Issuu

Vapaaehtoistyöpaikkojen opaS – Sujuvan yhteistyön aakkoset

Maailmanvaihto ry – ICYE Finland

SISÄLLYS 1.

Vapaaehtoistyöpaikaksi ulkomaalaiselle nuorelle ..................................... Maailmanvaihto ry – ICYE Finland ......................................................... Kaiken maailman vapaaehtoisia ........................................................... 2. Toimivan vapaaehtoisyhteistyön ABC ....................................................... Valmistautuminen vapaaehtoistyöpaikaksi ............................................. 1. Työnkuvan suunnittelu ....................................................................... 2. Vapaaehtoisen valintaprosessi ........................................................... 3. Viestintä ennen saapumista .............................................................. 4. Perehdytyksen työnjako .................................................................... Vapaaehtoisen saavuttua ....................................................................... Mentorointi eli työnohjaus .................................................................... Tukiverkosto ........................................................................................... 3. Käytännön järjestelyt ............................................................................... Ohjelmakäytännöt ................................................................................. Paperit kuntoon – Vapaaehtoisen saapuessa ........................................ A) Rekisteröityminen paikallispoliisissa ................................................. B) Rekisteröityminen maistraatissa ....................................................... C) Verokortin hankkiminen .................................................................... D) Pankkitilin avaaminen ......................................................................... E) Matkakortin hankkinen ...................................................................... F) Kännykkä- ja nettiyhteydet ................................................................ 4. Mutkia matkassa? ................................................................................... Keskustellen kohti yhteisymmärrystä .................................................... Kulttuurisen sopeutumisen haasteet ja ”kulttuurishokki” ..................... Yksinäisyys ja koti-ikävä ......................................................................... Yhteistyön ongelmat ja vapaaehtoistyöpaikan vaihto ............................ Hätätilanteet .......................................................................................... 5. Vinkkejä vapaaehtoistyöjaksosta tiedottamiseen ..................................... 6. Linkkejä lisätietoon .................................................................................. 7. Vapaaehtoistyöntekijöiden vinkkejä .......................................................... Oppaan toimitus: Hanna Rajala, Minna Räisänen ja Mari Takalo

3 5 6 10 11 11 12 13 14 14 16 19 23 23 26 26 27 27 27 28 28 29 29 30 31 33 35 36 38 39

1 Vapaaehtoistyöpaikaksi ulkomaalaiselle nuorelle Nuoren ulkomaalaisen vapaaehtoistyöjakso tarjoaa työpaikalle arjen kansainvälisyyskasvatusta ja kulttuurienvälisiä oppimismahdollisuuksia. Miten työyhteisö voi valmentautua vapaaehtoistyöntekijän vastaanottamiseen? Kuinka yhteistyö saadaan toimimaan sujuvasti? Tämä opas tarjoaa tietoa ja vinkkejä. Maailmanvaihto vastaanottaa vuosittain Suomeen vapaaehtoistyöhön 6–12 kuukaudeksi kolmisenkymmentä nuorta eri puolilta maailmaa. Vapaaehtoinen tuo työyhteisöön työpanoksensa sekä piristystä arkeen ja mahdollisuuden molemminpuoliseen kieliharjoitteluun. Monet Maailmanvaihdon yhteistyökumppanit ovat vastaanottaneet vapaaehtoistyöntekijöitä jo vuosien ajan, ja kansainvälisestä vaihdosta on tullut pysyvä osa työyhteisöä. Toisaalta myös uudet vapaaehtoistyöpaikat ympäri Suomen ovat tervetulleita mukaan tomintaan. Maailmanvaihdon vapaaehtoistyöntekijöitä voivat vastaanottaa yleishyödylliset tahot, kuten vanhainkodit, päiväkodit, kansanopistot, kehitysvammaisten työpajat, kulttuurikeskukset ja nuorisotalot. Myös kestävää kehitystä edistävä tai sosiaalialan yritys voi toimia vapaaehtoistyöpaikkana, mutta on tärkeää muistaa, että vapaaehtoinen ei voi korvata palkattua työvoima. Vapaaehtoistyöpaikat ovat Suomessa perinteisesti olleet pääosin sosiaali- ja kasvatusalalta. Vapaaehtoisen työtehtävien on hyvä sisältää paljon sosiaalista vuorovaikutusta ja kulttuurienvälisiä oppimismahdollisuuksia. On tärkeää löytää kunkin vapaaehtoisen vahvuudet ja erityistaidot, ja hyödyntää niitä työssä. Tärkeintä on, että työpaikalla ollaan motivoituneita saamaan työyhteisöön kansainvälistä väriä ja tarjoamaan vapaaehtoiselle riittävästi perehdytystä ja tukea. Jonkun työpaikalla on hyvä osata englantia (tai vapaaehtoisen äidinkieltä) sujuvasti, mutta kaikkien ei tarvitse olla kielitaidon mestareita. Tärkeämpää on sosiaalinen asenne ja kommunikaatio. Vapaaehtoista ei pidä jättää yksin. 3

On hyvä ottaa koko työyhteisö mukaan vapaaehtoisen työn suunnitteluun, ettei ohjaus jää kokonaan yhden henkilön harteille. Hyvässä vapaaehtoistyöpaikassa vapaaehtoinen kokee, että hänen työnsä on merkityksellistä ja hänen työpanostaan arvostetaan. Yhteistyö tarjoaa oppimiskokemuksia kaikille osapuolille. Vapaaehtoiselle tulee olla tarjolla mielekkäitä ja sopivan haasteellisia työtehtäviä, eikä hänen työnkuvansa voi muodostua pelkästään rutiinitöistä, kuten siivoamisesta ja tiskaamisesta. Vapaaehtoinen ei myöskään voi yksin olla vastuussa esimerkiksi lapsi- tai vammaisryhmän turvallisuudesta, vaan päävastuu on aina vakituisella henkilökunnalla. Tervetuloa Maailmanvaihdon ulkomaalaisen vapaaehtoisen työpaikaksi! Tämän oppaan moniin lukuihin on liitetty kommentteja vapaaehtoisia vastaanottaneiden työpaikkojen väeltä ja oppaan viimeiselle sivulle on koottu vapaaehtoistyöntekijöiden vinkkejä työpaikoille.

Vapaaehtoistyöntekijä Magdalena Puolasta ja lapsia Y.E.S.-päiväkodissa Vantaalla. 4

Maailmanvaihto ry – ICYE Finland Maailmanvaihto ry – ICYE Finland on nuorisovaihtojärjestö, joka vastaanottaa ulkomaalaisia vapaaehtoistyöntekijöitä Suomeen ja lähettää Suomesta nuoria vapaaehtoistyöhön ulkomaille. Maailmanvaihto edustaa Suomessa kansainvälistä International Cultural Youth Exchange -järjestöä (ICYE), joka tarjoaa monipuolisia vapaaehtoistyön mahdollisuuksia paikallisissa yhteisöissä ja kansalaisjärjestöissä eri puolilla maailmaa. Se toimii yhteensä noin 40 maassa viidellä mantereella. Maailmanvaihto on perustettu vuonna 1958. Alussa toiminta oli pääasiassa kansainvälistä oppilasvaihtoa, mutta nykyisin Maailmanvaihto keskittyy vain vapaaehtoisvaihtoon. Osallistujia on vuosittain noin seitsemänkymmentä. Maailmanvaihto on uskonnollisesti ja poliittisesti sitoutumaton järjestö. Maailmanvaihto on pieni järjestö, jossa jokainen toimija tunnetaan ja yksilölliset toiveet otetaan huomioon. Toiminta toteutetaan rahoitetaan pääosin vaihto-ohjelmiin osallistuvien suomalaisten osallistumismaksuilla sekä Euroopan Unionin Erasmus+-ohjelman ja Opetusministeriön myöntämillä avustuksilla. Vapaaehtoisilla aktiiveilla on tärkeä rooli järjestössä. Maailmanvaihdon toiminnan keskeiset arvot ovat kulttuurienvälinen oppiminen, globaali vastuu ja aktiivinen kansalaisuus. Pitkäkestoinen vapaaehtoistyöohjelma tarjoaa nuorille aikuisille haasteellisen kulttuurienvälisen oppimiskokemuksen, joka edistää yksilön kehittymistä ja antaa hänelle uusia näkökulmia. Kulttuurienvälinen oppiminen puolestaan edistää kulttuurirajat ylittävää yhteistyötä ja lisää kulttuurien välistä ymmärrystä. Kansainväliseen vapaaehtoistyöohjelmaan ja kansainväliseen nuorisotoimintaan osallistu-

Miksi Suomeen vapaaehtoistöihin? Vastauksia on yhtä monta kuin vapaaehtoistakin. Jotkut ovat jo ennestään innostuneita Suomen kielestä, kulttuurista ja musiikista. Toiset taas haluavat tulla oppimaan Suomen kansainvälisesti kuuluisasta koulutusjärjestelmästä. Joillekin taas maalla ei ole niin väliä, kunhan voi kokea olevansa hyödyksi tai saada välivuoden tulevaisuudensuunnitelmien pohtimiseen. Kielitaidon vahvistaminen, itsenäistyminen sekä uusien kokemusten ja ystävien saaminen ovat monen nuoren tavoitteita vapaaehtoisvuoden ajalle.

minen myös lisää nuorten aikuisten tietoisuutta ja aktiivisuutta kehitys-, tasa-arvo- ja ympäristökysymyksissä. Se, että nuorilla aikuisilla on mahdollisuus osallistua vastuulliseen kansainväliseen vapaaehtoistyöhön ja järjestötoimintaan, edistää nuorten aktiivista roolia yhteiskunnassa.

Kaiken maailman vapaaehtoisia

Maailmanvaihto vastaanottaa ja lähettää vapaaehtoistyöntekijöitä International Cultural Youth Exchange (ICYE) -ohjelman ja Eurooppalaisen vapaaehtoispalvelun (EVS, European Voluntary Service) kautta. Molemmissa vapaaehtoistyöjakson järjestämiseen osallistuu sekä lähettävä että vastaanottava järjestö, joilta vapaaehtoinen saa valmennusta ja tukea. Tavoitteena molemmissa on kulttuurienvälinen oppiminen ja henkilökohtainen kasvu uudessa kulttuurissa asumisen ja vapaaehtoistyön kautta. Suurin osa vapaaehtoisista saapuu Suomeen elo–syyskuussa. ICYE-ohjelman kautta tulee Suomeen vuosittain yhteensä noin 15–20 ulkomaalaista vapaaehtoistyöntekijää Aasiasta, Afrikasta, Amerikan mantereelta – erityisesti Latinalaisesta Amerikasta – sekä Euroopasta. Vapaaehtoisvaihtoa tehdään pääasiassa Euroopan ulkopuolisten ICYE-kumppanijärjestöjen kesken. Nuorten kotimaat vaihtelevat vuosittain, mutta yleensä vapaaehtoisia saapuu seuraavista maista: Bolivia, Costa Rica, Ecuador, Meksiko, Intia, Japani, Taiwan, Kenia, Uganda, Saksa ja Sveitsi. ICYE-ohjelma on omarahoitteinen, ja vapaaehtoinen maksaa kotimaansa ICYE-järjestölle ohjelmamaksun, jonka suuruus vaihtelee maittain.

EVS-ohjelma on osa EU:n rahoittamaa Erasmus+-ohjelmaa. Erasmus+ on Euroopan unionin koulutus-, nuoriso- ja urheiluohjelma, joka rahoittaa toimialoilla tehtävää eurooppalaista yhteistyötä. EVS on osallistujille lähes ilmainen, ja vaihto tapahtuu lähinnä eurooppalaisten järjestöjen kesken. Eurooppalaisen vapaaehtoispalvelun kautta vastaanotamme vuosittain Suomeen noin 15–20 nuorta vapaaehtoista Euroopasta ja naapurimaista.

ICYE- ja EVS-ohjelmat ovat molemmat suunnattuja pääasiassa 18–30-vuotiaille nuorille, mutta välillä vastaanotamme myös yli 30-vuotiaita ICYE-vapaaehtoisia. Osallistujille ei ole koulutustai kielitaitovaatimuksia, mutta käytännön englannin (tai suomen) kielen taitoa toivotaan. EVS on suunnattu ensisijaisesti nuorille, joilla on muutoin vähäiset mahdollisuudet saada kansainvälistä kokemusta (esim. työttömyys, taloudelliset tai sosiaaliset haasteet perheessä).

