Issuu

Presentación La asignatura Herramientas de Ofimática es la primera asignatura con un enfoque empresarial para el estudiante, ya que brinda las bases para reconocer e incorporar la tecnología como una base fundamental para su desarrollo profesional. La incorporación de las diversas tecnologías al ámbito laboral requiere de un proceso de reflexión en cuanto a la manera como ha impactado a los negocios, así como identificar múltiples aplicaciones que desde nuestro ámbito podemos llevar a cabo. Aprender técnicas y habilidades empresariales dentro del bachillerato para apoyar las actividades que se realizan en una oficina, demanda identificar y hacer uso de las herramientas tecnológicas vigentes, es por ello que esta asignatura pretende explorar, identificar y vincular la informática y las tecnologías actuales con los negocios, para que aproveches al máximo los recursos actuales en el desempeño de tus actividades cotidianas. Unidad 1. Aprendiendo a organizar nuestros archivos electrónicos Introducción En nuestras vidas, así como la vida de nuestros padres, abuelos y tatara abuelos, existen pocas cosas que han cambiado el rumbo de la historia de las oficinas, una de las más importantes y que nos ha tocado vivir son las herramientas ofimáticas, descubriremos como nacieron y se desarrollaron; permitiendo y generando un desarrollo vertiginoso del mundo, las ciencias, la tecnología y nuestras forma de vida. La revolución de la información y la informática, han permitido reconocer el acceso a la información como un derecho universal. Las herramientas ofimáticas han cambiado el modelo y operación de los negocios, oficios y profesiones, de esta forma analizaremos y descubriremos que las herramientas ofimáticas nos han permitido (aún sin saber que existen) y siguen permitiendo tener una vida más cómoda, sencilla, práctica, eficiente y productiva; logrando un mejor desarrollo profesional y personal y lo mejor es que está actualmente al alcance de todos. Propósito Al término de la unidad el estudiante será competente para: Identificar y utilizar las herramientas informáticas y tecnológicas actuales en tu entorno laboral; a través del desarrollo de habilidades para automatizar actividades comunes haciendo uso de la tecnología, con el fin de lograr una mayor eficiencia y productividad en tus tareas cotidianas y/o laborales.

1.1

Herramientas Ofimáticas = Oficina + Informática

Antes de comenzar a identificar, analizar y conocer las herramientas ofimáticas, aterrizaremos los términos básicos de la ofimática. Da clic en el título de cada elemento para conocer su información, presiona el botón cerrar para regresar a este apartado y continuar con la revisión de los siguientes. ¿Y… qué es una oficina? Una oficina es un espacio en el que se realizan actividades productivas que conlleva una retribución por el trabajo realizado. Es normalmente el sitio donde vamos todos los días para, realizar tareas y actividades laborales. Ese lugar que se convierte en nuestra segunda casa, donde pasamos mucho más tiempo del día que en nuestra propia casa. Una oficina está compuesta por: Espacio Físico: donde se realizan otras funciones de la empresa. Recursos Humanos: las personas que prestan sus servicios, que trabajan dentro de esa oficina. Recursos Materiales: escritorio, teléfono, computadora, archivero y documentos, entre otros. En la oficina se maneja una gran cantidad de información de diferente tipo (de los clientes, proveedores, de las actividades que se realizan, etc.) y que es necesario organizar para obtener el mayor provecho posible. Imagínate que para realizar alguna de tus actividades empresariales requieres de un insumo que te proporciona mensualmente uno de tus proveedores. Requieres contactarlo para hacer un pedido extraordinario y no encuentras sus datos (nombre, teléfonos, dirección). O quieres hacer una venta especial con tus principales clientes, pero no tienes organizados sus datos para hacer la invitación respectiva. Si te das cuenta es vital tener ordenada la información para darle el mejor uso posible. Para ello, nos apoyaremos en la informática. ¿Y qué hay de la informática? En lo que hoy día conocemos como informática confluyen muchas de las técnicas, procesos y máquinas (computadoras) que el hombre ha desarrollado a lo largo de la historia para apoyar y potenciar su capacidad de memoria, de pensamiento y de comunicación. En el Diccionario de la lengua española de la Real Academia Española se define informática como: Conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible

el tratamiento automático (computadoras).

información

por

medio

ordenadores

Conceptualmente, se puede entender como aquella disciplina encargada del estudio de métodos, procesos, técnicas, desarrollos y su utilización en ordenadores (computadoras), con el fin de almacenar, procesar y transmitir información y datos en formato digital. Cabe mencionar que el uso o aplicación de la informática en una oficina, se relaciona con el concepto de ofimática. ¿Y qué es la ofimática? La ofimática es un acrónimo compuesto por los términos oficina e informática. El concepto, por lo tanto, hace referencia a la automatización de las comunicaciones y los procesos que se realizan en una oficina. La ofimática de acuerdo al Diccionario de la Real Academia española RAE es la automatización, mediante sistemas electrónicos, de las comunicaciones y procesos administrativos en las oficinas. La ofimática aumenta la productividad de un equipo humano a través de la combinación de la computadora personal con la Internet, modernizando y automatizando los procesos de trabajo, simplificando la forma en que los individuos generan, crean y analizan la información de los negocios. Ordenando nuestro espacio físico y electrónico en la oficina Todo aquel espacio donde se llevan a cabo actividades y procesos en los cuales intervengan personas, mobiliario, maquinaria y equipo, deben tener como cualidad un orden para su adecuado funcionamiento. Y las oficinas no son la excepción, con todos los elementos que tiene una oficina, es importante tener un orden para administrar los recursos. Por ejemplo, la recepcionista normalmente es quien recibe a los clientes y los lleva a una sala de juntas para que después se lleve a cabo la reunión con la gente de ventas o compras. O los materiales están resguardados en la bodega para que sean utilizados por los colaboradores de forma óptima.

Y el ejemplo más evidente es la organización de la información valiosa para la empresa, como lo es la contabilidad, de los clientes o los datos del personal; y que antes de la existencia de las computadoras, todos ellos se guardaban en folders etiquetados en cajones, estantes y/o bodegas, bajo un orden ya sea alfabético o por fecha.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

1.2

Los elementos e importancia de la organización electrónica

Así como en las oficinas existe cualquier cantidad de documentos, hojas y folders, en el ámbito informático se han desarrollado sistemas de información para organizar documentos (muy posiblemente los has ocupado más de una vez al acceder a tu computadora). Por lo que a continuación se proporcionan los elementos básicos para organizar de forma ágil y rápida los documentos generados en la computadora. Empecemos por definir el término de carpeta electrónica. Una carpeta es un contenedor de archivos que sirve para organizar información, tiene las siguientes particularidades: Almacenar documentos, imágenes, música Dentro de ellas se almacenan y organizan archivos Dentro de ella también existen sub-carpetas No tiene tamaño la carpeta, es sólo un archivo lógico La razón de las carpetas, fue para organizar la información dentro de una computadora y que fuese sencillo tanto para los usuarios como para los programas tener acceso a la información así como organizarla de forma rápida y eficiente. Imaginemos que colocamos una decena o un ciento de documentos de papel en el escritorio de alguien, sería una tarea casi imposible encontrar uno concreto cuando se requiera. Por esta razón, en la mayoría de las oficinas y en las casas mismas organizamos los archivos en papel en folders, carpetas o cajones. La organización de los expedientes en grupos lógicos facilita la búsqueda de archivos concretos. Las carpetas de una computadora funcionan de la misma forma.

Cómo crear una carpeta Crear una carpeta es muy sencillo:

1. Sobre el escritorio o sobre el explorador de Windows se presiona el botón derecho del mouse 2. Se selecciona la opción Nuevo y después carpeta 3. Se introduce un nombre y listo. Hemos creado una nueva carpeta

A continuación te mostramos dos ejemplos gráficos de cómo crear carpetas en diferentes versiones de Windows: 7 y XP. Nota acerca de Windows y sus versiones: Es importante comentar que hoy en día, en nuestra institución, así como la mayoría de las instituciones públicas y privadas el sistema operativo de Windows es el más popular, ya que es una de las más amigable y accesible, razón por la cual nos enfocaremos en el aprendizaje de sus funciones. Sin embargo existen otros sistemas operativos como MAC o Linux, que puedes revisar e investigar para conocer más a detalle esos programas y ambientes. De la misma forma, en este curso conoceremos las funciones elementales y más representativas de Windows en diferentes versiones, ya que las versiones de este sistema operativo se han mantenido constantes en esencia y lo que ha venido cambiando es la mejora de la interfaz gráfica, por lo cual conociendo el concepto, podrás utilizar cualquier versión, además de investigar y documentar por tu cuenta el uso de versiones específicas. Da clic en los siguientes enlaces. Video de Apoyo. Como crear una carpeta en Windows 7. http://www.youtube.com/watch?v=31PI3dyjocQ Video de Apoyo. Como crear una carpeta en Windows XP. http://www.youtube.com/watch?v=wAlpdIV-5Es

Y los archivos, ¿qué son? Anteriormente se le denominaba archivos a las carpetas que se guardaban en un mueble que se le denominaba: escritorio o archivero y eran un conjunto de hojas ordenadas en grandes carpetas. Por ello, un archivo es algo similar a una hoja mecanografiada o escrita a mano por una persona y que se encuentra sobre su escritorio; es un documento que contiene un conjunto de letras y palabras con información relacionada. En una computadora, algunos ejemplos de archivos son los documentos de texto, las hojas de cálculo, las fotografías digitales e incluso las canciones. Por ejemplo, cada fotografía digital que toma con una cámara digital es un archivo independiente y un CD de música puede contener una docena de archivos es “Mi música personal”.

El escritorio. Elemento básico para comenzar a ordenar nuestros archivos electrónicos Para la organización de carpetas y archivos es importante conocer el área de trabajo en donde lo haremos, antes de las computadoras era en los archiveros, como lo mencionamos en el tema anterior, ahora en el espacio de la computadora llamado escritorio o Mis documentos. Conocer este elemento es vital para lograr nuestra tarea. Después de prender una computadora, lo que observamos es una superficie de trabajo con fondo, pequeñas imágenes con un nombre debajo, y una barra inferior, esto es lo que denominamos el escritorio. Los iconos son las pequeñas imágenes con nombre, que representan un determinado programa y que sirven para abrirlo, si se da doble clic sobre uno de ellos abrimos el

programa, la carpeta o el archivo. Ejemplo de icono: En la parte de abajo se puede observar una barra de tareas que incluye el botón de inicio.

Botón de inicio: La barra de tareas aparte de contener un botón inicial que ya habíamos visto tiene dos zonas distinguidas: La zona de programas

Esta zona muestra un botón por cada programa abierto, según su estado puede tener tres formas distintas, el primero que en este caso es Internet Explorer no tiene borde, quiere decir que no tiene ninguna ventana abierta, pero en el caso de Paint y la carpeta sí tiene borde, esto quiere decir que solo tiene una venta abierta, en cambio Microsoft Word tiene varias ventanas abiertas, ya que cuenta con más de un borde. Área de notificación

Algunas de estos iconos son para entrar rápidamente o mostrar avisos, en la mayoría de las ocasiones no se muestran todos los podemos observar dándole clic a la flecha y se ocultan con el mismo botón.

Además sobre el escritorio se pueden poner elementos adicionales para tener a la mano las tareas comunes, como un reloj, el clima o noticias, estos son conocidos como Gadgets, pequeños programas que se encargan de tareas sencillas, y algunos de ellos necesitan conexión a internet para resultar útiles. Al incluirlos en el escritorio se quedan fijos, y simplemente para seleccionarnos se debe hacer doble clic sobre ellos o los arrastramos al escritorio.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma) 1.3

Cómo organizar archivos electrónicos Acerca de la organización

Alguna vez te ha pasado que necesitas un documento y no lo encuentras o una dirección o número telefónico, seguramente, por ello es muy importante organizar nuestra información. En las empresas, como con las personas esto es muy frecuente, no encontrar un papel que pensamos teníamos muy bien localizado, bueno veremos algunos tips y cómo la ofimática nos apoya a organizarnos y que este problema de “desorganización” disminuya e inclusive desaparezca. El desorden de papel representa uno de los problemas más comunes en las oficinas, ya que la acumulación de papeles se incrementa fácilmente y se van apilando muchos papeles diariamente.

La computadora nos permite crear archivos y carpetas ilimitadas donde podemos organizar de diferentes formas cada uno de nuestros documentos, imágenes, multimedia. Consejos para lograr una mejor organización A la mayoría de nosotros nos gustaría tener todas nuestras actividades organizadas para llevarlas a cabo en menor tiempo, o alcanzar nuestras metas con menor esfuerzo. Para ello podemos aplicar una serie de pasos sencillos que nos ayuden a organizar desde un expediente electrónico hasta un plan para hacer una fiesta o negocio. 1. Organizar nuestra mente. El primer paso es serenarnos, estar tranquilos y meditar qué es lo que realmente que queremos hacer. De preferencia hacerlo en un lugar sin ruido y sin gente. 2. Organizar espacio físico Tener un lugar de trabajo ordenado, ayuda que la mente esté más organizada, tener a la mano las herramientas de trabajo, en repisas o cajones. Tenerlas guardadas para que no estén a la vista, no se ensucien. Cuando utilicemos algo, dejarlo en su lugar de nuevo y mantener el orden constante. 3. Organiza tu tiempo Ordenar nuestras actividades y planear nuestro día, ayuda a ser más objetivo y claro en lo que tenemos y debemos hacer, bajo una secuencia y no salirnos del plan, es decir tener siempre el objetivo presente bajo un orden. El aspecto de una carpeta en el explorador de Windows Cuando se abre una carpeta desde el escritorio o desde otra ruta, aparece la ventana de una carpeta. Además de mostrar el contenido de la carpeta, la ventana de una carpeta cuenta con diversas partes que están diseñadas para ayudarle a desplazarse por Windows o trabajar con archivos y carpetas con mayor facilidad. A continuación, se muestra de forma resumida una carpeta típica y cada una de sus partes:

El explorador de Windows El Explorador es una herramienta indispensable en un Sistema Operativo de windows ya que con ella podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de almacenamiento que dispongamos. A travĂŠs de ĂŠl podemos, por ejemplo, ver, eliminar, copiar o mover archivos y carpetas. Cinco formas para abrir el explorador de Windows 1. Presionar la secuencia. Inicio, Programas, Accesorios, Explorador de Windows

2. Clic derecho sobre Equipo (Mi PC) - Clic en Explorar

3. Presionar las teclas Windows + E

4. Doble clic sobre Mi PC (Equipo)

5. Inicio, Escribir "explorador" en el cuadro de dialogo y "enter".

6. Inicio comando Ejecutar en el menĂş de Windows, Escribir "explorer" y "enter".

Las ventanas del explorador

Esta ventana está dividida en dos secciones en la izquierda un panel de navegación y en la derecha los archivos.

La barra de herramientas permite navegar a través de archivos de forma práctica y rápida. Cada que se selecciona un documento aparecen opciones en la barra estándar, por ejemplo, seleccionamos un documento Word.

Abrir como Compartir con Imprimir Mandar por Correo electrónico Crear nueva carpeta Otra opción es presionar el botón derecho del mouse sobre el archivo para observar todas las opciones que aparecen.

El menú Ver, el menú que nos permite organizar rápidamente nuestros archivos Dentro del explorador de Windows, el menú Ver, es el que nos permite ordenar de forma sencilla y rápida los archivos que tenemos en nuestra computadora.

Los archivos se ven de formas distintas al colocar cada una de las opciones a) Iconos muy grandes.

b) Iconos grandes.

c) Iconos medianos

d) Iconos pequeños.

e)Detalles.

f)Mosaico.

g)Contenido.

TambiĂŠn se pueden agrupar por categorĂas Cada una de estas opciones permite ver los archivos de diferentes maneras de acuerdo con nuestras preferencias y necesidades.

I. Al organizar por nombre, se ordena de la A a la Z

II. Al organizar los archivos por fecha, se ordena por los que se modificaron recientes. Se puede notar que despuĂŠs de ordenar aparece una flecha en el bloque del criterio utilizado para organizar la informaciĂłn y son diferentes los archivos.

