6. Tvorba tabulek a grafů můžete v něm ukládat texty, do kterých již nechcete, aby další lidé zasahovali. Uložení souboru do jiného formátu: 1. Nejprve ze všeho si otevřete MS Excel a tabulku, kterou chcete v jiném formátu uložit. 2. Klepněte na nabídku Soubor a dále na volbu Uložit jako. 3. Vlevo vyberte, kam chcete uložit převedený soubor. V dolní části jej pak pojmenujete. 4. V nabídce Uložit jako typ vyberte požadovaný formát nového souboru. 5. Následuje už jen klepnutí na tlačítko Uložit. Poznámka Tímto postupem uložíte soubor v jiném formátu, přičemž vám původní soubor zůstane tam, kde jste jej původně měli. Ihned po tomto uložení již ale pracujete s novým souborem a původní originál zůstává nezměněn. Nejčastější formáty tabulkových dokumentů: • XLSX – běžný textový dokument pro MS Excel 2007 a 2010. • XLS – běžný formát dokumentů pro MS Excel 2003 a starší. • PDF – formát pro přenos souboru mezi počítači a uživateli, obvykle již bez možnosti dalších úprav. • XML – formát rozšiřitelného značkovacího jazyka. Jazyk je určen především pro výměnu dat mezi aplikacemi a pro publikování dokumentů, u kterých popisuje strukturu z hlediska věcného obsahu. • CSV – textový formát, kde jsou hodnoty jednotlivých buněk odděleny středníkem. • ODS – tabulkový dokument bezplatné kancelářské sady OpenOffice.org.
98
6.5 Tabulka s výpočty a grafy Textové tabulky již máme za sebou. Jejich tvorba je jednoduchá a je jen na vás, kolik tabulek s daty si vytvoříte. Čím více praxe s Excelem absolvujete, tím lépe se v jeho prostředí budete cítit a tím rychleji docílíte vytváření tabulek a grafů. V praxi se Excel využívá daleko více pro výpočetní tabulky než ty čistě textové. V Excelu můžete snadno vést domácí účetnictví, evidovat spotřebu paliva automobilu, kilometry ujeté na kole nebo můžete pomocí Excelu vytvářet faktury, objednávky nebo nabídky. My si ale výpočty ukážeme na jednoduché tabulce, jejíž vytvoření bude následující: 1. Otevřete si nový soubor v MS Excel. Vložte kurzor do buňky A3 a zapište pod sebe do jednotlivých buněk tyto tři typy ovoce: Jablka, Hrušky, Švestky. 2. Nyní se postavte do buňky B2 a vepište vedle sebe Leden, Únor, Březen. K tomuto můžete také využít nitkový kříž buňky B2, kde napíšete Leden a zbylé dva měsíce do buněk C2 a D2 tažením doplníte. 3. Do devíti volných polí mezi B3 a D5 doplňte nějaká čísla, podle uvážení. Inspirovat se můžete na obrázku. 4. Nyní označte celou tabulku, nastavte ohraničení, zarovnání na střed a hlavičky sloupců a řádků můžete vybarvit výplní. Do buňky E2 napište slovo Celkem a postavte se kurzorem na buňku E3. 5. Nyní provedeme součet buněk B3, C3 a D3. To lze provést buď tak, že nyní zapíšete do buňky E3 vzorec =B3+C3+D3 a stisknete klávesu ENTER, nebo jednodušeji na kartě Domů v sekci Úpravy rozbalíte ikonu sumy a vyberete možnost Součet. Excel
Nebojte se počítače
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181083
6. Tvorba tabulek a grafů
6.
7.
8.
