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Gestione della mobilità Professione travel manager Teodoro Marolo
a 360 gradi
Teodoro Marolo mette a frutto la sua vasta esperienza nel settore dei viaggi d’affari occupandosi per il Gruppo PAM di tutti gli aspetti connessi agli spostamenti: dalle trasferte dei dipendenti, alle flotte auto, fino agli eventi. Gli abbiamo chiesto di illustrarci le sue attività e sfide professionali di Arianna De Nittis
«Cerco di essere sempre al corrente di come si evolve il mondo del business travel, in modo da cogliere le occasioni offerte dal mercato e metterle al servizio degli obiettivi di saving dell’azienda».
iaggi d’affari, ma non solo: anche flotte auto ed eventi. Teodoro Marolo, Facility & General Services Manager del Gruppo PAM, è responsabile della mobilità della sua azienda a 360 gradi: oltre ad essere a capo dell’ufficio viaggi interno, infatti, si occupa del parco auto, composto da 280 veicoli, e segue l’organizzazione degli eventi. Gli abbiamo chiesto di raccontarci come sono gestite le trasferte nel Gruppo, i suoi successi e i suoi obiettivi per il futuro. Come viene gestito il travel all’interno del Gruppo PAM? «Nel Gruppo PAM la gestione dei viaggi è centralizzata. I dipendenti ottengono l’autorizzazione dal loro diretto responsabile tramite il tool Golden Ring della società informatica Tesisquare. Successivamente richiedono la prenotazione di hotel, voli aerei, treni e auto a noleggio all’ufficio viaggi interno, gestito da me con il supporto di due collaboratori. Per le prenotazioni utilizziamo un online booking tool messo a disposizione dalla nostra agenzia di viaggi, Cisalpina Tours. Selezionia-
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Il Gruppo PAM Fondato nel 1958, il Gruppo PAM ha un fatturato di 2,40 miliardi di euro, 9500 collaboratori e un patrimonio immobiliare di 681.000 metri quadrati. Ad oggi, inoltre, conta 684 punti vendita con i marchi PAM Panorama (supermercati e ipermercati), PAM Local (supermercati di prossimità), iN’s Mercato (discount) e PAM Franchising (Gdo e franchising). 30
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mo i servizi di viaggio più adatti e li sottoponiamo ai dipendenti perché ci indichino l’opzione che preferiscono. Infine, ultimiamo la prenotazione, sempre sull’online booking tool. I nostri dipendenti viaggiano prevalentemente in treno, alla volta prevalentemente di Roma e del Piemonte: quindi abbiamo stipulato un accordo con Trenitalia che ci consente di dotare i nostri viaggiatori di voucher. Sul fronte alberghiero, invece, di recente ho siglato un accordo con il portale HRS, con due obiettivi: ottimizzare le spese alberghiere e semplificare le procedure contabili a seguito della recente introduzione della fatturazione elettronica. HRS, infatti, ci invia un’unica fattura mensile. «In sintesi, ci avvaliamo dell’agenzia solo per l’emissione della bi-
glietteria aerea. Tutte le altre attività, inclusa la stipula di accordi con i fornitori, sono condotte direttamente da me con il supporto dell’ufficio viaggi». A quanto ammontano le vostre spese di viaggio, e qual è il trend degli ultimi tre anni? «Le nostre spese di viaggio ammontano a circa 1 milione di euro. Negli ultimi tre anni abbiamo registrato una costante crescita dei volumi, di pari passo con le nuove aperture del Gruppo, soprattutto dei punti vendita a marchio PAM Local». Quali caratteristiche ha la vostra travel policy? «Questo documento, che ho contribuito a stilare insieme con il nostro ufficio di Internal Auditing, prevede la prenotazione di hotel a 3 stelle e fissa dei massimali di spesa. An-
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Professione travel manager Teodoro Marolo
che per i viaggi in treno, inoltre, chiediamo di norma l’utilizzo della seconda classe. In più, consigliamo ai dipendenti di anticipare il più possibile le richieste per poter usufruire di tariffe più convenienti». Come vengono pagate le spese? «Tutte le prenotazioni sono pagate centralmente dal nostro ufficio viaggi o dall’agenzia partner».