III. Al organizar por tipo, los archivos se ordenan por el tipo de cada archivo.

IV. Por tamaĂąo

Nos permite agrupar por nombre ademรกs de organizar, se pueden hacer bloques de archivos como se muestra a continuaciรณn. I. Por nombre

II. Por fecha o modificaciรณn

III. Agrupar por Tipo de archivo.

Ejemplo organización de archivos A través del explorador de Windows podemos organizar información de muchas formas como se ha explicado, a continuación presentamos un ejemplo de una organización. 1.Información inicial. Encontrada con diversos archivos y de diferentes tipos

2. En primer lugar se colocan en vista detalles y se observan 115 elementos nota que la mayoría de ellos tienen un consecutivo establecido por el nombre del archivo 3. Por lo cual se ordenan los archivos por nombre

y se

4.Otra forma es ordenarlos por fecha de creaciรณn

A continuaciรณn te presentamos un listado de ligas en donde puedes ver opciones para aprender a organizar carpetas y archivos en Windows en diferentes versiones del sistema operativo. http://www.windowsfacil.com/windows-vista/crear-carpeta/Crear-carpetas-envista.htm http://territoriopc.com/windows/crear-carpetas-en-windows/ http://www.youtube.com/watch?v=m5hZYYbIDzA&feature=related

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

1.4 Acciones y tips prácticos para un uso eficiente de la herramienta La mayoría de los iconos que aparecen sobre el escritorio son accesos directos, es decir, ligas directas para abrir o ejecutar un programa o archivo. En resumen y para tener a la mano los términos. Un archivo es un elemento que contiene información que puede estar en distintos formatos, texto, números, imágenes, instrucciones. Un programa, es un archivo o conjunto de archivos que leen y ejecutan acciones particulares para que podamos hacer cálculos, diseños, ver una interface más amigable. Una carpeta, es un una estructura que nos permite guardar archivos dentro de él para organizarlos. Para crear accesos directos se pueden utilizar 4 formas: 1. El primero de ellos es crear accesos directos con la opción Enviar. Seleccionamos un programa o archivo que queramos y apretamos el botón derecho, nos aparecerá un menú donde veremos la barra Enviar a, la seleccionamos Escritorio Crear un acceso.

2. Otra de las opciones es seleccionar el archivo o programa darle clic con el botón derecho el mouse después poner copiar y pegarlo como acceso directo en el escritorio.

3. El tercer método consiste en arrastrar, seleccionamos el archivo o programa que queremos lo arrastramos y lo soltamos sobre el escritorio.

4. La cuarta opción es desde la opción de nuevo Acceso directo en el escritorio, hacemos clic con el botón derecho del mouse sobre el escritorio y situamos el cursor en la opción Nuevo y seleccionamos Acceso directo en el menú que aparece se abrirá una venta que dará acceso directo.

Posteriormente hacemos clic en el botón examinar y hacemos clic en la carpeta que nos interese colocar el acceso directo.

Cambiar el icono de una carpeta Una forma práctica de organizar las carpetas es poner iconos distintos a cada carpeta y así visualmente identificar nuestras carpetas. El proceso para cambiar el icono tradicional de la carpeta es: Presionamos el botón derecho del mouse en la carpeta que deseamos cambiar y, a continuación, la opción de Propiedades. En la pestaña de Propiedades, presionamos la opción de Personalizar. Hacemos clic en Cambiar icono y realice una de las acciones siguientes: o Haga clic en un icono de la lista predeterminada, o Haga clic en Aceptar y, finalmente, vuelva a hacer clic en Aceptar.

Copiar y mover archivos y carpetas Conforme va creciendo el número de archivos y carpetas, se requiere re-organizar, generar un respaldo o cambiar de lugar un archivo ya que no es útil o funcional en la carpeta actual. Por ejemplo, puede que sea funcional mover los archivos de una carpeta a otra diferente o copiarlos en unidades extraíbles (CD’s o USBs) para respaldar o compartir con otras personas. La mayoría de los personas copia o mueve sus archivos a través de un sistema de arrastre y colocación. 1. Abrimos la carpeta que contiene los archivos a copiar o desplazar 2. Abrimos la carpeta nueva que deseamos se coloquen los archivos. 3. Colocamos ambas ventanas, de forma que se pueda ver el contenido de las carpetas. 4. Arrastramos los archivos o carpetas deseadas de la ventana 1 a la ventana 2, presionando los elementos con el botón izquierdo del mouse y los liberamos cuando llegamos a la carpeta destino.

Búsqueda de archivos Ahora que sabemos utilizar las carpetas, los archivos y los programas comunes para su organización, vamos a ver un poco acerca de las búsquedas. Aun cuando tengamos una buena organización, en ocasiones no recordamos la ruta o carpeta donde guardamos un archivo y en vez de estar abriendo cada carpeta y leyendo el título de cada archivo para encontrar el archivo solicitado, la mayoría de los sistemas ofimáticos actualmente tienen una opción de búsqueda que nos ayuda a examinar carpetas de forma rápida, ahorrar tiempo y trabajo.

En el explorador de Windows en la parte superior derecha veremos una ventana de cuadro de búsqueda.

Para realizar la búsqueda de un archivo, abrimos la carpeta que consideramos contiene el archivo que está buscando o en caso de no tener la certeza comenzamos con la carpeta que abarque más carpetas, hacemos clic en el cuadro de búsqueda y escribimos el título del archivo. La vista de la carpeta se filtrará de acuerdo al texto que escribamos. Los archivos se muestran como resultados de la búsqueda si el término de la búsqueda coincide con el nombre del archivo, las etiquetas u otras propiedades de archivo. Esta función busca en la carpeta actual, así como en todas sus subcarpetas. Si no tenemos una carpeta por donde comenzar a buscar, se puede ampliar la búsqueda para que incluya todo el equipo, en lugar de limitarse a una sola carpeta.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

Unidad 2. Redacción de textos de uso común en la oficina Introducción La redacción de los documentos se ha venido mejorando con el tiempo, desde la época de la escritura manual hasta la mecanografía electrónica y ahora el dictado a una computadora. La generación de los 80s contaba con máquinas de escribir que les permitía elaborar trabajos ordenados, presentables y legibles, sin embargo las correcciones eran complicadas, el copiado de textos, las correcciones, eliminación o adición de textos contemplaba más de un proceso y se tenía que ser de forma muy cuidadosa para no cometer errores. La mayoría de las veces implicaba volver hacer el trabajo por completo, cuando de repente identificábamos que no se había integrado o colocado una idea, e inclusive no se podía comentar sobre el archivo, se tenía que comentar solamente verbalmente, de forma presencial y afectando el texto completamente. Ya no pensemos antes de los 80s que para hacer un trabajo se tenía que escribir a mano todo y un simple detalle o corrección implicaba volver a escribir todo el documento. Hoy en día el proceso es muy distinto.

En la actualidad, el proceso para redactar un trabajo en una computadora se ha simplificado y ha permitido desarrollar una mayor creatividad y formato, ya que da mayor libertad en cuando a la edición, redacción, eliminación, corrección, realizar citas, con sólo teclear el trabajo y si no nos gusta, regresar a la palabra anterior, a las líneas anteriores o inclusive al inicio del trabajo y simplemente borrar lo que no nos gusta, o hacer una adición.

Hoy en día puedes redactar y escribir lo que se presenta en tu mente y tu imaginación, y dejarlo plasmado con una excelente presentación y legibilidad, inclusive ahora los procesadores de texto tienen revisión gramatical, que verifica la congruencia de la oración. Este avance de redacción de documentos, se ha logrado con el desarrollo y evolución de las herramientas ofimáticas, principalmente el procesador de texto, que es la herramienta ofimática más conocida y que es una de las herramientas más explotadas por los usuarios de las computadoras, confundiendo muchas veces que una computadora es una máquina de escribir de texto donde se puede escribir y borrar muy fácilmente, y no siempre utilizando todo su potencial. En esta unidad

conoceremos los documentos laborales que se realizan en una oficina para mantener una comunicación corporativa, documentos que nos ayudarán en nuestra vida profesional y lo mejor el programa más utilizado que nos permite redactar estos textos, de forma sencilla y rápida.

Propósito Al término de la unidad el estudiante será competente para: Identificar los diferentes tipos de falacias en la comunicación que te permitan aplicar estrategias de combate en tu vida cotidiana, evitar el engaño y ser capaz de asumir una postura activa y crítica en relación con la información que recibas a través de diferentes medios de comunicación en tu vida académica.

2.1 Los principales documentos de texto de uso común en la oficina Independiente al ámbito profesional donde nos desenvolvamos, existen documentos básicos y universales que nos permiten mantener una comunicación adecuada entre las personas que laboramos dentro de una oficina o dentro del ámbito profesional, a continuación analizaremos y revisaremos una breve descripción de los principales documentos escritos que una empresa desarrolla. Principales documentos que se elaboran en una oficina



Memorándum

Conocido como “memo”, es una comunicación interna, realizada por cualquier integrante de la organización y con un receptor en cualquier nivel jerárquico, es más frecuente encontrar memos de jefes hacia sus subalternos para comunicar decisiones, anuncios, nuevas políticas, lineamientos, etc. Se utiliza para solicitar o comunicar información de forma ágil y resumida, constituye una de las comunicaciones más rápidas. El contenido de un memo. a) Nombre de la comunicación b) La palabra memorándum se coloca en la parte superior, izquierda, centro o derecha. c) Consecutivo de memorándums, con la finalidad de llevar un control y número de comunicados d) Encabezados con fecha, destinatario, remitente, asunto e) Texto o cuerpo del memorándum a. Análisis de la situación sugerencias o Recomendaciones f) Saludo y despedida, no necesarios, pero pueden incluirse si así se desea. g) El memo, normalmente no sobrepasa el tamaño de un medio oficio, está impreso en papel membretado de la compañía. El memorando, también es conocido simplemente como “memo”, este se utiliza para:   

Solicitar o remitir un informe Dar a conocer o devolver información Dictar una resolución.

Ejemplos:



Minutas

Un acta es un documento escrito de comunicación que tiene como objetivo dejar por escrito una constancia de lo que se trató en una reunión, conferencia o junta. Se realiza en formato libre, si es más de una hoja, debe ser foliada. Así como existen actas para la oficina, también existen actas tales como: actas policiales, actas notariales, actas administrativas, actas de nacimientos. Por lo general se anota la gente que asiste, el objetivo de la reunión o los puntos planteados, y lo más importante las acciones que se acordaron entre los asistentes, también en ocasiones se registra que se realizó. Su mayor ventaja es que dejan por escrito todo lo sucedido y lo acordado, para mantener memoria y dar claridad a los asistentes tanto durante como después de la reunión. 

Órdenes de trabajo

Una orden de trabajo es el documento por el cual se ordena a un equipo de trabajo o individuo la realización, con el alcance, de una determinada actividad o trabajo. Esta orden debe de recoger información suficiente para el procesamiento de la actividad, los responsables, las actividades a realizar, así como las características o especificaciones que se desean del producto terminado. Estas órdenes de trabajo normalmente equipos de trabajo y áreas, ya que con seguimiento del estado actual, avances cuales se monitorea el cumplimiento de la

pasan por varios individuos, ella se monitorea y lleva un y fechas de control con las meta.

En muchas ocasiones las ordenes de trabajo están diseñadas para que los operadores sólo anoten o completen las instrucciones de un formato establecido, ya que este documento no es un documento libre, si no uno cerrado donde se seleccionan de alternativas establecidas los requerimientos del proyecto, que normalmente son comunes por la operación de cada empresa.



Informes

El informe es un documento que se escribe en prosa discursiva (científica, técnica, administrativa o comercial), con el objeto de comunicar la información a una organización, equipo de trabajo. El informe tiene características propias que la diferencian netamente de los escritos literarios, como el cuento, la novela, el ensayo, la poesía o el drama, y aun el periodismo. 1. El informe la mayoría de las veces se redacta para un jefe o superior, a partir de una solicitud de su superior o como parte de las funciones para informar acerca de actividades o reportando lo sucedido. Normalmente es redactado para una sola persona y no para un foro o público abierto. 2. El contenido aunque es escrito por el que presenta, los lineamientos y las políticas del contenido y la estructura están definidos por las exigencias de los superiores o de las tareas desempeñadas. Normalmente el contenido se desarrolla sobre sucesos, afirmaciones, exploraciones, estudios o actividades realizadas por quien escribe el contenido. 3. Dentro del informe se puede integrar toda clase de documentos para mayor explicación o descripción de las ideas, como fotografías, diagramas, gráficos, estadísticas, cuadros numéricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos. 4. El estilo se adapta a las convenciones o especificaciones establecidas por la práctica de cada profesión u oficina (fórmula, frases, vocabulario), 5. El documento debe ser preciso, claro, correcto y completo. 6. Los párrafos son de preferencia breves y directos, sin intención artística. Muchas veces se adaptan fórmulas expresivas ya elaboradas por la tradición, que deben respetarse. 

Informe ejecutivo

El informe es un escrito que describe de forma clara y a detalle un resumen de actividades presentes o pasadas con la intención de que el lector pueda lograr el conocimiento de la realidad de la empresa, un proyecto o un área. Este documento es presentado en forma de carta, memorándum o viñetas, casi siempre se dirige a un superior jerárquico y siempre contiene al final propuestas y soluciones para mejorar la situación analizada. Contenido de un informe: a)Cubierta o caratula b)Título del informe c)Presentación en la que se exponen los objetivos, las fuentes de información y los aspectos más relevantes d)Índice o contenido e)Informe que a su vez contiene      

Introducción Texto Conclusiones Recomendaciones Apéndices y Bibliografía en caso de existir

Curriculum Vitae

Etimológicamente significa carrera de vida o transcurso de vida, tiene como objetivo hacer un resumen profesional y de vida de una persona, es decir, introducir de forma rápida a una persona en un documento escrito para conocer las etapas y aspectos importantes de la profesión o carrera. Contenido a) Título del currículum b) Datos personales

a) Nombre (s), Apellido (s), Identificación, fecha de nacimiento, estado civil, domicilio, y teléfono b) Opcionales: Números de: seguridad social, pasaporte, licencia de conducir, cartilla militar, credencial de elector c) Objetivo Laboral profesional

a) Describe los beneficios tanto para el candidato como la empresa en caso de contratarlo. ) Que la empresa lo que pretende la persona alcanzar en su desarrollo profesional d) Estudios a) Describir sólo el último grado terminado, indicando grado, centro de estudios, lugar y fecha. Resumen de sus estudios que van de los más recientes y más representativos a los más antiguos. Se incluye si se posee títulos, así como el nombre de las escuelas. e) Habilidades, aptitudes y/o conocimientos técnicos a) Se describen las habilidades obtenidas por otros medios, no b) necesariamente, laborales o académicos que deben ser de preferencia fines al puesto solicitado por estudio o práctica académica y que están f) Experiencia laboral a) Va de las experiencia actual y de preferencia a fin al área o al puesto, colocando puesto, empresa, y breve descripción de funciones o más reciente a las más antiguas b)Se incluye el nombre de la empresa, su giro y el puesto desempeñado c)Se describe las actividades realizadas para la empresa, y el tiempo que se laboró para ella. d) Se resaltan los logros obtenidos por el paso de la empresa, que fue lo que trascendió, lo más importante por su paso dentro de la empresa. e) Cursos, Se describen los cursos y sus acreditaciones, mismas que son parte de una formación profesional f) Idiomas, se especifica los idiomas que domina, dividiendo en niveles de lectura, escritura y comprensión. g) Software, describe los programas computacionales que se manejan.

Tips para redacción de documentos  

 

Asegúrate que los documentos que redactes describan de forma clara y concisa el mensaje. Es preciso adaptar el mensaje a la situación comunicativa, es decir, a quien va dirigido o Hablar el lenguaje de quien lo leerá o Utilizar palabras y ejemplos del mercado al que nos comunicamos o Ser respetuoso, con respecto al grado de proximidad Establecer bien la relación entre emisor y receptor Tener claro en lo que queremos conseguir en el lector.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

2.2 El procesador de textos como herramienta de trabajo Los procesadores y editores de texto son las aplicaciones más populares de las computadoras, las que nos sirven para desempeñar una de las tareas más comunes en las computadoras, la de redactar textos. Introduciendo nuestras ideas, pensamientos o cualquier texto para comunicar una idea o simplemente guardarla como referencia para un informe o presentación. En un inicio los editores sólo introducían caracteres (letras, números, signos: texto plano) y con el tiempo se fueron enriqueciendo con funciones para mejorar su aspecto con estilos, tamaños de letras, colores, entre otros para poder hacer textos con mayor apariencia. La función de los editores es permitirnos escribir texto, no modificar su aspecto. Son utilizados principalmente por los programadores. Algunos tienen características especiales orientadas a la programación y otros tan sólo permiten introducir simplemente los caracteres y nada más. En los procesadores si se puede decidir qué aspecto se le da a cada texto. En ellos, podemos cambiar el tamaño, el color, la forma, los contenidos de cómo va a aparecer en la página, en los encabezados, etc. En muchos casos podemos hasta incluir imágenes y objetos especiales que permiten una mejor explicación y detalle de los contenidos. Su función principal es preparar el texto para que sea vea bien, ya sea en una pantalla electrónica o en un impreso para presentar o exponer.

