Digitalisering i øjenhøjde Maj Buch, kommunaldirektør og Susanne Nielsen, Ydelseschef, Glostrup Kommune, og Kaare Pedersen, partner, Lead – Enter Next Level
Digitalisering er en af de fremmeste midler til at effektivisere den offentlige sektor, og alligevel er oplevelsen blandt mange medarbejde, ledere og topledere at meget bøvler, og at gevinsterne udebliver. Mange itløsninger er født med problemer, og det tager ofte længere tid at rydde op i og konvertere data og lære det nye it-system at kende, end man havde regnet med1.
funktionalitet, ændringer, serviceoplevelser m.v. Hvordan træder man ind i og leder den type proces? Hvordan leder man den restmængde, man kan lede? Det satte Det Storkøbenhavnske Digitaliseringsfællesskab (DSD) sig for at arbejde med, da bestyrelsen i 2021 satte et arbejde i gang med at realisere gevinster ifm. implementeringen af KOMBITløsningen Kommunernes Ydelsessystem (KY). Det er en løsning, der har afgørende betydning for landets modtagere af kontanthjælp, ledighedsydelse, flekslønstilskud o.s.v., og som har været undervejs i 7 år. En kompleks løsning, med et utal af integrationer til en række andre fælles offentlige systemer.
Kigger vi i litteraturen, er den tyk af heroiske beskrivelser af ledere, der gennemfører digital transformation. Men de beskrivelser er ofte langt fra den virkelighed medarbejdere, personaleledere og chefer/direktører oplever i dagens kommuner. I den daglige praksis består meget ledelse af at implementere itløsninger, der kommer ”rejsende ind” udefra – fra KOMBIT, KL, Staten o.s.v. Det er vanskeligt, for mulighederne for at agere aktivt som leder og medarbejder er stækkede. Med de fælles løsninger - og alt det gode det medfører, at kommunerne går sammen kommer også mindre indflydelse på timing, Møde ydelseschef og dennes chef •Målsætning og fokusområder
Fokus var på gevinsterne, ud fra den devise, at når vi skal implementere en løsning, så lad os få det bedste ud af det. Det grundlæggende forløb var i hver kommune:
To workshops med medarbejderne •Situationen i dag, og i fremtiden med KY •Gevinster, negative gevinster og nødvendige forandringer
Efter forløbet afvikledes desuden et fælles forløb på tværs af de 11 kommuner med opgørelse af gevinster og negative gevinster på tværs.
Møde ydelseschef og dennes chef •Prioritering •Gevinsthandleplan
Ydelseschef og medarbejdere •Faktisk arbejde med at realisere gevinster og reducere negative gevinster
Mødet mellem ydelseschef og dennes chef før og efter de to workshops med medarbejderne. Det skabte den sammenhæng i ledelseskæden, der fører til, at ambitioner om gevinster faktisk bliver fulgt op.
Afgørende i forløbet, var:
1
Se fx Ursula Plesner og Lise Justesens forskning fra CBS
1