EB967077 by Knižní klub

��

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

Edice Management v informaèní spoleènosti Edièní rada: doc. Ing. Josef Basl, CSc. ZÈU v Plzni, V E v Praze pøedseda PhDr. Jiøí Adamík Grada Publishing a.s. místopøedseda prof. Ing. Jan Ehleman, CSc. Technická univerzita Liberec doc. Ing. Karol Matia ko, CSc. ilinská univerzita v iline doc. RNDr. Jaroslava Mikulecká, CSc. Univerzita Hradec Králové prof. RNDr. Jaroslav Pokorný, CSc. MFF UK v Praze doc. Ing. Jan Pour, CSc. V E v Praze doc. Ing. Karel Richta, CSc. FEL ÈVUT v Praze doc. Ing. Milena Tvrdíková, CSc. V B-TU Ostrava prof. Ing. Ivan Vrana, DrSc. Èeská zemìdìlská univerzita v Praze

prof. Ing. Ivan Vrana, CSc. doc. Ing. Karel Richta, CSc.

Zásady a postupy zavádìní podnikových informaèních systémù Praktická pøíruèka pro podnikové mana ery Autoøi: prof. Ing. Ivan Vrana, CSc. úvod, 1. 5. kapitola, pøílohy 1 12 doc. Ing. Karel Richta, CSc. 6. kapitola, pøíloha 13 © Grada Publishing, a.s., 2005 Cover Design © Grada Publishing, a.s., 2005 Vydala Grada Publishing, a.s., U Prùhonu 22, Praha 7 tel.: +420 220 386 401, fax: +420 220 386 400, www.grada.cz jako svou 2083. publikaci Odpovìdný redaktor Mgr. Kateøina Rubá ová Sazba Milan Vokál Poèet stran 188 První vydání, Praha 2005 Vytiskla tiskárna PBtisk Prokopská 8, Pøíbram 4 ISBN 80-247-1103-6 (tištěná verze) ISBN 978-80-247-6324-8 (elektronická verze ve formátu PDF) © Grada Publishing, a.s. 2011

1 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:23

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:23

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

Obsah O autorech . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Pøedmluva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Úvod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1. Kde zaèít . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.1 Formulace potøeby zavedení IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.2 Zaøazení do rozvojového plánu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.3 Proveditelnost projektu IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 1.4 Zaji tìní politické podpory projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 1.5 Formulace rozsahu projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Závìry 1. kapitoly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2. Øízení projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2.1 Obecná hlediska vrcholového vedení projektu IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 2.2 Srozumitelnost a pravomoci vedení projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 2.3 Zaji tìní podmínek øe ení projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Organizaèní zaji tìní . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Personální zaji tìní . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Finanèní zaji tìní . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Technické zaji tìní . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 2.4 Kontrolní èinnost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Závìry 2. kapitoly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 3. Pøíprava . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 3.1 Funkce Øídící komise projektu ve fázi pøípravy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 3.2 Definování základního technického prostøedí . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 3.3 Rozhodnutí o dodavateli/vlastním vývoji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 3.4 Architektura a topologie systému . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 3.5 Typová øe ení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 3.6 Výbìrové øízení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 3.7 Smlouva s dodavatelem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Závìry 3. kapitoly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 4. Implementace IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 4.1 Zavádìcí projekt IS (projekt implementace komponenty) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 4.1.1 Základní struktura Zavádìcího projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 4.1.2 Úvodní studie/Rozdílová studie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 4.1.3 Stanovení postupù . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 4.1.4 Zpùsob realizace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Obsah

2 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:23

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

4.2

Øízení projektu IS v období Zavádìcího projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 4.2.1 Øídící komise projektu ØKP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 4.2.2 Realizaèní týmy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 4.2.3 Vedoucí pracovníci projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 4.2.4 Klíèové osoby projektu, jejich motivace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 4.3 Dokumentace øe ení a postupu prací . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 4.4 Zaji tìní infrastruktury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 4.5 Metodická souèinnost dodavatele s podnikem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 4.6 Souèinnost a koordinace s jinými podniky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 4.7 Stanovení kategorií u ivatelù a jejich funkce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 4.8 kolení u ivatelù . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 4.9 Vytvoøení organizaèních a bezpeènostních norem provozu IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 4.10 Postupné zavedení komponent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 4.11 Monitorování prùbìhu implementace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 4.11.1 Rozhodnutí Øídící komise projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 4.11.2 Sledování postupu prací . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 4.12 Organizace a formy pøedávání èástí (modulù) IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 4.12.1 Pøedávání èástí (modulù) IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 4.12.2 Testování jednotlivých komponent i celého systému . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 4.12.3 Akceptaèní procedura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 4.12.4 Zmìnové øízení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 5. Provoz, údr ba a rozvoj IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 5.1 Role jednotlivých organizaèních èástí podniku pøi zavádìní, provozu a rozvoji IS . . . . . . . . 71 5.1.1 Útvar informatiky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 5.1.2 Celopodniková pracovi tì . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 5.1.3 Pracovi tì závodù . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 5.1.4 Odbory, oddìlení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 5.2 Bezpeènost provozu IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 5.3 Pøizpùsobení IS dodateèným po adavkùm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 5.4 Souèinnost s dodavatelem po ukonèení implementace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 5.4.1 Reklamace a po adavky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 5.4.2 Nabídky úprav od dodavatele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 5.4.3 Prùbì ná inovace dodavatelem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 5.5 Pøechod na nový systém . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 6. Popis jazyka UML a jednotlivých diagramù . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 6.1 Proè unifikovaný jazyk UML vznikl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 6.1.1 Notace UML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 6.1.2 Sémantika UML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 6.1.3 Jazyk OCL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 6.1.4 Specifikace výmìnných formátù . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Zásady a postupy zavádìní podnikových informaèních systémù