Suomeen saapuvat vapaaehtoiset ovat taustaltaan hyvin erilaisia. Joillakin saattaa olla monen vuoden työkokemus, kun taas toiset tulevat suoraan koulun penkiltä. Vapaaehtoiset eroavat myös kielitaidon suhteen; jotkut puhuvat sujuvaa englantia ja toiset saattavat jopa osata hieman suomea. On myös osallistujia, joiden kielitaito on alussa heikko. 6

Vapaaehtoistyöpaikalla on mahdollisuus esittää toiveita vapaaehtoisten kotimaasta ja taidoista, ja nämä toiveet pyritään toteuttamaan mahdollisuuksien mukaan. Vapaaehtoiset ovat luonnollisesti erilaisia persoonia myös esimerkiksi sopeutumiskyvyn, sosiaalisuuden ja oma-aloitteisuuden suhteen, mikä vaatii työpaikalta motivaatiota ja aikaa tukea vapaaehtoista.

Kokemuksia vapaaehtoistyöpaikoilta ”Parasta on näkökulmien laajentuminen ja vapaaehtoisten tuomat uudet tavat työskennellä ja oppia. Vapaaehtoisten kanssa työskentely on ehdottomasti tilanne, jossa molemmat osapuolet oppivat.”

telua ja mahdollisuuksia mielenkiintoiseen vuorovaikutukseen eri kulttuurista tulevan henkilön kanssa, monelle myös englannin kielen suullisen taidon karttumista. Myös henkilöstö on saanut rohkeutta puhua vierasta kieltä. Olemme saaneet kokemuksia siitä, että eri tilanteissa voi selvitä omalla kielitaidolla, että ‘tankeroenglannillakin’ pärjää.”

”Parasta on ollut saada tutustua eri kulttuureihin. Vapaaehtoinen on tuonut päiväkodissamme lisäiloa lasten maailmaan ja auttanut läsnäolollaan meitä tiedostamaan oman kulttuuritaustamme ja myös arvostamaan sitä.”

“Suurin ilo vapaaehtoisesta työyhteisössämme on varmasti ollut seurata, miten paljon iloa ja hyviä kokemuksia vapaaehtoistyöntekijöiden läsnäolo ja apu tuovat kehitysvammaisille.”

”Uskoisin, että vapaaehtoistyöjaksot ovat työpaikallamme tuoneet vaih-

ICYE- ja EVS-ohjelmakäytännöt

ICYE

EVS

Rahoitus

Omarahoitteinen, vapaaehtoinen maksaa ohjelmamaksun

Rahoitus EU:lta, vapaaehtoisen maksettavaksi voi tulla pieni osa matkakuluista (matkakulut korvataan porrastetusti matkan pituuden mukaan)

Kesto

6kk tai 12kk

6-12kk

Aloitus

Elokuussa tai tammikuussa, jousta- Ympäri vuoden, kuun alussa; Vapaavasti vapaaehtoistyöpaikaksi Maa- ehtoistyöpaikaksi ryhtyminen vaatii ilmanvaihdon kanssa sopimalla CIMON hyväksynnän ja hankerahoituksen

Vapaaehtoisten koulutukset

Maailmanvaihdon Tulovalmennusleiri elokuussa, Puolivuotisleiri tammikuussa, Loppuevaluaatioleiri toukokuussa. Matkat korvataan.

CIMOn Tulovalmennus- ja Väliarviointileirit. Mahdollisuus myös osallistua MV:n elokuun ja tammikuun leireille. Matkat korvataan.

Taskuraha

Vapaaehtoistyöpaikka maksaa 95 € / kk

Maailmanvaihto maksaa EU-tuella 125 € / kk

Asuminen

Vapaaehtoistyöpaikan yhteydessä tai isäntäperheessä.

Ruokailut

Työpaikka tarjoaa lounaan sekä myös muut ateriat, jos vapaaehtoinen asuu työpaikan yhteydessä TAI isäntäperhe tarjoaa ateriat vapaa-ajalla.

Työpaikka tarjoaa lounaan sekä myös muut ateriat, jos vapaaehtoinen asuu työpaikan yhteydessä TAI isäntäperhe tarjoaa ateriat vapaaajalla.

Työmatkat

Maailmanvaihto korvaa työmatka- Maailmanvaihto korvaa työmatkakukulut (kuukausikortin) tarvittaessa. lut (kuukausikortin) tarvittaessa.

Vakuutus

Terveys- ja vastuuvakuutus, Allianz Global Assistance (AGA)

Kieliopinnot

30h suomen kurssi elokuun leirillä, Kurssit tulovalmennusleirillä sekä muut opinnot omakustanteisesti. Maailmanvaihto maksaa EU-tuella 150 € kielenopiskeluun

Terveys- ja vastuuvakuutus, AXA – European Benefits

Vapaaehtoistyön maailmaa opistolla Lehtimäen opisto Etelä-Pohjanmaalla on erityistä tukea ja ohjausta tarvitsevien oppijoiden aikuisoppilaitos. Opisto on toiminut vuodesta 1997 vapaaehtoistyöpaikkana lukuisille ulkomaalaisille nuorille. Aire Honkola työskentelee opistolla opettajana ja toimii ulkomaalaisten vapaaehtoisten ohjaajana. Aire kertoo kokemuksistaan näin: “Meillä on ollut vapaaehtoisia laidasta laitaan: monen ikäisiä ja eri puolilta maailmaa. Useimmiten vapaaehtoiset avustavat oppitunneilla, mutta alussa he tekevät töitä myös keittiöllä, koska eivät siinä vaiheessa osaa vielä kieltä kovin hyvin. Meillä on ollut vapaaehtoistyössä myös nuoria, joilla on ratsastustaustaa. He ovat tehneet mielellään tallitöitä ja osallistuneet ratsastusterapiaan. Työskentely ulkomaalaisten nuorten kanssa on antanut oppilaillemme oivan tilaisuuden kohdata erilaisuutta. Koska opistomme on erityiskoulu, suvaitsevaisuus ja erilaisuuden hyväksyminen on meille tärkeää. Samalla kun opistomme edesauttaa vammaisten integroitumista yhteiskuntaan, voimme ulkomaalaisten vapaaehtoisten kautta opettaa myös oppilaillemme suvaitsevaisuutta. Kohtaamalla ihonväriltään erilaisia ja erilaisen kulttuuritaustan omaavia nuoria he oppivat arvostamaan myös omaa erilaisuuttaan paremmin.”

2 Toimivan VAPAAEHTOISyhteistyön ABC Työhteisön jäseneksi tuleminen edellyttää panostusta niin vapaaehtoiselta kuin koko työyhteisöltä. Vapaaehtoistyöjakso on ennen kaikkea arkea työpaikalla. Näin ollen sitoutuneen työyhteisön sekä toimivan vuorovaikutuksen roolia on mahdotonta korostaa liikaa. Tämä kappale tarjoaa vinkkejä siihen, miten luoda puitteet toimivalle yhteistyölle.

Maailmanvaihdon vapaaehtoisia on työskennellyt jo pitkään Lyhty ry:ssä Helsingissä. Kuvassa Lyhdyn työpajalainen (vas.) sekä vapaaehtoistyöntekijä Marili Virosta.

Vapaaehtoisen kanssa jaettu arki on parhaimmillaan löytöretki omaan tuttuun ympäristöön. Matkaan ei kannattaa lähteä valmistautumatta. Kaiken A ja Ö on se, että vapaaehtoinen löytää oman paikkansa työyhteisön jäsenenä. Tärkeää on yhteinen ymmärrys siitä, mitä vapaaehtoistyö merkitsee ja se, että työyhteisö on valmis ottamaan vapaaehtoisen jäsenekseen. Kuten kaikessa työssä, myös vapaaehtoistyössä niin työntekijän kuin työnantajan tulee noudattaa yhteisiä pelisääntöjä. Näin taataan mm. se, että työlle asetetut tavoitteet saavutetaan. Merkittävin ero palkka- ja vapaaehtoistyön välillä on motivaatio. Vapaaehtoistyöntekijää ei motivoi rahallinen korvaus, vaan uudet kokemukset, oppiminen ja positiivinen palaute. Työpanoksellaan vapaaehtoinen tarjoaa työpaikalle lisäarvoa: vapaaehtoistyön tehtävä ei ole korvata varsinaista, palkattua työvoimaa!

Vapaaehtoinen tarvitsee tukea sopeutuakseen työyhteisöön. Työntekijöillä on oltava aikaa ja motivaatiota saattaa vapaaehtoinen yhteisön jäseneksi. Mentorin rooli on keskeisin, mutta työpaikalla on hyvä olla useampia henkilöitä, jotka ovat valmiita auttamaan ja tukemaan vapaaehtoista. Ihannetilanteessa koko työyhteisö sitoutuu kantamaan kortensa kekoon. Kansainvälisessä vapaaehtoistyössä opitaan kieltä ja kulttuuria, mutta myös tärkeitä elämäntaitoja, kuten kykyä kohdata uusia tilanteita ja ratkaista ongelmia. Vapaaehtoisen täytyy oppia “selviytymään” uudenlaisessa arjessa: Miten pukeutua, kun ulkona on kaksikymmentä astetta pakkasta? Mitä syödä, kun ruokakaupasta ei löydy mitään tuttua? Miten bussit kulkevat kaupunkiin tai työpaikalle? Alussa ihmeteltävää riittää ja tuen tarve on suuri, mutta ajan myötä uudet asiat muuttuvat rutiineiksi. Vapaaehtoistyöjakso ei ole vain pärjäämistä päivästä päivään, vaan myös viihtymistä erilaisessa arjessa. Työpaikan ulkopuolisella sosiaalisella verkostolla on kotoutumisen kannalta tärkeä merkitys. Työtoverit voivat tukea vapaaehtoista kannustamalla häntä harrastamaan ja rohkaisemalla tutustumaan uusiin ihmisiin. Miten sitten saada työpaikan väki kiinnostumaan yhteistyöstä vapaaehtoisen kanssa? On tärkeää, että kaikki joiden elämää asia koskettaa saavat mahdollisuuden osallistua päätöksentekoon tai vähintäänkin riittävästi tietoa. On tärkeä sitouttaa etenkin työtoverit, asiakkaat, oppilaat ynnä muut, jotka ovat vapaaehtoisen kanssa suoraan kosketuksissa. Kannattaa myös miettiä, miten muu työyhteisö ja keskeiset sidosryhmät (esim. lasten perheet) pysyisivät ajan tasalla, saisivat ilmaista toiveensa ja tilaisuuden auttaa järjestelyissä.

Valmistautuminen vapaaehtoistyöpaikaksi Sujuvan yhteistyön perusta valetaan jo ennen vapaaehtoisen saapumista! Jo valmisteluvaiheessa on hyvä keskustella mahdollisimman laajan joukon kanssa ja antaa tilaa toiveille, huolille ja ideoille. Seuraavassa valmisteluvaihe on jaettu neljään osaan.

1. TYönkuvan suunnittelu Vapaaehtoistyöpaikan tulee tarjota vapaaehtoiselle riittävästi mielekkäitä tehtäviä, joissa hän saa sopivasti vastuuta. Hyvä vapaaehtoisen työnkuva sisältää sopivassa suhteessa rutiinityötä, haasteita sekä mahdollisuuksia käyttää luovuutta. Työnkuva ei saa olla liian jäykkä vaan sen tulee joustaa vapaaehtoisen taitojen ja kiinnostuksen mukaan. Aina on myös oltava ”Plan B” siltä varalta, etteivät suunnitellut tehtävät toteudu.

Vapaaehtoiselle voi jo suunnitteluvaiheessa laatia viikkoaikataulun (noin 30–35 tuntia viikossa), jotta tehtävien määrä hahmottuu. Jos vapaaehtoistyöpaikalla ei ole tarjolla riittävästi työtä, kannattaa miettiä paikallisia yhteistyötahoja. On eduksi, jos vapaaehtoinen pääsee tehtävissään tuomaan esiin taitojaan ja kulttuuritaustaansa. Hänen työnkuvaansa voi sisältyä myös jokin oma projekti, kuten tapahtuma, työpaja, juhla, teemapäivä, lehtinen tai näyttely. Projektin aikatauluksesta on hyvä sopia yhdessä ja vapaaehtoista tulee tukea ja auttaa projektin toteuttamisessa. Pohtikaa yhdessä: •

• • • •

Valmistautuminen Suunnittele... 1. vapaaehtoisen työnkuva 2. vapaaehtoisen valintaprosessi 3. viestintä ennen vapaaehtoisen saapmista 4. perehdytyksen työnjako

Mikä on vapaaehtoistyöntekijän rooli työpaikallamme? Löytyykö meiltä hänelle mielekkäitä tehtäviä? Missä tehtävissä vapaaehtoisesta olisi eniten iloa ja hyötyä? Mitä vapaaehtoinen voi meillä oppia? Missä vapaaehtoinen voisi asua? Mitä vapaaehtoinen voi tehdä vapaa-ajallaan? Millaista tukea voimme tarjota? Millaiset ovat julkisen liikenteen yhteydet?

