98 / Jak sladit práci a osobní život
Zabiják času: Komunikace
Jako manažer či zaměstnanec trávíte v průměru 60 procent svého pracovního času komunikací (u většiny manažerů je to dokonce 90 procent). • Špatně připravené a vedené diskuse podle různých studií zaberou až o 80 procent více času, než by bylo třeba. • Nepřipravené telefonáty podle jisté kanadské studie trvají v průměru o pět minut déle nežli telefonáty připravené. Už při dvanácti telefonátech za den můžete alespoň minimální přípravou ušetřit až hodinu denně!
Zabiják času: Disciplína
Jedním z velmi rozšířených zlodějů času, který řádí v mnoha kancelářích, je nedostatek sebedisciplíny a jeho důsledky. • Když člověk před sebou úkoly pouze tlačí, místo aby se do nich pustil, nebo je zahájí, ale nemá se k rychlému dokončení, může to znamenat časovou ztrátu až 30 procent.
Zabiják času: Vyrušení
Další kousky z našeho časového konta uždibují všemožná vyrušení. • V průměru trvá jen osm minut, než vedoucího někdo něčím (znovu) vyruší od práce.
Zabiják času: Evidence
Za špatně vedenou evidenci dokumentů nebo chaotickou organizaci pracovního stolu můžete zaplatit velkým množstvím svého času. • Při špatném způsobu vedení evidence dokumentů trvá znovunalezení potřebné listiny v průměru desetkrát déle. • Lidé, kteří mají věčně plný pracovní stůl a věci na něm poházené bez ladu a skladu, stráví hledáním informací nesrovnatelně více času než lidé, kteří mají stůl prázdný a spoléhají na jednoduchou, ale účinnou systematiku.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS182584
Životní oblast „Práce a výkony“ / 99
V dnešní informační společnosti nám často hrozí, že zůstaneme pohřbení pod lavinou papírů. • Podle mnoha průzkumů prováděných v různých podnicích je zhruba 50 procent všech informací obíhajících po firmách naprosto nadbytečných.
Zabiják času: Lavina papírů
Když si nebudete dávat pozor, získají tito žrouti času příliš na síle a budou vám odsávat cennou energii. Pak nebuďte překvapení, že se večer vrátíte domů naprosto vyčerpaní, ale přitom budete mít pocit, že jste vůbec nic neudělali.
6.3 Najděte a odstraňte problematická místa Rychlý test: Identifikujte své časové problémy v oblasti „práce a výkony“ pomocí následujícího testu. 1. Jednání mají vždy poměrně rychlý průběh a jejich výsledky jsou relativně konkrétní a hmatatelné. A. téměř vždy B. často C. skoro nikdy
Otestujte svou časovou disciplínu
2. Telefonáty mám vždy předem dobře připravené. A. téměř vždy B. často C. skoro nikdy 3. Delegování funguje obvykle dobře – to, co nemusím nutně dělat já, vyřizují obvykle jiní. A. téměř vždy B. často C. skoro nikdy
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS182584
100 / Jak sladit práci a osobní život
4. Na plánování následujících dnů si vždy nechávám dostatek času. A. téměř vždy B. často C. skoro nikdy 5. Stanovuji si jednoznačné priority a následně je také dodržuji. A. téměř vždy B. často C. skoro nikdy 6. Nepříjemné nebo složité záležitosti neodsouvám, ale vyřizuji je v pevně stanovený termín. A. téměř vždy B. často C. skoro nikdy 7. Vyrušení zvládám tak dobře, že nijak neohrožují dokončení mých ostatních úkolů. A. téměř vždy B. často C. skoro nikdy 8. Můj pracovní stůl je přehledný a panuje na něm dokonalý pořádek. A. téměř vždy B. často C. skoro nikdy 9. Každodenní lavinu papírů a dokumentů mám pod kontrolou já, ne ona mě. A. téměř vždy B. často C. skoro nikdy
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS182584