TÍTULO: NOTIFICACIÓN E INVESTIGACIÓN DE ACUSACIONES DE ACTIVIDAD INDEBIDA
Política 1.15
Rev. julio 2023
OBJETIVO Y ALCANCE El objetivo de esta política es garantizar que todos los empleados, directores, directivos, becarios y voluntarios cumplan todas las leyes y reglamentos pertinentes y lleven a cabo sus actividades de acuerdo con nuestras políticas, procedimientos y Código Ético. Todos los empleados, directores, funcionarios, becarios y voluntarios leerán y firmarán una copia del Código Ético. A. RESPONSABILIDAD DE INFORMAR Es responsabilidad de todos los empleados, directores, funcionarios, becarios y voluntarios denunciar las infracciones, o sospechas de infracción, de la ley, del Código Ético o de la Política de Conflicto de Intereses. B. INVESTIGACIONES INTERNAS El Coordinador de Recursos Humanos es responsable de investigar y resolver todas las quejas y denuncias de mala conducta, prevaricación o violación del Código Ético. Dependiendo del alcance o la gravedad de la acusación, el Presidente de la Junta Directiva, o la Junta Directiva en su totalidad, podrá ser notificado de la investigación. Si la denuncia de mala conducta, prevaricación o violación del Código Ético es por parte del Director Ejecutivo, el Coordinador de Recursos Humanos remitirá dicha denuncia al Presidente del Consejo. C. INVESTIGACIONES SOBRE MALA CONDUCTA FINANCIERA El Comité Financiero de la Junta Directiva será el principal responsable de supervisar todas las quejas relacionadas con las prácticas contables, los controles internos o las auditorías de la empresa. El Director Ejecutivo informará inmediatamente al Comité Financiero de cualquier sospecha de conducta indebida y colaborará con el comité hasta que se resuelva el asunto. D. NO RETALIACIÓN Ningún empleado, director, funcionario, becario o voluntario que, de buena fe, denuncie una conducta indebida, una mala conducta o una infracción sufrirá acoso, represalias o consecuencias laborales adversas como resultado de haber realizado una denuncia. Esta política pretende animar a los empleados o a otras personas a plantear las preocupaciones serias dentro de la organización antes de buscar una resolución externa. Kokua se compromete a promover el más alto nivel de práctica ética y anima a todos los empleados, directores, funcionarios, becarios y voluntarios a mantener el mismo nivel. Cualquier empleado que tome represalias contra alguien que haya denunciado una infracción de buena fe estará sujeto a medidas disciplinarias que pueden llegar al despido. E. ACTUAR DE BUENA FE
Cualquier persona que presente una denuncia sobre una violación o una sospecha de violación debe actuar de buena fe y tener motivos razonables para creer que la información revelada indica una violación de la ley, del Código Ético de Kokua, del Manual de Políticas y Procedimientos de Kokua o de la Política de Conflicto de Intereses de Kokua. Cualquier acusación que resulte infundada y que demuestre haber sido maliciosa o conscientemente falsa se considerará una falta disciplinaria grave y estará sujeta a medidas disciplinarias que pueden llegar al despido. F. CONFIDENCIALIDAD Los informes de violaciones o sospechas de violaciones pueden ser presentados al Director Ejecutivo o al Coordinador de Recursos Humanos de forma confidencial o anónima por el denunciante. Los informes de presuntas violaciones se mantendrán confidenciales en la medida de lo posible, de acuerdo con la necesidad de llevar a cabo una investigación adecuada. No puede haber ninguna expectativa de confidencialidad cuando se requiera un informe a las fuerzas del orden. G. PROCEDIMIENTOS DE INVESTIGACIÓN El Coordinador de Recursos Humanos seguirá los procedimientos descritos en la Política Kokua 2.25, Procedimientos de investigación interna al realizar las investigaciones.