Come ritiene si sia evoluto, in generale, il ruolo del travel manager nel nostro Paese? «Mi pare che rispetto al passato la figura del travel manager abbia acquisito una crescente importanza perché, ormai, gestisce a 360 gradi ogni aspetto della trasferta e deve avere numerose competenze: si occupa di ottimizzare i costi nego-
ziando tariffe vantaggiose, ma anche di pianificare il viaggio in ogni dettaglio, garantendo la soddisfazione del viaggiatore. E spesso ha in carico anche la sicurezza dei dipendenti», Quali ritiene siano i suoi maggiori successi come travel manager? «Cerco di essere sempre al corrente di come si evolve il mondo del business travel, in modo da cogliere le occasioni offerte dal mercato e metterle al servizio degli obiettivi di saving dell’azienda. In quest’ottica, negli ultimi anni, ho ottenuto che venisse implementato un online booking tool e, più di recente, il portale HRS, che attualmente è in fase di test: novità che snelliscono i tempi e consentono un risparmio di costi». Infine, quali sono i suoi obiettivi futuri? «Il focus della mia attività nei prossimi mesi saranno i dati: intendo approfondire l’analisi delle spese di viaggio del Gruppo per evidenziare eventuali ulteriori opportunità di risparmio». l
«Negli ultimi tre anni abbiamo registrato una costante crescita dei volumi, di pari passo con le nuove aperture del Gruppo, soprattutto dei punti vendita a marchio PAM Local».
Chi è Teodoro Marolo Brindisino, Teodoro Marolo ha cominciato la sua attività professionale negli anni Ottanta presso il gruppo chimico Fertimont, ricoprendo svariati incarichi e acquisendo competenze informatiche, nella gestione dei costi e del personale. Successivamente ha cominciato a operare nell’ambito dei Servizi Generali presso Enichem, passando poi, nel 1995, in Ineos Vinyls Italia. Qui, in qualità di Facility & General Services Manager, ha realizzato il progetto di implementazione dei Servizi Generali, che prima del suo ingresso erano gestiti da terzi, e si è occupato di importanti progetti relativi al parco auto, ai viaggi aziendali e alla relocation dei manager stranieri distaccati in Italia. Dal 2008 è Facility & General Services Manager del Gruppo PAM, azienda italiana leader nella grande distribuzione, con la responsabilità di sviluppare e gestire i contratti di appalto dei servizi del Gruppo (valutazione dei fornitori, trattativa economica, monitoraggio della soddisfazione del cliente interno). Tra le sue mansioni spiccano la negoziazione e gestione di viaggi aziendali, meeting ed eventi, nonché quella del parco auto aziendale, delle fuel cards e dei veicoli in noleggio a breve termine.
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Anche da business traveller Professione viaggiatrice Francesca Benati
serve un piano
Ecco quello di Francesca Benati, tra molte albe viste dall’aereo e tailleur hi-tech. Più una conferma: per viaggiare così tanto, ed essere efficaci durante i meeting, ci vuole davvero un “fisico bestiale” di Paola Baldacci
«Sono arrivata a metà anno con un giro di boa impegnativo e i viaggi, prendendo anche sei aerei alla settimana, hanno fatto il loro effetto, ma mi piace questa vita e le mie esperienze precedenti mi hanno preparata». el 2018 ha trascorso 18 giorni in ufficio e il resto dell’anno in viaggio. Roma, Berlino, Parigi, tanta Spagna, Emirati Arabi: da quando è senior vice president online Western Europe ed Emea, oltre ad avere mantenuto la direzione di Amadeus Italia, Francesca Benati trascorre più tempo in trasferta che alla scrivania. Ma forse il desk non fa per lei: sportiva, dinamica, una donna decisa, con gli occhi che brillano di iniziativa. Due figli tra la maturità e la terza
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media, un marito, genitori da accudire: «Sono arrivata a metà anno con un giro di boa impegnativo e i viaggi, prendendo anche sei aerei alla settimana, hanno fatto il loro effetto, ma mi piace questa vita e le mie esperienze precedenti mi hanno preparata», spiega a Mission, per cui ha accettato di slancio l’intervista della rubrica “Professione viaggiatrice”. La intervistiamo mentre sta per partire per Dubai: 45 gradi fuori e 15 scarsi in albergo. Per essere business traveller ci vuole il famige-
rato “fisico bestiale”? «Il guaio è che non c’è la routine del commuter, ogni settimana cambia l’itinerario e non è possibile standardizzare», esordisce. In realtà uno standard, almeno di valigia (trolley leggero, regalo di Welcome Travel Group, azzurro/turchese, ndr), se lo è dato. Per essere sempre pronta, comoda ma elegante per le riunioni di lavoro, così come per le cene B-leisure; e per non perdere l’allenamento, i fuseaux, una T-shirt e le sneakers da jogging non devono mancare. «Ho scoperto una linea di
