98
OUTLOOK 2010
6.1 Vytvoření úkolu Úkoly se vytvářejí přímo ve složce Úkoly. Protože je běžné mít otevřený panel s úkoly také v kalendáři, můžete stejný postup, jaký si nyní ukážeme, používat i v kalendáři. Tak jako ostatní položky lze i úkoly o trochu složitějším postupem vytvořit nejen ze složky Úkoly, ale z jakékoliv složky Outlooku. Použijete-li postup, který právě popíšeme, můžete vytvořit úkol nezávisle na složce, v níž právě pracujete, tedy například během práce s elektronickou poštou.
6.1.1 Základní postup vytvoření úkolu 1. Zadejte příkaz Nový úkol. 2. Zadejte název úkolu do pole Předmět. Předmět je důležitý tím, že bude vidět v seznamech úkolů. 3. Nastavte termín, do kdy má být úkol dokončen (Termín splnění). Budete-li pak mít zobrazen seznam úkolů, můžete si podle zvoleného nastavení prohlížet všechny úkoly, nebo jen splněné, nebo třeba ty, u kterých byl překročen termín splnění. V okamžiku nastavení termínu splnění úkolu se do okna doplní pruh, ve kterém je vypočítán počet dní do splnění úkolu. 4. Začátek úkolu – Datum zahájení – je vhodné nastavit u úkolů, které probíhají delší dobu a u kterých sledujete průběh plnění, nicméně používáte-li filtrování úkolů podle data, kdy je lze plnit, nastavte tuto volbu u všech úkolů. 5. Stav úkolu může nabývat těchto hodnot:
Nezahájeno – nastavte u úkolů, na kterých jste ještě nezačali pracovat. Volba má souvislost s termínem zahájení úkolu, který připomíná den, kdy lze na úkolu začít pracovat, nikoliv termín skutečného zahájení prací.
Probíhá – stav používaný pro úkoly, na kterých se právě pracuje.
Čeká se na někoho dalšího – v úkolu nelze pokračovat do té doby, dokud nedostanete vstupy od jiného uživatele. Je vhodné si do textu úkolu poznamenat, co je potřeba k tomu, abyste mohli v úkolu pokračovat, například „čeká se na dodání analýzy trhu, kterou má dodat pan Novák do 13. 9. 2007 do 16 hodin“.
Odloženo – označte tímto stavem úkoly, u nichž bylo rozhodnuto nepokračovat na jejich plnění, ale je možné, že někdy v budoucnu budou obnoveny (na rozdíl od úkolů, které zcela ztratily smysl a které rovnou smažete).
Dokončeno – splněné úkoly (nezávisle na tom, zda byl, nebo nebyl dodržen požadovaný termín splnění úkolu).
6. Nastavte prioritu úkolu na jednu ze tří možností – nízká, střední nebo vysoká.
6. Úkoly Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181181
OUTLOOK 2010
99
Obrázek 6.1: Základní parametry úkolu
7. Chcete-li sledovat, na kolik procent je již úkol hotov, použijte volbu Hotovo (%). Hodnotu můžete nastavit pomocí šipek po 25% krocích, nebo ji napište přímo do okna (lze použít i desetiny procent, značku % zadávat nemusíte). Volba má význam spíše během plnění úkolu, při vytváření nového úkolu zůstává nastavena na 0. 8. Nastavte si také Připomenutí, kdy je úkol splatný. Na rozdíl od událostí a schůzek v kalendáři si zde stanovíte přímo datum a čas, kdy se má úkol připomenout. Lze zvolit i zvukový soubor, kterým budete upozorněni, klepnete-li na tlačítko se symbolem reproduktoru. 9. Pole Vlastník nelze upravovat. I přesto má velký význam, neboť ukazuje vlastníka úkolu, tedy osobu, která má úkol splnit. Úkoly, které si poznamenáváte pro sebe, mají jediného vlastníka, tedy vás. U úkolů, které přiřazujete někomu jinému (a ten je případně ještě předává dál), je důležité vlastníka znát, a toto pole tedy upravuje Outlook automaticky podle toho, komu byl úkol přiřazen a kdo se ujal jeho řešení. 10. Další detailní parametry, jako je evidence ujetých kilometrů v souvislosti s plněním úkolu (může být podklad pro fakturaci nákladů), odhadovaný celkový čas potřebný na splnění úkolu a další, lze zaznamenat na kartě Podrobnosti. Tuto kartu zobrazíte stisknutím tlačítka Podrobnosti v pásu karet (na kartě Úkol).
Jednotlivé parametry úkolů jsou vzájemně propojeny, takže nastavíte-li například stav úkolu na dokončený, změní se hodnota v poli Hotovo (%) na 100 %. Můžete použít i rychlejší postup vytvoření úkolu, bez zadávání příkazu. Poklepejte na seznam úkolů v místě, kde není zaznamenán žádný úkol (na prázdném řádku). To můžete provést, buď pracujete-li přímo ve složce Úkoly, nebo v kalendáři, máte-li nastaveno zobrazení panelu úkolů. Otevře se prázdné okno pro zadání úkolu, kde napíšete název úkolu a nastavíte ostatní volby.
Úkoly
11. Stiskněte tlačítko Uložit a zavřít, a tím je vytvoření úkolu dokončeno. Úkol se hned objeví v seznamu úkolů.
6.1 Vytvoření úkolu Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181181
100
OUTLOOK 2010
Obrázek 6.2: Podrobnosti úkolu
6.1.2 Rychlý postup vytvoření úkolu V úkolech nebo kalendáři můžete využít ještě jednu variantu zadání úkolu. Zpravidla se používá v případě, kdy nechcete zadávat parametry úkolu a vystačíte si pouze s jeho názvem (jedná se například o jednorázový úkol, který splníte během dnešního dne), nebo nemáte čas parametry zadávat (potřebujete-li jen úkol zaznamenat, abyste na něj nezapomněli, ale rozpracujete ho až později). 1. Klepněte v panelu úkolů v řádku nadepsaném Klepnutím přidáte novou položku typu Úkol. 2. Napište název úkolu. 3. Stiskněte klávesu ENTER.
Obrázek 6.3: Rychlý způsob přidání nového úkolu
6. Úkoly Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181181