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Manual Corporativo de Cumplimiento

I. OBJETIVO

Versión: 01

Código: AGDC_MA_001

Categoría: Estratégico

Clasificación: Público

Fecha de Aprobación: 26/03/2025

Establecer el desarrollo de los procedimientos de medidas de control y procedimiento de debida diligencia del Programa de Cumplimiento Corporativo (PCC) de Komatsu - Mitsui Maquinarias Perú S.A., Distribuidora Cummins Perú S.A.C. y KMMP Amazonía S.A.C. (en adelante, KMMP, DCP, KMA o Grupo Económico, según corresponda), a fin de documentar su correcto funcionamiento y atribuir las correspondientes responsabilidades de cara a prevenir y/o mitigar los siguientes riesgos:

 Corrupción: Entiéndase por riesgos de corrupción a los delitos contra la administración pública previstos en el artículo 3 de la Ley N° 30424 y sus modificatorias.

 Cumplimiento: Entiéndase por Riesgos de cumplimiento a los delitos de soborno entre particulares y otros delitos previstos en la Ley N° 30424 y sus modificatorias, e infracciones al Programa de Cumplimiento Corporativo.

 Derechos Humanos: Riesgos referidos al debido respeto de los derechos fundamentales de todas las personas involucradas con las empresas del grupo (colaboradores, clientes, proveedores y demás grupos de interés).

II. ALCANCE

El presente Manual debe ser aplicado por el Grupo Económico, sus colaboradores, así como por los accionistas, socios, directores, gerentes, administradores, apoderados, representantes legales y demás directivos del Grupo Económico; así como también a nuestros grupos de interés.

La presente norma interna tiene como marco legal algunos elementos de la Ley N° 30424 y sus modificatorias, Ley que regula la responsabilidad administrativa de las personas jurídicas y su reglamento Decreto Supremo N° 002-2019-JUS.

III. RESPONSABILIDADES

o El Directorio (BOD): Es responsable de aprobar las normas internas y políticas de Alto Nivel de Cumplimiento y de Prevención de delitos en la organización.

o La Presidencia Ejecutiva (PE) y Chief Financial Officer (CFO): Son responsables de colaborar con el desenvolvimiento del PCC. Asimismo, decidirán respecto del inicio, continuación, suspensión y/o término de las relaciones comerciales con los clientes de KMMP y DCP, y stakeholders

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Clasificación: Público

Fecha de Aprobación: 26/03/2025 involucrados en operaciones inusuales, sospechosas y/o incidencias relativas a la prevención de riesgos de delitos en la compañía.

o La Gerencia General (GG DCP): Es responsable de colaborar con el desenvolvimiento del PCC, en adición a ello deben asegurarse de que los responsables de las Gerencias tengan conocimiento de las responsabilidades detalladas en el presente Manual.

o La Gerencia General de KMA (GG KMA): Es responsable de colaborar con el desenvolvimiento del PCC Asimismo, decidirá respecto del inicio, continuación, suspensión y/o término de las relaciones comerciales con los clientes de KMA y stakeholders involucrados en operaciones inusuales, sospechosas y/o incidencias relativas a la prevención de riesgos de delitos en la compañía

o Las Gerencias Comerciales: A través de sus ejecutivos comerciales, son responsables de informar a los clientes del Grupo Económico, que la Compañía tiene un gran compromiso con la ética, cumplimiento y cultura de integridad corporativa, por lo que, cuenta con un PCC, ergo solicitarán a los clientes la suscripción de los formatos denominados ”DeclaraciónJuradade DebidaDiligencia en el Conocimiento del Cliente AGDC_MA_001_FR_001 (PN) y AGDC_MA_001_FR_002 (PJ)” y entregarlos de acuerdo a lo que indica la norma de crédito ACYC_NI_001 a la Gerencia de Créditos y Cobranzas, así como de apoyo en las gestiones con clientes que corresponda.

o El Director de Gestión Humana: Es responsable de ejecutar, en el proceso de selección y durante la relación laboral, el proceso de debida diligencia en el conocimiento de los Colaboradores de KMMP, DCP Y KMA, de realizar el filtro en la plataforma de datos (por ejemplo: World Check One “Refinitiv” o Gesintel, FBI, entreotros), internet (por ejemplo: Google), identificar señales de alerta y reportar oportunamente a la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales y al CCO & Director Legal, así como de colaborar en el ámbito de su capacitación en materia de riesgos de LA/FT, corrupción y cumplimiento, de acuerdo con la norma interna de la materia.

o La Gerencia Senior de Abastecimiento: Es responsable de cumplir con la debida diligencia en el conocimiento de los proveedores del Grupo Económico, así como de ingresar y conservar la información mínima legal de los proveedores en el Sistema SAP ARIBA.

o La Gerencia de Créditos y Cobranzas: Es responsable, a través de sus funcionarios, de ingresar la información de los clientes con quienes la empresa ya se ha vinculado, al SAP (Data Maestra de Clientes); de realizar el análisis del riesgo financiero de los clientes; debe comprobar que se haya obtenido del cliente la información mínima y documentos para su correcta identificación y de ser necesario, requerir información adicional al cliente a través de los ejecutivos comerciales u obtenerlo de otras fuentes públicas; de analizar la información mínima proporcionada por el

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cliente y de verificarla a través de diversas fuentes (por ejemplo: RENIEC, consultas SUNAT, Sunarp, Google y otros); de realizar el filtro de clientes en la plataforma de base de datos (Ejemplo: Gesintel, World Check One “Refinitv” entre otros), internet 5 primeras noticias ubicadas (por ejemplo: Google con los siguientes parámetros: i) “Nombre del cliente” + “investigación” y “Nombre del cliente” + “delito”) y otras fuentes públicas de información; así como del monitoreo periódico de los clientes; entre otras funciones desarrolladas a lo largo de la presente norma. De la misma manera la Gerencia de Créditos y Cobranzas es responsable de mantener actualizada la Data Maestra de Clientes.

o La Subgerencia de Control Interno y Riesgos: Es responsable de asesorar a los dueños de procesos en la identificación del riesgo, establecimiento de sus controles y supervisión aleatoria cuando aplique dentro del marco del plan de trabajo anual aprobado.

o El CCO & Director Legal: Es responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del Programa de cumplimiento Corporativo (PCC) del Grupo Económico, para la prevención de Riesgos de cumplimiento.

o La Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales: Es responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del PCC en el Grupo Económico, ejerciendo las funciones de encargado de prevención (PE) bajo el marco de la Ley N° 30424, para la prevención de Riesgos de corrupción.

o La Gerencia de Operaciones de Tecnología de la Información: Es responsable de conservar la información contenida en los sistemas de las empresas del Grupo Económico (SAP), por el plazo de cinco (5) años como mínimo, así como de su seguridad, y deberá reportar anualmente a la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales (a más tardar el día 15 de enero del año siguiente en evaluación), un informe con el recuento del funcionamiento y custodia de información de los referidos sistemas.

