98
Účetnictví pro územní samosprávné celky…
(10) SPRO je oprávněn požadovat vysvětlení údajů uvedených na fakturách od osob, které jsou podepsané na průvodce faktury. V případě pochybností seznámí s vysvětlením vedoucího OF, který případně navrhne provedení vnitřní kontroly starostovi města dle Kontrolního řádu. Čl. 23 Náležitosti došlé faktury (1) Faktura (daňový doklad) je doklad, v němž dodavatel požaduje vyplacení určité peněžní částky v průběhu dodávky, realizace díla či poskytované služby. Je-li faktura vystavená plátcem DPH, pak musí obsahovat DPH a další náležitosti stanovené obecně závaznými předpisy8, vždy však soupis provedených prací. Tato příloha obsahuje provedené práce nebo dodávky za fakturační období a musí být rozdělena po jednotlivých objektech nebo poskytovaných službách a dodávkách. Soupis provedených prací bude potvrzovat odpovědný pracovník určený dohledem nad realizací dodávky, služeb či díla. V případě, že je stanoven technický dozor investora, tak musí být připojený i jeho podpis. Čl. 24 Vrácení faktury (1) K vrácení faktury příslušnému vedoucímu OM jsou oprávněny SPRO i oÚČ, pokud při kontrole zjistí nesrovnalosti, např. chybně použitý údaj o výdaji dle platného rozpočtu města, neexistující číslo bankovního účtu příjemce apod. Čl. 25 Proplacení faktury (1) Pracovnice vedoucí KDF zodpovídá za proplacení řádně vybavené a přezkoušené faktury z příslušných účtů s ohledem na její splatnost. Příkazy k platbě zasílá bance zpravidla každý pracovní den elektronickým přenosem popř. na papírovém nosiči. (2) Následující pracovní den přijme pracovnice vedoucí KDF elektronickým přenosem soubor obsahující provedené úhrady plateb, s jehož pomocí se v KDF automaticky provede k jednotlivým platbám záznam o úhradě a datu provedení. (3) Proplacení faktury je možné pozastavit na základě písemného příkazu příslušného vedoucího OM doručeného pracovnici vedoucí KDF kdykoliv před provedením úhrady. 8
Část první Hlava II Díl 5 zákona o DPH
Čl. 26 Storno došlé faktury (1) Případné storno došlé faktury provádí pracovníci v souladu s dispozičními oprávněními dle č. 18 přeškrtnutím průvodky faktury a napsáním „STORNO“ a vše potvrzují svým podpisem. Stornovanou fakturu pak předávají pracovnici vedoucí KDF k uschování. Čl. 27 Dobropis (1) Dobropis je účetní doklad o vrácení mylně fakturované peněžní částky nebo vrácení přeplatku u zálohově posílaných plateb. (2) Pracovnice vedoucí KDF označí doklad „Dobropis“ a dále se při přezkušování postupuje obdobně jako u došlé faktury. (3) V případě, že se jedná o vrácení částky fakturované městu v min.letech, je nutné jako účet příjemce uvést příjmový účet (jedná se o příjem běžného roku). Čl. 28 Doba splatnosti (1) Při sjednávání smluv se doporučuje požadovat dobu splatnosti faktur minimálně 21 dní ode dne doručení faktury na MěÚ a penále z prodlení maximálně 0,02 % z dlužné částky denně. Čl. 29 Platební poukazy (1) Platební poukazy (Příloha č. 4) se používají pro převod fin. prostředků v případech, kdy se nejedná o úhradu došlé faktury. (2) Platební poukazy jsou: a) běžné (používané pro bezhotovostní převody na účty externích subjektů), b) hotovostní (používané pro hotovostní proplácení na hlavní pokladně), c) přepoukazy (používané výhradně OF pro bezhotovostní převod mezi účty města). (3) Pro oběh, vracení a proplácení běžných platebních poukazů platí obdobně ustanovení odst. 5 až 10 čl. 22, čl. 24 a čl. 25. Oddíl 3 Vydané faktury Čl. 30 Základní oběh vydaných faktur (1) Vedoucí OM, které poskytlo službu nebo dodalo zboží za úplatu, musí na oÚČ předat neprodleně podklady pro vystavení faktury. Faktura musí být vystavena nejpozději do 15 dnů od data poskytnutí