Los procesadores de texto nos permiten presentar presentación, además de computadoras y Como ejemplos de editores  

tienen hoy en día funciones adicionales que trabajos elaborados y con una buena ser de los programas más usados en las en el mundo. podemos citar:

Bloc de notas (sólo para Windows) Emacs* y Vi* (pensados para los programadores y muy usados por ellos)

Como procesadores tenemos: 

Wordpad (sólo para Windows)



Microsoft Word

 

OpenOffice.org Writer* Abiword*

Word, es el programa más utilizado como procesador de texto y es el que analizaremos para comentar acerca de su área de trabajo, funciones y como nos apoya a redactar documentos. Word es una parte de "Office", un conjunto de productos que combina distintos tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones y para administrar correo electrónico Área de trabajo. Contenido de una pantalla básica de Word

El área de trabajo de Word, es una pantalla que nos permite navegar y realizar la mayoría de las actividades del procesador de textos, es importante conocer cada una de las secciones para poder acceder rápidamente a las funciones más comunes. Debajo una breve explicación de cada uno de los grandes bloques

1. Barra de título: esta nos muestra el nombre del documento que está editando o creando, también nos muestra el programa que se está utilizando.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: esta barra incluye comandos de uso frecuente como Guardar y Deshacer, se pueden agregar también sus comandos favoritos.

3. Cinta de opciones: podemos encontrar los comandos necesarios para trabajar, es muy similar a “Menús” o “barras de herramientas” de otros programas o versiones.

4. Ventana de edición: Nos muestra el documento que se está editando o creando.

5. Botones de visualización: nos permiten cambiar la forma en que se muestra el documento que se está editando o creando para que se adapte a sus necesidades.

6. Control deslizante del zoom: nos permite cambiar la configuración del zoom del documento.

7. Barra de estado: nos muestra un resumen de información acerca del documento.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

2.3 Manejo y utilidad de plantillas Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los

formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página. Una plantilla es útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc. La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos. Por otro lado existen plantillas ya diseñadas, que nos permiten partir de una base para poder desarrollar nuestros propios contenidos, estas plantillas son muy útiles y prácticas para desarrollar un documento de forma rápida y ágil. Da clic en el título de cada elemento para conocer su información, presiona el botón cerrar para regresar a este apartado y continuar con la revisión de los siguientes. Pasos para crear plantillas propias Para poder elaborar plantillas propias, se debe seguir los siguientes pasos: 1. Creando un nuevo documento. a. Presiona el botón de Office selecciona la opción “Nuevo”.

y, a continuación,

b. Selecciona la opción de Documento en blanco y la opción de Crear. 2. Eligiendo y colocando los elementos de la plantilla

a.Desarrolla los ajustes de valores que deseas siempre estén presentes en todos los archivos de esta plantilla. i. Tamaño de márgenes ii. Orientación de papel iii. Tipo y tamaño de letra b. Textos especiales. c. Fechas, otros. 3. Guardando el documento como una plantilla a. Presiona el botón de Office y, seleccionamos la opción Guardar como. b. En el cuadro de diálogo Guardar como, presionar Plantillas de confianza. c. Escribe un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar. Nota: También puedes guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 972003 (archivo .dot). Con esta serie de pasos lograremos hacer una plantilla que nos permitirá tener un documento base que mantendrá elementos, que estarán siempre presentes al momento de generar un nuevo documento.

Plantillas comunes Video de apoyo para conocer el funcionamiento de las plantillas ya existentes.

http://internet-y ordenadores.practicopedia.lainformacion.com/word/como-utilizar-lasplantillas-de-word-739 En la actualidad muchos de los programas que utilizamos vienen con opciones de plantillas desde la fábrica o que se pueden descargar desde el Internet, esto con el objetivo de tener un menú o un abanico de opciones con las cuales podemos comenzar a generar un documento específico a partir de elementos básicos. En vez de desarrollar un documento siempre des de un inicio y escribir la estructura básico de nuevo siempre, las plantillas nos permite obtener la estructura y con un formato al momento de abrir un nuevo archivo y no volver a escribir y organizar la información básica, cada que se genere un documento.

El proceso para crear nuevas plantillas a partir de las existentes es: 1. DespuĂŠs de presionar documento Nuevo, se despliega la opciĂłn de plantillas, dentro de las cuales elegimos un formato predeterminado para comenzar a escribir nuestro propio documento.

Ejemplos de plantillas Ejemplos de plantillas

Memorandums

Circulares

Ă“rdenes y pedidos.

Informes

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

2.4 Acciones y tips prĂĄcticos para un uso eficiente de la herramienta Textos. Estilos, Fuentes, TamaĂąos

Escribir un texto. Abrimos un documento Word, y escribimos lo que deseamos, en este caso la fecha.

Para cambiar el tipo de fuente, es decir, el tipo de letra debemos mantener presionado el botón primario, mueve el mouse hacia la derecha para seleccionar el texto.

Cambiaremos el tipo de letra, observamos la Cinta de opciones, y observaremos esta opción. Veremos una flecha con dirección hacia abajo, le damos clic y nos aparecerán diferentes tipos de letra, seleccionamos el que más nos agrade dándole clic.

Para cambiar el tamaño de fuente, es decir el tamaño de la letra, daremos clic en que igualmente se encuentra en la Cinta de Opciones, tiene una flecha con dirección hacia abajo igual

que en el cambio de tipo de fuente, daremos clic en esa flecha y nos saldrán unos números que nos indican el tamaño de la letra.

En la siguiente tabla se explicaran las funciones de los botones que se muestran en las opciones, para darle forma a un texto. Botón

Nombre

Función

Fuente

Cambiar la fuente

Tamaño de fuente

Cambia el tamaño de texto

Agranda fuente

Aumenta el tamaño del texto.

Encoge fuente

Disminuye el tamaño de texto.

Borra formato

Borra cualquier formato del texto seleccionado; deja el texto sin formato.

Borde de caracteres

Aplica un borde alrededor de un conjunto de caracteres o de una frase.

Negrita

Convierte en negrita el texto seleccionado.

cursiva

Convierte en cursiva el texto seleccionado.

Subrayado

Dibuja una línea debajo del texto seleccionado

Tachado

Dibuja una línea que atraviesa el texto seleccionado.

Subíndice

Crea letras mayúsculas debajo de la línea de base de texto.

Superíndice

Crea letras minúsculas encima de la línea de texto.

Cambiar mayúsculas minúsculas

Color texto

•

resaltado

Cambiar el texto seleccionado a MAYUSCULAS, minúsculas y otras combinaciones comunes.

del

Cambia el aspecto del texto como si tuviera marcado con un marcador,

Color de fuente

Cambia el color del texto

Sombreado de caracteres

Aplica sombra al fondo de una línea completa. De denomina sombreado de caracteres.

Vista previa

Para observar antes el archivo que vamos a imprimir debemos dar clic en el botón nos aparecerá una ventana como la siguiente; sobre ponemos el mouse en imprimir, después seleccionaremos la opción vista pre eliminar.

Así nos aparecerá, y podremos modificar nuestro archivo.

Para salir de esta opción únicamente daremos clic en

•

Revisión ortográfica

La ortografía no es más que una convención para mantener una unidad o cohesión entre países y entre personas, esto es, que todos escribamos de una forma uniforme para poder mantener un lenguaje común que nos permita comunicarnos, teniendo reglas gramaticales y reglas para escribir palabras.

Gracias a la ofimática, este problema ha venido disminuyendo ya que los procesadores de texto cada día son más intuitivos, identifican el contexto y proponen alternativas, inclusive en muchos de ellos se corrigen las palabras sin darnos cuenta, y cuando regresamos para corregir, ya ha sido auto corregido.

•

Ortografía en los procesadores de texto

La Ortografía y Gramática, reconoce los errores, subrayándolos en color rojo los de ortografía, y en verde los de gramática. Cuando hemos escrito un documento extenso, y nos percatamos que escribimos incorrectamente una palabra, desconociendo la cantidad de ocasiones y el lugar dentro del texto, recurrimos al Reemplazo, para corregirla. Cuando estamos inseguros de la palabra exacta, utilizamos el banco de Sinónimos para la sustitución de la misma, si procede. Para esto, hay que asegurarse que estemos trabajando en el idioma correspondiente. •

Revisión ortográfica en Google Docs

Puedes utilizar la revisión ortográfica de Google Docs (activada de forma predeterminada) para detectar errores ortográficos y para ver las sugerencias de ortografía. Las palabras con sugerencias ortográficas se subrayan automáticamente en rojo. Solo tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón para ver la sugerencia de corrección y reemplazar la palabra mal escrita. Google Docs utiliza las sugerencias ortográficas contextuales para intentar adivinar qué palabras querías escribir en función del contenido del documento. A veces, también realizamos sugerencias para palabras escritas correctamente si creemos que es mucho más probable que quisieras utilizar otra.

•

Insertar una fotografía o imagen

Para insertar una fotografía en la primera fila de una tabla. Debemos hacer clic en la ubicación donde desea insertar la fotografía.

Hacemos clic en imagen en ilustraciones en la ficha Insertar. Automáticamente saldrá un cuadro de dialogo insertar imagen

Seleccionamos la imagen que deseamos damos clic en Insertar.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

Unidad 3. Los cálculos y operaciones básicos aplicados en una oficina Introducción La computadora y las herramientas ofimáticas se desarrollaron con la invención de la hoja de cálculo, ya que esta permitió transformar las computadoras de “máquinas de escribir - procesador de texto” a económicas y accesibles “calculadoras financieras o calculadoras de negocios” ya que creció su potencial enormemente con posibilidades tales como cruzar datos, vincularlos y hacer cálculos entre ellos para poder tener resultados desde operaciones aritméticas sencillas, hasta escenarios, proyecciones y estimaciones. Los programas de hojas de cálculo electrónicas han sido una de las innovaciones más exitosas en la contabilidad y la práctica financiera desde finales de la década de los 70. Realizar cálculos, suena fácil, se dice más fácil, pero es un dilema al que nos enfrentamos día a día, algunos con más fortuna que otros, con oportunidades y retos diarios que pueden resultar en un incremento o disminución de nuestra riqueza, y no sólo la económica, sino también la de un desarrollo social. Dicen los expertos que un buen administrador tiene mayores probabilidades de vivir la vida de sus sueños y tener un mejor futuro que una persona que no tiene la noción para administrar su dinero o sigue una ruta o plan para analizar y aprender de sus propios ingresos y gastos. Cada vez administrar el dinero es cada vez más sencillo con la incorporación de herramientas ofimáticas, sin la necesidad de haber estudiado una especialidad en contabilidad o finanzas, ya que estas aplicaciones nos permiten llevar un exacto y puntual registro de las operaciones, ingresos y gastos que tenemos diariamente y no es necesario tener anotado en muchos papelitos, en un cuaderno o en nuestra mente lo que vamos ejerciendo. En los siguientes temas estudiaremos y realizaremos diversos ejercicios que nos permitirán sacarle mayor provecho a nuestro dinero, así como conocer algunas plantillas que nos permitan partir de una base para desarrollar nuestro propio estilo y control. Uno de los aspectos más importantes de una empresa y una persona es el aspecto financiero ya que esto permite además de unas finanzas sanas, una mayor probabilidad de crecimiento y desarrollo.

Administrar, más allá de su definición y referenciado directamente con el dinero significa, tomar las mejores decisiones a la hora de gastar el dinero, a la hora de invertirlo, lo que puede traducirse en tener un mejor nivel de vida. El dinero es importante, pero más importante es saber administrarlo, que el dinero dure, que el dinero se maximice, que crezca y no sólo tenerlo para mal gastarlo o peor aún perderlo.

3.1 Los principales documentos de cálculo de uso común en la oficina Presupuesto El presupuesto es una serie de supuestos que tratan de pronosticar los ingresos y gastos de una persona, oficina, familia o empresa. Estos

supuestos normalmente se planean previamente con información obtenida de experiencias pasadas o de cálculos financieros proyectados con el objetivo de mantener un orden en los gastos. Un presupuesto se convierte en un instrumento muy valioso ya que nos permite:

    

Visualizar y mantener control sobre nuestras finanzas Identificar y analizar con anticipación los gastos a realizar o los ingresos esperados. Nos permite controlar gastos impulsivos, ya que permite un análisis previo. Nos ayuda a decidir lo que podemos y no podemos comprar. Nos permite tener un esquema con el cual comparar lo planeado contra lo que finalmente se realiza.

Informe de gastos El informe de gastos comúnmente es una tabla donde se registran los gastos erogados de un proyecto, este documento se presenta a un nivel jerárquico superior. Este informe está compuesto como mínimo por tres columnas: fecha, concepto y clasificación. Estos informes se presentan

cuando se presenta un proyecto extraordinario como una expo, un evento o un viaje de negocios; así como cuando se presentan informes parciales o totales del avance de una obra o proyecto.

Facturas La factura es un documento comercial y mercantil que refleja y respalda una transacción y operación de compra venta. Los elementos básicos que aparecen en una factura son el tipo de producto o servicio que se proporciona, la fecha en la cual se emite el documento, los datos de quien lo expide, así como de quien va a recibir el documento, las cantidades, los precios unitarios, totales que se pagan en relación a la compra-venta de los productos o servicios comerciados.

La factura es considerada un justificante fiscal ante el gobierno y las autoridades correspondientes, ya que da evidencia de que se ha realizado la compra venta, este documento permite tanto acreditar ingresos, como la deducción de impuestos.

Recibos El recibo es un documento de comprobación sin validez oficial de una transacción, compra venta que sirve como documento para certificar que se ha adquirido o pagado un producto o servicio. Los recibos normalmente se imprimen por duplicado, el original se queda con el establecimiento que vende el servicio o elabora el producto; y la copia se le entrega a la persona que hace la compra. Estos recibos son utilizados normalmente en las tiendas de ropa y tiendas de conveniencia, así como en las terminales de las tarjetas de crédito. Organizando nuestro tiempo

Calendario El recurso más valioso de nuestra vida y el recurso más limitado, el tiempo es un factor decisivo, el tiempo no nos espera, el tiempo transcurre, el tiempo pasa, tic, tac, tic, tac. No se puede regresar el tiempo, ni comprar tiempo, simplemente transcurre. Como hacer para aprovechar al máximo el tiempo, bueno algo básico es organizarlo, es decir llevar un control de los tiempos en los cuales desarrollaremos o haremos las actividades correspondientes de nuestro día, ya sea para nuestro estudio o para nuestra profesión. Algo tan básico y sencillo como programarnos y tener una expectativa de lo que haremos en el día, los siguientes días, meses y años, puede tener un impacto trascendental en nuestra productividad y nivel de vida.

Planear la agenda. Una agenda es un registro de todas nuestras citas y pendientes, con el objetivo de tener presentes las fechas, las horas, los personajes y las actividades a realizarse, esta nos ayuda día con día a llevar un monitoreo de lo que debemos hacer y lo que finalmente hacemos para disciplinarnos y cumplir con las metas planteadas. Dentro de la ofimática existe varias agendas, pero nosotros nos enfocaremos en la herramienta que se ha vuelto más popular por su facilidad y accesibilidad y sincronización con nuestros teléfonos móviles y gestores de correos, la herramienta de google, el google calendar, el calendario de google. Esta herramienta nos permite tener un control de nuestra agenda y/o calendario de actividades, debajo encontrarás unos videos acerca de su uso y te solicitamos lo pruebes para organizar tus citas y actividades a realizar para los próximos 30 días.

Ver video de cómo hacer nuestro propio calendario http://www.youtube.com/watch?v=rsA3pH4l3KU

Utilidad y tips para llevar una agenda  

  

Nuestra memoria no es suficiente cuando las actividades y responsabilidades se incrementan Negar que podemos cumplir con las actividades programadas o descritas, no debe ser obstáculo para comenzar nuestra primera agenda Una agenda debe ser siempre flexible y contener espacios para las cuestiones de última hora que sean inaplazables. Tener una agenda o calendario no significa dejar de ser 6 espontáneos y no poder improvisar. Una agenda nos permite siempre revisar las actividades

Un error muy común en la gestión personal es la de planificarse día a día, se debe planear objetivos mensuales, anuales, y que las actividades a desarrollar en unidades de tiempo menores sean congruentes con los objetivos a mediano y largo plazo.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

3.2 La hoja de cálculo como herramienta de trabajo ¿Qué es una Hoja de Cálculo u Hoja Electrónica?

Una hoja de cálculo es un programa que organiza la información en filas (números) y columnas (letras).

Dónde la intersección de éstas se conoce con el nombre de Celda(letra, numero), esta intersección también recibe el nombre de coordenada.

