Udělej to zítra
Je snadné si den naplánovat.
Je obtížné si den naplánovat.
Za den zvládneme průměrný objem práce připadající na jeden pracovní den.
Objem práce neodpovídá rozsahu, který je možné vyřešit za jeden den.
Dostaneme-li se do skluzu, snadno zjistíme, v čem je problém.
Dostaneme-li se do skluzu, je obtížné zjistit, v čem je problém.
Každý den naplánovanou práci dokončíme.
Práci nikdy nedokončujeme.
Doporučuji vám, abyste si práci, která přibude během pracovního dne, jen shro‑ mažďovali a následující den ji vyřizovali ve stejnorodých blocích. Práci je možné rozdělit do bloků podle druhu činnosti, například e-maily, hlasová schránka, korespondence, doklady, tištěné materiály a úkoly. Pojďme se nyní podrobněji zaměřit na jednotlivé činnosti.
E-maily E-maily představují pro některé lidi zásadní problém. Stále zdůrazňuji, jak ne‑ smírně důležité je vyřizovat doručenou poštu systematicky. Bohužel, povaha e-mailů svádí k chaotickému, nekoordinovanému přístupu. Už jsme si ukázali, jak nejlépe poštu vyřizovat: neodpovídejte na zprávy hned, počkejte, až se jich během dne nashromáždí více a pak je vyřizujte v jednom bloku. Díky principu mañana vyřešíte všechny e-maily jednou za den. E-mailové zprávy mají obrovskou výhodu, přichází do stejné složky a jsou sys‑ tematicky řazeny. To znamená, že je velmi snadné vyřídit poštu, která přišla během jednoho dne, protože všechny e‑mailové programy řadí doručené zprávy podle data a času. Novější verze Microsoft Outlooku práci výrazně usnadňují. Já osobně používám program Nelson E-mail Organiser, který pracuje jako nástavba Outlooku a do‑ káže automaticky roztřídit doručené e-maily do složek. Jedna z funkcí programu umožňuje uložit včerejší e-maily do samostatné složky. Pak mohu nastavit filtr, který uklidí zprávy do jiné složky, jakmile je dořeším. Tím pádem mi zmizí z očí,
98
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS185295
Zásada mañana
což mě motivuje, protože se seznam nevyřízených zpráv stále zkracuje. Díky uvedenému postupu se mi podařilo rapidně snížit celkový čas, který každý den věnuji vyřizování e-mailů.
Hlasová schránka Hlasové zprávy můžete řešit stejným způsobem jako e-maily, tedy den poté, co jste je přijali. Pokud vyřizujete telefonáty osobně, zapamatujte si, že stupeň na‑ léhavosti vaší reakce závisí na naléhavosti obsahu zprávy a není podstatné, že se jedná o osobní telefonát. Obvykle stačí, když volajícím řeknete: „Udělám to pro vás zítra.“ Pokud už z dřívější zkušenosti vědí, že své slovo dodržíte, stále budete v jejich očích spolehlivější než většina ostatních partnerů. Jak si zapamatovat všechny úkoly, které jste slíbili zítra splnit? Pochopitelně si je zapíšete. Nejlepší postupy a triky jak na to si za chvíli ukážeme v části „Úkoly“.
Papíry Bývaly doby, kdy kancelářská práce obnášela hlavně „papírování“. Vzpomínám si na časy, kdy jsem poprvé nastoupil do pracovního procesu. Tehdy ještě ne‑ existovaly faxy, e‑maily ani hlasové zprávy, a když jste chtěli volat meziměsto, museli jste zavolat spojovatelce na zvláštní ústředně. Když se na trhu objevily první počítače, dávaly nám příslib, že v kanceláři budoucnosti už nebudeme potřebovat papíry. K tomu mohu říci jen tolik, že od té doby, co jsem si pořídil svůj první počítač, jsem si začal kupovat i balík papíru. Dnes kupuji papíry v krabici s pěti balíky! Dalšími skvělými objevy mé éry na poli kancelářské techniky byly kopírka, lasero‑ vá a inkoustová tiskárna. Ve výsledku máme nejen nové komunikační prostředky, ale také jsme zavaleni mnohem více papíry než v minulosti. Tištěné materiály představují dva hlavní problémy: jak je vyřizovat účinně a jak je archivovat. Několik tipů k archivaci dokumentů si ukážeme v patnácté kapi‑
99
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS185295
Udělej to zítra
tole věnované systémům. V této kapitole se zaměříme na to, jak s dokumenty pracovat efektivně. Na rozdíl do e-mailů se tištěné materiály neshromažďují na jednom místě, ani nejsou uspořádány synchronicky. Pod pojmem papíry se nám obvykle vybaví do‑ kumenty a dopisy, které přišly poštou. Ve skutečnosti ale korespondence nemusí být největším problémem, protože záplavy papírů se na nás celý den valí z různých jiných zdrojů. Když se vracíte ze schůzky, nesete si pravděpodobně plnou aktovku dokumentů. Tisknete si některé přílohy e‑mailů. Píšete si poznámky k projektu či novému nápadu. Od dodavatele kancelářských produktů se vrátíte s několika vytištěnými fakturami. Z ostatních oddělení dostáváte složky s dokumenty. Na stole máte koncepty dokumentů, které musíte před odesláním zkontrolovat. Papíry mají tendenci se hromadit. Pracujete-li z domu, může se snadno stát, že se vám v nejrůznějších částech bytu začnou kupit štosy odložených papírů. V pro‑ středí kanceláře jakbysmet, jen obvykle v poněkud menším rozsahu. Aktovky se rády mění na mobilní skladiště dokumentů. Jak si tištěné materiály perfektně zorganizovat? V prvním kroku si vytvořte cen‑ trální sběrný bod na všechny přijaté materiály. Nejsnadnější je pořídit si kastlík nebo složku, kam budete ukládat všechny nové příchozí materiály. Mnozí z vás už možná takový kastlík mají. Bohužel je příliš často používán spíše jako odkla‑ diště papírů, které jsme zatím neměli čas vyřídit. Většina takových kastlíků pak spíše funguje jako složka na odložené dokumenty. Chcete-li mít tištěné materiály opravdu pod kontrolou, musíte obnovit původní funkci kastlíku na příchozí dokumenty tak, aby skutečně sloužil jako sběrný bod. Patří do něj pouze nově přijaté materiály, které čekají na roztřídění. Nemáte-li funkční kastlík na příchozí materiály, nevíte jak naložit s papíry, které se k vám dostaly. Nechcete je dávat do takzvaného „kastlíku“, protože víte, že je to jen kupa nevyřízených papírů. A když nevíte, kam s nimi, obvykle vás to zdržuje od práce. Nakonec je někam založíte a pak je nemůžete najít. Jakmile obnovíte původní funkci kastlíku na nové materiály, získáte odpověď na otázku: „Kam mám ten papír dát?“ Vždy si odpovíte: „do kastlíku“. Dokud si nemůžete takto jednoduše odpovědět, papíry mají tendenci se vám v kanceláři štosovat. Nyní, když přesně víte, jak naložit s každým papírem, který se vám dostane do ruky, by měly stohy papírů začít mizet.
100
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS185295