Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen
3 3.1.1.1 Poèáteèní (kick-off) workshop Poèáteèní workshop má slou it k vzájemnému seznámení úèastníkù analýzy. Mìli by se ho zúèastnit v ichni pracovníci zpracovatele. Zpracovatel by mìl jasnì prezentovat následující skuteènosti: l l
l l
Èeho se bude týkat analýza, co je jejím cílem, pøípadnì co je cílem následného projektu. Proè je nutná pøítomnost vybraných pracovníkù podniku je tøeba vysvìtlit pøítomným, proè se jich analýza týká, jaké budou mít efekty ze své úèasti v rámci analýzy, pøípadnì následujícího projektu. Jaký je èasový plán analýzy. Jaké jsou nároky na pracovníky podniku èasové, znalostní, technické, jaký je èasový plán interview.
Poèáteèní workshop je velmi významným prostøedkem, kterým mù e vedení projektu ovlivnit vnímání analýzy i následného projektu v celé firmì. Proto je ho tøeba velmi dùkladnì pøipravit. 3.1.1.2 Interview Interview se pokládá za základní techniku pro zmapování u ivatelských po adavkù na BI øe ení. Proto e vìt inou není kapacitnì mo né provést interview se v emi zamìstnanci podniku, je nutné nejvhodnìj í pracovníky pro interview racionálnì vybrat. Výbìr by mìl být proveden horizontálnì pøes rùzná oddìlení i vertikálnì od vrcholového managementu po øadové zamìstnance. U ivatele (respondenty) je vhodné na interview pøedem pøipravit formou krátkého kolení. Cílem interview s vrcholovým managementem je získat celkový pøehled o podniku, zejména jeho vizích a cílech, zpùsobu mìøení jeho úspì nosti, pozici na trhu, souèasných i oèekávaných problémech, rizicích, nových pøíle itostech, mo nostech kvalifikaèního potenciálu zamìstnancù apod. Dùle ité je poznání klíèových ukazatelù, podle nich se podnik øídí, a poznání zpùsobu jejich vyu ití na nejvy í úrovni øízení firmy. Interview se støedním managementem a specialisty podniku se zásadnì neli í od interview s vrcholovým managementem, pouze se zamìøuje na více detailù a podrobností, které konkretizují podmínky a potøeby daného útvaru nebo oblasti øízení. Souèástí uvedených interview je zjistit, zda existují v organizaci data, která budou dostupná pro po adované aplikace. V tomto pøípadì jde o první orientaci v podnikových datech, na kterou pak navazuje detailní analýza datových zdrojù a jejich kvality. V daném kontextu se øe í takové otázky, jako napø.: l l l l
Jaké nástroje se momentálnì pou ívají v pøístupu k datùm a v jejich analýze? Jaké analýzy jsou pravidelnì generovány a jak se zvládají ad hoc po adavky na analýzy? Kde jsou kritická nebo úzká místa pøístupu k datùm a podnikovým analýzám? Kde jsou hlavní problémy v kvalitì dat?
Závìr interview by mìl smìøovat k formulaci priorit pro BI øe ení, tedy co je pro zúèastnìné v øe ení nejpodstatnìj í, resp. kde oèekávají nejvýraznìj í efekty. Tyto efekty mají mít, pokud je to racionální, kvantifikovatelnou podobu. Jádrem tìchto mìøitelných efektù jsou ekonomické a obchodní efekty vyjádøené zmìnami v základních podnikových ukazatelích pøed a po zavedení BI (viz kapitola 2, èást 2.5). Prùbìh interview je dokumentován zápisem a výsledky interview jsou ulo eny do formalizované, vìt inou tabulkové struktury nebo do formy strukturovaného dokumentu. Ten je pak základem finální dokumentace analýzy u ivatelských po adavkù, její struktura je napø. tato:
98
Business Intelligence
89 Business Intelligence filmy BW.vp 8. listopadu 2004 20:16:59
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180647
Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen
3 Identifikaèní èást: Identifikace podniku/útvaru:
Standardní identifikace podniku nebo útvaru.
Charakteristika:
Charakteristika poslání, pracovní a funkèní náplnì podniku nebo útvaru.
Vnitøní struktura:
Základní vnitøní organizaèní struktura podniku (úsekù, oddìlení).
Klíèové procesy:
Stì ejní øídící a obchodní procesy a jejich stav, pøiøazení metrik k vybraným procesùm apod.
Poèet respondentù:
Celkový poèet respondentù v interview, pøíp. ve struktuøe podle útvarù nebo jiných hledisek.
Doba interview:
Doba prùbìhu interview (od do).
Shrnutí analýzy podstatné závìry: Cíle podniku/útvaru:
Podnikatelské, obchodní, ekonomické, technologické a dal í cíle podniku nebo útvaru v hierarchické struktuøe.
Metriky øízení:
Metriky, tj. rozhodující ukazatele a hlediska pro øízení podniku nebo útvaru.
Hlavní problémy:
Nejvýznamnìj í aktuální i potenciální problémy a omezení, na které øízení podniku nebo útvaru nará í.