Celda D4

Los datos son generalmente números que pueden ser procesados con fórmulas, para obtener un total o un resultado de una o varias operaciones.

Las hojas de cálculo no son sólo simples celdas para introducir números con los que realizar diferentes operaciones: son herramientas que permiten convertir a esos números en gráficos, en modelos para poder tomar mejores decisiones.

Con estas Hojas es posible realizar todo tipo de Operaciones Matemáticas, realizar cálculos Aritméticos e inclusive tener representaciones gráficas de los resultados obtenidos, mediante Gráficos de Barras, Gráficos de Torta y otros tipos de imágenes que son muy bien aprovechados para realizar Estadísticas o análisis de índole empresarial o inclusive estudiantil. Desplazamiento a través de las celdas, filas y columnas Para moverse entre celdas, se puede hacer con las flechas a través de la cuadrícula o a través del movimiento que le damos a las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda). O también podemos avanzar con mayor rapidez a posicionarnos en una celda específica, moviendo las barras de desplazamiento.

También hay otras flechas en los contornos de la hoja de trabajo que nos permite movilizarnos.

Movimiento de abajo hacia arriba o viceversa. Movimiento de izquierda a derecha o viceversa.

Dependiendo de la configuración que se le da a Excel, al presionar enter en una celda determinada podremos movilizarnos hacia otra. Generalmente se tiene configurado que al dar enter salta a la celda de abajo. Por ejemplo si estamos en la celda A4 y escribimos en ella, al presionar enter, el cursor se ubicará en la celda A5 donde podremos seguir escribiendo.

Hojas de trabajo, movimiento y creación de nuevas

Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o documento, las cuales pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades

Si se quiere incrementar una hoja más de trabajo, nos posicionamos en el último botón que aparece en el menú de hojas y se creará una nueva

Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opción de crear una nueva

Área de trabajo Excel

Excel 2007

Excel 2010

El botón Office (Excel 2007 ó menú archivo (Excel 2010) Funciones del botón inicio, entre las que se utilizan más son: - Nuevo, para la creación de un nuevo documento - Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel - Guardar y Guardar como, que realizan las funciones que su nombre indica - Imprimir, que permite tener una vista preliminar del documento y los controles encargados de la impresión del documento. A la derecha de este submenú que se despliega donde se encuentran todas estas funciones principales de Excel, se puede ver también que se muestra un listado de los documentos recientes que se han trabajado. Excel 2007

Excel 2010

Barra de herramientas y barra de acceso rápido Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de formato, vista, diseño, fórmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo. Conozcamos la barra de herramientas:

Excel 2007 Excel 2010

Como podemos ver en ella se encuentran ocho secciones claves para el funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Y si pulsamos cada una de estas pestañitas, podremos visualiza en pantalla las opciones que cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio, veremos todas sus funciones. Excel 2007

Excel 2010

Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineación e interlineado; formato de números; insertar, eliminar o dar formato de celdas; y otros estilos y aplicaciones rápidas que ayudan a realizar nuestro trabajo.

Barra de acceso rápido

Esta barra la encontramos en la parte izquierda de la pantalla, arriba de la barra de herramientas o abajo; y permite acceder a funciones seleccionadas de una forma rápida. En el ejemplo se encuentra sobre la barra de herramientas. Excel 2007 Excel 2010

Como se puede ver, la barra se ha configurado con cuatro botones de acceso rápido (sin necesidad de ingresar a funciones o más viñetas), los cuales son: guardar, deshacer, rehacer y abrir.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

3.3 Manejo y utilidad. Operaciones básicas y plantillas Las cuatro operaciones básicas: suma, resta, producto y cociente

Para comenzar a trabajar con operaciones básicas se hará una tabla para comprobar gastos de facturas y notas, realizando sumas y ordenando por conceptos.

El capturar y tener el registro es el primer paso de tener la información, sin embargo el siguiente y más importante es su análisis, es decir, lo que podemos interpretar con estos datos, para hacer más sencillo este análisis, las herramientas ofimáticas nos permiten hacer cálculos de forma rápida y sencilla. En esta sección aprenderemos a hacer las cuatro operaciones básicas: sumar, restar, multiplicar y dividir.

Las formulas primero: 1. Para sumar, las dos formas más comunes son: a. Seleccionar celda por celda, antecedido por un signo de “+” i. Ejemplo 1. b. Utilizar la función “=SUMA” ; Escribir la palabra suma antecedida de un símbolo de “=” y seleccionar un rango de celdas que se quieren sumar i. Ejemplo. 1. 2. Para restar, se debe escribir como en la suma el valor inicial y los valores que se quieren restar. a. Seleccionar celda por celda, antecedido por un signo de “-” i. Ejemplo 1. 3. Para multiplicar, se debe seleccionar las celdas que se quieren multiplicar con el símbolo de asterisco “ * ” a. Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que hay en las celdas b1 y c3. Se pueden multiplicar más de dos celdas. 4. La división se realiza por medio del operador “ / ”. Por ejemplo =b1/c3, divide el valor que hay en la celda b1 por el de la celda c3. Otras funciones

Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n, debe utilizarse el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo, para elevar el contenido de la celda c4 al cubo se escribe la fórmula =c4^3.

Lo primero que se hace es una tabla con varios conceptos en las cabezas.

FECHA

MONTO

RESPONS ABLE

CONCEPTO

Después se anotan los datos como se van capturando. FECHA

MONTO

CONCEPTO

RESPONSABLE

mié 05- $ oct 146.10

OFFICE MAX ALLINE APUNTADORES LÁSER

jue 06- $ oct 29.00

PASAJES EXPO

VÍCTOR/GERARDO

jue 06- $ oct 40.00

Estacionamiento

SILVIA

jue 06- $ oct 50.00

COMIDA

SILVIA

jue 06- $ oct 50.00

EST. EXPO

SILVIA

jue 06- $ oct 115.00

Comida Dominos

SILVIA

jue 06- $ oct 130.00

CONSUMO

ENRIQUE

jue 06- $ oct 323.00

RESTAURANT POLYFORUM

ALLINE

vie 07- $ oct 72.00

ARTS,VARIOS CAFÉ

ALLINE

vie 07- $ oct 90.00

CONSUMO

VÍCTOR/GERARDO

vie 07- $ oct 110.00

ESTACIONAMIENTO WTC

ALLINE

vie

COMIDA EXPO

ENRIQUE,SANDRA

07- $

oct

200.00

,ENRIQUET

vie 07- $ oct 517.00

COMIDA EL HUEQUITO

ENRIQUE

sáb 08- $ oct 21.50

OXXO MINESOTA

ALLINE

sáb 08- $ oct 45.00

STARBUCKS. Café

Enrique

sáb 08- $ oct 63.00

OXXO-AGUAS

GERARDO

sáb 08- $ oct 90.00

SERV. TAXI WTC

GERARDO,VÍCTOR

sáb 08- $ oct 102.00

ESTACIONAMIENTO WTC

ALLINE

sáb 08- $ oct 110.00

COMIDA

GERARDO,VÍCTOR

sáb 08- $ oct 110.00

EST.WTC

SANDRA

dom 09-oct

$ 60.00

OXXO MINESOTA

ALLINE

dom 09-oct

$ 80.00

TAXI CASA

GERARDO,VÍCTOR

dom 09-oct

$ 175.00

CENA

ENRIQUE

dom 09-oct

$ 315.98

COMERCIAL MEXICANA,AGUAS REFRESCOS

dom 09-oct

$ 484.00

STARBUCKS

ALLINE

GASOLINA

ALLINE

lun 10- $

Y Sandra

oct

250.00

lun 10- $ oct 374.00

CONSUMO-OFICINA

TODOS

mar 11- $ oct 100.00

GASOLINA

SANDRA

mié 12- $ oct 526.00

COMIDA TACOS

OFICINA

TODOS

Después saco la suma total

Sumando a través de la formula suma(b2:b30)

DespuĂŠs los ordeno por Responsable para ver quien fue el que mĂĄs gasto utilizando la herramienta de ordenar.

ColocĂĄndose sobre la celda D2, y presionando ordenar por orden de A a la Z

Y asĂ utilizo nuevamente la herramienta para sumar lo de cada participante.

Obteniendo los siguientes resultados

Para darle el formato a las celdas, Pepe utilizo el menĂş de formato de nĂşmero, seleccionando moneda para los montos y fecha corta para la fecha en que se realizaron los gastos.

Control de ingresos y gastos.

Objetivo. Llevar la contabilidad de un negocio.

Antecedente. Un sistema de contabilidad de un negocio sencillo (que tambiĂŠn puede ser implementado en nuestro negocio o profesiĂłn) nos permite llevar un orden y control del dinero que pasa por nuestras manos, tanto el que ganamos, como el que gastamos.

Lo primero es pasar los datos a la hoja de cálculo, con la información que disponemos y lo que queremos analizar y/o obtener. Tenemos datos correspondientes a un ingreso (sueldo) y a gastos (renta, alimentos, gasolina, agua, luz, varios).

Ahora queremos saber 1. 2. 3. 4.

La suma de lo que gastamos en cada mes. El total del gasto por cada concepto en estos primeros 5 meses El saldo que nos queda después de restar los gastos al ingreso Saber cuál fue el mayor gasto por mes y el menor

Para el cálculo de los totales usaremos la función SUMA, para lo que elegiremos la columna correspondiente a enero y la fila que corresponde a Gastos e introduciremos =suma (. En este punto tendremos dos opciones: ingresar manualmente el rango de celdas o seleccionarlas con el ratón, en ambos casos hay que terminar cerrando el paréntesis.

Para calcular el saldo que nos queda por cada mes, realizaremos una resta de los ingresos – los gatos.

Ahora haremos las sumas de filas para ver el total de los meses

Hasta el momento tenemos los saldos de todas las cuentas de nuestro ejemplo. Pero queremos que nuestros datos nos faciliten una mayor cantidad de información. Podemos tener muchas cosas en mente, para esta primera práctica vamos a ver máximos, mínimos, promedios y porcentajes. Comenzaremos con los máximos, mínimos y promedios

Por último veremos en cuestión de porcentajes, lo que representa cada gasto con respecto al gasto total

La salida de los porcentajes se puede hacer en una hoja distinta o en la misma hoja. Nosotros lo haremos en la misma hoja, aunque lo que aquí se explique se puede aplicar a otras hojas. Y después de ver en cuestión de fórmulas podemos obtener datos interesantes al analizar la información.

1. 2. 3. 4. 5.

En 5 meses, se ha percibido un sueldo de 35 mil pesos Se han gastado un total de 24,544 pesos El saldo que queda es de 10,455 pesos El mes que menos se ahorro fue Marzo La renta representa más del 35% del gasto y en algunos casos hasta el 45%

Y así sucesivamente podemos analizar nuestra situación, en que gastamos, como lo gastamos y cómo podemos mejorarlo.

Plantillas dentro de las hojas de cálculo Las hojas de cálculo entre otras muchas acciones, tiene un abanico de plantillas que nos permite utilizar la aplicación, trabajar con diseños ya desarrollados mientras conocemos las funciones y nos familiarizamos para después crear nuestros propios diseños a la medida. Entre las plantillas que podemos encontrar en una hoja de cálculo se encuentran: 1. Listas a. Tareas pendientes b. Lista de Precios de Productos c. Inventarios 2. Informes a. Informes de Ventas b. Informe de gastos de viaje 3. Agendas a. Planeamiento mensual 4. Presupuestos a. Presupuesto de universidad b. Presupuesto de boda c. Presupuestos empresariales d. Pronósticos 5. Facturas a. De venta b. Órdenes de compra

Y muchos más como vemos en la imagen debajo

Crear una plantilla es muy sencillo y nos ayuda para partir de una base y así ajustarla a las necesidades de nuestro negocio o profesión. Como hacer una plantilla: En Excel 1. Abrir una hoja de cálculo de Excel. 2. Seleccionar Nuevo, se abre una ventana en la que nos indica en la parte derecha categorías de plantillas que existen. 3. Se selecciona la sección y plantilla deseada. 4. Se selecciona una plantilla de la sección, si hay más de una. 5. Se trabaja sobre la plantilla, normalmente se ingresan datos en las celdas coloreadas y muchas plantillas ya tienen formulas pre establecidas en los formatos.

En Google Docs 1. Se abre Google Docs 1. Se puede abrir después de ingresar a tu cuenta de gmail en la parte superior presionando el menú “Docs”

2. Se presiona el boton crear y se selecciona “Hoja de Cálculo”

1. 3. Ya en la hoja de cálculo se selecciona el menú archivo, el comando nuevo y la opción “Desde plantilla”

4. Se selecciona las opciones deseadas, para este ejemplo 1. Plantillas públicas 2. Tipo. Hojas de cálculo

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma) 3.4 Acciones y tips prĂĄcticos para un uso eficiente de la herramienta a) Una tabla sencilla con Excel En este ejemplo utilizaremos una tabla compuesta por 10 empleados para quienes identificaremos el departamento en el que trabajan y el cargo. En las columnas pondremos los atributos: Nombre del Empleado; Departamento; y Cargo. En las filas listaremos los empleados por orden alfabĂŠtico en sus apellidos. Tomemos como ejemplo la siguiente informaciĂłn.

1. Nos ubicamos en la celda a partir de la cual comenzaremos a hacer nuestra planilla. Para el ejemplo iniciaremos en la celda C2; en esta podremos Nombre del Empleado. En la D2, Departamento y en la E2, Cargo.

Como podemos observar, los atributos no caben en el ancho de la columna. Por tanto, podemos practicar aumentar el tamaño de la columna, como lo hemos aprendido. Recordemos... nos posicionamos en el límite entre las columnas C y D, manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos movemos hacia la derecha hasta darle a la columna C el ancho deseado. Lo mismo con la columna D, para que nos quede suficiente espacio para escribir la información. Ya una vez ampliadas las columnas podremos comenzar a escribir la información de los empleados

En la imagen anterior podemos ver que se están escribiendo los datos de una de las empleadas, específicamente muestra la escritura de su Cargo, Secretaria. En una lección anterior vimos que en la parte superior de la hoja de trabajo se encuentra una barra de fórmulas, que muestra la información o función que se está escribiendo. Veamos lo que muestra esta barra:

, si estamos ubicados en la celda E5 y estamos escribiendo Secretaria 3. Terminamos de listar los empleados, su departamento y el cargo. Veamos como estaría quedando nuestra tabla

a) Dibujar Tabla Ya tenemos nuestra información de la nómina, con los atributos centrados y marcados en negrita. Ahora aprenderemos como dibujar la tabla alrededor de los datos que tenemos. Sombreamos el área en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la información que hemos escrito. Cómo sombreamos? Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos sombrear. En este caso la celda C2 y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, comenzamos a mover el ratón para captar toda la información

En la imagen anterior vemos como poco a poco se va sombreando toda el área deseada Una vez sombreada la información hasta la celda E12, buscamos un botón ubicado para dibujar bordes en la opción Fuente del botón Inicio de la barra de herramientas.

Botón Inicio:

Opción Dibujar Bordes:

Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y veremos cuáles son todas las alternativas que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibujar Todos los bordes.

Ya quedará nuestra nómina en forma de tabla con todos sus bordes debidamente dibujados

b) Dar formato a los datos En esta lección aprenderemos a darle formato a los datos con los que estamos trabajando en Excel. Para cambiar el tipo de fuente 1. Sombreamos el área a la que queremos cambiar formato. Para sombrear recordemos que manteniendo apretado el botón izquierdo del ratón nos movemos de tal forma de ir sombreando los datos que queremos cambiar.

