Prof.dr VOJISLAV STOILJKOVIĆ Mašinski fakultet & CIM College d.o.o., Niš vojas@cimcollege.co.yu PREDRAG STOILJKOVIĆ, dipl.el.ing. CIM College d.o.o., Niš pedas@cimcollege.co.yu
MENADŽMENT DOKUMETNIMA I PODACIMA U INTEGRISANOM SISTEMU MENADŽMENTA Sažetak Integrisani sistem menadžmenta najčešće čine tri sistema menadžmenta: sistem menadžmenta kvalitetom, sistem menadžmenta zaštitom životne sredine i sistem menadžmenta zdravljem i bezbednošću na radu. Sva tri sistema menadžmenta zahtevaju veliku količinu dokumentacije. Ako se kompanija bavi još i proizvodnjom hrane, tada ima obavezu da uvede i standard ISO 22000, što dalje povećava obim dokumentacije. Upravljanje tako velikom količinom dokumenata i zapisa danas je nezamislivo bez korišćenja softvera za upravljanje dokumentima i podacima. U ovom radu se izlaže proces menadžmenta dokumentacijom i podacima u elektronskom obliku. Na primeru realizovanih projekata u kompanijama različitih veličina ukazuje se na mogućnost značajnog smanjenja troškova upravljanja dokumentacijom i oslobađanje nepotrebno utrošenog vremena zaposlenih. Ključne reči: menadžment (upravljanje) dokumentima, integrisani sistem menadžmenta 1. UVOD Integrisani sistem menadžmenta najčešće čine tri sistema: sistem menadžmenta kvalitetom, sistem menadžmenta zaštitom životne sredine i sistem menadžmenta zdravljem i bezbednošću na radu [1]. Sistem menadžmenta kvalitetom zahteva obimnu dokumentaciju, uključujući i veliki broj zapisa o kvalitetu [2]. U tački 5.6.6 standarda ISO 9001:2000 od organizacije se zahteva da uspostavi procedure nivoa sistema menadžmenta kvalitetom za kontrolu dokumenata koje su potrebne za funkcionisanje sistema menadžmenta kvalitetom. U tački 5.6.7 istog standarda od organizacije se zahteva da vodi zapise o kvalitetu koji treba da se održavaju da bi pokazali usaglašenost sa zahtevima i efektivnom funkcijom sistema menadžmenta kvalitetom. Pored toga, organizacija treba da uspostavi i održava proceduru za internu komunikaciju između različitih nivoa i funkcija, koje se odnose na sistem menadžmenta kvalitetom i njegovu efektivnost (tačka 5.6.4 standarda ISO 9001:2000). U delu projektovanja i razvoja (tačka 7.3) od organizacije se zahteva da obezbedi ulaze za projektovanje, da prati izlaze iz projektovanja, verifikaciju projektovanja i kontrolu izmena, kao i da čuva dokumentaciju koja se odnosi na projektovanje i razvoj. Jasno je da se tu radi o velikoj količini podataka i dokumenata. Ako se tome doda i obaveza organizacije da vodi podatke o mernoj opremi, zadovoljstvu kupaca, performansama procesa i sistema i analizi svih tih podataka radi poboljšanja, dolazi se do logičkog zaključka da je u pitanju veliki obim poslova koji zahteva angažovanje većeg broja zaposlenih. Iste zahteve postavlja i standard ISO 14001:2004 za sistem menadžmenta zaštitom životne sredine [3], kao i standarda OHSAS 18001:1999 za sistem menadžmenta zdravljem i 7. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – BAŠKA 2006.