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Benutzerhandbuch Tourismail 6.0 ZUM EINFACHEN & SCHNELLEN VERSAND

www.tourismail.net

02/2019

Inhalt 1. Ihr Start mit Tourismail 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Was ist Tourismail? 5 Einloggen 6 Tourismail – Wo finde ich was? 7 Das Wichtigste zuerst – der E-Mail-Versand 10 Vorbereitung von Mails 21 Mit Tourismail in einfachen Schritten zum perfekten E-Mail 22 Umgang mit der Tourismail-Angebotsmaske 23 Der Aufbau einer E-Mail im Tourismail kann wie folgt sein 31

2. Controlling leicht gemacht 2.1 Der Verlauf 2.2 Buchungen über den Jetzt-buchen-Button als Übersicht

3. Mailings zur Kundenbindung 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Kundenbindung Nachfassmailing Anreisemailing Abreisemailing Geburtstagsmailing Folgemailing

33 34 38 39 40 41 42 43 44 45

Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen 69

6.1 6.2 6.3 6.4

Briefvorlagen Textvorlagen Zimmer Pauschalen

Statistiken und Auswertungen 75 im Tourismail

7.1 Tourismail-Statistik 7.2 Versandstatistik im Verlauf

76 84

Einstellungen

8.1 Einstellungen

88 89 90 91

Benutzerverwaltung

9.1 Benutzerrechte 9.2 Neuen Benutzer anlegen 9.3 Filterfunktion

10. Makro installieren 10.1 Makro herunterladen 10.2 Tourismail-Ordner erstellen 10.3 Makro einfügen 10.4 Makro auswählen und bearbeiten 10.5 Makro funktioniert nicht mehr

92 93 93 94 95 97 98

4. Die Kontaktverwaltung im Tourismail

11. Gut zu wissen

4.1 Kontakte 4.2 Bounce-Kontakte 4.3 Kategorien

48 57 59

11.1 Warum bekommt der Gast meine E-Mails nicht? 11.2 Die optimale Betreffzeile für Ihr E-Mail

Medienverwaltung im Tourismail 60

5.1 5.2 5.3 5.4

Bilder Anhänge Links Bildpersonalisierungen

70 71 73 74

99 100

61 64 67 68

Die Texte richten sich an Personen beiderlei Geschlechts. Im Sinne der besseren Lesbarkeit wird jedoch auf die explizite Verwendung beider Formen verzichtet.

Icon-Erklärung Aktuellen Stand oder die aktuellen Informationen ansehen Bearbeiten Löschen Filtern Sie Ihre Daten Ihre Bilder Kontakt hinzufügen Neuen Kontakt anlegen Aktueller Datensatz ist ausgewählt Aktueller Datensatz ist nicht ausgewählt E-Mail erneut versenden (weiterleiten) Informationen und Details, z. B. Statistik Kopieren Datum-Auswahlhilfe Alle E-Mails, die bereits für diesen Kontakt versendet wurden Zurücksetzen Übersetzung in dieser Sprache wurde angelegt Übersetzung in dieser Sprache wurde nicht angelegt Hinzufügen Entfernen

Ihr Start mit Tourismail

1. Ihr Start

mit Tourismail

Ihr Start mit Tourismail

1.1 Was ist Tourismail? Tourismail ist die perfekte Ergänzung zu Ihrem Hotelprogramm, denn es ermöglicht den direkten Versand von professionell gestalteten E-Mails. Tourismail interagiert mit Ihrem Hotelprogramm und erweitert es auf effiziente Weise. 1.1.1 Mehr Erfolg mit Tourismail • Der tägliche E-Mail-Schriftverkehr wird schnell und hochprofessionell abgewickelt. • Ihre Online-Korrespondenz wird zur perfekten Visitenkarte Ihres Hauses. • Bild- und Textpersonalisierung erhöhen die Aufmerksamkeit des Empfängers. • Vorgefertigte E-Mails und Textbausteine vermeiden Fehlerquellen und reduzieren den Zeitaufwand. • Gästekorrespondenz ist in Deutsch, Englisch, Italienisch, Französisch u. v. m. möglich. • Tourismail ist mit jedem Hotelprogramm verknüpfbar. • Tourismail ist leicht zu bedienen und schnell zu erlernen. • Optimierte E-Mails für alle Endgeräte werden versendet. • Die Qualität bleibt unabhängig vom jeweiligen Mitarbeiter gleich. • Verknüpfungen zu Google Maps, Social-Media- und Hotel-Bewertungsplattformen werden integriert. • Verlinkungen zu den wichtigsten Bereichen Ihrer Webseite sind möglich.

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1.2 Einloggen Sie können sich über http://system.tourismail.net einloggen.

Die Zugangsdaten bekommen Sie von der Werbeagentur Medien-Jäger GmbH. Sie bestehen aus Ihrem Kundennamen, einem Benutzernamen und einem Passwort. Sollten Sie Ihre Zugangsdaten vergessen haben, neue benötigen oder Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter office@medienjaeger.at oder telefonisch unter +43 512 20 02 25.

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1.3 Tourismail – Wo finde ich was? Schnellübersicht Auf der Startseite finden Sie den Schnellzugriff auf die wichtigsten Module in Ihrem Tourismail, wie E-Mail (siehe Kapitel 1.4), Verlauf (siehe Kapitel 2.1), Kontakte (siehe Kapitel 4.1), Geburtstagsmailing (siehe Kapitel 3.1.4), Anreisemailing (siehe Kapitel 3.1.2), Abreisemailing und Nachfassmailing (siehe Kapitel 3.1.1).

Hier kommen Sie direkt zum E-MailVersand. Sie haben bereits Mails über Tourismail versendet? Dann finden Sie diese im Verlauf. Mit einem Klick auf Kontakte gelangen Sie direkt zur Kontaktverwaltung und somit auch zu allen Kontakten in Ihrer Datenbank. Mit diesem Tool versenden Sie täglich unkompliziert Geburtstagsgrüße an Ihre Gäste. Ihre Gäste kommen bereits in einer Woche? Dann begrüßen Sie sie mit dem Anreisemailing. Bedanken Sie sich bei Ihrem Gast, dass er seinen Urlaub bei Ihnen verbracht hat, und senden Sie Ihm nach seiner Abreise ein Abreisemailing. Sie haben Angebote versendet, aber noch keine Rückmeldung erhalten? Das Nachfassmailing (Follow-up-Tool) hilft Ihnen dabei, die Übersicht zu behalten und schnell nachzufassen.

Mit dem Folgemailing können Sie Gäste erreichen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt bei Ihnen im Hotel waren aber für einen definierten Zeitraum in der Zukunft noch nicht gebucht haben. Mit diesem Tool können Sie Fragebögen an abgereiste Gäste senden. Hier können Sie alle Buchungen einsehen, die über das "Jetzt Buchen"-Tool getätigt wurden. Übersicht der versendeten E-Mails.

