KREŠIMIR KNEŽEVIĆ Našicecement d.d., Našice kresimir.knezevic@nasicecement.hr
UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM UZ POMOĆ INFORMATIČKOG PROGRAMA SQM Ključne riječi: upravljanje dokumentacijom, informatički program, interno komuniciranje Sažetak Dokumentacija sustava upravljanja u Našicecementu sadrži preko 500 dokumenata (procedura, radnih uputa, pravilnika, obrazaca i drugih dokumenata). Da bi se zadovoljili zahtjevi normi ISO 9001 i ISO 14001 u pogledu upravljanja dokumentacijom, te da bi se omogućilo djelotvorno i učinkovito upravljanje, u 2002. je nabavljen informatički program za upravljanje dokumentacijom SQM, načinjen na platformi Lotus Notes programa za interno komuniciranje. SQM je prilagođen potrebama tvrtke i u dosadašnjoj primjeni je pokazao niz prednosti i smanjio ili ukinuo probleme koji su prethodno postojali. 1. UVOD U Našicecementu d.d. je intenzivna izrada dokumentacije prema zahtjevima tadašnje norme ISO 9002:1994 započela 1997. Tijekom godina je stalno rastao broj dokumenata koji su izdavani, distribuirani i revidirani na kontrolirani način – u skladu sa zahtjevima navedene norme. Nakon certifikacije sustava upravljanja kvalitetom početkom 2000., odmah je nastavljeno sa uvođenjem sustava upravljanja okolišem prema normi ISO 14001:1996, što je dovelo do generiranja nove količine dokumenata. Kako se tvrtka razvijala i rasla, istovremeno je podizan nivo informatizacije i u 2002. je na postojeću internu informatičku mrežu instaliran software Lotus Notes/Domino. Ova «klijent/server» platforma se vrlo brzo pokazala kao vrlo djelotvorno sredstvo za internu komunikaciju, tako da je općeprihvaćena od strane svih korisnika mreže (dalje: Intraneta). S druge strane, distribucija opsežne dokumentacije sustava upravljanja u fizičkom (papirnatom) obliku više nije bila prihvatljiva, te je već početkom 2002. uz pomoć informatičke službe sva dokumentacija prebačena u Lotus Notes. To je bilo značajno poboljšanje, ali mogućnosti ovog softvera-a koji je prvenstveno namijenjen razmjeni podataka ipak nisu mogle riješiti sve probleme (proces revizije i odobravanja dokumenata nije mogao ići elektronskim putem). Zbog navedenih razloga, prišlo se traženju programa za upravljanje dokumentacijom izrađenom na platformi Lotus Notes. Rješenje je pronađeno nabavkom programa Swing Quality Manager (dalje: SQM) koji je izradila tvrtka Swing Informatika – autorizirani Lotus poslovni partner svjetskog informatičkog diva IBM-a. Program SQM je nabavljen u drugoj polovini 2002. i do kraja godine je u potpunosti stavljen u funkciju. Trenutno je u sustavu preko 500 dokumenata kojima se u potpunosti upravlja u skladu sa zahtjevima normi ISO 9001:2000 i ISO 14001:1996.
5. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI