3.9 Ukládání dokumentů a spisů
archiválií provádí archiv, který by byl příslušný k výběru u původce, jehož dokumenty jsou v komerční spisovně uloženy.644 Nedodržení tohoto ustanovení je správním deliktem645 s možností uložení sankce do výše 200 tisíc Kč.646 Ukázalo se, že nejpalčivější otázkou jsou právě dokumenty prokazující zaměstnání (především mzdové listy). Tyto dokumenty v případě zániku komerční spisovny musí jejich držitel uložit v jiné komerční spisovně, a pokud na to nemá finanční prostředky, zajistí uložení u jiné komerční spisovny Ministerstvo práce a sociálních věcí.647 Maximální výši úhrady má stanovit vyhláška: „70 Kč za jeden i započatý metr dokladů za rok a u digitálních dokladů 70 Kč za každý i započatý GB kapacity.“648
3.10 Výběr archiválií Uchováváním dokumentů jejich životní cyklus nekončí. Skutečným koncem je provedení výběru archiválií, kdy se oddělují dokumenty bezcenné od těch, které jsou určeny k trvalému uchování v archivu. Jedná se tedy o proces, nikoli o jednorázový akt zničení, vyjadřovaný mnohdy chybným používáním pojmu „skartace“. Ten pochází z italského slova scartare – vyřazení (z užívání) – a nemá tedy se zničením ani přímou souvislost. Zájem na výběru dokumentů za archiválie a na trvalé uchování archiválií jakožto především kulturního statku deklaruje společnost v právním předpisu, kterým je zde stále citovaný ArSSZ. Sama definice archiválie poskytuje kritéria, ze kterých výběr vychází. Archiválií je podle § 2 písm. f) ArSSZ takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým,
644
§ 57a odst. 2 ArSSZ.
645
§ 74 odst. 8 ArSSZ.
646
§ 74 odst. 11 písm. b) ArSSZ.
647
§ 35a odst. 6 až 9 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.
648
Vyhláška dosud nebyla vydána. Její návrh viz Hospodářská komora České republiky. Dostupné na: <http://www.komora.cz/download.aspx?dontparse=true&FileID=11755>.
201
3. VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY
hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence. Aby se z dokumentu stala archiválie, musí být vedle výběru také zařazen do evidence národního archivního dědictví (NAD), kdy se stane předmětem péče archivu nebo kulturně-vědecké instituce.649 Povinnosti předkládat dokumenty k výběru archiválií dle jednotlivých původců jsou stanoveny § 3 ArSSZ a přehledně popsány v kapitole 2.1.2, Povinnosti vykonávat spisovou službu podle zákona. Vedle původce se na výběru archiválií podílí příslušný archiv. Je to především proto, aby byla posílena nestrannost při hodnocení dokumentů; hodnocení musí vycházet ze zákonných kritérií. Ta jsou stanovena obecně jednak v definici archiválie, jednak v § 5 ArSSZ. Pro soudobé dokumenty je nejpodstatnějším kritériem informační obsah, vyjádřený prostřednictvím pojmu „trvalá hodnota“, která je dána politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem dokumentu.650 Konkrétněji jsou některé z těchto dokumentů popsány v příloze 2 ArSSZ. Ne vždy jsou však tato kritéria v konkrétním spisovém a skartačním plánu respektována, skartační znaky tak vyjadřují spíše administrativní význam dokumentu pro původce. Pracovník archivu by měl mít proto určitý obecný rozhled, který mu umožní posouzení dokumentu provést. Na druhou stranu nelze podceňovat ani význam odborného pohledu pracovníka původce. Výsledkem takto pojaté spolupráce – pokud je vykonávána odpovědně – jsou archiválie jako součást kulturního dědictví. 3.10.1 Výběr archiválií ve skartačním řízení V kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty musí původce navrhnout příslušnému archivu dokumenty k výběru archiválií, po dohodě s archivem může tak učinit i později, potřebuje-li je pro další vlastní činnost.651 To se týká i dokumentů právních předchůdců původce. U soukromoprávních původců definovaných v § 3 odst. 2 ArSSZ je tento postup uplatňován pouze
649
Podle § 11 odst. 5 ArSSZ je kulturně-vědeckou institucí muzeum, knihovna, galerie, památník, veřejná výzkumná instituce a vysoká škola. Zákon zde reaguje na sbírkotvornou činnost těchto subjektů tak, že umožňuje evidovat jimi získané dokumenty jako archiválie při splnění podmínek stanovených pro výběr archiválií v § 5 ArSSZ.
650
§ 5 odst. 2 ArSSZ.
651
§ 8 odst. 1 ArSSZ.
202
3.10 Výběr archiválií
na základě jejich žádosti, dále v případě, že mají zřízen soukromý archiv, popř. u dokumentů jejich předchůdců, kteří byli veřejnoprávními původci.652 Především je třeba zdůraznit, že se u veřejnoprávních původců jedná o všechny jejich dokumenty ve smyslu definice.653 Nelze tedy skartační řízení omezit pouze na dokumenty evidované v podacím deníku, v samostatné evidenci dokumentů nebo v ERMS. Obdobně není možné vyřazovat ve skartačním řízení pouze evidované dokumenty.654 Právní úprava sice vychází z toho, že jediné neevidované dokumenty jsou ty, u kterých je to stanoveno ve spisovém řádu,655 ale praxe je mnohem bohatší. Především se u původce historicky nacházejí dokumenty, u nichž není možné vazbu na evidenci dohledat, a dále neevidované dokumenty (např. projektová dokumentace) nebo se jedná o samu evidenci dokumentů v listinné podobě. Na druhou stranu nutnost vázat výběr archiválií na evidence reaguje na dřívější praxi, kdy ad hoc ve spisovně vytvářené seznamy neměly k evidenci žádný vztah. Evidence se tak stala nepoužitelnou a v případě hybridních řešení, kdy část dokumentů je v digitální a část v analogové podobě, došlo k destrukci celého systému a ztrátě vzájemných vazeb reprezentovaných právě a jen evidencí. Existují však i dokumenty, které výběrem archiválií u veřejnoprávních původců procházet nemusejí. Jsou jimi656 • datové zprávy tvořící vstup autorizované konverze nebo převodu dokumentu podle § 69a ArSSZ v případě, že je spisová služba vykonávána v listinné podobě, • analogové dokumenty, které jsou vstupem autorizované konverze, pokud je spisová služba vykonávána v ERMS, • dokumenty, na které příslušný archiv vydal trvalý skartační souhlas. Vlastní postup skartačního řízení musí být popsán ve spisovém řádu. Na rozdíl od dřívější právní úpravy není již od roku 2012 vyžadována legislativou skartační komise. Je stanovena pouze povinnost účasti pracovníka odpovědného za přípravu skartačního řízení, popř. osoby pověřené vedením spisovny nebo správního archivu.657 Tím má být zaručeno, že skartační návrh bude odrá652
§ 7 odst. 4 ArSSZ.
653
§ 2 písm. e) ArSSZ.
654
To je důvod vložení slova „zpravidla“ do § 20 odst. 4 SSV vyhláškou č. 283/2014 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
655
§ 64 odst. 2 ArSSZ.
656
§ 20 odst. 1 SSV a § 15 odst. 4 ArSSZ.
657
§ 20 odst. 3 SSV.
203
3. VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY
žet skutečný stav. Skartační návrh sestává ze dvou částí: průvodního dopisu a seznamu dokumentů. Průvodní dopis musí obsahovat označení původce a jeho právních předchůdců (dalších původců), pokud jsou navrhovány jejich dokumenty. Ostatní náležitosti jsou standardně popsány ve spisovém řádu zpravidla prostřednictvím vzoru průvodního dopisu: celkový rozsah dokumentů v běžných metrech, souhrnná datace (roky), prohlášení, že dokumenty nejsou pro další běžný provoz původce potřebné, a podpis oprávněné osoby.658 Jak bylo již uvedeno, podrobně je upraven seznam dokumentů, a to zvlášť pro evidence vedené v listinné podobě, zvlášť pro evidence vedené pomocí ERMS. Seznam dokumentů z listinné evidence musí obsahovat nejméně celkový rozsah zařazených dokumentů (obvykle v běžných metrech), charakteristiku obsahu dokumentů a spisů, období, z něhož pocházejí (rozsah let), skartační režim a odkaz na označení jejich uložení pro fyzické vyhledání při skartačním řízení. Záznamy se řadí primárně podle spisových znaků, nikoli, jak tomu bylo v minulosti, podle znaků skartačních. Nelze však směšovat (v jednom záznamu v seznamu) dokumenty nebo spisy různých skartačních znaků. Dále skartační znak „V“ musí být – ještě původcem – rozdělen mezi „A“ a „S“.659 Toto rozdělení se v praxi někdy neaplikuje, protože ho provede sám archivář příslušného archivu, jak je tomu ostatně u seznamu pocházejícího z ERMS.660 V případě evidence vedené v elektronické podobě ERMS po uplynutí skartační lhůty automaticky vytvoří návrh na vyřazení dokumentů, spisů nebo dílů typových spisů.661 Protože každá z těchto entit může mít platný více než jeden skartační režim,662 musí být jejich konflikt řešen příslušnou správcovskou rolí, která jeden ze skartačních režimů upřednostní (nastává zejména v případě vazeb pomocí křížových odkazů). Řízení výběru archiválií na straně původce je výlučně na posuzovateli skartační operace (fakticky pracovníku spisovny).663 Oprávněný uživatel může u věcné skupiny, spisu, součásti nebo dílu pozastavit
658
§ 9 ArSSZ a § 20 odst. 4 SSV. Vzor je uveden v příloze č. 4.
659
§ 20 odst. 4 SSV.
660
Záleží na dohodě původce s archivem.
661
Požadavek č. 6.2.1 NS ESSS.
662
Podrobněji v kapitole 3.2.9.2, Skartační režim.
663
Požadavek č. 6.1.13 a 6.1.12 NS ESSS.
204
3.10 Výběr archiválií
Obr. 3: Národní archivní portál, rozhraní pro elektronické skartační řízení
skartační operaci664. Není tím přerušen běh skartační lhůty,665 ale u takto označených entit a jejich entit dceřiných není možné jejich vymazání nebo zařazení do návrhu na vyřazení. To lze využít v případě, pokud jsou dokumenty, 664
Požadavky č. 6.1.17 až 6.1.20 NS ESSS.
665
Požadavek č. 6.1.18 NS ESSS.
205
3. VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY
které by již měly být vyřazeny, potřebné k probíhající kontrole nebo je dokument ještě potřebný pro činnost původce. Datum, důvody a identifikace onoho oprávněného uživatele musí být uloženy do transakčního protokolu i metadat. Pozastavení skartační operace je možné zavádět a rušit hromadně (pro dceřiné entity).666 Seznam dokumentů evidovaných v ERMS pro skartační řízení je tvořen souborem balíčků SIP podle přílohy 2 a 3 NS ESSS, ovšem většinou bez komponent.667 Každý spis, díl typového spisu nebo dokument nezařazený do spisu jsou reprezentovány jedním tímto balíčkem. Často tradovaným omylem je předpoklad použití tohoto typu skartačního návrhu pouze v případě existence elektronických dokumentů. Tak tomu není, protože pro vytvoření seznamu jsou potřeba pouze metadata, a ta v ERMS existují i pro analogové dokumenty a spisy. Zástupce původce a také každý archiv mají přístup k národnímu archivnímu portálu,668 kde po vložení zmíněných balíčků SIP může archivář pracovat se seznamem, kde jsou hierarchicky zobrazovány věcné skupiny, spisy, díly typových spisů a dokumenty.669 U dokumentů a spisů se indikuje, zda jsou tvořeny také částmi v analogové podobě. Pokud archivář chce, vidí i podrobné údaje (např. odesílatele doručeného dokumentu, adresáty vyřizujícího dokumentu apod.). Jeho úkolem je zaškrtnout věcné skupiny, spisy, díly typových spisů nebo samostatné dokumenty, které vybírá za archiválie nebo určuje ke zničení. Z věcné skupiny se dědí rozhodnutí na všechny spisy, díly a dokumenty v ní, podobně ze spisu na jeho dokumenty. Existuje také možnost vyznačit spisy a dokumenty vyřazované ze skartačního řízení nebo (dočasně) ty, které nelze vyhodnotit jen na základě údajů z evidence, ale které je třeba prohlédnout. Konečným výsledkem je seznam, v němž jsou dokumenty a spisy vybrané za archiválie, popř. ty vyloučené ze skartačního řízení. Tento seznam existuje, resp. je ke stažení ve dvou podobách: v „lidsky čitelné“ v datovém souboru CSV (pro MS Excel nebo OpenCalc) nebo v PDF/A a ve „strojově čitelné“ dle přílohy č. 4 NS ESSS, kde jsou vedle rozhodnutí archiváře uvedeny příslušné identifikátory dokumentů 666
Požadavek č. 6.1.17 NS ESSS.
667
§ 20 odst. 5 SSV.
668
§ 18b odst. 1 ArSSZ. Legislativní zkratka pro portál pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož správcem je Národní archiv, je národní portál. Aby se pro běžné používání odlišil od portálů v jiných oborech, používá se přídomku archivní.