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1.3.1 Überblick

1.3.2 Kommunikation Der Menüpunkt Kommunikation bietet alles, was Sie für den Versand benötigen. Mit dem Modul E-Mail versenden Sie die E-Mails, im Verlauf finden Sie alle bereits versendeten E-Mails, unter Entwürfe werden noch nicht versendete E-Mails gespeichert und unter Kundenbindung finden Sie alle Tools zum schnellen Versand von E-Mails zur Erhöhung der Kundenbindung. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 3.1.) 1.3.3 Kontaktverwaltung In der Kontaktverwaltung finden Sie alle Kontaktdaten Ihrer gespeicherten Kontakte (Adresse, Newsletter-Anmeldung ...) sowie die Einstellungen für die Kundenkategorien, um Ihre Mailings zielgruppenorientiert versenden zu können. Sie können Empfängerlisten erstellen und alle Kontaktdaten importieren und exportieren. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 4.1.) 1.3.4 Medien Unter Medien werden alle Bilder, die Sie für Ihre E-Mails benötigen, hochgeladen und abgespeichert. Anhänge und Verlinkungen können hier zentral verwaltet werden und die Bildpersonalisierungen getestet werden. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 5.3.)

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1.3.5 Inhalte Textbausteine aller Art finden Sie im Menüpunkt Inhalte . Hier können Sie ganze Briefvorlagen, Textblöcke, Ihre Zimmer mit Beschreibungstexten und Ihre Pauschalen verwalten, aktualisieren und anlegen. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 6.1) 1.3.6 Einstellungen Technische Einstellungen werden unter dem Menüpunkt Einstellungen durchgeführt. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 8.1.) 1.3.7 Statistik Der Menüpunkt Statistik bietet Ihnen eine Übersicht über alle versendeten E-Mails. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 7.1.) 1.3.8 Support Sie haben Fragen? Dann sind Sie hier richtig. Das Supportformular bietet Ihnen einen direkten Draht zu Medien-Jäger. Auch hier finden Sie alle Informationen aus dem Handbuch sowie unter Häufige Fragen nützliche Tipps und Tricks. (Mehr Details finden Sie im Kapitel 9.1.)

1.3.9 Zähler Der Zähler zeigt Ihnen den aktuellen Stand der versendeten E-Mails von heute und dem aktuellen Monat. So haben Sie immer einen Überblick über die Anzahl der versendeten E-Mails.

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1.4 Das Wichtigste zuerst – der E-Mail-Versand Kommunikation

> E-Mail

1.4.1 Der Versand – schnell und einfach Gehen Sie ins Menü unter Kommunikation > E-Mail . Geben Sie einen Betreff ein. Wählen Sie einen Empfänger aus. Verfassen Sie Ihr E-Mail im Inhaltseditor (siehe Kapitel 1.4.4). Aktivieren Sie die Vorschau . Kontrollieren Sie Betreff, Empfänger und Inhalt. Sollten Sie noch Änderungen haben, klicken Sie auf Bearbeiten und Sie kommen so wieder in den Inhaltseditor. 8. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen und das Schreiben kontrolliert haben, klicken Sie auf Versenden .

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Des Weiteren haben Sie hier auch die Möglichkeit, ein E-Mail für den späteren Versand abzuspeichern. Hierfür klicken Sie einfach auf Als Entwurf speichern .

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1.4.2 Allgemeine Einstellungen im E-Mail • Identität: Hier entscheiden Sie, mit welcher E-Mail-Adresse Sie das E-Mail versenden wollen. • Template: Wenn Sie verschiedene Layouts für Ihre E-Mails haben, können Sie diese hier auswählen. Sollten Sie ein neues oder zusätzliches Template benötigen, wenden Sie sich bitte an Medien-Jäger (Tel.: +43 512 20 02 25, E-Mail: office@medienjaeger.at). • Sprache: Die Spracheinstellung des E-Mails bestimmt, in welcher Sprache automatisiere Texte, wie zum Beispiel der Web-View-Link, erscheinen. • Preheader: Der Preheader dient als Ergänzung des Betreffs. Im Posteingang wird der Preheader unter dem Betreff angezeigt und ist damit besonders auf mobilen Endgeräten eine wichtige Möglichkeit, auf den Inhalt des E-Mails hinzuweisen. Die Länge des Preheaders ist mit maximal 50 Zeichen beschränkt. Damit wird eine optimale Darstellung des Preheaders im Posteingang des Empfängers gewährleistet. • Headerbild: Unter Headerbild versteht man das große Bild am Anfang des E-Mails. Dabei können Sie zwischen personalisierten und unpersonalisierten Bildern auswählen. Mehr dazu finden Sie im Kapitel „Medien“ (siehe Kapitel 5.3). Mit dem Button können Sie die Bildvorschau aktivieren. Dabei werden Ihnen alle Headerbilder, die Ihnen im Moment zur Verfügung stehen, angezeigt. Mit einem Klick auf das gewünschte Bild können Sie dieses dann auswählen. • Headerlink: Sie können Ihr Headerbild entsprechend dem Inhalt des Bildes und der Briefvorlage auf eine bestimmte Seite verlinken. Wählen Sie dazu den passenden Link aus der Liste der bereits hinterlegten Verlinkungen aus. • Typ: Mit dem Typ bestimmen Sie, welchen Grund Ihr E-Mail hat, z. B. Newsletter, Angebot, Reservierung, … diese finden Sie dann auch in der Statistik und im Verlauf wieder. • Betreff: Der Betreff ist das Erste, das der Benutzer von Ihrem E-Mail sieht, und oft entscheidend, ob ein E-Mail geöffnet wird oder nicht. Tipps und Tricks zur optimalen Betreffzeile finden Sie im Kapitel „Gut zu wissen“ (siehe Kapitel 10.2). 1.4.3 Der Empfänger Sie können zwischen zwei Versandarten unterscheiden: Einzelempfänger binden Sie unter Empfänger ein. Dabei werden entweder bereits vorhandene Empfänger mit einem Klick auf ausgewählt oder Sie fügen einen neuen Empfänger mit einem Klick auf hinzu. Es ist möglich, beliebig viele Einzelempfänger hinzuzufügen. Mit Hilfe des Buttons können Sie hier auch gezielt nach einem Empfänger suchen. Dazu stehen Ihnen die Kategorien der Kontaktdetails zur Verfügung. E-Mails werden immer einzeln versendet. So werden beim Empfänger nur seine E-MailAdresse und die des Versenders angezeigt. Ein CC ist hier nicht möglich. 11

