Vedení porad
V předchozích kapitolách jsme se zamýšleli nad základními komponentami těsta, ze kterého jsou porady hněteny. Centrem naší pozornosti byla po stupně témata porad, jejich dynamika, účastníci, facilitace a fáze organiza ce. Zbývá se ještě krátce zmínit o působení prostorových aspektů, vlivu ubíhajícího času a také o slunných i světlých stránkách používání technických prostředků při poradách.
7.1 Uspořádání prostoru porady O vlivu prostorového uspořádání na průběh porad toho dnes již víme po měrně hodně. Způsob, jakým účastníky porady usadíme, ovlivňuje nevě domé vnímání vztahů a pozic ve skupině. Dlouhé věky byl způsob rozsaze ní lidí (například kolem ohniště) obrazem rozložení moci. Obecně se dá říci, že čím je místo (v pozitivním smyslu) výlučnější a čím více se k němu soustřeďuje pozornosti, tím větší vliv je – zcela nevědomě – přisuzován člověku, který toto místo obsadil. Na obrázku 33a je příklad takového uspořádání – velký šéf sedí za ochrannou bariérou svého velkého stolu a jeho podřízení se choulí na ma lých židlích u menších stolů. Toto uspořádání přeje direktivnímu vedení porady, protože z pozice u malých stolů je takto zdůrazněné autoritě obtíž né odporovat. Podobná – i když ne tak výrazná – je situace na obrázku 33b, kde roli velkého stolu hraje nejen výlučná poloha před účastníky, ale i množ ství podpůrných prostředků, které jsou obsluhovány (byť třeba zprostřed kovaně) vedoucím porady a symbolizují jeho možnosti (tedy moc). A ko nečně na obrázku 33c je přednášející opevněn v pozici za řečnickým pultíkem, shlíží na účastníky z výšky své vztyčené postavy, často ještě zdůrazněné faktem, že pultík stojí na vyvýšeném místě. Uspořádání prostoru podle obrázku 33 je vhodné zejména pro takové typy porad, u nichž vedoucí chce nebo musí držet pevně v rukách otěže procesu skupinového diskutování, řešení nebo rozhodování. Nenapomáhá otevřené komunikaci, nepotlačuje různé komunikační hry (tedy situace, při nichž komunikace probíhá na dvou nebo více významových hladinách) a neuvolňuje kreativní potenciál skupiny. Na obrázku 34a je příklad uspořádání, které vyjadřuje daleko větší míru rovnosti mezi účastníky. Stoly tvořící čtverec mají čtyři nepříliš výrazné ústřední pozice – každá z nich leží ve středu jedné strany čtverce. Nevýho dou tohoto uspořádání je snížená mobilita účastníků porady, včetně jejího vedoucího. Nikdo se při tomto uspořádání zpravidla moc nepohybuje, stoly poskytují slušnou dávku bezpečí a opory a působí jako jakási částečná
98 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS182841
71 art
flipch
A
a)
B
b)
Praktické rady
c) Poznámka. Písmena A a B vyznačují u obrázků 33, 34 a 35 – stejně jako na obrázku 24 – účastníky porady, písmeno F jejího facilitátora.
Obrázek 33 Příklady nerovného uspořádání prostoru porady skrýš. Pokud je třeba něco napsat na papír na stojanu („flipchart“), je třeba odstoupit od stolů a dostat se mimo veškerá přirozená ohniska pozornosti, která toto uspořádání nabízí. Obrázek 34b tyto nevýhody nemá. Lidé sedící v půlkruhu bez stolů jsou v rovnocenné pozici, je před nimi otevřený prostor – jakýsi symbol otevřené komunikace – a nepřítomnost stolů před účastníky jim znemožňuje se za cokoliv schovávat. Ani facilitátor porady není za žádnou bariérou. Má klíčovou pozici u tabule s papírem, přirozeně se k němu koncentruje pozor nost účastníků a to mu poskytuje dostatek vlivu, se kterým může citlivě pracovat ku prospěchu porady. Toto uspořádání zpravidla doporučujeme pro volně vedené porady, které mají skutečně vést k otevřené komunikaci, kreativnímu řešení nebo participativnímu rozhodování. Někdy stavíme za půlkruh z židlí pro účast níky stoly, které na jedné straně zvyšují komfort účastníků (mají si kam odkládat věci – papíry, nápoje, tužky atp.), ale na druhé straně poněkud
99 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS182841
Vedení porad
uzavírají prostor porady, což může některým účastníkům vadit. Jinou mo difikací, znázorněnou na obrázku 34c, je propojení účastníků, tabule a faci litátora do kružnice. Kruh je od pradávna symbolem rovnosti, takže je toto uspořádání vhodné zejména tehdy, když facilitátor či vedoucí porady neo čekává, že bude muset uplatňovat vliv spojený s výsadní pozicí v prostoru, a hodlá dát skupině maximum prostoru pro sebeřízení. rt
ha
c flip
flip
F
A
ch
ar
t
rt
ha
c flip
B
a)
b)
c)
Obrázek 34 Příklady uspořádání prostoru posilujících pocity rovnosti mezi účastníky porady Uspořádání na obrázku 34b volíme zejména tehdy, když je třeba sice podpořit otevřenou a tvůrčí atmosféru ve skupině, ale zároveň jde o téma, které může být pro některé či všechny účastníky citlivé. K uspořádání z ob rázku 34c se můžeme uchýlit, pokud žádné vpády emocí neočekáváme.
7.2 Využívání prostoru porady Průběh porady mohou významně ovlivnit vztahy uvnitř skupiny. Je poměr ně dobře známo, že soupeři mají ve zvyku sedat si proti sobě, což platí více méně bez ohledu na uspořádání prostoru porady. Například na obrázku 33a mohou být v pozicích A a B úplně stejně jako na obrázku 34a. Tento zvyk se pravděpodobně vyvinul z potřeby kontrolovat pohyby soupeře. Kon trola je pochopitelně nejsnazší, pokud jsou k sobě soupeři otočeni čely, tj. směry jejich pohledů (chápané jako vektory) svírají úhel 180 stupňů (obrá zek 35a). Čím menší je tento úhel, tím menší je také puzení ke konfrontaci vychá zející ze vzájemné pozice. Úhly kolem 90 stupňů a menší (obrázek 35b) již svědčí o tendencích ke kooperaci (pokud si tak lidé spontánně sedají) nebo tendenci kooperovat podporují (jsou‑li lidé nuceni takto sedět podmínkami,
100 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS182841