2. En este caso cambiaremos el tipo de fuente, así que buscamos esta opción en la barra de herramientas del botón Inicio

3. Desplegamos el menú y seleccionamos el tipo de fuente que deseemos. En este caso Arial Narrow

4. También podemos cambiar el tamaño de la fuente en el número que aparece contiguo. Desplegamos el menú de opciones para seleccionar el nuevo tamaño deseado, por ejemplo en este caso cambiaremos de un tamaño 11 a un 14

5. Ya nuestros datos tendrán el nuevo formato. Veamos un par de ellos en la siguiente imagen.

Si también queremos cambiar el color de la fuente: a) Sombreamos los datos a los que se les quiere cambiar el color de fuente. Nos ubicamos en la celda Nombre del Empleado y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos movemos para sombrear Edad, Departamento y Cargo.

b) Buscamos en la barra de herramientas del botón de Inicio, Color de fuente

c) Desplegamos el menú de opciones y seleccionamos el color deseado. En este caso optaremos por un color Rojo

d) Ya nuestros parámetros estarán marcados con este color. Veamos

Gráficos en Excel Excel 2007 presenta una herramienta útil a la hora de realizar gráficos para mejorar la presentación de la información. Demos un vistazo a la barra de herramientas, para conocer como accesamos a la función de elaboración de gráficos. La opción de Gráficos se encuentra en la pestaña correspondiente a Insertar, de la barra de herramientas

Y presenta una amplia ganma de gráficos por realizar, de acuerdo a la siguiente imagen:

Pero ¿cómo creamos un gráfico? 1) Sombreamos los datos que deseamos graficar

2) Seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos Columna

3) Pulsamos y se abrirán las opciones correspondiente al tipo de gráfico Columna. Seleccionamos el gráfico específico que deseamos

4) Ya estará creado en nuestra hoja de trabajo, el gráfico de la información que hemos seleccionado

Como vemos es un gráfico en el que se presentan los meses en el eje de las abscisas y en el eje de las ordenadas se presentan las ventas en valores monetarios. Las columnas representan los dos productos de interés. Hasta acá hemos creado un gráfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentación, colocándole un título y nombre a los ejes coordenados. Excel una vez habiendo creado un gráfico, abre en la barra de herramientas tres pestañas que comprenden las funciones específicas para edición y formato de un gráfico. Veamos cuales son estas tres nuevas pestañas, se denomina Herramientas de gráficos

Escribamos el título del gráfico, ¿cómo hacemos esto? a) Buscamos en la barra de herramientas de gráficos, la sección correspondiente a Etiquetas.

b) Seleccionamos y pulsamos Título de gráfico

c) En el gráfico de la hoja de trabajo aparecerá un rectángulo denominado Título del gráfico, donde escribiremos el nombre

d) Escribimos el Título del gráfico, siendo para el ejemplo Ventas

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

Unidad 4. La comunicación en la oficina con y para los clientes Introducción Uno de los adelantos más importantes y trascendentales de los últimos años y de la humanidad, ha sido la invención de un sistema de comunicación por computadoras, el Internet. Este avance ha tenido una influencia innegable en la forma en que nos comunicamos y los medios que utilizamos para obtener y compartir información. Además de cambiar la forma de comunicarnos, el Internet cambió la manera de: 1. 2. 3. 4.

Trabajar Estudiar Entretenerse y hasta de amar.

Esta nueva revolución digital está basada fundamentalmente en la capacidad de intercambio directo y libre aportación de contenidos y conocimiento. Internet ha logrado revolucionar muchos ámbitos entre los cuales podemos destacar lo siguiente: 1. Que los periódicos lleguen tarde, digitalización de los medios 2. Que las audiencias en televisión y radio se estanquen 3. Que unos y otros pierdan el poder de silenciar aquello que no interesa. 4. Que la manipulación sea cada vez más difícil 5. y que el ciudadano cobre un nuevo protagonismo “dejando de ser parte de la masa indiferenciada para convertirse en ciberciudadanía”. 6. Cambios de hábitos Si las computadoras revolucionaron, el Internet ha transformado en gran medida a la sociedad, ahora alguien desconectado o que se olvide de su celular en su casa, está más intranquilo y ansioso que alguien en el pasado que olvidaba las llaves de su casa o que olvidaba su billetera. La necesidad de estar conectado y siempre en línea es uno de los resultados de esta era de la información y esta era de las nuevas comunicaciones basadas en una gran red, el Internet. Para las oficinas no ha sido la excepción, como se mencionó esto ha

cambiado la forma en que trabajamos, principalmente en el medio de comunicación que utilizamos para comunicarnos con los clientes, los proveedores, y el equipo mismo de la compañía. Nos enfocaremos en el uso de la herramienta de comunicación más utilizada actualmente, el correo electrónico. Mediante el correo electrónico es posible hacer saber a nuestros colaboradores y clientes asuntos tales como: 1. 2. 3. 4. 5.

Notificaciones urgentes Promociones Planes de trabajo Agenda semanales, diarias o eventos particulares Datos sobre productos o proyectos específicos

Propósito Al término de la unidad el estudiante será competente para: Enviar y recibir información, a través de diversos medios de comunicación en línea, con la finalidad de comunicarse de forma más rápida y eficiente. 2

4.1. La comunicación electrónica en la oficina En la oficina como en nuestras casas, antes de que existieran las computadoras o los teléfonos, recuerdas como nos comunicábamos, pues bueno esto era principalmente de dos formas, una era vía oral, la más utilizada, ya sea hasta que teníamos a la persona enfrente o enviar el mensaje con otra persona o dejar el recado escrito en un papel para que se leyera al momento que el destinatario llegará físicamente al lugar de trabajo. Bueno pues en las oficinas efectivamente así era, era esperar hasta que el empleado o colaborador llegará para que le comuniquen de forma presencial el mensaje o leyera el documento ya sea en un memorándum o informe escrito a mano o computadora para que estuviera informado de la situación acontecida o de los sucesos que se presentarían. Con los clientes, esto era similar, se visitaba a los clientes en su lugar de trabajo y se les daba el mensaje o por otro lado se les enviaba el comunicado impreso a través de una carta postal en la cual se incluía el mensaje. Esto dio como resultado la mejora de comunicación con los clientes, ya que se disponía de mayores y mejores medios de comunicación para entender las necesidades del cliente, las molestias de los mismos, y se comunicaba de forma más rápida a los clientes las promociones, avisos, y cualquier necesidad de forma inmediata e instantánea. Con la aparición del teléfono, la forma de comunicación cambio, ya que no era necesario estar en el mismo lugar para pasar el mensaje, ahora era sólo necesario contar con líneas telefónica para poder compartir la información, además el costo por mensaje es muy bajo, ya que con una renta mensual se pueden enviar miles de correos.

Repasando los conceptos básicos de la Comunicación La comunicación directa es el modo de comunicación humana, que se da mediante un lenguaje (oral o escrito) y que está caracterizada por la inmediatez temporal.

En la comunicación directa la producción del mensaje por parte del emisor y la compresión del mismo por parte del receptor es simultánea y se produce mediante la relación interpersonal. Pero esta comunicación ha evolucionado con los mismos elementos, pero ahora ya no es presencial, ahora es virtual, se mantiene el emisor, el mensaje y el receptor, pero ahora se lleva acabó desde nuestras computadora y se puede hacer de cualquier parte del mundo a cualquier extremo del mundo siempre y cuando tengamos una conexión a internet.

El correo electrónico fue uno de los primeros servicios creados para Internet y de los que más se utilizan. Este medio es rápido, eficiente y sencillo de administrar, llegando a ser el sistema más difundido de mensajería electrónica que hoy conocemos. El alcance y la omnipresencia de Internet en nuestras vidas se pueden medir por los siguientes hechos: 



Los mensajes de correo electrónico superan -en una proporción de 10 a 1- a los del correo convencional, con 2.200 millones de mensajes electrónicos que se envían diariamente, en comparación con 290 millones de cartas que se envían por correo de primera clase. El libro ha dejado de ser el soporte del conocimiento, y la Universidades las catedrales. El conocimiento está pasando a la red. Por primera vez en la historia de la humanidad, las tecnologías de la información y comunicación están haciendo posible la igualdad de oportunidades en el acceso al conocimiento.

La comunicación en una oficina En una oficina, la comunicación comprende todos los mensajes que se intercambian entre las personas que laboran dentro de la empresa, así como las que tienen una relación con la empresa misma, incluyendo a los clientes, proveedores, accionistas, etc. Esta comunicación se puede

generar tanto dentro como fuera de la empresa. Sin la comunicación, tanto en la vida diaria como en las oficinas, muy posiblemente no existiría nada, es una de las grandes tecnologías „humanas‟ un sistema de comunicación, en el caso de las oficinas, para crear estrategias, planes, programas, modelos.

La comunicación es una de las claves para el éxito de una empresa, darse a conocer para vender, vender para generar ingresos. Por ello la mayoría de las empresas invierten en diferentes formas de comunicación, estas son llamadas mercadotecnia, comunicación, promoción, entre otras. Algunas de las características de la comunicación en la oficina son: • • •

•

Pertinencia: congruente a la identidad y los objetivos de la organización. Sinergia: soporte de cada mensaje con mensajes previos y futuros. Síntesis: debe ser comunicación sintética acerca de lo que se pretende tratar, no es literatura, son negocios y si se dice con las menos palabras posibles se ahorra tiempo, se ahorran recursos. Concentración y especiﬁcidad: la comunicación debe ser transmitida con eficacia, concentrando los datos en archivos o expedientes específicos, siendo esto último una virtud para lograr clasificar, ordenar y procesar la información de forma adecuada y ágil. Dinamicidad: debe estar siempre circulando y disponible para que los integrantes de la organización saquen provecho de la misma, para con los clientes y para con sus compañeros de trabajo.

Objetivos principales de la comunicación laboral

1. Involucrar al personal, ya que son el principal vehículo para conseguir los objetivos organizacionales, integrar a los colaboradores con el proyecto o proyectos de la empresa, además

de darle a cada empleado su importancia, haciéndolo sentir parte de la organización. 2. Dar coherencia y coordinación a los planes de acción: la integración de las diferentes acciones al gran objetivo de la organización exige una comunicación total con cada colaborador en todos los niveles jerárquicos y entre los distintos departamentos que conforman la organización. 3. Acompañar el cambio: las grandes transformaciones exigen una gran adaptabilidad y un importante esfuerzo de comunicación y de capacitación. 4. Mejorar la productividad: la optimización de los procesos productivos requiere no sólo de adecuada comunicación de tipo operativa, sino también de la comprensión por parte del personal de su participación. Es importante que cada colaborador sepa no sólo qué tiene que hacer y cómo, sino por qué y para qué lo hace.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

4.2. El correo-e como principal herramienta de comunicación. ¿Qué es el correo electrónico? El correo electrónico también conocido como e-mail, es un recurso tecnológico que nos permite comunicarnos desde cualquier parte del mundo a través de Internet. Nos encontramos en una era denominada la era de la información debido a que con la llegada del Internet y las nuevas tecnologías, la acción de comunicarnos ya no es tan complicado como lo era antes, ahora contamos con más medios de comunicación masiva que nos permite estar informados en tiempo real. El correo-e se ha vuelto tan importante, que está reemplazando día a día las comunicaciones que usualmente se hacían por otros medios, principalmente correo tradicional, fax, telegrama y la comunicación telefónica.

Todo esto ha hecho que el e-mail sea el servicio más utilizado de Internet y uno de los inventos más importantes de las últimas décadas. Para los negocios, el envío de mensajes electrónicos se está convirtiendo en una parte diaria de las comunicaciones con los clientes y vendedores. De hecho, a veces las personas dan su dirección de correo electrónico más a menudo que sus propios teléfonos.

Como se compone una dirección de correo-e Una dirección de correo electrónico se compone de un conjunto de palabras que identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. Cada dirección es única. Por ejemplo es persona@servicio.com, que se lee persona arroba servicio punto com. El signo @ (llamado arroba) siempre está en cada dirección de correo, y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la arroba; en este caso, persona), y el dominio en el que está (lo de la derecha de la arroba; en este caso, servicio.com). La arroba también se puede leer "en", ya que persona@servicio.com identifica al usuario persona que está en el servidor servicio.com (indica una relación de pertenencia). En 1971, se incorporó el uso de la arroba (@). Eligió la arroba como divisor entre el usuario y la computadora en la que se aloja la casilla de correo porque no existía la arroba en ningún nombre ni apellido. En inglés la arroba se lee «at» (en).

Ventajas del e-mail:    

Su rapidez, su envío y recepción es casi instantáneo. Te permite escribir algo deseado en poco tiempo. Llega al destinatario en forma rápida, comparada con otros medios de comunicación. Podemos acceder desde cualquier parte del mundo a nuestro correo.

     

Económico, el costo de acceso a Internet para el envío de un correo es más económico que un correo tradicional. Multi-envío, podemos enviarlo a varias personas, y sin importar los horarios. Universal, podemos enviarlo a una persona sin importar donde se encuentre. Permite enviar todo tipo de archivos, video, sonido, imágenes, ejecutables, etc. Ayuda al medio ambiente al evitar el uso de papel, en caso de que no sea impreso. Puede ser un medio formal para comunicarse con alguna persona en especial, a comparación de comunicarse por chat con la misma.

Desventajas del e-mail:     

El destinatario debe tener acceso a Internet. Se requiere conocimiento mínimo de computación para gestionar un correo electrónico. Como es obvio no se pueden enviar objetos físicos. El SPAM, el correo no deseado que nos hace perder tiempo. Información, si bien por el correo común no tampoco estamos 100% seguros, el correo electrónico ha facilitado mucho el robo de información.

Área de trabajo En esta materia analizaremos los programas más utilizados actualmente, Outlook (antes Hotmail) y Gmail. Ambas plataformas libres y sin costo por tener una cuenta.

Outlook

En Outlook encontramos 6 áreas de trabajo o secciones A. El botón principal de Outlook y el botón de búsqueda a. Nos permite regresar siempre a la pantalla de inicio y cambiar entre las diferentes herramientas como un calendario, los contactos y archivos almacenados en Internet b. El botón de búsqueda nos permite buscar correos rápidamente B. La sección de carpetas y Vistas rápidas a. Las carpetas en las cuales guardamos los mensajes C. Barra de acciones rápidas para mensajes, tales como responder, eliminar, archivar, etc. D. Botón para organizar los archivos de acuerdo a fecha, remitente, asunto, tamaño a. Sección de Titulares de correos, donde aparece un listado de correos con el remitente, el asunto y la fecha de envío E. Mensaje, área donde se despliegan el cuerpo de los mensajes

Gmail

A D

C En Gmail encontraremos

A. Ventana para búsqueda de correos B. Carpetas

despliegue

otros

servicios

como

calendario,

seleccionar,

actualizar,

contactos y tareas C. Sistema de mensajería D. Sección

acciones

rápidas

como

responder correos E. Sección

donde

encuentran

los

titulares

los

correos

incluyendo el remitente, el título del correo y la fecha de recepción del mensaje.

Como redactar un correo-e

Lo primero es tener una cuenta de correo-e: Los principales proveedores de servicios de correo electrónico gratuito son Gmail, Hotmail y Yahoo.

Para crear una cuenta de correo-e   

Como Hacer Un Correo Electronico en Hotmail - Correo Hotmail. http://www.youtube.com/watch?v=YlA738J4Pk8 Cómo crear una cuenta de correo en Gmail http://www.youtube.com/watch?v=BBnl2G2XtxI Cómo crear una cuenta en Yahoo. http://www.youtube.com/watch?v=6UxoAWW3p5U

Para redactar un correo Cuando una persona decide escribir un correo electrónico, su programa (o correo web) le pedirá como mínimo tres cosas:   

Destinatario: una o varias direcciones de correo a las que ha de llegar el mensaje Asunto: una descripción corta que verá la persona que lo reciba antes de abrir el correo El propio mensaje. Puede ser sólo texto, o incluir formato, y no hay límite de tamaño

Además, se suele dar la opción de incluir archivos adjuntos al mensaje. Esto permite traspasar datos informáticos de cualquier tipo mediante el correo electrónico.

Redactando un correo en Outlook

Se selecciona de la barra de acciones rápidas el botón “Nuevo”

Se completan los datos de las secciones Para, Asunto y Mensaje, en caso de así requerido se adjuntan archivos y se modifica el estilo del texto.

Redactando un correo en Gmail Se seleccionar el botón “Compose o Redactar”

Se completan los datos de las secciones Para, Asunto y Mensaje, en caso de así requerido se adjuntan archivos y se modifica el estilo del texto.

El uso considerado del correo electrónico

El correo electrónico puede ser vista de formas distintas, o muy positivo o muy negativo. Uno de los aspectos más importantes del uso del correo electrónico es el tono con que redactamos. Depende como el destinatario interprete nuestras palabras, ya que podríamos recibir una repuesta negativa. El correo electrónico se sugiere sea utilizado en su mayoría para comunicar o ratificar acuerdos, para comunicar políticas internas, para compartir información documentada. No de utilizar se para argumentar, para defenderse o exponer un problema o falla.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

4.3. Las redes sociales como nuevas formas de comunicación. Concepto de redes sociales Es un hecho y realidad, las redes sociales han irrumpido en la vida de millones de personas sin importar su edad, sexo, condición social, religión o preferencia política. Las redes sociales son estructuras sociales compuestas de grupos de personas, las cuales están conectadas por uno o varios tipos de relaciones, tales como: a) b) c) d)

Amistad, Parentesco, Intereses comunes o que comparten conocimientos.

Puede haber muchos tipos de lazos entre los nodos. La investigación multidisciplinar ha mostrado que las redes sociales operan en muchos niveles, desde las relaciones de parentesco hasta las relaciones de organizaciones desempeñando un papel crítico en la determinación de la agenda y el grado en el cuales alcanzan objetivos o reciben influencias.

