAN SKOR
90.63%
TINGGI
1
SEDERHANA
1
RENDAH
6
PENARAFAN
CEMERLANG
Kekuatan 1. PTj komited kepada peningkatan kualiti dalam perkhidmatan dengan memantapkan tahap profesionalisme pentadbiran kewangan dan prestasi kewangan keseluruhan UMT. 2. Staf yang terlibat dalam pengurusan kad korporat adalah berpengetahuan, cekap dan komited dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab bagi memastikan kelancaran operasi kewangan.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
35
Syor Audit 1. Tadbir Urus dan Kawalan Dalaman Menambah baik Tatacara Pengurusan Kemudahan Kad Korporat UMT dalam aspek tempoh pelarasan, perbelanjaan dibenarkan dan pemantauan agar relevan dalam konteks keperluan dan kemudahan terkini serta dilaksanakan sepertimana peraturan dan pekeliling yang berkuat kuasa. 2. Hebahan dan Khidmat Nasihat Melaksanakan hebahan dan khidmat nasihat dengan berkesan iaitu secara terus kepada pemegang kad bagi memastikan pemegang kad mengetahui, memahami dan mematuhi pekeliling yang berkuat kuasa supaya proses pemantauan terhadap pelarasan perbelanjaan menggunakan kad korporat lebih efisien dan menjimatkan masa serta sumber.
36
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
2
KAJIAN AUDIT TERHADAP PENGURUSAN PEROLEHAN DI PUSAT PERKHIDMATAN PENYELIDIKAN DAN LAPANGAN (PPPL), UMT TAHUN 2024 Latar Belakang
Objektif Audit
PPPL bertanggungjawab mengurus makmal fizikal di UMT dan makmal-makmal alami di lapangan. Kompleks makmal PPPL dibekalkan dengan peralatan berteknologi tinggi yang mampu menyokong pengajaran dan pembelajaran serta kajian berimpak tinggi oleh penyelidik UMT.
Menilai sama ada tadbir urus dan aspek kawalan dalaman pengurusan perolehan di PPPL, UMT dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan serta mengikut prosedur/peraturan yang telah ditetapkan.
Matlamat awal penubuhan PPPL adalah menyediakan peralatan berteknologi tinggi kepada semua penyelidik dalam dan luar UMT melalui kaedah perkongsian bijak, kos efektif dan penyelenggaraan yang rapi. Ianya selari dengan hasrat pihak pengurusan Universiti supaya konsep perkongsian peralatan berteknologi tinggi di PPPL dapat membantu meningkatkan kualiti penyelidikan UMT. PENEMUAN
5
PERATUSAN SKOR
77.50%
PENARAFAN RISIKO KRITERIA AUDIT
TINGGI
1
SEDERHANA
2
RENDAH
7
PENARAFAN
MEMUASKAN
Kekuatan Pengurusan bajet, prestasi perbelanjaan, pengurusan perolehan (tender dan sebutharga), penggunaan kemudahan dan peralatan serta mekanisma pemantauan aktiviti perolehan adalah teratur.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
37
Syor Audit 1. Pengurusan Perolehan PPPL perlu memastikan perancangan, pelaksanaan dan pemantauan perolehan secara terus dilaksanakan dengan berkesan bagi mengelakkan ketidakpatuhan kepada peraturan yang berkuat kuasa. 2. Latihan i. Mendapatkan khidmat nasihat Pejabat Bendahari sebelum sesuatu proses perolehan dilaksanakan bagi memastikan pengurusan perolehan adalah teratur dan berkesan sebagaimana pekeliling yang berkuat kuasa terutama bagi kaedah perolehan pembelian terus. ii. Menyediakan latihan teknikal kepada Jurumudi berkaitan pengendalian dan penggunaan bot terutamanya di Jeti Merang agar bot dapat digunakan secara optimum. 3. Pengurusan Rekod dan Dokumen Penambahbaikan berterusan ke atas pengurusan rekod dan dokumen bagi memantapkan kecekapan tadbir urus dan operasi di PPPL. Pengurusan rekod dan dokumen turut melibatkan pencarian maklumat yang boleh dicapai dan dirujuk pada bila-bila masa diperlukan. 4. Pelaporan dan Analisis Aduan Memperkasakan mekanisme pelaporan dan analisis aduan di PPPL bagi memastikan keberadaan, keadaan, keselamatan dan penggunaan aset dan kemudahan dalam perhatian dan tindakan segera pihak PPPL serta pihak berkepentingan agar tindakan penambahbaikan dapat dilaksanakan ke arah meningkatkan mutu perkhidmatan.
38
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
3
PENARAFAN PENGURUSAN KEWANGAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ), UMT TAHUN 2024 Latar Belakang
Pengurusan kewangan merangkumi proses perancangan, pelaksanaan, penyelarasan, pengawalan, pemantauan dan penilaian. Proses ini perlu dilaksanakan berdasarkan dua (2) prinsip utama, iaitu legaliti dan akauntabiliti kewangan. Ini bermaksud seseorang pegawai yang diberi kuasa untuk menguruskan sumber awam perlu melaksanakan tanggungjawab tersebut dengan penuh dedikasi dan mematuhi segala undang-undang serta peraturan yang berkuat kuasa. Pegawai tersebut juga bertanggungjawab untuk melaporkan pencapaiannya kepada pegawai yang mewakilkan kuasa. Pengauditan pengurusan kewangan dilaksanakan bagi menentukan sama ada Pusat Tanggungjawab (PTj) telah mematuhi undang-undang dan peraturan kewangan yang ditetapkan serta rekod berkaitan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Dalam penarafan pengurusan kewangan, pematuhan terhadap peraturan kewangan bagi setiap elemen kawalan utama diberikan markah. Penarafan sesebuah PTj diberi berdasarkan markah keseluruhan prestasi pengurusan kewangan mengikut tahap berikut.
Pemarkahan Tahap Penarafan Prestasi Pengurusan Kewangan
01 CEMERLANG 90%-100%
02 BAIK
80%-89.9%
03
MEMUASKAN 70%-79.9%
04 KURANG MEMUASKAN 60%-69.9%
05 LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
TIDAK MEMUASKAN 59.9% Ke bawah
39
Objektif Penarafan Objektif penarafan pengurusan kewangan adalah: i.
Memverifikasi dan memantau prestasi pengurusan kewangan semua PTj.
ii. Memberi tumpuan terhadap kawalan dalaman yang lemah dan khidmat nasihat kepada PTj secara spesifik. iii. Mewujudkan kesedaran PTj bahawa Bahagian Audit Dalam, UMT sentiasa memantau pematuhan terhadap peraturan kewangan yang berkuat kuasa. iv. Membantu Ketua PTj mengukur serta mengetahui prestasi kawalan pengurusan kewangan yang dilaksanakan di PTj masing-masing.
