Nenechte svůj mozek zahálet
Rozhodující je, abychom si mohli sami určovat, jak svůj čas rozvrhneme, a abychom měli všechny termíny na monitoru. Díky tomu budeme mít přehled o tom, co je podstatné. Často si připadáme jako paralyzovaní, protože jsme si toho na sebe naložili příliš a strach z tohoto břemene nás ochromuje. Pokud k tomu dojde, pomůže nám, když o krok poodstoupíme a na vše se podíváme „z nadhledu“. Co je doopravdy důležité? Nebo se na úkol můžete dívat směrem od cíle. Máte naplánovat nějakou akci? Představte si tento den a svůj plán odvíjejte odzadu. Váš úkol vám díky tomu bude připadat mnohem jednodušší. Je velice důležité, abyste si vyhradili dobu, po kterou budete moci nerušeně pracovat. Pokud máte digitální kalendář, do něhož mohou nahlédnout i ostatní kolegové, zablokujte si určité časové úseky. Před lhůtou pro odevzdání projektu si naplánujte časovou rezervu, důležité termíny posuňte nejenom v hlavě, ale i v kalendáři o dva nebo tři dny zpět a označte si tyto předsunuté závěrečné lhůty výraznou barvou! To je velice efektivní způsob, jak projekty dokončovat skutečně včas! I váš mozek se bude po předsunutí termínů cítit lépe a volněji. Je to mimochodem stará osvědčená metoda – moje babička měla Vánoce v paměti jako pohodový rodinný svátek, protože vše plánovala tak, jako by se Štědrý den slavil 23. prosince. Je však také důležité, abychom své cíle formulovali jasně a jednoznačně. Pokud si řekneme jen „poslat přání Monice a Petrovi“, abychom poděkovali přátelům za skvělý večírek, ale nemáme ještě žádnou pohlednici, mozek nad tím prozatím nezajásá. Pokud však rovnou naplánujeme i další konkrétní krok, bude mít náš mozek mnohem větší motivaci úkol realizovat. V takovém případě si poznamenáme „koupit pohlednici pro Moniku a Petra“ a úkol splníme mnohem snáze.61 Chceme-li, aby byl náš den opravdu plodný, je důležité mít na očích své priority. Já jsem si například na poznámkový blok, který mi leží vedle počítače, přilepila papírek se slovy „hotová kniha“. Během dne o něj opakovaně zavadím očima, a pokud zrovna na internetu hltám nějaký nesmírně zajímavý článek, který však není zcela k věci, připomene mi, abych se zase vrátila k tomu podstatnému. Pokud si uvědomíte, že se zrovna nemůžete hnout z místa, proložte práci na okamžik nějakou jednodušší činností. Jiné téma aktivuje jinou část mozku a poté budete opět schopni věnovat pozornost důležitým úkolům. Na rozdělení práce podle priorit si vyhraďte raději trochu více času než příliš málo! Právě když jsme zavaleni prací, můžeme podlehnout iluzi, že vypuštěním tohoto kroku získáme čas. Jak už bylo řečeno, náročné činnosti by měly probíhat ve fázích, kdy jste fit. To ale nejspíš nebude hned po obědě, na němž jste spořádali řízek s bramborovým salátem a zajedli ho želatinovým dortíkem. Polední přestávku skutečně využijte
98 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS209713
Kdo pozdě chodí, tomu mozek škodí? Time management
k odpočinku. Dopřejte si krátkou procházku, příjemně pokláboste s kolegy či přáteli nebo pozorujte oblaka a pro změnu chvíli zhluboka dýchejte. Když čtu něco takového v knize, pokaždé si říkám: Ale no tak, pane autore, taková banalita! Zhluboka dýchat, to nemyslíte vážně! Ale v každodenním shonu na takové věci sama zapomínám. A náš mozek skutečně čas od času potřebuje na okamžik vypnout. Když se na chvíli vymaníte ze stresující situace, může to rozpustit horu nesnází, pokud v takovou chvíli váš mozek spontánně vykouzlí řešení aktuálního problému.