669
Podrobněji o procesu na webových stránkách národního digitálního archivu, Výběr a ukládání digitálních archiválií. Citováno 5. 7. 2017. Dostupné na: < http://www.nacr. cz/predarchivni-pece/predarchivni-pece/ukladani-v-narodnim-digitalnim-archivu/ >.
206
3.10 Výběr archiválií
a spisů. Tyto výstupy, tedy strojově čitelný datový soubor i dokument v PDF/A, se stávají přílohou protokolu o provedeném skartačním řízení (zkráceně skartačního protokolu). Vlastní skartační protokol, vyhotovovaný příslušným archivem (již mimo zmíněný národní portál), není protokolem ve smyslu § 18 SprŘ. Protože postup skartačního řízení i obsah skartačního protokolu předepisuje ArSSZ a SSV, platí zde správní řád subsidiárně. To však neznamená, že neplatí vůbec.670 Struktura skartačního protokolu se archiv od archivu liší, ale vždy musí obsahovat soupis dokumentů nebo souborů dokumentů, které byly vybrány za archiválie, soupis dokumentů, které lze zničit, a určení archivu, do jehož péče budou dokumenty předány.671 Tyto seznamy v praxi vycházejí ze skartačního návrhu a řídí se jeho podrobností. Soupis dokumentů ke zničení nemusí být připojen, pokud lze odkázat na skartační návrh.672 Další obsah skartačního protokolu tvoří také doba a způsob předání archiválií pečujícímu archivu.673 Proti skartačnímu protokolu lze podat námitku (do 15 dnů od doručení). Teprve podáním námitky je zahájeno správní řízení, které v prvním stupni řeší správní úřad, kterým je zpravidla některý ze státních archivů nebo specializovaný archiv, jehož zřizovatelem je ústřední správní úřad;674 archiv provádějící skartační řízení je tak většinou totožný se správním úřadem. Druhostupňové rozhodování – po odvolání se – je vyhrazeno Ministerstvu vnitra. Do rozhodnutí o námitkách také není možné dokumenty určené ke zničení zničit. V případě, že skartační protokol nabude právní moci, je na původci, aby provedl předání dokumentů vybraných za archiválie, popř. likvidaci dokumentů určených ke zničení. Předání pečujícímu archivu se předpokládá po dohodě s ním, ovšem bez zbytečných průtahů.675 Po načtení zmíněného strojově čitelného datového souboru do ERMS se vyznačí dokumenty a spisy
670
Srv. § 177 SprŘ.
671
§ 10 odst. 2 ArSSZ.
672
Ibid, písm. c); toto ustanovení nelze použít v případě výběru archiválií z dokumentů evidovaných v ERMS.
673
§ 21 odst. 2 písm. c) SSV.
674
Dle § 50 ArSSZ ministerstva, další ústřední správní úřady, Kancelář Poslanecké sněmovny, Kancelář Senátu, Kancelář prezidenta republiky, Česká národní banka, bezpečnostní sbory a zpravodajské služby České republiky, které si zřídily specializované nebo bezpečnostní archivy.
675
§ 21 odst. 2 písm. e) a § 21 odst. 4 SSV okamžik předání nestanovuje, pouze uvádí „předá“.
207
3. VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY
k trvalému uložení do archivu nebo ke zničení.676 Rozhodnutí a datum provedení výběru archiválií se zaznamená do metadat příslušných entit, stejně jako důvody rozhodnutí. Záznam by měl být učiněn i do transakčního protokolu. Velmi žádoucí je vyznačení předávaných dokumentů i v případě jejich evidence v listinné podobě, i když to právní předpis nenařizuje. Se skartačním řízením úzce souvisí institut trvalého skartačního souhlasu. Na jeho základě lze stanovené dokumenty ničit bez skartačního řízení. Vydává ho příslušný archiv formou rozhodnutí ve správním řízení677 na stanovený druh dokumentů, většinou charakterizovaný spisovým znakem podle spisového a skartačního plánu. Na vydání není právní nárok a trvalý skartační souhlas může být při porušení podmínek rozhodnutí odebrán. Nelze ho vydat v případech, kdy je např. právním předpisem výslovně požadováno provedení výběru archiválií, jako je tomu např. u zdravotnické dokumentace.678 3.10.2 Výběr archiválií mimo skartační řízení Mimo skartační řízení se provádí výběr archiválií především u soukromoprávních původců. Na rozdíl od skartačního řízení není stanovena doba, kdy musí výběr mimo skartační řízení proběhnout, s výjimkou zrušení původce, jeho vstupu do likvidace nebo při prohlášení konkurzu („neprodleně“).679 Obdobou akviziční činnosti u muzeí a galerií je pak výběr z dokumentů nabídnutých ke koupi, do úschovy nebo darovaných především ze strany fyzických osob (pozůstalosti). Stejně jako u zákonem definovaných soukromoprávních původců i zde je výběr prováděn na základě návrhu, jehož náležitosti nejsou zákonem upraveny. Archiv si může vyžádat seznam dokumentů navržených pro výběr archiválií, požadováno je i rozdělení podle původců dokumentů (právních předchůdců).680 Zvláštní postavení mají kulturně-vědecké instituce,681 u nichž jsou dokumenty v jejich sbírkách a splňující kritéria pro výběr za archiválii682 považovány 676
Srv. požadavky č. 6.2.5 a 6.2.6 NS ESSS.
677
§ 15 odst. 4; situace, kdy příslušný archiv není správním úřadem a nemůže vydávat rozhodnutí, není řešena (např. archivy měst).
678
Vyhláška č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci.
679
§ 11 odst. 2 ArSSZ.
680
§ 11 odst. 2.
681
Srv. poznámku 643.
682
§ 4, § 5 a příloha 2 ArSSZ.