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1.4.4 Inhaltseditor In diesem Editor-Bereich können Sie, wie Sie es aus Ihrem Textverarbeitungsprogramm (z. B. Word) gewohnt sind, Ihr E-Mail verfassen. Der Editor bietet Ihnen eine Fülle an Werkzeugen, mit denen Sie Ihr E-Mail anpassen können: 1

8. Link für einmalige Verwendung einfügen | entfernen 9. Suchen und ersetzen 10. Briefvorlagen, Textvorlagen, Pauschalen einfügen 11. Bilder, Anhänge und Verlinkungen setzen 12. Formatstil verwenden 13. Variablen einfügen 14. Spezialfunktionen einfügen

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1.4.4.1 Bilder Durch den Klick auf Medien > Bilder kommen Sie zur Bildauswahl. Dort finden Sie alle Bilder wieder, die bereits unter Medien hinterlegt und zugeschnitten wurden. Weitere Details zum Bildimport finden Sie im Kapitel „Medien“ (siehe Kapitel 5.1). Entscheiden Sie hier, ob Sie die Bilddatei in der Originalgröße oder im zugeschnittenen Format übernehmen möchten. Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Bild können Sie dieses an die Position des Cursors einfügen. Es wird der unter Medien hinterlegte Bildtitel übernommen. Diese Beschreibung ist vor allem wichtig, da diese angezeigt wird, sollte das Bild aus irgendeinem Grund beim Empfänger nicht angezeigt werden.

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1.4.4.2 Textvorlagen Tourismail bietet die Möglichkeit, Texte, die Sie häufig verwenden, bereits vorzubereiten, um Fehler möglichst gering zu halten. Wie Sie Textvorlagen erstellen, finden Sie im Kapitel „Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen“ (siehe Kapitel 6). Wenn Sie im Editor auf das Icon Inhalte klicken, öffnet sich das Auswahltool für die Textvorlagen, Briefvorlagen und Pauschalen. Sie können nun oben den Typ und die Sprache der Vorlagen sowie die gewünschte Vorlage auswählen. Um die Vorlage einzubinden, klicken Sie auf „Ok“. Die Textvorlage wird dann genau dort eingefügt, wo sich vorher Ihr Cursor befunden hat.

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1.4.4.3 Verlinkungen Um Verlinkungen zu setzen, markieren Sie den zu verlinkenden Teil des Textes und klicken auf . Das Pop-up bietet Ihnen die Möglichkeit, unter „Search Link“ den gewünschten Link oder Anhang aus einer Liste von bereits gespeicherten Links per Doppelklick auszuwählen. Der Link oder Anhang wird automatisch in einem neuen Fenster geöffnet. Als Titel des Links wird der Titel, der unter den Medien hinterlegt wurde, ausgegeben. Mit „OK“ bestätigen Sie die Eingabe des Links. Über kann die Verlinkung wieder entfernt werden.

kann ein Link für die einmalige Verwendung eingeÜber das folgende Symbol fügt werden. Unter „URL“ wird die URL der verlinkten Seite eingegeben. Das Feld „Anzuzeigender Text“ gibt das verlinkte Wort aus. Unter „Ziel“ wird angezeigt, dass sich der Link automatisch in einem neuen Fenster öffnet. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, auch einen „Titel“ einzugeben, der statt der Adresse (www.xyz.at) angezeigt wird. Mit „Ok“ bestätigen Sie den Link und dieser wird durch eine Unterstreichung des Textes gekennzeichnet.

Tipps & Tricks Unterstrichene Texte kennzeichnen üblicherweise Verlinkungen. Deshalb raten wir davon ab, Textteile, die nicht verlinkt werden, zu unterstreichen.

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1.4.4.4 Tabellen Der Tabelleneditor bietet eine Reihe von Funktionen. Angefangen beim Einfügen und Entfernen von Spalten und Zeilen bis hin zum Trennen und Verbinden von Zellen stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen. Mit dem Klick auf „Tabelle einfügen“ können Sie ganz einfach eine neue Tabelle anlegen, indem Sie die gewünschte Anzahl von Zellen und Zeilen auswählen. Über „Tabelle löschen“ wird die gesamte Tabelle entfernt. Im Tabelleneditor haben Sie dann die Möglichkeit, folgende Anpassungen durchzuführen:

Tabelleneigenschaften: • Der Abstand innerhalb der Zelle gibt an, wie viele Pixel vom Text bis zum Zellenrand stehen. • Der Zellenabstand definiert, wie viele Pixel zwischen zwei Zellen eingebunden werden sollen. • Die Ausrichtung gibt an, wie die Tabelle ausgerichtet sein soll (linksbündig, zentriert oder rechtsbündig). • Außerdem kann die Breite und die Höhe der Tabelle fix in Pixel definiert werden. • Im Register „Erweitert“ können der Stil, die Rahmenfarbe und die Hintergrundfarbe der Tabelle bearbeitet werden. Zeileneigenschaften: • Die Ausrichtung legt fest, wie der Text in einer Zeile ausgerichtet sein soll (linksbündig, zentriert oder rechtsbündig). • Der Zeilentyp legt fest, ob es sich um eine Kopfzeile, Fußzeile oder Inhaltszeile handelt. • Die Höhe legt fest, wie hoch eine Zeile in Pixel sein soll. • Im Register „Erweitert“ können der Stil, die Rahmenfarbe und die Hintergrundfarbe bearbeitet werden. • Die weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten einer Zeile sind vielfältig. Eine bestehende Zeile kann ausgeschnitten, kopiert und vor oder nach einer bestehenden Zeile wieder eingefügt werden. Weiters ist es möglich, eine neue Zeile vor oder nach einer bestehenden Zeile einzufügen und eine markierte Zeile komplett zu löschen.

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Zelleneigenschaften: • Sie können die Breite und Höhe fixiert für eine Zelle angeben. Achtung, die Zeile oder Spalte wird dementsprechend automatisch angepasst. Änderungen können für eine Zelle, für alle Zellen einer Zeile, für alle Zellen einer Spalte oder für alle Zellen einer Tabelle durchgeführt werden. • Ausrichtung gibt an, wie der Text einer Zelle ausgerichtet sein soll (linksbündig, zentriert oder rechtsbündig). • Im Register „Erweitert“ können der Stil, die Rahmenfarbe und die Hintergrundfarbe bearbeitet werden. • Vertikale Ausrichtung definiert, ob der Text einer Zelle oben, unten oder mittig gesetzt werden soll. • Beim Zellentyp können Sie angeben, ob es sich um eine Überschrift oder eine Inhaltszelle handelt. • Eine Zelle kann sowohl mit weiteren markierten verbunden werden als auch in mehrere Einzelzellen aufgeteilt werden. Spalteneigenschaften: • Eine neue Spalte kann vor oder nach einer bestehenden Spalte eingefügt werden. Außerdem ist es möglich, eine markierte Spalte komplett zu löschen.

