Mr.Sc. IVAN LEŽ dipl. inf. Biro Data Servis d.o.o. , Zagreb ivan.lez@bds.hr
DOKUMENT MENADŽMENT SUSTAVI Sažetak Cilj rada je prezentirati područje dokument menadžment sustava, sa osnovnim elementima dokument menadžment sustava. Iznosi se pregled razvoja dokument menadžment sustava sa pregledom funkcija dokument menadžment sustava. Analizom regulatornog okruženja dolazimo do preduvjeta uvođenja i implementacije dokument menadžment sustava. Sagledavanje koristi uvođenja dokument menadžment sustava u organizacije, s obzirom na načine implementacije dokument menadžment sustava. Analiza kretanja na tržištu proizvođača softvera dokument menadžment sustava. Ključne riječi: Dokument menadžment sustavi, elementi, funkcije, koristi uvođenja, tržišna kretanja
1. UVOD Dokument menadžment sustavi predstavljaju novi poslovni model, koji u startu negira postojeći način rada sa papirima. Ovaj rad pokušava predstaviti dokument menadžment sustave kroz osnovne elemente, pregled funkcija, arhitekturom sustava te pregledom razvoja samih sustava, Definira se okvir regulatornog okruženja, te dolazi do preduvjeta uvođenja i implementacije. Na kraju se pokušavaju sagledati koristi uvođenja, sa analizom tržišnih kretanja.
2. ELEMENTI DOKUMENT MENADŽMENT SUSTAVA Dokument menadžment sustav je sustav za upravljanje obuhvaćanjem (nakon kreiranja i primanja dokumenata), klasifikaciju, spremanje, dohvaćanje, reviziju, dostupnost i ponovno korištenje dokumenata. [1] Informacijski menadžment ima tri osnovne komponente: • Dokument menadžment • Workflow menadžment (sustav upravljanja procesima) • Digitalna arhiva Dokument menadžment sustav u aplikativnom smislu je aplikacija za sistemsku kontrolu kreiranja, reviziju, objavu, distribuciju i održavanje datoteke dokumenta. [2] Gartner navodi sljedeće karakteristike konvencionalnog rada sa dokumentima: • "Bijeli ovratnici" gube 30-40% svog radnog vremena na aktivnosti vezane uz dokumentaciju • svaki papirnati dokument kopira se 9 -11 puta • 25% dokumenata poduzeća izgube se i nikad ne budu pronađeni 6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.