208
3.10 Výběr archiválií
za vybrané mimo skartační řízení, aniž by tato skutečnost musela být vtělena do protokolu o výběru archiválií. Z moci úřední provádí archiv výběr mimo skartační řízení u dokumentů nalezených, u odúmrti683 nebo u původce zaniklého bez právního nástupce. Výběr mimo skartační řízení je užíván i u veřejnoprávních původců majících jinak povinnost provádět skartační řízení.684 Zde se uplatní doplňkově především ve specifických případech neevidovaných dokumentů (publikace, mapy apod.). Obdobně se použije v případě zániku veřejnoprávního původce, kdy už nelze provést skartační řízení. Výběr zde provádí vždy příslušný archiv. Hlavní výhodou výběru mimo skartační řízení je v tomto případě možnost jednodušší administrativy – původce nemusí vytvářet skartační návrh, archiv provede výběr z moci úřední. Výběr je vždy pouze pozitivní – oproti skartačnímu řízení nemůže archiv vydat souhlas ke zničení nevybraných dokumentů.685 V případě digitálních dokumentů je původce povinen je před výběrem mimo skartační řízení převést do standardizovaného formátu686 a doplnit metadata.687 Pokud toho není možné docílit ani ve spolupráci s příslušným archivem, dokument převede do analogové podoby, čímž se myslí vytištění.688 To je v podstatě nereálné, protože soukromoprávní původci, pro které je výběr mimo skartační řízení určen především, nejsou povinni disponovat aplikacemi pro převod formátů ani pro doplňování metadat. Proto se předpokládá, že tuto funkcionalitu zabezpečí národní portál. Obdobné ustanovení o převodu do analogové podoby bylo účinné v letech 2009–2012 i pro dokumenty původců vykonávajících spisovou službu v ERMS.689 To však evokovalo stav, kdy původce může porušovat své povinnosti při vedení spisové služby a vykoupí se „vytištěním“. Z toho důvodu to platná právní úprava již v žádném případě neumožňuje. Výběr archiválií mimo skartační řízení je uzavřen protokolem, jehož obsah je obdobný obsahu skartačního protokolu, ale jak vyplývá z popsaného, neuvádějí se dokumenty určené ke zničení. Pokud výběr probíhá na žádost vlastníka 683
§ 1634 ObčZ.
684
§ 11 odst. 1 ArSSZ.
685
Obdoba „soupisu dokumentů, které lze zničit“ u skartačního řízení zde neexistuje. Srv. § 10 odst. 2 písm. c) ArSSZ.
686
Výstupní formát podle § 23 SSV.
687
§ 12a ArSSV.
688
§ 13 odst. 5 ArSSZ.
689
§ 16 odst. 4 vyhlášky č. 191/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. V úplnosti nikdy nevstoupilo v platnost s ohledem na přechodné ustanovení v § 22 cit. vyhlášky.
209
3. VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY
dokumentu, musí souhlasit s určením pečujícího archivu. V případě veřejnoprávních původců musí být archiválie vždy skartačním protokolem svěřeny veřejným archivům.690 Stejně jako v případě skartačního řízení lze i zde proti protokolu podat námitku. 3.10.3 Předání dokumentů vybraných za archiválie určenému archivu Po provedeném výběru archiválií se vybrané dokumenty předají příslušnému archivu, což nemusí platit u dokumentů soukromoprávních původců – ty mohou být uloženy i mimo archiv, např. nadále zůstat u původce. Aby se ovšem z „dokumentu vybraného za archiválii“ stala archiválie, musí být příslušným archivem zaevidován v evidenci národního archivního dědictví (NAD).691 Jak bylo již naznačeno, archiválie z činnosti veřejnoprávních původců musí být vždy ukládány ve veřejných archivech.692 Ukládají se v tom archivu, který je příslušný provádět výběr archiválií, pokud není ve skartačním protokolu uvedeno jinak nebo pokud nejde o archiválie v digitální podobě. V jejich případě novela ArSSZ v roce 2012 rozlišila archiv, který ukládá, a archiv, který pečuje. Zatímco u archiválií v analogové podobě jsou totožné, digitální archiválie musí být uloženy vždy v digitálním archivu. To platí i o digitálních archiváliích soukromoprávních původců.693 O předání dokumentů vybraných za archiválie „se sepíše“ úřední záznam, jehož součástí je soupis předávaných dokumentů.694 V případě dokumentů neevidovaných v ERMS vychází soupis ze skartačního návrhu, ale neobsahuje již skartační režim. V případě dokumentů v digitální podobě předpokládá ArSSZ stanovení náležitostí jejich soupisu prováděcím právním předpisem, k čemuž došlo fakticky pouze v případě veřejnoprávních původců a u dokumentů evidovaných v ERMS.695 Jak bylo v předchozí kapitole naznačeno, probíhá přejí-
690
§ 12 odst. 1 a § 15 odst. 2 ArSSZ.
691
Není evidován každý jednotlivý dokument, evidence je vedena pro jednotlivé archivní fondy a archivní sbírky. Ústřední evidenci zpřístupňuje Ministerstvo vnitra na: <http:// aplikace.mvcr.cz/archivni-fondy-cr/default.aspx>.
692
Podle své působnosti Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek, státní oblastní archivy, bezpečnostní archivy, archivy územních samosprávných celků. Podrobněji § 42 a násl. ArSSZ.
693
§ 15 odst. 3 ArSSZ. K péči o archiválie srv. § 2 písm. b) cit. zákona.
694
§ 15 odst. 1 ArSSZ. Soupis vyhotovuje dle § 21 odst. 7 SSV původce.
695
Ibid., podrobnosti stanovuje § 21 odst. 7 SSV.
210
3.10 Výběr archiválií
mání digitálních dokumentů vybraných za archiválie prostřednictvím národního archivního portálu, kde je možnost doplnit některá metadata.696 Již z pojmu „úřední záznam“ lze dovodit, že ho sepisuje příslušný archiv. V SSV je to také explicitně uvedeno.697 Tamtéž jsou stanoveny povinné náležitosti úředního záznamu pro předání dokumentů, spisů a úředních razítek vybraných za archiválie u veřejnoprávního původce: • identifikace předávajícího původce – názvem a adresou sídla a identifikačním číslem, • případná identifikace organizační části předávajícího původce (u složitých původců, typicky např. orgány finanční správy), • určení archivu, který bude mít vybrané dokumenty, spisy nebo úřední razítka v péči včetně adresy jeho sídla (ne vždy je totožný s archivem, který provedl výběr – posuzuje se např. podle existence archivních fondů),698 • kontaktní údaje osoby, která provedla archivní prohlídku (tedy výběr archiválií – jedná se o jméno, příjmení a kontakt na příslušného archiváře), • množství a popis předávaných dokumentů, spisů a úředních razítek vybraných za archiválie se stejnou podrobností a formou jako v případě seznamu ke skartačnímu návrhu699 (většinou se tento seznam přímo i použije s výjimkou dokumentů evidovaných v ERMS, jak je uvedeno dále), • datum předání, • jméno, příjmení, funkce a podpis přejímajícího pracovníka archivu (ten nemusí být totožný s archivářem, který provedl výběr). Důležitost úředního záznamu oproti období před rokem 2005 velmi poklesla. Úřední záznam má charakter jen jakéhosi potvrzení o předání, nelze se proti němu odvolat – na rozdíl od protokolu o výběru archiválií, který je nezbytnou podmínkou pro vznik archiválie. V minulosti byl vyžadován podpis zástupců obou stran (předávají i přejímající), avšak novelou byl podpis předávající strany vypuštěn. S účinností od 1. 1. 2015 úřední záznam podepisuje pouze zástupce archivu, i když z důvodů tradice je možné setrvat u podpisu
696
Metadata digitálních archiválií stanovuje § 12a ArSSV.