Osa vapaaehtoisista asuu isäntäperheessä ja osa työpaikan yhteydessä. Kun perhe ja ystävät ovat kaukana, työyhteisön sosiaalinen merkitys on korostuu. Tämän vuoksi on tärkeä pohtia myös vapaaehtoisen sosiaalista verkostoa ja vapaa-ajanmahdollisuuksia. Jos vapaaehtoisella ei ole isäntäperhettä, työpaikalta edellytetään panostusta myös työajan ulkopuolella. Jokaisella ei välttämättä ole sellaisia itsenäiseen asumiseen tarvittavia taitoja, joita samanikäisillä suomalaisilla nuorilla oletetaan olevan. Lisäksi etenkin pienemmillä paikkakunnilla samanikäisen seuran puute voi osoittautua haasteeksi. Useimmat vapaaehtoiset elävät hyvin pienellä budjetilla, joten matkakulut muodostuvat helposti matkailun ja harrastamisen kynnyskysymyksesi. Työpaikan väki voi esimerkiksi tarjota vapaaehtoiselle kyytejä ja auttaa häntä verkostoitumaan.

2. Vapaaehtoisen valintaprosessi Valintaprosesissa on tärkeää, että työpaikka ja vapaaehtoinen saavat toisistaan riittävästi ennakkotietoa. On tärkeää kertoa vapaaehtoiselle kiinnostavasti ja totuudenmukaisesti työtehtävistä ja asuinpaikasta. Ennakkotiedoista on hyvä käydä selkestäi ilmi, millaisia tehtäviä ja oppi12

mismahdollisuuksia vapaaehtoistyöpaikka tarjoaa vapaaehtoiselle ja mtä se toivoo saavansa vapaaehtoiselta.

Vapaaehtoinen ei korvaa palkattua työntekijää, eli häneltä ei voi odottaa tiettyä koulutustaustaa tai aikaisempaa kokemusta vastaavista tehtävistä. Sen sijaan on hyvä pohtia, millaisia valmiuksia kaavailluissa vapaaehtoistehtävissä tarvitaan ja millaiset persoonallisuuspiirteet ovat eduksi: • • • •

Kielitaito ja kommunikointitaidot? Miten suuri osa työstä on keskustelua? Mitkä luonteenpiirteet ja ominaisuudet ovat avuksi työssä? Esim. ulospäin suuntautunut ja sosiaalinen vai yksin viihtyvä? Missä määrin työ vaatii itsenäistä otetta ja aloitekykyä? Onko joistain harrastuksista tai kiinnostuksenkohteista apua työssä (esim. liikunta-, musiikki tai käsityöharrastus tai kiinnostus liikkua luonnossa)?

Miettikää jo hyvissä ajoin miten vapaaehtoisen valinnassa edetään. Yhteistyö tuntuu omalta, jos työpaikan väki on mukana valintaprosessissa. Pohtikaa esimerkiksi, riittävätkö hakulomakkeen tiedot päätöksentekoon, vai halutaanko vai soveltuvuutta ja motivaatiota selvittää esimerkiksi sähköpostitse, puhelimitse tai Skypen avulla.

3. Viestintä ennen saapumista

Pohtikaa yhdessä, mistä asioista olisi hyvä tiedottaa vapaaehtoista jo ennen kuin hän saapuu. Esimerkiksi työtehtävistä, työympäristöstä ja työpaikan odotuksista? Miettikää myös, miten voisitte luoda positiivisen vaikutelman työyhteisöstä ja hyvä pohjan yhteistyölle. Projektikuvaukset ja hakemukset tarjoavat molemmille osapuolille kuvaa siitä, mitä odottaa tulevalta, mutta yhteydenpidolla voidaan tarkentaa odotuksia puolin ja toisin. • • • • •

Koska ja miten vapaaehtoiseen otetaan yhteyttä? Riittääkö sähköposti vai olisiko hyvä keskustella Facebookin tai Skypen välityksellä? Voisiko vapaaehtoinen olla yhteydessä vanhoihin vapaaehtoisiin? Mitä olisi hyvä ottaa puheeksi jo ennen vapaaehtoisen saapumista? Toiveita, pelkoja, odotuksia? Mitä hänen olisi hyvä pakata mukaan? Miten ohjeistaa vapaaehtoinen ensimmäisiä päiviä varten? Lähetetäänkö vapaaehtoiselle tietopaketti, kuten työpaikan ja kunnan esitteitä? Tai esimerkiksi tervehdys tulevilta työtovereilta ja asiakkailta?

4. Perehdytyksen työnjako Vapaaehtoisen perehdyttäminen, ohjaaminen ja tervetulleeksi toivottaminen vie aikaa. Hänen saapumisensa onkin hyvä ajoittaa ajanjaksoon, joka ei ole työpaikalla kovin kiireinen. On hyvä sopia työyhteisön kesken, kuka tai ketkä: • • • • • •

on päävastuussa vapaaehtoisen perehdyttämisestä? Eli kuka pitää huolen, että kaikki tulee hoidettua? perehdyttää vapaaehtoisen työpaikkaan ja -tehtäviin? toimii yhteyshenkilönä, joka vastaa tiedonkulusta (myös Maailmanvaihdon suuntaan)? toimii vapaaehtoisen mentorina eli työnohjaajana ja oppimisprosessin tukijana? ottaa vapaaehtoista mukaan vapaa-ajan rientoihin? järjestää vapaaehtoiselle tervetulotilaisuuden?

Vapaaehtoisen saavuttua Ensivaikutelmaan kannattaa panostaa! On tärkeää saada käytännön asiat kuntoon, mutta vähintäänkin yhtä tärkeää on saada vapaaehtoinen tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja olonsa turvalliseksi uudessa ympäristössä. Vapaaehtoistyöjakson ensimmäiset pari viikkoa menevät tutustuessa ja totutellessa uuteen kieleen, työyhteisöön ja tehtäviin. Vapaaehtoisen perehdytystä ja työnkuvaa suunniteltaessa onkin otettava huomioon sopeutumisprosessi: Aluksi on paljon omaksuttavaa, joten ei kaikkia yksityiskohtia ei kannata yrittää tehdä selväksi heti alkuun. Keskeiset asiat kuten työajat, nimet ja yhteystiedot on hyvä antaa paperilla. On tärkeää, että vapaaehtoisella on alussa selkeitä ja käytännönläheisiä työtehtäviä, joihin on helppo tarttua. Ensimmäisinä viikkoina parhaita askareita ovat sellaiset, joita tehdään yhdessä. Tällä tavoin talon väki ja tavat tulevat tutuksi, minkä jälkeen vapaaehtoisen on huomattavasti helpompaa suunnistaa työpaikalla omin neuvoin. Tässä muistilista helpottamaan yhteistyön alkua ja luomaan hyvää vuorovaikutussuhdetta:

Perusasiat kuntoon • • • •

Käydään läpi työtehtävät ja vastuualueet. (Ks. viereisen sivun alkukeskustelu.) Tutustutaan siihen, kuka tekee mitäkin. Käydään läpi työyhteisön pelisäännöt. Pidetään huoli, että viranomais- ja asumisasiat saadaan kuntoon. Pidetään huoli, ettei vapaaehtoinen jää yksin ja hänellä on mahdollisuus viettää vapaa-aikaansa mielekkäällä tavalla. 14

Kokemuksia vapaaehtoistyöpaikoilta ”Vaikka nuoret vapaaehtoiset tulevat töihin täynnä intoa, ei pidä olettaa, että he osaavat heti kaiken, vaan heitä pitää kärsivällisesti opettaa ja neuvoa. Kaikista tärkeintä on avoin asenne: ihan pienistä jutuista ei kannata säikähtää. Ihmisiä ei pidä luokitella uskonnon tai ihonvärin perusteella, vaan jokaiseen on suhtauduttava ihmisenä. Jokaisella on oikeus olla hieman omalaatuinen – niinhän me itsekin olemme.” “Tärkein vinkki, jonka voisin omien kokemuksieni perusteella antaa, on ajan ja vapauden antaminen vapaaehtoisille. Vaikka vapaaehtoisista saa kuvan hakemusten perusteella, vasta kun he saapuvat paikan päälle, huomaa, mitkä tehtävät heille sopivat parhaiten. Olisi sääli, jos jonkun vapaaehtoistyöntekijän taidot ja kyvyt menisivät hukkaan heille huonosti sopivassa työtehtävässä.“

”Helpoimmin vapaaehtoiset sopeutuvat työpaikkaamme silloin, kun lähettävä organisaatio on valmistellut heitä riittävän hyvin, ja heillä on selvä motivaatio tehdä vapaaehtoistyötä. Myös oma aktiivisuus on tärkeä tekijä sopeutumisessa. On hyvä, jos työpaikka ja vapaaehtoinen ovat yhteydessä jo ennen vapaaehtoistyökauden alkua. Näin vapaaehtoinen saa selvän näkemyksen työpaikasta ja voi kysyä häntä askarruttavia asioita. Myös kynnys tulla uuteen paikkaan madaltuu, kun työpaikkaan on jo jonkinlainen kontakti.” “Itse olen vapaaehtoisen tukemisessa etulyöntiasemassa, sillä olen muuttanut Suomeen ulkomailta. Siksi tiedän, miltä tuntuu olla ulkomaalaisena Suomessa. Työpaikkammme etuna ja kirouksena on se, että olemme niin eristyksissä ja pieni paikka. Täältä on vaikea lähteä muualle, mutta samalla vapaaehtoiset pääsevät osaksi yhteisöä ja oppivat suomalaisesta kulttuurista huomattavasti enemmän kun kaverit kaupungeissa. Eristyksissä oleminen voi siis joskus olla hyväkin juttu.”

“Työpaikalla tulee olla muutama henkilö, jotka ihan oikeasti ovat valmiita tukemaan ja auttamaan vapaaehtoisia. Kielitaito on tärkeää.”

“Minusta välitetään” -kokemus • • •

•

Järjestetään tilaisuus, jossa vapaaehtoinen toivotetaan tervetulleeksi. Vapaaehtoiselle tulisi olla jotain ohjelmaa ensimmäisinä päivinä, vaikka työt alkaisivat vasta myöhemmin., ettei hän jää yksin. Yhdessä tekeminen työajan ja -paikan ulkopuolella välittää tärkeän viestin. Kutsumalla mukaan myös perhettä ja ystäviä vapaaehtoista voidaan auttaa luomaan vapaaajan sosiaalista verkostoa. Avoin keskusteluyhteys alusta alkaen. On hyvä ottaa heti tavaksi ”mentor-vartit”, jolloin voi vaihtaa kuulumisia ja ottaa mahdolliset kysymykset ja huolenaiheet puheeksi helpommin kuin arjen kiireen lomassa.

Mentorointi eli työnohjaus Jokainen ulkomaalainen vapaaehtoinen tarvitsee tukea työpaikalla, sillä opittavana ei ole ainoastaan uusi työ vaan myös uusi työympäristö ja -kulttuuri sekä kieli. Mentor eli työnohjaaja on tärkein tuki vapaaehtoisen arjessa. Mentor voi olla kuka tahansa työtoveri, joka on motivoitunut sitoutumaan tehtävään ja joka osaa opastaa vapaaehtoista englanniksi tai tämän äidinkielellä. Omakohtaiset kokemukset vieraaseen kulttuurin sopeutumisesta voivat tuoda hyödyllistä näkökulmaa. Työnohjauksen tarkoitus on tukea vapaaehtoisen oppimisprosessia koko vapaaehtoistyöjakson ajan tuomalla esiin hänen voimavaransa ja taitonsa.

Tue työssä oppimista!

