4
Dalšími užiteènými funkcemi v prezentaèních programech jsou funkce spojené s vložením a úpravou textu, známé z textových editorù, jako je kontrola pravopisu, vkládání citací informaèních zdrojù, automatické èíslování obrázkù èi jiných typù objektù, hypertextové odkazy aj. K souboru lze vložit také digitální podpis. Jiné funkce umožòují sdílet soubory, resp. jednotlivé snímky prezentací, více uživateli. To umožòuje vytváøet prezentace v týmu a použít ve své prezentaci snímky, které vytvoøil jiný uživatel.
4.3.4 Osobní databáze, MS Access V praxi existují tak zvanì „silné“ databáze pro informaèní systémy celých podnikù nebo institucí, uchovávající miliony nebo miliardy záznamù. Pøíkladem je Oracle, DB2, MS SQL. Vedle nich se využívají databáze osobní pro individuální potøebu nebo potøebu skupin pracovníkù, kde se pracuje s øádovì nižšími objemy dat. Pøíkladem takové databáze je MS Access. Data jsou uložena v tabulkách, které mají mezi sebou definované vzájemné vazby tak, aby byla zabezpeèena integrita dat. Ukázka databázové tabulky v Accessu pøedstavuje seznam a tabulku se záznamy zamìstnancù firmy – viz obr. 4.9.
Záložky umožòují zobrazit data odkazující se na další tabulky
Detailní informace záznamu zamìstnance
Obr. 4.9 Databáze zamìstnancù v databázi Access
98
Podniková informatika
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS197534
4
Osobní databázové systémy, jakým je napø. MS Access, poskytují tyto hlavní skupiny funkcí: l l l l l l l
definování struktur tabulek, tedy identifikaci jednotlivých sloupcù a typù dat ukládaných do tabulky, definování vazeb mezi tabulkami (viz obr. 4.10), plnìní tabulek daty, možnost pøipojení libovolného dokumentu, obrázku nebo tabulky, vytváøení obrazovkových formuláøù, pøehledù a tiskových sestav na základì definovaných tabulek, vytváøení celých jednoduchých databázových aplikací, poskytování základních administrátorských funkcí k databázi, jako napø. komprimace dat, archivace atd.
Databáze umožòují definovat vazby mezi tabulkami a propojit data pro výstupní pøehledy a seznamy. Vzájemné propojení tabulek lze jednoduše zobrazit v grafickém vyjádøení. Na obr. 4.10 je zobrazeno propojení výše uvedené tabulky zamìstnancù s objednávkami nákupu, které zamìstnanci vyøizují, s dalšími tabulkami, které vyplývají napø. z jejich pracovního zaøazení (Oprávnìní zamìstnance, Oprávnìní).
Obr. 4.10 Grafické zobrazení vazeb mezi tabulkami v MS Access Databáze MS Access umožòuje uživateli používat pøeddefinované šablony pro urèité typy tabulek (dat), podobnì jako jsou pøipraveny šablony dokumentù v textovém editoru MS Word nebo šablony prezentací v MS Powerpoint. Pøi zakládání tabulek tedy uživatel nemusí definovat vše od zaèátku, ale doplòuje data (údaje) do pøipravených tabulek. Napøíklad MS Access nabízí tyto šablony databází jak pro oblast podnikání, tak pro osobní kontakty – viz obr. 4.11.
Aplikace osobní informatiky
99
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS197534
4
Obr. 4.11 Šablony pøipravených databází v MS Access V této kapitole jsme se soustøedili pouze na základní aplikace osobní informatiky. V následujícím textu popis rozšíøíme o struènou charakteristiku ucelených kanceláøských øešení.
4.3.5 Sady kanceláøských aplikací V pøedchozích kapitolách jsme nastínili základní funkce nejrozšíøenìjších typù kanceláøských aplikací pro zpracování textových dokumentù, tabulek èi prezentací. Velmi efektivní je používání ucelené sady (balíku) kanceláøských aplikací, kterou lze získat na trhu za úplatu èi zcela zdarma. Tyto sady obvykle obsahují textový editor, tabulkový editor a prezentaèní program. Sady jsou zpravidla doplnìny grafickým editorem, databází, e-mailovým klientem a nìkterým z programù pro komunikaci. Používání sady kanceláøských aplikací pøináší uživateli pøedevším tyto výhody: l
l
100
Jednotné uživatelské rozhraní aplikací umožòuje používat stejné ikonky a stejnou logiku práce pro stejné funkce ve všech aplikacích dané sady. Napøíklad ikonky pro editaci a formátování textu v textovém editoru, tabulkovém editoru i v prezentaèním programu jsou stejné a také stejnì fungují. Uživatel se tak nemusí mnoho spoleèných funkcí v daných programech uèit. Pøenositelnost dat mezi aplikacemi dané sady zaruèuje, že výstupní soubor z jedné aplikace lze vložit bez potíží jako vstup do jiné z aplikací stejné sady. Napøíklad graf vytvoøený v tabulkovém editoru mùžeme vložit do dokumentu nebo do prezentace. Špatná pøenositelnost dat mezi aplikacemi rùzných dodavatelù je, zdá se, jedním z velkých problémù. Jednotliví dodavatelé aplikací používají pro své soubory své nativní formáty, a ty nejsou vždy èitelné jinými aplikacemi.
Podniková informatika
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS197534