Vložení komentáře ukončíte klepnutím na jiné místo dokumentu; komentář se obvykle skryje, není‑li nastaveno jinak. Na místě zůstane jen značka: O Ve Wordu v základním zobrazení Rozložení při tisku je komentář umístěn jako popisek v rozšířeném pravém okraji. O V Excelu signalizuje přítomnost komentáře červený symbol v buňce. O V PowerPointu indikuje přítomnost komentáře malý popisek; komentář pak zobrazíte klepnutím na tento popisek v podokně komentářů. Pokud se komentář nezobrazuje, potom: O V Excelu stačí na značku najet ukazatelem myši a popisek s komentářem se zobrazí. O V PowerPointu se klepnutím zobrazí podokno komentářů. O Ve Wordu se každý komentář ihned stane součástí systému revizí dokumentu. Ke komentáři pak lze přejít z karty Revize → Komentář stiskem tlačítka Další (Předchozí). Více se dočtete v kapitole 6.6 Revize. Je logické, že komentáře budou obsahovat jen stručné texty, většinou by se mělo jednat jen o poznámky určené pro autory textu nebo recenzenty, komentáře nejsou určeny pro toho, kdo nakonec bude dokument číst. O způsobu zobrazení komentáře rozhoduje také způsob zobrazení dokumentu. Například ve Wordu se v zobrazení Koncept zobrazuje na místě komentáře jen značka. Komentáře se také mohou zobrazovat v tzv. podokně revizí; o tom se píše na straně 152. Pro správu komentářů jsou k dispozici nástroje na kartě Revize → Komentář. Mezi komentáři lze procházet stiskem tlačítek Další nebo Předchozí, komentář lze editovat po stisku tlačítka Upravit nebo jej také lze Odstranit. Obdobné příkazy pro správu komentáře najdete i v místní nabídce otevřené přímo na značce komentáře, jako na obrázku 4.23 vpravo. Některé aplikace (PowerPoint) dovolují zobrazit podokno Komentáře (karta Revize → Komentáře, tlačítko Zobrazit Komentáře → Podokno komentáře). V podokně pak můžete volně vkládat další komentáře, odpovídat na ně, a také stiskem tlačítek mezi komentáři procházet. Ve Wordu se komentáře zobrazují průběžně v podokně revizí.
4.10 Kontrola pravopisu a gramatiky Pravopis a gramatika není totéž. Pravopisem se zde rozumí správnost napsání jednotlivých znaků ve slově, zatímco gramatika se zabývá souvislostmi mezi jednotlivými slovy ve větě. Tak například věta „Otec šla na houby“ je z hlediska pravopisu správná, ale z gramatického hlediska je to hrubá chyba. Pravopis i gramatiku umí Office 2019 poměrně úspěšně kontrolovat. V principu jde při kontrole pravopisu zejména o honbu za překlepy, u kontroly gramatiky o správnost syntaktické a mluvnické vlastnosti textu. Vždy je však třeba vždy splnit základní podmínku – Office 2019 musí vědět, jakým jazykem je dokument psán.
Office 2019 má sice instalovanou funkci automatického rozpoznávání jazyka, ale nedá se na ni příliš spoléhat.
Volba jazyka kontroly pravopisu V jednom dokumentu může být textu přiřazeno několik jazyků. Podle toho si bude aplikace určovat, jakým způsobem bude text za vámi kontrolovat, ale také se tím bude řídit rozdělování slov, protože co
98
Office 2019
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS261404
jazyk, to jiná pravidla. Text v dokumentu také nemusí mít přiřazený žádný jazyk, pak ale za kontrolu správnosti budete zodpovídat sami. Jazyk se určuje vždy pro vybranou oblast; pokud stisknete klávesovou zkratku Ctrl+A, bude se jazyk určovat jen pro celý dokument, eventuálně pro celé textové pole. Vyberte text, kterému chcete přiřadit jazyk, a na kartě Revize → Jazyk stiskněte tlačítko Jazyk → Na‑ stavit jazyk kontroly pravopisu. Otevře se dialogové okno Jazyk – viz obrázek 4.24. Položky jazyků, pro které jsou k dispozici slovníky, jsou po levé straně označeny zaškrtnutím a znaky ABC. Ostatní jazyky lze rovněž přiřadit, ale dokud nenainstalujete slovník, kontrola pravopisu neproběhne. I v tom případě je ale přiřazení jazyka důležité: kdyby zůstala všude čeština, aplikace bude trvale slova psaná tímto jazykem považovat za chybná.