Mitä mentor tarvitsee •

Aikaa. Säännölliset keskustelut auttavat vapaaehtoista löytämään oman paikkansa ja molempia osapuolia pysymään tilanteen tasalla sekä ennaltaehkäisemään väärinkäsityksiä ja konflikteja. Kun oma paikka löytyy, muuttuu mentorointi ohjaamiseksi oikeaan suuntaan ja satunnaisten ongelmien ratkomiseksi. Tapaamisia olisi hyvä olla alussa viikoit16

Vapaaehtoisen työnkuvaa kannattaa kehittää koko kauden ajan. Tietojen ja taitojen kehittyessä, vapaaehtoinen voi tarjota työpanostaan uusilla alueilla. Suunnitelkaa yhdessä!

Alkukeskustelu Mahdollisimman pian vapaaehtoisen saapumisen jälkeen on tärkeää pitää aloituskeskustelu, jossa käydään läpi seuraavat asiat: • • • • • • •

•

Vapaaehtoiset toiveet ja odotukset vapaaehtoistyöstä Suomessa Vapaaehtoisen mahdolliset pelot, huolenaiheet ja tuentarve Vapaaehtoisen kieliaito ja erityistaidot – miten voitaisiin hyödyntää? Mitä vapaaehtoinen haluaa oppia, mitä taitojaan kehittää? Työpaikan suunnitelmat ja odotukset vapaaehtoisen suhteen, vapaaehtoisen rooli työpaikalla Työpaikan säännöt, aikataulut ja käytännöt (myös kirjoittamattomat säännöt) Kielitaito ja kulttuuri työpaikalla

tain, ajan myötä tapaamiskertoja voi harventaa. Sitoutumista vapaaehtoisen tukemiseen. Mentorointisuhde perustuu keskinäiseen luottamukseen ja kunnioitukseen. Jos vapaaehtoinen kokee vaivaavansa mentoria, tärkeitä asioita saattaa jäädä käsittelemättä, jolloin ongelmia ja konflikteja syntyy alunperin helposti selvitettävistä asioista. Halua ja kykyä kommunikoida ulkomaalaisen vapaaehtoisen kanssa. Keskustelu on mentoroinnin keskeisin työkalu, joten työnohjaajan ja ohjattavan tulee pystyä kommunikoimaan keskenään. Yleensä yhteisenä kielenä on englanti. Vapaaehtoisen kielitaito ei alussa välttämättä ole sujuvaa, joten mentorilla tulee olla aikaa ja kärsivällisyyttä selvittää asiat vapaaehtoiselle.

Vapaaehtoisen perehdyttäminen ja tukeminen on pääasiallisesti mentorin vastuulla, mutta vastuuta on hyvä jakaa useiden henkilöiden kesken. Yksi henkilö voi esimerkiksi toimia työnohjaajana ja toinen henkilökohtaisena tukena. Mentor toimii vapaaehtoisen oppaana työyhteisöön ja tulkkina, joka varmistaa että viestit menevät perille puolin ja toisin. Mentor mm. tiedottaa vapaaehtoiselle työpaikan aikatauluista ja tapahtumista sekä loma-ajoista. Mentorointisuhde muistuttaa monessa mielessä ystävyyssuhdetta, minkä seurauksena rajoja voi olla 17

hankala vetää, mutta oman jaksamisen kannalta tämä on välttämätöntä: täytyy muistaa, ettei mentor ole vapaa-ajan ohjaaja tai töissä ympäri vuorokauden. Tuen tarvetta on vaikea ennakoida, joten mentorointi edellyttää myös joustavuutta. Sopeutumisprosessin haastavuuden ajatellaan usein olevan yhteydessä siihen miten “erilainen” tai “samanlainen” on vapaaehtoisen kotimaa kulttuureineen suhteessa Suomeen, mutta todellisuudessa vapaaehtoisen persoonallisuus, asenne ja aikaisemmat kokemuksesta ulkomailla asumisesta vaikuttavat paljon enemmän hänen kykyynsä sopeutua uuteen ympäristöön.

Anna palautetta Kun tavoitteena on oppiminen, on tärkeää saada rakentavaa palautetta. Ongelmista ja väärinymmärryksistäkin on hyvä puhua ajoissa ja rakentavasti, ettei ”kärpäsestä synny härkästä”.

“Kiitos!” = Paras palkka Vapaaehtoistyöntekijän motivaation ylläpitämiseksi on arjessa muistettava sanoa ääneen, että hänen työpanostaan arvostetaan. On erityisen tärkeää antaa palautetta (esim. palkkapäivän sijaan palautepäivä.)

Vapaaehtoisen kulttuuriin tutustuminen tuo joka tapauksessa työnohjaukseen oman lisämausteensa. Sopeutumisprosessi voidaan nähdä pitkäaikaisena stressitilana. Toisaalta seikkailtaessa oman mukavuusalueen ulkopuolella tapahtuu tärkein oppiminen, mutta samalla jatkuva keskittyminen ja pinnistely myös uuvuttaa.

Sopeutumiseen kuuluu erilaisia kausia: hyviä aikoja seuraavat välillä vaikeammat vaiheet. Kaikki kokevat prosessin omalla tavallaan, mutta usein noin kolmen kuukauden jälkeen tulee sopeutumisväsymys: “kulttuurishokki”. Vapaaehtoinen saattaa olla ärsyyntynyt, väsynyt tai jopa masentunut, mutta hän ei välttämättä itse yhdistä tätä kulttuuriseen sopeutumiseen. Suomessa on paljon asioita, jotka täällä kasvaneelle vaikuttavat täysin luonnollisilta ja itsestäänselviltä, mutta joita on vaikea ymmärtää toisessa kulttuurissa kasvaneen näkökulmasta. Mentorointi on myös näiden asioiden työstämistä yhdessä, mikä vaatii kykyä kyseenalaistaa sekä herkkyyttä tunnistaa oman kulttuurin itsestäänselvyydet. Olennaista on huomata, että kulttuureista opitaan yleensä ihmettelyn ja erehdysten kautta. Paras tapa auttaa vapaaehtoista oppimaan on pyrkiä kertomaan miten asioita tulkitaan suomalaisesta näkökulmasta.

Tukiverkosto

Vapaaehtoisen tukena on koko vapaaehtoistyöjakson ajan kokonainen verkosto niin Suomessa kuin hänen kotimaassaan. Tukiverkostossa jokaisella on oma roolinsa ja vastuualueensa. Verkoston tarkoitus on tukea vapaaehtoisen sopeutumista ja hyvinvointia kokonaisvaltaisesti. Suomessa vapaaehtoisen tukena ovat työyhteisö ja mentor sekä tukihenkilö ja/tai -perhe; isäntäperhe; Maailmanvaihdon henkilökunta, erityisesti järjestösihteeri sekä kaverit, erityisesti muut vapaaehtoiset. Tukiverkoston keskinäinen yhteydenpito on suositeltavaa ja yhteinen tapaaminen jakson kuluessa on hyvä alku.

Maailmanvaihto tukee tukiverkoston toimintaa järjestämällä koulutuksia ja vertaistapaamisia. Uusille isäntäperheille, tukihenkilöille ja vapaaehtoistyöpaikoille järjestetään koulutustilaisuuksia syksyisin. Vuoden aikana järjestetään useita tapahtumia, joissa kaikki Maailmanvaihdon toiminnassa mukana olevat voivat vaihtaa kokemuksiaan ja ajatuksiaan. EVS-ohjelmassa mukana olevat vapaaehtoistyöpaikat voivat osallistua myös moniin CIMOn ja EU:n koulutuksiin.

Järjestösihteeri vastaa ulkomaalaisten vapaaehtoisten vapaaehtoistyöohjelmasta ja toimii

yhteyshenkilönä Maailmanvaihdon toimistolla. Hän sijoittaa vapaaehtoiset työpaikkoihin ja perheisiin, joten mahdollisista muutoksista on keskusteltava järjestösihteerin kanssa. Tarvittaessa hän toimii myös välittäjänä ongelmatilanteissa.

Isäntäperhe

ottaa vapaaehtoisen tasa-arvoiseksi perheenjäseneksi ja tukee vapaaehtoista sopeutumisessa uuteen maahan ja kulttuuriin. Kun koti ja omat läheiset ovat kaukana, isäntäperhe luo tärkeää turvallisuudentunnetta ja sidettä uuteen yhteisöön. Isäntäperhe ottaa vapaaehtoisen mukaan arkeensa yhteisten askareiden, harrastusten ja juttutuokioiden kautta. Vapaaehtoisen odotetaan osallistuvan kotitöihin, mutta koti ei ole hänen työpaikkansa (vrt. au pair). Isäntäperhe tarjoaa vapaaehtoiselle kodin ja ruoan, vapaaehtoispohjalta, eikä heille yleensä makseta korvausta.

Tukihenkilön tehtävänä on ennen kaikkea olla vapaaehtoisen ystävänä ja auttaa tätä so-

peutumaan uuteen ympäristöön. Hän on vapaaehtoisen kaveri ja kulttuuritulkki. Joskus tukihenkilö voi auttaa myös käytännön järjestelyissä, kuten pankkitilin avaamisessa, kirjastokortin hankkimisessa, harrastusmahdollisuuksiin tutustumisessa ja kaupassa käynnissä. Tukihenkilöt

Arviointikeskustelu Pitkin vapaaehtoiskautta, vähintään parin kuukauden välein, on hyvä pitää kehityskeskusteluja, joissa varataan aikaa kysymyksille ja molemminpuoliselle palautteen antamiselle. On myös hyvä yhdessä pohtia vapaaehtoisen työnkuvaa ja työtehtävien kehittämistä sekä ideoida ”omaa projektia”. Kehityskeskustelussa on hyvä käydä läpi asioita sekä vapaaehtoisen että työpaikan näkökulmasta: • • • • • • • • • •

Kuinka vapaaehtoinen kokee työtehtävänsä? Mikä on mielekästä, mikä ei? Kuinka vapaaehtoinen haluaisi kehittää työtehtäviään? Onko vapaaehtoisella erityistaitoja tai ideoita, joita hän haluaisi hyödyntää? Mitä vapaaehtoinen on oppinut jaksonsa aikana? Mitä toivoisi vielä voivansa oppia? Kuinka vapaaehtoinen viihtyy työyhteisössä? Kuinka kommunikaatio toimii? (kielitaito, asenne, yhteiset pelisäännöt) Onko epäselviä tai mieltä vaivaavia seikkoja? Toiveita yhteistyön kehittämiselle? Kuinka yhteistyö toimisi paremmin? Miten työyhteisö on hyötynyt vapaaehtoisen läsnäolosta ja työpanoksesta? Mikä on ollut erityisen onnistunutta yhteistyössä?

On myös tärkeää suunnitella ja aikatauluttaa yhdessä ideoiden ja ”omien projektien” toteuttaminen, etteivät ne unohdu arjen kiireiden keskellä. Muistathan myös kiitoksen merkityksen ja rakentavan palautteen antamisen!

toimivat vapaaehtoispohjalta: vapaaehtoinen voi kääntyä tukihenkilön puoleen ongelmissaan, mutta niiden ratkaiseminen ei ole tukihenkilön vastuulla. Työpaikan asioiden ja ongelmien selvittäminen ei kuulu tukihenkilön vastuulle, vaan näissä asioissa vapaaehtoisen tulisi kääntyä suoraan mentorin ja Maailmanvaihdon järjestösihteerin puoleen. Jokaiselle vapaaehtoiselle pyritään löytämään tukihenkilö, joka asuu mahdollisimman lähellä, mutta aina tämä ei ole mahdollista. Tällöin tukihenkilö toimii etätukena puhelimen ja netin välityksellä.

TUKIPERHEEN

rooli on hyvin samanlainen kuin tukihenkilön. Tukiperhe auttaa vapaaehtoista sopeutumaan uuteen ympäristöön sekä on tukena tarpeen vaatiessa ja ongelmatilanteiden yllättäessä. Tämän lisäksi tukiperhe tarjoaa vapaaehtoiselle mahdollisuuden tutustua suomalaiseen kulttuuriin viettämällä aikaa perheympäristössä. Tukiperheen merkitys on erityisen tärkeä vapaaehtoiselle, joka asuu työpaikkansa yhteydessä, esimerkiksi asuntolassa. Vapaaehtoisesta voi olla piristävää viettää viikonloppua tukiperheen luona. Viikonlopunvietto perheen parissa voi myös tarjota merkittävän ikkunan uuteen puoleen uudessa kulttuurissa.