Analisis Keseluruhan Penarafan Pengurusan Kewangan PTj ELEMEN KAWALAN UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN Kawalan Pengurusan
Pengurusan Perolehan
Kawalan Bajet
Pengurusan Aset dan Stor
Kawalan Perbelanjaan
Pengurusan Akaun Amanah
Pengurusan Terimaan
Pengurusan Kenderaan
BILANGAN PTJ
TEMPOH TRANSAKSI
36
1/10/2023 Hingga
PTj diberikan penarafan
30/9/2024
JULAT MARKAH PENARAFAN
40
Julat Markah
Bilangan PTj
%
100% 95.00%-99.99%
2.78% 36.11%
90.00%-94.99%
1 13 15
41.67%
80.00%-89.99%
7
19.44%
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
80.87% Hingga
100%
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
41
42
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
BAB 6 SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN PEMANTAUAN BERTERUSAN (QAS)
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
43
JAMINAN KUALITI DAN PEMANTAUAN BERTERUSAN Kawalan kualiti melalui Quality Assessment Improvement Programme (QAIP) dilaksanakan bagi menilai kecekapan dan keberkesanan Bahagian Audit Dalam (AUD) dan mengenal pasti peluang untuk penambahbaikan dengan mengadakan semakan secara dalaman terhadap aktiviti-aktiviti audit yang telah dilaksanakan dan juga keseluruhan pentadbiran AUD. Pemantauan berterusan dilaksanakan melalui Audit Susulan yang dijalankan untuk mengesahkan tindakan penambahbaikan/pembetulan yang dipersetujui telah diambil tindakan oleh Auditi dalam tempoh yang ditetapkan. Kedua-dua pengauditan ini dilaksanakan selaras dengan Seksyen 6(d), Akta Audit 1957 serta berpandukan kepada piawaian pengauditan antarabangsa iaitu International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (IPPF).
LAPORAN AKTIVITI SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN PEMANTAUAN BERTERUSAN TAHUN 2024
44
01
02
03
04
05
Audit Pengurusan Pilihan Raya Kampus (PRK) Sesi 2023/2024, UMT
Audit Khas Terhadap Pengurusan Peralatan Sukan di Pusat Sukan dan Rekreasi (PSR), UMT Tahun 2024
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Perkhidmatan Sewaan Perabot, UMT Tahun 2024
Pemantauan Sistem ezAIR
Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2024, UMT
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
1 AUDIT PENGURUSAN PILIHAN RAYA KAMPUS (PRK) SESI 2023/2024, UMT Latar Belakang Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) merupakan satu badan tertinggi pelajar yang diiktiraf sebagai medium rasmi kebajikan pelajar di Universiti. Keahlian MPP dipilih melalui sistem demokrasi pilihan raya kampus dan meletakkan mahasiswa sebagai calon dan warga pemilihnya. Selaras dengan semakan semula Tatacara Pelaksanaan Pilihan Raya Kampus di Universiti Awam (UA) oleh Kementerian Pengajian Tinggi (KPT), Pilihan Raya Kampus (PRK) akan dikendalikan sepenuhnya oleh pelajar supaya pelaksanaannya adalah telus dan bebas mengikut acuan kepimpinan mereka tanpa campur tangan pihak Universiti. Kebebasan pelaksanaan PRK ini menjadi medan latihan untuk pelajar menentukan pemimpin yang akan memperjuangkan hak dan hasrat mereka.
Objektif Audit Menentukan sama ada pengurusan Pilihan Raya Kampus (PRK) Sesi 2023/2024, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) telah dirancang dan dilaksanakan secara cekap dan teratur bagi mencapai objektif yang ditetapkan.
Carta Pengundian Peratusan dan Bilangan Pelajar Keluar Mengundi Sesi 2023/2024
52.9%
Mengundi
5,129 orang 5,757 orang 47.1%
Tidak Mengundi
Kekuatan 1. Jawatankuasa Induk, Jawatankuasa Pelaksana dan jawatankuasa-jawatankuasa lain yang dilantik di kalangan pelajar telah memberikan komitmen yang tinggi dan kerjasama yang baik bagi memastikan semua proses PRK berjaya dilaksanakan. 2. Penggunaan Sistem MyUndi yang dibangunkan oleh Pusat Ekosistem Digital (PED) telah memudahkan proses pengundian sekaligus menjimatkan masa bagi proses penjumlahan undi dan paparan statistik pengundian dari masa ke semasa. 3. Penyaluran maklumat PRK yang lengkap dengan menggunakan saluran media sosial telah berjaya membantu menyampai maklumat berkaitan proses PRK.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
45
Syor Audit 1. Peraturan Pilihan Raya Kampus Membuat pengemaskinian dan semakan semula terhadap peraturan dan tatacara PRK dengan lebih teliti sebelum proses Pilihan PRK akan datang bagi mengelakkan kekeliruan maklumat yang disampaikan serta menerbitkan Peraturan-Peraturan Universiti Malaysia Terengganu (Pilihan Raya Kampus) Tahun 2023 sebagai rujukan rasmi setelah ia dikemas kini. 2. Perlantikan Jawatankuasa, Individu dan Petugas Perlantikan jawatankuasa-jawatankuasa, petugas dan individu perlu mematuhi peraturan yang berkuat kuasa supaya tidak menggangu proses pelaksanaan PRK. 3. Pematuhan kepada Proses Kerja dan Standard Operating Procedure (SOP) Bagi tujuan memastikan PRK dilaksanakan dengan cekap dan teratur sebagaimana peraturan yang berkuat kuasa: i.
Senarai semak bagi proses kerja/SOP adalah perlu bagi memastikan kelancaran sepanjang proses PRK berlangsung. Disamping itu, pemantauan terhadap setiap proses kerja dapat dilaksanakan oleh jawatankuasa, petugas dan individu yang dilantik.
ii. Setiap jawatankuasa/pegawai/petugas/individu yang dilantik perlu jelas tentang skop dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan semasa proses PRK berjalan. 4. Pengurusan Rekod dan Dokumen Rekod dan dokumen yang digunakan sepanjang proses PRK perlu dikemas kini dan disimpan dengan kemas dan teratur. Disamping membuat penambahbaikan terhadap rekod dan dokumen bagi PRK akan datang sebagaimana berikut: i.
Penyediaan Surat Akuan Kerahsiaan maklumat PRK kepada semua jawatankuasa dan Pegawai Universiti yang terlibat.
ii. Pemantauan dan semakan oleh Pegawai Penasihat/Penyelia yang dilantik bagi menyelia pelaksanaan proses PRK terhadap rekod dan dokumen sebelum edaran di buat agar tidak terdapat kekeliruan maklumat. iii. Rekod perlu disimpan dengan lengkap, teratur dan kemas kini serta boleh dicapai pada bila-bila masa ianya diperlukan.
46
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
47
2 AUDIT KHAS TERHADAP PENGURUSAN PERALATAN SUKAN DI PUSAT SUKAN DAN REKREASI (PSR), UMT TAHUN 2024
Latar Belakang
Objektif Audit
Pusat Sukan dan Rekreasi (PSR) merupakan sebuah organisasi di UMT diletakkan di bawah pentadbiran Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) yang bertindak sebagai peneraju bagi aktiviti berkaitan sukan dan rekreasi di UMT. Pelbagai program dan aktiviti dirangka dan dijalankan bagi melahirkan “The Thinking Atheletes” serta mewujudkan persekitaran pembudayaan sukan yang harmoni.
Menilai sama ada pengurusan peralatan sukan di Pusat Sukan dan Rekreasi (PSR), dirancang, dilaksana dan dipantau dengan teratur, cekap dan berkesan bagi mencapai objektif yang ditetapkan.
PENEMUAN
3
PENARAFAN
MEMUASKAN
Kekuatan 1. Peningkatan kualiti atlet-atlet UMT sehingga mencapai tahap tertinggi. 2. Menyelaraskan dan melancarkan aktiviti/program sukan untuk warga UMT, termasuk sebagai medium sokongan kepada pengajaran dan pembelajaran di UMT. 3. Melaksanakan aktiviti/program sukan yang meningkatkan citra UMT terutamanya program berimpak tinggi.
48
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
Syor Audit 1. Perancangan Perolehan Peralatan Sukan Mengenal pasti dan merancang perolehan peralatan sukan secara menyeluruh dengan mengambil kira baki dan kondisi sebenar, keperluan penggunaan, kekerapan penggunaan dan kepentingan penggunaan peralatan sukan kepada warga UMT. 2. Pengurusan Stor Melaksanakan penambahbaikan pengurusan stor sepertimana berikut: i.
Memastikan stor sentiasa berada dalam keadaan yang bersih dan teratur;
ii. Memastikan Kad Petak dikemas kini serta merekod keluar/masuk stok sepertimana peraturan berkuat kuasa; iii. Menyenaraikan dan sentiasa mengemas kini kandungan dan kuantiti peralatan sukan di setiap stor PSR; iv. Melaksanakan pelupusan peralatan sukan yang telah rosak dan tidak boleh digunakan; dan v. Melaksanakan pemeriksaan stok secara berkala dan membentangkan laporan pemeriksaan stok di dalam mesyuarat berkaitan. 3. Pemantauan Memantau pengurusan peralatan sukan di PSR dengan lebih cekap dan berkesan sepertimana berikut: i. Menitikberatkan laporan pengurusan stor bagi memastikan pemantauan yang berkesan ke atas peralatan sukan; ii. Mengguna pakai Sistem e-Stor; dan iii. Memperkasakan penggunaan dan fungsi Sistem e-ARENA sepertimana objektif pembangunan sistem.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
49
3 KAJIAN AUDIT TERHADAP PENGURUSAN PERKHIDMATAN SEWAAN PERABOT, UMT TAHUN 2024
Latar Belakang
Objektif Audit
Kolej Kediaman (KK) merupakan salah satu komponen pengurusan di dalam pembangunan pelajar yang bertanggungjawab menguruskan penempatan serta kemudahan pelajar bagi mewujudkan suasana kediaman yang selesa dan selamat. Disamping itu, KK memainkan peranan penting sebagai pusat pembelajaran kedua bagi pelajar yang menginap di KK. Perabot adalah perkara asas yang perlu disediakan oleh pihak KK di setiap bilik asrama pelajar bagi memenuhi keperluan penginapan kepada semua pelajar satu (1) iaitu pelajar Diploma, Asasi dan Sarjana Muda serta pelajar senior yang berminat untuk menginap dengan syarat-syarat tertentu.
PENEMUAN
Menilai sama ada pengurusan perkhidmatan sewaan perabot Kolej Kediaman, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) telah dirancang, dilaksana dan dipantau dengan cekap dan teratur serta mencapai objektif yang ditetapkan.
PENARAFAN RISIKO KRITERIA AUDIT
PERATUSAN SKOR
3
91.00%
TINGGI
1
SEDERHANA
0
RENDAH
10
PENARAFAN
CEMERLANG
Kekuatan Pihak KK telah memastikan pengurusan perkhidmatan sewaan perabot di UMT berjalan lancar melalui tindakan-tindakan berikut: 1. Perancangan awal terhadap kontrak perkhidmatan sewaan perabot dan tawaran lanjutan kontrak sewaan dilaksanakan dengan cekap, teratur dan berkesan. 2. Penyediaan spesifikasi sewaan perabot dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi peraturan yang berkuat kuasa. 3. Pengurusan perbelanjaan terhadap perkhidmatan sewaan perabot dilaksanakan mengikut peraturan yang berkuat kuasa dan mencapai objektif. 4. Pengurusan proses perolehan secara tender dan pentadbiran kontrak diuruskan mengikut peraturan yang berkuat kuasa
50
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
Syor Audit 1. Tadbir Urus dan Kawalan Dalaman i.
Mengemaskini myPortfolio staf apabila terdapat perubahan struktur di dalam organisasi dengan mengambil kira keseragaman maklumat berpandukan pekeliling myPortfolio yang berkuat kuasa;
ii. Terma dan Rujukan (TOR) Mesyuarat Pengurusan KK dan Mesyuarat Jawatankuasa Penyelenggaraan KK disemak semula dan mengemaskini maklumat seperti nama portfolio yang digunakan; dan iii. Proses kerja/SOP berkaitan dengan pengurusan perkhidmatan sewaan perabot perlu disediakan secara menyeluruh dan dikemas kini dengan lengkap sebagai rujukan. 2. Penguatkuasaan Peraturan Pihak KK perlu: i.
Menguatkuasakan peraturan kepada pelajar yang menginap di KK dengan lebih berkesan bagi memastikan keselamatan dan kesejahteraan para pelajar;
ii. Melaksanakan pemeriksaan bilik secara mengejut dan berkala; iii. Melaksanakan hebahan berkaitan saluran aduan kerosakan perabot agar pengguna lebih peka dengan kerosakan perabot yang berlaku untuk tujuan penambahbaikan; dan iv. Melabelkan perabot mengikut bilik dan bilangan bagi mengelakkan kehilangan dan pertukaran perabot berlaku. 3. Pengurusan Aset Alih i.
Pelaporan berkaitan penetapan penguatkuasaan peraturan KK boleh dijadikan sebagai agenda tetap mesyuarat agar pemantauan dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan;
ii. Menyediakan analisis berkaitan tempoh masa aduan kerosakan diambil tindakan oleh Pembekal bagi memantau tempoh masa yang diambil untuk menyelesaikan sesuatu aduan berdasarkan tempoh yang ditetapkan; dan iii. Melaksanakan soal selidik secara berkala dengan menetapkan Key Performence Indicator (KPI) kepuasan pelanggan.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
51
52
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
4
PEMANTAUAN SISTEM DAFTAR ISU AUDIT (ezAIR) Latar Belakang
Objektif Audit
Sistem ezAIR dibangunkan secara inhouse oleh AUD bersama Pusat Ekosistem Digital (PED) bermula pada 29 Februari 2016. Penyerahan sistem telah dilaksanakan pada 22 November 2021 dan digunakan sepenuhnya bermula pada Januari 2022. Sistem ini berfungsi merekod teguran audit dan memaparkan statistik teguran audit serta status tindakan oleh PTj terhadap teguran yang dikeluarkan oleh AUD mengikut tahun kajian audit dilaksanakan.
Menyusuli tindakan pembetulan yang diambil oleh PTj terhadap kelemahan yang direkodkan secara dalam talian menggunakan Sistem ezAIR bagi menggantikan kaedah kovensional di dalam melaksanakan audit susulan.
STATUS TINDAKAN PENYELESAIAN TEGURAN AUDIT TAHUN 2024 Tajuk Audit Susulan Tahun 2024 Bilangan Penemuan Keseluruhan Peratusan Tindakan Penyelesaian
32
189
Tindakan Selesai
246 35
77%
Tambahan Bilangan Penemuan Tahun 2024
Dalam Tindakan
22
63
Tiada Tindakan
STATISTIK STATUS TINDAKAN TEGURAN AUDIT SEHINGGA TAHUN 2024 52
60 50
36 36
40
0
2 4 2016
4
3
2
2 2017
2018
Tajuk Audit
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
2019
6
4
2 2020
Penemuan Audit
2021
30
28
17
18 18
16 16
20 10
32
25 25
30
6 2022
7
6 2023
10
5 2024
Tindakan Selesai
53
5
AUDIT INTERIM PENYATA KEWANGAN TAHUN 2024, UMT Latar Belakang
Pengauditan ini dilaksanakan selaras dengan keperluan terhadap penambahbaikan berterusan bagi fungsi Pejabat Bendahari, UMT dalam aspek penyediaan dan pelaporan penyata kewangan, khususnya dan pengurusan kewangan UMT, amnya. Ianya juga sebagai usaha untuk membantu mengenal pasti tindakan penambahbaikan yang perlu dilaksanakan sebagai persediaan menghadapi Pengauditan Penyata Kewangan UMT Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2024 oleh Firma Audit Swasta (FAS) bagi pihak Jabatan Audit Negara. Selaras dengan amalan terbaik tadbir urus, adalah menjadi salah satu tanggungjawab Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JKAPR), UMT untuk memastikan wujudnya sistem perakaunan dan kewangan yang efektif serta kawalan-kawalan tertentu.
Objektif Audit Pengauditan ini dijalankan untuk menilai pengurusan rekod dan transaksi perakaunan dan kewangan, serta pelaporan oleh Pejabat Bendahari UMT bagi mendapatkan keyakinan yang munasabah bahawa: 1. Penyata kewangan memenuhi keperluan undang-undang dan piawaian perakaunan, menggambarkan kedudukan kewangan yang benar dan saksama serta mempunyai kawalan dalaman yang mencukupi dan memuaskan; 2. Penyata kewangan bebas daripada kesalahan dan ketinggalan yang material berpandukan akta dan piawaian yang diluluskan; dan 3. Rekod perakaunan berkaitan telah diselenggara dengan teratur dan kemas kini.
Kekuatan 1. Komited dalam penyediaan Penyata Kewangan UMT yang mematuhi keperluan undang-undang yang ditetapkan serta kawalan dalaman yang mencukupi dan memuaskan. 2. Staf Pejabat Bendahari adalah berkelayakan dan kompeten dalam pelaksanaan tugas dan tanggungjawab melibatkan pengurusan dan perekodan kewangan; dan 3. Proaktif dalam penyampaian hebahan kewangan secara berkala kepada warga UMT.
54
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
Syor Audit 1. Penguatkuasaan Pekeliling i. Penguatkuasaan yang tegas dengan melaksanakan tindakan mengikut peruntukan Pekeliling Bendahari seperti mengeluarkan surat peringatan/amaran atau denda ke atas setiap ketidakpatuhan yang berlaku. ii. Pelaksanaan hebahan secara berkala mengenai pekeliling yang berkuat kuasa kepada warga UMT bagi mengawal perkara-perkara di luar kawalan Pejabat Bendahari. 2. Pengiktirafan Belanja Memastikan pengiktiran belanja dilaksanakan mengikut piawaian yang ditetapkan bagi mengelakkan transaksi yang tidak diakrukan dalam tempoh perkhidmatan/bekalan/kerja berlaku (record financial transaction during an event).
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
55
56
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
BAB 7 SEKSYEN AUDIT KHAS, PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN (SAS)
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
57
AUDIT KHAS, PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN Audit Khas dijalankan bagi mengenal pasti dan mencadangkan penambahbaikan terhadap sesuatu masalah spesifik dalam skop pengauditan kewangan dan prestasi. Selaras dengan misi, visi dan objektif AUD, perkhidmatan perundingan dan penasihatan diwujudkan untuk membantu mempertingkatkan keberkesanan tadbir urus, penilaian risiko dan kawalan dalaman organisasi.
LAPORAN AKTIVITI SEKSYEN AUDIT KHAS, PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN TAHUN 2024
Audit Pengurusan Pilihanraya Kampus (PRK) Sesi 2024/2025, UMT
58
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
Audit Pemeriksaan Mengejut Terhadap Pengurusan Aset Alih Boleh Lupus di Zon Akademik UMT Tahun 2024
1 AUDIT PENGURUSAN PILIHAN RAYA KAMPUS (PRK) SESI 2024/2025, UMT Latar Belakang
Objektif Audit
Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) merupakan badan yang diiktiraf sebagai wakil kebajikan pelajar di universiti. Selaras dengan semakan semula pelaksanaan Pilihan Raya Kampus (PRK) di Universiti Awam (UA) oleh Kementerian Pengajian Tinggi (KPT), PRK UMT telah dikendalikan sepenuhnya oleh pelajar bagi tahun ke dua berturut-turut.
Menentukan sama ada pengurusan PRK Sesi 2023/2024, UMT telah dirancang dan dilaksanakan secara cekap dan teratur bagi mencapai objektif yang ditetapkan.
Kebebasan pelaksanaan PRK menjadi medan latihan untuk pelajar menentukan kepemimpinan yang memperjuangkan hak dan hasrat mereka. Pelajar UMT telah diberikan kuasa dalam menentukan hala tuju namun perlu mematuhi perlembagaan, peraturan dan undang-undang yang berkuat kuasa.
Perbandingan Peratusan Pelajar Keluar Mengundi Sesi 2023/2024 dan 2024/2025
Carta Pengundian
52.9%
PRK Sesi 2023/2024
66.7%
PRK Sesi 2024/2025
BILANGAN PELAJAR MENGUNDI PRK SESI 2024/2025
6,823
Orang Pelajar
13.8%
Kekuatan 1. Jawatankuasa yang dilantik dari kalangan pelajar dan pegawai universiti telah memberikan komitmen yang tinggi dan kerjasama yang baik bagi memastikan kelancaran proses PRK. 2. Pindaan kepada Peraturan-Peraturan Universiti Malaysia Terengganu (Pilihan Raya Kampus) Tahun 2024 dikemas kini lebih awal dan diluluskan dengan teratur oleh Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU). 3. Penetapan kaedah pengundian secara e-Undi sepenuhnya yang membolehkan pelajar yang berada di dalam atau luar kampus dapat membuat pengundian dan berjaya meningkatkan peratusan pelajar keluar mengundi. 4. Penggunaan Sistem UMT Memilih yang mesra pengguna telah melancarkan proses pengundian sekaligus menjimatkan masa bagi proses penjumlahan undi. 5. Penyaluran maklumat PRK yang terancang dan teratur menggunakan saluran media sosial telah berjaya membantu menyampai maklumat proses PRK. LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
59
Syor Audit 1. Tatacara Pilihan Raya Kampus Penyediaan Tatacara Pilihan Raya Kampus Universiti Malaysia Terengganu secara tahunan sebagai peraturan tambahan di bawah Peraturan-Peraturan Universiti Malaysia Terengganu (Pilihan Raya Kampus) Tahun 2024 perlu mendapat perakuan/kelulusan daripada pihak berwajib sebelum diguna pakai. 2. Perlantikan Jawatankuasa, Individu dan Petugas Perlantikan jawatankuasa-jawatankuasa, petugas dan individu perlu mematuhi peraturan yang berkuat kuasa supaya tidak mengganggu proses pelaksanaan PRK. Surat pelantikan bersama senarai tanggungjawab perlu dikeluarkan dalam tempoh munasabah sebagai persediaan kepada semua pihak yang terlibat. 3. Mesyuarat Jawatankuasa Induk PRK Mesyuarat Jawatankuasa Induk PRK perlu diadakan sekurang-kurangnya sekali sebelum PRK dan minit mesyuarat yang lengkap dan teratur perlu disediakan sebagai rujukan utama perjalanan PRK. 4. Pematuhan kepada Proses Kerja dan Standard Operating Procedure (SOP) Proses kerja dan SOP yang disediakan perlu disertakan dengan senarai semak yang lengkap. Setiap jawatankuasa/pegawai/petugas/individu yang dilantik perlu jelas tentang skop, fungsi dan kuasa yang perlu dilaksanakan semasa proses PRK berjalan. 5. Pengurusan Rekod dan Dokumen Pemantauan dan semakan terhadap penyediaan dokumen oleh Pegawai Penasihat/Penyelia yang dilantik perlu dititikberatkan bagi mengelakkan sebarang kekhilafan terhadap penyediaan dokumen PRK dan rekod-rekod perlu diuruskan sebagaimana peraturan yang berkuatkuasa. 6. Data Pemilih Data pemilih perlu diuruskan dengan cekap dan teratur agar tidak mengganggu proses PRK. Mengadakan perbincangan bersama pihak terlibat agar data pemilih adalah lengkap dan kemas kini sebelum proses PRK berlaku. 7. Pemberitahuan dan Hebahan Notis PRK yang disediakan dan dihebahkan perlu disertakan dengan tarikh notis agar ianya lengkap dan teratur. 8. Pengumuman Akhir Calon Yang Layak Bertanding Majlis pengumuman rasmi bagi PRK perlu dilaksanakan sebagaimana Notis PRK yang dikeluarkan. Sebarang pindaan ke atas ketetapan notis perlu dibuat hebahan baharu oleh Pengerusi Jawatankuasa Induk PRK. Jawatankuasa Pelaksana juga perlu memastikan dokumen yang diuruskan telah dibuat salinan (back up) bagi mengurangkan risiko file corrupt.
