6
V závislosti na své pozici v informačním systému je ERP zdrojem dat i pro ostatní typy aplikací. Vytváří a udržuje tak základní databázi podniku, která zahrnuje klíčová referenční data, kmenová data, podmíněná kmenová data a transakční data (viz kapitola 3). Data jsou poskytována dalším aplikacím podniku (řízení vztahu se zákazníky, řízení dodavatelských řetězců, e-commerce atd., viz kapitola 8) a jsou ve vazbě na aplikace business intelligence (viz kapitola 7) obvykle hlavním zdrojem dat, na nichž se pak v rámci aplikací business intelligence realizují nejrůznější obchodní, marketingové, personální, kapacitní a další analýzy. Z toho vyplývá, že pro kvalitu většiny dalších uvedených aplikací navazujících na ERP je významná kvalita dat a databází, které ERP vytváří, aktualizuje a spravuje. Jinými slovy, chyby v ERP a nízká kvalita jeho databází znehodnocují i další aplikace, které by měly zvyšovat celkovou úroveň informačního systému i podnikového řízení. Tok dat není pouze jednosměrný od ERP k ostatním aplikacím, ale na druhé straně např. aplikace e-commerce zajišťují data pro aktualizace transakčních dat (objednávky, nový zákazník apod.).
6.1.1
Celková koncepce ERP
Koncepční otázky řešení ERP, resp. ERP II, jsou obvykle vyjádřeny jeho vnitřní, tedy softwarovou architekturou, která dokumentuje, jakými programovými moduly a nástroji je ERP software tvořen a v jakých vzájemných vazbách fungují. Modulární struktura ERP je důležitá pro udržení rovnováhy mezi integrací (provázaností) a nezávislostí jednotlivých modulů. Různé podniky mají různé potřeby a priority informatické podpory a modulární struktura jim často umožňuje postupně nasazovat moduly v tom pořadí, které odpovídá jejich prioritám. ERP architektura dnes obvykle nezahrnuje pouze tzv. aplikační moduly (finance, prodej, výroba atd.), ale celou řadu dalších nástrojů a funkcí, které mají provozní nebo podpůrný charakter. ERP tak většinou zahrnuje: zz zz zz zz zz zz zz
aplikační moduly zajišťující funkcionalitu v jednotlivých oblastech řízení podniku, např. v řízení prodeje, výroby atd.; dokumentační moduly obsahující uživatelskou on-line dokumentaci k jednotlivým funkcím a zobrazovaným polím na obrazovce; technologické a správní moduly sloužící pro nastavení profilů a přístupových práv uživatelů k datům a funkcím ERP podle jejich rolí a pro evidenci a analýzy provedených operací; implementační moduly využívané k přípravě a nasazení ERP v daném podnikovém prostředí, např. k definování a optimalizaci podnikových procesů; nástroje sloužící k úpravám softwaru podle konkrétních potřeb podniku; vlastní vývojové prostředí, tj. integrované vlastní programovací prostředky nebo jazyky; moduly odpovídající dalším typům aplikací (business intelligence, CRM atd.).
Musíme zdůraznit, že jde o velmi zobecněný přehled, a tedy pouze o jedno z možných složení programových modulů ERP. Je zřejmé, že jednotlivé produkty je nemusí všechny zahrnovat nebo se v jejich uspořádání liší.
98
Podniková informatika Ukázka elektronické knihy, UID: KOS214072
6 6.1.2 Technologické a provozní principy ERP Pro aplikace ERP je podstatný i jejich multiuživatelský charakter. To znamená, že je současně využívají desítky, stovky a někdy i tisíce uživatelů. ERP tak musí zajistit efektivní a bezpečný přístup k informacím a funkcionalitě všem uživatelům, kteří mají velmi různorodé potřeby vzhledem k obsahu informací, úrovni jejich detailu, způsobu jejich vizualizace formou grafů, map apod. Na druhé straně mají různí uživatelé různá oprávnění pro práci s daty (např. finanční manažer může pracovat s jinými daty než obchodní referent) a navíc se tato oprávnění liší i v tom, kdo může která data pouze číst, kdo zapisovat nebo aktualizovat a kdo rušit nebo mazat. Vedle uvedených charakteristik musí ERP systémy splňovat i vysoké nároky na efektivitu práce uživatele v takovém systému, což je dáno i jejich transakčním charakterem. To znamená, že např. přijetí a vyřízení objednávky by mělo proběhnout co nejrychleji a informační systém by minimálně neměl tento proces zdržovat. ERP aplikace tedy musí být postavena na efektivním uživatelském rozhraní s přehlednou strukturou funkcí a s využitím všeobecně známých ikon. Musí být vybavena různými racionalizačními prvky pro vytváření dokumentů, např. kopírování odpovídajících dat mezi navazujícími dokumenty (z objednávky do dodacího listu, z dodacího listu do faktury apod.). Moduly ERP sdílejí společná data buď na základě sdílených databází, nebo vzájemně předávaných datových vstupů a výstupů. Výsledkem tohoto přístupu je: zz
zz zz
transakce v jednom modulu může automaticky generovat požadovanou akci v modulu jiném, např. plánovaný prodej zboží na základě kontraktu se automaticky projeví i ve financích, resp. ve finančních tocích v podniku; transakce jsou navzájem konzistentní a vzájemně kontrolované, např. je možné kontrolovat přijatou fakturu oproti změně zásob materiálu na skladě; lze verifikovat průběh funkcí jednotlivých modulů a dohledat důsledky a příčiny jednotlivých transakcí, např. v účetní hlavní knize lze prohlížet konkrétní faktury, které vedly k příslušnému stavu účtu.