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Professione viaggiatrice Francesca Benati
abiti realizzata in un tessuto tecnico che non si stira – spiega –: scelgo colori basici, come il bianco e il nero, in genere tailleur a pantalone ampi, multitask. Da indossare d’estate con una camicia bianca e d’inverno con un dolcevita e la giacca di pelle. Ecco, io che adoravo i tacchi, ho dovuto rinunciare, a malincuore». Un mocassino e una scarpa bassa con un tacco largo sono meglio sopportabili per una donna che alle 4 del mattino è in taxi verso l’aeroporto e a mezzanotte infila la chiave nella porta di casa. Infatti, il regalo che si concede è la trasferta in giornata. È dura, ma anche l’unica maniera di godersi la famiglia. Travel policy tra hotel e aerei La travel policy di Amadeus prevede voli low cost in Europa e full economy sui voli intercontinentali per i meeting aziendali. «In caso di visita ai clienti possiamo prenotare la business class, ma ci autoregolamentiamo e quando si tratta di un volo diurno optiamo per la classe economica», argomenta. Gli hotel previsti sono a 4-5 stelle, per Francesca senza moquette e con le finestre che si aprano. Due in Spagna sono i suoi preferiti: a Madrid, l’Hotel Puerta America dove ogni piano è disegnato da un’archistar, a Barcellona l’Indigo del gruppo IHG che con questo brand va a scoprire quartieri caratteristici. «Due accomodation molto differenti – continua Benati –: dell’albergo madrileno amo il piano di Zaha Hadid (il primo), tutto bianco e dalle linee fluide, del piccolo Indigo apprezzo la gentilezza, la colazione, i dettagli di design». Piccoli lussi Trascorrendo 3-4 giorni alla settimana in viaggio, per il 40% su rotte di lungo raggio, quali sono i piccoli lussi che una viaggiatrice business si concede? Il cibo che condiziona anche la scelta della linea aerea, ad esempio. «Con le compagnie aeree
del Golfo il servizio è sempre al top, ma alcune europee si distinguono nei menu e nella carta dei vini. Al contrario delle aerolinee nordeuropee che fanno notare subito la differenza sul food. Sottolineo Iberia che ha un prodotto molto buono». Un altro piccolo lusso è il transfer con conducente. «La comodità di essere accompagnati è preziosa – aggiunge la manager –: infatti, rientro spesso di notte e parto di mattina all’alba. A conti fatti, un’auto con il driver costa quanto un taxi e almeno ti aspetta». B-leisure e social media, sì o no? Quando possibile, Francesca allunga di un paio di giorni per visitare
le destinazioni che non conosce. In Sudafrica ha nuotato con gli squali e percorso una delle strade dei vini. Presto andrà a Singapore, le consigliamo i giardini botanici. Condivide le esperienze sui social media? «Solo a gruppi ristretti e mai decantando le condizioni di privilegio come una business class – conclude –. Sono certa che gli amici apprezzano conoscere quello che sto vivendo, ma so anche quanto le interpretazioni possano essere differenti. Mi sforzo di ricordare sempre che è Francesca Benati che parla e i clienti di Amadeus sono aziende della travel industry. Penso anche che i social network siano il luogo dove condividere e mai dove esprimere le critiche».
«In caso di visita ai clienti possiamo prenotare la business class, ma ci autoregolamentiamo e quando si tratta di un volo diurno optiamo per la classe economica».
Chi è Francesca Benati Il suo job title è senior vice president online Western Europe, Middle East and Africa & Managing Director Italy at Amadeus. Inizia nel 1988 in campo pubblicitario, dove rimane 10 anni. Passa ai fast moving consumer goods (in acronimo FMCG), beni di consumo per il mercato di massa, dunque lavora per multinazionali come Coca-Cola, Kellogg’s e The Lego Group. Prima di approdare in Amadeus Italia, società IT tra le 10 principali aziende di software del mondo secondo Forbes nel 2018, è alla guida di due importanti realtà del travel online come Lastminute.com ed Expedia. Nel 2010 è stata in Bluvacanze e Cisalpina Group. Dal 2009 è nel Cda di Netcomm, che rappresenta le aziende dell’e-commerce, come consigliere con delega per il settore Travel.
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Professione event manager Luca Corsi, Vorwerk Italia
Uno sguardo
al futuro, con passione Mantenersi sempre al passo con i tempi per riuscire a coinvolgere anche le nuove generazioni e dedicarsi al suo lavoro con entusiasmo e competenza. Questi gli obiettivi di Luca Corsi, veterano del Mice e Sponsorship & Events Manager della divisione Folletto di Vorwerk Italia di Arianna De Nittis
Un budget elevato Il budget che Vorwerk destina agli eventi si aggira tra i 3,5 e i 5 milioni di euro.