3 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:24

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

6.2

Notace UML (syntaxe) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 6.2.1 Lexikální elementy UML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 6.2.2 Identifikace prvkù v UML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 6.2.3 Výrazy a navigace v UML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 6.3 Diagramy UML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 6.4 Diagramy objektù . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 6.5 Diagramy tøíd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 6.6 Model jednání (Use Case Model) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 6.7 Scénáøe èinností (Sequence Diagrams) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 6.8 Diagramy spolupráce (kolaborace) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 6.9 Stavové diagramy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 6.10 Diagramy aktivit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 6.11 Diagramy komponent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 6.12 Diagramy nasazení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 6.13 OCL Object Constraint Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Pøíloha 1

Prùvodce podnikového mana era . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Pøíloha 2

Jak se rychle orientovat v pøíruèce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Pøíloha 3

Pøíprava vedení podniku na zavedení IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Pøíloha 4

Veøejné zakázky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Pøíloha 5

Vzor rámcové smlouvy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Pøíloha 6

Vzor provádìcí smlouvy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Pøíloha 7

Vzor øídicích dokumentù projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Pøíloha 8

Vzor plánu sdílené dokumentace projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Pøíloha 9

Vzor standardních záruèních podmínek a podmínek u ívání aplikaèního softwaru . . 145

Pøíloha 10 Vzor reklamaèního a po adavkového øádu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Pøíloha 11 Vzor smlouvy o poskytování slu eb podpory a údr by . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Pøíloha 12 Problematika bezpeènosti IS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Pøíloha 13 Pøípadová studie popis systému IS CIT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Literatura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Rejstøík . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Obsah

4 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:24

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:24

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

O autorech Prof. Ing. Ivan Vrana, DrSc. Vystudoval Elektrotechnickou fakultu ÈVUT v Praze, obor radioelektronika. Po absolvování vysoké koly pracoval v podniku AERO jako samostatný zku ební technik. V letech 1965 a 1990 pùsobil na FEL ÈVUT postupnì jako samostatný vìdecký pracovník a vedoucí vìdecký pracovník, zabýval se hlavnì problematikou zpracování velmi slabých signálù v radioelektronických systémech. Od roku 1990 pracuje na Provoznì-ekonomické fakultì ÈZU v Praze jako vedoucí katedry informatiky a od roku 1997 jako vedoucí katedry informaèního in enýrství. Podílel se na koncepci in enýrského studijního oboru Informatika, vytvoøil a vyuèuje nové pøedmìty Systémové in enýrství, Projektování informaèních systémù, Management Information Systems a Informaèní systémy, které pøedná í pro in enýrské i doktorandské studium. Je èlenem vìdeckých rad ÈZU a PEF-ÈZU, pøedsedou oborové rady PDS Informaèní management a èlenem dal ích oborových rad, èlenem rady øeditelù a tajemníkem EUNIS (Evropské organizace pro univerzitní informaèní systémy), pøedsedou EUNIS-CZ, èlenem redakèních rad, byl té èlenem Øídící komise projektu oborového informaèního systému MZe ÈR, èlenem Kolegia pro informaèní systémy vysokého kolství atd. Jeho výzkumné aktivity smìøují do oblasti tvorby a zavádìní informaèních systémù. V letech 1992 2004 byl odpovìdným øe itelem sedmi projektù z oblasti informaèních systémù a technologií.