Obrázek 4.24: Nastavení jazyka (Word)
Chcete‑li přidat další jazyk pro kontrolu pravopisu, je třeba otevřít dialogové okno Možnosti aplikace → Jazyk (nejlépe jde pracovat s Wordem). Zde najdete ve skupině Volba jazyků pro úpravy seznam jazyků, které jsou již k dispozici – viz obrázek 4.25. Aby byl daný jazyk při kontrole pravopisu plně účinný, je třeba, aby byl nainstalován. Chcete‑li tímto jazykem i psát, je třeba povolit rozložení kláves. Po klepnutí na odkaz nepovoleno se otevře okno Nastavení → Čas a jazyk → Oblast a jazyk. Zde stiskněte tlačítko Přidat jazyk a v dialogovém okně Zvolte jazyk, který chcete nainstalovat vybírejte z dlouhého seznamu.
Obrázek 4.25: Přidání dalšího jazyka
Psaní a editace textu
99 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS261404
Další jazyk můžete doplnit, když jej vyberete z rozevíracího seznamu a stisknete tlačítko Přidat. Tento jazyk se zařadí do seznamu jako nainstalovaný (to třeba v případě slovenštiny), nebo i jako nenainstalovaný (například portugalština). Aby byly změny dostupné, je třeba Office 2019 restartovat.
Jak probíhá kontrola pravopisu a gramatiky Pokud je určen jazyk a kontrola pravopisu je povolena, záhy zjistíte, že aplikace Word, Outlook, PowerPoint i Publisher dokážou kontrolovat pravopis průběžně, ostatní aplikace pak na vyžádání. Word navíc dokáže kontrolovat i gramatiku. Pravopisné chyby jsou podtrženy červenou vlnovkou, gramatické chyby modrou vlnovkou. Nepodceňujte kontrolu pravopisu, obrazovka není nejlepším místem pro hledání chyb pouhým okem. Mnohé detaily na monitoru lidskému oku snadno uniknou. O tom, zda bude probíhat průběžná kontrola nebo ne, rozhodnete sami. V dialogovém okně Možnosti aplikace → Kontrola pravopisu a mluvnice (mluvnice je totéž co gramatika) je třeba zaškrtnout políčka Kontrolovat pravopis při psaní a Označovat gramatické chyby při psaní, eventuálně s pravopisem kontrolovat i gramatiku. Naopak nechcete‑li pro aktuální dokument (ale v jiných ano) zobrazovat chyby, zaškrtněte políčko Skrýt pravopisné chyby pouze v tomto dokumentu, resp. Skrýt gramatické chyby pouze v tomto do‑ kumentu.
Toto podrobné nastavení platí pro Word, ostatní aplikace nabízejí zhruba totéž, ale v omezeném rozsahu.
Teď jde o to, co korektor pravopisu považuje za chybu. MS Office disponuje obřím slovníkem českých slov (a nejen českých) ve všech tvarech. Každé napsané slovo se při průběžné kontrole s tímto slovníkem porovná, a pokud se nenajde shoda, objeví se pod napsaným slovem červená vlnovka. Takže tato vlnovka ve skutečnosti znamená, že daný tvar slova není ve slovníku! Vůbec nemusí být chybné! A teď záleží jen na vás, abyste rozhodli, zda daný tvar je správný nebo ne. K dispozici je místní nabídka jako na obrázku 4.26.
Obrázek 4.26: Průběžná kontrola pravopisu
100
Office 2019 Ukázka elektronické knihy