IV. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (EXTERNOS E INTERNOS)

 Reglamento Interno de Cumplimiento KMMP (ALEG_RI_001)

 Reglamento Interno de Cumplimiento DCP (ALEG_RI_002)

 Norma Interna del Comité de Ética KMMP (AGDC_NI_001)

 Norma Interna del Comité de Ética DCP (AGDC_NI_002)

 Código de Conducta Anticorrupción KMMP (ALEG_CC_001)

 Código de Conducta Anticorrupción DCP (ALEG_CC_002)

 Norma Interna de Créditos de KMMP (ACYC_NI_001)

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 Norma Interna de Créditos de DCP (ACYC_NI_011)

 Norma Interna de Cobranzas de KMMP (ACYC_NI_002)

 Norma Interna de Cobranzas de DCP (ACYC_NI_009)

 Norma Interna de Administración Data Maestra KMMP (ACYC_NI_005)

 Norma Interna de Administración Data Maestra DCP (ACYC_NI_007)

 Instructivo Administrativo de Creación de Clientes en la Data Maestra (ACYC_NI_005_IA_001)

 Norma Interna: Código de Conducta de la Organización con sus Proveedores de KMMP (ACOM_CC_001)

 Norma Interna: Código de Conducta de la Organización con sus Proveedores de DCP (ACOM_CC_002)

 Norma Interna Administración de Contratistas KMMP (ACOM_NI_003)

 Norma Interna Administración de Contratistas DCP (ACOM_NI_004)

 Procedimiento de Compra de Bienes y Servicios KMMP (ACOM_PR_002)

 Procedimiento de Compra de Bienes y Servicios DCP (ACOM_PR_004)

 Procedimiento de Evaluación y Reevaluación de Proveedores KMMP (ACOM_PR_003)

 Procedimiento de Evaluación y Reevaluación de Proveedores DCP (ACOM_PR_005)

 Administración del Maestro de Proveedores de KMMP (ACON_NI_042)

 Administración del Maestro de Proveedores de DCP (ACON_NI_043)

 Procedimiento de Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción de Personal KMMP (AGGH_PR_003)

 Procedimiento de Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción de Personal DCP (AGGH_PR_004)

 Copias de Seguridad, Protección contra Software Malicioso y Derechos de Propiedad KMMP (TI) (ATIC_PR _028)

 Copias de Seguridad, Protección contra Software Malicioso y Derechos de Propiedad DCP (TI) (ATIC_PR_029)

 Ley N° 30424 y su Reglamento, el D.S. N° 002-2019-JUS1

 ISO 37001:2016.2

 Política de Derechos Humanos (KMMP)

 La Declaración Universal de los Derechos Humanos.

 El Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos.

 El Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales.

1 Norma usada como referencia para el desarrollo del Sistema de Cumplimiento.

2 Norma usada como referencia para el desarrollo del Sistema de Cumplimiento que será implementada en su integridad cuando la Compañía confirme el inicio del proyecto.

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 La Declaración de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) relativa a los Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo y sus ocho Convenios fundamentales.

 El Pacto Global de las Naciones Unidas.

 La Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas.

 El Plan Nacional de Acción sobre Empresas y Derechos Humanos (2021-2025) de Perú.

 Código de Conducta de la Organización con sus Proveedores KMMP ACOM_CC_002

 Manual Protocolo de Investigación de Reportes KMMP AGGR_MA_007

 Directrices para el Gerenciamiento del Recurso Humano KMMP AGGH_PK_028

 Directrices para el Gerenciamiento del Recurso Humano DCP AGGH_PK_029

 Reglamento Interno de Compliance KMMP ALEG_RI_001

 Reglamento Interno de Trabajo KMMP AGGH_RI_001

 Código de Conducta Anticorrupción KMMP ALEG_CC_001

 Política de Sostenibilidad KMMP ARSC_PK_001

 Política de Diversidad e Inclusión KMMP ARSC_PK_003

 Política de Prevención, Atención y Sanción del Hostigamiento Sexual Laboral KMMP

ARHH_PK_021

 Política de Protección de Datos Personales KMMP ATIC_PK_001

 Reglamento Interno de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente KMMP ASMA_RI_001

 Política de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ASIG_PK_001 Seguridad de la Información KMMP ATIC_RI_001

V. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

BU : Business Unit – Unidad de Negocio de KMMP

SBU : Sub Business Unit - Sub Unidad de Negocio de KMMP

KMMP : Komatsu – Mitsui Maquinarias Perú S.A.

RIT : Reglamento Interno de Trabajo

TI : Operaciones de Tecnologías de la información

CyC : Créditos y Cobranzas

PE : Presidencia Ejecutiva

CFO : Chief Financial Officer

GG : Gerencia General de DCP

DCP : Distribuidora Cummins Perú S.A.C.

KMA : KMMP Amazonía S.A.C.

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PCC : Programa de Cumplimiento Corporativo

Stakeholders : Grupos de interés para la Compañía: clientes, proveedores, distribuidores, colaboradores, otros.

Grupo

Económico : Conjunto de dos o más personas jurídicas, nacionales o extranjeras, en el que una de ellas ejerce control sobre las otras, o cuando el control sobre las personas jurídicas corresponde a una o varias personas naturales que actúan como una unidad de decisión

VI. DIAGRAMAS DE FLUJO

No aplica.

VII. DESARROLLO

A. DE LA FUNCIÓN DE CUMPLIMIENTO Y ANTICORRUPCIÓN

7.1. La Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales

La Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales es responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del PCC, ejerciendo las funciones de Encargado de Prevención bajo el marco de la Ley N°30424, para la prevención de Corrupción.

7.1.1. De los deberes y funciones de la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales

Tiene la responsabilidad de velar por la aplicación, ejecución, cumplimiento y mejora continua del PCC, así como asegurar el cumplimiento de las políticas y objetivos del PCC. Entre sus principales funciones se encuentran las siguientes:

a) Supervisar, monitorear y hacer cumplir las políticas y objetivos en materia anticorrupción.

b) Verificar la adecuada conservación y custodia de los documentos referidos al PCC.

c) Asesorar y orientar a los colaboradores para absolver sus dudas en PCC.

d) Informar y comunicar al máximo órgano de gobierno de las empresas del Grupo Económico, de forma directa, sobre el desempeño y cumplimiento de los mecanismos de prevención.

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e) Promover que el personal y los directivos de las empresas del Grupo Económico tengan a su disposición las capacitaciones necesarias y apropiadas en temas relacionados al PCC.

7.2. CCO & Director Legal

El CCO & Director Legal es quien tiene como función la prevención de Riesgos de cumplimiento en el Grupo Económico.

7.2.1. De los deberes y funciones del CCO & Director Legal

Entre las principales funciones del CCO & Director Legal se encuentran las siguientes:

a) Supervisar, monitorear y hacer cumplir las políticas y objetivos en materia de cumplimiento.

b) Verificar la adecuada conservación y custodia de los documentos referidos al PCC en materia de cumplimiento de las políticas de cumplimiento y objetivos del PCC.

c) Informar y comunicar al máximo órgano de gobierno de la compañía, de forma directa, sobre el desempeño y cumplimiento de los mecanismos de prevención de riesgos de cumplimiento y detección de las conductas no éticas e incumplimientos a la normativa interna del PCC

d) Promover que el personal y los directivos de la Compañía tengan a su disposición las capacitaciones necesarias y apropiadas en temas relacionados a la prevención de los delitos de corrupción.

B. DE LA GESTION DE RIESGOS

La Subgerencia de Control Interno ejecuta integralmente la gestión de los riesgos Anticorrupción dentro de la estructura organizacional, de conformidad con el Manual de Gestión de Riesgos KMMP (ACIN_MA_001) y Manual de Gestión de Riesgos DCP (ACIN_MA_002).

C. HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE APOYO PARA LA DEBIDA DILIGENCIA

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7.3. De las herramientas tecnológicas de apoyo

7.3.1. La verificación, revisión y actualización de la información que corresponde a la debida diligencia en el conocimiento de clientes, colaboradores, directores, proveedores y beneficiario final, se realiza a través de las siguientes herramientas tecnológicas:

 SAP: De acuerdo con lo establecido en las Normas Internas de cada una de las Gerencias y Sub-Gerencias, en coordinación con la Gerencia de Operaciones de Tecnología de la Información, dentro del sistema SAP se cuenta con:

 Data Maestra de Clientes: De acuerdo con la Norma Interna de Administración de Data Maestra de Clientes (ACYC_NI_005) y al Instructivo Administrativo (ACYC_NI_005_IA_001).

 Data Maestra de Proveedores: De acuerdo con la Norma Interna de Administración del Maestro de Proveedores (ACON_NI_042).

 “Bases de datos”: Bases de datos con información precisa y confiable que coadyuva en: (i) la debida diligencia en el conocimiento de los clientes, proveedores, colaboradores, socios de negocios y terceros relacionados al Grupo Económico; (ii) en el análisis de cumplimiento vinculados a sus operaciones comerciales; y (iii) en la toma de decisiones informadas; dentro de algunas bases de datos tenemos como ejemplo a Gesintel, World Check One “Refinitv”, entre otros.

 Centrales de Riesgo “Equifax, Sentinel u otros”: Herramienta tecnológica que suministra información de personas naturales y jurídicas a las plataformas SAP (específicamente a la Data Maestra de Clientes) a fin de cumplir con una parte de la debida diligencia exigible a las empresas del Grupo Económico. (Norma Interna de Cobranzas ACYC_NI_002)

7.4 De igual manera, de forma anual, el SAP vuelve a nutrirse de la información de las herramientas tecnológicas (Equifax). Esta operación se encuentra bajo la supervisión de la Gerencia de Créditos y Cobranzas

D. EJECUCIÓN DE CONTROLES PARA EL DEBIDO CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

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7.5. Consideraciones generales aplicables a ambos Regímenes de Conocimiento del Cliente

7.5.1. Las Empresas del Grupo Económico han establecido mecanismos, procedimientos internos y han designado a las Gerencias Comerciales y a la Gerencia de Créditos y Cobranzas como responsables de realizar la debida diligencia en el conocimiento del Cliente y Beneficiario Final.

Si durante la ejecución de cualquier etapa (identificación, verificación y monitoreo) que conforma el procedimiento de debida diligencia del régimen general y reforzado en el conocimiento del cliente y beneficiario final, el cliente declara que cuenta con una Declaración Jurada en el Conocimiento del Cliente previa firmada y la Declaración Jurada de debida diligencia en el conocimiento del cliente y beneficiario final, entregada previamente al Grupo Económico, no ha tenido ninguna modificación y/o actualización que reportar, podrá suscribir la ”Declaración Jurada de No Actualización deInformaciónAGDC_MA_001_FR_003.”

7.5.2. Reportes de Aprobación de Presidencia

Si en el cumplimiento de sus labores en materia de debida diligencia, en cualquiera de las etapas (identificación, verificación y/o monitoreo) y regímenes (general y reforzado), la Gerencia de Créditos y Cobranzas detecta alguna irregularidad, señal de alerta, inusualidad o sospecha relacionada a un posible caso de corrupción y/o cumplimiento, deberá comunicarla hasta en un plazo máximo de tres (3) días hábiles a la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales y al CCO & Director Legal, a través de formato denominado “Reporteparaaprobación de Presidenciay Monitoreo de Clientes”.

7.6. Etapas de la debida diligencia en el conocimiento del cliente

El proceso de debida diligencia en el conocimiento del cliente implica que este sea identificado por las áreas correspondientes de las empresas del Grupo Económico, este proceso consta de las siguientes etapas:

7.6.1. Etapa de identificación: Consiste en desarrollar e implementar procedimientos para obtener la información mínima que permita determinar la identidad de un cliente y, de ser el caso, de su beneficiario final. Para dar cumplimiento con esta etapa la Compañía ha designado a las Gerencias Comerciales, a través de los ejecutivos comerciales, la responsabilidad de solicitar a los clientes los formatos denominados

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“Declaración Jurada de Debida Diligencia en el Conocimiento del Cliente PN AGDC_MA_001_FR_001 y Declaración Jurada de Debida Diligencia en el Conocimiento del Cliente PJ AGDC_MA_001_FR_002”, y de solicitar documentos adicionales3 para su correcta identificación; asimismo, de entregarlos oportunamente a la Gerencia de Créditos y Cobranzas

7.6.2 Etapa de verificación: Implica la aplicación de procedimientos de verificación con respecto a la información y documentación proporcionada por los clientes y, de ser el caso, de su beneficiario final, con el objetivo de asegurarse que han sido debidamente identificados.

En la etapa de verificación de la información proporcionada por el cliente (persona natural o jurídica), la Gerencia de Créditos y Cobranzas es responsable -a través de sus funcionarios - de analizar la información mínima y documentos proporcionados por el cliente y de verificarla a través de diversas fuentes.

7.6.3. Etapa de monitoreo: Tiene por propósito asegurar que las operaciones que realizan los clientes sean compatibles con la información declarada por los clientes (perfil). El monitoreo permite reforzar y reafirmar el conocimiento que poseen las empresas del Grupo Económico sobre sus clientes, así como obtener más información cuando se tengan dudas sobre la veracidad o la actualidad de los datos proporcionados por los mismos. Para ello, el Grupo Económico ha establecido la frecuencia en que se realizará esta etapa, considerando los riesgos que enfrenten, los cuales se desarrollarán en los siguientes apartados.

Durante la etapa de monitoreo, las Gerencias Comerciales (a través de los ejecutivos comerciales) tienen la responsabilidad de solicitar a los clientes la documentación e información actualizada que sea necesaria para la realización de esta etapa, en coordinación directa con la Gerencia de Créditos y Cobranzas. Por su parte, la Gerencia de Créditos y Cobranzas -a través de sus funcionarios- es responsable de analizar y verificar la información mínima actualizada de clientes, realizar el correspondiente filtro en bases públicas de información y otras responsabilidades que se desarrollarán en los siguientes apartados.

3 Véase: Acápite 7.2.1 de la Norma Interna de Créditos: Copia de DNI del representante legal, vigencia de poderes, testimonio de la empresa, entre otros.

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7.7. Del Análisis de Debida Diligencia en el Régimen General

7.7.1. Etapa de Identificación

El paso primigenio del procedimiento de debida diligencia en el conocimiento del cliente bajo el Régimen General consta de la suscripción de la “Declaración Jurada de Debida Diligencia en el conocimiento del Cliente PN AGDC_MA_001_FR_001 y Declaración Jurada de Debida Diligencia en el Conocimiento del Cliente PJ AGDC_MA_001_FR_002”.

En virtud de esta etapa, las Gerencias Comerciales (a través de los ejecutivos comerciales) son responsables de hacer suscribir a los clientes dicho formato y de solicitar documentos adicionales 4 , y posteriormente entregarlos a la Gerencia de Créditos y Cobranzas.

Los referidos formatos deben ser debidamente completados según sea el caso y suscritos por los clientes, para luego de ser recepcionados por las Gerencias Comerciales, ser entregados a la Gerencia de Créditos y Cobranzas, dentro del plazo de tres (3) días hábiles, debiéndose dejar constancia de ello, así como por la demora excesiva y/o negación por parte del cliente. Salvo, que por la complejidad de la operación o zona en la que se encuentra el Cliente se deba considerar un plazo mayor.