El término se popularizo con la aparición de aplicaciones en Internet que permitían hacer conexiones entre personas por medio de sus computadoras, cuyo propósito es facilitar la comunicación y otros temas sociales en el sitio web. Esta tipo de redes, nos permiten utilizar como herramienta ofimática estar más conectados y relacionados con nuestros clientes; hacer vínculos con posibles clientes, con proveedores o simplemente nuevas amistades que en un futuro podríamos aprovechar para una oportunidad o negocio futuro.

Características generales

Una red social es un portal de Internet que permite a los individuos construir un perfil público o semipúblico dentro de los límites de la plataforma que ofrece el servicio. Está constituida por un grupo de personas ligadas, en general, por intereses comunes, abierta a compartir pensamientos, pero también pedazos de la propia vida: desde enlaces a sitios que consideran interesantes hasta las fotografías o los propios videos personales. Los social network están compuestos por personas comunes, no por técnicos o expertos, que distribuyen contenidos relacionados a sus propios intereses o a la propia existencia[15]”. Lo importante de las redes, es sacarles provecho a través de las interrelaciones, a través de los vínculos que se crean y alimentarlas con contenido atractivos para nuestra comunidad, que valorará lo que publicamos para estar al pendiente de nuestras actividades, tareas y publicaciones. Las redes sociales tienen como ventaja que es un portal o página personal que se mantiene aún cuando se cambia de dirección electrónica del trabajo, de domicilio particular u otros datos personas, la página de redes sociales nos ayuda para mantener un contacto siempre constante con nuestros clientes.

El éxito de las redes sociales Hasta hace poco tiempo, Internet estaba relacionado con la consulta de portales para obtener información. Pero ahora es distinto: internet ya no es sólo un “lugar” de consulta, un conglomerado de sitios que subsisten como islas en medio de un gran océano; ahora los portales están correlacionados en red: las islas se han ido convirtiendo en continentes que han desplegado “puentes” a otros continentes. Blogs, sistema wiki, podcast, sitios de simulación y otros programas de interacción son los cauces concretos de este proceso de evolución, formas de presencia que permiten la participación y difusión de contenidos textuales, de imágenes y videos producidos por los usuarios. Antes, el internauta era un mero receptor de contenidos, ahora es un usuario que interactúa1”. El éxito de las redes sociales, en definitiva, radica en que la publicación supone la colaboración.

Ciertamente, el cambio de fondo no radica en el nivel tecnológico cuanto en su uso: las redes sociales han venido a concentrar las herramientas que antes estaban dispersas: desde el correo electrónico, pasando por los blogs, las webs de consulta, el chat, los mensajes SMS, hasta la oportunidad de compartir videos e imágenes fácilmente.

Ventajas. Las redes sociales permiten:



Conocer personas, y reconectarte con aquellos que tenías años sin ver



Ponerse en contacto con gente a la que en la vida cotidiana no se podría acceder.



Estar al día con esas personas



Organizar eventos, y hasta enviar invitaciones sin siquiera pararte de la silla

[13] Cf. A.A Gutiérrez, La web 2.0 transforma al receptor en usuario activo, aceprensa 112 (2006).



Estar informado sobre hechos y eventos actuales, tanto sociales como académicos, políticos, de cualquier índole



Tener prácticos y ágiles álbumes digitales, en el caso de MySpace y Facebook



Tienes la opción de bloquear usuarios no deseados



Permiten establecer relación con personas de diferentes sectores y países, se diluyen las fronteras geográficas.



Las redes sociales han alcanzado una especial relevancia en los tiempos de crisis.



Las redes de carácter profesional son una buena herramienta para establecer contactos profesionales y encontrar oportunidades laborales.



Cualquiera puede convertirse en emisor y producir sus propios contenidos.



Pueden generar movimientos masivos de solidaridad ante una situación de crisis.

Y, algunas desventajas son: 

Da libertad para personas no deseadas que se enteren de todos tus movimientos



Tus imágenes cargadas pueden ser utilizadas para cualquier fin



Tu vida deja de ser privada, todo lo que publicamos, puede convertirse en propiedad de las redes sociales.



Puedes llegar a perder más tiempo pendiente de lo que ocurre allí que en tu vida real.



Es necesario aprender a configurar las opciones de la privacidad.



Otro riesgo al que pueden enfrentarse los usuarios en las redes sociales es relativo a la suplantación de personalidad.

Para que se pueda sacar el máximo provecho de las redes sociales sin caer en ningún peligro, hay que aprender a navegar y a configurar la herramienta de privacidad. El hecho de conocer las ventajas e

inconvenientes ayudará a hacer un buen uso de estas aplicaciones para aprovecharlas en la vida personal, profesional y académica.

Ventajas y desventajas de las redes sociales en los negocios Ventajas    



 



Útiles para la búsqueda de personal. Son utilizadas en forma de Intranet. Permiten realizar foros y conferencias online Han modificado la manera de hacer marketing, generando una mayor segmentación de medios e interactividad con sus consumidores. El consumidor puede interactuar y conocer las características de los productos, además de promociones, noticias de la empresa, lanzamiento de nuevos productos, etc. En tiempos de crisis es una excelente forma de hacer mercadotecnia y publicidad a bajos costos. Perfecta fuente de información para saber lo que quiere el cliente y en un futuro retomar esta información para los planes estratégicos de la empresa. Útil para apalancar el servicio al cliente, además permite establecer relaciones con clientes prospecto.

Desventajas      

Los malos comentarios generados en la red pueden dar mala imagen al negocio. Absorben el tiempo de los trabajadores y los agobian con el uso de tantas tecnologías. Los empleados pueden abusar de estas plataformas o usarlas con fines no profesionales. Los mensajes no pueden ser muy extensos, y se tienen que abreviar demasiado. El ruido que se genera dentro de las redes puede ser excesivo por lo que es muy difícil mantener a un público fiel. Algunos usuarios se dedican a hacer SPAM.

Facebook Ya que es la red social más exitosa y popular, estaremos revisando algunos de sus características más comunes, así como algunas acciones y consejos para poder utilizarla de forma exitosa.

Como crear una cuenta en Facebook Lo primero que tienes que hacer es dirigirte al sito de Facebook.com

Lo primero que debemos hacer es llenar la información que tenemos en la parte derecha de la pantalla • • • • •

Debemos hacer es poner nuestro nombre y apellido. Ponemos el correo. Creamos la contraseña. Seleccionamos nuestra fecha de nacimiento Seleccionar tu sexo.

Una vez llena a información daremos clic en registrarse

Después con la validación del correo mediante la contraseña, la página de Internet revisará si las personas con las que se tiene contacto, tienen una cuenta en Facebook, para comenzar a generar los círculos de amistad. En caso de que no tengan, se podrán invitar a la red social a través de un pequeño formulario.

La siguiente información solicita información personal para personalizar datos iniciales de la red social, se puede llenar al momento o posteriormente.

En el paso 3 nos permitirá poner una foto de perfil buscándola desde archivos o tomando una foto con la cámara de la computadora. Para finalizar la creación de la cuenta se debe entrar al correo proporcionado para validar la cuenta.

Al validar la direcciรณn se abre nuestra cuenta de Facebook.

Secciones de Facebook Encabezados izquierdos



Al darle clic nos llevara a la página principal de Facebook donde están las últimas notificaciones y actualizaciones.



Cada vez que una persona quiera ser amigo se activará un icono rojo indicando la cantidad de personas que quieren ser tus amigos.



Aquí encontraremos un gestor de correos directos, similar a los correos electrónicos, en caso de no estar conectado, aparecerá un icono indicando la cantidad de mensajes no leídos.



El último icono, representa las notificaciones, las publicaciones en el muro, las etiquetas en fotos, los comentarios de tus amigos a tus publicaciones.

Encabezados derechos



dándole clic se abrirá nuestra página en Facebook, con nuestras publicaciones, fotos y los comentarios de nuestros amigos.



dándole clic podrás buscar amigos desde su correo o nombre.

  

dándole clic llevara a la página de inicio de Facebook. dándole clic se puede configurar la privacidad de la cuenta. dándole clic aparecen más opciones para configurar las opciones de nuestra cuenta



un menú en el cual podremos configurar nuestra cuenta, privacidad, pedir ayuda y salir de nuestra cuenta.

De lado izquierdo de la ventana se encuentran diferentes opciones.

Al dar clic se dará una pequeña explicación de que consiste o cómo usar Facebook. Al dar clic aparecen las noticias más recientes que han publicado tus amigos. Al dar clic se abren los mensajes privados.

Al dar clic se muestran los eventos o reuniones próximos de la semana o del mes. Al dar clic se muestran las fotos. Al dar clic se pueden buscar a más personas con las cuales se pueda generar un vínculo de amistad. En esta opción se selecciona a los mejores amigos, es decir a los amigos que más frecuentas. Al igual que en la opción anterior se selecciona a familiares.

En estas opciones se agregan notas, enlaces música, juegos, etc.

Se pueden buscar páginas de empresas, celebridades o personas importantes.

En esta sección se puede actualizar el estado de lo que actualmente te está sucediendo, agregar fotos o videos. Para actualizar el estado únicamente se debe escribir en la parte ¿Qué estás pensando? y se puede configurar quien lo puede ver dándole clic a la flecha triangular

con dirección hacia abajo por ultimo presiones publicar; esto sucede de la misma forma con agregar fotos/videos. Aquí podemos buscar personas, lugares y cosas.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

4.4. Acciones y consejos prácticos para un uso eficiente del correo y las redes sociales. Filtros Los filtros en permiten organizar de forma sencilla los correos que llegan a nuestra bandeja de entrada de forma automática. Estos filtros nos permiten de forma automatizada poner etiquetas, archivar mensajes, eliminarlos, reenviarlos automáticamente o señalarlos como importantes, además permiten canalizar o generar reglas para mantener el correo no deseado en la basura. Filtros en Gmail El proceso para crear filtros más sencillo es: 1. El primer paso es colocar la variable a partir de la cual se pretende hacer el filtro. Ejemplo los correos que tengan la palabra “unam”

2. Después se presiona sobre las opciones de búsqueda que aparecen al presionar el triángulo invertido hacia abajo como se muestra en la siguiente imagen.

3. Ahí creamos un filtro a partir de esa búsqueda, se puede personalizar con opciones tales como: 1. Si se deja en el primer recuadro, el filtro corresponderá a la búsqueda de la palabra en cualquier parte del mensaje

2. Si se pone en el segundo recuadro “From” o “Remitente” el filtro sólo corresponderá a los remitentes que tengan la palabra filtrada 3. El tercer recuadro corresponde al Destinatario y aplica bajo el mismo criterio que el punto anterior 4. El cuarto corresponde al nombre o asunto del correo, con el mismo criterio para el filtro 5. En la quinta y sexta posición se puede perfeccionar la búsqueda 6. También se puede filtrar a los archivos que tienen anexos y con un rango de fechas.

4. Por último se crea el filtro y nos aparecen las opciones que se pueden hacer con los mensajes que se encuentren bajo estas condiciones. 1. La opción 1 implica que se archiva inmediatamente, quiere decir que no aparecerá en la bandeja de entrada 2. La segunda opción implica que se marcará como leído automáticamente 3. La tercera opción implica que se agregará una estrella para destacarlo 4. La quinta implica que se le agrega una etiqueta, esto es como si lo archivaramos en un folder con un nombre especial 5. También se puede re-enviar, borrar, mandar a correo basura y marcar como importante. 6. Hay una marcador que también nos ayuda a aplicar el filtro a las conversaciones que coinciden con el criterio del filtro,

al seleccionarlo, automáticamente se aplica el filtro.

5. Por último se crea el filtro. Listo ahora cada correo que llegue con esas consideraciones será organizado de acuerdo a los criterios establecidos. Esto nos ayuda a que nuestra computadora se vuelva en una asistente que analiza, selecciona, archiva en carpetas especiales „etiquetas‟ nuestros expedientes, ya sea para que no hagamos esto diariamente, o para que nos apoye en dar prioridad a los asuntos importantes y después ver los demás correos con calma. Es importante recordar que los filtros comienzan aplicar a partir de su creación, si queremos que se aplique a correos antiguos es importante señalar el recuadro de las conversaciones coincidentes al momento de la creación del filtro.

Para modificar o eliminar filtros existentes

1. Presionar sobre el icono de configuración. seleccionar Configuración del correo.

2. Presionar la pestaña de Filtros. 3. Ubicar el filtro que se desea modificar y editar o suprimir para eliminarlo. 4. Actualiza las opciones deseadas y presionar Actualizar filtro.

Creación de Filtros en Outlook.com 1. En Outlook en vez de filtros son nombradas como categorías y se crean a partir de la pantalla principal de Outlook al momento de seleccionar un correo, por default Outlook los ordena por las categorías preestablecidas y las podemos personalizar conforme vamos recibiendo correos.

2. Para cambiar la categoría, se presiona sobre la sección “Categorías”, y se selecciona o deselecciona las casillas

correspondientes

3. En caso de agregar nuevas categorías se puede hacer a través de la opción que lleva el nombre de “Nueva categoría” y “Administrar categorías”

Bandeja de Entrada, Formas para acomodar los correos Gmail

Gmail, tiene 5 opciones para ordenar los primeros correos que vemos, y así optimizar nuestro tiempo, ayudándonos a identificar lo importante de lo general.

Esta opción es muy sencilla de activarla, sólo nos posicionamos al lado de la carpeta de recibidos, aparece un triángulo de opciones y seleccionamos una de las opciones siguientes: 4. Como normalmente los gestores de correo, los correos más recientes aparecen en la parte de arriba. 5. Importante, aparecen los mensajes con los que más se interactúa hasta arriba 6. No leídos, primero aparecen los mensajes no leídos. 7. Destacados con estrella, los que están marcados aparecen al principio 8. Prioritarios, combina los importantes y no leídos al principio, después los destacados y después todos los demás. Esta función nos ayuda a organizar de forma rápida los mensajes y todo esto lo hace automáticamente la computadora, una verdadera herramienta ofimática.

Outlook.com En Outlook.com, se puede personalizar los siguientes elementos en la pantalla principal del gestor de correo presionando el botón de

configuraciรณn.

1. Color de la barra

2. Panel de lectura a. Desactivado, no aparece la vista previa del mensaje b. A la derecha c. Inferior

3. Más opciones, que nos llevan a otros menús

Firmas de correo en Gmail

Normalmente los correos al final vienen con los datos del remitente y una despedida. De igual forma a muchos de nosotros, principalmente en el ámbito laboral nos gusta esta parte del correo para recordarle a nuestro cliente los datos de contacto donde puede localizarnos. Y a otros les gusta integrar un mensaje, frase o imagen que sea representativo de la compañía o inclusive de la forma de ver la vida de la propia persona, como un sello personal.

Una firma puede contener:    

Nombre del remitente Puesto que ocupa el remitente en la compañía o título profesional Datos de contacto: dirección y teléfono Dirección de correo electrónico o dirección del sitio Web con hipervínculo



Una imagen o logotipo que represente la compañía o la personalidad del remitente. Es recomendable que la firma sea simple y clara, fácil de leer, no llamativa, que no distraiga la atención del mensaje principal del correo. No debe ser larga que ocupe mucho espacio y le quite relevancia al mensaje. Se debe tomar en cuenta a quien se enviará el correo, ya que

implica compartir información personal como teléfonos y datos de contacto. Como crear una firma en Gmail 1. Se selecciona la sección de configuraciones a través del símbolo y, la selección de Configuración.

2. En la sección General, se encuentra la sección de Firma y ahí se personaliza la firma que aparecerá en cada uno de nuestros mensajes.

3. Se guardan los cambios, y listo ya tendremos nuestra nueva firma electrónica. Como crear una firma en Outlook.com

1. Se selecciona el icono de configuración y la opción “Más opciones de configuración de correo”

2. En la sección “Escribir correo electrónico”, seleccionar la opción “Firma y fuente del mensaje”

3. Se crea o edita la firma que deseamos aparezca en cada mensaje y se presiona guardar.

Libreta de direcciones Igual que una libreta de direcciones de un programa de paqueterĂa, el administrador de contactos de Gmail te permite acceder de forma sencilla a los contactos con los que nos comunicamos frecuentemente. En esta secciĂłn es donde se almacenan los contactos del de correo y se pueden personalizar con todos los datos requeridos. Para acceder a los contactos: Dos pasos

Paso1: Clic en Paso 2: Presiona la opciĂłn Contacto

Para crear un nuevo contacto, basta con presionar el botón

Y agregar el nombre deseado, después podemos acceder y personalizar los datos de contacto del contacto recién creado.

