KREŠIMIR KNEŽEVIĆ, dipl.ing. Nexe grupa d.d. Našice kresimir.knezevic@nexe.hr
UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM SUSTAVA UPRAVLJANJA KVALITETOM U SLOŽENOJ ORGANIZACIJI Sažetak Nexe Grupa kao grupacija tvrtki koja djeluje u 3 države i čija je osnovna djelatnost proizvodnja građevinskih meterijala nalazi se u procesu uvođenja Sustava upravljanja kvalitetom prema ISO 9001:2000. Obzirom na složenost, zemljopisnu udaljenost i lokaciju tvrtki uključenih u sustav, jedan od prvih i najsloženijih problema bilo je rješavanje upravljanja dokumentacijom sa stajališta svrsishodnosti i zadovoljavanja zahtjeva norme. Na bazi informatičkog programa Swing Quality Management koji je duže vrijeme uspješno korišten u Našicecementu, zajedno s isporučiteljem programa razvijen je novi program kojim su riješeni sljedeći problemi: - izrada, odobravanje i distribucija dokumenata u elektronskom obliku u svim tvrtkama obuhvaćenim SUK-om, i to kao zajedničkih dokumenta (koji se primjenjuju u svim ili samo nekima od tvrtki) ili kao lokalnih dokumenata (koji se primjenjuju samo u određenoj tvrtki); - nadzor nad izdavanjem svih dokumenata s jednog mjesta, kao i unos svih korisnika s jednog mjesta. Razvijen je novi model upravljanja dokumentacijom kojim je propisan obavezni oblik i sadržaj pojedinih vrsta dokumenata, te označavanje dokumenata kojim se kroz oznaku svaki dokument veže na: proces kojem dokument pripada, tvrtku za koju je dokument primjenjiv, vrstu dokumenta. Ključne riječi: upravljanje dokumentacijom, vrste dokumenata, označavanje dokumenata
1. UVOD Nexe Grupa je grupacija koja se sastoji od 24 tvrtke, a jedna od njih je Nexe grupa d.d., osnovana sa ciljem da se pomoću nje upravlja sa ostalim tvrtkama u grupaciji. U Nexe grupi d.d. su organizacijski postavljene sama Uprava, te funkcije potpore (kao što su informatika, računovodstvo, ljudski resursi itd.) i poslovne funkcije (nabava, marketing). Ostale tvrtke se bave proizvodnjom ili davanjem usluga i grupirane su u 4 divizije. Glavne djelatnosti koje se odnose na proizvodnju građevinskih materijala (cementa, crijepa, opeke, keramičkih pločica, vapna, betona, kamenih agregata i betonskih proizvoda) smještene su u dvije divizije: - Divizija za cement, vapno, beton i agregate, - Divizija za ciglu i crijep. Gruba organizacijska struktura Grupe prikazana je na slici 1.