60
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
Syor Audit (sambungan) 9. Pemantauan Pemantauan yang berterusan oleh Pusat Pembangunan dan Pemerkasaan Mahasiswa (PPPM), Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa Pelaksana perli ditingkatkan terutamanya dalam memastikan penyediaan laporan lengkap bagi setiap proses PRK yang berlangsung. Rekod-rekod juga perlu disimpan dengan lengkap, teratur dan kemas kini serta boleh dicapai pada bila-bila masa ianya diperlukan.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
61
2
AUDIT PEMERIKSAAN MENGEJUT TERHADAP PENGURUSAN ASET ALIH BOLEH LUPUS DI ZON AKADEMIK UMT TAHUN 2024 Latar Belakang
Pemeriksaan mengejut dilakukan oleh Juruaudit atau pihak pengurusan dalam sesebuah organisasi bertujuan untuk memastikan tahap pematuhan yang tinggi dalam operasi. Ia merupakan satu proses di mana pemeriksaan dilaksanakan tanpa sebarang pemberitahuan terlebih dahulu kepada individu atau Pusat Tanggungjawab (PTj) yang terlibat. Pendekatan ini memberikan satu keadaan yang tidak dapat diramal oleh pihak yang diaudit dan secara langsung meningkatkan kebarangkalian penemuan yang lebih tepat mengenai keadaan aset, proses atau sistem yang diperiksa.
Objektif Audit Menentukan sama ada pengurusan aset alih boleh lupus telah diurus dengan cekap dan teratur bagi mengelakkan pembaziran dan mematuhi peraturan yang berkuat kuasa.
PENEMUAN
7
62
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
PENARAFAN
TIDAK MEMUASKAN
Syor Audit 1. Ruang yang sesuai perlu dikenal pasti oleh PTj bagi penempatan aset alih boleh lupus. 2. Pegawai Aset PTj perlu: i. membuat pemeriksaan segera ke atas aset alih yang masih elok untuk digunakan dan disarankan untuk menawarkan aset alih berkenaan kepada lain-lain PTj. ii. merujuk kepada Jawatankuasa Induk Keselamatan dan Kesihatan Pekerja (KKP) UMT bagi membincangkan dan mengambil tindakan segera ke atas aspek KKP yang melibatkan penempatan selamat aset alih boleh lupus di PTj. iii. membuat pemeriksaan ke atas aset lapuk dan usang sebagaimana dilaporkan dan mengambil tindakan susulan sama ada membuat penyelenggaraan atau melupuskan aset alih berkenaan agar imej universiti tidak terjejas. 3. PTj perlu memaklumkan semula secara bertulis kepada Pejabat Bendahari untuk memungut dan melupuskan aset alih yang telah diluluskan pelupusan. 4. Barangan persendirian yang dikesan tersebut perlu dikenal pasti pemiliknya dan tindakan mengeluarkan barangan tersebut serta merta daripada premis makmal perlu dilakukan. 5. Pegawai Aset yang dilantik di PTj perlu membuat permohonan pelupusan dalam kadar segera ke Sistem Pengurusan Aset (SPA) bagi tindakan lanjut pihak berwajib.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
63
64
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
BAB 8 KHIDMAT PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
65
KHIDMAT PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN Bahagian Audit Dalam (AUD) berperanan memberi khidmat perundingan dan penasihatan kepada Pusat Tanggungjawab (PTj) secara profesional dan objektif bagi menambah nilai dan mempertingkatkan tahap operasi organisasi. Senarai perundingan dan penasihatan yang telah diberikan kepada PTj sepanjang tahun 2024 adalah seperti berikut:
SENARAI PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN TAHUN 2024 01
26 FEBRUARI 2024
Khidmat Nasihat Pengurusan Stor Peralatan Sukan kepada Pusat Sukan dan Rekreasi (PSR), UMT 10 JULAI 2024
Khidmat Nasihat Terhadap Pengauditan Pengurusan Program Pelan Jana Semula Ekonomi Negara (PENJANA) KPT – Career Advancement Programme (CAP) Universiti Awam (UA) 03
02
18 JULAI 2024
Khidmat Nasihat Terhadap Pentadbiran Akaun Amanah Kursi Sains Antartika (Vot 63935) dan Akaun Amanah National Antarctic Research Centre (Vot 66957) di Institut Adaptasi Iklim dan Bioteknologi Marin (ICAMB), UMT 5 OGOS 2024
04
Khidmat Nasihat Pengurusan Sewaan Perabot kepada Penolong Pendaftar, Kolej Kediaman (KK), UMT 12 SEPTEMBER 2024 05
Khidmat Nasihat Kaedah Menjawab Maklum Balas Status Penemuan Sistem ezAIR kepada Penolong Pendaftar, Pejabat Pembangunan dan Harta (PPH), UMT 12 SEPTEMBER 2024
06
Khidmat Nasihat Maklum Balas Audit Susulan Kajian Audit Terhadap Pengurusan Kenderaan Darat Tahun 2021 kepada Penolong Pendaftar, Pejabat Pembangunan dan Harta (PPH), UMT 07
26 SEPTEMBER 2024
Bengkel Penarafan Pengurusan Kewangan UMT Tahun 2024 Bersama Pusat Tanggungjawab (PTj) di Auditorium Sulaiman, PSNZ, UMT 28 NOVEMBER 2024
Khidmat Nasihat Pengurusan Aset kepada Perpustakaan Sultanah Nur Zahirah (PSNZ), UMT 09
28 NOVEMBER 2024
Khidmat Nasihat Pengurusan Kenderaan kepada Kolej Kediaman (KK), UMT
66
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
08
BAB 9 LATIHAN, TAKLIMAT DAN BENGKEL
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
67
LATIHAN STAF MENGIKUT KATEGORI Latihan adalah bertujuan memastikan staf Bahagian Audit Dalam (AUD), UMT memenuhi jumlah jam latihan setahun seperti yang ditetapkan oleh Universiti malahan sebagai sebahagian daripada continuing professional education bagi memantapkan kompetensi staf.
6 Kategori Latihan Tadbir Urus/Integriti
Strategik
Latihan yang berkaitan dengan program pembangunan eksekutif dalam melaksanakan tugasan hakiki.