Lineamientos adicionales a considerar:

- Para clientes con operaciones por montos menores de $ 1,000 no se realizará el procedimiento de debida diligencia, debido a que para ello el área comercial usa el código ocasional para sus ventas.

- Para clientes de repuestos y servicios, cuyo monto máximo de línea de crédito es menor o igual a 20,000 USD, no se solicitarán los Formatos de DD (1. Declaración Jurada de Debida Diligencia en el Conocimiento del Cliente PN AGDC_MA_001_FR_001 y 2. Declaración Jurada de Debida Diligencia en el conocimiento del Cliente PJ AGDC_MA_001_FR_002), no obstante, si se realizarán los filtros correspondientes que por la parte crediticia se requiere tales como: Consulta RUC, Consulta Gesintel a la empresa y a todos los representantes que se muestren en la consulta RUC; tal como se indica en la Norma ACYC_NI_005 Administración de Data Maestra de Clientes KMMP, y en caso de que se cuente

4 Véase: Acápite 7.2.1 de la Norma Interna de Créditos: Copia de DNI del representante legal, vigencia de poderes, testimonio de la empresa, entre otros.

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con la Ficha RUC, o el informe B&D y/o CFR se deberá filtrar a los socios (mayor a 10%)

7.7.2. Etapa de Verificación

La etapa de verificación respecto de información mínima proporcionada por el cliente está a cargo de la Gerencia de Créditos y Cobranzas quien, a través de sus funcionarios, es responsable de:

a. Ingresar la información de los clientes con quienes la empresa ya se ha vinculado, al sistema SAP (Data maestra de clientes).

b. Realizar la verificación de la información brindada por los clientes y de ser el caso, por su beneficiario final, corroborándola a través de diversas fuentes (por ejemplo: RENIEC, SUNARP, CONSULTAS SUNAT, Google y otros).

c. Asimismo, es responsable de realizar el filtro de clientes en la plataforma de base de datos (Ejemplo: Gesintel, World Check One “Refinitiv”, entre otros), internet (por ejemplo: Google con los siguientes parámetros: i) “Nombre del cliente” + “investigación” y “Nombre del cliente” + “delito”) y otras fuentes públicas de información. Si se trata de un cliente que es persona jurídica, el filtro de búsqueda deberá extenderse también a sus representantes legales, apoderados y accionistas.

d. Verificar que, si el cliente es el Ejército o una organización de Defensa Nacional, o está involucrado en el negocio militar cuente con aprobación por parte de Komatsu Holding South America Ltda. Créditos y Cobranzas, cumple con la etapa de verificación y la DDR, para que el área de Cumplimiento valide con Komatsu Holding South America. El equipo comercial es el encargado de obtener la aprobación de Komatsu Holding South America Ltda cuando se presente esta casuística

e. Realizar el análisis del riesgo financiero y crediticio en el marco de las operaciones comerciales del Grupo Económico.

f. Consultar al cliente solicitando información y/o documentación adicional – por recomendación de la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legalesque ayude a esclarecer las circunstancias en virtud de las cuales se le ha considerado de riesgo. Dicha consulta deberá realizarse respetando el deber de

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reserva que recae sobre el Grupo Económico y todos sus colaboradores, contando con el apoyo de las áreas comerciales.

El plazo máximo que tiene la Gerencia de Créditos y Cobranza para ejecutar las acciones que conforman la etapa de verificación, es de tres (03) días hábiles siguientes a la recepción de la información y documentación proporcionada por los asesores comerciales. Salvo que por la complejidad de la operación o zona en la que se encuentra el Cliente se deba considerar un plazo mayor.

7.7.3. Etapa de Monitoreo

7.7.3.1. Clientes con línea de Crédito

En el caso del monitoreo de clientes que cuentan con una línea de crédito y se encuentran bajo el régimen general de debida diligencia, y, por ende, mantienen un vínculo permanente con la Compañía en el tiempo, la Gerencia de Créditos y Cobranzas ejecutará el monitoreo de dichos Clientes conforme se desarrolla a continuación.

La Gerencia de Créditos y Cobranzas es responsable de ejecutar cada dos años para los casos de Régimen General las siguientes acciones:

a. Obtener de los clientes la actualización de la “Declaración Jurada de Debida Diligencia en el conocimiento del Cliente – Persona Natural y Persona Jurídica” (PN AGDC_MA_001_FR_001 y PJ AGDC_MA_001_FR_002), con apoyo de las Gerencias Comerciales.

b. Dicha actualización se ejecutará durante el proceso de renovación de las líneas de créditos de los mencionados clientes (dependiendo de la vigencia de su línea de crédito).

c. Realizar la verificación de la información actualizada proporcionada por los clientes y de ser el caso, por su beneficiario final, corroborándola a través de diversas fuentes (por ejemplo: RENIEC, Sunarp, CONSULTAS SUNAT, Google) para reforzar y reafirmar la información obtenida previamente de los clientes.

d. Filtrar a los clientes en la plataforma de base de datos (Ejemplo: Gesintel, World Check One “Refinitv”, entre otros), internet (por ejemplo: Google con los siguientes parámetros: i) “Nombre del cliente” + “investigación” y “Nombre del cliente” + “delito”) y otras fuentes públicas de

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información. Si se trata de un cliente que es persona jurídica, el filtro de búsqueda deberá extenderse también a sus representantes legales, apoderados y accionistas.

7.7.3.2. Clientes que realizan pagos al contado por cualquier producto y/o servicio de KMMP/DCP/KMA

En el caso de clientes que compran y/o arrienden maquinarias y equipos y que realizan el pago del monto por concepto de estos productos y/o servicios al contado. La Gerencia de Créditos y Cobranzas debe verificar que, si el cliente retorna luego de haber transcurrido un año de su última compra y/o arrendamiento al contado, y si ese fuera el caso, es responsable de realizar las siguientes acciones:

a. Obtener de los clientes la actualización de su “Declaración Jurada de Debida Diligencia en el conocimiento del Cliente – Persona JurídicaPersona Natural - Régimen General” (PN AGDC_MA_001_FR_001 y PJ AGDC_MA_001_FR_002), con apoyo de las Gerencias Comerciales

b. Realizar la verificación de la información actualizada proporcionada por los clientes y de ser el caso, por su beneficiario final, corroborándola a través de diversas fuentes (por ejemplo: RENIEC, Sunarp, CONSULTAS SUNAT y Google), para reforzar y reafirmar la información obtenida previamente de los clientes.

c. Filtrar a los clientes en la plataforma de base de datos (Ejemplo: Gesintel, World Check One “Refinitv”, entre otros), internet (por ejemplo: Google con los siguientes parámetros: i) “Nombre del cliente” + “investigación” y “Nombre del cliente” + “delito”) y otras fuentes públicas de información. Si se trata de un cliente que es persona jurídica, el filtro de búsqueda deberá extenderse también a sus representantes legales, apoderados y accionistas.

Lineamientos adicionales a considerar:

- Para clientes de repuestos y servicios, cuyo monto máximo de línea de crédito es menor o igual a 20,000 USD, no se solicitarán los Formatos de DD (1. Declaración

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Jurada de Debida Diligencia en el Conocimiento del Cliente PN AGDC_MA_001_FR_001 y 2. Declaración Jurada de Debida Diligencia en el conocimiento del Cliente PJ AGDC_MA_001_FR_002), no obstante, si se realizarán los filtros correspondientes que por la parte crediticia se requiere tales como: Consulta RUC, Consulta Gesintel a la empresa y a todos los representantes que se muestren en la consulta RUC; tal como se indica en la Norma ACYC_NI_005 Administración de Data Maestra de Clientes KMMP, y en caso de que se cuente con la Ficha RUC o el informe B&D, CFR se deberá filtrar a los socios (mayora10%)

7.7.4. Análisis de Debida Diligencia por cada empresa del grupo económico

En el presente régimen general, toda operación que presente señales de alerta debe ser aprobada por PE, CFO y GG KMA, según corresponda, a través del formato “Reporte para Aprobación de Presidencia y Monitoreo de Clientes”, no siendo necesaria dicha aprobación en caso el Cliente o la operación no reporte ninguna señal de alerta de riesgo.

La solicitud de aprobación sobre la vinculación con un cliente bajo este régimen se lleva a cabo respecto de cada empresa del grupo económico (KMMP, DCP y KMA) con la o las que se requieran realizar una determinada operación; en ese sentido, la aprobación de PE, CFO y GG KMA de una vinculación comercial entre las empresas del Grupo Económico y un determinado cliente, estará sujeto al alcance de la solicitud detallada en el respectivo Formato.

7.8. Del Análisis de Debida Diligencia en el Régimen Reforzado

7.8.1. Etapa de Identificación

7.8.1.1. En lo referido al régimen reforzado de debida diligencia, para la aplicación de los controles establecidos en el PCC de las empresas del Grupo Económico, el PCC contará con el soporte de la Gerencia de Créditos y Cobranzas, a través de sus Funcionarios, quien llevará a cabo la Etapa de Verificación en donde se revisará la información obtenida en la Etapa de Identificación para posteriormente derivarlo a la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales para que de inicio a la Debida Diligencia Reforzada respecto de los siguientes clientes:

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a. Nacionales o extranjeros, no residentes.

b. Personas jurídicas no domiciliadas.

c. Fideicomisos.

d. PEP y personas identificadas como: i) parientes de PEP hasta el segundo grado de consanguinidad y segundo de afinidad, ii) cónyuge o conviviente de PEP; y, iii) personas o entes jurídicos donde un PEP mantenga una participación igual o superior al 25% de su capital social, aporte o participación. Lo anterior es aplicable, asimismo, respecto del Cliente cuando se convierte en PEP, luego de haber iniciado relaciones comerciales con el Grupo Económico.

e. Personas naturales, jurídicas o entes jurídicos respecto de los cuales se tenga conocimiento de que están siendo investigados por delitos de corrupción, minería ilegal, narcotráfico, lavado de activos, cohecho en todas sus modalidades y cumplimiento, por las autoridades competentes.

f. Personas naturales, jurídicas o entes jurídicos que realizan o han realizado desarrollo de Armas de Destrucción Masiva.

g. Personas naturales, jurídicas o entes jurídicos que manejan uranio y/o torio, que pudiese ser usado como material nuclear.

h. Personas naturales, jurídicas o entes jurídicos que sean una organización de Defensa Nacional o estén involucrados en el negocio militar.

i. En caso se identifique en la etapa de verificación que el cliente no brinda los sustentos correspondientes relacionados a la información de donde operará el equipo adquirido.

j. Vinculados con otras personas naturales o jurídicas sujetas a investigaciones o procesos judiciales relacionados con delitos de corrupción, minería ilegal, narcotráfico, lavado de activos, cohecho en todas sus modalidades y cumplimiento.

k. Clientes que estén incursos o calcen dentro de los presupuestos de la Ley N° 30737 y sus modificatorias.

l. En caso se identifique riesgos referidos al indebido respeto de los derechos fundamentales de todas las personas (Derechos Humanos), solo si se verifica este hecho en las herramientas de consulta como Gesintel.

m. Otros que determine la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales y CCO & Director Legal.

7.8.1.2. Cuando se identifique a clientes incursos bajo los supuestos en los numerales “a-k” del listado arriba mencionado, la Gerencia de Créditos y Cobranzas deberá tener en cuenta que dentro de la “Declaración Jurada de Debida

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Diligencia en el Conocimiento del cliente PN AGDC_MA_001_FR_001 y PJ AGDC_MA_001_FR_002 se incluye el “Formulario Reforzado” que incluye la medida de debida diligencia referida a los clientes identificados como PEP; en ese sentido, se le requiere de manera adicional el nombre de sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad y segundo de afinidad y del cónyuge o conviviente, así como la relación de personas jurídicas o entes jurídicos donde mantenga una participación igual o superior al 10% de su capital social, aporte o participación.

En caso el cliente solicite reunirse para explicar sus descargos a las observaciones encontradas en este proceso, las Gerencias Comerciales estarán a cargo de absolver las consultas derivadas del mismo con el apoyo de la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales.

7.8.1.3.En caso, a futuro, el Grupo Económico considere, según su buen criterio, incluir a otro tipo de clientes que enfrenten un riesgo de corrupción o cumplimiento dentro de este régimen reforzado, se deberá incluir en la presente norma, de acuerdo con las formalidades y aprobaciones correspondientes.

7.8.2. Etapa de Verificación

Respecto de los clientes incursos en el régimen reforzado, la Gerencia de Créditos y Cobranzas, realizará las acciones de debida diligencia y registro desarrolladas en la presente norma.

El archivo de la documentación en físico y/o en formato virtual que fue materia de revisión y análisis durante la etapa de identificación, verificación y monitoreo del cliente, se encuentra a cargo de la Gerencia de Créditos y Cobranzas. Esta carpeta será compartida con la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales.

Los casos en donde los clientes que realicen operaciones de repuestos y/o servicios y tengan como única observación el que no presenten la Declaración Jurada de Conocimiento de Cliente, no generará una señal de alerta y por ende no deberá pasar por una Debida Diligencia Reforzada

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7.8.3. Etapa de monitoreo

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7.8.3.1. Para Clientes bajo el régimen reforzado que cuentan con línea de crédito

En el caso de clientes que se encuentren bajo el régimen reforzado de debida diligencia, la Gerencia de Créditos y Cobranzas deberá registrar a todos los clientes que se encuentren bajo este régimen en el formato de “Matriz de Clientes de Riesgo AGDC_MA_001_FR_006” y será responsable de mantener actualizada dicha matriz y a disposición de la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales y del CCO & Director Legal.

En dicho listado, la Gerencia de Créditos y Cobranzas consignará a los clientes activos bajo el régimen de debida diligencia reforzada, que mantienen vínculo comercial con el Grupo Económico, y que se encuentran sujetos al Monitoreo correspondiente.

Asimismo, la Gerencia de Créditos y Cobranzas es responsable de realizar anualmente (para los casos de Riesgo Reputacional Alto y Medio) y cada dos años (para los casos de Riesgo Reputacional Bajo) el monitoreo de estos clientes, en virtud de ello deberá ejecutar, entre otras, las siguientes acciones:

b. Realizar la verificación de la información actualizada proporcionada por los clientes y de ser el caso, por su beneficiario final, corroborándola a través de diversas fuentes (por ejemplo: RENIEC, Sunarp, CONSULTAS SUNAT y Google), durante el plazo de diez (10) días hábiles antes de la renovación de su línea de crédito, para reforzar y reafirmar la información obtenida previamente de los clientes.

c. Filtrar al cliente en la plataforma de base de datos (Ejemplo: Gesintel, World Check One “Refinitiv”), internet (por ejemplo: Google con los siguientes parámetros: i) “Nombre del cliente” + “investigación” y “Nombre del cliente” + “delito”) y otras fuentes públicas de información. Si se trata de un cliente que es persona jurídica, el filtro de búsqueda

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deberá extenderse también a sus representantes legales, apoderados y accionistas, según corresponda.

d. Revisar el detalle de las operaciones comerciales y/o los negocios (actividad transaccional) llevados a cabo entre la Compañía y los referidos clientes durante el último año (frecuencia anual).