Doc. Ing. Karel Richta, CSc. Absolvoval Elektrotechnickou fakultu ÈVUT v Praze. Specializuje se na oblast formálních specifikací a sémantiky, zabýval se programovacími jazyky a operaèními systémy, v souèasné dobì se vìnuje pøevá nì softwarovému in enýrství a databázovým systémùm. Tuto tematiku vyuèuje na katedøe poèítaèù FEL ÈVUT v Praze a katedøe softwarového in enýrství MFF UK v Praze. Uèí té specializované pøedmìty na katedøe informaèních technologií BI v Praze. Uèil jako externista na katedøe informaèních technologií FSI V E v Praze a katedøe informaèního in enýrství PEF ÈZU v Praze. Je autorem knihy Operaèní systém CP/M (SNTL, 1991), spoluautorem knihy Pøipojování periferií k PC (Grada Publishing, 1996) a spoluautorem uèebnice Konstrukce pøekladaèù (ÈVUT, 1999). Publikoval více ne 110 pøíspìvkù na odborných konferencí a napsal celou øadu vysoko kolských skript a výzkumných èi technických zpráv. Je èlenem øady programových výborù, èlenem øídící komise konference DATAKON a semináøe DATESO. Je èlenem ÈSIS, ÈSSI, ACM a TCSE, pùsobí jako stálý recenzent IEEE on Software.

O autorech

5 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:25

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:25

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

Pøedmluva Moderní spoleènost je stále více odkázána na pou ití informaèních technologií. Informaèní systémy se stávají páteøí podnikání v mnoha oborech, nejen v telekomunikacích a bankovnictví, na které jsme si u zvykli. Tento proces je nevyhnutelný a èasto rozhoduje o budoucím úspìchu èi neúspìchu podniku. Na pozadí mnoha technických vymo eností, jako jsou internetové nákupy, elektronické bankovnictví, ale i obyèejná fakturace domácích slu eb, stojí èasto velmi slo ité informaèní systémy. Zpùsobùm jejich správného vytváøení je vìnována právì tato publikace. Vývoj a nabídka mo ností v oblasti informaèních technologií roste geometrickou øadou a s tím i poèet nástrah, které na nás pøi cestì k jejich ovládnutí èekají. Není na kodu trochu èasu vìnovat seznámení se s poznatky jiných odborníkù v oboru IT, které nám pomohou pøekonat mnohá úskalí. Autoøi publikace a její vydavatel nám u etøili hledání informací (zdaleka ne v echno je ke sta ení na internetu) a pøedkládají knihu, která je velmi zajímavou sumarizací praktických zku eností. Schopnost správného rozhodování o nasazení IS patøí k po adavkùm úspì ného moderního øízení. Pøesto e se dnes IS èasto poøizují metodou nákupu od specializovaných dodavatelù, koneèné rozhodnutí a odpovìdnost za správný výbìr a jejich nasazení z managementu podniku nikdo nesejme. Podobné je to i s vyu itím mo ností, které IS po jejich zprovoznìní nabízejí. Je to otázka nejen technická, ale pøedev ím organizaèní. Kdy jsem tuto knihu proèítal poprvé, vzpomnìl jsem si na øadu situací, kterými jsem u ve své praxi pro el, a mohu potvrdit, e doporuèení a postupy, které v knize najdete, opravdu fungují. Komu je tedy kniha urèená? Nejpoèetnìj í skupinou, která knihu vyu ije, jsou samotní úèastníci projektù na v ech jeho úrovních, kteøí mají zavádìní IS jako svùj úkol nebo je jejich pracovní náplní. Kniha jim poskytne dostatek informací o správných krocích od výbìru systému a po jeho zprovoznìní. V knize najdou cenná doporuèení také zákazníci, kteøí se zajímají o poøízení komponent IS ve své organizaci nebo podniku. Tato pøíruèka jim pomù e pochopit dùle ité zákonitosti projektového øízení a obohatí je o praktické rady jako jsou øe ení smluvních vztahù, správný zpùsob projektového øízení a specifická úloha zákazníka v tomto procesu. Vedoucím pracovníkùm organizací, kteøí mají opravdový zájem o prohloubení znalostí v daném smìru, se dá kniha také doporuèit. Po pøeètení nìkolika úvodních kapitol získáte vlastní obraz o nároènosti úkolu, pøed kterým se nacházejí úèastníci týmu, a uvìdomíte si vlastní úlohu, kterou v celém procesu zavedení IS v organizaci jako vedoucí pracovník plníte. Kniha mù e být u iteèná i dal ím zájemcù, napøíklad studentùm informaèních oborù, kteøí si své teoretické vìdomosti chtìjí roz íøit o poznatky z reálného prostøedí. Co v knize najdete? Kniha je koncipována jako pøíruèka budování IS vìt ího rozsahu. Pøesto je struèná a nezabíhá do zbyteèných podrobností. Naopak, sna í se napøíklad formou závìreèných sumarizací pøehlednì osvìtlit komplexní problematiku, jakou jsou zásady budování informaèních systémù. V publikaci najdete øadu u iteèných pomùcek, jako jsou vzory smluv, projektové dokumenty i pøípadovou studii. Kromì toho je v knize øada cenných postøehù a doporuèení, napøíklad zpùsob výbìru vhodného dodavatele, nalezení odpovídajícího typu øe ení, strategie a definice vyu ití IS v organizaci. Aktuálnì je zaøazena také pøíloha

