98 / Tajemství úspěšného vedení lidí
podle svého nejlepšího vědomí a svědomí nedokáže realizovat slíbený projekt třeba proto, že se změnily časové či personální okolnosti nebo priority. Pracovníci musí mít nejen dovoleno, aby se ozvali, ale měli by vědět, že to bezpodmínečně udělat musí! Trvale to ve vaší firmě prospěje kultuře odpovědnosti a vzájemné důvěry.
Podle pole působnosti pracovníka může být dokonce přínosem poskytnout mu další privilegia. U sekretářky nebo dělníka u stroje mají tato privilegia samozřejmě své meze. Naopak programátor může teoreticky pracovat na softwaru soustředěně a nerušeně i doma. V případě potřeby je v konkrétním případě tedy vhodné povolit mu práci z domova. I pro pracovníky prodeje, kteří připravují prezentace, může být výhodné nebýt přechodně v kanceláři. S určitými omezeními: Na důležité porady a schůze se pracovník samozřejmě ve firmě objevit musí. I zde zkušenosti říkají, že tento způsob práce funguje jen u lidí, kteří se ztotožnili s cíli a vizí firmy a prokázali, že dokážou spolehlivě a samostatně nakládat se svým časem. Za těchto předpokladů předloží pracovník za čtyři a půl hodiny více a lepších výsledků, než když bude celý den sedět v kanceláři a někdo ho bude neustále vyrušovat a rozptylovat! Co platí pro zaměstnance, platí samozřejmě i pro šéfa. I on musí, když to situace vyžaduje, mít právo signalizovat: „Jsem k dispozici, ale nemůžete si za mnou chodit, kdykoli se vám zachce!“ Jednak proto, aby stihl udělat svou práci, jednak proto, aby svým lidem ukázal, že je v pořádku se někdy izolovat. Nejlepším příkladem jsou delší porady. Představte si šest lidí, jak spolu tři hodiny vysedávají, v klídku popíjejí kafíčko a diskutují. Na jedné straně je zde velké pokušení poddat se příjemné atmosféře porady jen proto, abychom nemuseli dělat jiné, nepříjemné úkoly. Tyto vyhlídky přitahují i lidi, kteří vlastně na poradě nemají co dělat. Na druhé straně jsou tu ohromné náklady na takovéto kolektivní vysedávání: šest lidí krát tři hodiny krát hodinová sazba na jednoho pracovníka.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS206140
Zaměstnanci vždy pracují na nesprávné věci! / 99
Tip: Efektivní a produktivní porady Aby se vám porady nezvrhly v příjemné posezení u kávy, neopomeňte při jejich organizaci na několik důležitých věcí: • Předem určete program. • Dbejte na to, aby pro porady byly pádné důvody, případně jednoznačná příležitost. • Předem vysvětlete obsahovou souvislost s firemní vizí a firemními cíli a ujasněte si strukturu: Má se něco prezentovat? Bude se hlasovat nebo něco podobného? • Veďte poradu efektivně. Nemarněte čas, v žádném případě by neměla trvat déle než hodinu. Při delších poradách už se zpravidla nedospěje k žádným zá sadním výsledkům. • Zařiďte, aby se výsledky porady písemně zaznamenaly do zápisu. Porady bez konkrétních výstupů bývají většinou zbytečné.
Pokud víte, že na poradě půjde hlavně o výměnu informací, nabízí se, abyste příslušnou agendu probrali co nejrychleji. Neměli byste na to potřebovat více než půl hodiny. Je-li na programu brainstorming nebo delší diskuse, vyzkoušejte, jestli pracovníci nedospějí k výsledku samostatně. Nějak se vymluvte a poradu opusťte. Vraťte se na posledních 15 minut, abyste si vyslechli nashromážděné návrhy možných řešení. Výhoda je jasná: Zaměstnanci budou zvažovat více originálních nápadů, když jim do toho nebudete moct mluvit. Přesto zkontrolujte výsledky, které vám nakonec odprezentují. Případně je ještě můžete ovlivnit. Kromě toho jste ušetřili čas. A slibuji vám, že výrazně přispějete k tomu, že budou vaši lidé produktivnější a samostatnější. Dlouhodobě jim tím pomáháte. A v neposlední řadě i celé své firmě.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS206140
100 / Tajemství úspěšného vedení lidí
Stručně a jasně »» Dejte si pozor na bezvýslednou aktivitu. Než se budete snažit být výkonní, buďte efektivní. Rozmyslete si, jestli vás úkoly, které na vás čekají, přiblíží cíli. »» Nastupte do helikoptéry. Udělejte si přehled o situaci z ptačí perspektivy. Co je cílem? Jak k němu dospějeme? »» Je-li příliš práce, určete podřízeným jasné priority. Pomozte jim, aby je dokázali v budoucnu stanovit sami – v menším i větším měřítku. »» Vysvětlete svým lidem, že je někdy produktivnější o krok poodstoupit a „jen“ se zamyslet. »» Vychovávejte z podřízených samostatné pracovníky, kteří se nenechají rozptylovat při řešení důležitých úkolů a kteří se někdy smí „někam zašít“. »» Dělejte totéž tím, že se nebudete účastnit každé porady nebo si záměrně vyslechnete jen výsledky. Kromě toho obecně dbejte na to, aby se porady plánovaly produktivně.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS206140