Latihan yang berkaitan dengan perancangan, pelaksanaan dan pemantauan berdasarkan peranan dalam mencapai matlalmat organisasi.
Audit/Kewangan
Risiko/RBIA
Latihan khusus yang berkaitan dengan tugasan hakiki dan kerja-kerja pengauditan.
Latihan yang berkaitan dengan penyusunan strategi efektif bagi mengurangkan implikasi negatif dalam pengurusan dan pentadbiran.
Teknologi Maklumat Latihan yang berkaitan dengan kemahiran teknologi komunikasi maklumat (ICT).
Lain-lain Latihan umum/ sokongan selain daripada kategori yang dinyatakan dalam keperluan Piawaian 1200 IPPF.
Latihan staf Bahagian Audit Dalam (AUD) sepanjang tahun 2024 adalah meliputi enam (6) kategori sepertimana dengan Standards 1200 : Proficiency and Due Professional Care, International Professional Practices Framework (IPPF). Senarai latihan yang dihadiri dibentangkan di dalam Mesyuarat Pengurusan Bahagian Audit Dalam setiap dua (2) bulan sekali bagi tujuan pemantauan oleh Ketua Audit Dalam.
Analisis Latihan Dihadiri Latihan Dalaman
90.7%
37
Latihan Luar
9.3%
Jumlah Latihan
Kehadiran 7 Hari Latihan Setiap Staf
100%
135
227
9 4
Tadbir Urus/Integriti Audit/Kewangan
68
26
Teknologi Maklumat
Risiko/RBIA
Strategik
Lain-lain
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
16
Sepanjang tahun 2024, sebanyak 227 latihan telah dihadiri oleh staf Bahagian Audit Dalam, UMT. Daripada jumlah keseluruhan latihan, sebanyak 206 atau 90.7% adalah latihan anjuran dalaman dan 21 atau 9.3% adalah latihan anjuran pihak luar UMT. Semua staf telah berjaya memenuhi keperluan tujuh (7) hari bekerja mengikut keperluan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005 - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam yang berkuat kuasa.
PENGLIBATAN DAN PENGANJURAN TAKLIMAT Lima (5) sesi perkongsian ilmu dan pengajuran taklimat bersama Universiti Awam (UA) dan agensi luar sepanjang tahun 2024. 13 MAC 2024 Ceramah Laluan Kerjaya Audit Dalam Kepada Pelajar Diploma Perakaunan Kolej Vokasional Lahad Datu
29 FEBRUARI 2024 Unfolding 2024 Global Internal Audit Standards “Best Practices And Techniques” oleh Bahagian Audit Dalam UPM
24-25 JULAI 2024 Perkongsian amalan terbaik bersama Unit Audit Dalam, UKM dan Bahagian Audit Dalam, UPM
13 JUN 2024 Sharing Sesion Exit Conference Pengauditan Penyata Kewangan UMT Tahun 2023 bersama Ketua Audit Dalam, UMT
22 SEPTEMBER 2024
Taklimat Pelaksanaan Penarafan Pengurusan Kewangan UMT Tahun 2024 oleh Bahagian Audit Dalam, UMT
BENGKEL PEMANTAPAN FUNGSI DAN KUALITI Enam (6) sesi bengkel/perkongsian bersama staf Bahagian Audit Dalam (AUD) sepanjang tahun 2024. 26 MAC 2024
22 APRIL 2024
23 OKTOBER 2024
30 OKTOBER 2024
20 NOVEMBER 2024
29 DISEMBER 2024
Bengkel Pemurnian Terma Rujukan (TOR) Mesyuarat Pengurusan Bahagian Audit Dalam
Bengkel Pemurniaan Laporan Tahunan AUD 2023
Pra-Bengkel Penyediaan Cadangan Rancangan Audit Tahunan (RAT) 2025
Bengkel Pelaksanaan Rangka Kerja COSO Dalam Pengauditan
Bengkel Penyediaan Cadangan Rancangan Audit Tahunan (RAT) 2025
Bengkel Semakan Semula Dokumen Kualiti Bahagian Audit Dalam, UMT Tahun 2024
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
69
HEBAHAN AUDIT Sepanjang Tahun 2024, hebahan audit telah diterbitkan secara sukuan melalui e-mel kepada warga UMT dan paparan di dalam laman sesawang Canselori di pautan https://canselori.umt.edu.my/bahagian-audit-dalam.
BIL.1 TAHUN 202
70
4
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
BIL.2 TAHUN 2024
1
HEBAHAN AUDIT BIL.3 TAHUN 2024
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
BIL.4 TAHUN 202
4
71
72
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
BAB 10 SUMBANGAN DAN PENCAPAIAN STAF
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
73
SUMBANGAN STAF KEPADA UNIVERSITI 1
Ketua Penyelaras Audit Jawatankuasa Penjaminan Kualiti, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Tahun 2024
Ahli Jawatankuasa Tatakelola (JTKe), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
9
2
Juruaudit Bagi Audit Dalaman Bersepadu, Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Tahun 2024
Ahli Pasukan Sistem Pengurusan Amalan Nilai (SPAN 2.0), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
10
3
Petugas Majlis Konvokesyen Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Kali Ke-22 Tahun 2024
Ahli Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
11
4
Ahli Senat (Ahli yang Diko-Opt), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
Ahli Jawatankuasa Penilaian Aduan dan Maklumat (JKPAM), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
12
5
Ahli Jawatankuasa Akaun Amanah Infrustruktur, Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
Ahli Jawatankuasa Kualiti Data Universiti (JKDU), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
13
6
Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
Ahli Jawatankuasa Penjaminan Kualiti, Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
14
7
Wakil Tetap Jawatankuasa Induk Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
8
Ahli Jawatankuasa Pengurusan Pembangunan (JKPP), Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
Ahli Jawatankuasa Task Force Anugerah Pegawai Aset Terbaik, Universiti Malaysia Terengganu
15
Ahli Jawatankuasa Pentadbiran dan Kewangan Canselori (JKPC), Universiti Malaysia Terengganu
16
Ahli Jawatankuasa Masjid, Universiti Malaysia Terengganu (UMT)
74
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
17 1
ANUGERAH PENCAPAIAN STAF TAHNIAH DAN SYABAS Setinggi-tinggi ucapan tahniah kepada semua penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) 2023, Anugerah Setia Bakti Perak dan Anugerah Staf Terbaik Canselori yang menunjukkan prestasi terbaik sepanjang tahun 2024.
MAJLIS ANUGERAH TAHUNAN 2024 ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG 2023
Mohd Aimman Abdullah Juruaudit WA9
Noor Suzaini Embong Penolong Juruaudit Kanan W6
ANUGERAH SETIA BAKTI PERAK (20 TAHUN PERKHIDMATAN)
Norhida Mohd Ramli Pembantu Tadbir (P/O) Kanan N2
ANUGERAH STAF TERBAIK BULANAN CANSELORI Sukuan 1 Januari-Mac 2024
Sukuan 2 April-Jun 2024
Noor Suzaini Embong
Norhida Mohd Ramli
Penolong Juruaudit Kanan W6
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
Pembantu Tadbir (P/O) Kanan N2
75
KENAIKAN PANGKAT STAF
PENEMPATAN STAF
TAHNIAH DAN SYABAS
SELAMAT DATANG
Tahniah diucapkan buat Puan Nor Diana Ismail di atas kenaikan pangkat ke Penolong Akauntan Gred W6 berkuat kuasa pada 4 September 2024.
Selamat datang diucapkan kepada Encik Mohd Juhari Ab. Kadir ke Bahagian Audit Dalam pada 1 Oktober 2024.