Pøedmluva

6 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:26

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

týkající se novely zákona o veøejných zakázkách, platná po vstupu do Evropské unie. Zmìny v nìm obsa ené budou dodavatelé i odbìratelé v nejbli í dobì zavádìt v praxi. Problematika budování IS je uvedena v èasové posloupnosti a vede ètenáøe po èasové ose. To umo òuje dobrou orientaci i pochopení látky. Na zaèátku kniha osvìtluje proces rozhodnutí, potom definuje pravidla øízení, zabývá se teorií a problematikou budování IS, která logicky konèí a v okam iku jeho zhodnocení, po dokonèení v ech prací, pøi jeho vyu ívání. Závìrem chci øíci, e mì tato publikace nezklamala. Poctivì odpovídá i na o ehavé otázky, které budování IS provázejí. Jistì si najde uplatnìní jako pohotová pøíruèka, rádce v okam iku nouze, poslou í k porovnání a roz íøení vlastních zku eností. Jen sami nahlédnìte a uvidíte. Libor Danìk Siemens Business Services

Zásady a postupy zavádìní podnikových informaèních systémù

7 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:27

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

Úvod Ka dá instituce potøebuje informaèní podporu mnoha svých èinností. Vedení podniku si obvykle uvìdomuje, e kombinace soudobé výpoèetní a komunikaèní techniky umo òuje vytvoøit velmi silný prostøedek pro efektivnìj í práci podniku, administrativou poèínaje a po èinnosti øídicí. Vedení intuitivnì cítí, e je mo né získat v konkurenèním prostøedí strategickou výhodu úspì ným a vèasným zavedením informaèního systému a e v opaèném pøípadì je nutné se smíøit se zaostáváním. V posledních letech mnohé podniky pochopily výhody jednotného informaèního systému a nìkteré podniky ji také docílily významných výsledkù pøi jeho zavádìní. Velmi èasto ale velká oèekávání vedoucích pracovníkù od potenciálního pøínosu informaèních technologií kontrastují se patnou zku eností s dosavadním postupem zavádìní a provozování informaèních systémù . Tento stav ilustrují následující poznámky: l

V souèasné dobì obvykle v podniku existují urèité izolované, vzájemnì nekompatibilní moduly IS, které: zpravidla vznikaly spontánnì (nesystematicky), èasto jako produkty fanou kù, kteøí chtìli zlep it svou n dílèí oblast èinnosti; mají pouze omezenou pùsobnost; n navzájem nekomunikují a nespolupracují; n nemají dostateènou dokumentaci, co ztì uje nebo znemo òuje jejich údr bu a rozvoj; n byly vìt inou vytvoøeny bez základních profesionálních znalostí o vývoji informaèních systémù a mají n mnohdy charakter objevování Ameriky ; nejsou ji udr ovány, nato rozvíjeny; n n jsou závislé na ivotì a smrti jediného autora; n jsou fyzicky závislé na konkrétním HW nebo OS; n pou ité vývojové nástroje nejsou ji podporovány Do podnikového informaèního systému byly vlo eny nemalé finanèní i intelektuální prostøedky. Informace o jednotlivých organizaèních jednotkách a procesech podniku pøesto nejsou aktuální, pøesné a spolehlivé. Nedostatek relevantních informací je potom pro øídicí pracovníky pøeká kou efektivního øízení podniku. Základním a velmi dùle itým zdrojem informací vhodných pro v echny úrovnì øízení mohou být údaje odvozené z administrativy jednotlivých aktivit podniku (výroba, obchod, slu by, vnìj í vztahy, výzkum ). Proto provozní informaèní systémy, které jsou správnì navr ené pro efektivní administrativu, navíc umo ní také úèinné øízení podniku a jeho souèástí. Souèinnosti modulù informaèního systému je mo né docílit tím, e informaèní systém bude koncipován jako integrovaný podnikový informaèní systém. Tento postup umo òuje jednak jednodu í a levnìj í provoz, údr bu a rozvoj, a také levnìj í a spolehlivìj í údr bu dat. Pro zlep ení øízení se proto podniky sna í vytvoøit svùj integrovaný podnikový IS. V celé této publikaci se budeme zabývat integrovanými podnikovými informaèními systémy, které budeme jednodu e oznaèovat IS bez dal ího zdùrazòování pøívlastkù podnikový a integrovaný. Úspì nost zavedení informaèního systému je obecnì velmi nízká, okolo 15 %. Pøi vývoji a zavádìní IS je nutné brát v úvahu rozmanitá pravidla a zákonitosti, které mají pøímý vliv na zdar nebo selhání tìchto projektù. Pøi nedodr ení zmínìných pravidel se velmi zvy uje riziko nezdaru projektu. Mnohé obecné podmínky úspì nosti jsou ale èasto zanedbávány nebo znásilòovány. Proto mnoho projektù selhává z dùvodu nedostatku znalostí a zku eností z této oblasti. To zpùsobuje zbyteèné finanèní náklady a frustraci lidí. Kromì