Perspektivní mo nosti:
Aktuální i perspektivní mo nosti dal ího rozvoje podnikání, v øízení firmy, rozvoje personálních i technických kapacit apod.
Klíèové po adavky:
Nejdùle itìj í po adavky na BI øe ení vyplývající z dále uvedené tabulky.
Dostupnost dat:
Souhrnné zhodnocení dostupnosti datových zdrojù oproti po adavkùm vyplývající z dále uvedené tabulky.
Priority:
Prioritní oblasti øe ení, na nich se shoduje vìt ina respondentù.
Tabulka 7 Dílèí po adavky Po adavky
Charakteristika Význam
Dopad
Formuloval
Datový zdroj
Pravidla Priorita
Po adavek 1 Po adavek 2
text
3 0
oblast/proces jméno/skupina ident. databáze
text
3 0
Po adavek n
Tabulka 7 je detailní specifikací u ivatelských po adavkù na BI, kde význam jednotlivých polo ek je: Po adavky:
Pøehled v ech u ivatelských po adavkù na analytické aplikace a dotazy, uspoøádané v hierarchické struktuøe.
Charakteristika:
Obsahové vymezení po adavku, s vymezením po adované funkcionality.
Význam:
Ohodnocení (subjektivní) významu øe ení po adavku pro úspì nost a rozvoj podniku,èíslo 3 pøedstavuje strategické po adavky, 0 znamená po adavek definovaný, ale bez praktického významu pro podnik.
99
Pøíprava, plánování, analýzy
90 Business Intelligence filmy BW.vp 8. listopadu 2004 20:16:59
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180647
Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen
3 Dopad:
Pøehled oblastí podnikového øízení, resp. podnikových procesù, na nì bude mít øe ení po adavku dopad. To znamená, e jeden a tentý po adavek mù e ovlivnit procesy obchodní, logistické, marketingu, a je tak vyjádøením vícenásobného vyu ití výsledkù øe ení. Na druhé stranì formuluje zadání pro definování podnikových standardù.
Formuloval:
Urèení jména nebo skupiny pracovníkù, kteøí po adavek formulovali.
Datový zdroj:
Identifikace nebo název datového zdroje, pøípadnì zdrojù obsahujících potøebná data pro naplnìní po adavku.
Pravidla:
Výchozí formulace interpretaèních nebo analytických pravidel u sledovaných ukazatelù, napø. v jakých hodnotách se má pohybovat ukazatel rentability.
Priorita:
Urèuje èasovou prioritu øe ení po adavku, s tím e 3 je urgentní, 0 je pouze doplòkovým øe ením.
Nejdùle itìj í èástí finálního dokumentu je pøehled po adavkù, který se poté ve fázi datového modelování stane východiskem pro dimenzionální a datové modely. Proto je dobré formulovat po adavky formou otázek tak, aby bylo ji zøejmé, zda se orientují na fakt, èi na jeho bli í urèení (odtud potom budou odvozena fakta èi dimenze v dimenzionálním datovém modelu). Finální dokument u ivatelských po adavkù musí pak projít spoleènou oponenturou úèastníkù interview ze v ech zainteresovaných útvarù podniku.
F
Pøi pøípravì a vedení interview je tøeba, vzhledem k postavení u ivatele, dbát na profesionální formu interview, a to po stránce obsahové, formální i organizaèní. V této souvislosti je pak mo né formulovat tato hlavní doporuèení: l
Je úèelné ji pøedem jasnì definovat a pøipravit program a celou strukturu plánovaných interview a otázek a respektovat tak postavení a èasová omezení klíèových u ivatelù, vìt inou mana erù a klíèových specialistù.
l
Celý systém interview musí mít pøedem definovaný harmonogram a plánovaný èasový rozsah.
l
Pøed interview je dobré dopøedu zaslat agendu schùzky (písemnì, e-mailem).
l
Pro pøípravu obsahu interview se vyu ívá existující a dostupná dokumentace (napø. podnikové pøedpisy, metodiky apod.).
l
Interview je tøeba vést struènì a s jasnými (i dílèími) závìry a trvale etøit èas u ivatele.
l
Poèet analytikù zúèastnìných na pøípravì a prùbìhu bì ných interview se pohybuje mezi dvìma a tøemi, podstatné v ak je, e interview øídí pouze jeden z nich.
l
Na zaèátku interview se velmi struènì rekapituluje cíl, zamìøení celého projektu a výstup. Souèasnì se potvrdí nebo upøesní agenda a èasový rozsah interview s cca 5 10 minutami rezervy pro formulaci závìrù, dal ího postupu, dal í kooperace, a pøípadnì pro potvrzení termínu dal í schùzky.
l
Z interview se zpracuje protokol a podle potøeby se pøedává k verifikaci u ivateli.
l
Protokol i dal í dokumentaci pro u ivatele je nutné formulovat struènì a jasnì s jasnou hierarchickou strukturou a s jasnými závìry, pøíp. úkoly.
100
Business Intelligence
91 Business Intelligence filmy BW.vp 8. listopadu 2004 20:16:59
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180647