El presente monitoreo deberá llevarse a cabo anualmente (para los casos de Riesgo Reputacional Alto y Medio) y cada dos años (para los casos de Riesgo Reputacional Bajo), salvo que se presente una situación que amerite realizar el referido monitoreo en una fecha anterior.

Al término del presente análisis, la Gerencia de Créditos y Cobranzas deberá remitir a la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales, dentro de un plazo no mayor de tres (3) días hábiles, el “ReporteparaAprobaciónde Presidencia y Monitoreo de Clientes” - salvo que, por la complejidad de la operación, se deba remitir el formato en una fecha posterior - el cual deberá contener la información y anexos correspondientes.

7.8.3.2. Clientes bajo el régimen reforzado que realizan operaciones al contado

Adicional a ello en el caso de clientes que compran y/o arrienden maquinarias y equipos y que realizan el pago del monto por concepto de estos productos y/o servicios al contado, la Gerencia de Créditos y Cobranzas deberá verificar que, si el cliente retorna luego de haber transcurrido un año de su última compra y/o arrendamiento al contado, es responsable de realizar las siguientes acciones:

a. Obtener de los clientes la actualización de la “DeclaraciónJuradadeDebida Diligencia en el conocimiento del Cliente – Persona Natural y Persona Jurídica” (PN AGDC_MA_001_FR_001 y PJ AGDC_MA_001_FR_002), o en su defecto la Declaración Jurada de no actualización de información AGDC_MA_001_FR_003 con apoyo de las Gerencias Comerciales.

b. Filtrar en la plataforma de base de datos (Ejemplo: Gesintel, World Check One “Refinitiv”, entre otros), Google u otras fuentes públicas de

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información (por ejemplo: CONSULTA RUC SUNAT, Sunarp, RENIEC) para reforzar y reafirmar la información obtenida previamente de los clientes.

c. Revisar el detalle de las operaciones comerciales y/o los negocios (actividad transaccional) llevados a cabo entre la Compañía y los referidos clientes desde la última operación comercial.

7.8.4. Disposiciones sobre el reporte del estatus de clientes bajo el Régimen Reforzado

De forma mensual, la Gerencia de Créditos y Cobranzas deberá de reportar a la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales respecto del estatus de la ejecución de estos controles de debida diligencia reforzada. Esta “Matriz de clientes de Riesgo AGDC_MA_001_FR_006” deberá ser enviada dentro de los tres (3) primeros días hábiles de cada mes.

7.8.5. Decisión de vinculación o suspensión de relaciones comerciales con clientes

El PE, CFO y GG KMA decidirán dentro un plazo de cinco (5) días hábiles desde la recepción del “Reporte para Aprobación de Presidencia y Monitoreo de Clientes”, remitido por la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales, respecto del inicio, continuación, suspensión y/o término de la relación comercial con clientes que hayan estado involucrados en la operación materia de evaluación y análisis (Cumplimiento, LAFT y Derechos Humanos). Dicha decisión se documentará en la sección del formato, correspondiente a la aprobación de PE, CFO y GG KMA. Cabe precisar que para casos complejos se podrán generar comités para la toma de decisiones sobre la vinculación o suspensión de relaciones comerciales con clientes.

7.8.6. Análisis de Debida Diligencia por cada empresa que conforma el grupo económico

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En el presente régimen reforzado, toda operación con clientes que estén incursos bajo el régimen reforzado debe ser debidamente aprobada por PE, CFO y GG KMA, a través del formato “ReportedeaprobacióndePresidenciayMonitoreodeClientes”

La solicitud de aprobación sobre la vinculación con un cliente, bajo este régimen, se lleva a cabo respecto de la o las empresas del grupo económico (KMMP, DCP y KMA) con la o las que se requieran realizar una determinada operación; en ese sentido, la aprobación de PE, CFO y GG KMA de una vinculación comercial entre KMMP, DCP y/o KMA y un determinado cliente, estará sujeto al alcance de la solicitud detallada en el respectivo Formato.

E. Ejecución de controles para el debido conocimiento de trabajadores

7.9.Acciones de debida diligencia de Trabajadores

El Grupo Económico ha desarrollado Procedimientos de Debida Diligencia para el conocimiento de Trabajadores durante los procesos de selección de los candidatos finales y con posterioridad a la vinculación laboral con el Grupo Económico, según corresponda, y ha designado al Director Gestión Humana como responsable de realizar la Debida Diligencia en el Conocimiento de Trabajadores.

El Director de Gestión Humana debe conservar la información de las Declaraciones Juradas, al igual que los documentos que se encuentren en el expediente de la siguiente manera:

- Si el trabajador se encuentra activo se deberá conservar la información.

- Si el trabajador es cesado se deberá conservar únicamente por 5 años luego de producido su cese.

Como parte de la normativa y como control para la prevención de riesgos, el Director de Gestión Humana tendrá a su cargo el cumplimiento de las siguientes acciones de debida diligencia para el conocimiento de los colaboradores:

7.9.1. Durante la etapa de selección

Las siguientes actividades aplican para todos los candidatos seleccionados en los procesos de selección - incluye al personal contratado a través de empresas de intermediación laboral.

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a. Requerir a los candidatos finales que completen y suscriban el formato de “Declaración Jurada Debida Diligencia de Colaboradores y Directores” (AGGR_MA_006_FR_007), la cual debe contener la siguiente información mínima:

a) Nombres y apellidos completos

b) Tipo y número del documento de identidad (incluyendo una copia).

c) Estado civil, especificando los nombres y apellidos del cónyuge o conviviente, de ser el caso.

d) Profesión u oficio.

e) Ocupación y/o cargo en el sujeto obligado.

f) Domicilio y número telefónico personales.

g) Estudios profesionales y capacitaciones especializadas recibidas.

h) Información sobre sus antecedentes policiales y penales.

i) Antecedentes laborales: experiencia laboral en los últimos dos (2) años, previos a la contratación: (i) Nombre de la empresa, entidad o persona natural con la que trabajó o prestó servicios. (ii) Cargo desempeñado. (iii) fecha de inicio (mes/año). (iv) Fecha de conclusión (mes/año).

j) Antecedentes patrimoniales (información patrimonial y de otros ingresos que genere fuera del Grupo Económico).

b. Filtrar a los candidatos finales de los procesos de selección en la base de datos que gestiona Gestión Humana (Files Bussiness Information – FBI, Gesintel, entre otros) y Google (con los siguientes parámetros: i) “Nombre del cliente” + “investigación” y “Nombre del cliente” + “delito”), y conservar el reporte/resultado en medios físicos y/o electrónicos.

c. Filtrar a los candidatos finales de los procesos de selección en Sentinel, con la finalidad de que dependiendo del cargo que ostenta el candidato final se deba solicitar un compromiso por parte de este en caso se encuentre en situación de “Pérdida”.

