Vyhradit si hned čas na přečtení zprávy a připomínek. Když ve vstupní schránce narazíme na něco zajímavého, je lákavé nechat toho, co právě děláme (ujasňování položek ve vstupní schránce při jejím vyprazdňování), a věnovat se nové činnosti. Záleží to samozřejmě vždy na vás. Pokud ale vydržíte u rozdělané činnosti, což platí i pro vyprazdňování schránky, budete produktivnější a ulevíte si od stresu. Jde o nejlepší postup. Dát zprávu zpátky do vstupní schránky. Jistěže ne! Ale to pokušení zažíváme občas všichni. Nemáte-li dostatek energie, nepřeskakujte k další položce ve schránce, ale dejte si raději pauzu nebo se motivujte nějak jinak.
4. krok (pokračování): Mám to udělat hned? Zabere to nanejvýš dvě minuty? (Zaškrtněte jednu možnost) £ Ano £ Ne
Vaše odpověď Pokud jste odpověděli Ano. Vyberte jinou odpověď. Pročtení zprávy vám zabere déle než dvě minuty. Pokud jste odpověděli Ne. Správně. Pročíst zprávu vám zabere déle než dvě minuty.
4. krok (pokračování): Delegovat. nebo odložit? (Zaškrtněte jednu možnost) £ Delegovat. £ Odložit — napsat si to do seznamu Další kroky. £ Odložit – zapsat si to do kalendáře.
Vaše odpověď Delegovat. Pokud to můžete zadat někomu jinému, tak ano. V uvedeném případě tomu ale nic nenasvědčuje. Zprávu musíte dopsat vy sami. Vyberte jinou možnost. Odložit — napsat si to do seznamu Další kroky. Ano, napište si to do seznamu Další kroky. Pokud musí být zpráva hotová do určitého data, můžete si termín zapsat do kalendáře. Pokud máte pro zprávu vytvořenou složku projektu, dejte ji do ní. Pokud ne, složku si založte. Odložit – zapsat si to do kalendáře. Ano, pokud musí být zpráva hotová do určitého data, můžete si je zapsat do kalendáře. Můžete si do kalendáře také naplánovat, kdy na projektu budete pracovat. Pokud ne, můžete si záležitost připsat do seznamu Další kroky.
98 / M ÍT VŠE HOTOVO V PRAXI
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS285820
POSTŘEHY Nezapomeňte, že když něco vyndáte ze vstupní schránky nebo otevřete e-mail, už to nesmíte vrátit zpátky. Vezmete-li položku ze vstupní schránky a vrátíte ji nazpátek, aniž byste určili, co znamená a co s ní uděláte, budujete si zlozvyk. Rozhodnutí „nerozhodnout se“ ohledně jakékoli položky ve vstupní schránce vám odčerpá duševní energii a podepíše se na efektivitě vaší práce. Stejně jako jakýkoli nový návyk je vyprazdňování vstupní schránky dovednost, které je potřeba věnovat čas a úsilí. Může to být zpočátku nepříjemné, jak už tomu bývá, když se učíte něco nového. Vzpomínáte, jak jste se učili řídit auto? Pamatujete si první semestr na vysoké? Vzpomínáte, jak jste poprvé řídili nějaký tým? To vy rozhodujete, kdy svou vstupní schránku vyprázdníte. Nemusíte to dělat všechno najednou. Můžete se jí věnovat několikrát denně a udržovat ji prázdnou. Často je zapotřebí obsah schránky zběžně projít každé ráno a namátkou i během dne, aby vám náhodou neuniklo něco, co už hoří. Funguje to ale jenom v případě, že se vracíte ke vstupní schránce a ujasňujete si všechny svoje e-maily pravidelně.
10 AKCÍ K PRODUKTIVITĚ BEZ STRESU / 99
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS285820
Teď jste na řadě vy Podívejte se do své vstupní schránky a pár minut si procvičujte postup Ujasňování, který jste se právě naučili.
100 / M ÍT VŠE HOTOVO V PRAXI Ukázka elektronické knihy