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1.4.4.5 Variablen Tourismail bietet Ihnen verschiedene Variablen zum Schreiben von „Serienbriefen“. Diese können Sie mit der Drop-down-Auswahl einfügen. Beim Versand werden die Variablen mit den Daten des Empfängers ersetzt.

Übersicht über die wichtigsten Variablen {$company} {$salutation_short} {$salutation_long} {$title} {$firstname} {$lastname} {$birthday} {$street} {$zip} {$city} {$country_long} {$state_long} {$phone} {$email} {$mobile} {$fax} {$website} {$profile}

Firma Anrede kurz (Bsp.: Herr) Anrede lang (Bsp.: Sehr geehrter Herr) Titel Vorname Nachname Geburtstag Straße Postleitzahl Ort Land Bundesland Telefonnummer E-Mail-Adresse Mobiltelefonnummer Faxnummer Webseite Newsletter-Abmeldung/Profilaktualisierung

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1.4.4.6 Formatstil Je nach Layout haben Sie in Ihrem Tourismail die Möglichkeit, besondere Schriftstile einzusetzen, um Überschriften zu generieren. Hierfür schreiben Sie als Erstes Ihr EMail. Als Nächstes markieren Sie den Text, der in dem Formatstil angezeigt werden soll, und wählen dann den entsprechenden Stil aus (ACHTUNG: Markieren Sie immer nur genau eine Zeile!). Unter Vorschau können Sie sich dann die Umsetzung ansehen.

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1.4.5 Vorschau und Versand Mit einem Klick auf den Button Vorschau am Ende der Editoransicht kommen Sie in das Vorschaufenster und sehen das E-Mail so, wie es Ihre Gäste bekommen werden. Im Vorschaubereich können Sie testen, ob alle Links, die Sie in Ihrem E-Mail integriert haben, funktionieren. Dafür klicken Sie einfach oben auf Links überprüfen . Dies kann je nach Länge des E-Mails etwas dauern. Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit, alle Standardeinstellungen noch einmal zu überprüfen, wie Identität, Template, Empfänger … Der Bereich „Status“ zeigt Ihnen, an wie viele Empfänger das E-Mail versendet wird (gesamt), an wie viele Empfänger das Mail noch versendet werden soll (Warteschlange), an wie viele das Mail bereits versendet wurde (Versand) und ob und wie viele Fehler beim Versand entstanden sind (Fehler). Im nächsten Schritt haben Sie nun drei Optionen: • •

• • •

Das Mail wird als Entwurf für eine spätere Bearbeitung gespeichert und Sie kommen direkt zu den Entwürfen. Drucken Hier können Sie das Schreiben noch vor dem Versand ausdrucken. Bitte beachten Sie, dass z. B. Bilder hier ausgeblendet sein können, um die Druckkosten gering zu halten. Inhalt bearbeiten Sie kommen zurück in die Editoransicht und können dort Anpassungen und/oder Änderungen im E-Mail durchführen. Versenden Mit einem Klick auf diesen Button wird der Versand gestartet. Als Webabruf versenden – das Schreiben wird nicht als grafisch aufbereitetes HTML-E-Mail versendet. Stattdessen wird eine einfache Textnachricht versendet, die einen Link zum HTML-E-Mail enthält. Als Entwurf speichern

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1.5 Vorbereitung von Mails Der Entwurf-Modus gibt Ihnen die Möglichkeit, Mails vorzubereiten und diese später zu versenden. Dafür legen Sie wie gewohnt ein E-Mail an. Im Vorschau-Modus klicken Sie dann auf Als Entwurf speichern . Das E-Mail wird unter Kommunikation > Entwürfe abgespeichert. Dort können Sie das E-Mail jederzeit aufrufen, bis es versendet wurde. Hier können Sie sich den aktuellen Stand des Mailings ansehen. Damit können Sie das Mailing bearbeiten und versenden. Löscht das Mailing aus den Entwürfen.

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1.6 Mit Tourismail in einfachen Schritten zum perfekten E-Mail • Sie erstellen wie gewohnt Ihr Angebot/Reservierung/etc. in Ihrem Hotelprogramm. • Mit nur einem Klick auf den Tourismail-Button öffnet sich Ihr Tourismail. Die Daten zum Kunden und dem gewählten Zimmer sowie die Preise werden automatisch in eine Übersichtsseite übertragen. Hier können Sie die Angaben zu den Preisen und Zimmern nach Ihren Vorstellungen überarbeiten (siehe Kapitel 1.7). • Danach werden die Daten automatisch in einen vorverfassten Brief umgewandelt und mit den vordefinierten (personalisierten) Bildern, der Empfängeradresse, dem Betreff und den benötigten Bausteinen (wie Zimmerblock und Inklusiv leistungen) bestückt. • Vor dem E-Mail-Versand haben Sie die Möglichkeit, alle wichtigen Daten zu überprüfen. Im Anschluss versenden Sie es als HTML-E-Mail und/oder als Webabruf-Mail. • Nach dem Versand bietet Ihnen Tourismail unterschiedliche Tools zur Kontrolle Ihrer Korrespondenz mit dem Verlauf an (siehe Kapitel 2.1).

Tipps & Tricks Gut zu wissen: Ein HTML-E-Mail ist ein E-Mail mit Bildern, Icons etc. Das Webabrufmail ist ein E-Mail, das nur aus Text und einem Link besteht. Der Link führt dann zum HTML-E-Mail.

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1.7 Umgang mit der TourismailAngebotsmaske Die Tourismail-Angebotsmaske ermöglicht über eine Übersichtsseite die einfache Überarbeitung der Zimmer- und Pauschalpreise. Die Daten aus dem Hotelprogramm können in diesem Zwischenschritt vor dem Versand an den Gast individuell an die Anforderungen Ihres Betriebs und des Gastes angepasst werden. Diese geänderten Daten stehen in Angeboten (wenn in Ihrem Tourismail enthalten) auch in der JetztBuchen-Funktion zur Verfügung. 1.7.1 Die Buchungsmaske

4 5

1. Angebotsblock 2. Generelle Einstellungen 3. Interfacevariablen

4. Auswahl der Briefvorlage 5. Angaben bestätigen und mit dem Versand fortfahren

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1.7.1.1 Zimmer

Im Angebotsblock stehen Ihnen automatisch alle ausgewählten Zimmer mit den vordefinierten Daten aus dem Hotelprogramm zur Verfügung. Sie können aber zusätzlich Zimmer und Alternativangebote hinzufügen. Mit einem Klick auf den weißen Pfeil rechts oben können Sie alle Details zum Angebot ansehen. Sobald Sie mehrere Zimmer oder Angebote haben, können Sie diese mit dem Löschbutton auch wieder entfernen.

Die Kombination aus Zimmern und Angeboten kann beliebig variiert und mit Dragand-Drop verändert werden. Zimmer bestehen immer aus einer Anzahl (wie viele Zimmer dieses Typs werden in dieser Angebotsvariante angeboten) und dem Zimmertyp. Dieser ist durch das DropDown veränderbar. Diese Daten finden Sie im türkisen Balken. Ist das Zimmer aufgeklappt, haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der Erwachsenen sowie die der Kinder inklusive der Altersbeschränkung einzutragen. Danach werden die Preise für das Angebot integriert. Hier haben Sie die Auswahl zwischen Tagespreisen, Pauschalpreisen und Zimmerpreisen (= Preis für das Zimmer für beliebig viele Personen). Zusätzlich können Sie für dieses Zimmer speziell definierte Extras hinzubuchen. Darunter finden Sie für alle Preisvarianten den Gesamtpreis inklusive Zimmer und globalen Extras. Achtung, Sie haben die Möglichkeit, den Gesamtpreis in der E-Mail auszublenden. Deaktivieren Sie dazu das kleine Häkchen („anzeigen“). Darunter haben Sie noch die Möglichkeit, spezielle Informationen zum Zimmer einzutragen, die Ihnen dann unterhalb des Gesamtpreises dargestellt werden, wie zum Beispiel „Die Kinder schlafen im Zustellbett“.

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1.7.1.2 Preis Ihnen stehen grundsätzlich drei Preisvarianten zur Verfügung: Tagespreise, Pauschalpreise und Zimmerpreise. Diese können Sie durch ein Drop-Down im grauen Feld auswählen. Des Weiteren können Sie einen Preiszusatz hinzufügen, zum Beispiel „inklusive Skipass“. Danach können Sie das Datum für den Zeitraum definieren. Mit dem Pfeil ganz rechts können Sie für den Zeitraum alle Preisdetails anführen lassen. Das Plus-Symbol links neben dem Pfeil dient zur Einbindung eines Saisonensprungs. Preise können aber auch als Kombination oder Alternative pro Zimmer angeboten werden. 25

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Tagespreis

Wählen Sie den Bereich Tagespreis aus. Hier können Sie für alle Personen die Preise inklusive der Verpflegung (Drop-Down) auswählen. Am rechten Rand können Sie auch noch bestimmen, welche Preise nun angezeigt werden sollen oder nicht. Zimmerpreis

Ähnlich verhält es sich mit dem Zimmerpreis. Dieser gilt für den Zeitraum für alle Personen in diesem Zimmer. Pauschalpreise

Bei den Pauschalpreisen haben Sie grundsätzlich 2 Möglichkeiten. Entweder Sie bieten einen Pauschalpreis für alle Personen an. Dann sieht Ihr Bildschirm wie oben dargestellt aus. Entfernen Sie dort das Häkchen, können Sie für jede Personengruppe die Preise separat definieren.

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Saisonensprung

Möchten Sie einen Saisonensprung einbinden, klicken Sie bei dem Zeitraum rechts auf das Plus. Dort wählen Sie den Tag des Saisonensprungs aus. Danach erhalten Sie automatisch beide Saisonen und können diese entsprechend bestücken.

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Zimmer-Extras

Wenn Sie ein Extra nur in einem Zimmer anbieten möchten, können Sie dieses hier tun. Möchten Sie ein Extra in jeder Angebotsalternative und in jedem Zimmer anbieten, wählen Sie dafür die globalen Extras. Zusatzinfo für das Zimmer

Wie oben bereits erwähnt, können Sie zu jedem Zimmer Zusatzinformationen hinzufügen, die dann auch bei der Buchungsschnittstelle berücksichtigt werden. Diese können in dieses Feld eingetragen werden.

1.7.1.3 Generelle Einstellungen In diesem Bereich können Sie für dieses Angebot gültige Einstellungen anpassen. Globale Extras

Hier können Sie Extras hinzufügen, die für alle Angebote und Alternativen gültig sind. Zum Beispiel das Buchen einer Beautybehandlung, Kosten für einen Hund, Entgelt für das Ausleihen eines Babyphones etc.

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Pauschalbeschreibung

Um die Länge Ihrer Angebote zu minimieren, können Sie auswählen, ob Sie die Pauschalen bei jedem Zimmer einzeln („pro Zimmer“) oder nur einmal gesammelt unterhalb des Zimmerblocks („gesammelt unter dem Zimmerblock“) anführen möchten. Zusatzinfo

Sie möchten unterhalb aller Zimmer noch einen Zusatz eintragen, wie zum Beispiel „Gerne stellen wir die Tische für Sie und Familie Mustermann im Saal zusammen“, dann klicken Sie auf Zusatzinfos ein-/ausblenden. Dann erscheint ein Editor, in dem Sie dies machen können.

1.7.1.4 Interfacevariablen Die Interfacevariablen sind Platzhalter, die in Ihren Briefvorlagen verwendet werden. Wenn Daten bereits im Hotelprogramm verfügbar sind, werden die Felder automatisch ausgefüllt. Ansonsten können Sie, müssen aber nicht, diese Daten ausfüllen, um sie im Angebot, der Reservierungsbestätigung oder anderen Korrespondenzmailings darzustellen. Wenn Sie die Maus über den Namen der Variable ziehen, zeigt Ihnen Tourismail den Code für den Platzhalter an, den Sie zum Erstellen von neuen Vorlagen verwenden können. Alle Interfacevariablen und ihre Bedeutung auf einen Blick: • • • •

Anreisetag: Hier steht der Wochentag der Anreise, z. B. Donnerstag Anreisedatum: Hier steht das Anreisedatum, z. B. 21.10.2015 Abreisetag: Hier steht der Wochentag der Abreise, z. B. Donnerstag Abreisedatum: Hier steht das Abreisedatum, z. B. 21.10.2015

Ihr Start mit Tourismail

• Optionsdatum: Das Angebot wird nur bis zu einem bestimmten Datum freigehalten. Dann steht dieses Optionsdatum hier. • Anzahlungsdatum: Wenn Sie eine Anzahlung verlangen, steht das Datum, bis wann die Anzahlung erfolgen muss, hier. • Anzahlungsbetrag: Wenn Sie eine Anzahlung verlangen, steht der Betrag, der überwiesen werden muss, hier. • Reservierungsnummer: Wenn Sie mit Reservierungsnummern arbeiten, stehen diese hier, diese finden Sie auch in Ihrem Verlauf wieder. • Reservierungsdatum: Hier steht das Datum, wann die Reservierung erstellt wurde. • Stornierungsbetrag: Bei einer Stornierung durch den Gast stehen hier die anfallenden Stornierungskosten für den Gast. • Stornierungsrate (in %): Bei einer Stornierung durch den Gast stehen hier die anfallenden Stornierungskosten in Prozent vom Gesamtbetrag. • Stornierungsdatum: Ein Gast hat storniert, dann steht hier das Datum, bis wann die Kosten für die Stornierung zu begleichen sind. • Freitext 1: Hier haben Sie Platz für Ihren zusätzlichen Text. • Freitext 2: Hier haben Sie Platz für Ihren zusätzlichen Text.