Los datos básicos son      

Correo Teléfono Dirección Cumpleaños Website o URL Notas

Además se puede agregar cualquier tipo de campo con el botón

En este menú se puede agregar:

Para organizar los contactos

En el botón más Se presiona y se selección organizar por nombre o por apellido

Como en la mayoría de los programas se pueden importar contactos ya creados en otras plataformas de correos o con un formato de libreta de direcciones.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

Unidad 5. Desarrollando presentaciones de uso común en la empresa Introducción A lo largo de la historia tanto educativa, como laboral, así como la social, siempre han existido las presentaciones de diversas formas, los contenidos organizados que han permitido a oradores y expositores organizar y apoyar la comunicación de sus ideas a un auditorio o foro. Las presentaciones se usan normalmente como soporte o apoyo de la exposición, ya que en ellas se registran las ideas clave, imágenes representativas o modelos (gráficas, esquemas) que sintetizan en pocas palabras el contenido de un tema y nos permiten exponerlo a un foro, así como detallarlo y analizarlo. Desde pequeños cuando comenzamos a hacer exposiciones en los salones de clase, utilizamos diversos instrumentos que nos permiten dar una clase, quien no recuerda los rotafolios o cartulinas para plasmar las ideas clave, diagramas, dibujos, gráficas o modelos con los cuales la explicación de nuestras ideas es más sencilla, más gráfica y que pueda dar al auditorio mayores elementos de análisis y comprensión. Dentro de las herramientas ofimáticas, existe un programa que nos permite hacer presentaciones de forma sencilla y ágil. Un programa que nos permite organizar todos los contenidos de textos, imágenes, videos, sonidos en un archivo. Este programa es el que se utiliza con más frecuencia en los salones de clase y salas de juntas, ya que en estos lugares se deben hacer presentaciones concretas, dirigidas y breves que nos permiten introducir un tema para posterior estudio o presentar un resumen de los hechos para que los presentes puedan analizar el detalle. Además el programa nos permite colocar contenidos que antes no eran posibles como lo son sonidos, animaciones y videos, estos tres últimos de tipo multimedia que involucran al espectador a los contenidos, generando mayor impacto y aprendizaje. Además de conocer el programa conoceremos algunas técnicas para mejorar nuestras exposiciones, ya sea para una conferencia o para la presentación de un producto o servicio en el plano laboral. Es importante concluir comentando que una exposición clara, contundente

y profesional con el apoyo de una presentación adecuada nos permitirá y abrirá muchos caminos en la vida, desde la aceptación a un mejor trabajo, hasta el incrementó de la aceptación de nuestras propuestas con nuestras amistades y familiares.

Propósito Al término de la unidad el estudiante será competente para: Desarrollar presentaciones electrónicas, a partir del conocimiento de sus elementos y características tanto de las formas de presentar como de las herramientas ofimáticas, con el fin de exponer ideas breves, concretas y dirigidas que permitan evaluar o presentar el conocimiento que poseemos acera de un tema a un público.

5.1. Los principales documentos de presentación uso común en la oficina La presentación y sus características

La presentación es una serie de diapositivas que se presentan para comunicar una idea, un concepto; se define por expresar a una audiencia de manera concreta con nuestras ideas y opiniones, y de la misma forma escuchando y atendiendo los cuestionamientos y comentarios del público, ya sea durante o al finalizar la presentación. En el ámbito académico, las presentaciones constituyen un medio a través del cual se evalúan los conocimientos que poseemos sobre un tema y la claridad y precisión con que los presentamos. Para poder reconocer una buena presentación de una mala es necesario conocer sus características, ya que el objetivo final de las mismas es a la audiencia o público de que lo que decimos es cierto, congruente y es importante ya sea aprenderlo por un lado, comprarlo en el ámbito comercial o comulgar con esa idea simplemente. También es importante desarrollar nuestras habilidades de expresión, ya que no basta sólo con contenidos buenos, es necesaria una buena exposición oral de las ideas.

Características sugeridas para presentación 



el contenido

una

buena

6x7x6, una presentación contiene palabras clave, no el texto „textual‟ de un libro, a menos que sea una cita importante, y aun así esta cita se puede leer con el apoyo de una ficha, pero no es sugerido poner textos largos en las presentaciones, ya que cansan y aburren al público, además de distraer, ya que la gente se pierde al momento de leer el texto y escuchar al orador. o Máximo 6 líneas por diapositiva o No más de 7 palabras por línea o Máximo 6 diapositivas por minuto Regla del 3. Aunque los temas en ocasiones son largos y se requiere dividirlo, en la presentación se sugiere sólo dividirlo en tres secciones que permita uno introducir a los presentes al tema con las premisas y conocimientos básicos, en la segunda sección poner las ideas clave, las tesis y el análisis para comentar, ahondar y en caso de ser necesario discutir el tema con el público, para finalmente concluir la presentación. o No más de 3 secciones. Introducción, Discusión, Conclusión Formato o Buen tamaño de letra, recuerda que es para un público que verá la presentación a METROS de distancia.



o Simple y Clara. Mientras más simple mejor, utilizar un lenguaje sencillo y claro que permita exponer las ideas de forma rápida y a la mayor parte del público. o Progresiva y Consistente. Se sugiere que siempre lleve un orden, que lleve de la mano al asistente a la exposición, que lo que se aborde sea parte de un todo, no divagar en varios contenidos, relacionar cada una de las diapositivas o instantáneas en el tema principal, guardando siempre unidad y coherencia. Tipografía. Se sugiere que la tipografía sea fácil de leer y grande, no utilizar letras manuscritas o con muchas curvas que sea complicada la lectura o Sugerencias de tipografía: Arial, Verdana o Sugerencias de tamaño. 18 pts mínimo, para títulos siempre diferenciar con tamaños de letra más grande y con negritas. o

Consejos para una buena presentación Acerca del lugar de la exposición. Para revisar horas o días antes realizar la presentación 1. Identificar si el lugar cuenta con recursos audiovisuales y sus posible limitaciones, de nada sirve dedicar tiempo y esfuerzo a una presentación electrónica, si no se cuenta con una computadora o con un proyector, o con sonido. 2. Tamaño y posición de la sala, el espacio disponible para estimar el número de asistentes, la acústica del lugar, si es necesario un micrófono. 3. Practicar, es importante al menos hacer un ensayo, al menos imaginario, ubicarnos espacialmente en el lugar de la presentación para ganar confianza, algo ya practicado, algo ya hecho en varias ocasiones es más sencillo que llegar a hacerlo por primera vez, recuerda práctica, práctica.

Acerca de la audiencia 1. Ajusta el contenido al lenguaje de la audiencia, no es lo mismo exponer un tema para niños de primeria, que compañeros del bachillerato. Utiliza su mismo lenguaje, su jerga1, para que los mensajes sean más fáciles de transmitir al foro. 2. Debes de ser breve, recuerda que la audiencia no es tan apasionado como tú, no es necesario en entrar en tantos detalles, cuando se entra en muchos detalles el público se abruma y cansa del tema con rapidez. 3. Evita el enfrentamiento público o personal, invita a los críticos a posponer las preguntas al final de la presentación para que todo el público tenga el mismo nivel de información y puedan comprender la discusión, las dudas o comentarios que se agreguen. Así también se aprovecha mejor el tiempo y permite concluir el desarrollo de la presentación. 4. Motiva a la audiencia a hacer preguntas, aun cuando sean retóricas y tú mismo las contestes, esto invita a la participación y la escucha activa lo cual mantiene atentos al público. 5. Se sugiere utilizar el humor con mesura y dependiendo del foro, ya que esto relaja el ambiente y permite tener una comunicación más cordial.

Acerca de los tiempos 1. Lleva un registro del tiempo durante la conferencia, cuando nos apasionamos con un tema muchas veces perdemos la noción del tiempo, ten presente esto, el tiempo no se detiene y debemos ajustarnos a los que nos son estipulados. El buen uso del tiempo es agradecido por los asistentes 2. Puntualidad. Muy importante, habla bien de nosotros desde el principio. Ser puntual y comenzar a la hora pactada es muy importante, ya que muchas veces los presentes se hacen un tiempo para asistir a la presentación. 3. Recuerda tener presente los puntos imprescindibles, para que en caso de que se esté acabando el tiempo, se puedan mencionar de forma rápida. 4. Considerar un tiempo para preguntas y respuestas, o un pequeño debate, se sugiere que se considere siempre un tiempo para discusión, ya que esto permite el enriquecimiento, discusión y mejor generación de conocimiento y reforzamiento de ideas. 1

f. Conjunto de expresiones especiales y particulares de una profesión o clase social: jerga médica, estudiantil. http://www.wordreference.com/definicion/jerga

Tipos de presentaciones A. Informativa Ventajas

Desventajas

Dirigida a un gran público

Retroalimentación limitada

Puede ser dinámica y rápida

Participación limitada

Permite uso de materiales diversos

Conclusiones unilaterales

Aprendizaje rápido de conceptos

No permite discusión

B. Tipo Sermón Ventajas

Desventajas

Puede llevarse poco tiempo

No tiene retroalimentación

Dirigido a un punto específico

Participación unilateral

Puede dirigirse a un gran público

No permite diálogo No permite análisis Puede sentirse como un ataque a la persona

C. Tipo Moralina Ventajas

Desventajas

Fácil de usar

No hay reflexión

Efectiva en la infancia

No hay diálogo ni crítica Puede estar alejada de la realidad

No permite análisis ni conclusiones Depende en gran medida del ejemplo

D. Diálogo Crítico Ventajas

Desventajas

Permite interacción bilateral

Puede llevar mucho tiempo

Fomenta el análisis

No siempre existe aceptación de las conclusiones

Fomenta el desarrollo de habilidades de comunicación

Requiere el uso de habilidades de comunicación

Permite llegar a conclusiones generales

Requiere una audiencia pequeña

E. Tipo Seminario Ventajas

Desventajas

Favorece el desarrollo de conceptos, actitudes y habilidades

La retroalimentación puede ser limitada

Puede tratar una diversidad de temas

Requiere organización y tiempo extensos

Permite el desarrollo de habilidades de comunicación

Requiere disposición de los participantes

Permite la utilización de diversas estrategias y materiales Permite el desarrollo de conclusiones personales

F. Estudio de caso Ventajas

Desventajas

Puede estudiar una gran cantidad de temas

Puede llevar mucho tiempo

Favorece el análisis y la crítica

Requiere mucha participación activa

No siempre hay conclusiones Favorece el desarrollo de opiniones unánimes

Se conecta a la vida real Permite interacción bilateral Promueve el desarrollo de conclusiones propias

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

5.2 Las presentaciones electrónicas como herramienta de trabajo A finales de 1980, la forma de hacer las presentaciones cambio drásticamente la forma de elaborarlas y presentarlas, ya que nació el programa más ampliamente reconocido y hoy por hoy el más popular, millones de presentaciones realizadas al diariamente. El programa es conocido como “PowerPoint”, que literalmente podría significar en español algo así como el poder de los puntos. Antes de que existiera Power Point, lo que hacían los profesores o expositores, eran presentaciones de acetato a mano o algunos en computadora, y antes era rotafolios o cartulinas con los conceptos y las ideas y antes de ello, el pizarrón verde conocido por todos, que está totalmente limitado por un espacio, y se debe borrar lo presentado y comenzar de nuevo.

Desde un inicio PowerPoint desarrollo plantillas prediseñadas, elemento que permitió la rápida aceptación del producto, así como la aceleración en cuanto al tiempo de elaboración de presentaciones. En conjunto con sus múltiples aplicaciones que revisaremos, observaremos como este programa combina una serie de elementos que nos permite hacer una presentación con textos, imágenes, formas, líneas, sonidos y videos. PowerPoint, al ser el programa más utilizado, por ser el que viene dentro de la paquetería de Office, será el que analizaremos.

Área de trabajo. PowerPoint.

Contenido

una

pantalla

básica

Al iniciar PowerPoint se observa una pantalla inicial. Esta pantalla tiene diferentes elementos:

1. La parte central de la ventana es el área de trabajo, donde se redactan los textos y se insertan las imágenes.

2. En la parte superior encontramos como en los demás programas de Office la cinta de opciones, que nos permite acceder a la mayoría de las utilidades, aplicaciones o características del programa.

3. En la parte izquierda encontramos una estructura que se asemeja mucho a un índice, donde viene cada diapositiva en miniatura. Nos permite navegar rápidamente entre cada diapositiva, así como editar su posición.

4. Por último en la parte de abajo se encuentra un cuadro de texto que es para escribir las notas para el expositor, este es un cuadro que sólo ve el expositor y sirve para registrar ideas clave o comentarios que no están escritos directamente en la diapositiva que se proyecta.

Abrir Presentación. Para poder abrir una presentación ya creada se debe ir al Botón de Office y seleccionar la opción Abrir o pulsar la combinación de teclas CTRL + A

En ese momento aparecerán los nombre de las últimas presentaciones abiertas, si dicha presentación se encuentra entre las que aparecen damos clic sobre el nombre de dicha presentación. Si se requiere que algunos de estos archivos aparezcan siempre se debe hacer clic sobre el botón y el archivo quedara fijo en la lista. Vistas Existen distintos tipos de vistas que ofrece PowerPoint, saber manejar las vistas es muy importante ya que permite tener una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las diapositivas, incluso permite reproducir la presentación para ver cómo queda al final.

Vista Normal. Se le nombra vista normal a la que se utiliza para trabajar habitualmente, en esta vista podemos ver, diseĂąar y modificar la diapositiva que sea seleccionada previamente. Para poder ver la diapositiva en esta vista Ăşnicamente debemos dar clic

en Vista y seleccionar la opciĂłn Normal.

De igual manera también se puede pulsar el botón que está situado en la parte derecha de la barra de estado.

En la parte izquierda de la de la pantalla aparece en el área de esquema y en este se puede seleccionar la diapositiva que se quiere visualizar y en la parte derecha aparecerá la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área de notas y en ella se introducen las aclaraciones para el orador sobre la diapositiva. Esta es una de las vistas que suele utilizarse más ya que en ella se puede insertar el texto de las diapositivas, así como cambiarle color, diseño y es la que más se aproxima al tamaño real de la diapositiva. Vista Clasificador de diapositivas. Para ver las diapositivas en vista de clasificador se debe hacer clic en la pestaña Vista y seleccionar la opción Clasificador de diapositivas.

Igualmente podrás darle clic en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda de la ventana. Dicho tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas conforme al orden de aparición, este orden aparece junto con cada diapositiva.

Con esta vista podremos tener una visión más global de la presentación, esta nos permite localizar una diapositiva con mayor rapidez suele ser muy útil para mover, copiar o eliminar diapositivas, o simplemente para organizar las diapositivas.

Página de notas.

Esta vista permite tener en la pantalla una vista más amplia de las notas con respecto a cada diapositiva. Sirve para escribir de forma más libre las notas.

Vista lectura o Presentación de diapositivas

Esta vista nos permite ver la presentación tal cual como se proyectará en la sala de exposiciones o aula de clases. Esta vista se utiliza al momento de revisar el material o ensayar la presentación. Para poder acceder también de forma rápida a estas vistas, en la parte inferior de la ventaja de PowerPoint se encuentran los cuatro botones. En ello no es necesario navegar a través de la cinta de opciones, con sólo presionarlos se accede a cada una de las vistas comentadas.

Vista normal = Clasificador de dispositivas = Vista de lectura = Presentación con diapositivas =

Insertar diapositivas. Para insertar una diapositiva se aconseja que se tenga una Vista normal de la presentación, se seleccionara la pestaña diapositiva del área de esquema, esta suele ser la forma más fácil observar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación.

Existen dos formas para añadir una diapositiva: 1. Se da clic en el botón Nueva diapositiva, este se encuentra en la pestaña de inicio en esta opción si damos clic en la fecha que se encuentra se podrá elegir el diseño de diapositiva que se

requiere.

2. Simplemente se seleccionada.

da Ctrl +

M para duplicar la diapositiva

Ya realizados estos pasos se podrรก observar que en el รกrea de esquema aparecerรก una nueva diapositiva.

Insertar textos. En las diapositivas se pueden insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de textos, es decir, se puede modificar el tamaño, la letra, color, forma, etc. Antes de insertar un texto en cada diapositiva se debe seleccionar un diseño de acuerdo al contenido que se vaya a introducir. Ya seleccionado el diseño de la diapositiva se debe hacer clic en el recuadro de la diapositiva en la cual se quiere instalar el texto, automáticamente el texto que aparecía en dicho recuadro desaparecerá.

Cuando se haya terminado de instalar el texto se da clic en otra parte de la diapositiva o simplemente pulsando ESC dos veces.

