ZORAN NIKOLIĆ INA–Industrija nafte d.d., Zagreb zoran.nikolic@ina.hr
BAZA DOKUMENATA SUSTAVA UPRAVLJANJA POSLOVANJEM U INA, d.d. NA KORPORACIJSKOM INTRANETU
Ključne riječi: dokument, baza dokumenata, aplikacija, sustav upravljanja poslovanja, komunikacija, kvaliteta Sažetak Na osnovi potrebe dostupnosti te pretraživanja normativnih dokumenata INA, d.d. na korporacijskom Intranetu, pokrenut je Projekt izgradnje centralne baze normativnih dokumenata INA, d.d. (NDI). Sukladno zadacima realizirana je odgovarajuća baza dokumenata. Razvojem Projekta uspostave Sustava upravljanja poslovanjem u INA, d.d. (SUP) ukazuje se potreba razvoja i proširenja postojeće baze na nove vrste dokumenata te omogućavanje selektiranog prikaza dokumenata za svaku organizacijsku jedinicu u sklopu organizacijske strukture. Sukladno tome, dolazi do pokretanja Podprojekta izgradnje centralne baze dokumenata sustava upravljanja poslovanjem u INA, d.d. Kako takva baza, između ostalog, predviđa pohranu te objavu postupaka i uputa, svakom zaposleniku omogućuje se da na Intranetu pronađe detaljan opis aktivnosti koje obavlja u sklopu radnog procesa. Također, predviđena je objava strategija, ciljeva, planova i programa, što zaposlenicima osigurava informacije o smjeru kojim ide cijela organizacija, odnosno određena organizacijska jedinica. U referatu se nadalje daje naglasak na daljnji razvoj aplikacije: -
izvješćivanje o rastu / smanjivanju broja dokumenata, odnosno izdanja u bazi daljnja poboljšanja mogućnosti pretraživanja dvojezičnost automatsko obavještavanje o objavi dokumenata personalizirani uvid u otvaranje dokumenata ocjenjivanje i komentiranje baze i pojedinih dokumenata postavljanje upita o sadržaju te objava često postavljenih upita i odgovora
1. UVOD – SUSTAV ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Za sustavno upravljanje tvrtkom potrebno je, između ostalog, i sustavno upravljanje dokumentima koji utvrđuju način poslovanja. Da bi se navedeni dokumenti mogli primjenjivati, potrebno je osigurati njihovu dostupnost zaposlenicima. U ovom kontekstu, pod dostupnosti dokumenata misli se na dostupnost aktualnih dokumenata te onemogućavanje nenamjerne upotrebe onih koji su prestali biti važeći. Nadalje, obzirom na količinu dokumenata koji se stvaraju, cirkuliraju te razmjenjuju u poslovnom okruženju, ukazuje se potreba uvođenja informatičkog sustava za upravljanje dokumentima. Za
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI