98
PRŮVODCE SVĚTEM KAPESNÍCH POČÍTAČŮ
7.2.3 Jak předcházet ztrátě dat Prvním pravidlem je stále nabíjení vašeho kapesního počítače. Standardem jsou dnes baterie, které samy řídí svůj nabíjecí proces a zabraňují přebití. Není proto problém nechat PDA v nabíječce pokaždé, když bez něj odjedete na dobu delší než několik dnů. Doba, po kterou PDA vydrží nepoužívané bez nabíjení, se u jednotlivých modelů různí. I když je to paradoxní, ke ztrátě dat vybitím může vést i automatické zálohování na paměťovou kartu. Aktivuje se totiž bez vašeho přičinění a bude probíhat například po celou dobu vaší dovolené a postupně spotřebovávat energii baterie – až může dojít k jejímu vybití. Fatální selhání systému jsou většinou způsobena použitím nekvalitního softwaru, testovacích verzí (tzv. betaverzí), případně pirátsky upravovaných programů. Nejlepším receptem je používat běžné prodejní verze programů a nové funkce plně neotestovaných programů nechat vývojářům a testerům. Každý systém řízení rizik – jímž ostatně zálohování dat je – by měl poměřovat náklady na dosažení potřebné úrovně ochrany s náklady, které vzniknou při vzniku problému. Zálohování na PC je základní funkcí každého PDA a zálohování na paměťovou kartu vás bude stát několik stovek korun za program a několik desítek MB místa na vaší paměťové kartě. Oproti tomu škoda vzniklá nedostupností či ztrátou v PDA zaznamenaných informací může být obrovská. Proto lze zálohování všem uživatelům jen doporučit.
7. Zabezpečení kapesního počítače
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181286
PRŮVODCE SVĚTEM KAPESNÍCH POČÍTAČŮ
Kapesní počítač ve firmě
8.
99
Kapesní počítač ve firmě I když jsme se na několika místech zmínili o použití PDA ve firmě, jednalo se spíše o poznámky věnované rozdílům v použití pro osobní a firemní účely u běžně komerčně dostupných programů. Existují ale i produkty a komplexní řešení, která nejsou pro jednotlivé uživatele vůbec dostupná – firmy dnes nechávají vyvíjet programy pro komplexní výrobní, logistické či prodejní řešení, v nichž hrají důležitou roli právě kapesní počítače. Tato kapitola si neklade za cíl popsat konkrétní řešení, ale spíše rámcové možnosti, doplněné o příklady, které vám (při znalostech konkrétní situace) umožní klást ty správné otázky, vedoucí k případnému rozhodnutí o použití PDA ve firmě. Konkrétní příklady z praxe pak naleznete na jiném místě knihy.
8.1 Možnosti Možnosti jsou doslova nekonečné. Již v předchozích kapitolách jsme popsali přínos pro některé profese a skupiny uživatelů, ale možnosti kapesních počítačů se nejen sčítají, ale lze říci, že se mohou i „násobit“. Jestliže uživatel používá PDA k organizaci osobního a rodinného života, pak toto použití bude mít vliv i na pracovní efektivitu. Dříve nebo
8.1 Možnosti
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181286
100
PRŮVODCE SVĚTEM KAPESNÍCH POČÍTAČŮ
později, ale s téměř naprostou jistotou k tomu zákonitě dojde. Uspořádané a kdykoliv dostupné informace, eliminace stresu a chaosu, vyšší forma plánování a kontrola času jsou hlavními přínosy, které přímo ovlivňují zmíněnou pracovní efektivnost. Jestliže jsou dobré vlastnosti PDA poskytnuty firemní skupině pracovníků, pak se projeví násobný efekt. Produktivnější jedinec spolupracuje s dalšími, kteří používají stejně efektivní nástroje. V konečném důsledku je pozitivní efekt znatelný na výkonnosti celé skupiny. Situace je nikoliv nepodobná analogickému použití mobilních telefonů. Tím ale zdaleka vše nekončí. Jak si za chvíli ukážeme, mohou být přidány (!) i další velmi účinné možnosti. Kapesní počítače lze totiž snadno zařadit do firemního informačního systému. Je téměř neuvěřitelné, jak málo je potřeba k vytvoření mobilní nadstavby informačního systému a jaká paleta užitečných funkcí se zde nabízí.
Obr. 8.1: PDA může pomoci i ve firemní budově (foto archiv KVADOS, a. s.)
V nejjednodušším případě stačí pro jednotlivé pracovníky firmy určit, jaké konkrétní dokumenty a jaká data ke své práci potřebují, a nastavit cesty k těmto souborům uloženým na firemních serverech, případně je replikovat na PC. Tato jednoduchá operace postačuje k tomu, aby bylo možné snadno, rychle a bezpečně sdílet vše, co je potřebné. Zasunutím PDA do synchronizační kolébky pracovník získá všechny aktuální dokumenty a data. V sofistikovanějším provedení lze tyto operace provádět dálkově přes internet, zde je ovšem nutné dbát na vysokou bezpečnost. Dalším výborným prostředkem pro zvýšení efektivnosti je navázání na systém řízení jakosti podle norem ISO. Do PDA lze automaticky synchronizovat aktuální verze nejen příručky jakosti, ale i podřízených dokumentů, směrnic a pracovních postupů. Smysl systému řízení jakosti je zde doveden do absolutního stavu, protože každý uživatel má prokazatelně k dispozici vše potřebné pro kvalitní odvedení práce, jak mu to předepsal zaměstnavatel. Povinné potvrzení o přečtení lze zajistit pomocí e-mailu. Totéž se týká i bezpečnostních a ekologických předpisů a jiných vnitrofiremních dokumentů, včetně zápisů z porad, nařízení a jiných písemností. Jedná se o WorkFlow (tok dokumentů) doslova zadarmo. Firma ušetří náklady za papír, náplně do tiskáren a kopírek a v neposlední řadě i čas potřebný k distribuci dokumentů a vyhotovení podpisových archů, nemluvě o nutné archivaci a následném skartování nepotřebných dokumentů. Při rozumném zavedení systému PDA, které by se mělo provádět po funkčních skupinách (např. management, obchod, sklady, jednotlivé odbory…), se efekt a přínosy projeví ve velmi krátké době.
8. Kapesní počítač ve firmě
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181286