98
Účetnictví společenství vlastníků jednotek
že členové výboru výměnou za výkon své funkce nesou předmětné náklady na správu domu a pozemku ve výši nižší o 20 %, než kolik by nesli jako „běžní“ vlastníci, pak by to zřejmě bylo v souladu s OZ, a tedy by bylo „určeno jinak“. Otázkou však je, zda i zde nebude nutné splnit příslušné odvodové povinnosti. V souladu s ustanovením § 4a písm. p) bodu 1 ZDP platí, že od daně z příjmů jsou osvobozeny bezúplatné příjmy vlastníka jednotky v podobě úhrady nákladů na správu domu a pozemku vlastníkem jiné jednotky v tomtéž domě. Tedy od daně je osvobozen příjem vlastníka jednotky realizovaný tím, že náklady na správu domu nese v menší míře, nežli kolik odpovídá jeho obecné zákonné povinnosti, díky čemuž ostatní vlastníci v domě v podstatě tyto náklady nesou částečně i za něj. Na první pohled by tedy takto koncipovaná funkcionářská „odměna“ nemusela díky tomuto osvobození podléhat příslušným odvodům (tj. obecně žádné mzdové agendě). Osobně však zde spatřuji následující zásadní problém: předmětné ustanovení § 4a písm. p) bodu 1 ZDP osvobozuje pouze bezúplatný příjem, tj. situaci, kdy vlastník nese náklady na správu domu v menší míře bez poskytnutí odpovídající protihodnoty z jeho strany. Zde však odpovídající protihodnota bezpochyby existuje – je jím výkon funkce. Z tohoto důvodu není možné, dle mého názoru, předmětné osvobozovací ustanovení uplatnit. Vzhledem k tomu, že funkcionář nevykonává svoji funkce bezplatně – „získává“ za ni nižší úhradovou povinnost – podléhá jeho odměna dle mého názoru i zde standardním odvodům daně ze závislé činnosti (a tedy i ZP a SP), jelikož dle ustanovení § 6 odst. 3 ZDP platí, že příjmy ze závislé činnosti se rozumějí pravidelné nebo jednorázové bez ohledu na to, zda je na ně právní nárok, či nikoli, zda je od zaměstnavatele dostává zaměstnanec nebo jiná osoba a zda jsou vypláceny nebo připisovány k dobru anebo spočívají v jiné formě plnění prováděné zaměstnavatelem za zaměstnance nebo v jeho prospěch. Příjmem zaměstnance se rozumí i plnění podle odstavce 9 písm. d) a e) poskytnuté zaměstnavatelem pro rodinného příslušníka zaměstnance. Příjmem se rozumí rovněž částka, o kterou je úhrada zaměstnance zaměstnavateli za poskytnuté plnění, kromě jednotky, která nezahrnuje nebytový prostor jiný než garáž, sklep nebo komoru, bytu nebo rodinného domu, v němž měl zaměstnanec bydliště po dobu 2 let bezprostředně před jeho koupí, nižší, než je cena: a) určená podle zákona upravujícího oceňování majetku nebo cena, kterou účtuje jiným osobám, b) stanovená podle odstavce 6 v případě poskytnutí motorového vozidla k používání pro služební i soukromé účely. Lze tedy uzavřít, že nižší příspěvky do fondu oprav výměnou za „bezplatný“ výkon funkce obecně nezbavují společenství povinnosti provádět příslušné mzdové odvody.