697
§ 21 odst. 5 SSV.
698
Tak např. Státním oblastním archivem v Praze vybrané dokumenty u firmy Telefónica O2 byly předány Národnímu archivu, protože jejich původcem je Správa dálkových kabelů Praha, jejíž archivní fond je v Národním archivu uložen (základní informace dostupná na: <http://badatelna.eu/fond/4928/>).
699
§ 21 odst. 7 SSV, neuvádí se skartační režim.
211
3. VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY
i zástupce původce.700 Analogové dokumenty vybrané za archiválie jsou fyzicky příslušnému archivu předány, ovšem obvykle není možné provést kontrolu skutečného stavu proti seznamu (objemy předávaných dokumentů a spisů mohou být mimořádné).701 Zničení dokumentů určených ve skartačním řízení ke zničení, stejně jako replik předaných dokumentů, je zcela na vůli původce. SSV pouze stanovuje, jak se při zničení postupuje – nejedná se tedy o povinnost.702 V případě soukromoprávních původců neuvedených v zákoně (fyzických osob) je vedle protokolu o výběru archiválií a úředního záznamu důležitou součástí celého procesu smlouva (kupní, darovací, o úschově). 3.10.4 Předání dokumentů v digitální podobě a metadat z ERMS U digitálních dokumentů je nejprve nutné ověřit, že jsou čitelné, neobsahují škodlivý kód a mají všechna požadovaná metadata. Poslední bod se přitom netýká jen digitálních dokumentů, ale všech dokumentů evidovaných v ERMS, neboť o všech se předávají evidovaná metadata ve tvaru podle příloh 2 a 3 NS ESSS.703 Digitální archiv potvrdí po uložení úspěšný přenos.704 Děje se tak prostřednictvím datového souboru sestaveného dle přílohy 4 NS ESSS. Jde o obdobný seznam jako v případě skartačního řízení v listinné podobě, pouze místo vyznačení výběru archiválií vrací digitální archiv své identifikátory, pod kterými archiválii uložil. Tyto identifikátory je žádoucí vložit do ERMS, protože umožňují v budoucnu digitální archiválie přímo vyhledat a slouží i k potvr-
700
Důvodem změny § 21 odst. 5 písm. e) SSV byla potřeba elektronického úřadování – možnost zasílání úředního záznamu elektronicky, což bylo při nutnosti podpisů obou stran těžko realizovatelné.
701
Národní archiv z tohoto důvodu uvádí na úředním záznamu předání formálně větu „Úplnost převzatých archiválií dle předávacího seznamu bude ověřena v Národním archivu při zpracování archivního fondu.“.
702
§ 21 odst. 8 SSV.
703
Jedná se o SIP balíček dle § 21 odst. 7 SSV. Národní digitální archiv bude předané SIP kontrolovat oproti seznamu ze skartačního řízení; při chybějících SIP nebude možné přejímku realizovat. Kontroluje se rovněž převedení do výstupních datových formátů. Vzhledem k přechodným obdobím zavedeným novelou ArSSZ v roce 2009 vypracoval Národní archiv metodiku, kdy u SIP do 1. 8. 2012 nejsou vyžadována všechna metadata a komponenty nemusí být ve výstupních formátech. Podrobněji dostupné na: <http:// www.nacr.cz/predarchivni-pece/predarchivni-pece/spisova-sluzba-v-otazkach-a-odpovedich/#obecne>.
704
Ibid.
212
3.10 Výběr archiválií
zení, že dokument byl do digitálního archivu předán.705 Pro tvorbu úředního záznamu (resp. k zaevidování dokumentů vybraných za archiválie v evidenci NAD) je vedle tohoto souboru podstatná informace o počtu a celkové velikosti tzv. datasetů.706 Teprve následně je možné vyhotovit úřední záznam o předání. Fakticky se nemusí jednat o přenos (tj. odstranění z původního umístění, jak je tomu u analogových dokumentů), ale i o export do digitálního archivu,707 který byl umožněn novelou NS ESSS v roce 2010. Základem pro export a přenos dokumentů a metadat je dodržení XML schématu dle přílohy 2 a 3 NS ESSS, které bylo v aktuální verzi NS ESSS upřesněno novou kapitolou 11.2 NS ESSS. Systém musí zajistit i zachování vazeb mezi dokumenty a jejich komponentami, integritu dokumentů a správné vazby metadat. Pevné křížové odkazy na spisy a dokumenty, které leží mimo přenášený nebo exportovaný celek, se pro přenos a export nahradí – přenášejí se celé odkazované spisy a dokumenty i s metadaty (např. díl se všemi metadaty typového spisu i spisy s vloženými pevnými křížovými odkazy). Naopak volné křížové odkazy se při exportu a přenosu odstraní.708 Komponenty se přenášejí a exportují všechny. Při přenosu a exportu musí být možné připojit kvalifikovaný elektronický podpis nebo kvalifikovanou elektronickou pečeť k exportované nebo přenášené entitě z důvodu ověření její integrity. Totéž platí pro zprávu o provedení exportu nebo přenosu, která by měla být elektronicky podepsána. V případě přenosu dojde v ERMS po jeho potvrzení709 ke zničení dokumentů a metadat s výjimkou jejich tzv. hlavičky,710 nutné k identifikaci věcné skupiny, dokumentu, spisu, typového spisu, součásti nebo dílu. Vedle komponent dokumentu musí být zničena i jeho ztvárnění. Nelze však zničit dokument 705
Požadavek č. 6.3.15 NS ESSS uvádí identifikátor digitálního archivu jako součást hlavičky metadat.
706
Jde o evidenční jednotku podle přílohy 1, kapitoly 3.15. ArSSV: Jedná se o sadu dat, která byla původně vytvořena nebo spravována prostřednictvím výpočetní techniky, byla vybrána za archiválii a jejíž replika je uložena v Národním archivu nebo v digitálním archivu nebo bezpečnostním archivu. Digitální dataset (datový balíček) má obvykle podobu polí a tabulek, ve kterých jsou obsažena a strukturována data (například spisy, výsledky průzkumu, sčítání lidu, inventáře, databáze, prezentace, internetové stránky, matematické modely) včetně počtu záznamů a jejich celkové velikosti vyjádřené v bytech. Digitální dataset (datový balíček) je evidenční jednotkou pro nezpracované archiválie. Spisy tvoří digitální datasety (datové balíčky) pro předávání dokumentů a jejich metadat do archivu.
707
Srv. kapitolu 6.3 NS ESSS.