Kaverit ovat tärkeä epävirallinen osa vapaaehtoisen tukiverkostoa, ja ystävien tuki on erittäin

tärkeää vapaaehtoisen hyvinvoinnille. Ihannetilanteessa vapaaehtoinen löytää sekä paikallisia ystäviä että kavereita kansainvälisistä vapaaehtoisista, joilta saada vertaistukea. Uusiin ihmisiin tutustuminen ei käy yhtä helposti kaikille, mutta toisaalta se ei myöskään ole yhtä tärkeätä kaikille: oppia olemaan yksin olematta yksinäinen voi myös olla osa vapaaehtoiskokemusta.

Vapaaehtoistyöntekijät Anastasia (vas.), Judith ja Elisabeth leipomassa tukihenkilön kodissa.

Vinkkejä kulttuurien kirjon tarkasteluun Kaikessa kirjavuudessaan kulttuurin käsite on harvinaisen hankala. Tiedämme, että on olemassa monenlaisia kulttuureja, mutta käytännössä monet kulttuuriset erovaisuudet jäävät huomaamatta. Erityisen sokeita olemme omalle kulttuurillemme. Yksi tapa hahmottaa kulttuuria on miettiä millaisten uskomusten, asenteiden ja olettamusten kautta hahmotamme maailmaa. Tätä kannattaa myös pohtia ulkomaalaisen vapaaehtoisen kanssa ääneen! Tässä muutama vinkki siihen, miten kulttuuria ja kulttuurienvälistä viestintää voi alkaa pureskella: • Mikä on kohteliasta tai epäkohteliasta? Suomessa kohteliaisuutta on usein antaa toiselle ”omaa rauhaa”, mutta monissa kulttuureissa asia voidaan päinvastoin tulkita negatiivisessa mielessä yksin jättämiseksi. • Valtaetäisyys ja hierarkia: Perheenjäseniin suhtaudutaan toisin kuin tullivirkailijoihin. Esimiehelle ei puhuta samalla tavoin kuin asiakkaille. Kohdataanko eri asemassa olevat ihmiset tasavertaisina vai pyritäänkö heihin pitämään etäisyyttä? Joissain yhteiskunnissa on selkeämpi hierarkia kuin Suomessa, jossa rehtorikin voi pyyhkiä pöydän. On myös yhteiskuntia, joissa luokkajaot ovat selkeämmät kuin Suomessa. • Kritiikki: Miten kritiikkiä ilmaistaan eri ympäristöissä? ”Nostetaanko kissa pöydälle?” Suomalaisessa työkulttuurissa ongelmista puhutaan verrattain avoimesti ja kritiikkiä esitetään suorasti. Toisaalla on tärkeämpää, ettei kukaan menetä kasvojaan, ja negatiiviset asiat pyritään käsittelemään epäsuorasti. • Onko mahdollista, että itsenäisyys ei ole universaali hyve? Itsenäisyyden ihanne voi olla niin syvään juurtunut, että auttaminen ja huomaavaisuus nähdään usein negatiivisessa sävyssä (esim. “riippuvaisuus” tai “kiitollisuuden velka”). Auttamisella ja autettavaksi tulemisella on kuitenkin tärkeä sija monissa kulttuureissa, sillä se luo yhteenkuuluvuutta.

3 Käytännön järjestelyt Ulkomaalaisen vapaaehtoistyöntekijän saapuessa Suomeen on alussa hoidettava tietyt byrokraattiset paperisodat – ja jo tätä ennen on pohdittava kuinka käytännön asiat hoituvat. Tässä kappaleessa on tärkeää tietoa helpottamaan asioiden sujumista.

Ohjelmakäytännöt Työaika, lomat ja vapaapäivät Vapaaehtoistyöntekijöiden työajat ovat joustavia, mutta yleensä he työskentelevät 6–7 tuntia päivässä viitenä päivänä viikossa. Työaika voi sijoittua myös iltoihin, mutta tästä on hyvä sopia vapaaehtoisen kanssa erikseen. Joskus vapaaehtoinen voi tarvittaessa tehdä töitä myös viikonloppuna, esimerkiksi tapahtuman yhteydessä. Tällöin hänelle kertyy työaikaa vastaava määrä vapaata. Vapaaehtoiskauden aikana vapaaehtoiselle kertyy lomapäiviä kaksi päivää kuukaudessa (12 kuukauden ohjelmassa yhteensä 24 arkipäivää). Lomapäivien pitämisestä sovitaan mentorin ja vapaaehtoisen kanssa. Loman voi joko säästää kuukauden mittaiseksi lomaksi kauden loppuun tai pitää useampia lyhyitä lomajaksoja kauden aikana. Ylitöistä vapaaehtoinen saa vastaavan määrän lomaa. Vaihtovuoden aikana järjestettävät koulutusleirit kuuluvat vapaaehtoisen työaikaan, joten niiden aikana ei kulu vapaapäiviä. Myös kansalliset vapaapäivät, kuten vappu, itsenäisyyspäivä, joulu ja pääsiäinen, ovat vapaaehtoiselle vapaapäiviä.

Taskuraha ICYE-vapaaehtoisen taskuraha on 95 € kuukaudessa. Taskurahan maksaa vapaaehtoistyöpaikka. Yleensä Maailmanvaihto maksaa taskurahan kuukausittain vapaaehtoisen pankkitilille ja laskuttaa sitten puolivuosittain vapaaehtoistyöpaikkaa, mutta työpaikka voi myös maksaa taskurahan 23

suoraan vapaaehtoiselle. ICYE-taskurahan määrästä päättää Maailmanvaihdon hallitus, ja kansainvälinen ICYE-verkosto on määritellyt eri maiden vähimmäistaskurahamäärät. EVS-vapaaehtoisen taskuraha on 125 € kuukaudessa, ja Maailmanvaihto maksaa sen heille EVShanketuella. EVS-vapaaehtoiset tarvitsevat verokortin ja suomalaisen pankkitilin taskurahan saamista varten.

Matka- ja kieliopiskelukulut Maailmanvaihto korvaa ICYE- ja EVS-vapaaehtoisten mahdolliset työmatkakulut asuinpaikasta työpaikalle. Maailmanvaihto korvaa kulut yleensä jälkikäteen kuitteja vastaan, kun vapaaehtoinen lähettää kuitit yhdessä täyttämänsä kulukorvauskaavakkeen kanssa Maailmanvaihdon toimistolle. Vapaaehtoisen tulee hankkia mahdollisimman pian saapumisensa jälkeen julkisen liikenteen kuukausikortti, jos hän tarvitsee julkista liikennettä päivittäin työmatkoihinsa, sillä Maailmanvaihto korvaa kertaliput vain poikkeustapauksissa. Kuukausikorttia ei korvata lomajaksoilta, jos vapaaehtoinen ei ole paikkakunnalla. Alussa on syytä myös neuvoa vapaaehtoista bussien ym. kulkuneuvojen käytössä ja katsoa yhdessä sopivat reitit (myös mahdollinen isäntäperhe voi avustaa tässä). Maailmanvaihto maksaa vapaaehtoisten työmatkakulujen lisäksi myös matkat Maailmanvaihdon koulutuksiin. Lisäksi järjestö kustantaa EVS-vapaaehtoisille EVS-hanketuella matkat CIMOn järjestämiin koulutuksiin sekä 150 € tukea suomen kielen opiskelua varten. Vapaaehtoisen harrastuskustannukset ja vapaa-ajankulut ovat hänen omalla vastuullaan. Maaseudulla asuville EVS-vapaaehtoisille Maailmanvaihto korvaa hanketuella myös edestakaiset matkat lähimpään kaupunkiin kerran viikossa. Maaseudulla sijaitsevia ICYE-vapaaehtoistyöpaikkoja kannustetaan kustantamaan, jos mahdollista, vapaaehtoiselle joitain paikallismatkoja. Paikalliset liikkumismahdollisuudet vapaa-ajalla lisäävät vapaaehtoisen viihtyvyyttä. Suomessa julkinen liikenne on varsin kallista, eikä vapaaehtoisilla välttämättä ole varaa maksaa lippujen hintaa.

Majoitus ja ruokailut ICYE- ja EVS-ohjelmissa vapaaehtoiselle tarjotaan täysi ylläpito eli hänen ei tule maksaa asumisesta tai ruokailusta. Noin kolmasosa Maailmanvaihdon vapaaehtoisista Suomessa asuu isäntäperheissä, kun taas kaksi kolmasosaa asuu vapaaehtoistyöpaikan järjestämässä asunnossa, esimerkiksi opiskelija-asuntolassa tai yhteisössä. Useimmiten vapaaehtoisilla on oma huone,

mutta tämä ei ole ehdoton vaatimus, vaan asuminen kämppiksen kanssa samassa huoneessakin on mahdollista. Kummassakin asumisjärjestelyssä on puolensa: Isäntäperheessä vapaaehtoinen pääse osaksi suomalaista perhe-elämää ja tutustuu kulttuuriin arjen lomassa. Toisaalta perhe-elämään paluu voi olla vaikeaa jo aikuistuneelle nuorelle tai erilaiseen perhekulttuuriin voi olla haastavaa sopeutua. Opiskelija-asuntolassa vapaaehtoisella voi olla enemmän vapautta ja hän on itsenäisempi. Työpaikan yhteydessä, esim. yhteisössä, asuessaan vapaaehtoisella on mahdollisuus tutustua työpaikkaansa läheisemmin, mutta toisaalta vapaa-aikaa on ehkä vaikea erottaa työajasta, mikä saattaa joskus aiheuttaa stressiä. Vapaaehtoiselle asunnon järjestävän vapaaehtoistyöpaikan on kiinnitettävä erityistä huomiota vapaaehtoisen sopeutumiseen ja tukemiseen vapaa-ajalla. Asumisyhteisö on osa vapaaehtoisen tukiverkostoa, eikä tuki voi loppua työajan päättyessä. Työyhteisön tulee auttaa vapaaehtoista löytämään ystäviä ja lähiympäristön tarjoamia vapaa-ajanviettomahdollisuuksia. Etenkin viikonloput voivat olla vapaaehtoiselle vaikeita, jos hän jää yksin asuntolan tyhjentyessä muista asukkaista. Kutsumalla vapaaehtoista vieraakseen työyhteisön jäsenillä on loistava mahdollisuus esitellä suomalaista kulttuuria ja perhe-elämää vapaaehtoiselle sekä samalla tutustua itse paremmin vapaaehtoiseen ja tämän kulttuuriin. Vapaaehtoistyöpaikan tulee tarjota vapaaehtoiselle päivittäinen lounas. Muista ruokailuista, myös viikonloppuina ja loma-aikoina, huolehtii joko isäntäperhe tai vapaaehtoistyöpaikka. Joissain tapauksissa, esimerkiksi työpaikan ruokalan ollessa suljettuna tai isäntäperheen ollessa matkalla, Maailmanvaihto voi maksaa vapaaehtoiselle ruokarahaa 5 € per arkipäivä ja 7 € per vapaapäivä.

Koulutukset vapaaehtoistyöntekijöille Vapaaehtoisohjelmaan kuuluvat olennaisena osana koulutukset, jotka valmistavat vapaaehtoisia oppimiskokemuksiin ja auttavat heitä reflektoimaan oppimaansa. ICYE-ohjelman puitteissa Maailmanvaihto järjestää vuoden aikana kolme leiriä: Tulovalmennusleirin elokuussa (10 vrk), Väliarvioinnin tammikuussa (4 vrk) ja Loppuarvioinnin toukokuussa (4 vrk). EVS-ohjelman kautta Suomeen saapuu vapaaehtoisia pitkin vuotta, ja CIMOn järjestämien leirien ajankohdat vaihtelevat. ICYE-vapaaehtoisille Maailmanvaihdon koulutukset ovat maksuttomia ja pakollisia samoin kuin CIMOn koulutukset EVS-vapaaehtoisille. Koulutukset kuuluvat vapaaehtoisen työaikaan, joten niiden aikana ei kulu vapaapäiviä. EVS-vapaaehtoiset myös kutsutaan Maailmanvaihdon tulovalmennus- ja väliarviointileireille, joista heiltä peritään ruokamaksu.

