GORDAN TOPIĆ Ericsson Nikola Tesla d.d, Zagreb gordan.topic@ericsson.com
POVEĆANJE KVALITETE POSLOVANJA UVOĐENJEM FILENET SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE KORPORATIVNIM SADRŽAJIMA Sažetak Najveći problemi tvrtki doalze iz područja organizacije i interne komunikacije. Firme bez interne komunikacije su firme velikih problema. Procjenjuje se da 62% problema svjetskih firmi nastaje u području rukovođenja dokumentima i zapisima, što čini bitnu komponentu interne komunikacije. Poseban problem je u područjima upravljanja korporativnim sadržajima i poslovnim procesima. Čak 80% poslovno vrijednih poslovnih informacija zapisano je u nestrukturiranim oblicima sadržaja, što poslovne procese u kojima se intenzivno radi npr. s papirom, čini skupim, sporim i nepouzdanim. Zadaća timova koji upravljaju promjenama poslovnih procesa je automatizacija manualnih i dugotrajnih poslovnih procesa te digitalizacija papirnatih dokumenata koji predstavljaju najskuplji oblik nestrukturiranog sadržaja. U članku su obrađene dosadašnje prakse i prednosti FileNet ECM sustava koje omogućavaju brzu prilagodbu poslovnih procesa te povećanje poslovne efikasnosti i brzi povrat investicija. Ključne riječi: upravljanje korporativnim sadržajima, nestruktuirani dokumenti, poslovni procesi, FileNet, ured bez papira 1.
UVOD
U skladu s istraživanjima eminentnih poslovnih analitičara (npr. Enterprise Storage Group, lipanj 2003. [2]) čak 80% poslovno vrijednih informacija nalazi se zapisano u raznim nestrukturiranim oblicima sadržaja. Nestrukturiranim sadržajem smatraju se dokumenti zapisani na papiru, kao npr. “Microsoft Office“ dokumenti, elektronička pošta, HTML, tj. svi oblici informacija koje nisu organizirano pohranjene u bazama podataka. Kontinuirano gomilanje poslovnog relevantnog nestrukturiranog sadržaja, potaknulo je 80-tih godina prošloga stoljeća razvoj specijaliziranih informacijskih sustava za upravljanje takvim sadržajima, gdje ti sustavi doživljavaju značajniju ekspanziju tijekom 90-tih godina prošlog stoljeća. Pojavljuju se sustavi za upravljanje dokumentima (DMS – “Document Management System”) i sustavi za upravljanje korporativnim sadržajima (ECM – “Enterprise Content Management”) koji čine specijalizirana informacijsko-komunikacijska rješenja. Ona omogućuju cjelovito upravljanje elektronički pohranjenim poslovnim sadržajima i kvalitetno praćenje elektroničkih dokumenata kroz čitav životni vijek. Spoznaja o neophodnosti implementacije sustava za upravljanje korporativnim sadržajem u ozbiljnim tvrtkama bila je rezultat višegodišnjih nastojanja da se način rada u tvrtci u cijelosti uskladi s konceptom ureda bez papira. S druge strane, od takvih se rješenja zahtijevalo i mogućnost integracije sa specijaliziranim poslovnim sustavima u kojima se generiraju različite poslovne informacije, što podrazumijeva optimizaciju ulaganja u informacijske tehnologije (IT – “Information Technology”). Upravljanje korporativnim sadržajima ECM uključuje i upravljanje poslovnim