708
Požadavky č. 6.3.2, 6.3.4 a 6.3.7 NS ESSS.
709
Požadavek č. 6.3.9 NS ESSS.
710
Požadavky č. 6.3.10, 6.3.14 a 6.3.15 NS ESSS.
213
3. VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY
nebo spis, na které je odkazováno křížovými odkazy ze spisu nebo dokumentu, které zničení nepodléhají. V takovém případě se spis ponechá a případně samostatný dokument přetřídí.711 3.10.5 Utajované informace a jiné chráněné zájmy Je potřeba zdůraznit, že celý proces výběru archiválií se nijak nedotýká majetkoprávních ani autorskoprávních nároků původce nebo jiných osob. ArSSZ však řeší specifické okruhy dokumentů, které obsahují • utajované informace,712 • obchodní713, bankovní714 nebo obdobné tajemství,715 • osobní údaje,716 • důvěrné statistické údaje.717 U dokumentů obsahujících utajované informace lze k výběru archiválií předložit pouze dokumenty navržené k vyřazení a zničení; u ostatních dokumentů lze výběr archiválií provést až po zrušení stupně utajení.718 Pouze bezpečností archivy zřizované ministerstvy vnitra, obrany a zahraničních věcí, ozbrojenými sbory a tajnými službami719 mohou vybírat za archiválie utajované dokumenty a neodtajněné je také ukládat. Děje se tak pouze v jejich působnosti, nikoli pro jiné původce. V případě provádění výběru archiválií z utajovaných dokumentů jinými veřejnými archivy se postupuje podle neutajovaných seznamů. Archivář příslušného archivu pak na základě seznamu může vytipovat potenciální archiválie, ale protože většinou nemá bezpečnostní prověrku, nemůže hodnotit jejich obsah. Proto je vyloučí ze skartačního řízení s předpokladem, že budou znovu navrženy k výběru po odtajnění. V případě registrů utajovaných infor-
711
Požadavek č. 6.3.13 NS ESSS.
712
OchUtIZ.
713
§ 504 ObčZ.
714
§ 38 zákona č. 21/1992 Sb., o bankách, ve znění pozdějších předpisů.
715
Např. telekomunikační tajemství dle zákona č. 151/2000 Sb., o telekomunikacích, nebo mlčenlivost – tzv. „lékařské tajemství“ dle § 57 a § 64 zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách.
716
OchOsÚZ.
717
§ 16 zákona č. 89/1995 Sb., o státní statistické službě.
718
§ 13 odst. 1 ArSSZ.
719
§ 53 odst. 1 ArSSZ.
214
3.10 Výběr archiválií
mací k výběru mimo bezpečnostní archivy nedochází.720 Ustanovení ArSSZ ohledně neutajovaných dokumentů označených „NATO UNCLASSIFIED“ a „LIMITE“ není jednoznačné. Fakticky staví tyto dokumenty na úroveň utajovaných, když se s takovým dokumentem může seznamovat jen osoba, která jej nezbytně potřebuje k výkonu své funkce, k pracovní nebo jiné obdobné činnosti. Jiné osobě může být takový dokument poskytnut se souhlasem původce a za jím stanovených podmínek.721 V praxi se tyto dokumenty blíží utajovaným dokumentů ze zahraničí (viz kapitola 3.9.6), tedy bez souhlasu všech členských států Organizace Severoatlantické smlouvy nebo Evropské unie (v případě LIMITE) je nelze uvedeného označení zbavit a nelze s nimi nijak (mimo původní účel) nakládat. Další skupinu tvoří tajemství, z nichž zejména obchodní je definováno velice široce: Obchodní tajemství tvoří konkurenčně významné, určitelné, ocenitelné a v příslušných obchodních kruzích běžně nedostupné skutečnosti, které souvisejí se závodem a jejichž vlastník zajišťuje ve svém zájmu odpovídajícím způsobem jejich utajení.722 Obdobně jako v případě utajovaných informací i zde se předpokládalo navrhnout do skartačního řízení pouze dokumenty určené ke zničení (skartační znak S). Ve znění ArSSZ účinném do 1. července 2012 se umožňoval výběr za archiválii jen po předchozím souhlasu osoby, jíž tajemství svědčí. To působilo nemalé komplikace a vzhledem k rozsahu a obsahu bylo získání souhlasu prakticky nereálné.723 Proto bylo v roce 2012 novelou724 stanoveno, že pro výběr postačí souhlas původce725 a v případě výběru za archiválii doplnění doložkou, v níž je uveden druh tajemství.726 Ochrana tajemství výběrem dokumentu za archiválii není dotčena. U obchodního tajemství se v pří-
720
Podrobněji v kapitole 3.9.6, Ukládání utajovaných informací, problematické je zde zejména odtajnění, které není v jurisdikci České republiky.
721
§ 64a ArSSZ. Výskyt těchto dokumentů u původců mimo původce zřizující bezpečnostní archivy je nepatrný.
722
§ 504 ObčZ.
723
Např. Úřad pro ochranu hospodářské soutěže pracuje především s dokumenty obsahujícími obchodní tajemství.
724
Zákon č. 167/2012 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů a další související zákony.
725
Původce ve smyslu § 2 písm. d) ArSSZ.
726
Obchodní tajemství je takto standardně označováno, autoři se s označením setkali i v případě telekomunikačního tajemství.
215
3. VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY
padě budoucího využívání archiválií narazí na problém, zda se dle definice stále o obchodní tajemství jedná. To bude záviset na individuálním posouzení.727 Ochrana osobních údajů je v ArSSZ řešena zejména v oblasti nahlížení do archiválií.728 Pro výběr archiválií není vyžadován souhlas osoby, jíž se osobní údaje týkají, a to ani v případě citlivých údajů, informace o osobních údajích v archiváliích nemusí archiv dotčenému subjektu osobních údajů (fyzické osobě) poskytovat (není to ani reálné).729 Poslední skupinou dokumentů, které do této kapitoly přísluší, jsou dokumenty obsahující důvěrné statistické údaje – neanonymní podklady pro statistická zjišťování. ArSSZ tyto dokumenty (s výjimkou nahlížení do statistických souborů dat demografických šetření)730 neupravuje. Zákon o státní statistické službě umožňuje orgánu vykonávajícímu státní statistickou službu za přísných podmínek tyto údaje poskytnout, ovšem vyžadován je zejména souhlas osoby, jíž se údaj týká.731 V podstatě není tedy možné statistické výkazy doručené orgánu státní statistické služby, který je zpracovává, vybrat za archiválii. V opačném případě jde o porušení slibu mlčenlivosti, který je v přestupkovém řízení sankcionován pokutou do 200 tisíc Kč.732 3.10.6 Obecné postupy uplatňované archivem při výběru archiválií Jak postupuje archivář příslušného archivu při výběru archiválií? Je to velmi individuální. Od mechanického přijetí rozdělení dokumentů navrženého původcem ve skartačním návrhu až po detailní prohlídku těchto dokumentů a provedení skutečného výběru. Jedná se o zodpovědné rozhodnutí, protože je nevratné – pracuje se s originály, které už většinou nelze následně nahradit. Postup se liší podle toho, zda má původce povinnost provádět skartační řízení, nebo vyřazuje dokumenty mimo skartační řízení. Oproti právním předpisům platným do roku 2005733 nemá většina nestátních subjektů povinnosti
727
Ostatně dokumenty označené jako obchodní tajemství z období před 2. světovou válkou se již běžně veřejnosti zpřístupňují.