1.7.1.5 Briefvorlage auswählen

Nun entscheiden Sie, welchen Brief Sie versenden möchten. Diese zielgruppenoptimierten Schreiben können Sie im Drop-Down einfach auswählen. Mit einem Klick auf weiter werden die Daten gespeichert und Sie werden auf die Vorschauansicht weitergeleitet.

Ihr Start mit Tourismail

1.8 Der Aufbau einer E-Mail im Tourismail kann wie folgt sein 1. Header und bildpersonalisierte Header: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Im Zuge der Bildpersonalisierung wird der Name des Gastes in ein aufmerksamkeitsstarkes Bildmotiv integriert. Durch diese persönliche Note wird die Kundenbindung erhöht. Doch auch ein einfaches Headerbild verstärkt die Signale Ihres E-Mails. 2. Navigationsleiste 3. Personalisierungsdaten 4. Einleitungstext 5. Zimmereinblicke, -beschreibung & -preise: Alle Informationen zu Zimmer und Angebot werden strukturiert und gut leserlich dargestellt. Durch eine direkte Verlinkung des Fotos mit der Webseite oder Videos kann der Gast weitere Informationen unmittelbar abrufen. 6. Pauschalen: Pauschalangebote werden klar und übersichtlich dargestellt, dabei werden die Fakten zur Pauschale direkt aus dem Hotelprogramm übernommen. Passendes Bildmaterial wird integriert und für weitere Informationen auf die Webseite verlinkt. 7. Zusatzverkäufe: Der Gast wird auf passende Ergänzungsmöglichkeiten zu seinem Urlaubsangebot aufmerksam gemacht. Dadurch erhöhen sich die Chance auf Zusatzverkäufe und damit der durchschnittliche Umsatz pro Gast. 8. USPs und Schnellinfo für den Gast: Durch passende Bilder wird die Aufmerksamkeit des Lesers auf Ihre USPs (Unique Selling Propositions) gelenkt. Die USPs sind direkt auf Ihre Webseite verlinkt.

Sollte die Darstellung der Nachricht nicht korrekt sein, klicken Sie bitte hier.

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Haben Sie Lust bekommen, Ihren Traumurlaub bei uns im Musterkunde zu verbringen? Dann teilen Sie uns doch Ihre Wünsche mit, rufen Sie an +00 00 00 / 000 00 oder schicken Sie uns ein E-Mail. Das gesamte MusterkundeTeam freut sich schon jetzt, Ihre kostbare Zeit so wundervoll wie möglich gestalten zu dürfen. Gerne reservieren wir für Sie bereits vorab Beautybehandlungen, Eintrittskarten für Theater und Museen sowie organisieren wir Ihnen gerne Führungen zu den Highlights der Stadt. Wir würden uns sehr freuen, Sie bei uns im Haus begrüßen zu dürfen.

31 Maria Mustermann, Rezeption und das Team des Musterkunde-Hotels

Buchen Sie jetzt unseren Weinkeller nicht nur für Weinverkostungen, sondern auch für romantische Dinner und Festlichkeiten im kleinen Kreise in einem ganz besonderen Ambiente.

Ihr Start mit Tourismail » Kulinarischer Genuss

9. Personalisierte Inhaltsbilder: Sie pflegen die Beziehung zu Ihrem Gast mit einem hochindividuellen und äußerst effektiven Blickfänger. 10. Briefabschluss: Durch ein Foto Ihres Rezeptionsmitarbeiters wird dem Gast ein persönliches Gefühl vermittelt. 11. Impressionsbanner: Ein ThemenImpressionsbanner, der mit Ihrer Webseite verlinkt ist, weckt Urlaubsgefühle beim Betrachter. 12. Social Media und Kontaktinfos: Empfehlungen von anderen sind häufig buchungsentscheidend. Wir binden daher Google+, Google Places, Google Maps, Facebook und Bewertungsplattformen in Ihr Mailing ein. Den Abschluss bilden Ihre Kontaktinformationen. So kann sich der Gast schnell und einfach an Sie wenden, sollte er noch Fragen haben. 13. Google Maps: Der Google-Maps-Button bietet dem Leser die Möglichkeit, mit nur einem Klick die Route zum Hotel zu berechnen. Die Adressdaten sind bereits hinterlegt.

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Wir würden uns sehr freuen, Sie bei uns im Haus begrüßen zu dürfen.

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Controlling leicht gemacht – der Verlauf

2. Controlling leicht gemacht

Controlling leicht gemacht – der Verlauf

2.1 Der Verlauf 2.1.1 Allgemeine Informationen Die Verlaufsliste ermöglicht es Ihnen, die wichtigen E-Mail-Informationen sofort zu erfassen. Sie zeigt alle relevanten Angaben, unter anderem den Typ (z. B. Reservierung, Angebot etc.) sowie den Status (Abgeschlossen, Entwurf etc.), an. Außerdem können Sie E-Mails als bereits erledigt markieren. Eine Funktion, welche die interne Kontrolle wesentlich erleichtert. Zusätzlich erkennen Sie durch die Tourismail-Statistik unter anderem, wie viele Angebote und Reservierungen versendet wurden.

Controlling leicht gemacht – der Verlauf

2.1.1.1 Folgende Angaben finden Sie im Verlauf:

• Betreff: Hier wird der verwendete Betreff angezeigt. • Nummer: Unter Nummer finden Sie die zugehörige Reservierungsnummer dieses Briefes, so können Sie leicht eine Zuordnung zu den aktuellen Angeboten durchführen. • Datum: Hier sehen Sie das Versanddatum. • Typ: Der Typ des E-Mails zeigt Ihnen sofort, worum es sich hierbei handelt, z. B. Angebot, Reservierung … • Status: Im Status erkennen Sie, welchen Status der Versand momentan hat, z. B. Abgeschlossen … • Empfänger: Hier werden die Empfänger aufgelistet. Bei mehr als 4 Empfängern werden die Kontakte nicht mehr einzeln im Verlauf aufgelistet. • Ersteller: Dieses Kürzel zeigt Ihnen, welcher Benutzer diese Vorlage erstellt hat. • oder Erledigt: Tourismail bietet für Sie eine interne Kontrollfunktion. Sie können ein Erledigt-Häkchen setzen, wenn zum Beispiel das E-Mail nicht angekommen ist und bereits von einem Mitarbeiter bearbeitet wurde. Des Weiteren wird die Erledigt-Anzeige verwendet, um anzugeben, ob ein Angebot nachgefasst werden soll oder nicht. Bei einem grünen Häkchen ist die Nachfassfunktion ausgeschaltet. • Mail anzeigen: Mit dem Auge-Icon können Sie das E-Mail in der VorschauAnsicht ansehen. • Als neues Mail versenden: Mit dieser Funktion können Sie bereits versendete E-Mails erneut versenden. Beim Betätigen kommen Sie direkt in den Bearbeitungsmodus des E-Mails wobei alle Einstellungen vom bereits versendeten Mail übernommen werden.

