8. Práce offline
8. Práce offline Ve většině kapitol této knihy, zejména v těch zabývajících se e-maily, vycházíme z předpokladu, že máte počítač a Outlook připojený ke své poštovní přihrádce. Připojení může být realizováno prostřednictvím počítačové sítě nebo se může jednat o pevné připojení k internetu, kdy nemusíte vytáčet telefonní číslo přes modem a jste neustále online. Lze ale Outlook používat, i když připojeni k poštovní přihrádce nejste? Jak se potom Outlook chová? Co když pracuji na notebooku a jsem právě někde v přírodě, bez připojení k firemní síti? Nebo právě prostě nejsem připojen k internetu? Na tyto otázky nabízí odpověď tato kapitola.
8.1 Způsoby práce offline Píšeme-li v této knize o tom, že se Outlook nebo počítač nachází ve stavu online, znamená to, že jste připojeni ke své poštovní přihrádce. Zpravidla to je prostřednictvím počítačové sítě, na níž běží program Microsoft Exchange Server, který spravuje poštovní přihrádky, nebo je to pomocí internetových služeb a připojení vašeho počítače k internetu. Tento stav znamená, že můžete posílat a přijímat e-maily, posílat pozvánky na schůzky, přidělovat úkoly a plně využívat funkcí a vlastností Outlooku. Na rozdíl od stavu online stav offline znamená, že k poštovní přihrádce připojeni nejste, nicméně váš počítač i Outlook bude i tak bez problémů fungovat. Dostupné však budou pouze položky, které
98
jsou uloženy ve vašem počítači. A tím se dostáváme k podstatě problému. Doposud jsme předpokládali, že všechny položky (tedy nejen e-maily, ale také záznamy v kalendáři, úkolech atd.) jsou uloženy v poštovní přihrádce. Pokud jste tedy offline, nemáte tyto položky k dispozici. Řada uživatelů však se svým počítačem cestuje nebo pracuje doma, kde nemají připojení k firemní síti, nebo firemní politika nedovoluje připojení do firemní sítě přes internet. V tomto případě je možné si potřebné údaje ukládat na disk počítače nebo vytvořit kopii údajů z poštovní přihrádky přímo v počítači. Možná vás již nyní napadá jedna funkce Outlooku, která již byla v knize zmíněna, a tou je datový soubor. Datový soubor je vlastně soubor se systémem složek pro e-maily, které chcete mít uchovány samostatně, mimo poštovní přihrádku. Máte-li datový soubor vytvořen (viz kapitolu 2) a uložen: • na síťovém disku, pak je možné pracovat s e-maily ve složkách tohoto souboru, i pokud nejste připojeni k poštovní přihrádce, ale musíte být připojeni k počítačové síti a mít přístupný daný síťový disk; • na lokálním disku přímo v počítači, pak je možné pracovat s e-maily ve složkách tohoto datového souboru, i když je počítač odpojen od poštovní přihrádky a případně i od počítačové sítě. Datový soubor samozřejmě umožňuje otevřít a upravit e-maily, kterou jsou v jeho složkách uloženy. Neumožňuje ale synchronizovat údaje mezi počítačem a poš-
Outlook 2007
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181179
8. Práce offline tovní přihrádkou. K tomu slouží dva další způsoby, jak pracovat offline: • offline složky, • vzdálená pošta. Tyto způsoby pracují na principu, kdy se zvolená část poštovní přihrádky zkopíruje do počítače a Outlook zajišťuje během online připojení synchronizaci, tedy aby se na obou místech nacházely stejné údaje. Přijde-li tedy nový e-mail do poštovní přihrádky, zkopíruje se ještě automaticky do kopie poštovní přihrádky na počítači. Ve stavu offline můžete odeslat e-mail běžným způsobem, ten ale není odeslán, jen je připraven v kopii poštovní přihrádky do té doby, než se připojíte. Po připojení k poštovní přihrádce proběhne synchronizace a e-mail se odešle. Stejně tak jsou během offline provozu doručovány do poštovní přihrádky e-maily, ale na váš počítač se dostanou až tehdy, když se připojíte. Aby z dosavadního textu nevyplynulo, že poštovní přihrádka je něco, co komplikuje využití Outlooku, protože k ní musíte být neustále připojeni, ukážeme si, jaké může mít i nesporné kouzlo. Pracujete-li na počítačové síti, která nemusí být jen v rámci jedné budovy, ale může být rozšířena třeba v několika lokalitách od sebe i značně vzdálených, můžete se ke své poštovní přihrádce připojit z kteréhokoliv počítače v různých lokalitách (samozřejmě máte-li k tomu nastavena příslušná oprávnění). Pokud v tomto případě máte některé údaje v datových souborech na „svém“ počítači, tyto údaje přístupné nebudou. Zvolte si tedy vlastní režim práce podle toho, jak často se k poštovní přihrádce připojujete, jakým způsobem a které údaje chcete zpracovávat ve chvílích, kdy jste offline.