Vakuutus Kaikki ICYE- ja EVS-vapaaehtoiset ovat vakuutettuja sairauksien ja tapaturmien varalta. Vakuutus kattaa sairaala-, lääkäri- ja lääkekulut sekä lääkärin määräämät hoidot sairaustapauksissa, jotka ovat äkillisiä tai vaihtovuoden aikana syntyneitä, mutta ei omaan riskinottoon liittyviä vahinkoja tai aiempaan sairauteen liittyviä hoitoja. Vakuutukseen sisältyy myös vastuuvakuutus. Tapauksissa, joissa kustannukset nousevat suuriksi, tulee ottaa yhteyttä vakuutusyhtiöön ja hyväksyttää vakuutetulle tehtävät toimenpiteet ennakkoon ja tarvittaessa pyytää maksusitoumusta. Vapaaehtoinen maksaa ensisijaisesti lääkärikulunsa ensin itse ja hakee korvausta vakuutusyhtiöltä lähettämällä alkuperäiset kuitit/reseptit ja korvaushakukaavakkeen vakuutusyhtiölle. Mahdollisesta ennenaikaisesta kotiinpaluusta aiheutuvat kustannukset vakuutus korvaa, jos vapaaehtoinen palaa vakuutusyhtiön hyväksymistä syistä. Tarkemmista vakuutusehdoista kerrotaan jokaiselle vapaaehtoiselle jaettavassa oppaassa. Tarvittaessa Maailmanvaihdon toimisto auttaa ja neuvoo vakuutusasioissa. EVS-vapaaehtoisen vakuutusyhtiö on AXA – European Benefits, jonka toimisto sijaitsee Ranskassa. EVS-vapaaehtoisen vakuutusasioissa neuvoa voi tarvittaessa kysyä myös puhelimitse tai sähköpostitse suoraan: p. +33 (0) 144 20 8210, indiveurope@msh-intl.com Vakuutusopas ja lomakkeet löytyvät usealla kielellä osoitteesta: www.europeanbenefits.com -> European Commission -> European Voluntary Service ICYE-vapaaehtoisten vakuutusyhtiö on Allianz Global Assistance, jonka toimisto sijaitsee Saksassa. Vakuutusasioissa neuvoa voi kysyä suoraan vakuutusyhtiöstä: +49 2247 9194 944. ICYEvapaaehtoisen vakuutusasioissa voi apua kysyä Maailmanvaihdon toimistolta.

Paperit kuntoon! – Vapaaehtoisen saapuessa Tässä kappaleessa on tietoa vapaaehtoisen saapumisen jälkeisistä paperitöistä. Byrokratiakuviot vaihtelevat vapaaehtoisen kotimaan perusteella. Paperitöissä on tärkeää edetä alla mainitussa järjestykessä.

A) Rekisteröityminen paikallispoliisissa (EU-kansalaiset) Euroopan unionin ulkopuolelta tulevat vapaaehtoiset ovat anoneet oleskeluluvan ennen Suomeen tuloaan, joten heidän ei enää tarvitse rekisteröidä oleskeluaan poliisilla. Yli kolme kuu26

kautta toisessa EU-maassa oleskelevien tulee rekisteröidä oleskeluoikeutensa paikalliselta poliisiviranomaiselta. Tämä koskee myös Islannin, Norjan, Sveitsin ja Liechtensteinin kansalaisia. Rekisteröityminen on viisainta hoitaa heti mahdollisimman pian vaihtokauden alussa, koska poliisilta saatua todistusta tarvitaan Maistraatissa rekisteröidyttäessä. Poliisille tarvitaan mukaan passi ja Maailmanvaihdon antama todistus osallistumisesta vapaaehtoistyöohjelmaan. Jonot saattavat olla pitkät, jopa yli kuukauden, joten aika kannattaa varata etukäteen. Mahdollisuuksien mukaan vapaaehtoistyöpaikka voi varata ajan jo ennen vapaaehtoisen saapumista. • Lisätietoa: www.poliisi.fi -> Luvat -> Ulkomaalaisluvat -> EU

B) Rekisteröityminen maistraatissa (kaikki)

Kaikkien vapaaehtoisten tulee rekisteröityä maistraatissa. Tällöin vapaaehtoinen saa suomalaisen henkilötunnuksen, joka on tarpeen mm. kirjasto-, pankki- tai bussikorttia hankittaessa. Samalla tehdään muuttoilmoitus Suomeen tulosta. Rekisteröityäkseen henkilön on henkilökohtaisesti käytävä asuinpaikkansa maistraatissa. Mukana oltava passi sekä voimassa oleva oleskelulupa tai rekisteröintitodistus sekä osallistumistodistus Maailmanvaihdon vapaaehtoistyöohjelmaan. • Lisätietoa: www.maistraatti.fi > Kotikunta- ja väestötiedot > Ulkomaalaisten rekisteröinti

C) Verokortin hankkiminen (EVS-osallistujat)

EVS-vapaaehtoisten taskuraha (125 € / kk) katsotaan veronalaiseksi tuloksi, joten he tarvitsevat Suomessa verokortin. ICYE-vapaaehtoiset puolestaan eivät tarvitse verokorttia. Verokortin saamiseksi vapaaehtoisella on oltava suomalainen henkilötunnus. Kun vapaaehtoinen tulee Suomeen töihin, hänen tulisi tilata lähimmästä verotoimistosta verokortti ja toimittaa se heti postitse Maailmanvaihdolle. Verokortin voi tilata puhelimitse ja verokortin saamiseksi täytettävä lomake on myös mahdollista täyttää ja tulostaa netissä: • www.vero.fi > Syventävät vero-ohjeet > Lomakkeet > Verokortti > Hakemus verokortin saamiseksi ulkomailla asuva tai asunut henkilö

D) Pankkitilin avaaminen

Kaikki korvaukset maksetaan pankkitilin kautta kulukorvauskaavaketta ja alkuperäisiä kuitteja vastaan, joten vapaaehtoisen tulisi avata pankkitili mahdollisimman pian saapumisen jälkeen. Pankkitiliä avatessa vapaaehtoisella pitää olla suomalainen henkilötunnus ja mukanaan passi sekä Maailmanvaihdon osallistumistodistus. Maailmanvaihdon tili on Danske Bankissa. Jos vapaaehtoinen avaa tilin samaan pankkiin, saa hän maksut nopeammin, mutta mikä tahansa suomalainen pankki kelpaa. Vapaaehtoisen tulee ilmoittaa Maailmanvaihdolle tilinumeronsa 27

(IBAN), jotta voimme maksaa korvaukset hänelle. Vapaaehtoisia neuvotaan myös lähtiessään sulkemaan pankkitilinsä.

E) Matkakortin hankkiminen Jos vapaaehtoisen pitää päivittäin matkustaa julkisilla työpaikalle, on hänelle hyvä hankkia mahdollisimman pian kuukausikortti, jotta hän pääsee kätevästi käyttämään paikallista julkista liikennettä. Yleensä matkakorttia hankittaessa vapaaehtoisen tulee olla rekisteröitynyt maistraattiin, sillä korttia hankittaessa tarvitaan suomalainen henkilötunnus.

F) Kännykkä- ja nettiyhteydet Suomalaisen puhelinliittymän avaaminen onnistuu esimerkiksi vierailemalla operaattorin palvelupisteessä. Vaihtoehtoisesti vapaaehtoinen voi ostaa prepaid-liittymän vaikkapa R-kioskilta. Tällöin on kuitenkin tärkeää varmistaa, että liittymästä on sallittua soittaa ja lähettää viestejä myös ulkomaille. Nykyään nettiyhteys on nuorille tärkeä yhteydenpidon kannalta. Jos työpaikalla on netinkäyttömahdollisuus, tulee vapaaehtoiselle selventää, missä ja milloin hän voi nettiä käyttää. Jos vapaaehtoinen ei voi käyttää nettiä työpaikalla, hänelle kannattaa vinkata kirjastoista, sillä niissä on yleensä netinkäyttöpisteitä. Myös nettitikun hankkiminen on mahdollista, mikäli mitään muita vaihtoehtoja nettiyhteyden käyttöön ei ole tarjolla. Nettitikkuja myyvät mm. R-kioskit.

Ranskalais-brittiläinen vapaaehtoistyöntekijä Owen (oik.) vapaaehtoistyöpaikallaan Kisälli-Harjulanmäessä.

4 Mutkia matkassa? Vapaaehtoistyöjakso kestää 6–12 kuukautta, mikä on nuoren elämässä pitkä aika, johon mahtuu monenlaisia kausia. On normaalia, että ongelmatilanteita ja väärinymmärryksiä tulee vastaan, mutta yleensä ne pystytään ratkaisemaan keskustelemalla, asioista sopimalla sekä tukemalla vapaaehtoisen sopeutumista. Ongelmista selvitään kyllä, kun kaikilla osapuolilla on halua ratkaista ne.

Keskustellen kohti yhteisymmärrystä Uuden työntekijän saapuminen työpaikalle on koko työyhteisölle sopeutumisprosessi, johon kieli- ja kulttuurierot voivat tuoda sopeutumiseen omat haasteensa. Usein vapaaehtoiselta vie aikansa löytää oma rooli vapaaehtoistyöpaikalla. Toisilta tämä sujuu jouhevammin, kun taas toiset tarvitsevat enemmän tukea ja ohjausta. Vapaaehtoinen toimii työyhteisössä oman kulttuuritaustansa ja kokemustensa pohjalta ja tarvitsee usein aikaa ja ohjausta ”oppiakseen talon tavoille”. Vapaaehtoisen sopeutumiseen vaikuttavat mm. hänen persoonansa ja asenteensa, jotka selittävät monesti erilaisia työtapoja enemmän kuin kulttuurierot. Vapaaehtoistyöpaikat kokevat toisinaan haasteena vapaaehtoisen oma-aloitteisuuden puutteen. Oma-aloitteisuuden puute saattaa johtua monesta tekijästä, kuten esimerkiksi vapaaehtoisen epävarmuudesta tai kulttuurisesta olettamuksesta, että työntekijän tehtävänä on toteuttaa hänelle annetut tehtävät eikä suunnitella niitä. Suomessa arvostetaan työntekijän oma-aloitteisuutta, mutta hierarkkisemmissa kulttuureissa kenties odotetaan ennemmin käskyä pomolta. Keskustelu ja vapaaehtoisen selkeä rooli ovat varmasti avuksi. Hyvä ja avoimen keskusteleva työilmapiiri auttaa työnteossa. On tärkeää, että vapaaehtoinen kokee olevansa osa työyhteisöä ja että hänen työllään on merkitystä. On tärkeää kysyä vapaaehtoisten mielipidettä ja osallistaa häntä työtehtävien ja työpaikan tapahtumien suunnitteluun. Tärkeää on myös antaa kannustavaa ja rakentavaa palautetta.

Kulttuurieroista kannattaa puhua, ja heti jakson alussa tulee selvittää millaisia sääntöjä työyhteisössä noudatetaan. On hyvä kertoa myös kirjoittamattomista säännöistä. Jollekin vapaaehtoiselle voi esimeriksi olla yllätys, että sovitusta kellonajasta myöhästyminen on Suomessa epäluotettavuuden merkki, ja myöhästely tai motivaatiovaikeudet voivat johtua siitä, ettei vapaaehtoinen tiedä yhteisön säännöistä tai aikataulusta. Alusta alkaen kannattaa uskaltaa vaatia vapaaehtoiselta samaa täsmällisyyttä ja panosta kuin muilta työntekijöiltä. Vapaaehtoinen on ohjelmassa osallistuakseen täysipainoisesti kulttuurivaihtoon vapaaehtoistyön kautta.