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i definisce «un architetto prestato al mondo degli eventi». E infatti, dopo la laurea, Luca Corsi questo mestiere lo ha imparato sul campo nel corso dei suoi 27 anni di “militanza” in Vorwerk Italia. «In qualità di Sponsorship & Events Manager della divisione Folletto» ci racconta il manager «mi occupo di tutti gli eventi rivolti ai nostri dipendenti, un compito per il quale sono coadiuvato da due risorse interne». Le sue parole d’ordine? Sono entusiasmo e passione. Che tipo di eventi organizza per la sua azienda? «Sono di diverse tipologie, dalle convention nazionali per circa 600 partecipanti fino a manifestazioni che coinvolgono tutta la nostra forza vendite in occasione di lanci di prodotto. A questi incontri si ag-
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giungono le attività di incentive, diverse a seconda della tipologia di clienti interni a cui si rivolgono. Ad esempio, per i manager di vendita proponiamo un evento annuale in una meta intercontinentale. Invece per l’intera forza vendite dedichiamo viaggi di una settimana nell’area mediterranea, in collaborazione con alcuni tour operator di fiducia. Gestiamo, infine, altre tipologie di incentive della durata di un
weekend per capi gruppo e agenti. E non è finita, perché oltre a gestire queste attività mi occupo di meeting e team building per gruppi ristretti di venditori». Vi affidate a un’agenzia? «Ci appoggiamo a un partner esterno solo per gli eventi dai grandissimi numeri: ad esempio quello rivolto a tutta la forza vendite che movimenta ogni anno ben 1600 partecipanti. Tutto il resto – tranne le atti-
“QUELLA DELL’EVENT MANAGER È UNA PROFESSIONALITÀ SPECIFICA, CHE RICHIEDE UN BAGAGLIO DI COMPETENZE CHE È DIFFICILE IMPROVVISARE”
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Professione event manager Luca Corsi, Vorwerk Italia
Chi è Luca Corsi Luca Corsi, 55 anni, architetto, è lo Sponsorship & Events Manager della divisione Folletto di Vorwerk Italia con sede a Milano. Corsi gestisce tutto ciò che riguarda le relazioni pubbliche, la comunicazione interna ed esterna, le campagne pubblicitarie, le sponsorizzazioni e l’ideazione e progettazione degli eventi aziendali. Cura ogni anno la “Convention Nazionale della Vendita”, la grande convention spettacolare in cui si premiano i migliori agenti di vendita d’Italia, i lanci di prodotto, i viaggi incentive e gli eventi collegati alla vita aziendale.
vità di comunicazione - è gestito internamente. Io e i miei collaboratori ci occupiamo delle prenotazioni di voli, hotel e altri servizi». A quanto ammonta il budget annuale destinato dalla sua azienda al Mice? Qual è il vostro trend di spesa dell’ultimo triennio? «Il budget che Vorwerk destina agli eventi si aggira tra i 3,5 e i 5 milio-
ni di euro. Negli ultimi tre anni abbiamo registrato un trend stabile, anche se rispetto al passato l’azienda ha senz’altro ridimensionato leggermente gli investimenti in questo comparto». Stipulate accordi con i fornitori di servizi di viaggio? «Sì, anche se rispetto al business travel l’assenza di mete abituali (le destinazioni dei nostri viaggi incentive cambiano ogni volta) ci impedisce di far leva sui volumi di spesa per negoziare tariffe più interessanti. Stringiamo accordi per ogni singolo progetto, strappando sconti se il numero dei partecipanti è elevato».
Ci descrive il miglior evento che ha organizzato? «Mi è difficile farlo perché in genere tutti gli eventi che organizziamo sono di alto livello. Li curiamo in ogni aspetto perché, se dovessero rivelarsi un insuccesso, le ripercussioni sulla forza vendite sarebbero rilevanti e di lunga durata. Dovendone indicare uno non posso non citare i festeggiamenti per gli 80 anni di Vorwerk, lo scorso anno. Abbiamo deciso di rendere omaggio al lungo percorso compiuto dall’azienda in maniera leggera e non celebrativa: un grande spettacolo presso il Teatro della Luna, a Milano, dove, di fronte a una platea di oltre 1000 persone, personaggi celebri del mondo dello spettacolo hanno descritto l’evoluzione del costume italiano nel corso dei decenni, di pari passo con quello di Folletto. Il tutto con l’aiuto della musica e della danza. Ad esempio, Nina Zilli si è esibita in una canzone di Mina per rievocare gli anni 70, mentre Sandy Marton ha interpretato gli anni 80. Gli ospiti erano davvero tantissimi, da Tiziano Ferro a Paolo Bonolis e Luca Laurenti. E naturalmente durante l’evento, di fortissimo impatto emotivo, sono stati anche premiati i nostri migliori venditori».