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS182772
Dodatek – Směrnice oběhu dokladů služby nebo zboží9. V případě přefakturace části nákladů musí být faktura vystavená do 15 dnů od zjištění výše přefakturovávané částky. (2) Vydávané faktury musí obsahovat jako účet dodavatele příjmový účet, popř. základ. běžný účet pro platby od obcí, popř. výdajový účet (přefakturace nákladů). (3) Fakturu vystavuje ve 3 vyhotoveních pracovnice oÚČ vedoucí příjmový účet, popř. pověřená pracovnice oMED (fakturace nájmů) na základě písemných podkladů příslušného OM. (4) Pracovnice dle odst. 3: a) zapisuje fakturu do knihy vydaných faktur, kde se faktuře přidělí evidenční číslo a variabilní symbol pro platbu, automaticky se provede účetní předpis pohledávky, b) zajišťuje podpis dle dispozičních oprávnění v čl. 18. (5) Tři stejnopisy faktury se rozdělují: a) jeden zůstává na oÚČ, b) jeden je odeslán odběrateli, c) jeden zůstává na OM, které bude mít přijaté prostředky v příjmech rozpočtu. Čl. 31 Storno vydané faktury (1) Storno vydané faktury provádí pracovnice oÚČ na základě písemného příkazu potvrzeného dle Čl. 18, který musí obsahovat i důvod storna. Čl. 32 DPH, DIČ (1) Město je plátcem daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“). (2) Daňové identifikační číslo Města (dále jen „DIČ“) je CZ00245836. (3) Vedoucí OF a pracovnice oÚČ vedoucí příjmy na základě věcných podkladů od jednotlivých OM provádí členění příjmů z hlediska DPH na: a) veřejnoprávní, která nejsou předmětem daně, b) osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně na vstupu, c) osvobozené od daně bez nároku na odpočet daně na vstupu, d) zdanitelné. (4) Vedoucí OF metodicky řídí uplatňování odpočtu DPH na vstupu u výdajů. Odpočet DPH u došlých faktur vyznačuje SPRO na průvodce faktur při jejich přezkušování. Pracovnice oÚČ 9
§ 26 zákona o DPH
99
vedoucí výdajový účet odpovídá za řádné za účtování odpočtu DPH. Hlava II Další účetní případy Oddíl 1 Depozita Čl. 33 Depozitní účet (1) Na depozitním účtu (dále jen „DÚ“) jsou uloženy fin. prostředky cizích subjektů, například jistoty uchazečů o veř.zakázky, nebo kauce, nebo neidentifikované příjmy z minulých let nebo prostředky svěřené Městu jako opatrovníkovi na základě rozhodnutí soudu. Čl. 34 Jistoty uchazečů o veřejnou zakázku (1) Seznam subjektů ucházejících se o veřejnou zakázku (dále jen „uchazeči“), pokud je předem znám, s uvedením výše jistoty a názvem zakázky, musí být doručen pracovnici oÚČ vedoucí DÚ. (2) Složení jistoty se provádí vkladem na DÚ s variab. symbolem, který odpovídá IČ uchazeče (popř. rodnému číslu nepodnikající fyz. osoby) a s údajem o jménu uchazeče. (3) Pracovnice vedoucí DÚ poskytne na žádost příslušného vedoucího OM seznam uchazečů, kteří pro danou zakázku jistotu složili. (4) Vrácení jistoty včetně příslušných úroků proběhne po doručení platebních poukazů potvrzených dle Čl. 18 pracovnici vedoucí KDF v termínech dle příslušného zákona10. Na platebním poukazu musí být opět uvedený variabilní symbol dle odst. 2. Oddíl 2 Mzdy (platy) Čl. 35 Prvotní účetní doklady (1) Veškeré prvotní účetní doklady pro zpracování mezd, resp. platů jsou odpovědnými pracovníky MěÚ a MP doručovány mzdové účetní OKT, kde se také uschovávají. Čl. 36 Hromadné příkazy (1) Hromadné příkazy k výplatě měsíčních mezd zaměstnancům MěÚ a MP ve formě datového souboru a zároveň ve formě výstupní sestavy z programu na zpracování mezd předává pověřená 10
zákon o zadávání veřejných zakázek
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS182772
100