728
K problematice srv. KUNT, M. Archivy, badatelé a osobní údaje v archiváliích. Archivní časopis, 2014, roč. 64, č. 4, s. 360–366. ISSN 0004-0398.
729
§ 13 odst. 3 ArSSZ, srv. zejména § 5 odst. 1 písm. e), § 9 písm. ch) a § 11 odst. 3 OchOsÚZ.
730
§ 37 odst. 12 ArSSZ.
731
§ 17 odst. 2 zákona č. 89/1995 Sb., o státní statistické službě.
732
§ 16 a § 25 ibid.
733
§ 6 zákona č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění pozdějších předpisů.
216
3.10 Výběr archiválií
provádět skartační řízení a postup vyřazování je velmi zjednodušen. Závazně jsou archiváliemi (resp. musí být vždy vybrány za archiválie):734 a) dokumenty vzniklé do roku 1850, b) dokumenty z oborů průmyslové a zemědělské výroby, úvěrové soustavy a pojišťovnictví, finančního a důlního podnikání včetně patentů na významné vynálezy vzniklé do roku 1900, c) fotografické záznamy vzniklé do roku 1900, d) zvukové záznamy vzniklé do roku 1930, e) filmové záznamy vzniklé do roku 1930. ArSSZ popisuje v příloze 2 okruhy dokumentů, které je původce povinen vždy předložit k výběru archiválií. Jejich seznam dobře ilustruje, co je zpravidla za archiválie vybíráno. Dokumenty podle druhu: • Zápisy ze zasedání orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní samosprávy na všech stupních. • Zakládací listiny, statuty, organizační řády a další dokumenty o organizační struktuře, vedení, správě, řízení, kontrole, činnosti a jejich výsledcích, – orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní samosprávy na všech stupních, – justičních složek všech stupňů i druhů, notářství, státních zastupitelství a jejich předchůdců, – státních příspěvkových organizací a příspěvkových organizací obcí a krajů, hospodářských, rozpočtových a ostatních státních organizací řízených, popřípadě spravovaných státními orgány nebo národními výbory, a předchůdců těchto organizací, – obchodních organizací založených anebo ovládaných ústředními a jim podřízenými orgány státní správy, orgány územní samosprávy a jejich předchůdců, – družstevních organizací, jejich zařízení a předchůdců, – všech součástí a zařízení ozbrojených sil a bezpečnostních složek, – politických stran, politických hnutí, občanských sdružení, odborových organizací a organizací zaměstnavatelů. • Mezinárodní smluvní dokumenty prezidentské, vládní a rezortní úrovně. • Dokumenty geodetické a kartografické, katastry nemovitostí. • Dokumentace významných staveb. • Kroniky.
734
§ 5 odst. 1 ArSSZ.
217
3. VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY
•
Matriky narozených, oddaných, registrovaných partnerů, zemřelých, vojenské, studentů, členů komor a občanských sdružení, sbírky matričních listin, dokumenty o nabývání a pozbývání státního občanství. • Roční rozpočty, závěrečné účty, roční účetní závěrky. • Historické sčítací archy obyvatelstva. • Soudní rozsudky pro politické delikty, pro zločiny proti lidskosti, pro omezování lidských práv a svobod, pro závažné trestné činy proti životu, zdraví a majetku občanů. • Osobní spisy významných osobností politického, hospodářského, vědeckého, technického, kulturního, náboženského, církevního a sportovního života. • Rukopisy významných literárních děl. • Podací deníky, rejstříky k nim, elenchy, kmenové listy, globální archy a další typy základních evidenčních pomůcek spisové služby. • Privatizační projekty. • Rehabilitační spisy. • Třídní výkazy, katalogy, katalogové listy, protokoly o závěrečných zkouškách, protokoly o maturitních zkouškách vydané základními a středními školami a protokoly o státních závěrečných zkouškách na vysokých školách. • Dokumenty vzniklé z činnosti bezpečnostních složek v období komunistického totalitního režimu. • Originální negativy, duplikační kopie a duplikační negativy hraných, dokumentárních a animovaných filmů. Dokumenty, které obsahují zásadní informace o • životních poměrech obyvatelstva v dobových státoprávních a ekonomických a statistických výkazech a přehledech, • měnové politice, • majetkoprávních poměrech a jejich změnách, o konfiskacích a restitucích majetku, • právní úpravě mezinárodních vztahů, • tvorbě právních předpisů včetně jejich nerealizovaných návrhů, • státních hranicích, územním členění státu, hranicích správních obvodů, symbolech státu a územních samosprávných celků, místních názvech a jejich změnách, o slučování a dělení obcí, • vývoji a stavu zdravotnictví, sociální péče a pomoci v hmotné nouzi a úrovně bydlení, • vývoji a stavu vědy a techniky, • vývoji a stavu školství, kultury a umění, tělesné výchovy a sportu, • vývoji a stavu dopravy a spojů, 218
3.10 Výběr archiválií
• • • • • • • •
územním plánování, zásadních změnách a opatřeních v ochraně životního prostředí, geologických a půdních průzkumech, technickém rozvoji včetně patentů na významné vynálezy, kulturních památkách a jejich údržbě, rekonstrukci a ochraně, životě a díle významných osobností, volebních výsledcích a výsledcích referend, členství v mezinárodních organizacích. Výše uvedený seznam má velký význam v případě obchodních organizací založených anebo ovládaných ústředními a jim podřízenými orgány státní správy, orgány územní samosprávy a jejich předchůdců,735 protože stanovuje rozsáhlejší požadavky u citovaných obchodních společností, než je tomu obecně u obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových:736 1. Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce (zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata, dokumenty o přeměnách právnických osob, dokumentace o zrušení a zániku). 2. Dokumenty o řízení původce (protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami, výroční zprávy, zprávy o auditu). 3. Dokumenty o majetku původce (mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových, smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem, dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek). 4. Finanční dokumenty (účetní závěrky) 5. Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce (podnikatelské záměry, vývojové studie, dokumentace výrobků – finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice). Tato obecná kritéria pro úspěšné provedení výběru nestačí. Pokud se archivář příslušného archivu nechce spoléhat na rozdělení připravené původcem, musí především znát dobře náplň činnosti původce (nejen současnou, ale i dřívější – z období, ze kterého dokumenty pocházejí), jeho organizační strukturu, historii, orientačně vazby na jiné subjekty a v hrubých rysech také rezortní legislativu. Z toho lze také získat rámcovou představu, co dokumentovat.