Z předchozího textu vyplývají požadavky kladené na úroveň integrace ERP. To znamená, že data jsou do něj vkládaná pouze jednou a všichni uživatelé mají definovaný přístup pouze k těm datům, s nimiž smí pracovat.
6.1.3 Kastomizace ERP ERP systémy dodávané jako typové aplikace je nutné pro potřeby konkrétního podniku, resp. uživatele, upravovat, resp. kastomizovat. Kastomizace většinou probíhá na základě analýzy požadavků uživatelů a obvykle představuje jednu z rozhodujících částí celého postupu projektu a nasazení ERP v podniku (viz kapitola 12). Předmětem kastomizace např. je: zz zz zz
úprava struktury funkcí a komunikace – struktury menu, potlačení některých voleb, příp. doplnění dalších funkcí; úpravy struktury informací – obrazovkových formulářů, sestav, zpráv, přehledů; nastavení výchozích (default) hodnot – čeština jako jazyk, Kč jako měna apod.;
Transakční aplikace podnikového informačního systému
99 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS214072
6
zz zz zz
nastavení a úprava rozsahu dat v jednotlivých kategoriích dat (definice organizační struktury, nastavení účetní osnovy, definice struktury nákladových středisek apod.); úpravy standardních výpočtů, např. cenových kalkulací nebo kontrol (např. úvěrových limitů); technologické úpravy – standardní nastavení barev, rámečků apod.
Lze přitom rozlišovat dvě úrovně kastomizace, a to takové úpravy, které si může uživatel zajistit sám, a ty, které musí zajistit dodavatel systému v průběhu jeho implementace
6.2 Funkce aplikací ERP Funkce aplikací ERP lze rozdělit na základní funkce, které jsou spojeny se třemi základními okruhy transakcí (ekonomika, logistika a lidské zdroje), a funkce rozšiřující. Jednotlivé funkce jsou sdružovány do aplikačních modulů. Rozsah funkcí i rozsah aplikačních modulů může být u různých aplikací ERP různě rozsáhlý.
6.2.1 Základní funkce ERP ERP aplikace zajišťují širokou škálu funkcí a v relaci k ostatním typům aplikací jsou z tohoto pohledu nejkomplexnější. Pokud bychom porovnávali funkcionalitu ERP aplikací různých dodavatelů, pak je dobré upozornit na tato úskalí: zz zz zz
funkcionalita ERP je velmi rozsáhlá, a proto detailnější srovnávací analýza je poměrně komplikovaná a časově náročná; struktura funkcí, a tedy i komunikační struktura v menu je mezi různými ERP aplikacemi značně odlišná; různí dodavatelé ERP aplikací používají částečně rozdílnou terminologii, tedy různé názvy pro obdobné funkce, což je často dáno i rozdíly v překladu původních softwarů do češtiny, tedy rozdíly v lokalizaci.
Tento stav je dán jednak velmi silnou dynamikou právě tohoto segmentu ICT trhu, vznikem nových produktů přicházejících na trh, rychlým rozvojem poskytované funkcionality již existujících produktů a na druhé straně minimálními standardy v této oblasti aplikačního softwaru. K základním modulům ERP, případně skupinám funkcí, patří: zz
zz
100
Ekonomické řízení – musí poskytovat komplexní pohled na ekonomiku celé organizace a efektivní provádění finančních operací. Obvykle zahrnuje funkce spojené s hlavní knihou a jednotlivými deníky, funkce řízení vztahů k bankám, správu dlouhodobého majetku, nákladové účetnictví. Modul umožňuje komplexní přehled o finančních operacích v podniku, hodnocení ekonomické výkonnosti podniku i jeho jednotlivých obchodních jednotek a průběžné zajištění shody informačního systému se stávající legislativou. Prodej a marketing – obsahuje zejména integrovanou podporu pro správu zákazníků, řízení prodejních aktivit a marketingu, zobrazování vztahů mezi zákazníky, zájemci, dodavateli, za-
Podniková informatika Ukázka elektronické knihy, UID: KOS214072