Úvod

8 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:27

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

toho takové selhání má za následek té znaènì sní enou úèinnost øízení podniku na v ech organizaèních úrovních a dal í finanèní ztráty. Obecné principy a zásady postupu pøi zavádìní informaèních systémù v organizaci jsou popsány v celé øadì publikací. Pro sní ení rizika nezdaru projektù IS a pro pøedcházení zbyteèným nákladùm a ztrátám je nezbytný systematický a koordinovaný postup. Pøíspìvkem k tomu by mìla být tato pøíruèka, která na základì dosavadních zku eností a odborných hledisek bude formulovat zásady organizování projektu IS a bude pro vedení podniku a vedení projektù IS vodítkem profesionálnì správného odborného postupu. Cílem této pøíruèky je popsat: l

Hlavní zásady pøi budování IS;

Kritické faktory, které mají rozhodující vliv na úspìch èi selhání projektu IS;

Návod jak postupovat v jednotlivých fázích ivotního cyklu tvorby a zavádìní IS;

Správný resp. chybný postup a z toho vyplývající dùsledky;

Základy unifikovaného modelovacího jazyka UML pro usnadnìní komunikace a pochopení mezi u ivateli a tvùrci informaèního systému.

První a druhá kapitola této publikace jsou zamìøeny na problémy, které je potøebné v podniku vyøe it je tì pøed zahájením projektu IS. Pøedev ím se jedná o plánování informaèní strategie podniku, proveditelnost a formy øízení projektu IS. Dal í kapitoly potom popisují èinnosti, které je nutno provádìt v jednotlivých fázích realizace projektu IS: od pøípravy pøes implementaci a po provoz a údr bu IS. está kapitola pøibli uje základy jazyka UML a jeho jednotlivých diagramù pro usnadnìní pochopení formálního popisu jednotlivých stránek informaèního systému. Pøílohy v sedmé kapitole poskytují jednak prùvodce podnikového mana era, kde jsou ve zhu tìné formì shrnuty základní postupy a zásady popisované v pøíruèce a jsou tam dále uvedeny vzory dokumentù, které mohou být u iteèným vodítkem pro podnikové mana ery. V pøíloze je uvedena té pøípadová studie, kde se na konkrétním (zjednodu eném) pøíkladu ilustruje popis IS pomocí formálních nástrojù UML. Materiál je v pøíruèce uspoøádán tak, aby pro pøíslu nou fázi zavádìní IS byly zmínìny v echny podstatné okolnosti a souvislosti. Proto se nìkterá témata diskutují i na nìkolika místech pøíruèky z pohledu rùzných fází zavádìní IS.

Zásady a postupy zavádìní podnikových informaèních systémù

9 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:28

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

1 1. Kde zaèít 1.1 Formulace potøeby zavedení IS Pøed zahájením budování informaèního systému musí vedení podniku zodpovìdìt nìkolik základních otázek. Je velmi dùle ité odpovìdìt na tyto otázky správnì a poctivì (bez lhaní si do vlastní kapsy), aby bylo mo né vèas zabránit pøípadnému zklamání a ztrátám. Ní e uvedené základní otázky nemají v dy tak samozøejmé odpovìdi, jak by se mohlo na první pohled zdát: Opravdu potøebujeme informaèní systém? Potøebu informaèního systému není jednoduché vyhodnotit, proto e tato potøeba má velmi rùznorodé a èasto obtí nì srovnatelné dùvody. Vìt ina dotázaných odpoví radìji okam itì ano , aby nebyli pova ováni za zpáteèníky. Pro kompetentní zodpovìzení této otázky jsou dùle itá napøíklad tato hlediska: l l l l l l l

Potøebujeme zlep it sbìr, distribuci, zpracování a prezentaci informací? Mù e nám v tom IS pomoci? Mù eme pomocí IS zlep it institucionální kulturu podniku? Potøebujeme vy í spolehlivost, pøesnost a bezpeènost informací? Potøebujeme lep í podklady pro øízení jednotlivých aktivit podniku? Pomù e nám IS zlep it poøádek nebo odstranit nepoøádek? Potøebujeme snadnìj í vykazování nadøízeným orgánùm? Kdy v e shrneme: co v echno v podniku zabezpeèujeme, jaké s tím máme problémy? ly by nìkteré tyto problémy øe it pomocí IS?