Gestione in house La divisione Folletto di Vorwerk Italia organizza in house quasi tutte le attività legate agli eventi.
In queste pagine, alcuni momenti dei recenti festeggiamenti per gli 80 di Vorwerk, al Teatro della Luna di Milano. Sopra, Luca Corsi
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Professione event manager Luca Corsi, Vorwerk Italia
Mega convention La Convention Nazionale della Vendita della divisione Folletto di Vorwerk Italia coinvolge ogni anno ben 1600 partecipanti.
Lei è un veterano di questo settore. A suo parere come si è evoluto nel corso degli anni? «Purtroppo in Italia il mondo degli eventi, più che evolversi, si è involuto. Quella dell’event manager è una professionalità specifica, che richiede un bagaglio di competenze che è difficile improvvisare: dal marketing, alla comunicazione, fino alla gestione della sicurezza o alle normative sulla privacy. Eppure questa figura compare sempre più raramente all’interno delle aziende, che rinunciano quindi a un knowhow prezioso. In più, oggi si pensa erroneamente che tutti gli eventi possano essere digitali, mentre gli incontri tradizionali hanno ancora un’enorme importanza». Qual è stato il suo maggior successo come event manager? «Mi è difficile dirlo. Misuro il successo in base al gradimento del cliente interno e fino ad ora, fortunatamente, gli eventi che abbiamo organizzato sono piaciuti. In genere
Una scenografia spettacolare e giochi di luci durante lo spettacolo organizzato da Luca Corsi e dal suo team per festeggiare gli 80 anni di Vorwerk.
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L’identikit di Vorwerk Italia È presente in Italia sin dal 1938 con una sede direzionale a Milano e 50 Uffici apparecchi. Nel 2018 ha registrato un fatturato annuo di 413 milioni di euro e una forza vendita di più di 4.000 persone presenti su commerciali sparsi sul territorio nazionale. Stiamo parlando della divisione Folletto di Vorwerk Italia, azienda che commercializza il Sistema Folletto, sistema di pulizia per la casa presente in Italia da più di 80 anni. Nel 2018 sono stati venduti oltre 845.000 prodotti in tutto il territorio nazionale, con un sistema di vendita diretta basato sul porta a porta a cui si aggiungono una rete di assistenza di oltre 400 centri autorizzati e 45 Vorwerk Point, negozi dedicati ad assistenza, riparazioni e vendita di ricambi, accessori e consumabili originali Vorwerk. Folletto è uno dei prodotti maggiormente diffusi nelle case degli italiani, tanto che secondo IPSOS (2017) una famiglia su tre ne possiede un modello.
io e i miei collaboratori siamo molto critici verso noi stessi e puntiamo sempre al massimo. Anche perché l’event manager ha il suo pubblico in casa, a differenza delle agenzie. Dunque deve stare ancora più attento. Il dettaglio è fondamentale».
E per il futuro? «Cercherò di fare sempre meglio, con un obiettivo: mantenermi sempre al passo con i tempi e riuscire a coinvolgere anche le nuove generazioni, utilizzando gli strumenti più moderni». l
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Da Capri al mondo intero
Professione Travel Manager Liliana Nesti
Intervista a Liliana Nesti, travel manager delle venti aziende italiane della multinazionale farmaceutica Menarini Group. Fa viaggiare duemila viaggiatori per 14mila trasferte all’anno di Anna Fraschini
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l futuro professionale di Liliana Nesti era forse già scritto nel luogo che l’ha vista nascere, la splendida Capri: quell’isola in cui si sentono parlare a ogni angolo un po’ tutte le lingue. Da lì è scaturita la sua passione per gli idiomi stranieri, che l’ha spinta a frequentare il liceo linguistico internazionale di Napoli, la scuola superiore per interpreti e traduttori di Firenze e lo Iulm di Milano, deve si è laureata in lingue e letterature straniere. E, nel frattempo, viaggiava alla scoperta di luoghi vicini e lontani, con un aperto spirito cosmopolita e una vivace curiosità verso le culture che via via incontrava. Oggi, invece, fa viaggiare gli altri. È infatti la travel manager cor-
