8.5 Shrnutí V této kapitole jsme si představili sestavy, které umožňují tisk dat z databáze. Naučili jsme se vytvářet automatické sestavy i sestavy mnohem dokonalejší. Při jejich vytváření nám pomohl průvodce sestavou. Zmínili jsme se i o možnosti upravení sestavy v návrhovém zobrazení. Na závěr jsme si ukázali, jak sestavu vytisknout.
8.6 Závěrečný test 1) Sestava v Accessu slouží: a) k vytvoření posloupnosti kroků při zadávání dat b) k přehlednému zobrazení údajů z databáze na tiskárně c) k sestavení dotazu 2) V zobrazení rozložení je možné: a) vidět data a měnit velikost a rozmístění jednotlivých prvků b) vidět názvy jednotlivých prvků c) přidávat a odstraňovat jednotlivé části sestavy d) zobrazit pouze formulář 3) Sestava vytvořená průvodcem: a) se uloží automaticky s uložením databáze pod jménem Sestava1 b) se uloží automaticky pod zadaným názvem c) se uloží automaticky s odesláním požadavku na tisk do tiskové fronty d) se automaticky neuloží 4) Sestavu lze upravit: a) v datovém listu b) v návrhovém zobrazení c) pomocí pásu karet 5) Do návrhového zobrazení se přepnete: a) klávesovou zkratkou SHIFT+N b) poklepáním na dolní okraj nástrojové lišty c) vybráním jména sestavy v navigačním podokně a příkazem Návrhové zobrazení v místní nabídce
6) Objekty v návrhu sestavy lze upravovat: a) pomocí příkazů na pásu karet Formát b) stiskem tlačítka na panelu nástrojů Formát c) nelze dále upravovat 7) Panel nástrojů Návrh sestavy: a) zobrazíte příkazem Nástroje na pásu karet b) se objeví vždy, když sestavu zobrazíte v návrhovém zobrazení c) neexistuje 8) Ukázku před tiskem sestavy lze zobrazit tak, že vyberete: a) v navigačním podokně příslušnou tabulku a pak z místní nabídky vyberete příkaz Náhled b) v navigačním podokně příslušný sloupec a pak z místní nabídky vyberete příkaz Náhled c) v navigačním podokně příslušnou sestavu a pak z místní nabídky vyberete příkaz Náhled 9) Průvodce štítky: a) provede pana Štítku sestavou b) zobrazí sestavu na monitoru ve formě úhledných štítků, tisk se v tom případě provádí na děrné štítky c) naformátuje sestavu pro tisk na štítky
98 Access 2010
Access 2010 (2010).indd 98
30.12.2010 15:18:02 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180587
9.
Výběr dat V deváté kapitole se naučíme z dat vložených do databáze vybrat přesně ty údaje, které potřebujeme. Seznámíme se s pojmy filtr a dotaz. V souvislosti s dotazy si povíme, jak hromadně upravovat záznamy databáze a mnoho dalšího.
V této chvíli již umíme naplnit databázi daty, umíme tato data zobrazit na obrazovce pomocí krásných a přehledných formulářů. A dokonce je umíme i vytisknout pomocí tiskových sestav. Ovšem databáze nám nebude téměř k ničemu, dokud se nenaučíme vybírat vhodné údaje. Představte si například, že byste museli ručně procházet všechny záznamy, kdykoli byste chtěli zjistit, jaké zboží si kdy objednal konkrétní zákazník. Skutečný význam databázového systému se projeví teprve tehdy, až z celkového množství zadaných údajů bude možné vybrat pouze ty údaje, které jsou v danou chvíli zajímavé. Jistě mi dáte za pravdu, že když chceme z databáze zásob v ledničce zjistit, zda máme k dispozici dost vajec na omeletu, vůbec nás nezajímá, kolik máme mléka. Proto musí být možné rychle vybrat pouze záznamy vztahující se k vejcím a nic jiného. Access používá pro výběr požadovaných záznamů dva prostředky: ❚ filtry, ❚ dotazy.
9.1 Filtry Nejrychleji vyberete data použitím filtrů. Tento způsob je také nejjednodušší. Filtr vybere a zobrazí ze skupiny dat jejich část, která odpovídá zadaným kritériím. Access používá následující typy filtrů: ❚ filtr podle výběru, ❚ filtr mimo výběr, ❚ filtr podle formuláře, ❚ rozšířený filtr či řazení.
Filtr podle výběru Filtr podle výběru slouží k nejrychlejšímu vyhledávání dat se společnými rysy. Často se totiž dostanete do situace, kdy potřebujete z rozsáhlé tabulky zobrazit pouze záznamy vztahující se třeba k jednomu zboží nebo jednomu zákazníkovi a podobně. Právě tato společná vlastnost pak filtru poslouží jako výběrové kritérium pro vyhledání záznamů. Jestliže chcete vytvořit filtr podle výběru, postup je jednoduchý: 1. Umístěte kurzor do pole, podle kterého chcete filtrovat. Chcete-li například zobrazit všechny zákazníky z Kvítečkova, vyberte pole Město, které obsahuje hodnotu Kvítečkov. Jestliže chcete vybírat podle nějaké hodnoty, která je v tabulce umístěna kdesi hluboko, a museli byste ji pracně hledat, můžete použít pole pro vyhledávání, které je umístěno vedle navigačních tlačítek – viz obrázek 9.1.
Výběr dat 99
Access 2010 (2010).indd 99
30.12.2010 15:18:02 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180587
Obrázek 9.1: Požadovaný záznam lze snadno vyhledat
2. Na kartě Seřadit a filtrovat vyberte myší položku Výběr a z nabídky, která se objeví, vyberte příkaz Rovná se Kvítečkov. Případně můžete použít shodný příkaz z místní nabídky.
Příkaz pochopitelně obsahuje vždy takovou hodnotu, kterou jste vybrali v předchozím kroku.
3. V datovém listu se zobrazí pouze záznamy, které odpovídají zadanému kritériu.
Obrázek 9.2: Pomocí filtru lze zobrazit pouze zákazníky z Kvítečkova
Nejste-li spokojeni se seřazením vybraných záznamů, stiskněte tlačítko Seřadit od A po Z nebo Seřadit od Z po A.
Filtr můžete použít i na vnořené datové listy. Před jeho použitím stačí jen příslušný vnořený datový list otevřít stisknutím tlačítka plus.
100 Access 2010
Access 2010 (2010).indd 100
30.12.2010 15:18:02 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180587