98
Dynamické vedení a řízení projektů
zvýšenou pozornost, ale na druhé straně ho ujišťuje, že se zpoždění nelze vyhnout. Projektový manažer je tak připraven využít přesčasů hned při první hrozbě, když se projekt dostává do časového skluzu.
Současné události
Událost: Projekt je v časovém skluzu
Akce: Jedeme dál
Minulá zkušenost
Interpretace: Nemáme čas na podrobné specifikace požadavků
Přesvědčení: Nemáme na to čas
Mentální model: Předchozí projekt skončil v časovém skluzu
Obr. 2.45 Pozor na zakořeněné škodlivé mentální modely projektových manažerů Nesprávné předpoklady, resp. mentální modely, učiněné na základě nepříjemné minulé zkušenosti mohou způsobit, že se i nový nadějný projekt dostane do podobně nepříjemných kolejí jako minulé projekty. Je to jenom proto, že opakujeme stereotypní postoje a řešení, které fungovaly v minulosti, aniž bychom zpochybnili zakořeněné mentální modely. Paradoxně se projektový manažer stává obětí svého mentálního modelu, resp. svého proroctví, že projekt bude opožděn – a ve výsledku se projekt opozdí. Nyní prozkoumáme kauzální kvalitativní model projektu, který je nakreslen na obrázku 2.46.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS261338
Systémové myšlení
Noví lidé
Manažerský stres
Dovednosti
99
R9 Vyhoření
Najímání
Odchody lidí
R10
Únava
R4
B8 R11
Morálka
Tlak na kvalitu
Kvalita
Přesčasy
R2
Cena přesčasů
B5 Produktivita Akcent na kvalitu
Očekávaná kvalita
Neobjevené předělávky
R7
Zpoždění validace
Tlak na náklady
B1 R15
Tlak na časový rozvrh
B12
Objevené předělávky
Čas na objevení předělávek
R3
Zbývající práce
R6
Čas na práci
R14 Neplánovaná práce
Zbývající čas
Alokované zdroje R13
Obr. 2.46 Kvalitativní diagram projektového řízení Na jiných místech této knížky jsme již několikrát prozkoumali institut přesčasů. Víme, že se jedná o dobrého pomocníka, ale zlého pána, kdy nejsou dlouhodobé negativní efekty (frustrace a neefektivita týmu) vyváženy krátkodobými pozitivními efekty (uděláno více práce, většinou zadarmo). Na obrázku 2.46 je připomenuta základní vyvažovací smyčka časového zpoždění projektu, která vyvažuje sebeposilující smyčku vyhoření
• B1: korekce času projektu pomocí přesčasů; • R2: vyhoření ohrožuje produktivitu. Z hlediska systémových archetypů se jedná o vytloukání klínu klínem – kombinace vyvažovací smyčky (přesčas) se sebeposilující se smyčkou (vyhoření), která vede projekt do spirály smrti. Je to způsobeno nechtěnými vedlejšími účinky korektivní vyvažovací smyčky. Tyto vedlejší efekty vidíme na obrázku 2.46, jedná se o dvě sebeposilující se smyčky
• R2 – efekt vyhoření s dopadem na produktivitu, způsobený zvýšenou únavou a snižující se morálkou;
• R3 – náklady na přesčasy, které způsobují tlak na náklady a tím i tlak na dodržení časového plánu.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS261338
100
Dynamické vedení a řízení projektů
Efekt vyvažující smyčky může být jak pozitivní (chtěný), tak negativní (nechtěný), záleží, zda a jak dalece se překročí hranice kvalitativní soudružnosti systému (silou intervence v bodu zlomu, například změnou hodnoty proměnné v systému). Vyvažující smyčky vždycky směřují ke stabilitě systému, tedy k nalezení rovnovážného stavu, ale mohou nechtěně změnit cíle, tedy cílový stav systému projektu. Efekt vyhoření aktivuje další sebeposilující se smyčky
• R4: vyhoření způsobuje chyby, a to ovlivňuje kvalitu, zakládá zatím skrytou práci na předělávkách a snižuje produktivitu, a to opět ovlivňuje časovou výkonnost projektu.
Jako regulační mechanismus začíná fungovat vyvažovací smyčka udržení kvality projektu – odpověď systému na snižování kvality
• B5: korekce kvality, která ale ovlivňuje i jiná místa systému, kde se aktivují dvě sebeposilující se smyčky
• R6: tlak na kvalitu, zvyšuje nejen tlak na časovou výkonnost projektu, ale také vede na další snižování kvality, způsobené prací pod časovým stresem;
• R7: tlak na časovou výkonnost, zvýšený objevením předělávek v důsledku snižování kvality, zpětně snižuje kvalitu projektu.
Jak je patrno z obrázku 2.46, přidává se další klín, nová vyvažovací smyčka
• B8: najímání, kompenzuje nedostatek lidských zdrojů na projektu v důsledku odchodů.
Výsledkem najímání a zapracování nových členů týmu je aktivace tří nových sebeposilujících se smyček
• R9: dostat se znovu do hry, která jednak zvyšuje nárok na manažerský čas projektové-
ho vedoucího a jednak snižuje průměrnou úroveň dovedností týmu; obojí ovlivňuje produktivitu projektu;
• R10: najímání ovlivňuje kvalitu, což je způsobené adaptací a dovednostmi nováčků na projektu;
• R11: najímání zvyšuje náklady, a to zpětně způsobuje tlak na náklady, následně na časovou výkonnost a v důsledku tlak na zavedení přesčasů.
Na obrázku 2.46 vidíme další smyčky zpětné vazby, které vznikly na základě tlaku na časovou výkonnost projektu:
• B12: pohněme se z místa, vyvažovací smyčka, která zvyšováním produktivity kompenzuje tlak na časovou výkonnost projektu;
• R13: počkejme na výsledek testů, jedná se o sebeposilující se smyčku, která vyjadřuje fakt, že tlakem na časovou výkonnost vzniká zpoždění v důsledku ztráty času na
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS261338