Kulttuurisen sopeutumisen haasteet ja ”kulttuurishokki” Vieraaseen kulttuuriin muuttaminen herättää jokaisessa erilaisia reaktioita, ja sopeutumisprosessi on jokaisen kohdalla erilainen. Vapaaehtoinen ei useinkaan itse tiedosta esimerkiksi alakulon tai vaikeuksien liittyvän kulttuurisen sopeutumisen prosessiin, ja toisinaan työpaikalla voi olla haastavaa nähdä “kulttuuristressin” vaikutus. Työpaikalla on tärkeää tietää, että normaaliin kulttuurisen sopeutumisen prosessiin kuuluu erilaisia vaiheita, jotka voivat vaikuttaa vapaaehtoisen mielialaan ja työmotivaatioon. Alussa vapaaehtoinen voi olla todella innostunut kaikesta Suomessa ja yhteistyö sujuu hyvin. Hän on ns. kuherruskuukausivaiheessa, joka on monella ensimmäinen askel uuteen kulttuuriin sopeutumisessa. Jossain vaiheessa alkuinnostus kuitenkin yleensä laantuu, ja arki alkaa tuntua tylsältä tai vaikealta. Vapaaehtoinen saattaa masentua ja eristäytyä tai vaihtoehtoisesti purkaa pahaa oloaan valittamalla kaikesta mahdollisesta. ”Omassa kotimaassa kaikki on NIIN paljon paremmin…” Tätä vaihetta kutsutaan kulttuurishokiksi. Vaiheeseen sijoittuvat useimmat perheen ja työpaikkojen vaihdokset. Työpaikan kannattaa muistaa, ettei vapaaehtoinen ole tahallaan hankala, eivätkä kaikki ongelmat johdu työpaikasta, vaan syynä saattaa olla kulttuurishokki, sopeutumisen vaikein vaihe. Joillekin vapaaehtoisille taas ensimmäiset kuukaudet Suomessa ovat kaikkein vaikeimpia. Kommunikaatio tuntuu hankalalta ja uuden kulttuurin käytäntöjen ja pelisääntöjen oppiminen stressaavat. Usein vapaaehtoiset ovat alkuvaiheessa väsyneitä, koska he joutuvat ponnistelemaan paljon kielellisesti sekä oppimaan valtavasti uutta. Jotkut harvat vapaaehtoiset ovat saapuessaan ihan kirjaimellisesti ”kulttuurishokissa”, mikä saattaa ilmetä esimerkiksi hermostuneisuutena, alakuloisuutena, aloitekyvyn tai ruokahalun puutteena sekä uniongelmina. Tällöin on hyvä olla yhteydessä Maailmanvaihtoon ja pyrkiä antamaan vapaaehtoiselle riittävästi tukea. Vapaaehtoista voi tukea järjestämällä hänelle mahdollisimman paljon mukavaa toimintaa ja yrittää saada häntä ihmisten pariin ja harrastamaan. Myös asioista keskusteleminen auttaa. 30

Kielen oppiminen helpottaa sopeutumista, joten vapaaehtoista kannattaa rohkaista ja auttaa opiskelemaan kieltä. Vaihtokauden loppupuolella vapaaehtoistyöntekijän kotiinpaluun lähestyminen voi myös näkyä tunnemyllerryksenä. Vapaaehtoinen ehkä katsoo asioita hieman toisin silmin kuin Suomeen saapuessaan ja hänen mieltään voivat askarruttaa kysymykset sopeutumisesta entisiin kuvioihin. Kotiinpaluuseen liittyvä sopeutumisprosessi on joillekin jopa vaikeampi kuin vieraaseen kulttuuriin sopeutuminen. Vapaaehtoistyöpaikka voi tukea vapaaehtoista keskustelemalla hänen tunteistaan ja ajatuksistaan kotiinpaluuseen liittyen.

Yksinäisyys ja koti-ikävä Vapaaehtoista voi ajoittain vaivata koti-ikävä, mikä on luonnollinen osa toisessa kulttuurissa oleskelua. Jos ikävä äityy kovaksi, on vapaaehtoistyöpaikan hyvä pyrkiä yhdessä muun tukiverkoston kanssa tarjoamaan vapaaehtoiselle tukea. Yksinäisyys voi joillekin vapaaehtoisille olla suuri ongelma, varsinkin jos vapaaehtoinen ei ole tottunut kotimaassaan olemaan yksin vaan on asunut esimerkiksi tiiviin perheyhteisön keskellä. Monessa kulttuurissa perheen ja suvun merkitys on suuri ja sukulaiset ovat läheisissä yhteyksissä.

Kuva Vihdistä Kisälli-Harjulanmäestä kehitysvammaisten työpajalta. Oikealla vapaaehtoistyöntekijä Tatev Armeniasta.

Yksinäisyyteen liittyvistä asioista kannattaa puhua. Jos vapaaehtoinen vaikuttaa yksinäiseltä, hänelle tulisi tarjota apua ystävien ja harrastusten löytämisessä. Suomessa ulkomaalaisen ei aina ole helppoa löytää ystäviä, mutta harrastusten kautta vapaaehtoinen tutustuu vähitellen ihmisiin ja löytää mielekkäitä tapoja viettää vapaa-aikaansa. Vapaaehtoista voi kannustaa olemaan yhteydessä tukihenkilöönsä. 31

Kokemuksia vapaaehtoistyöpaikoilta ”Totta kai vapaaehtoisten kanssa tulee välillä ongelmiakin. Ongelmat juontuvat ennen kaikkea henkilökemioista. Meillä on ollut vapaaehtoisia, joiden motivaatio on ollut hukassa, joilla on omituisia tapoja ja jotka eivät noudata sääntöjä. Ratkaisuna ongelmiin näen keskustelun ja kompromissien tekemisen. Työpaikan on hyvä muistaa, että vapaaehtoiset ovat nuoria ja aluksi aika hukassa oudossa kulttuurissa. Tehtävämme on siis opastaa, selostaa ja kuunnella. Joskus myös joustaa vaatimuksissa. On hyvä pitää mielessä sekin, että usein jonkin ongelman ydin piilee vapaaehtoisten henkilökohtaisessa elämässä. Luottamuksen ja puheyhteyden menettäminen on mielestäni pahinta.” “Opistoyhteisömme on tiivis, mikä voi aiheuttaa sen, että vapaaehtoinen ei tiedä onko hän enemmän opiskelija vai henkilökunnan edustaja, etenkin kun vapaaehtoiset voivat osallistua myös suomen kielen kursseille. Vaikka vapaaehtoisille on hyvä antaa aikaa etsiä omaa parasta työnkuvaansa, on hyvä myös muistuttaa, että he ovat työntekijöitä ja heitä sitoo osa samoista

säännöistä, kuten henkilökuntaakin, esimerkiksi vaitiolovelvollisuus.” ”Yksi haaste on mahdollinen huoli vapaaehtoistyöntekijän yksinäisyydestä (etenkin viikonloppuisin) ja terveydestä. Tämä koskee niitä vapaaehtoistyöntekijöitä, jotka eivät ole kovin ulospäin suuntautuneita ja sosiaalisia. Toisaalta voi olla, että nuori nauttii omasta rauhasta ja hiljaisesta elämästä vapaaaikana, aina ei voi tietää.” “Kulttuurierot aiheuttavat usein pieniä väärinymmärryksiä, mutta yksikään kulttuuritaustasta johtuva ongelma ei ole ollut ylitsepääsemätön. Erot aiheuttavat toki yllättäviä tilanteita. Esimerkiksi eräs poika oli hyvin harras kristitty ja vietti vuoden aikana kaksi pitkää paastoa, jotka olivat muslimien ramadaniinkin verrattuna todella rankkoja. Siinä oli muilla ihmettelemistä. Kieli saa aina hauskoja tilanteita aikaan: italialainen vapaaehtoistyöntekijämme hämmästyi aina, kun joku sanoi ”katso” – italiassa sana kuuluu pahimpien kirosanojen joukkoon.”

Myös yhteydet muihin vapaaehtoisiin auttavat, sillä tällöin vapaaehtoiset voivat jakaa kokemuksiaan. Vapaaehtoista kannattaa kuitenkin kannustaa löytämään myös paikallisia ystäviä, jottei hän olisi riippuvainen vain ulkomaisista ystävistä ja matkustelusta heidän luokseen. Monet vapaaehtoiset turvautuvat ikävissään internetin mahdollisuuksiin ja käyttävät suurimman osan vapaa-ajastaan olemalla yhteydessä kotimaan perheeseensä ja ystäviinsä Facebookin tai Skypen kautta. Tähän on hyvä kiinnittää huomiota, sillä jos kaikki aika kuluu netissä, ei vapaaehtoiselle jää aikaa sosiaalisten verkostojen rakentamiseen Suomessa.

Yhteistyön ongelmat ja vapaaehtoistyöpaikan vaihto Väärinymmärrykset ja niistä johtuvat konfliktit ovat kansainvälisessä vapaaehtoistyössä melko tavallisia, kun ihmiset työskentelevät yhdessä erilaisin (kulttuuri)taustoin ja odotuksin. Konfliktit ovat myös osa oppimisprosessia. Jos ilmassa on negatiivista asennetta, on tilanteeseen paras tarttua ennemmin kuin myöhemmin. Usein kyse on väärinymmärryksistä, jotka on helppoa selvittää ja sopia selkeästi yhteisistä tavoitteista ja pelisäännöistä. Konfikti voi johtua monista eri seikoista: vapaaehtoinen voi esimerkiksiki kokea työpaikan ilmapiirin negatiiviseksi tai ettei hänen työtään arvosteta. Myös koti-ikävä ja kaamos saattavat nakertaa työmotivaatiota.

Konfliktien ratkaiseminen on tärkeä oppimiskokemus, joka parhaassa tapauksessa lisää osapuolten itsetuntemusta ja kulttuurista ymmärrystä!

ICYE-vapaaehtoisten sijoituksissa pyritään ottamaan huomioon vapaaehtoisen ja vapaaehtoistyöpaikan toiveet ja kiinnostuksenkohteet. Ennen Suomeen tuloaan ICYE-vapaaehtoiset ovat hyväksyneet tulevan vapaaehtoistyöpaikkansa ja heiltä edellytetään joustavuutta, minkä vuoksi työpaikan vaihtamiseen turvaudutaan vain ääritapauksissa. Toisaalta on ymmärrettävää, että vapaaehtoisen on ennakkoon vaikea kuvitella, millaista työ todellisuudessa on ja millaista on asua esimerkiksi yhteisössä tai maaseudulla. Mahdollisimman realistisen mielikuvan luomiseksi olisi toivottavaa, että työpaikalta oltaisiin vapaaehtoiseen yhteydessä jo ennen kuin tämä tulee Suomeen. Työpaikan vaihtaminen on usein työläs prosessi, joka vie paljon aikaa, ja myös sopeutuminen uuteen työpaikkaan ottaa oman aikansa, usein muutamista viikoista kuukausiin. Onkin toivotta33

vaa, ettei heti ensimmäisten ongelmien ilmaantuessa ryhdytä miettimään vapaaehtoisen sijoittamista toiseen paikkaan vaan tilannetta yritetään ratkoa muilla keinoilla. Pienistä ongelmista ei tule lannistua vaan varsinkin alussa kannattaa pyrkiä tukemaan vapaaehtoista hankalissa tilanteissa ja ottaa ongelmat puheeksi. Jos yrityksistä huolimatta yhteistyö ei toimi, voidaan ICYE-vapaaehtoisen kohdalla neuvotella paikanvaihdoksesta yhdessä Maailmanvaihdon toimiston kanssa. Vapaaehtoisen ja työpaikan on kuitenkin varauduttava siihen, ettei vaihto onnistu kädenkäänteessä. Suuri osa vapaaehtoistyöpaikoista sijaitsee maaseudulla, eikä työpaikan vaihtamisen syyksi riitä se, että haluaa pois maaseudulta kaupunkiin. Tällaisissa tilanteissa pyritään tukemaan vapaaehtoisen sopeutumista maaseudulle uusien ystävien tai harrastusten kautta.

Kriisikeskustelu Konfiktin selvittämisessä tärkeää on tuoda esiin vapaaehtoisen ja työpaikan motivaatiot yhteistyölle sekä löytää yhteiset tavoitteet. On tärkeää kysyä: •

Mikä on johtanut tilanteeseen? Miten vapaaehtoinen on asian kokenut?

•

Mikä on työpaikan ja mentorin kokemus asiasta?

•

Miten kommunikaatio toimii?

•

Mitä molemmat osapuolet ovat toivoneet yhteistyöltä alun perin? Olisiko mahdollista yhä saavuttaa tavoitteet vai pitäisikö suunnitelmia muuttaa?

•

Mitä muutoksia osapuolet toivovat tilanteeseen, jotta yhteistyö toimisi paremmin? Mitä osapuolet toivovat toisiltaan jatkossa? Miten voivat itse pyrkiä muuttamaan toimintaansa?

•

Mitä muuta annettavaa ja opittavaa vapaaehtoisella voisi olla? Voisiko työnkuvaa muokata?

On tärkeää, ettei jäädä jumittamaan tapahtuneeseen konfliktiin vaan pyritään ratkaisukeskeisesti löytämään yhteisiä tavoitteita parempaan yhteistyöhön. Maailmanvaihdon järjestösihteerin voi myös kutsua mukaan keskusteluun, jos tuntuu, että työpaikan ulkopuolinen ”sovittelija” on tilanteessa tarpeen.

