98
LOTUS NOTES 7
Po instalaci aplikace TeamRoom z šablony na Lotus Domino server je potřeba provést její inicializaci neboli nastavení.
Nastavení Nastavení aplikace představuje základní operaci, nutnou pro další použití a práci s touto databází. Provedením nastavení nakonfigurujeme a přizpůsobíme aplikaci potřebám našeho týmu. Doporučuji, aby se tým na jednotlivých prvcích nastavení dohodl předem. Touto dohodou tým definuje základní pravidla, jakým způsobem bude aplikace používána a jaké bude obsahovat informace. Pro nastavení aplikace využijeme TeamRoom Setup (Nastavení TeamRoom). Na tuto stránku mají přístup osoby, které jsou:
Team Leader (Vedoucí týmu),
Team Facilitator (Asistent týmu).
Formuláře v TeamRoom Setup umožňují zadat:
Team Name & Purpose (Název a účel týmu): do pole Name (Jméno) zadáme krátký popisný název týmu. Do pole Purpose (Cíl) zadáme popis vyjadřující úkol nebo cíl týmu. Team Members (Členové týmu): zadáme jednotlivé členy týmu. Je možné využít adresáře a provést zadání z existujících kontaktů (účtů).
Team Leader (Vedoucí): zadáme jméno vedoucího (nebo vedoucích) týmu. Team Facilitator (Asistenta): zadáme jméno osoby (nebo jména osob) zodpovědné za správu aplikace. Asistent týmu může, ale také nemusí být stejná osoba jako vedoucí týmu. Member (Člen): klepnutím na tlačítko Add team member (Přidat člena týmu) zobrazíme formulář profilu člena týmu. Pro každého člena týmu vytvoříme profil, včetně vedoucího a asistenta týmu. Mějme na paměti, že nejsou povolena duplicitní jména. K tomuto zadání obsahuje formulář profilu tlačítko umožňující přístup do seznamu jmen a adres. Výběrem jména v zobrazeném seznamu a klepnutím na tlačítko OK automaticky vyplníte formulář požadovanými informacemi profilu.
Obrázek 4.15: Přidání členů týmu do aplikace TeamRoom
4. Sdílení informací a Lotus Notes/Domino
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181000
LOTUS NOTES 7
Categories (Kategorie): toto je jedna z položek, na které se musí shodnout členové týmu. Kategorie slouží ke kategorizaci a uspořádání informací, dokumentů vytvořených týmem. Pohled By Catogory (Podle kategorie) třídí dokumenty podle zde uvedených kategorií. Je důležité, aby všichni pochopili uspořádání informací v databázi. Dokument vytvořený členem týmu může být zařazen do jedné nebo více kategorií, ale pouze do zde uvedených možností. Členové týmu nebudou moci vytvářet vlastní kategorie dokumentů. Jestliže se později rozhodneme, že některá z používaných kategorií není správná nebo už není platná, může Facilitator (Asistent) pomocí nástroje databáze TeamRoom změnit kategorizaci existujících dokumentů tak, aby odrážela aktuální stav. Document Types (Typy dokumentů): tým by se měl také dohodnout na typech dokumentů, které budou v aplikaci používány. Typy dokumentů pomáhají, stejně jako kategorie, uspořádat a sestavit obsah aplikace a usnadňují členům týmu orientaci ve vložených informacích. Výchozí nastavení obsahuje čtyři typy dokumentů (Action Item, Discussion, Meeting a Reference), ale podle potřeby můžeme přidat libovolné množství dalších typů. Většina pohledů obsahuje sloupec Type, který může být okamžitě uspořádán, takže členové týmu si mohou prohlédnout dokumenty uspořádané podle typu.
4. Sdílení informací a Lotus Notes/Domino
99
Obrázek 4.16: Vytvoření a editace seznamu typů dokumentů v aplikaci TeamRoom
Milestones/Events (Milníky a události): studie týkající se práce týmů a jejich řízení ukazují, že práce většiny týmů se řídí termíny (milníky). TeamRoom umožňuje uživatelům začlenit do práce časový prvek vytvořením milníků a událostí. Dokumentům lze přiřadit jednu nebo více událostí. Advanced Options (Další možnosti): slouží k Marking Document Inactive (Označení ukončení platnosti dokumentů), Newslerters (Upozornění na nové příspěvky), Reminders (Připomenutí), Web Information (Informace o serveru v síti WWW).
Dokumenty – základní Formulář Main Document (Hlavní dokument) slouží k zadání nových informací do aplikace TeamRoom. Jeho flexibilita umožňuje využití formuláře pro různé účely. Například pro tvorbu informací:
Disscusion (On-line diskuse),
Reference (Sdílení referenčních materiálů),
4.2 Aplikace Diskuse – eSchůzky
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181000
100
LOTUS NOTES 7
Obrázek 4.17: Vytvoření – naplánování schůzky v aplikaci TeamRoom
Action Item (Přidělování položek akce),
Meeting (Plánování schůzek).
Některé prvky formuláře závisí na typu dokumentu, které vybereme při vytváření nového dokumentu. Jestliže například při vytváření nového dokumentu vybereme typ Meeting, změní se sekce Assignments (Úkoly) na Meeting Details (Podrobnosti schůzky), a my můžeme nastavit datum a čas zahájení schůzky, délku jejího trvání a místo konání. Ze seznamu členů týmu a skupin můžeme vybrat účastníky schůzky. Informaci o naplánované schůzce můžeme poslat pomocí Send link to attendees (Poslat link účastníkům) vybraným členům týmu a zároveň si tuto informaci můžeme poslat do vlastního kalendáře jako Reminder (Připomínku). Tuto akci provedeme pomocí tlačítka Add Reminder to My Calendar (Vlož připomínku do mého kalendáře).
Obrázek 4.18: Zobrazení odpovědi na plánovanou schůzku ve webovém prohlížeči
4. Sdílení informací a Lotus Notes/Domino
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181000