Kouzlo správného okamžiku Některé úkoly nevyřizujeme okamžitě, ale trošičku je oddalujeme, protože se nám do nich zkrátka a jednoduše zrovna nechce nebo nám v tu chvíli připadají velmi náročné. Vyzkoušejte si, co to udělá, pokud si jeden z těchto úkolů vezmete na mušku chvíli před koncem pracovní doby. Tím nechci říci, abyste ještě večer vědomě řešili záležitosti ze zaměstnání. Konec pracovní doby je konec pracovní doby! To by mělo být pravidlem a ne výjimkou. Vaše podvědomí však má během večera a noci čas na třídění myšlenek a příští ráno vám tento úkol bezpochyby půjde vyřešit mnohem snáze. Někdy tento trik zabírá i během dne. Nemusíte si zrovna přes poledne v kanceláři dávat šlofíka, i když to mimochodem není zase až tak špatný nápad. I během dne se můžete chviličku věnovat složitému či nepříjemnému úkolu, potom se opět zaměřit na jiné činnosti a k tomu zapeklitému problému se vrátit až později. Možná, že do té doby pocítíte spontánní impuls odsouvanou úlohu dodělat, protože vám v hlavě naskočí řešení. Správný okamžik může být pro řešení úkolu rozhodující: Opravdu dobrou práci totiž odvádíme zejména tehdy, když nás zajímá, když máme pocit, že jsme v našem snažení úspěšní, a když úkol nevnímáme jako práci, ale jako potěšení.
Metody time managementu pod drobnohledem Patříte spíše k těm, kteří se nemohou rozhodnout, do jakého úkolu se pustit nejdříve? Nebo vám řízení času úplně nesedí a raději hledáte rychlé řešení? Odpověď by vám měly dát různé strategie time managementu. Jak jsem se již zmínila, samotnou mě ten bezpočet technik odrazoval. Z mnoha strategií, principů a metod jsem vybrala pět nenáročných technik. Vyzkoušela jsem je a prověřila jsem, zda by můj mozek mohly podpořit. Rozhodněte se, co vám pomůže efektivněji rozvrhnout pracovní den, a zkuste na vlastní kůži, co na vás zabírá a co ne. 99 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS209713
Nenechte svůj mozek zahálet
Prověřeno: Technika pomodoro Tato metoda to u mě vyhrála na celé čáře. Je to má zdaleka nejoblíbenější technika time managementu,62 s jejíž pomocí se lze naučit koncentrovaně pracovat a nenechat se neustále rozptylovat e-maily, telefonem nebo Facebookem apod. Zejména odpoledne, kdy křivka motivace poněkud klesá, dokáže malý zázrak. K této technice potřebujete jen kuchyňský budík nebo časovač, který dnes najdete snad v každém mobilu. Můžete ji použít okamžitě a je tak jednoduchá jako vyndat z lednice rajče (it. pomodoro). Postup spočívá v tom, že se usadíte u psacího stolu, časovač nastavíte na 25 minut a začnete pracovat. Během této doby platí jen jedno pravidlo: Nesmíte se nechat rozptýlit. Po 25 minutách si uděláte pětiminutovou přestávku a po čtyřech kolech pomodora si můžete dát na 20 minut nohy na stůl nebo pauzu vyplnit tak, jak se vám zrovna líbí. Tři kola mi většinou připadají zvládnutelná, podle toho, jakou mám náladu. Čtyři jsou na mě, necvičenou osobu, přece jen trochu dlouhá. Pokud po každé fázi pomodora navíc na chvíli vstanete, vaše záda se vám odvděčí. Podle originální metody pomodoro byste si měli navíc cíl pro každou další pětadvacetiminutovku před začátkem odpočtu napsat, aby vašemu mozku připadal významnější a aby cvičení bylo závaznější. Ale jde to i bez toho. Tato technika funguje obdivuhodně. Člověk se skutečně může 25 minut báječně soustředit a poté mozku zase dopřát pauzu. Někdy zkrátka na ten náš vlašský ořech musíme pečlivě dohlédnout!
Prověřeno: Seznam úkolů a diář – klasické pomůcky Seznam úkolů, klasická pomůcka při plánování průběhu dne, je banální a, jak jsem nakonec uznala, geniální zároveň. Princip je zcela prostý: Úkoly, jež musíte vyřídit, napište pod sebe tak, jak vás zrovna napadne. Poté se zamyslete nad tím, které úkoly jsou nejdůležitější a z jakých důvodů, a následně je očíslujete. Chvíli popřemýšlejte také nad tím, kdy chcete který vyřídit. Pokud přibydou nové úkoly, připojte je na konec, vezměte si tužku jiné barvy, a je-li třeba, opravte pořadí. Pokud vám ještě nějaké úkoly na seznamu zbývají, zaneste je příští den v daném pořadí na nový seznam úkolů, nové úkoly napište za ně a celou hru hrajte zase od začátku. Myslím si, že potud to pro vás nebude nic nového. Pokud se stejné či podobné úkoly opakují každý den, uložte si seznam jako tabulku v počítači. Pak už jen stačí udělat křížek za úkol, který je zrovna aktuální, a druhý křížek, je-li úkol hotov. Bez ohledu na to, zda seznam raději píšete rukou, na počítači nebo do aplikace jako je „Wunderlist“, „Remember the Milk“ či „Evernote“, vždy je zábavné, když můžete
100 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS209713