Uvìdomujeme si rizika projektu podnikového informaèního systému? Vedení podniku si musí od samého zaèátku uvìdomit, e projekt IS: l l

bude provázen urèitými problémy a potí emi, a to problémy jak obecnými, tak i specifickými pro ná podnik; bude spojen s urèitým rizikem nezdaru. Riziko nezdaru pøitom závisí vìt inou na faktorech, které podnik mù e ovlivnit. Riziko bude nízké, pokud se vedení podniku a vedení projektu IS seznámí s rizikovými faktory a uèiní vèas známá opatøení ke sní ení nadmìrného rizika. V opaèném pøípadì bude riziko vysoké.

Vytvoøíme projektu podnikového informaèního systému pøimìøené podmínky? Jedná se pøedev ím o: l l l l

jasnì formulovanou podporu vedením podniku, organizaèní zabezpeèení, pøimìøený rozpoèet, pøizpùsobení nebo vytvoøení interní legislativy.

Následující rozhodovací schéma znázoròuje typické základní otázky, které musí zodpovìdìt vedoucí pracovníci podniku, a také dùsledky jednotlivých odpovìdí. Rozhodovací schéma samozøejmì závisí na mnoha okolnostech, napøíklad na stupni ji dosa eného rozvoje IS. Uvedený diagram odpovídá spí e pøípadu, kdy je IS budován od zaèátku a v konkrétním pøípadì je nutno tento diagram pøíslu nì modifikovat.

Kde zaèít

10 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:29

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

Start

Opravdu potøebujeme IS?

ANO

Uvìdomujeme si mo né problémy?

Pøeber odpovìdnost za zru ení projektu IS

ANO

Vytvoøíme podmínky?

Podìl se s odpùrci o odpovìdnost

Podìkuj v em, kdo ji pracovali na projektu

ANO Proveïte v echna nutná organizaèní opatøení

Modli se za zdar projektu

Pøiznej a ohla selhání projektu IS a jeho dùvody

Konec

Obrázek 1.1 Základní rozhodovací schéma

1.2 Zaøazení do rozvojového plánu Fungující informaèní systém není základním posláním podniku, tímto posláním je kvalitní výroba a slu by. Informaèní systém je cílovì urèen nejen pro referenty, ale pøedev ím pro øídicí pracovníky v ech úrovní. V em tìmto

Zásady a postupy zavádìní podnikových informaèních systémù

11 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:29

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

1 kategoriím poskytuje informace a uèí je pracovat s informacemi. Nedostateèná informaèní podpora øízení podniku mù e ale zhor it fungování zmínìných základních aktivit podniku s dlouhodobými následky. Takto informaèní systém nepøímo ovlivòuje výkonnost a konkurenceschopnost podniku i v oblasti jeho hlavního poslání. Zavedení podnikového informaèního systému není jednorázovým aktem, ale je procesem, který mù e trvat nìkolik let. Úspì né zvládnutí tohoto úkolu vy aduje dobrou organizaci, vyèlenìní potøebných finanèních prostøedkù a pracovníkù. Je velmi riskantní chápat zavedení IS pouze jako operativní úkol. Naopak, je nutné tento projekt zaøadit do rozvojového plánu podniku, projednat a schválit ho v pøíslu ných orgánech (vedení podniku, dozorèí rada, akcionáøi apod.). Informaèní strategii podniku je nutné vytváøet v návaznosti na rozvojový (podnikatelský) plán podniku. Strategické plánování informaèních systémù v izolaci od strategického podnikatelského plánu je zárodkem pozdìj ích problémù. Izolované vytváøení plánu informaèní strategie pravdìpodobnì povede k vzniku nákladných systémù, které nebudou schopny plnì slou it potøebám podniku. Pøi strategickém plánování je u iteèné vyu ít procesní pohled na jednotlivé aktivity podniku. Základními procesy, které charakterizují podnik, jsou obvykle výroba a slu by. ivot podniku ale není myslitelný ani bez podpùrných procesù, jako napøíklad finanèní øízení, logistika apod. Základní (podnikatelské) procesy je mo né postupnì rozlo it na velké mno ství dílèích procesù, které je ji mo né definovat v pojmech vstupù a výstupù urèitých druhù dat a v pojmech operací, které se s daty provádìjí. Nìkteré z tìchto procesù mohou probíhat paralelnì, jiné musí probíhat postupnì za sebou, kdy urèitý proces mù e zaèít a po dokonèení jiného procesu. Nìkteré procesy jsou z hlediska zaji ování poslání podniku kritické, jiné nejsou kritické. Zmìna informaèní obsluhy nìkterých (podnikatelských) procesù umo òuje jinou (lep í) organizaèní strukturu pøíslu ných pracovi . Tyto a mnohé dal í okolnosti je nutné zvá it pøi úvahách o informaèní strategii podniku. Vhodnou formou pøípravy k projednání rozvojového plánu je zpracování studie: Plán informaèní strategie podniku . Tato studie je zdrojem pouèení pro v echny pracovníky a zrcadlem podniku a mìla by se typicky zamìøit na: l l l l l