9.
automaticky vybere tři buňky pro součet – pak následuje opět klávesa ENTER. Abyste nemuseli vzorec vepisovat do každé z buněk E4 a E5, tak se postavte znovu na buňku E3 a pomocí nitkového kříže v pravém dolním rohu buňky protáhněte vzorec z E3 až k buňce E5. Nyní si podobným způsobem vypočítáme do dalšího sloupce průměr. Do buňky F2 napište text Průměr. Přejděte na buňku F3, kam vložíme první vzorec pro průměr. Na kartě Domů v sekci Úpravy rozbalíte ikonu sumy a vyberete možnost Průměr. Excel automaticky vybere i buňku se součtem, což je špatně. Z této hodnoty průměr dělat nechceme. Proto vyberte jen buňky B3 až D3 a stiskněte klávesu ENTER. Nyní opět vzorec s vypočítaným průměrem pomocí nitkového kříže přetáhněte o dva řádky níže, ať je výpo-
čet kompletní. Pro úplnost můžete ještě dokončit ohraničení nových buněk a hlavičky tabulky. Takto jste vytvořili tabulku, která sama počítá hodnoty. Jakmile změníte hodnoty pro jednotlivé měsíce, tak se budou měnit i výpočty ve sloupcích E a F. Pokud máte ve sloupci s průměrem desetinné hodnoty, které nechcete vidět na tolik desetinných míst, pak si přečtěte následující část této kapitoly pojednávající o formátu buněk. 6.5.1 Formát buněk Buňku (označenou oblast buněk) můžete formátovat, tedy upravovat její vzhled. Kompletní nastavení najdete v příkazu Formát buňky, který zobrazíte po klepnutí pravým tlačítkem myši na jednu buňku nebo na více označených buněk. U buňky můžete mimo jiné nastavit: • Typ čísla, tedy jak se má zobrazit číslo v buňce (na kolik desetinných míst, zda se má zobrazit symbol
Obrázek 6.5: Tabulka s výpočty Nebojte se počítače
99
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181083
6. Tvorba tabulek a grafů měny atd.). Takže: nikdy za číslo nepíšete symbol „Kč“ ručně, vždy toto nastavíte jako formát buňky (jinak s touto buňkou nebudete moci dělat výpočty, program ji bude chápat jako text). • Písmo, tedy druh, velikost, styl a barvu textu. • Zarovnání celého obsahu buňky. • Orámování buňky – zda vůbec bude, jak silnou čarou a jakou barvou. • Stínování (čili podklad) buňky. Obrázek 6.6: Dialogové okno Formát buněk • A mnoho dalšího. Nyní ale zkusíme nastavit formát buněk pro náš příklad s průmětypem grafů jsou grafy spojnicové či rem, kde je vysoce pravděpodobné, že pruhové. vypočítané hodnoty mají několik dese• Spojnicový – má podobné využití tinných míst. jako graf sloupcový. Více se zamě1. Označte si buňky s vypočítaným průřuje na trendy vývoje hodnot. měrem, klepněte na označení pra• Výsečový – graf vhodný pro zobravým tlačítkem myši a zvolte možnost zení hodnot jednoho typu. Vychází Formát buněk. z matematicky definovaného grafu 2. Na kartě Číslo vyberte ze seznamu kruhového. Například rozložení poDruh položku Číslo a v pravé části slaneckých křesel ve sněmovně po nastavte počet desetinných míst. volbách, procentuální výstupy apod. 3. Klepněte na tlačítko OK a pozorujte, Nehodí se pro širší datové zobrazení jak se buňky změní podle vaší volby. – například stav skladových položek v průběhu roku. 6.5.2 Vložení a úprava grafu Vložení grafu si ukážeme na našem příGraf je výborný pro detailní znázorněkladu. Nejprve si tedy otevřete vzorovou ní významu a trendu tabulek. Grafy jsou tabulku, pokud jste ji již stihli zavřít. vodné zejména pro méně rozsáhlé tabulSloupcový graf vytvoříme takto: ky. V zásadě jsou nejpoužívanější tyto 1. Nejprve si označte v poli tabulky zdroj typy grafů: dat včetně popisků sloupců. V našem • Sloupcový – výhodný graf pro většipřípadě tedy buňky A2 až E5. nu tabulek. Existuje v několika modi2. Nyní se přepněte na kartu Vložení fikacích, ve 3D variantě, je přehledný a v sekci Grafy klepněte na tlačítko a lidé jsou na něj zvyklí. Podobným Sloupcový.
100
Nebojte se počítače
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181083