Účetnictví pro územní samosprávné celky…
pracovnice OKT pracovnici oÚČ v termínu dle Sdělení tajemníka o výplatních termínech. Čl. 37 Zálohy na mzdu (1) Zálohy na mzdu vyplácené před řádným výplatním termínem se proplácejí na základě žádosti pracovníka schválené tajemníkem s uvedením jména příjemce a OM, na kterém pracuje. Oddíl 3 Pohledávky Čl. 38 Evidence pohledávek (1) Pohledávky včetně souvisejících platných splátkových kalendářů pořizují do evidence v modulu programu VERA „Příjmy“ pověření pracovníci jednotlivých OM, kde tyto pohledávky vznikají a to okamžikem vydání rozhodnutí bez ohledu na datum nabytí právní moci, podpisem smlouvy, předáním blokové pokuty, apod. (2) Evidence musí obsahovat: a) jméno dlužníka, b) jeho adresu, c) IČ nebo rodné číslo, d) výši pohledávky, e) datum zaevidování pohledávky, f) splatnost, g) variabilní symbol očekávané platby. (3) Účetní předpis k zaevidovaným pohledávkám provádí automaticky VERA. Čl. 39 Pohledávky po splatnosti (1) Včas neuhrazené pohledávky vznikající při výkonu státní správy ve věcech přenesené působnosti svěřené MěÚ jsou vymáhány oddělením poplatků a pohledávek OF, s výjimkou pohledávek vznikajících při činnosti OSVZ a pohledávek ODSH z neuhrazených místních poplatků za zábor veřejného prostranství, které tyto odbory MěÚ vymáhají samostatně. (2) Pohledávky vznikající na OM při plnění úkolů v samostatné působnosti, vymáhá příslušné OM ve spolupráci s PRo. (3) Dočasně nedobytné pohledávky (nebyl soudem nebo exekutorem nalezený postižitelný majetek, pohledávky přihlášené do konkurzního řízení, neznámé bydliště dlužníka, apod.) se účetně odepisují na podrozvahový účet, kde se tyto pohledávky dále sledují a prověřuje možnost jejich případné úhrady až do konce promlčecí lhůty.
(4) Opravné položky k pohledávkám po splatnosti11 vytváří pracovnice oÚČ vedoucí příjmový účet ke konci každého kalendářního čtvrtletí nejpozději však k rozvahovému dni. Oddíl 4 Sociální dávky Čl. 40 Hotovostní proplácení (1) Hotovostním platebním poukazem jsou vypláceny sociální dávky v hotovosti na pokladně OF. (2) Odpovědní pracovníci OSVZ vyhotovují na základě žádostí občanů a následného rozhodnutí dle platných právních předpisů pro každého budoucího příjemce zvlášť hotovostní platební poukaz. Na základě tohoto platebního poukazu opatřeného příslušnými podpisy dle podpisového vzoru jsou peníze vyplaceny. Čl. 41 Bezhotovostní proplácení (1) V případě vyplácení sociálních dávek pomocí složenek je platební poukaz na převod celkové sumy finančních prostředků (dávky a poštovné) obsahující rozpočtovou skladbu vygenerovaný odpovědnými pracovníky OSVZ samostatným programem pro vyplácení sociálních dávek. Tento platební poukaz obíhá a je přezkušovaný standardními postupy uvedenými výše. (2) V případě vyplácení soc. dávek přímo na účty příjemců jsou platební poukazy na převod jednotlivých dávek obsahující rozpočtovou skladbu součástí hromadného souboru vygenerovaného odpovědnými pracovníky OSVZ programem pro vyplácení soc. dávek. Tento soubor je předáván v elektronické podobě pracovnici oÚČ, která po jeho importu do elektronického bankovnictví provádí platby. Zároveň tento soubor v písemné podobě obíhá a je přezkušován standardními postupy uvedenými výše. Čl. 42 Nepřevzaté složenky (1) Pokud pošta složenku příjemci nedoručí a po měsíci skončí její splatnost, pošta: a) vrací příslušnou částku na výdaj. účet, b) zasílá na OF výpis údajů ze složenky. (2) Kopii výpisu doručí pracovnice oÚČ na OSVZ k prověření údajů a případnému opakovanému zaslání. 11
odst.6§ 65 vyhlášky o účetnictví
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS182772