Controlling leicht gemacht – der Verlauf

Mail löschen: Mit dieser Funktion wird das Mailing aus Ihrem Verlauf gelöscht. Achtung, der Empfänger kann das Mailing immer noch öffnen. Eine Webview-Ansicht ist aber nicht mehr möglich. • Info: Hier erhalten Sie wichtige Informationen in Bezug auf die Öffnungsund die Klickrate. Weitere Details zur Statistik finden Sie im Kapitel „Statistiken und Auswertungen im Tourismail“ (siehe Kapitel 7). •

2.1.2 Das Ampelsystem Mit dem Ampelsystem erfahren Sie sofort den Status des E-Mails. E-Mail wurde gelesen. Eine Lesebestätigung muss nicht angefordert werden. Versand ist fehlgeschlagen. E-Mail wurde zugestellt. Noch keine gesicherte Information, ob das E-Mail gelesen wurde. Mailing wurde an mehrere Empfänger gesendet. Eine eindeutige Zuweisung des Versandstatus ist hier nicht möglich. E-Mails, die noch in der Warteschlange gelistet sind. Nutzen Sie diese Funktion, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails beim Kunden ankommen und um Fehler beim Versand rasch zu eruieren und zu beheben.

Controlling leicht gemacht – der Verlauf

2.1.3 Mails suchen im Verlauf Die umfangreiche Filterfunktion gibt Ihnen die Möglichkeit, ein gesuchtes E-Mail . Mit dem Suchschnell zu finden. Hierfür klicken Sie rechts oben auf den Filter filter können Sie dann nach verschiedenen Kriterien alle Mails im Verlauf filtern und durchsuchen.

Tipps & Tricks Sie suchen ein E-Mail und finden dieses nicht? Dann kontrollieren Sie den Filter, ob hier noch ein zuvor verwendeter Filter aktiv ist.

Controlling leicht gemacht – der Verlauf

2.2 Buchungen über den Jetzt-buchen-Button als Übersicht Im Tourismail rufen Sie über die „Übersicht“ und den Menüpunkt „Kommunikation“ ganz einfach den Bereich „Buchungen“ auf. Hier wird Ihnen eine Auflistung aller erfolgreich abgesendeten Buchungsanfragen durch den „Jetzt-buchen-Button“ angezeigt.

Es werden der Name des Gastes, die E-Mail-Adresse sowie das Absendedatum angeführt. Über das Auge-Icon können Sie die Nachricht samt Zimmerblock, die vom Gast gesendet wurde, einsehen. Damit haben Sie einen laufenden Überblick und jederzeit die Kontrolle, welche Angebote bereits gebucht wurden. Selbstverständlich erhalten Sie auch weiterhin alle Buchungen per E-Mail zugesandt.

Weiters werden alle Angebote, über die eine Buchungsanfrage an Ihr Hotel gesendet wurde, aber noch keine Reservierungsbestätigung gesendet wurde, ebenfalls vom Nachfassen ausgeschlossen.

Mailings zur Kundenbindung – einfach und schnell versenden

3. Mailings zur Kundenbindung

Mailings zur Kundenbindung – einfach und schnell versenden

3.1 Kundenbindung Verbessern Sie den Service für Ihre Gäste durch Folge-E-Mails Folgemails zeigen Ihrem Gast, dass er Ihnen wichtig ist. Mit Tourismail organisieren Sie den Folgemail-Versand ganz unkompliziert. Automatisch erstellte Listen helfen Ihnen, den Gast zur richtigen Zeit zu kontaktieren. Vorgefertigte Anschreiben für Nachfassen, An- und Abreise etc. lassen sich mit minimalem Aufwand versenden. Die Briefbausteine können Sie selbst bearbeiten und warten. Mehr dazu finden Sie im Kapitel „Einfaches Arbeiten mit vorbereiteten Textbausteinen“ (siehe Kapitel 6). Vorteile • Die automatisch erstellte Listenfunktion hält Sie auf dem Laufenden (Anreise, Abreise, Nachfassen und Geburtstag). • Alle Folgemails lassen sich mit wenigen Klicks erledigen. • Großen Output mit geringem Aufwand erzielen. • Standardisierte Prozesse erleichtern die Arbeit und reduzieren den Zeitaufwand.

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3.2 Nachfassmailing • Erinnern Sie an Ihr Angebot. • Klären Sie, ob es noch Fragen gibt, und bieten Sie Ihre Hilfe und Unterstützung an. • Automatisch erstellte Nachfassliste trägt zur Zeitersparnis bei.

Schritt 1: Um alle noch nicht beantworteten Angebote nachzufassen, wählen Sie das Versanddatum der Angebote, oben links, aus. (Wir empfehlen 2–3 Tage nach dem Angebot ein Nachfassmailing zu versenden.) Bitte beachten Sie, dass Angebote, die im Verlauf bereits auf erledigt gesetzt wurden (siehe Kapitel 2.1), nicht mehr nachgefasst werden. Schritt 2: Wählen Sie als Nächstes die Sprache aus. Es kann immer nur eine Sprache gleichzeitig versendet werden. Schritt 3: Nun können Sie entscheiden, welchen Gästen Sie Ihr E-Mail schicken möchten. Alle Empfänger, die mit einem Haken bestätigt wurden, werden angeschrieben. Zuvor können Sie über das gesendete Angebot einfach und schnell erneut einsehen. Schritt 4: Mit einem Klick auf E-Mail an ausgewählte Kontakte senden kommen Sie nun in die Editoransicht und können wie gewohnt Ihr Mailing versenden. Alle bereits angeschriebenen Empfänger werden danach nicht mehr aufgelistet. Zum Schluss wiederholen Sie diese 4 Schritte für die restlichen Sprachen. 41

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3.3 Anreisemailing • Heißen Sie den Gast willkommen. • Erinnern Sie den Gast, welche Dinge er nicht vergessen sollte (Wanderschuhe, Skischuhe ...). • Teilen Sie ihm mit, was er nicht mitnehmen muss, da es im Hotel vorhanden ist (Handtücher, Bademantel, Wanderrucksäcke, Wanderstöcke etc.). • Informationen zur Anreise, z. B. Kettenpflicht, Baustellen etc. • Weisen Sie ihn auf die rechtzeitige Reservierung von Beautyterminen, Skiverleih … hin. So können Sie Zusatzverkäufe generieren.