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porate per tutte le aziende italiane della multinazionale farmaceutica Menarini Group: venti società sparse sul territorio nazionale, da Firenze (dove ha sede la casa madre) a Milano e a Roma, passando per Bologna, Pisa e Siena. Il lavoro di certo non manca: i viaggiatori sono più
di 2000 e le trasferte processate nel 2018 sono state 14mila. «La travel policy, al momento local per le sole aziende italiane, è un documento fondamentale – fa sapere Liliana Nesti – ed è tra i primi documenti che vengono consegnati a tutti i nuovi dipendenti. Al suo in-
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Professione Travel Manager Liliana Nesti
Automazione
Chi è Liliana Nesti
terno sono contenute le regole per viaggiare nel rispetto della nostra policy, mentre il resto è affidato al buon senso di ognuno e alla valutazione delle eccezioni da parte della mia funzione. Il mio ruolo dipende direttamente dal direttore HR, pertanto le consultazioni sono dirette e veloci le risoluzioni». Dal punto di vista dei supporti digitali, Menarini si avvale di Mr Fogg, una piattaforma nata dalla personalizzazione di un tool già esistente di una società bolognese e introdotta in azienda nel luglio del 2014. Al suo interno ci sono tutti i componenti della filiera del viaggio aziendale. Dagli autorizzatori, ai viaggiatori, dalle segreterie alla cassa, dal travel manager all’agenzia esterna, dall’IT alla funzione di controllo delle rendicontazioni. «Come per ogni cambiamento, l’impatto è stato forte – fa sapere la
Laureata in Lingue e Letterature Straniere presso lo Iulm di Milano, una specializzazione come Interprete e traduttore presso la Scuola Superiore per Interpreti e Traduttori di Firenze, è entrata giovanissima alle dipendenze della Menarini, prima come Segretaria di Direzione, poi come Responsabile di un Pool di Segreterie di Direzione e Centro Traduzioni, poi dal 1998 come responsabile dell’Ufficio Viaggi interno. In qualità di tavel manager per le venti aziende del gruppo, ha il compito di coordinare tutto il BT, i circa 900 viaggiatori e le 130 segreterie con il supporto di un’agenzia esterna, dedicata quasi esclusivamente alla gestione dei voli. Per garantire cost saving nell’ambito delle trasferte monitora costantemente la compliance alla travel policy e l’utilizzo dei relativi tool. Segue la negoziazione e gli accordi con catene alberghiere e compagnie aeree, i pernottamenti e i meeting di tutto il personale delle aziende del Gruppo. manager –. Tuttavia siamo partiti in maniera soft, con una fase pilota che vedeva coinvolte solo due aziende, completando il go live proprio nel corso dell’estate scorsa con la salita a bordo di Mr Fogg anche dell’ultima azienda». Che tipo di ruolo ha in questo scenario? Liliana Nesti: «Svolgo un ruolo sia operativo, sia consultivo e di controllo. L’agenzia esterna che si occupa quasi essenzialmente del volato tramite un suo booking tool e con la quale abbiamo un contratto a transaction fee. La Tmc si interfac-
In Menarini Group tutti i processi di travel sono automatizzati grazie a Mr Fogg, una piattaforma nata dalla personalizzazione di un tool già esistente di una società bolognese e introdotta in azienda nel luglio del 2014.
cia con Mr Fogg, a cui invia biglietti e relative bolle. A completare i processi, al di fuori di Mr Fogg, ci avvaliamo della piattaforma di Trenitalia, all’interno della quale io sono amministratore per tutte le aziende, mentre le varie segreterie del Gruppo Menarini sono travel arranger per tutti gli acquisti in maniera diretta. In alcune attività sono affiancata dai colleghi degli acquisti, come ad esempio per la negoziazione e la finalizzazione di contratti diretti con vettori, catene alberghiere, autonoleggi, sedi congressuali, ristoranti e altri fornitori 2020 febbraio-marzo |
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Professione Travel Manager Liliana Nesti
Trasferte su quattro ruote Spiega Liliana Nesti: «In Menarini la gestione della flotta aziendale è di pertinenza del nostro ufficio Autoparco. Per alcune trasferte di medio e lungo raggio ho a disposizione cinque auto di proprietà che vengono di volta in volta richieste dai viaggiatori e assegnate secondo un criterio di opportunità e di priorità. Il carburante viene pagato tramite fuel card».
