Zapisujeme si úkoly o stavu plnění úkolu jeho zadavateli. Splněný úkol je přeškrtnutý, naopak úkol zpožděný je zobrazený červeně. Obsah složky Úkoly může být vhodným obrázkem o tom, jak dokážete organizovat svůj čas.
Náměty k procvičení 1. Vytvořte úkol pro zavezení auta na technickou kontrolu za tři týdny. Jako další vytvořte přímým zápisem úkol, že máte zavolat zítra v poledne k zubaři na objednání. Z některé doručené zprávy vytvořte úkol přetažením myší. 2. Vytvořte opakovaný úkol Příprava na poradu s obchodními zástupci, který je nutné splnit v den, kdy máte v kalendáři zaznamenanou tuto událost. Nechejte si úkol připomenout vždy týden předem. 3. Zadejte některému kolegovi úkol, ve kterém žádáte o vyplnění cestovního příkazu na služební cestu, která se koná příští čtvrtek s odjezdem v 7 hodin. 4. Zápisem v Panelu úkolů v Kalendáři vytvořte nový opakovaný úkol Podání přiznání daně z příjmů. Úkol se opakuje každý rok 31. března, prioritu nastavte vysokou a nechejte si úkol připomenout 2 měsíce předem. Úkol zadejte nějaké osobě uvedené v Kontaktech, která bude cvičně plnit roli účetní. Doplňte vhodný text a připravený úkol odešlete. 5. Otevřete úkol Technická kontrola a nastavte, že probíhá a je splněn na 50 %. Do těla úkolu doplňte text, že již máte hotové emise. Změny uložte. 6. V zobrazení Stručný seznam dokončete opakovaný úkol Příprava na poradu a přesvědčte se, že se v seznamu zobrazilo další opakování tohoto úkolu. 7. V zobrazení Aktivní úkoly se pokuste bez otevření označit úkol Technická kontrola za dokončený. 8. Vyzkoušejte všechny možnosti zobrazení úkolů v Panelu úkolů ve složce Kalendář. 9. Ve složce Úkoly v zobrazení Aktivní úkoly vyzkoušejte všechny možnosti třídění úkolů. Označte první a třetí úkol a pomocí schránky je zkopírujte. Kopie úkolů potom trvale odstraňte.
98 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181178
Poznámky
6. Poznámky Představte si, že sedíte u počítače a někdo vám zavolá nějakou informaci. Okamžitě sáhnete po papírku a obsah sdělení si zapíšete na tento papírek, který někam založíte, připíchnete nebo nalepíte. Papírky se potom povalují na našem pracovním stole, visí na nástěnkách nebo jsou nalepeny na monitoru počítače. Jakmile nemáme místo pro další poznámku, začneme ty staré přebírat, organizovat, popř. vyhazovat do koše. A právě pro takové situace jsou nejlepší elektronické poznámky v Outlooku. Jejich výhodou je nejen použití různých barev a velikostí, ale především to, že máte čistý stůl. Navíc můžete z každé poznámky vytvořit např. úkol, kontakt nebo záznam do kalendáře, takže poznámka může být vlastně prvním krokem k vytvoření jakékoliv jiné položky Outlooku.
6.1 Nová poznámka Zapsat si nějakou poznámku do Outlooku je stejně jednoduché jako vytvořit novou zprávu, úkol nebo událost, záleží jen na tom, ve které složce se nacházíte. Přejdete-li do složky Poznámky, k čemuž si můžete zapamatovat další klávesovou zkratku CTRL+5, můžete stisknout klávesovou zkratku CTRL+N a otevře se jakýsi „lísteček“, představující místo pro napsání nové poznámky. Kromě této možnosti samozřejmě lze využít i další známé způsoby vytvoření položky v Outlooku, tedy např.:
•
příkaz Soubor → Nový → Poznámka (File → New → Note),
•
poklepání do prázdné plochy ve složce Poznámky,
•
stisknutí tlačítka Nová poznámka (New Note) v panelu nástrojů Standardní.
na prvním místě
Nacházíte-li se v jiné složce Outlooku, můžete vytvořit poznámku:
•
příkazem Soubor → Nový → Poznámka,
•
klepnutím na šipku v panelu nástrojů Standardní za ikonou, pomocí níž můžete vytvořit novou položku v příslušné složce, a zde volbou Poznámka,
•
přetažením jiné položky, např. kontaktu, na ikonu složky Poznámky v seznamu složek nebo v navigačním podokně. Nejrychleji vytvoříte novou poznámku z jakékoliv části Outlooku klávesovou zkratkou CTRL+SHIFT+N (N jako Notes).
99 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181178
Poznámky
Obr. 6.1: Okno poznámky
Okno poznámky s již vyplněnou informací vidíte na obrázku 6.1. Při psaní poznámky napište nejdříve stručně její obsah a ukončete odstavec stiskem klávesy ENTER. Tento první odstavec se pak po zavření poznámky zobrazí jako její název. Další text pak můžete psát a upravovat jako v textovém editoru, přičemž se řádky automaticky zalamují podle velikosti poznámky.
v pravém horním rohu nebo stiskem Poznámku zavřete klepnutím na ikonu klávesové zkratky ALT+F4. Změny se do poznámky ukládají během psaní okamžitě, takže se neobjeví žádné dialogové okno potvrzující uložení. Vytvoříte-li poznámku přetáhnutím z jiné položky Outlooku, objeví se v ní všechny údaje z přesouvané položky. Zbývá tedy jen napsat název poznámky a od ostatního textu jej oddělit stiskem klávesy ENTER, případně dopsat další potřebné údaje.
6.2 Úpravy poznámek Nejčastějším zobrazením ve složce Poznámky je poslední typ zobrazení v Outlooku, kterým jsou ikony. Nemáte-li toto zobrazení právě aktivní, nastavte si jej např. v nabídce Zobrazit → Uspořádat podle → Aktuální zobrazení → Ikony (View → Arrange By → Current view → Icona). Otevřít vybranou poznámku je stejně jednoduché jako otevření jiné položky Outlooku. Nejčastěji tedy využijete poklepání nebo stisk klávesy ENTER. Jak jsem se již zmínil, jakákoliv změna v poznámce se okamžitě ukládá. Při psaní se text formátuje podle velikosti poznámky, kterou můžete změnit najetím myší na okraj či dolní rohy a v okamžiku změny ukazatele myši na dvojšipku stisknutím levého tlačítka a tažením myší (viz obrázek 6.2). Obr. 6.2: Místa změny rozměrů poznámek
Stejně jako v textovém editoru, i v poznámce lze označit část textu jako blok, přesunout či kopírovat blok pomocí klávesových zkratek či myši. Obsah poznámky tak můžete kdykoliv přenést do jiné aplikace pomocí schránky.
Až nebudete poznámku potřebovat, klidně ji smažte:
•
stisknutím klávesy DELETE,
•
klepnutím na ikonu Odstranit
•
příkazem Odstranit z místní nabídky poznámky.
v panelu nástrojů Standardní,
100 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181178