Gordan Glavaš i Stanislav Strešnjak Saponia d.d. – Osijek M. Gupca 2, 31000 Osijek tel. 031 / 513-550 e-mail: gordan.glavas@saponia.tel.hr
GROUPWARE – PODRŠKA SUSTAVU KVALITETE Sažetak: Groupware je skup informacijskih tehnologija koje omogućuju efikasniji zajednički rad više ljudi kroz komunikaciju, suradnju i koordinaciju. Groupware infrastruktura, ne samo da podržava ova tri aspekta grupnog rada, već tvori sinergijski učinak, daleko veće vrijednosti od zbroja pojedinih komponenti. Mogućnosti primjene groupware-a u poslovnom sustavu su neograničene, a pokazao se kao izuzetno efikasna podrška sustavu kvalitete. Od potpunog upravljanja dokumentacijom i zapisima, preko rješavanja nesukladnosti do postupka razvoja proizvoda, gotovo da i nema elementa sustava kvalitete gdje groupware značajno ne povećava efikasnost sustava. Groupware omogućava zajedničke dokumente i baze podataka, e-mail, grupne i pojedinačne kalednare i planove rada, rasprave, elektronske obrasce i workflow. 1 POJAM GROUPWAREA Po definiciji Englebarta iz 1998. godine groupware je suradnja pomognuta računalom koja povećava produktivnost ili funkcionalnost međuljudskih procesa. Neka "čvrsta" definicija ne postoji, stoga se može koristiti pojednostavljena definicija da je groupware skup oruđa koji omogućuje zajednički rad više ljudi kroz komunikaciju, suradnju i koordinaciju. No, treba imati na umu da groupware tvori sinergijski učinak - nadilazi puki zbroj svojih komponenti. Groupware aplikacije i programski paketi su se nametnuli kao važna tehnologija koja tvrtkama omogućuje da kreiraju, dijele i upravljaju tvrtkinim znanjem. Da bi aplikacija bila svrstana u groupware mora zadovoljavati barem jednu od slijedećih karakteristika: • mora podupirati suradnju i koordinaciju između ljudi, • mora podupirati dijeljenje informacija • mora omogućiti komunikaciju između grupa ljudi Bitna značajka groupware aplikacija je i ta da one omogućuju rad u grupi, bez obzira na to gdje se ljudi trenutno nalaze. Groupware aplikacije mogu pomoći ljudima i tvrtkama da premoste razne vrste zapreka zemljopisni položaj, vrijeme i organizacijska struktura gube na važnosti u tvrtkama koje su prihvatile groupware. Potreba za groupwareom eksponencijalno raste. Infrastruktura je široko rasprostranjena (računalne mreže i email), današnja računala su dovoljno snažna da se na njima pokrenu aplikacije koje omogućuju zajednički rad. Osnovne funkcije groupware programa su: • elektronska pošta • konferencije • upravljanje dokumentacijom • workflow Danas na tržištu postoji više groupware programskih paketa, najpoznatiji su Lotus Notes, Microsoft Exchange i Novell GroupWise. Svaki do njih doživio je već nekoliko inačica i razvili su se u snažne groupware pakete, čiji izbor ovisi najviše o mrežnoj poslužiteljskoj aplikaciji i/ili o sitnim prednostima koje pojedini paket pruža. Saponia se odlučila za Novell GroupWise kao groupware poslužitelj jer jedini od tri paketa sadržava upravljanje dokumentacijom (kod preostala dva paketa ta mogućnost ili nije dio osnovnog paketa (MS Exchange) ili je postoje aplikacije drugih proizvođača (Lotus Notes). GroupWise omogućava grupe dokumenata, sigurnosne razine, kontrolu verzija i brzo pretraživanje dokumenata koji su spremljeni su librarie.