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che potrebbero gravitare intorno alle trasferte e agli eventi». Utilizzate anche servizi di prenotazione alberghiera online? «Dopo una fase pilota a fine del 2017, a partire da gennaio 2018 tutte le aziende del gruppo si avvalgono del servizio di Booking.com. Questa piattaforma ci è utile soprattutto per raggiungere quelle destinazioni vicine in Italia o molto lontane nel mondo dove non sono presenti catene internazionali o dove il
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numero di notti è così esiguo da non giustificare una convenzione». Sicurezza e viaggiatori: come viene affrontato questo delicato tema? «La sicurezza è divenuta in questi ultimi anni un aspetto prioritario, visto che Menarini è ormai presente ovunque nel mondo, con oltre 18mila dipendenti. I nostri colleghi italiani si spostano frequentemente nelle varie sedi internazionali, anche per consolidare i rapporti con la casa madre. La parte sicurezza è affidata
al nostro Hse manager con delle polizze ad hoc differenziate Italia/estero. Visto che, purtroppo, stanno diventando sempre più numerose le aree geografiche in cui la sicurezza può rivelarsi per diversi aspetti problematica, la nostra agenzia ha istituito un sistema di alert via e-mail per segnalarci l’eventuale presenza di nostri collaboratori in quelle destinazioni che vengono alla ribalta per eventi critici imprevisti». Una breve considerazione finale sul suo dinamico lavoro. «Le giornate sono impegnative, talvolta pesanti. Sicuramente mai noiose, ma questo lavoro mi piace. Inoltre lo faccio in una grande azienda quale è la Menarini, prima realtà farmaceutica italiana e in ottime posizioni in Europa e nel mondo. Posso quindi concludere che viaggiamo in acque tranquille e... col vento in poppa!». l
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Travel manager on demand
Professione travel manager Il ruolo si evolve
Oggi, oltre ai classici ai responsabili viaggi interni, le aziende cominciano ad avvalersi anche di figure esterne, chiamate a seguire nel corso del tempo tutti i processi legati alle trasferte. È il caso di Silvia Verzini, che da due anni gestisce il travel per l’impresa veronese Sovema Group
di Arianna De Nittis
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onosce bene il turismo, Silvia Verzini, in particolare quello d’affari. Prima di proporsi alle aziende con il ruolo di corporate travel advisor, infatti, ha militato per 25 anni nelle agenzie di viaggi, assistendo all’evoluzione del mercato del business travel e imparando a comprendere a fondo
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le dinamiche aziendali. Una competenza che oggi mette al servizio dei suoi clienti rivestendo, tra le varie attività, anche il ruolo – ancora poco diffuso in Italia – di travel manager esterno. Le abbiamo chiesto di illustrarcene le caratteristiche e i punti di forza. Quali mansioni comporta la sua
attività? Quali aspetti innovativi la contraddistinguono? «Le aziende che si avvalgono della mia collaborazione hanno connotazioni nettamente differenti per settore merceologico, fatturato e business model. Ciò che le accomuna è invece la necessità di attuare un empowerment sul proprio processo tra-
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Professione travel manager Il ruolo si evolve
Chi è Silvia Verzini
vel interno in un’ottica di risparmio, servizio e cultura di impresa. Le mie aree di intervento possono essere molteplici: creare o perfezionare il modello organizzativo travel, gestire la travel policy, apportare innovazione tecnologica, formare le risorse in materia di business travel. Di estrema attualità è il tema della spesa e dell’analisi strategica dei costi di travel. Lo stesso discorso può essere speso per la sicurezza in viaggio, argomento cui le aziende stanno dedicando sempre maggiore attenzione. L’aspetto realmente innovativo della mia attività
Ha iniziato la sua carriera professionale nel 1990 presso una rinomata agenzia di viaggi di Verona il cui business poggiava principalmente su biglietteria aerea e viaggi incentive. Erano gli anni in cui il mercato cominciava a muovere i primi passi verso i cosiddetti “viaggi aziendali”, ancora la biglietteria aerea si compilava a mano e le tariffe si costruivano a tavolino. Solo verso la fine degli anni ’90 il business travel iniziò davvero a decollare: Verzini decise di sviluppare ulteriormente le sue competenze presso una delle prime agenzie viaggi del circuito Lufthansa City Center, dove le prenotazioni dei viaggi di lavoro erano all’ordine del giorno. Agli inizi del nuovo millennio, dopo un’esperienza presso l’agenzia di viaggi della Fiera di Monaco di Baviera - intrapresa per consolidare il proprio know-how nell’ambito degli eventi -, ha mosso ulteriori passi all’interno di un’agenzia di viaggi di riferimento per il business travel a livello nazionale, ricoprendo prima il ruolo di business travel specialist e successivamente quello di key account manager. Nel 2015, infine, è diventata una business travel consultant o, per meglio dire, corporate travel advisor e ha cominciato a rivestire per le aziende il ruolo di travel manager “on demand”. sta nell’offrire la possibilità di avvalersi dell’intervento e dell’affiancamento specialistico di un professionista del business travel in modalità “on demand” (un “Tmod”, travel manager on demand). Ed è stato proprio questo uno degli aspetti cruciali che mi hanno consentito l’accredito nell’elenco degli Innovation Manager del Mise, del quale sono molto orgogliosa». Quali sono le caratteristiche (e i punti di forza) di un travel manager on demand?
«In primo luogo la flessibilità. L’aspetto temporary della collaborazione offerta dal Tmod consente all’azienda di avvalersi di un affiancamento più o meno continuativo. E poi la pluralità: l’esperienza diretta e verticale del travel manager esterno, applicata su molteplici aziende di varie dimensioni e con aspetti operativi diversi, gli consente di avere un approccio flessibile ai vari modelli aziendali e quindi di poter attingere a un patrimonio trasversale per individuare una valida soluzione alle esigenze del cliente». In base alla sua esperienza quanto è frequente presso le aziende italiane il ricorso a un travel manager esterno? «Personalmente sono convinta che siamo di fronte a una tendenza destinata a crescere in futuro, ferme restando la competenza, trasparenza e professionalità in chi offre questo tipo di servizio. Non ci si può improvvisare, il business travel ha bisogno di tecnicismi, conoscenze, contenuti fortemente specialistici e aggiornamento continuo. È una materia con un Dna del tutto particolare». Quale tipologia di aziende può ottenere dei benefici dal ricorso a un travel manager esterno? «La mia figura si allinea sia alle
Più modelli L’esperienza diretta e verticale del travel manager esterno, applicata su molteplici aziende di varie dimensioni e con aspetti operativi diversi, gli consente di avere un approccio flessibile ai vari modelli aziendali e quindi di attingere a un patrimonio trasversale per individuare una valida soluzione alle esigenze del cliente.
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Professione travel manager Il ruolo si evolve
Empowerment
del BT Ciò che accomuna le aziende che si rivolgono a un travel manager esterno è la necessità di attuare un empowerment sul proprio processo travel interno in un’ottica di risparmio, servizio e cultura di impresa.
Apporto strategico Nelle aziende con un modello BT semplificato tutte le risorse travel sono prettamente operative. Il travel manager on demand si affianca all’impresa aiutandola a mettere a fuoco gli aspetti più strategici.
esigenze delle piccole medie imprese, con una struttura BT semplificata, sia alle necessità delle grandi aziende che hanno un modello BT strutturato. Nelle aziende con un modello BT semplificato tutte le risorse travel sono prettamente operative. Il travel manager on demand si affianca all’impresa aiutandola a mettere a fuoco gli aspetti più strategici. In generale offre un servizio qualificato nella definizione del processo e nella gestione delle attività che per ragioni di competenza e vision difficilmente vengono sviluppate e portate avanti dallo staff operativo o da altre figure aziendali. Nelle aziende con un modello
BT strutturato, invece, il travel manager on demand si affianca a quello aziendale per lo sviluppo dei progetti a carattere eccezionale, come ad esempio l’impostazione delle gare d’appalto, i progetti di digitalizzazione, la valorizzazione del travel al board aziendale, l’analisi del modello di gestione travel. Frequente è anche il ricorso al Tmod per le attività di monitoraggio dei Kpi’s, l’implementazione di processi di Safety & Security Travel, lo sviluppo e nuovo dimensionamento della cultura d’impresa travel». Ci racconta uno dei progetti che ha seguito come Tmod? «Il mio primo ingaggio è stato con
«IL MIO PRIMO INGAGGIO È STATO CON SOVEMA GROUP, AZIENDA DI VERONA LEADER NELLA COSTRUZIONE DI BATTERIE INDUSTRIALI. UNA REALTÀ CHE POGGIA PIÙ DEL 90% DEL PROPRIO FATTURATO SULL’ESTERO. GRAZIE ALL’ELEVATO POTENZIALE DEL MANAGEMENT E DEI COLLABORATORI INTERNI, INSIEME ABBIAMO OTTIMIZZATO L’INTERO PROCESSO TRAVEL». 12
| 2020 aprile-maggio
Sovema Group, azienda di Verona leader nella costruzione di batterie industriali. Una realtà che poggia più del 90% del proprio fatturato sull’estero. Grazie all’elevato potenziale del management e dei collaboratori interni, insieme abbiamo ottimizzato l’intero processo travel: individuata una nuova travel management company, creata una travel policy performante, ristrutturato l’intero sistema delle note spese con l’adozione di una tecnologia mobile, avviato un programma di sicurezza in viaggio e soprattutto fatta tanta cultura di impresa travel. Ho supportato attivamente questa impresa per quasi 2 anni con una costante presenza settimanale che via via è andata riducendosi fino a portare l’azienda e i referenti interni in piena autonomia operativa. Attualmente svolgo per Sovema Group un’attività periodica di monitoraggio delle performance, reporting e analisi dei dati travel, trattativa con i fornitori. Questo ci permette mantenere consolidata la continuità del progetto, il mantenimento dei livelli di saving e il ritorno dell’investimento (Roi del travel)». l