98 PRŮVODCE ÚSPĚŠNOU KOMUNIKACÍ
4.2.9 CHRONEMIKA V komunikaci je významným signálem osobnosti její schopnost hospodařit s časem. V podstatě se jedná o způsob, jakým vyjadřujeme, užíváme a strukturujeme čas ve vztahu k ostatním lidem, jak komunikujeme v časových souvislostech, jak umíme využívat time management i vzájemnou časovou komunikační vyváženost. Nejčastěji dochází k časovému konfliktu tehdy, když necháme partnera čekat nepřiměřeně dlouhou dobu (obvykle déle než 15 minut). Reakcí je obvykle odchod partnera, vznik určitého komunikačního napětí způsobený tím, že se partner cítí právem dotčen a vzniká u něj pocit, že nám na něm nezáleží. Podobně lze pozdní příchod pracovníka do zaměstnání hodnotit jako nedostatek zájmu o práci. Mírné zpoždění je akceptovatelné spíše u manažera než u řadového zaměstnance. Pozdní příchod je obvykle chápán jako demonstrace moci, síly, zaneprázdněnosti ve vzájemných vztazích (nejenom pracovních), snaha po získání převahy manipulací s časem partnera, snížení postavení partnera a zvýšení svého postavení. Platí zde jednoduchý vztah: ovládnutí času = moc = postavení = převaha Pokud jsme dochvilní a přicházíme přesně, je tato skutečnost obvykle hodnocena jako snaha po navození partnersky rovnocenného postavení. Snižuje se tím současně i míra negativních emocí, objevujících se při čekání na partnera. Na druhé straně pedantské vyžadování přesnosti a dochvilnosti může rovnocennost partnerů narušit. Akceptovatelná je v krajním případě „akademická čtvrthodinka“, která by však v obchodním jednání neměla trvat déle než 5 minut. Součástí časového konfliktu bývá i stav, kdy si jednotlivec nedokáže uspořádat priority ve svém časovém programu. Takový člověk pak působí velmi stresovaně, nemá na nic čas, je roztěkaný a nervózní. Stav lze vyjádřit rčením: „Čas je mi zoufale v patách“. Odpověď: „Den má 24 hodin a co nestihneš ve dne, stihneš v noci,“ nebo „Co můžeš udělat dnes, odlož na pozítří a zítra máš volno,“ bývá v dané situaci považována téměř za vulgarizmus. Stačí však provést časový snímek dne a je zřejmé, že místo systematické práce a využívání time managementu převládá improvizace, chaotičnost, zmatek a zcela neefektivní využívání dostupného časového prostoru. P. F. Drucker o tomto stavu říká, že: „Lepší než dělat věci správně je dělat věci správné.“ Jde o vnitřní disciplínu, o neschopnost zorganizovat si časový program. Někdy to může být i projevem hrané důležitosti a umělé zaneprázdněnosti. Opakem popsaného stavu je strach ze situace, kdy je času dostatek, člověk neví, jak se má chovat, co má dělat a má panické obavy z nudy. Typickým příkladem je celoživotní touha po důchodu a strach z důchodu několik týdnů před dosažením příslušného věku. Dalším projevem chronemiky v oblasti verbální komunikace je samoúčelné protahování rozhovoru v protikladu se snahou co nejrychleji a stručně sdělit informaci a šetřit časem svým i partnerovým. Přičemž pomalost jednání může být znakem jak dominance, tak nejistoty, a rychlost jednání nemusí být znakem nezájmu.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181287
99
NEVERBÁLNÍ KOMUNIKACE
V současné době je výborným prostředkem hospodaření s časem účelné a efektivní využívání telefonu a především mobilního telefonu. Je třeba si však dát pozor na narušování svého soukromí, narušování času pro oddech a na permanentní závislost na mobilním telefonu ve dne v noci. Využívání mobilního telefonu dává také obrázek o umění hospodařit s časem a účelné komunikaci dané osobnosti.
4.2.10 GRAFOLOGIE Grafologie je nauka o písmu jako výrazu určitých psychických vlastností a stavu pisatele. V písemné komunikaci je významným signálem komunikace osobnosti její písemný projev, podle nějž jsou grafologové schopni zjistit vitalitu, temperament, pracovní výkonnost a další pracovní vlastnosti daného jednotlivce i míru jeho extroverze a introverze. Dále lze posoudit hodnotovou orientaci, fantazii, kreativitu, sebeovládání, citovost, způsoby myšlení – míru inteligence obecně i sociální – schopnost empatie, strategii chování vůči druhým, vztah k sociálnímu okolí a mnoho dalších osobnostních rysů. Validita grafologie bývá uváděna kolem 80 %. Časté pochybnosti o významu grafologie vyvolává možnost vědomého ovlivňování písma, především jeho čitelnost, pečlivost a líbivost. Zkušený grafolog však pozná v písmu bloky spontánnosti i projevy zvýšené sebekontroly. I když písmo lze ovlivnit, týká se to zpravidla prvních tří řádků. Na dalších řádcích pak již začínají převažovat znaky charakteristické pro autentický rukopis pisatele. Obvykle se pro standardní vyhodnocení požaduje volně psaný text na nelinkovaném formátu A4 – text neopisovaný a nediktovaný, který vzniká tehdy, kdy pisatel nepřemýšlí, jak se co píše, ale o čem píše. Jedná se o tvorbu textu tzv. automatickým volným impulzem. Grafologii využívají jako podpůrný znak charakteristiky osobnosti především personalisté. Je nutno zdůraznit, že na rozdíl od některých otázek při přijímacím pohovoru zákon grafologii nezakazuje, ale její výsledky mohou být pro budoucího zaměstnavatele velmi zajímavé. V současné době dochází k úpadku psaní rukou a tedy významu rukopisu, v důsledku užívání počítačů i v zastaralé formě písma, kterou se děti učí ve škole. Pokud budou akceptovány již ve výuce na základní škole nové psací modely jako náhrada krasopisu, pak bude více než dosud podporována individualita osobnosti v psaném projevu a poroste i význam grafologie.