EVS-vapaaehtoisten kohdalla vapaaehtoistyöpaikkaa ei ole mahdollista vaihtaa, sillä EVS-rahoitus on saatu nimenomaan tiettyä hanketta varten. Vaihtoehtoina on jatkaa yhteistyötä yhdessä ideoitujen muutosten pohjalta tai ääritapauksessa keskeyttää EVS-jakso etuajassa. Joissain tapauksissa CIMO voi antaa luvan uuden vapaaehtoisen valitsemiseen keskeyttäneen tilalle, jos hankerahoitusta jää jäljelle. Mikäli vapaaehtoinen käyttäytyy työpaikalla toistuvasti sopimattomasti tai sääntöjen vastaisesti eikä keskustelusta ole apua, on työpaikalla oikeus yhteistyössä Maailmanvaihdon kanssa neuvotella vapaaehtoisen työpaikan vaihtamisesta tai ohjelman keskeyttämisestä. Jos vapaaehtoinen päättää jättää vaihtovuotensa kesken, on hänen neuvoteltava paluumatkan matkakustannuksista Maailmanvaihdon ja kotimaan ICYE-järjestön toimiston kanssa.

Hätätilanteet Vapaaehtoiset kohtaavat harvoin kriisitilanteita, kuten vakavaa sairastumista tai vakavia konflikteja työpaikalla tai isäntäperheessä, mutta niihin on kuitenkin hyvä varautua. Hätätilanteista kannattaa ilmoittaa mahdollisimman pian Maailmanvaihdon toimistoon. Arkisin meidät tavoittaa klo 10–16 välillä numerosta 09 774 1101. Viikonloppuisin hätätapauksissa voi soittaa päivystyspuhelimeemme 044 356 5667 (Huom! Tämä numero on käytössä vain hätätapauksia varten). Hoidamme tarvittaessa yhteydenoton vakuutusyhtiöön ja ICYE-järjestöön vapaaehtoisen kotimaassa, joka puolestaan ilmoittaa tilanteesta vapaaehtoisen vanhemmille. Hätätilanteissa tärkeintä on saada vapaaehtoinen asiantuntevaan hoitoon mahdollisimman pian. Mikäli hätätilanne koskee vapaaehtoisen terveydentilaa, toimintaohjeita saa parhaiten oman paikkakunnan terveyskeskuksesta tai yleisestä hätänumerosta 112. Jos ongelma on mielenterveyteen liittyvä, toimintaohjeita saa Suomen mielenterveysseuralta (valtakunnallisen kriisikeskuksen puhelinnumero on 010 195 202, päivystää myös iltaisin). Vapaaehtoinen voi itse ottaa tarvittaessa yhteyden ulkomaalaisten kriisipalveluun (SOS Center, Crisis Services for Foreigners). Kriisipalvelun numero on 09 4135 0501 ja se on avoinna arkisin klo 9–15.

5 Vinkkejä vapaaehtoistyöjaksosta tiedottamiseen Vapaaehtoisjaksosta kannattaa tiedottaa, jotta mahdollisimman moni voisi oppia ja inspiroitua kansainvälisestä vapaaehtoistyöstä. Samalla saattaa itsekin oivaltaa uutta. Kansainvälisestä vapaaehtoisyhteistyöstä kannattaa kertoa vapaaehtoistyöpaikan omissa tiedotuskanavissa, kuten nettisivuilla, jäsenlehdessä tai uutiskirjeessä. Antakaa vapaaehtoisjakson näkyä ja kuulua! Tiedotustehtävät, kuten valokuvaaminen tai omasta vapaaehtoistyöjaksosta bloggaaminen, voivat myös olla antoisa lisä vapaaehtoisen työtehtäviin. Jos vinkkaatte tiedotuksestanne Maailmanvaihdolle, järjestö voi mahdollisuuksien mukaan välittää viestejä eteenpäin omissa verkoistoissaan. Jos esimerkiksi työpaikkanne verkkolehdessä ilmestyy vapaaehtoistyöntekijänne haastattelu tai kirjoitus, Maailmanvaihto voi jakaa linkin juttuun omissa sosiaalisen median kanavissaan.

Maailmanvaihdon tiedotustyö Maailmanvaihto julkaisee neljä kertaa vuodessa MaailmanVaihtoa – Volunteers’ Voices -lehteä, johon ovat tervetulleita kirjoittamaan ja kuvaamaan niin vapaaehtoistyöpaikkojen väki kuin vapaaehtoiset itse. Toimitus myös ottaa mielellään vastaan juttuvinkkejä, ja toisinaan se myös etsii kolumnisteja. Lehden sähköisen version Maailmanvaihto lähettää jäsenilleen ja julkaisee kotisivuillaan. Painettua lehteä järjestö jakaa tapahtumissa. Vapaaehtoistyöjakso voi myös näkyä esimerkiksi kuvina Maailmanvaihdon verkkosivuilla ja esitteissä. Otammekin mielellämme vastaan otoksia vapaaehtoisista tehtäviensä parissa. Lisäksi, jos vapaaehtoistyöpaikat ovat kiinnostuneita pitämään blogia kokemuksistaan, voimme antaa vinkkejä bloggaamiseen ja linkittää työpaikan blogin kotisivuillemme.

Media

Kannattaa harkita paikallisen tai valtakunnallisen – ja miksei myös ulkomaisen – median, kuten lehtien tai radiokanavien, lähestymistä. Mahdollisuuksien mukaan myös Maailmanvaihto tiedottaa mielellään medialle vapaaehtoistyöntekijöiden puuhista. Kuulemmekin mielellämme työpaikoilta ja vapaaehtoisilta asioista ja näkökulmista, jotka voisivat olla uutisoinnin arvoisia.

Kouluvierailut

Maailmanvaihto tarjoaa ulkomaalaisille vapaaehtoistyöntekijöilleen mahdollisuuksia vierailla lähialueensa ala- ja yläkouluissa, lukiossa sekä ammattikouluissa kertomassa kulttuuritaustastaan ja kotimaastaan tai vapaaehtoistyöjaksostaan Suomessa. Vierailut tarjoavat lapsille ja nuorille tilaisuuden kuulla ja kysyä elinolosuhteista ja kulttuuriympäristöistä eri puolilla maailmaa. Vapaaehtoisten kouluvierailujen pyrkimyksenä on edistää kiinnostusta kansainvälisyyttä, globaalia ajattelua ja kulttuurienvälistä dialogia kohtaan. Ulkomaalaisille kouluvierailijoille vierailut tarjoavat myös ainutlaatuisen mahdollisuuden tutustua Suomen koulumaailmaan. Lisäksi vierailujen kautta kansainvälinen vapaaehtoistyö saa näkyvyyttä. Maailmanvaihto järjestää syksyisin kouluvierailukoulutuksen, jossa vapaaehtoistyöntekijät saavat eväitä kouluvierailujen tekemiseen: he tutustuvat Suomen koulutusjärjestelmään ja kouluvierailuihin globaalikasvatuksen muotona. Koulutuksessa myös kartoitetaan toiminnallisia menetelmiä eri ikäryhmille oppituntien pitämiseen ja käydään läpi vierailujen käytännön järjestelyjä. Maailmanvaihto ottaa yhteyttä kouluvierailijoiksi kouluttautuneiden vapaaehtoisten asuinalueella sijaitseviin oppilaitoksiin ja tiedottaa niille mahdollisuudesta vastaanottaa vapaaehtoinen vierailulle. Vastaanotamme mielellämme vapaaehtoistyöpaikoilta ehdotuksia lähestyttäviksi oppilaitoksiksi, ja vapaaehtoistyöpaikkojen väki voi mielellään vinkata vapaaehtoisten vierailuista myös suoraan oppilaitoksille. Tietoa vierailutoiminnasta ja ohjeet vierialun tilaamiseen löytyvät Maailmanvaihdon kotisivuilta www.maailmanvaihto.fi/toiminta/kouluvierailut Toivomme, että vapaaehtoistyöntekijät voivat tehdä vierailuja työajallaan. Vierailuajankohdasta sovitaan aina yhteistyössä vapaaehtoistyöpaikan kanssa. Vierailijoiden matkat oppilaitokseen maksaa lähtökohtaisesti oppilaitos, mutta tarvittaessa Maailmanvaihto.

6 LINKKEJÄ LISÄTIETOON Alla oleviin linkkeihin kannattaa tutustua – vaikka jo ennen vapaaehtoisen tuloa Suomeen. Sivustojen tieto mm. auttaa ymmärtämään Suomea ulkomaalaisen näkökulmasta ja antaa vinkkejä mahdollisten kulttuurierojen käsittelyyn. Tietoa ICYE-ohjelmasta • • •

www.maailmanvaihto.fi/en/volunteering-in-finland/icye Kansainvälinen ICYE-verkosto: www.icye.org Suomalaisten vapaaehtoistyöntekijöiden blogeja: www.maailmanvaihto.fi/blogit

Tietoa Eurooppalaisesta vapaaehtoispalvelusta • • • • •

http://maailmanvaihto.fi/en/volunteering-in-finland/evs http://europa.eu/youth/EU/voluntary-activities/european-voluntary-service_en Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus: www.cimo.fi Hakukone avoimista EVS-paikoista: http://europa.eu/youth/vp/opportunity_list_en Hakukone EVS-tahoista: europa.eu/youth/evs_database

Perustietoa suomalaisesta yhteiskunnasta ja kulttuurista • •

http://www.infopankki.fi/fi/tietoa-suomesta/perustietoa-suomesta Suomalainen työkulttuuri: http://bit.ly/I6zTRz

Kulttuurien välinen vuorovaikutus ja viestintä • •

www.monivire.fi/vilkaisu-viestintaan/kulttuurit-kohtaavat Lyhyitä videoita sopeutumisesta ja kulttuurien välisestä vuorovaikutuksesta Suomessa: http://vetamix.net/node/6927

Media • •

Helsinki Times: www.helsinkitimes.fi SixDegrees: www.6d.fi

Vapaaehtoistyöntekijöiden vinkkejä vapaaehtoistyöpaikoille 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Perehdyttäkää vapaaehtoista ja esitelkää hänelle vapaaehtoistyöpaikka. Keskustelkaa vapaaehtoisen kanssa työtehtävistä ja kuunnelkaa hänen ideoitaan. Ystävystykää vapaaehtoistyöntekijän kanssa. Uskaltakaa lähestyä häntä ja jutella hänelle. Älkää antako ujouden estää. Olkaa positiivisia ja optimistisia. Sopikaa työaikataulusta, jotta vapaaehtoinen tietää, milloin hänen tehdä mitäkin. Kutsukaa vapaaehtoinen mukaan työyhteisön toimintaan. Myös epävirallisiin tilaisuuksiin kutsuminen voi edistää merkittävästi sitä, että vapaaehtoinen kokee olevansa osa yhteisöä. Osoittakaa parhaanne mukaan, että vapaaehtoinen on osa työpaikan väkeä! Vapaaehtoistyöntekijästä voi olla antoisaa päästä tutustumaan monenlaisiin tehtäviin. On piristävää, jos työpäivissä on vaihtelevuutta. Panostakaa siihen, että vapaaehtoinen tuntee itsensä tarpeelliseksi ja osaksi työyhteisöä. Tarjotkaa vapaaehtoiselle mahdollisuus esitellä taustaansa ja olkaa siitä kiinnostuneita Hymy piristää vapaaehtoisen päivää. Jos mahdollista, ottakaa kerrallaan useampi kuin yksi vapaaehtoistyöntekijä. On mukavaa, jos voitte tarjota vapaaehtoiselle tekemistä myös viikonloppuun ja muuhun vapaa-aikaan sekä auttaa häntä suunnittelemaan vapaa-ajanpuuhia. Etenkin jos vapaaehtoistyöpaikka sijaitsee syrjässä, on mukavaa, jos työyhteisö auttaa vapaaehtoista liikkumaan. Huomioikaa vapaaehtoistyön arvo ja merkitys ja tuokaa näitä esille työyhteisössä.

Maailmanvaihto ry â€“ ICYE Finland Oikokatu 3, 00170 Helsinki 09 774 11 01 www.maailmanvaihto.fi www.icye.org hosting@maailmanvaihto.fi www.facebook.com/maailmanvaihto www.instagram.com/maailmanvaihto www.twitter.com/maailmanvaihto