d. Correr traslado en el plazo de 3 días hábiles, de identificarse alguna señal de alerta de Cumplimiento o corrupción a la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales y CCO & Director Legal, a través del formato denominado “Reporte para Aprobación de Presidencia – Colaboradores AGDC_MA_001_FR_007”

e. La contratación de cualquier postulante que haya generado una señal de alerta de riesgo corrupción o de cumplimiento, deberá ser aprobada por PE, CFO y GG KMA según corresponda.

f. El Director de Gestión Humana es responsable de entregar y solicitar de manera física o virtual a los nuevos colaboradores de la compañía el correcto llenado de sus Declaraciones de conflictos de interés, las cuales deberá revisar a fin de brindar las recomendaciones correspondientes y en caso de identificar señales de alerta, deberá consultar con la SBU Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales a través del correo:

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Cumplimiento@kmmp.com.pe. Las Declaraciones de conflictos de interés se deberán conservar en medios físicos o virtuales. 5 “Declaración Jurada de Conflicto de Interés

AGDC_MA_001_FR_008”.

g. El Director de Gestión Humana es responsable de custodiar los documentos del check list que se encuentra en el Formato “Documentos – Proceso de Debida Diligencia del Trabajador” – AGDC_MA_001_FR_011

7.9.2. Durante el vínculo laboral

a) El Director de Gestión Humana es responsable de actualizar anualmente las Declaraciones Juradas de conflicto de interés de todo el personal, a través de medios físicos o virtuales.

b) El Director de Gestión Humana tiene la responsabilidad de mantener actualizada una lista de posiciones de riesgo de corrupción (Grupo de Riesgo Anticorrupción).

c) El Director de Gestión Humana tiene responsabilidad de filtrar, como mínimo una vez al año, a todo el personal en una plataforma de base de datos y conservar el reporte/resultado en medios físicos o electrónicos.

d) El Director de Gestión Humana tiene la estricta responsabilidad de correr traslado en el plazo de 3 días hábiles, de identificarse alguna señal de alerta de cumplimiento o corrupción a la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales y CCO & Director Legal, a través del formato denominado “Reporte para Aprobación de Presidencia – Colaboradores AGDC_MA_001_FR_007”

e) La permanencia del vínculo laboral de un trabajador que haya generado una señal de alerta de riesgo de corrupción o de cumplimiento, deberá ser aprobada por PE, CFO y GG KMA según corresponda.

7.9.3. Acciones de Supervisión de Debida Diligencia en el conocimiento de colaboradores

La Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales y CCO & Director Legal realizarán una verificación anual aleatoria (muestreo) de los documentos, procedimientos y herramientas aplicados durante el proceso de selección de colaboradores para verificar el correcto desarrollo de las acciones de Debida Diligencia que obran en el contenido de los files o legajos de los colaboradores - incluye al personal contratado a través de empresas de intermediación laboral.

5 Véase: Art. 17 Res. SBS N° 789-2018.

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Los resultados de las acciones de supervisión (monitoreo) llevadas a cabo por la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales y CCO & Director Legal, deberán ser reportadas a PE, CFO y GG KMA

Dentro de las tareas de Supervisión se revisará el check list que se encuentra en el Formato “Documentos – Proceso de Debida Diligencia del Trabajador” –

AGDC_MA_001_FR_011

F. DEBIDA DILIGENCIA EN EL

CONOCIMIENTO DEL PROVEEDOR

7.10.Proveedores

La Gerencia Senior de Abastecimiento, es responsable de efectuar un análisis de debida diligencia de los proveedores de la compañía (no contemplados en el Manual para la Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo), a fin de prevenir y/o mitigar el riesgo de corrupción y de cumplimiento, al que puede verse expuesta en el corto y largo plazo. En caso de presentarse una señal de alerta durante la debida diligencia, la Gerencia Senior de Abastecimiento reporta a la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales la señal de alerta encontrada, a través del envío del formato Reporte para Aprobación de Presidencia – Proveedores (AGDC_MA_001_FR_010) para que la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales proceda con la debida diligencia reforzada.

7.11.Debida Diligencia en el conocimiento de proveedores

En lo referido al régimen de debida diligencia en el conocimiento de proveedores la Gerencia Senior de Abastecimiento es responsable de implementar y ejecutar -entre otros- los siguientes controles:

7.11.1. Durante la etapa de selección

a) Verificar que los proveedores adjudicados en los sourcings completen la información solicitada a través del SAP ARIBA, en caso no estuviera registrados previamente. Para licitaciones y concursos de precios, el filtro es anterior a la invitación a participar de dichos procesos.

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b) Filtrar a los proveedores adjudicados o a los candidatos de licitaciones y concursos de precios en la plataforma de base de datos virtual (Ejemplo: Gesintel, World Check One “Refinitv”, entre otros) y en la web (Google, SUNAT y otros), se conservará el reporte/resultado en medios físicos o electrónicos. En caso de personas jurídicas, se deberá filtrar a la organización y a sus principales accionistas o socios (se considera como accionistas principales aquellos que cuenten con una participación igual o mayor al 10%) y representante legal.

De encontrarse alguna señal de alerta sobre los candidatos, la Gerencia Senior de Abastecimiento derivar a la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales en el plazo de 3 días hábiles posteriores, a que la Jefatura de Compras cuente con la información completa para revisar la señal de alerta, debiendo enviar el “Reporte de Aprobación de Presidencia – Proveedores AGDC_MA_001_FR_010” y los sustentos

La contratación de cualquier proveedor que haya generado una señal de alerta de riesgo de corrupción y/o de cumplimiento, durante su proceso de selección, deberá ser aprobada por PE, CFO y GG KMA según corresponda. Es la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales la encargada de tramitar el VB de PE, CFO y GG KMA en el plazo de 03 días hábiles, contados desde la recepción completa de los documentos para realizar la DDR.

c) Para los casos de compra delegada la Gerencia Senior de Abastecimiento realiza los filtros correspondientes posterior a la selección del proveedor por parte del usuario. De identificar una señal de alerta la Gerencia Senior de Abastecimiento reportará a la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales, a través del envío del formato Reporte para Aprobación de Presidencia – Proveedores (AGDC_MA_001_FR_010) para que se proceda con la debida diligencia reforzada.

7.11.2. Durante la etapa contractual

a) Incorporar cláusulas y/o declaraciones juradas sobre cumplimiento normativo y prevención de corrupción y de cumplimiento, en los contratos y órdenes de compra por bienes y servicios que se gestionen con proveedores.

7.11.3. Durante el vínculo comercial

a) Realizar la evaluación anual de los proveedores de la clasificación A y B: Filtrar cualquier alerta reputacional en la plataforma de base de datos virtual (Ejemplo: Gesintel, World Check One “Refinitiv”) En caso de personas jurídicas, se deberá filtrar a la organización y

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a sus principales accionistas (mayores al 10% de participación) o socios y representante legal.

b) Filtrar y verificar si hay alguna alerta reputacional de los proveedores C y D, con el apoyo de una empresa similar a la plataforma de base de datos virtual que se utilice. Solo se filtrará la razón o denominación social en caso de Personas Jurídicas.

c) Mantener actualizada una lista de proveedores con alertas (black list), la cual deberá ser compartida con la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales mensualmente.

Si durante la verificación y evaluaciones detalladas en los literales anteriores si se identifica alguna señal de alerta de riesgo corrupción y/o de cumplimiento, se deberá correr traslado, dentro de los 3 días hábiles, siguientes, una vez que la Gerencia Senior de Abastecimiento cuente con la información completa para revisar la señal de alerta, debiendo enviar el “Reporte de Aprobación de Presidencia – Proveedores AGDC_MA_001_FR_010” y los sustentos a la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales y CCO & Director Legal”. Es la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales la encargada de tramitar el VB de PE, CFO y GG KMA en el plazo de 03 días hábiles, contados desde la recepción completa de los documentos para realizar la DDR.