Nor Diana Ismail
Mohd Juhari Ab.Kadir
Penolong Juruaudit Kanan W6
Juruaudit Kanan N10
STATISTIK PENERIMA SISTEM SARAAN PERKHIDMATAN AWAM (SSPA) Berkuat kuasa 1 Disember 2024, Kerajaan telah melaksanakan Sistem Saraan Perkhidmatan Awam (SSPA) bagi menggantikan Sistem Saraan Malaysia (SSM). Seiring dengan aspirasi nasional yang memberi fokus terhadap keberkesanan dan pencapaian keberhasilan dalam penyampaian perkhidmatan kepada rakyat, SSPA adalah wadah dalam memastikan sistem penyampaian perkhidmatan awam dapat dipertingkatkan bagi memenuhi harapan rakyat serta pemegang taruh yang semakin meningkat. Noor Suzaini Embonginisiatif SSPA merupakan Penolong Akauntan Gred WA6 pembaharuan dalam perkhidmatan awam seiring dengan aspirasi membangun Malaysia MADANI sebagaimana yang digariskan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2024.
76
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
100% Memilih SSPA
Kesemua 10 orang staf Bahagian Audit Dalam Pembantu Tadbir P/O Gred N2 telah memilih opsyen menerima SSPA.
PERTANDINGAN INOVASI Bahagian Audit Dalam (AUD) telah menyertai satu (1) pertandingan inovasi peringkat universiti dan satu (1) peringkat kebangsaan pada tahun 2024 iaitu Pertandingan Perekayasaan Semula Prosedur Kerja (REDI) dan Pertandingan Amalan Inovasi Pengurusan (AIPN) di Karnival Inovasi @UMT 2024.
PERTANDINGAN PEREKAYASAAN SEMULA PROSEDUR KERJA Pusat Pengurusan dan Penjaminan Kualiti (PPPK), UMT telah mengajurkan satu Pertandingan Perekayasaan Semula Prosedur Kerja (REDI). Ianya merupakan satu proses penambahbaikan terhadap prosedur kerja yang dilaksanakan oleh sesebuah PTj di mana tindakan penambahbaikan dan pembetulan dilaksanakan berdasarkan kepada kelemahan proses dan prosedur kerja yang dikenalpasti. Bahagian Audit Dalam (AUD) telah menyahut cabaran dengan menghantar satu kumpulan yang dinamakan sebagai AUD2U. Kumpulan ini adalah gabungan daripada empat (4) orang staf AUD iaitu Timbalan Ketua Audit Dalam (Penyelaras Kumpulan), seorang Juruaudit, seorang Penolong Juruaudit Kanan dan seorang Penolong Juruaudit. Pertandingan diadakan pada 18 November 2024 dan mendapat penarafan EMAS serta tempat ke-3 keseluruhan. Tajuk inovasi adalah ezREPORT-Transformasi Penyediaan dan Pengendalian Salinan Laporan Audit.
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
77
PERTANDINGAN AMALAN INOVASI PENGURUSAN, KARNIVAL INOVASI @UMT 2024 Karnival Inovasi @UMT 2024 merupakan salah satu platform bagi pensyarah, penyelidik, pentadbir dan pelajar meneroka dan berkongsi idea atau inovasi masingmasing selain dapat meningkatkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan. Amalan Inovasi Pengurusan (AIPN) merujuk kepada pendekatan dan kaedah baru yang diterapkan dalam pengurusan organisasi untuk meningkatkan kecekapan, keberkesanan dan daya saing. Inovasi pengurusan bukan hanya terhad kepada perubahan dalam produk atau perkhidmatan, tetapi juga melibatkan perubahan proses, struktur organisasi, budaya kerja dan strategi pengurusan. Bahagian Audit Dalam (AUD) telah menghantar satu kumpulan yang dinamakan sebagai AIPN-09. Kumpulan ini adalah gabungan daripada empat (4) orang staf AUD iaitu Juruaudit Kanan (Penyelaras Kumpulan), dua (2) orang Juruaudit dan seorang Penolong Juruaudit Kanan. Pertandingan telah diadakan pada 17 November 2024 secara dalam talian dan mendapat penarafan PERAK. Tajuk inovasi adalah Pengautomasian Audit Susulan Melalui Sistem ezAIR.
78
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
BAB 11 MAKLUM BALAS KEPUASAN PELANGGAN
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
79
MAKLUM BALAS KEPUASAN PELANGGAN Bahagian Audit Dalam (AUD) melalui perkhidmatan pengauditan, perundingan dan khidmat nasihat diwujudkan untuk membantu mempertingkatkan keberkesanan tadbir urus, penilaian risiko dan kawalan dalaman organisasi. Organisasi yang menggunakan khidmat AUD secara efektif mampu untuk mengenal pasti risiko, ketidakcekapan proses dan sistem, mengambil tindakan pembetulan dan menyokong penambahbaikan berterusan. Kecekapan dan keberkesanan aktiviti pengauditan hendaklah diukur dan dipantau. Bagi meningkat dan mengekalkan kredibiliti serta selaras dengan piawaian International Professional Practice Framework (IPPF), Standard 1300-Quality Assurance and Improvement Program iaitu “The Chief Audit Executive must develop and maintain a quality assurance and improvement program that covers all aspects of internal audit activity”, Bahagian Audit Dalam (AUD) telah menyediakan satu medium untuk mengukur kualiti perkhidmatan pengauditan setelah selesai aktiviti pengauditan dilaksana dengan menggunakan Google Form dan dibahagikan kepada dua (2) kategori iaitu: 1. Borang Maklum Balas Kepuasan Pelanggan- Soal Selidik Kepuasan Audit 2. Borang Aduan Pelanggan Borang Maklum Balas Kepuasan Pelanggan ini diedarkan kepada pihak Auditi setelah sesuatu aktiviti audit selesai dilaksanakan dan Borang Maklum Balas Aduan/Penambahbaikan kepada warga UMT. Terdapat empat (4) elemen utama kualiti perkhidmatan AUD yang perlu dinilai oleh pihak Auditi iaitu: 1. Perancangan AUD (20%) 2. Pelaksanaan AUD (25%) 3. Penemuan AUD, Cadangan dan Pelaporan (30%) 4. Kompetensi dan Kemahiran Interpersonal staf (20%) 5. Hasil keseluruhan pengauditan yang dilaksanakan (5%) Sepanjang tahun 2024, Borang Maklum Balas Kepuasan Pelanggan telah dikemukakan kepada pihak Auditi bagi 12 tajuk kajian pengauditan. Manakala, satu (1) tajuk kajian pengauditan khas iaitu Laporan Audit Khas Terhadap Pengurusan Peralatan Sukan di Pusat Sukan dan Rekreasi (PSR), UMT Tahun 2024 tidak memerlukan maklum balas pihak auditi. Bagi tujuan pemantauan, Laporan Pengurusan Kepuasan Pelanggan telah disediakan dan dibentangkan di dalam Mesyuarat Pengurusan AUD.