14.5.3 Paušalizace výdajů V praxi poměrně často dochází k situaci, kdy funkcionářům nejsou vypláceny odměny za výkon funkce, ale pouze tzv. „výdajové paušály“, tj. zejména náhrady za používání vlastních prostředků pro potřeby společenství vlastníků, jako např. vlastní automobil, telefon, počítač, tiskárna včetně papíru a náplně do ní, vlastní kancelářské potřeby atd. Obvykle se postupuje tak, že shromáždění vlastníků bez dalšího schválí určitou navrženou částku s tím, že je předpokládáno, že takto odsouhlasená částka automaticky nepodléhá žádným odvodovým povinnostem. To ovšem není pravda. Paušalizaci částek výdajů, pokud se pravidelně opakují a lze je zprůměrovat, aniž by je funkcionář, tj. zaměstnanec ve smyslu ZDP, musel dokladovat, lze rozdělit do dvou skupin (pro účely této publikace pro zjednodušení neuvažujme ostatní možné aspekty poskytování takovýchto paušálů dané zejména občanským zákoníkem či zákoníkem práce):
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS261821
Odměny orgánů společenství
99
a) paušalizace cestovních náhrad, b) paušalizace náhrad ostatních výdajů. Paušalizaci cestovních náhrad obecně umožňuje ustanovení § 182 zákoníku práce. Jak již bylo řečeno, paušalizace jako taková ve své podstatě znamená zprůměrování, z čehož lze vyvodit, že paušalizovat náhrady cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců je možné pouze tehdy, pokud se bude jednat o pracovní cesty do stejných míst nebo za určitých okolností do stejného okruhu míst, kdy se předpokládá, že u zaměstnanců nebude docházet k velkým výkyvům ve výdajích. V žádném případě není možné paušalizovat cestovní náhrady při pracovních cestách zaměstnanců do různých míst, neboť za takové situace dochází nepochybně k velkým výkyvům ve vznikajících výdajích. Paušalizace obvykle přichází v úvahu převážně u zaměstnanců, kteří většinou pravidelně cestují do stejných míst nebo za určitých okolností v určitém okruhu různých míst, s určitou pravidelností a za obdobných podmínek a výdajů (v těchto výdajích nesmějí být velké výkyvy). Pro sjednání či stanovení paušálních částek (paušálů) musí být zvolena písemná forma. Podklady neboli kalkulace musí mít vždy dostatečnou vypovídací schopnost, tj. musí z nich být bezpochyby zřejmé, jak se ke konkrétnímu paušálu došlo. Zároveň tyto kalkulace musí být pravidelně revidovány (tj. musí být kontrolováno, zda nedošlo ke změně podmínek jejich sestavení). Prakticky to znamená, že společenství vlastníků musí mít ke každému přiznávanému paušálu vypracovanou kalkulaci, ze které bude na první pohled jasné, jak se ke konkrétní paušální částce dospělo. Pokud takováto kalkulace existuje, dopadá na ní ustanovení § 6 odst. 7 písm. a) ZDP, dle kterého se za příjmy ze závislé činnosti nepovažují a předmětem daně …nejsou náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem činnosti, ze které plyne příjem ze závislé činnosti95, do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce, jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách; jiné a vyšší náhrady, než stanoví tento zvláštní právní předpis, jsou zdanitelným příjmem. Tedy, pokud předmětná kalkulace vyhovuje tomuto ustanovení (tj. zejména pokud do ní byly zakalkulovány cestovní výdaje odpovídající zaměstnavatelům uvedeným v § 109 odst. 3 zákoníku práce), pak její výplata nepodléhá odvodům (tj. ani dani ze závislé činnosti, ani ZP či SP), a to ani, pokud příslušenému funkcionáři není vyplácena žádná odměna za výkon funkce (viz příspěvek Koordinačního výboru (KDPČR a GFŘ) č. 520/02.05.18 Daňový režim cestovních náhrad a ostatních příjmů fyzické osoby obdržených v souvislosti s bezplatným výkonem funkce člena orgánu právnické osoby). Praktický problém je však při sestavování takového kalkulace – zdaleka ne vždy je ji možné sestavit, jelikož pracovní cesty funkcionářů mohou být velmi různorodé a značně nepravidelné. Rovněž v případě cestovních náhrad na dopravu vlastním osobním automobilem (které budou obvykle činit, pokud ne přímo výlučnou, pak alespoň velmi významnou část předmětné kalkulace) narážíme na ustanovení § 4 odst. 2 zákona o dani silniční, dle kterého je poplatníkem této daně i zaměstnavatel, pokud vyplácí cestovní náhrady svému zaměstnanci (§ 6 odst. 2 zákona ZDP) za použití osobního automobilu nebo jeho přípojného vozidla, pokud daňová povinnost nevznikla již provozovateli vozidla. Z těchto důvodů bych zřejmě tento paušál spíše nedoporučoval. Výrazně jednodušší je proplacení jednorázových „papírových“ jízdenek na městskou hromadnou dopravu s uvedením účelu jízdy (pro úplnost dodávám, že proplácení předplacených kuponů na městskou hromadnou dopravu není možné obecně pokládat za náhradu cestovních výdajů, jelikož obvykle není možné prokázat, že funkcionář jízdní doklad využije výhradně ke služební cestě, a nikoliv i k soukromým účelům). 95