735
§ 3 odst. 1 písm. g) a h) ArSSZ.
736
Příloha 1 ArSSZ; obsahuje také povinně uchovávané dokumenty z činnosti notářů, které zde pro atypičnost původce neuvádíme.
219
3. VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY
Vlastní výběr je záležitost do značné míry subjektivní, přičemž je nejdůležitějším kritériem obsah dokumentu (informace). Objektivní prvek tvoří kromě ustanovení ArSSZ také spisový a skartační plán, který původce používá a byl obvykle konzultován s archivem. Vybírat lze celé věcné skupiny dokumentů (celé „vedení“ je ponecháno, celé „účetnictví“ určeno ke zničení). Někdy budou prohlédnuty i dokumenty v rámci skupiny (ze zmíněného účetnictví je ponechána účetní závěrka, audit a výroční zpráva). V určitých případech (korespondence, cestovní zprávy) obvykle nezbývá než probrat dokumenty všechny a hodnotit je individuálně. Zvláštní skupinou jsou tzv. hromadně se vyskytující dokumenty (došlé, bez vlastního zpracování, pouze na vědomí). Často je lze určit ke zničení, ale existují minimálně tři výjimky: • dokumenty došlé od jiných útvarů téhož původce a tvořící řadu (např. příkazy ředitele, porady vedení) – spisovna nebo i archiv je přejímají nejméně od dvou útvarů, aby byla zaručena možnost kompletace při ztrátách, • dokumenty došlé od externích subjektů, které by u nich byly archiválií a vztahují se výrazně k činnosti původce (např. koncepce, výzkumné zprávy, informace z mezinárodních organizací), • dokumenty tvořící úplné řady (sbírky), vztahující se k činnosti subjektu (odborné věstníky,737 předpisy, normy, mapové podklady). V České republice bohužel málo používanými metodami jsou vzorkování a výběr ukázek. Někdy je třeba dokumentovat rozsáhlou agendu, která jako celek rozhodně nemá být trvale uložena, nebo jde jen o zajímavé jednotlivosti. • Ukázky: vybírají se „kus od kusu“ (bez předem promyšleného systému) z dokumentů určených jinak ke zničení. Dokumentují obvykle běžný život, způsob úřadování nebo jsou zajímavé i z muzejního hlediska: jídelní lístek, osobní spisy, prospekty, stížnosti aj. • Vzorky: vybírají se podle zvolené metody z velkých a tematicky jednotných celků (obchodní případy, pojišťovací smlouvy). Metody mohou být různé (jednou za několik let, teritorium, koncové dvojčíslí pojistky, přelomové roky apod.). Někdy bývá v literatuře zdůrazňováno množství vybraných archiválií v procentech. Uvádí se, že ze všech dokumentů (100 %) se archiváliemi stane zlomek 3–5 %. Tato teorie, která pochází z NDR z poloviny 70. let 20. století, zapomíná, že ideálních 100 % se nikdy do skartačního řízení nedostane (ztráty vzniklé nedbalostí, neevidované dokumenty apod.). Vybrané množství se také řídí 737
220
Např. interní rezortní věstník ze 70.–80. let 20. století dnes existuje v úplnosti pouze v jediné knihovně v ČR, která navíc není knihovnou veřejnou.
3.10 Výběr archiválií
charakterem původce (jiné bude u ministerstva, jiné u školy nebo u zdravotní pojišťovny) a samo číslo je pro výběr zbytečné. Proto přihlížení k této teorii při výběru archiválií nelze zásadně doporučit.738
3.11 Kontrola a dohled ve spisové službě Fakt, že kontrola je součástí výkonu spisové služby, stanovuje už ArSSZ.739 Vnitřní kontrolu provádí sám původce na základě vlastních předpisů740 nebo na základě povinností týkajících se interního auditu.741 Primárně je však vnitřní kontrola zakotvena v zákoníku práce jako nedílná součást oprávnění vedoucích pracovníků.742 Jestliže není kontrola výkonu spisové služby speciálním ustanovením organizačního řádu, spisového řádu nebo jiného interního předpisu delegována, je jí nadána vždy osoba, v jejíž řídicí pravomoci se příslušná část výkonu spisové služby nalézá. Za kontrolu celku je pak zodpovědný statutární zástupce původce. Z důvodů potřeby soustavné kontroly výkonu spisové služby a z jejího odborného charakteru se tato pravomoc svěřuje – nejčastěji spisovým řádem – do působnosti útvaru zastřešujícího spisovou službu u původce nebo útvaru interního auditu.743 ArSSZ hovoří v některých případech o „dohledu“, který lze charakterizovat jako tzv. služební dohled. Ten se uskutečňuje v rámci organizace státní 738
Podrobný statistický přehled pro ústřední orgány a organizace státu podává KALINA, T. Předarchivní péče Národního archivu u veřejnoprávních původců v posledních dvaceti letech. In: Paginae historiae. Sborník Národního archivu. Praha: Národní archiv, 2012, roč. 20, č. 2, ISSN 1211-9768, s. 9–102.
739
§ 2 písm. l) ArSSZ.
740
V souvislosti s ochranou osobních údajů je zde vhodné připomenout roli pověřence pro ochranu osobních údajů ustanovenou čl. 37, 38 a 39 GDPR. Blíže viz např. LECHNER, T. Základní rozbor nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 (GDPR). In: PÁNKOVÁ, Kateřina (ed.) ISSS 2017 – Internet ve státní správě a samosprávě [CD-ROM, online]. Hradec Králové, 3. 4. 2017–4. 4. 2017. Praha: Triada, 2017, s. 45–53. ISBN 97880-904566-9-3.
741
K problematice tzv. interního auditu ve veřejné správě srv. zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole).
742
§ 11 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce.
743
Organizační začlenění útvaru řídicího a kontrolujícího spisovou službu je různorodé. Může být součástí sekretariátů (kanceláří) statutárního zástupce, útvarů informatiky, ale nejčastěji je součástí tzv. vnitřní správy soustřeďující obslužné činnosti: účetnictví, správu budov apod. V nejmenovaném případě organizační složky státu je za spisovou službu v organizaci odpovědný garážmistr.
221