80
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
ANALISIS MAKLUM BALAS KEPUASAN PELANGGAN TAHUN 2024
1) 96.61%
5) 90.30%
9) 100.00%
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pilihan Raya Kampus (PRK) Sesi 2023/2024, UMT
Pemeriksaan Mengejut Ke Atas Pengurusan Aset Alih Boleh Lupus Di Zon Akademik, UMT Tahun 2024
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Perkhidmatan Sewaan Perabot, UMT Tahun 2024
2) 85.16%
6) 94.79%
10) 99.60%
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Kad Korporat, UMT Tahun 2024
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Pilihan Raya Kampus (PRK) Sesi 2024/2025, UMT
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Keselamatan Kampus, UMT Tahun 2024
3) 97.47%
7) 92.10%
11) 90.30%
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Peralatan Multimedia, UMT Tahun 2024
Audit Penarafan Pengurusan Kewangan, UMT Tahun 2024
Audit Interim Penyata Kewangan Tahun 2024 UMT Setakat 30 Jun 2024
4) 76.80%
8) 99.14%
12) 98.86%
Kajian Audit Terhadap Pengurusan Perolehan di Pusat Perkhidmatan Penyelidikan dan Lapangan (PPPL), UMT Tahun 2024
Laporan Audit Kewangan Akaun Amanah Kursi Sains Antartika (Vot 63935), UMT Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2023
Laporan Audit Kewangan Akaun Amanah National Antarctic Research Centre (NARC) (Vot 66957), UMT Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2023
100
96.61% 80
97.47%
94.79% 92.10% 90.30%
85.16%
99.14%
100%
99.60%
98.86% 90.30%
76.80% 60 40 20 0
1
2
3
4
5
6
7
PURATA PERATUS KEPUASAN PELANGGAN LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
8
9
10
11
12
KESELURUHAN
93.43%
81
82
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
BAB 12 IMBAUAN TAHUN 2024
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
83
GALERI AKTIVITI/PROGRAM
1 JANUARI 2024
Amanat Ketua Audit Dalam Tahun Baru 2024 dan Bacaan Yasin
4 JANUARI 2024
Taklimat Standard Baharu ISMS ISO/IEC 27001:2022
11 JANUARI 2024
Senam Santai HEPA
17 JANUARI 2024
Perbincangan Sesawang Canselori
84
Laman
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
1
GALERI AKTIVITI/PROGRAM
24 JANUARI 2024
Ziarah Ibu kepada Timbalan Ketua Audit
25 JANUARI 2024
Majlis Makan Malam Kelab Canselori
5 FEBRUARI 2024
Lawatan Unit Audit Dalam UniSZA ke Bahagian Audit Dalam UMT
7 MAC 2024
Jamuan Pra Ramadan AUD
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
85
GALERI AKTIVITI/PROGRAM
25 MAC 2024
Taklimat Pengenalan Kesedaran Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)
27 MAC 2024
Majlis Khatam Canselori
Al
Quran
22 APRIL 2024
Bengkel Pemurnian Laporan Tahunan AUD Tahun 2023
25 APRIL 2024
Majlis Hari Raya UMT
86
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
GALERI AKTIVITI/PROGRAM
8 MEI 2024
Majlis Sambutan Hari Raya Canselori
16 MEI 2024
Briefing Agenda Mesyuarat JKAPR kepada Naib Canselor
5 JUN 2024
Program Lestari AUD ke Pulau Bidong dan Chagar Hutang
10 JUN 2024
Kursus COSO-Based Internal Auditing
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
87
GALERI AKTIVITI/PROGRAM
25 JUN 2024
Audit Dalaman Bersepadu UMT 2024 (ISMS)
24 JULAI 2024
Lawatan Penanda Aras ke Universiti Kebangsaaan Malaysia (UKM)
25 JULAI 2024
Lawatan Penanda Aras ke Universiti Putra Malaysia (UPM)
1 OGOS 2024
Audit Persijilan Semula oleh SIRIM
88
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
GALERI AKTIVITI/PROGRAM
5 OGOS 2024
Program Kacau Bubur Asyura Canselori
26 OGOS 2024
Seminar Kebangsaan Audit Dalam 2024
5 SEPTEMBER 2024
Sukan Jabatan Bendahari Malaysia (SUKRIM)
30 OKTOBER 2024
Bengkel Pelaksanaan Rangka Kerja COSO Dalam Pengauditan
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
89
GALERI AKTIVITI/PROGRAM
7 NOVEMBER 2024
Program Lestari Khas AUD
20 NOVEMBER 2024
Bengkel Penyediaan Rancangan Audit Tahunan (RAT) 2025
21 NOVEMBER 2024
Kejohanan Boling Alumni Piala TNC (HEPA) 2024
29 DISEMBER 2024
Bengkel Semakan Semula Dokumen Kualiti AUD
90
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
1
BAB 13 PENUTUP
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
91
DIREKTORI STAF
KETUA AUDIT DALAM Mohd Riduan Mohamed Rakhazali 09-6684531 m_riduan@umt.edu.my
TIMBALAN KETUA AUDIT DALAM Zuraifah Mamat 09-6684194 zuraifah@umt.edu.my
KETUA SEKSYEN AUDIT
PRESTASI
92
PEMATUHAN
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
JAMINAN KUALITI DAN PEMANTAUAN BERTERUSAN
AUDIT KHAS, PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN
1
DIREKTORI STAF SEKSYEN AUDIT PRESTASI
JURUAUDIT
Mohd Aimman Abdullah 09-6685097 m.aimman@umt.edu.my
PENOLONG JURUAUDIT Anis Baizura Che Harun 09-6684206 a.baizura@umt.edu.my
SEKSYEN AUDIT PEMATUHAN
JURUAUDIT
Arfah Aisyah Ahmad Sabri 09-6684225 a.aisyah@umt.edu.my
PENOLONG JURUAUDIT KANAN Nor Diana Ismail 09-6684263 nor.diana@umt.edu.my
SEKSYEN JAMINAN KUALITI DAN PEMANTAUAN BERTERUSAN
JURUAUDIT
Ahmad Hafhipie Mohd Rosli 09-6684529 hafhipie@umt.edu.my
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
PENOLONG JURUAUDIT KANAN Noor Suzaini Embong 09-6684551 noorsue@umt.edu.my
93
DIREKTORI STAF SEKSYEN AUDIT KHAS, PERUNDINGAN DAN PENASIHATAN
JURUAUDIT KANAN Mohd Juhari Ab. Kadir 09-6684440 mjuhari@umt.edu.my
SEKSYEN PENTADBIRAN
PEMBANTU TADBIR (P/O) KANAN Norhida Mohd Ramli 09-6684530 norhida@umt.edu.my
94
LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
TERIMA KASIH Sekalung penghargaan dan terima kasih kepada semua warga AUD di atas komitmen dan dedikasi yang telah diberikan bagi memastikan Laporan Tahunan Bahagian Audit Dalam Tahun 2024 ini dapat disediakan dan diterbitkan dengan jayanya. Terima kasih juga diucapkan kepada Auditi yang telah memberikan kerjasama kepada Juruaudit semasa pengauditan dijalankan dan mengambil tindakan pembetulan serta penambahbaikan terhadap isu-isu audit yang dilaporkan. Semoga jalinan kerjasama yang ditunjukkan mampu mempertingkatkan tahap kecemerlangan dan kecekapan pengurusan ke arah pengurusan yang lebih baik. Sekian, terima kasih.
HUBUNGI KAMI Alamat Pejabat BAHAGIAN AUDIT DALAM Aras 3, Blok C, Bangunan Canselori, Universiti Malaysia Terengganu, 21030 Kuala Nerus, Terengganu Darul Iman.
Laman Sesawang https://canselori.umt.edu.my/ bahagian-audit-dalam/
Media Sosial Bahagian Audit Dalam UMT
Telefon 09-6684530
Aduan Pelanggan
E-mel audit@umt.edu.my LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN AUDIT DALAM TAHUN 2024
Maklum Balas Pelanggan
95