Profesionální asistentka
opatříme podpisem a razítkem a odešleme běžnou poštou. Dokument elektronický pak vložíme do formuláře elektronické pošty jako přílohu s krátkým průvodním slovem, jak bylo uvedeno v předešlém odstavci. Rozevřený dokument Dokument můžeme rovněž přímo odeslat tak, že dojde adresátovi rozevřený. To když po jeho dokončení klikneme na příslušné tlačítko elektronické pošty nebo pomocí příkazu Odeslat v nabídce Soubor. V takovém případě bude ale při přímém vytištění obsahovat průvodní informace charakteristické pro elektronickou poštu, tj. od koho, kdy a komu byl odeslán a předmět (obrázek 11.3). V případě, že jej bude chtít adresát převést do původního stavu, tj. z formátu HTML například do Wordu, bude muset podniknout určité nezbytné kroky, které mohou obsah a vzhled dokumentu poškodit. Tento způsob používáme tedy hlavně tehdy, chceme-li adresátovu pozornost upoutat pomocí grafických prvků dokumentu přímo, zejména v případě reklamních textů atd.
Obr. 11.3 Rozevřený dokument doručený adresátovi
98
Profesionální asistentka.indd 98
12.12.2007 22:38:59 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180060
11 Dokumenty v PDF formátu Posíláme-li někomu konečnou verzi dokumentu a nepřejeme-li si, aby do ní adresát zasahoval, převedeme ji do formátu PDF. Takový dokument je pak přístupný ke čtení, ale nikoliv k úpravám. To však pouze za předpokladu, že máme v počítači nainstalován příslušný software. Skenování dokumentů
Flash disk Další technickou vymožeností, která se vztahuje k přenosu elektronických dat, je tzv. flash disk. Abychom nemusely rozsáhlé soubory přeposílat a riskovat, že budou poškozeny, pro svůj objem nedoručeny nebo špatným adresováním zneužity, využijeme možnosti flash disku. Jde-li šéf na jednání s rozsáhlou elektronickou prezentací nebo potřebujeme-li pracovat na nějakém rozsáhlém soboru doma a nemáme vzdálený přístup do pracovní sítě, pak „nacucáme“ potřebné informace na flash disk, který připojíme do počítače v místě dalšího zpracování. POZOR! Takto přenášet firemní informace můžete pouze na pokyn nebo se svolením šéfa. Šikovný IT pracovník je schopen dohledat, kdy a z jakého počítače byly údaje kopírovány. Proto dbejte na již uvedené zásady práce s informacemi. Flash disk se dá využít i k přenosu informací v rámci firmy, pokud se z bezpečnostních důvodů nenacházejí v síti a je třeba je zpracovávat na jiném počítači.
Elektronická pošta – e-mail v sekretářské praxi
Poslat někomu věrnou kopii originálu lze buď poštou, nebo faxem. V době elektronické komunikace a archivace musel být ovšem vyřešen problém, jak dostat existující dokument nebo obrázek „do počítače“. Pro tento účel slouží skener, který načte věrnou kopii včetně barev do elektronické podoby. Takto naskenované dokumenty pak můžeme přikládat do elektronické pošty, nebo je po nějaký čas archivovat v počítači, či je posléze vypálit na „cédečko“ a archivovat je v podobě, která nezabírá místo ani v počítači, ani v kanceláři.
Interní firemní korespondence V mnoha firmách je elektronická komunikace využívána i pro interní účely. Jsou-li pracoviště propojena sítí, funguje toto spojení stejně jako zmíněné venkovní. Je to velký přínos, protože ušetří pracovníkům spoustu práce
99
Profesionální asistentka.indd 99
12.12.2007 22:38:59 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180060
Profesionální asistentka
a času. Ve firmách, kde je tento způsob používán, nevidíme nervózně pobíhající pracovníky, kteří přenášejí „lejstra“ z kanceláře do kanceláře, kde je někdo jiný vkládá přepisem zpátky do počítače, aby je mohl doplnit nebo modifikovat. Lidé se nezdržují ani tím, že musejí při této akci podrobně vysvětlit, co, proč a jak, přičemž proberou i mnoho nepracovních záležitostí. V moderně komunikující firmě to vypadá úplně jinak. Jednotliví pracovníci nebo oddělení si vyměňují informace elektronickou poštou. Mohou je připravit v klidu formou dopisu, který samozřejmě neobsahuje zdvořilostní fráze, ale slušně a jasně jedná přímo o meritu věci. Kromě toho, že toto písemné podání může kdykoliv sloužit jako doklad o provedení určitého úkonu nebo předání informace, nenarušuje chod pracovní činnosti adresáta, protože ten si sám zvolí, kdy si dopis přečte a jak s ním naloží. Jméno a funkce odesílatele, předmět dopisu uvedený v záhlaví a případné znaky důležitosti dostatečně upozorňují, jaká reakce se žádá. Kromě interní korespondence jako takové se touto cestou předávají jednotlivé dokumenty v příloze. Firmy většinou mívají jednu centrální elektronickou adresu. Pro danou záležitost však může být vyčleněno speciální oddělení nebo pracovník, který bude s dokumentem dále pracovat. Tím, že mu ho elektronicky předáme, nemusí nic opětovně přepisovat nebo kopírovat, ale může dál tvořit vycházeje ze základu obdrženého elektronickou poštou. Pozor, aby příloha zůstala zachována, je nutno zprávu přeposlat příkazem Předat dál.
Elektronické služby v Outlooku Součástí interního elektronického kontaktu ve firmě jsou i další možnosti, z nichž mezi ty nejvýznamnější patří elektronické sjednávání schůzek. Speciální software kalendář (viz obrázek 11.4) umožňuje naplánování schůzky formou události v určitý den a hodinu včetně informování a blokování účastníků v daný termín. Žádné telefonáty, žádné papírové pozvánky, žádné zapisování do stolního kalendáře. Když se účastníkům datum a hodina nehodí a mají něco důležitějšího, pak jednoduše účast elektronicky se zdůvodněním odmítnou. Stejným způsobem můžeme být na schůzku pozvány i my samotné. Přijetí termínu schůzky se nám automaticky promítne do osobního elektronického kalendáře a v případě kolize s další událostí nás počítač informuje o této skutečnosti. Samy pak zvážíme, co je z našeho pracovního pohledu pro firmu důležitější, a uzpůsobíme svůj program.
100
Profesionální asistentka.indd 100
12.12.2007 22:38:59 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180060