Obr. 24: Protokol č. 1227 o rigorózní zkoušce Blaženy Rynešové na FF UK z roku 1924
Univerzita a její součásti vedly i další, většinou pomocné úřední knihy pro vnitřní potřebu, které – pokud se zachovaly – jsou uloženy ve fondech jednotlivých součástí a zpravidla se nevymykají úzu úředních knih jiných institucí. Do této kategorie spadají centrální podací deníky i podací deníky součástí univerzity, pomocné knihy ekonomického charakteru, evidující příjmy a výdaje opět centrálně i podle součástí univerzity apod.341 Na ně je pak navázáno velké množství účtů, které jsou zpravidla výpisem z některé svázané nebo nesvázané pomocné úřední knihy.
Aktový materiál Pouštět se do teoretických, nebo i jen více shrnujících závěrů o aktovém materiálu je, pokud jde o novověké písemnosti, velmi ošidné. A to i v případě, zaměříme-li se jen na jedno prostředí. Popis, kategorizování
341 Zachované pomocné knihy jsou uloženy v AUK v rámci jednotlivých fondů. Např. podací protokoly, které jsou podstatným zdrojem informací o agendě, univerzitou vyřizované, najdeme takřka v ucelené řadě od roku 1849 pro většinu součástí Karlo-Ferdinandovy univerzity. Přesné údaje – viz Seznam Fondů Archivu Univerzity Karlovy (online), cit. 20. 2. 2020, https://www .udauk.cuni.cz/.
98 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS276423
Obr. 25: Kvitance z 14. 7. 1897 pro prof. Leopolda Heyrovského z české právnické fakulty za převzaté kolejné
apod. vždy narazí na úskalí obrovské rozmanitosti, výjimek a neúplných popisů. I tady lze nejobecněji konstatovat, že aktový materiál je vše, co nespadá do kategorie listina nebo úřední kniha.342 Řada písemností se nachází vlastně na pomezí kategorií listina a aktový materiál. Jak je již výše ukázáno, rozhodující pro hodnocení charakteru písemnosti je její obsah. To platí i pro kategorii aktového materiálu. A právě v univerzitním prostředí najdeme takových příkladů celou řadu. Na tomto místě bude vhodné vydat se dále cestou naprosto konkrétního případu, specifického pro dané prostředí. Zvolíme typickou cestu vzniku takového aktového materiálu pro univerzitní prostředí 19. století a popíšeme, kdo se na jeho vytváření podílel, jakým způsobem a jakou dobu vyřízení trvalo. Aktový materiál jako příprava, podklad pro jednání, nemusel nutně vyústit ve vznik listiny, ale vyústil v nějaké rozhodnutí.
342 Ch. Rohr: Historische Hilfswissenschaften, s. 215–217; J. Šebánek – Z. Fiala – Z. Hledíková: Česká diplomatika do roku 1848, s. 22, 34–36.
99 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS276423
Toto rozhodnutí znamenalo buď vyřízení nějaké záležitosti, nebo její zrušení, založení ad acta bez konkrétního výsledku, jak si též ukážeme. Výsledkem tohoto úředního postupu nebyl vždycky jen samotný jeden dokument, ale zpravidla to byl spis, který mapuje cestu od vzniku případu po jeho naplnění, což pro písemnost, resp. pro spis znamená buď jeho skartaci, nebo uložení v archivu. Spis o jedné a téže univerzitní záležitosti byl zpravidla veden u tří institucí: založen byl v univerzitní kanceláři. Odtud šla věc k projednání výše, z centrální kanceláře (nedotýkala-li se celouniverzitní, ale jen fakultní záležitosti) mohla být poslána rovnou na zemskou úroveň. To znamenalo v letech 1756–63 do kanceláře reprezentace a komory, do roku 1848 na gubernium a po roce 1848 na pražské místodržitelství. Tato střední úroveň odpadla po vzniku Československa. Nejvyšší úroveň představovaly státní instituce, tedy před rokem 1848 Dvorská studijní komise ve Vídni, kterou v polovině 19. století nahradilo ministerstvo kultu a vyučování. Po roce 1918 byla cesta dvouúrovňová: univerzita – československé ministerstvo školství a národní osvěty. Podněty pro vznik spisu přicházely od různých původců. V nové době, resp. ve 20. století a později, je kvantitativně nejčastějším objektem obsahu spisu – vzhledem k početnímu nárůstu posluchačů – student, který přichází s nějakou žádostí, domáhá se něčeho, nebo naopak škola nebo její součást požaduje něco po studentovi. V 19. století je takových písemností o mnoho méně. Toto konstatování platí zejména pro předbřeznové období, kdy studenti nebyli příliš individualizováni.343 Byli bráni jako celek, plnící své předem stanovené povinnosti, které byly zapisovány spíše do formulářů, spojovaných do celků – úředních knih. Individuální spisy studentů, resp. týkající se konkrétních studentských záležitostí vznikaly jen, vyskytl-li se nějaký problém, odchylka od pravidel, požadavek na změnu úzu.344 Individuální studentské spisy jako takové byly pro každého imatrikulovaného povinně zavedeny dokonce až po roce 1950. Jejich zavedení úzce souvisí se zavedením přijímacích zkoušek na vysoké školy a kádrovým prověřováním přijímaných studentů a jejich sledováním i z občansko-politického hlediska během studia.345 V předchozím období byly všechny potřebné informace, tedy základní personálie, záznamy o poplatcích a záznamy o zvoleném studijním
343 J. Havránek: Studenti v napoleonských válkách a po nich, s. 25. 344 M. Sekyrková: Ze stížností na pražské studenty, s. 959–969. 345 P. Cajthaml: Pražští studenti 1945–1989, s. 144–156; P. Urbášek – J. Pulec: Vysokoškolský vzdělávací systém v letech 1945–1969.
100 Ukázka elektronické knihy