zmapování souèasného stavu informaèní obsluhy jednotlivých agend a oblastí èinnosti; vizi ádoucí informaèní obsluhy jednotlivých agend a oblastí èinnosti; nástin variant øe ení s ohledem na priority podniku; oèekávané finanèní a personální nároky; zhodnocení nákladù a pøínosù jednotlivých variant.

Pøedstavitelé podniku, støední management i øadoví pracovníci obvykle pøistupují k posouzení tìchto hledisek intuitivnì, pouze na základì neúplných informací. Zmínìná studie je tedy velmi u iteèná pro dal í rozhodování, proto e poskytuje systematický pohled na uvedená témata, poskytuje vìcné argumenty pro diskusi, a tím umo òuje pøijmout kompetentní rozhodnutí a urèit odpovìdnost konkrétních osob za následky tìchto rozhodnutí. Plán informaèní strategie je u iteèný bez ohledu na to, zda se potom vedení podniku rozhodne budovat IS èi nikoliv.

1.3 Proveditelnost projektu IS Proveditelnost projektu mù eme chápat jako velièinu úmìrnou schopnosti daný projekt øídit a zdárnì dokonèit. Na proveditelnost projektu IS má vliv mnoho rùzných faktorù. Je to pøedev ím politická vùle vedení podniku realizovat tento projekt. Dále pak to jsou otázky organizaèního zaji tìní, kvality vlastního systému (jeho funkènost, výkon ),

Kde zaèít

12 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:30

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

1 zpùsob komunikace se systémem a pøípadnì dal í hlediska. Jak vyplývá z výzkumu autorù i z dal ích pramenù (napøíklad Gartner Group), tato hlediska se na proveditelnosti projektu podílejí pøibli nì následující mìrou: Tabulka 1.1 Faktory proveditelnosti projektu IS Podíl %

Hledisko

Politická vùle vedení podniku

Organizace projektu

Jakost systému

Forma komunikace se systémem

Jiná hlediska

V ideálním pøípadì (pøi dokonalém zpùsobu øízení projektu), pokud by byla dokonalá politická vùle, dokonalá organizace, bezchybný systém atd., jsou uvedené podíly pøíspìvkem daného hlediska k proveditelnosti projektu. V tomto ideálním pøípadì by tedy byla proveditelnost takového projektu 100 %. Skuteènì pou itý model øízení projektu není nikdy ideální a zpùsobuje jistá omezení. V reálných podmínkách nedokonalého øízení se pøíspìvky jednotlivých hledisek k proveditelnosti sni ují. Následkem toho skuteèná proveditelnost projektu je také ni í ne ideální a proveditelnost klesá pod 100 %. Kdy tato hodnota klesne pod 50 %, stává se postupnì projekt obtí nì øiditelným a hazardním. V dal ích kapitolách popí eme, jaký vliv na proveditelnost projektu má zvolený model øízení a jednotlivé faktory z pøedchozí tabulky. Èasto se diskutuje otázka, které faktory jsou nejdùle itìj í pro zdar projektu IS. Zmíníme nìkterá hlediska, která jsou typická pro podnikové prostøedí: l

Partnerem pro vedení projektu IS jsou vysoce motivovaní vedoucí pracovníci podniku. To vytváøí pøedstavu, e tito partneøi v dy dobøe chápou základní principy øízení. Obvykle ale vedení projektu musí poèítat s urèitým nepochopením, patnou souèinností a dokonce s odporem vedoucích pracovníkù podniku v rùzných funkcích, kteøí ne v dy plnì chápou význam podpory podniku informaènímu systému. Zavádìní nového systému si vynucuje zavedení poøádku do v ech oblastí, kterých se systém dotýká. Krom jiného vnucuje pracovníkùm podniku urèitý strukturovaný zpùsob práce. Lidé ale obecnì nemilují poøádek. Také se brání pocitùm, e jednotlivec se stává pouze souèástkou slo itého mechanismu, od které se pouze oèekává pøesné provádìní jednotlivých úkonù. Je proto potøebné pøesvìdèit pracovníky podniku, e nová technologie jim pomáhá a usnadòuje práci a ne naopak. Ve slo itém organismu podniku tì í nìkteøí pracovníci z monopolního pøístupu k informacím. V IS je pøístup k informacím transparentní (samozøejmì podle rolí u ivatelù a jim odpovídajících pøístupových práv), co vede ke ztrátì tohoto monopolního postavení a je velmi èastou pøíèinou (skrytého) odporu, se kterým je nutno poèítat. Mnoho lidí ije v iluzi o dokonalém (zázraèném) informaèním systému nebo dodavateli. Nic takového neexistuje. V rámci ostatních aktivit podniku je projektu IS nutno pøidìlit dosti vysokou krátkodobou prioritu. Pøesto e budování IS není primárním posláním podniku, musí vedení podniku pøesvìdèit rozhodující osoby, e vybudování IS má velký dopad na prosperitu podniku z dlouhodobého hlediska.

Zásady a postupy zavádìní podnikových informaèních systémù

13 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:31

Color profile: Generic CMYK printer profile Composite Default screen

Na budování IS se podílí více pracovníkù. Nìkteøí z nich mají klíèovou roli pro zdar jednotlivých etap projektu. Je po etilé oèekávat dobrý výsledek projektu, který by byl dlouhodobì zalo en pouze na nad ení jednotlivcù. V echny pracovníky nutno motivovat a volat k odpovìdnosti, zvlá tì ty klíèové. Dobré plánování a kontroly jsou pro projekt nezbytné pøedev ím z hlediska harmonogramu a finanèního krytí. Pro úèely projektu je nutno vyèlenit pøimìøené finanèní zdroje po celou dobu trvání projektu (2 a 3 roky). Tyto prostøedky jsou urèeny pouze na nákup jednotlivých softwarových komponent IS a centrální technologie. S ohledem na po adovaný rozsah systému, jeho po adovanou spolehlivost a bezpeènost je hned od poèátku nutno vìnovat pozornost volbì technické infrastruktury, tj. vhodného hardwaru, operaèního systému, systému øízení báze dat a sí ových prostøedkù. Tato hlediska jsou pro výkon, spolehlivost a bezpeènost výsledného IS podstatná. Vedení podniku a také vedení projektu musí oèekávat problémy, které se nutnì objeví v prùbìhu øe ení. V pøípadì výskytu libovolného problému je ale nutno trvat na jeho specifickém popisu a zabránit popisu neurèitému. To je jediná cesta k rychlému sjednání nápravy.

Vedení musí znát mo né pøíèiny vzniku problémù, sna it se je pøedvídat a aktivnì jim pøedcházet.

Obvykle neexistují ucelené závazné interní normy obìhu dokladù a zpracování informací.

Chybí obvykle zku enosti se zpracováním spoleèných dat souèasnì s více u ivateli.

1.4 Zaji tìní politické podpory projektu Z výzkumu (viz tabulku 1.1) je vidìt, e na proveditelnost projektu IS má rozhodující vliv politická vùle vedení podniku realizovat tento projekt. Je ale nutné rozli ovat dva rùzné zpùsoby vyjádøení politické vùle vedením podniku: l l

proklamaci jednotlivých podnikových pracovníkù o potøebnosti a podpoøe projektu IS; uplatnìní této politické vùle: n prosazením finanèního zabezpeèení projektu z rozpoètu podniku nebo jiných zdrojù; n pøijetím nezbytných organizaèních opatøení, vèetnì personálního zabezpeèení; n prosazením potøebných legislativních norem, které vynutí a zajistí efektivní pou ívání IS; n dùslednou kontrolou a vyvozováním dùsledkù z nedostatkù pøi realizaci projektu.

Rozhodnost a dùslednost nìkterých vedoucích pracovníkù pøi uplatòování vùle zavést IS pramení z jejich osvícenosti a pøedvídavosti, se kterou hodnotí pøínos IS pro rozvoj a prosperitu svého podniku. Je ov em velmi u iteèné a èasto potøebné nespoléhat se pouze na osvícenost a pøedvídavost nìkolika jednotlivcù, ale poskytnout v em zúèastnìným také dostatek pøesvìdèivých argumentù pro podporu této politické vùle. Vhodným prostøedkem k tomuto cíli je peèlivé zpracování studie Plán informaèní strategie podniku , její poctivé posouzení a následná systematická osvìta. Je dùle ité, aby uplatnìní politické vùle nebylo zále itostí jednotlivcù, by sebevý e postavených v hierarchii podnikových funkcí. Musí to být úkol, za kterým stojí vedení podniku, vedení závodù a oddìlení. Musí to být úkol, jeho realizace je v dlouhodobém seznamu povinností specializovaného pracovi tì podniku, napøíklad útvaru informatiky.

Kde zaèít

14 Zasady a postupy zavadeni IS 26. ł jna 2004 20:33:32