4.2.11 KOMUNIKAČNÍ PROSTŘEDÍ Dalším významným neverbálním prvkem signalizujícím charakteristiku, postavení, estetickou a komunikační úroveň osobnosti je její hlavní komunikační prostředí – tedy pracovna, kancelář i domácnost, rodinný domek a soukromá pracovna. V klasickém zaměstnaneckém poměru obvykle rozeznáváme dva druhy kanceláří: řadových zaměstnanců a řídících pracovníků.
4 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181287
100 PRŮVODCE ÚSPĚŠNOU KOMUNIKACÍ Kancelář ředitele či členů vrcholového managementu musí splňovat především úlohu reprezentativní. Protože v činnosti těchto pracovníků hraje komunikace významnou roli, musí být kancelář doplněna kromě psacího stolu ještě stolem jednacím, přistaveným buď přímo k hlavnímu stolu, nebo stranou. Stůl je obvykle otočen tak, aby poskytoval přímý výhled na dveře. Místnost může být doplněna i sedací soupravou, nebo prostorem, kde jednající budou sedět na stejné úrovni, pokud vedoucí pracovník chce zdůraznit partnerství a nikoliv nadřízenost. V takové místnosti není třeba vyčlenit prostor pro archivování dokumentů nebo kancelářskou techniku, s výjimkou techniky potřebné a vyžadované pro výkon funkce vedoucího pracovníka. Důležitým prvkem je, aby nábytek měl vyšší standard než u řadových pracovníků. Je také na úvaze vedoucího pracovníka, zda rozdělí prostor své kanceláře na soukromý (šéfovský), prostor pro podřízené (například před šéfovým stolem) a prostor partnerský (například sedací souprava nebo křesla mimo šéfovský prostor, kdy jednající jsou rovnocenní partneři). Sekretariát je pracovištěm, kde jsou vykonávány nejrůznější úkony od třídění pošty, zakládání faktur, pořizování kopií, archivaci dokumentů, přijímání návštěv, servisní práce pro příslušného vedoucího (organizování jeho pracovního času, vyřizování telefonických hovorů, písemná komunikace apod.). Prostor sekretariátu by měl být jednoznačně členěn, třeba recepčním pultem na část pro návštěvníky a část pro sekretářku. Součástí sekretariátu by měla být i kuchyňka, pro přípravu občerstvení. Vybavení kuchyňky (chladnička, vařič, kávovar, mikrovlnná trouba, dřez s tekoucí teplou a studenou vodou, skříňky na nádobí atp.), úroveň občerstvení, úroveň jednání pracovnic sekretariátu také dává obrázek o úrovni příslušného vedoucího i celé organizace. Zasedací nebo konferenční místnost je nedílnou součástí pracoviště vrcholového pracovníka. Obvykle je tato místnost spojena s kanceláří a sekretariátem. Je třeba zdůraznit, že i toto prostředí může významně ovlivnit výsledek jakéhokoliv jednání. Interiér by měl umožnit variabilní uspořádání jednacích míst, neměl by scházet prostor pro prezentaci audiovizuální technikou, tabule, flip chart, televizor s videopřehrávačem, informační a komunikační technologie, možnost zatemnění místnosti a veškeré podmínky pro nerušenou komunikaci, prezentaci a jednání. Řadové kanceláře by měly být vybaveny podle charakteru vykonávané činnosti a standardu organizace. Tak například pracoviště ekonoma klade důraz na dostatek odkládacích ploch a úložných prostor, pro projekční kanceláře je vhodným řešením rohová sestava s velkými a volnými odkládacími plochami pro práci s velkoformátovými výkresy apod. V současné době je módním směrem sestěhovávat pracovníky z „klasických“ kanceláří do jednoho otevřeného prostoru (tzv. systém open space). Důvodem realizace tohoto systému jsou úspory nákladů, usnadnění řízení lidí, snazší navázání komunikačního kontaktu mezi prodejcem a zákazníkem apod. Kromě řady pozitivních důsledků má tento systém i svá negativa, k nimž patří určitá ztráta
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181287