Texto nuevo. Suele ser posible que con los textos de esquema que están incorporados en las plantillas de PowerPoint no sean suficientes y se tendrá que insertar un cuadro o varios cuadros de texto. Para añadir dichos cuadros se dará clic únicamente en el botón de

cuadro de texto que se encuentra en la pestaña insertar.

Se podrá observar como el cursor tomara otra forma, se dará clic en donde se quiera colocar el cuadro de texto en la diapositiva este clic se dará con el botón del mouse, manteniéndolo pulsado arrastrarlo para definir el tamaño del cuadro de texto y se soltara cuando se tenga el tamaño deseado. Dentro de este cuadro se tendrá el punto de inserción que indicara que puedes empezar a escribir.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

5.3 Manejo y utilidad de plantillas Como en el caso de Word y de Excel, en PowerPoint también encontramos plantillas, que nos permiten desarrollar nuestras presentaciones de forma rápida, simple y fácil.

Una plantilla en PowerPoint representa modelo de una o varias diapositivas, estas pueden contener diseños especiales diferenciados por diferentes: colores, líneas, secciones, temas, fuentes, estilos de fondo y de contenidos o campos para llevar contenidos. Como en los demás programas, también podemos crear nuestras propias plantilla para usarlas muchas veces o simplemente compartirlas. Además en el caso de Office su portal de internet tiene un abanico de posibilidades donde se encuentran muchas diapositivas gratuitas que se pueden utilizar para los diferentes tipos de presentaciones.

Algunos ejemplos de plantillas de PowerPoint son: Agendas

Diplomas

Presupuestos

Tarjetas presentación

Diapositivas contenido

Folletos

de Contratos

de Calendarios Bases de datos

Diapositivas de diseño

Diagramas

Sobres

Informes de gastos

Hojas de fax

Prospectos

Formularios

Vales de regalo

Tarjetas de felicitación

Inventarios

Invitaciones

Facturas

Rótulos

Cartas

Listas

Memorandos

Minutas

Boletines

Planes

Programadores

Postales

Órdenes de compra

Recibos

Informes

Currículos

Programaciones

Facturas

Diseño de fondo

Horarios

La mayoría de las plantillas en PowerPoint se compone de: 1. Contenido específico del tema 2. Formatos de fondo, como imágenes, texturas, color de relleno degradado o sólido, y transparencia. 3. Color, fuentes, efectos (3D, líneas, rellenos, sombras, etc.) y elementos de diseño de tema (como los efectos de color y el degradado). 4. Texto en los marcadores de posición que solicitan información específica.

Ejemplo de los elementos de una plantilla en PowerPoint

En este ejemplo de Plan de Marketing podemos observar: 1. Contenido específico del tema. Cada diapositiva viene con textos que describen lo que se debe escribir en cada instantánea.

a. Ejemplo Portada

b. Ejemplo Resumen del mercado

c. Posicionamiento. Que es y como describirlo

2. El formato del fondo aunque sencillo podemos observar como viene pre-diseñada la plantilla, con una línea naranja y una azul que divide el título de los contenidos 3. Las fuentes podemos ver que las viñetas son especiales o diferentes a las tradicionales en cuanto a colores y la forma que tienen. 4. Por último reiterando, en cada cuadro de texto, aparece una definición de lo que se debe colocar en cada una de las cajas.

Tipos de plantillas que podemos encontrar en PowerPoint

Plantillas de Ejemplo. Son plantillas básicas que nos permiten iniciar el viaje por las plantillas, ya que son muy amigables, vistosas, aunque

no son específicas de un tema en especial. En caso de tener una versión de PowerPoint2010 inclusive existen plantillas que nos muestras las mejoras del programa en una presentación.

Temas. Estos no son plantillas como tales, pero son fondos con colores y letras prediseñadas que nos permiten comenzar a trabajar sobre un estilo ya prediseñado.

Plantillas de Office.com. Estas plantillas estĂĄn divididas en secciones y nos permiten ahondar en un tema en particular, como por ejemplo un calendario o un informe o diagramas. Son muy Ăştiles y es altamente recomendable que naveguemos de vez en cuando para conocer las nuevas plantillas, asĂ como ver las posibilidades que tenemos para hacer nuevas y mejores plantillas.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)

5.4 Acciones y Tips Prácticos para un uso eficiente de la herramienta Crear tablas. Para crear una tabla en las diapositivas de una presentación únicamente se deben seguir los siguientes pasos: 

Primero se desplegara el menú tabla que se encuentra en la



pestaña insertar. Si se hace a través de la opción Insertar tabla aparecerá una ventana, en ella se podrá indicar el número de columnas y filas



que se requiere. Ya terminado el tamaño de la tabla y el numero de columnas que tendrá se dará clic en aceptar, instantáneamente aparece la tabla en la diapositiva con una nueva barra de herramientas, esta nos

permite personalizar dicha tabla creada.

Otra opción para crear una tabla es desplegar el menú y establecer su estructura utilizando la rejilla. Los cuadros naranjas establecen el tamaño de la tabla que aparece indicando en la cabecera del listado, así como en la siguiente imagen.

Para insertar texto en la tabla creada se debe se debe situar en el recuadro donde se desea escribir, el cursor se convertirรก automรกticamente en inserciรณn y se podrรก empezar a escribir.

Si se desea cambiar de celda se puede hacer con las flechar o con la tecla de Tabulador.

Eliminar una tabla, fila o columna. Si se desea eliminar una tabla se debe hacer clic sobre uno de los borde de la tabla se selecciona y se da clic en la tecla Supr.

Si se desea eliminar una fila se debe situar en alguna de las celdas de dicha fila y en la pestaña Presentación se selecciona la opción Eliminar filas.

Si se desea eliminar una columna se debe situar en una de las celdas que pertenezca a dicha columna y en la pestaña Presentación se selecciona la opción eliminar columnas. Si se quiere eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo se tienen que seleccionar varias celdas utilizando la tecla SHIFT y después elegir Eliminar filas o eliminar columnas. Insertar filas o columnas. Para insertar una nueva fila se debe saber que altura de la tabla se quiere instalar, después se sitúa en alguna celda de la fila mas próxima al lugar donde se quiere insertar la nueva fila, después se utilizaran las opciones insertar filas en la parte inferior o insertar filas en la parte superior

Para insertar una nueva columna el proceso suele ser muy similar. Se debe situar en a columna mas cercana al lugar donde se quiera insertar la nueva columna, después se selecciona la opción de la pestaña Presentación después insertar columnas a la izquierda o insertar columnas a la derecha según se necesite.

Las tablas normalmente se utilizan para realizar comparativos, agrupar o clasificar contenidos, esto nos permite por ejemplo hacer una rápida comparación de elementos, algunos ejemplos de ellos se muestran ahora.

Tablas comparativas. En esta tabla podemos ver los indicadores de las afores donde estรกn ordenadas de la que da mayor rendimiento a la menor. En la primera (afores) se utiliza sรณlo un valor y en la segunda (coches) se van agregando mรกs valores pero sรณlo de tres grupos.

Marca

Seat

Suzuki

Volkswagen

Modelo

Ibiza

Swift

Gol

Año

2013

Versión

3 Pts. HB FR, 1.4T. DSG 7, a/ac., VE, QC, bixenón, LEDs, pintura customizada , asistente para pendientes y presión de llantas, RA17

5 Pts. HB GLS, 1.4 lt. 100 HP, TA 4, a/ac., VE, mp3, f. antiniebla, RA-16

4 Pts. Sedán, GL, TM 5, a/ac., VE (cambio de línea)

Precio Lista

$312,900.00

$215,800.0 0

$174,200.0 0

Tabla de características. Son tablas que se utilizan para enumerar las características de uno o varios productos. Planetas

Merc Ven La Mart Júpit Satur Uran Nept urio us Tierr e er no o uno a

diámetro (La Tierra=1)

0.382

0.94 9

0.53 11.2 4.00 3.88 9.44 2 09 7 3

diámetro (Kilómetro) 4.878

12.1 12.7 6.78 142. 120. 51.1 49.5 04 56 7 800 000 18 28

masa(La Tierra=1)

0.81 5

0.10 318 7

distancia excéntrica desde el Sol(UA)

0.39 0.72

1.52 5.20 9.54

período orbital(añosde la Tierra)

0.24 0.62

1.88

excentricidad orbital

0.055

19.1 30.0 8 6

11.8 29.4 84.0 164. 6 6 1 8

0.205 0.00 0.01 0.09 0.04 0.05 0.04 0.00 6 68 67 34 83 60 61 97

velocidad orbital 35.0 29.7 24.1 13.0 excéntrica(Kilómetros 47.89 9.64 6.81 5.43 3 9 3 6 /segundos) período de rotación(endíasTerres 58.65 243 tres) * inclinación del eje(grados) temperatura estimada de la superficie(C)

0.0

1.03 0.41 0.44 0.72 0.72 *

177. 23.4 23.9 26.7 97.9 3.08 28.8 4 5 8 3 2

-180 -89 -82 to 465 to -150 -170 -200 -210 to 0 430 58

gravedad en el 0.38 Ecuador(La Tierra=1)

0.9

0.38 2.64 0.93 0.89 1.12

velocidad de 4.25 10.3 11.1 5.02 59.5 35.4 21.2 23.7 escape(kilómetros/se

gundo)

densidad estimada (agua=1)

5.43 5.25 5.52 3.93 1.33 0.71 1.24 1.67

composición atmosférica

ningu N2+ H2+ H2+ H2+ H2+ CO2 CO2 na O2 He He He He

número de Lunas

¿anillos?

Su uso aporta

El exceso produce

Color

Significado

BLAN CO

Pureza, inocencia, Purifica la mente a los más optimismo altos niveles

LAVA NDA

Equilibrio

Ayuda a la curación espiritual

Cansado y desorienrtado

PLAT A

Paz, tenacidad

Quita dolencias y enfermedades

---

GRIS

Estabilidad

Inspira la creatividad Simboliza el éxito

---

AMAR Inteligencia, Ayuda a la estimulación ILLO alentador, tibieza, mental precaución, Aclara una mente confusa innovación

ORO

Fortaleza

Fortalece el cuerpo y el

---

Produce agotamiento Genera demasiada actividad mental Demasiado

NARA Energía NJA

espíritu

fuerte para muchas personas

Tiene un agradable efecto de tibieza Aumenta la inmunidad y la potencia

Aumenta la ansiedad

ROJO

Energía, vitalidad, poder, fuerza, apasionamiento, valor, agresividad, impulsivo

Usado para intensificar el metabolismo del cuerpo con efervescencia y apapasionamiento Ayuda a siperar la depresión

Ansiedad de aumentos, agitación, tensión

PÚRP URA

Serenidad

Útil para problemas mentales y nerviosos

Pensamientos negativos

AZUL

Verdad, serenidad, armonía, fidelidad, sinceridad, responsabilidad

Tranquiliza la mente Disipa temores

Depresión, aflicción, pesadumbre

AÑIL

Verdad

Ayuda a despejar el camino Dolor de a la consciencia del yo cabeza espiritual

VERD Ecuanimidad inexperta, E acaudalado, celos, moderado, equilibrado, tradicional

Útil para el agotamiento nervioso Equilibra emociones Revitaliza el espíritu Estimula a sentir compasión

NEGR Silencio,

Paz. Silencio

Crea energía negativa

elegancia, poder

Gráficos Prediseñados – Ejemplo: Organigramas

Existen varios gráficos ya prediseñados que nos ayudan a elaborar rápidamente:

TIPO

SE UTILIZA PARA

Lista

Enumerar información no secuencial, agrupando información

Proceso

Describir de forma resumida un proceso o escala de tiempo.

Ciclo

Mostrar un proceso continuo de fases, tareas o eventos

Jerarquía

Mostrar información jerárquica de las relaciones de una organización

Relación

Ilustrar grupos de información, relaciones o conexiones entre dos ideas.

Matriz

Mostrar cómo las partes se relacionan con un todo.

Pirámide

Mostrar relaciones proporcionales con el mayor componente en la parte superior o inferior.

Tipos de Gráficos SmartArt

Definición organigrama. El organigrama es un conjunto de cuadros y líneas que representan la estructura organizacional de una organización, en la que se esquematiza las posiciones de autoridad, responsabilidades, personal a cargo. Su función primordial es la de informar a los integrantes de la organización como está compuesta la organización, con quien están vinculados y con quien pueden conducirse de acuerdo a sus funciones y actividades. Normalmente en los organigramas en la parte superior se encuentran los niveles jerárquicos más altos, es decir los directores, después los gerentes, los coordinadores. El organigrama está compuesto de puestos, no de personas. Crear un organigrama. Para crear un Organigrama se debe seleccionar de la pestaña insertar

la opción SmartArt.

Aparecerá una ventana como la siguiente, esta tendrá los tipos de diagramas que ofrece PowerPoint, se deben elegir un organigrama de jerarquía.

Se selecciona el tipo de diagrama que se desea y se da clic en aceptar.

Ya insertado el organigrama aparecerĂĄn las nuevas pestaĂąas de organigramas diseĂąo y formato: Con esta barra se podrĂĄn controlar las operaciones que se pueden realizar.

Agregar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama.

En Diseño se podrá controlar la mayoría de aspectos relacionados con los niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarán en función del tipo de diagrama que utilicemos. Utiliza el desplegable Diseños para cambiar el organigrama y seleccionar uno de la misma familia, en este caso muestra todos los organigramas pertenecientes a la categoría Jerarquía. En el desplegable Estilos encontrarás diferentes estilos para aplicar a tu diagrama.

Ejemplos de organigramas

Añadir texto en cuadros de un diagrama. Para añadir texto en los cuadros de algún tipo de diagrama que incorpora PowerPoint, como puede ser un organigrama, únicamente se tiene que hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del

diagrama en el que se desea insertar texto y se verá como aparece el cursor para que insertes el texto.

Dibujar una forma. Para poder dibujar una forma en la presentación, se debe elegir el tipo

de forma, desplegando el botón Formas

que se encuentra en la

pestaña de inicio en la pestaña insertar

La selección líneas, permite dibujar líneas rectas, curvas, flechas. Dichas líneas pueden ser conectores. Si se acerca un conector a otra forma, aparecen unos puntos rojos. Uniendo el conector, este permanece unido aunque se desplace la forma.

En líneas también se dispone de las herramientas de dibujo forma libre y mano alzada. La última sección corresponde a los Botones de acción. Al insertar una de estas formas, se podrá elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botón vaya a una determinada diapositiva, o ejecute un programa. El resto de formas son formas prediseñadas, que aunque en un principio se insertan del mismo modo, al modificarlas se verá que algunas pueden tener propiedades diferentes. Una vez seleccionada una forma, se da clic sobre ella. Después, clic sobre la parte del documento donde se requiera que comience, y se arrastra sin soltar el botón hasta donde se desee que acabe.

No todas las formas se comportan así. Algunas, como las líneas, pueden crear una curva a cada clic, o que cada clic cree un vértice. Para finalizar el dibujo, habrá que hacer doble clic.

Animaciones y transiciones. Animar textos y objetos. Para animar un texto u objeto lo primero que se debe hacer es seleccionarlo, a continuación ir a la pestaña Animaciones y Personalizar animación. Después

aparecerá

panel

Personalizar

animación.

En este panel aparece el botón desplegable Agregar efecto en la cual se seleccionara el tipo de efecto que se requiera aplicar, incluso se puede elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento. Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos aplicado a algún texto. En la lista desplegable Inicios se puede seleccionar cuándo se quiera que se aplique la animación.

Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del mismo. La Velocidad suele ser una característica común por lo que se puede controlarla en casi todas las animaciones que se aplican a un objeto. La lista que aparece debajo de la velocidad muestra las distintas animaciones que se han aplicado a los objetos de la diapositiva, como se podrá comprobar estas aparecen en orden. El botón Reproducir muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que se han aplicado.

Agregar transiciones entre diapositivas Las transiciones son efectos o animaciones que se reproducen al momento de proyectar la presentación, cuando se pasa de una diapositiva a otra. Se pueden controlar dos efectos, el tiempo con el cual cambia la diapositiva y el efecto o el movimiento con el cual sale la diapositiva actual y el movimiento con el cual entra la siguiente diapositiva. Algunos de los efectos de transición son:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Sin transición Persianas horizontales Persiana verticales Recuadro entrante Recuadro saliente Cuadros bicolores hacia el lado Cuadros bicolores hacia abajo Barrido horizontal Barrido vertical

Para ver más efectos se presionan las fechas del scroll. (en la imagen Más) Agregar transiciones es muy sencillo en un solo paso se puede hacer. En el menú de transiciones se elige un efecto y listo, se ha agregado un efecto para que entre la diapositiva después de dar un clic.

Actividad de aprendizaje (se desarrolla en plataforma)