Schritt 1: Wählen Sie das Anreisedatum aus. Geben Sie dafür das gewünschte Anreisedatum oben auf der linken Seite ein. (Wir empfehlen eine Zeitspanne von 5 Tagen.) Es erscheinen alle Gäste, die an diesem Datum anreisen, laut den Reservierungsbestätigungen, die Sie im Tourismail versendet haben. Schritt 2: Als Nächstes wählen Sie die Sprache aus. Es kann immer nur eine Sprache gleichzeitig versendet werden. Schritt 3: Nun können Sie entscheiden, welchen Gästen Sie Ihr E-Mail schicken möchten. Alle Empfänger, die mit einem Haken bestätigt wurden, werden angeschrieben. Schritt 4: Mit einem Klick auf E-Mail an ausgewählte Kontakte senden kommen Sie nun in die Editoransicht und können wie gewohnt Ihr Mailing versenden. Alle bereits angeschriebenen Empfänger werden danach nicht mehr aufgelistet. Zum Schluss wiederholen Sie diese 4 Schritte für die restlichen Sprachen.

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3.4 Abreisemailing • Bedanken Sie sich beim Gast für seinen Besuch. • Rufen Sie Ihrem Gast noch einmal seine Urlaubserinnerungen ins Gedächtnis (z. B.: Link zu den E-Cards mit Gästefotos). • Bitten Sie ihn um eine Bewertung auf einer Bewertungsplattform. • Verlinken Sie mit dem Online-Gästefragebogen und bitten Sie um sein Feedback. Gleichzeitig zeigen Sie dem Gast, dass Ihnen seine Meinung wichtig ist. • Laden Sie Ihn als Freund auf Facebook, Google+ etc. ein.

Schritt 1: Wählen Sie das gewünschte Abreisedatum, oben links, aus. Am besten versenden Sie das Mailing 5–7 Tage nach der Abreise, laut der Reservierungsbestätigung! Schritt 2: Als Nächstes wählen Sie die Sprache aus. Es kann immer nur eine Sprache gleichzeitig versendet werden. Schritt 3: Nun können Sie entscheiden, welchen Gästen Sie Ihr E-Mail schicken möchten. Alle Empfänger, die mit einem Haken bestätigt wurden, werden angeschrieben. Schritt 4: Mit einem Klick auf E-Mail an ausgewählte Kontakte senden kommen Sie nun in die Editoransicht und können wie gewohnt Ihr Mailing versenden. Alle bereits angeschriebenen Empfänger werden danach nicht mehr aufgelistet. Zum Schluss wiederholen Sie diese 4 Schritte für die restlichen Sprachen.

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3.5 Geburtstagsmailing Warum Sie ein Geburtstagsmail mit Tourismail senden sollten? • Durch ein Geburtstagsmail wecken Sie Emotionen beim Gast. • Zeigen Sie dem Gast, dass Sie an ihn denken, und erinnern Sie ihn gleichzeitig an seinen Urlaub bei Ihnen. • Erhöhen Sie damit die Kundenbindung. • Mit nur wenigen Klicks erzielen Sie einen großen Effekt. • Die personalisierten Bilder sprechen den Gast persönlich und direkt an. • Bilder mit z. B. Name und Alter können eingefügt bzw. automatisch generiert werden und stechen ins Auge.

Schritt 1: Geben Sie oben auf der linken Seite das aktuelle Datum ein, um allen Gästen, die heute Geburtstag haben, ein Geburtstagsmailing zu senden. Schritt 2: Als Nächstes wählen Sie die Sprache aus. Es kann immer nur eine Sprache gleichzeitig versendet werden. Schritt 3: Nun können Sie entscheiden, welchen Gästen Sie Ihr E-Mail schicken möchten. Alle Empfänger, die mit einem Haken bestätigt wurden, werden angeschrieben. Schritt 4: Mit einem Klick auf E-Mail an ausgewählte Kontakte senden kommen Sie nun in die Editoransicht und können wie gewohnt Ihr Mailing versenden. Alle bereits angeschriebenen Empfänger werden danach nicht mehr aufgelistet. Zum Schluss wiederholen Sie diese 4 Schritte für die restlichen Sprachen.

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3.6 Folgemailing Die Funktion „Folgemailing“ gibt Ihnen die Möglichkeit auf Basis der zuvor gesendeten Tourismail-Schreiben, gezielt Kontakte zu selektieren, die zu einem vergangenen Zeitpunkt zu Gast waren oder für ein bestimmtes Datum in der Vergangenheit ein Angebot erhalten haben. An diese gesammelten Kontakte kann dann im Sinne der Kundenbindung ein Mailing gesendet werden, das zu einer erneuten Anfrage oder Buchung animiert. Schritt 1: Rufen Sie über das Icon „Folgemailing“ im Bereich „Überblick“ oder den Menüpunkt „Kommunikation“ und „Kundenbindung“ die Funktion auf.

Schritt 2: Wählen Sie nun die gewünschten Parameter aus auf Basis derer die Selektion vorgenommen wird, und klicken Sie danach auf Suchen . Zur Eingrenzung der Kontaktmenge können Sie auswählen, ob Sie nach einem bestimmten Anreisetag oder einem beliebigen Tag während eines (geplanten) Aufenthaltes in der Vergangenheit suchen möchten. Im folgenden Schritt geben Sie das konkrete Datum ein und wählen aus, ob die Daten auf Basis von „Bestätigungen“, „Angeboten“ oder „stornierten Reservierungen“ ausgegeben werden. Über die Einschränkungen „Anbieten für Zeitraum“ und die Eingabe eines Datums in der Zukunft, das durch das Folgemail beworben werden soll, kann ausgeschlossen werden, dass Gäste, die bereits gebucht oder ein Angebot für diesen Zeitraum erhalten haben, erneut angeschrieben werden. Zuletzt muss die Sprache als Selektionsmöglichkeit ausgewählt werden. 45

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Schritt 3: Es werden alle selektierten Aufenthalte oder Angebote anzeigt. Sie können über das Deaktivieren der grünen Haken entscheiden, an welche Kontakte das Folgemailing effektiv versendet wird. Schritt 4: Mit einem Klick auf E-Mail an ausgewählte Kontakte senden kommen Sie nun in die Editoransicht und können das Folgemailing versenden. Es wird empfohlen, die Briefvorlage für das Folgemailing im Vorfeld zu erstellen und inhaltlich ganz gezielt auf den beworbenen Zeitpunkt abzustimmen.