G. Capacitación y difusión del Programa de Cumplimiento Corporativo (PCC)

7.12.Las empresas del Grupo Económico deben capacitar por lo menos una vez al año respecto del contenido y alcance del PCC a todos los colaboradores y directivos, independientemente de la posición o función que ejerzan, así como a los socios comerciales y partes interesadas, cuando corresponda.

7.13.La capacitación sobre el contenido y alcance del Programa de Cumplimiento Corporativo (PCC) debe abordar como mínimo los siguientes temas:

 Política anticorrupción y de prevención del soborno.

 Riesgos de incurrir en los delitos (corrupción pública y privada, Lavado de activos, Financiamiento del terrorismo) y sus consecuencias para la organización y para el trabajador que incurre en ellos.

 Formas de reconocimiento y enfrentamiento de las situaciones de riesgo.

 Identificación de los canales de comunicación y/o de los procedimientos de denuncia.

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 Formas de colaboración para la prevención de riesgos y para la mejora del modelo de prevención.

 Consecuencias legales del incumplimiento del modelo de prevención.

 Información sobre los recursos de capacitación disponibles.

7.14.Es responsabilidad de la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales el diseño del contenido del curso de Capacitación y del Director de Gestión Humana la difusión del curso de capacitación en materia del contenido y alcance del PCC

7.15.El Director de Gestión Humana resguardará los documentos que evidencien el cumplimiento del curso por parte de cada uno de los trabajadores de la Compañía, certificados, exámenes u otros que se encuentren en el file de Colaborador o en la plataforma de capacitaciones (tales como: Kampus u otros).

H. Línea Ética sobre incumplimiento al Programa de cumplimiento

7.16.El Grupo Económico cuenta con una Línea Ética y un Manual de Protocolo de investigación de reportes6. La Línea Ética está desarrollada y prevista en el Código de Conducta Anticorrupción, siendo los canales de reporte: i) Ethics Point, mediante el portal web www.yoishigoto.ethicspoint.com, ii) la línea telefónica gratuita (080052116) y iii) el buzón comitedeintegridad@kmmp.com.pe, donde se recibirán los reportes ante el incumplimiento o contravención del PCC.

7.17.Es responsabilidad del CCO & Director Legal y de la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales supervisar que la Línea Ética cumpla con proteger la confidencialidad de la información, protección ante represalias y anonimato del reportante. Así también, garantizar que los procedimientos correspondientes a la Línea Ética, cumpla como mínimo con los siguientes requisitos: (i) Descripción, a modo de ejemplo, de las conductas delictivas que pueden reportarse, (ii) identificación del encargado de prevención y su información de contacto, (iii) Protección para el reportante, por parte de la organización, (iv) Canales en los que se encuentra la Línea Ética disponible (intranet, página web, entre otros), (v) Definición y descripción de los elementos mínimos que debe contener un reporte para que sea considerada como tal, (vi) Definición y descripción del mecanismo de recepción de reportes y (vii) Definición y descripción del procedimiento de investigación y de la presentación de los resultados.

7.18. Sanciones Disciplinarias

6 Manual de Protocolo de Investigación de reportes KMMP (AGGR_MA_007)

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Manual Corporativo de Cumplimiento

Versión: 01

Código: AGDC_MA_001

Categoría: Estratégico

Clasificación: Público

Fecha de Aprobación: 26/03/2025

- La imposición de sanciones en materia de incumplimiento del PCC de la Compañía se encuentra bajo la decisión del Comité de Integridad, quien deberá ceñirse y respetar las garantías fundamentales del colaborador, como las referidas al debido proceso, que sean aplicables.

- El Comité de Integridad es responsable de aprobar e implementar un procedimiento que garantice la remediación rápida y oportuna (imposición de sanciones y medidas disciplinarias, comunicación a las autoridades competentes en caso se tome conocimiento sobre presuntos hechos delictivos) sobre el incumplimiento al PCC. Sera responsabilidad de la Subgerencia de Cumplimiento y Gestión de Riesgos Legales y CCO & Director Legal, supervisar el cumplimiento del procedimiento de remediación.

VIII. DOCUMENTOS, REGISTROS Y CONTROLES ASOCIADOS

Debida Diligencia en el Conocimiento del Cliente

1. Declaración Jurada de Debida Diligencia en el conocimiento del Cliente PN AGDC_MA_001_FR_001

2. Declaración Jurada de Debida Diligencia en el conocimiento del Cliente PJ AGDC_MA_001_FR_002

3. Declaración Jurada de No Actualización de Información AGDC_MA_001_FR_003

4. Reporte para Aprobación de Presidencia y Monitoreo de Clientes AGDC_MA_001_FR_005

5. Matriz de Clientes de Riesgo AGDC_MA_001_FR_006

Debida Diligencia en el Conocimiento del Colaborador

1. Reporte para Aprobación de Presidencia – Colaboradores AGDC_MA_001_FR_007

2. Declaración Jurada de Conflicto de Interés AGDC_MA_001_FR_008

3. “Documentos – Proceso de Debida Diligencia del Trabajador” – AGDC_MA_001_FR_011

Debida Diligencia en el Conocimiento del Proveedor

1. Formulario Reforzado – Proveedores AGDC_MA_001_FR_009

2. Reporte para Aprobación de Presidencia – Proveedores AGDC_MA_001_FR_010

VIII. CONTROL DE CAMBIOS

No Aplica

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Manual

Manual Corporativo de Cumplimiento

Versión: 01

Código: AGDC_MA_001

Categoría: Estratégico

Clasificación: Público

Fecha de Aprobación: 26/03/2025

Versión Fecha Sección / Ítem Cambio realizado

00 13/12/2023 Todas

01 28/02/2025 III. Responsabilidades

E. Ejecución de controles para el debido conocimiento de trabajadores.

IX. APROBACIÓN DE LA NORMA INTERNA

El presente documento reemplaza al Manual AGGR_MA_005 por cambio de código

Se retiró a la Gerencia Senior de Auditoría Interna, al no tener responsabilidades en el presente Manual.

Se incluyó al personal contratado a través de empresas de intermediación laboral, como parte del proceso de debida diligencia en el conocimiento del trabajador.

Nombre Cargo Fecha

Elaboración Cinthia Macassi Lopez

Eduardo Romero Guimet

Veronica Pacheco Rebaza

Asaf Piscoya Bravo

Revisión

Juan Carlos Lara Flores

Tetsujiro Ishiguro

Aprobación 1 Erick Ruiz Caro

Aprobación 2 Jose Malaver Meza

Aprobación 3 Julio Molina Salgado

SUBGERENTE DE CUMPLIMIENTO Y GESTIÓN DE RIESGOS LEGALES 06/03/2025

CCO & DIRECTOR LEGAL 11/03/2025

DIRECTOR GESTIÓN HUMANA 12/03/2025

GERENTE SENIOR DE FINANZAS 13/03/2025

BUSINESS TRANFORMATION MANAGER 14/03/2025

CHIEF FINANCIAL OFFICER 14/03/2025

GERENTE GENERAL CUMMINS 26/03/2025

GERENTE GENERAL 26/03/2025

PRESIDENTE EJECUTIVO 26/03/2025

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