Outlook 2007
8.2 Offline složky Offline složky umožňují pracovat s vybranými položkami Outlooku i v době, kdy nejste připojeni k poštovní přihrádce. K tomu využívají soubor, který je umístěn na vašem počítači a obsahuje kopii vybraných položek z poštovní přihrádky. Dále umožňuje tento systém synchronizaci údajů v době, kdy jste online, a to tak, abyste měli k dispozici co nejvíce aktuální údaje. Synchronizace probíhá oboustranně, to znamená, že se jednak aktualizují změny, které provedete v době, kdy nejste připojeni, jednak se do vašich offline složek promítnou změny, které byly mezitím provedeny ve vaší poštovní přihrádce na serveru (například doručení nové pošty). V této části probereme, jak si můžete offline složky vytvořit a jak se provádí synchronizace údajů. Upozornění Funkce offline složek funguje tehdy, pracujete-li s poštovní přihrádkou na serveru Microsoft Exchange Server. 8.2.1 Vytvoření offline složky Při vytvoření offline složek je nutné určit soubor, v němž budou položky uchovávány, a také to, jaké složky Outlooku chcete v tomto režimu využívat (například jen e-maily, nebo i položky kalendáře apod.). 1. Zadejte příkaz Nástroje → Odeslat a přijmout. 2. Zvolte dále Nastavení pro odeslání a příjem → Definovat skupiny pro odesílání a přijímání. 3. Rozhodněte se, zda vytvoříte novou skupinu nebo upravíte skupinu
99
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181179
8. Práce offline budou v režimu offline automaticky odesílat a stahovat zprávy v určitém intervalu a že se synchronizace provede před ukončením práce Outlooku. 11. Tlačítkem Zavřít pak ukončíte nastavení skupin pro odesílání a přijímání. 8.2.2 Synchronizace složek offline Synchronizace je zajištění toho, aby položky v pošObrázek 8.1: Nastavení účtů pro práci offline a způsob syntovní přihrádce byly shodchronizace né s kopií položek v offline složkách. Všechny účty, která je již vytvořena Synchronizace může probíhat automaticOutlookem. Podle toho stiskněte tlaky podle zvolených pravidel, nebo může čítko Nová nebo Upravit. probíhat ručně, k čemuž dojde pokaž4. Označte ten účet (poštovní přihráddé, když se budete držet následujícího ku), jehož nastavení chcete změnit. postupu: Zpravidla zde bude jeden účet, který bude označen, takže pouze proveďte kontrolu. 5. Vyberte volbu Zahrnout vybraný účet do této skupiny. 6. Chcete-li v režimu offline při synchronizaci odesílat či přijímat poštu, vyberte volby Odeslat položky pošty a Přijmout položky pošty. 7. Zaškrtněte složky, které chcete do odesílání a přijímání zahrnout, v podokně Možnosti složky. 8. V pravé části nastavte, zda chcete stahovat pouze záhlaví zpráv, nebo celou zprávu, případně do jaké maximální velikosti. 9. Stiskněte tlačítko OK. 10. V dolní části okna Skupiny pro odesílání a přijímání nastavte vlast- Obrázek 8.2: Nastavení obecných parametrů pro nosti, které platí pro všechny defi- synchronizaci včetně automatického odesílání nované skupiny. Můžete určit, že se a přijímání zpráv v režimu offline 100
Outlook 2007
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181179