Zde příjmy plynoucí z výkonu funkce v orgánech společenství vlastníků.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS261821
100
Účetnictví společenství vlastníků jednotek
Paušalizace náhrad ostatních výdajů má oporu v ustanovení § 6 odst. 8 ZDP, dle kterého platí, že hradí-li zaměstnavatel zaměstnanci výdaje (náhrady) podle odstavce 7 písm. b) až d) paušální částkou, považují se tyto výdaje za prokázané do výše paušálu stanoveného zvláštními předpisy nebo paušálu uvedeného v kolektivní smlouvě, popř. ve vnitřním předpise zaměstnavatele, v pracovní nebo jiné smlouvě za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů. Stejným způsobem postupuje zaměstnavatel při stanovení paušálu v případech, kdy dojde ke změně podmínek, za nichž byl paušál stanoven. Jde-li o paušál za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce zaměstnance, které by jinak byly odpisovány, uzná se jen do výše, v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy srovnatelného hmotného majetku při rovnoměrném odpisování v dalších letech odpisování. Z tohoto ustanovení je patrné, že náhrady poskytované společenstvím vlastníků dle § 6 odst. 7 písm. b) až d) ZDP lze v zásadě výše uvedeným způsobem paušalizovat. Stejně jako v případě paušalizace cestovních náhrad je však nezbytná (písemná) kalkulace skutečných výdajů, která je podpořena věcnými důkazními prostředky (viz dále) a samozřejmě i tato kalkulace musí být pravidelně revidována (tj. musí být kontrolováno, zda nedošlo ke změně podmínek jejího sestavení). Nyní si rozeberme předmětná ustanovení § 6 odst. 7 písm. b) až d): –– § 6 odst. 7 písm. b) = hodnota osobních ochranných pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků a ochranných nápojů poskytovaných v rozsahu stanoveném zvláštním předpisem, včetně nákladů na udržování osobních ochranných a pracovních prostředků, jakož i hodnota poskytovaných stejnokrojů, včetně příspěvků na jejich udržování, dále hodnota pracovního oblečení, určeného zaměstnavatelem pro výkon zaměstnání, včetně příspěvku na jeho udržování, Jelikož výskyt těchto nákladů zřejmě nebude v případě společenství vlastníků příliš častý, pro zjednodušení je neuvažujme. –– § 6 odst. 7 písm. c) = částky přijaté zaměstnancem zálohově od zaměstnavatele, aby je jeho jménem vydal, nebo částky, kterými zaměstnavatel hradí zaměstnanci prokázané výdaje, které za zaměstnavatele vynaložil ze svého tak, jako by je vynaložil přímo zaměstnavatel, Sem lze zařadit zejména „pracovní“ hovory realizované soukromým telefonem a nákup spotřebního materiálu, jako jsou papíry, tužky, náplně do tiskáren atd. Kalkulace nákladů zde musí být doložena věcnými důkazními prostředky – např. v případě hovorů soukromým telefonem v praxi uznává finanční úřad doložení výdajů zejména formou rozdílu zprůměrovaných částek v účtech za telefon před tím, než začal být využíván i pro pracovní hovory, a potom (vzhledem k náročnosti tohoto postupu osobně považuji za jednodušší zakoupení „firemního“ telefonu, který bude používán výlučně pro pracovní hovory společenství). –– § 6 odst. 7 písm. d) = náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce. Sem by bylo možné zařadit např. náhradu za užívání vlastního počítače či tiskárny atd. Dle určitých názorů (viz např. názor Ing. Zdeňka Morávka prezentovaný v časopise SVJ aktuálně 07/2011, nakladatelství Verlag Dashöfer) však nelze funkcionáři poskytovat tuto náhradu bez toho, aby se u něj jednalo o zdanitelný příjem. Důvodem je ta skutečnost, že toto ustanovení výslovně odkazuje na zákoník práce, zatímco vztah funkcionář – společenství vlastníků vztahem pracovněprávním není. Z důvodu opatrnosti bych proto tuto náhradu nedoporučoval uplatňovat.
Ukázka elektronické knihy