OBSAH
úvodní slovo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 • komunikace a my. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 základní pojmy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 • tipy Červené propisky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 předmět e-mailu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 pozdrav a oslovení. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 • tituly a funkce. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 tělo e-mailu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • představení. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • zápis dat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • zápis hodin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • děkuji a prosím. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • vás vs. Vás. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • vhodná a nevhodná spojení. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
47 60 65 70 74 78 81
rozloučení. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 podpis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 příloha. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 ochrana osobních údajů. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 typografie a vizuální stránka e-mailu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 ukázkové e-maily. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 nejčastější chyby. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 rozdíly českého a anglického úzu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 klávesové zkratky. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 nejčastější dotazy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 závěr a poděkovámí. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 • vysvětlivky. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 • o autorkách. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 klíč . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 poznámky. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 5
ÚVODNÍ SLOVO Většina z nás píše denně několik formálních e-mailů. V současné době jsou součástí našeho života více než kdy dřív. Cílem této publikace je ukázat vám, jak se vyhnout nejčastějším chybám a jak psát e-maily na profesionální úrovni. Často nás v e-mailech mohou mást anglická pravidla formální korespondence, která jsou od těch českých odlišná, proto jsme vytvořily tuto šikovnou příručku, do níž můžete vždy nahlédnout a připomenout si vše, co k psaní e-mailů potřebujete. Knihu jsme záměrně pojmenovaly jako „E-maily a jejich (ne)pravidla“, protože je mnoho situací, kdy není třeba se striktně držet strojené formálnosti. Částečně zabrousíme i do vod neformální korespondence a ukážeme vám mnoho příkladů, díky kterým pochopíte, kdy je vhodné jemně přejít do neformálnosti. Na následujících stránkách najdete rovněž naše osobní doporučení. Tato příručka tedy není jen výpis formálních náležitostí, snažíme se na e-maily pohlížet i trochu jinak. Know-how, jež jsme za ta léta a ty desítky workshopů na téma e-mailová korespondence vybudovaly, vám teď předáme v celé své kráse. V závěru si zodpovíme nejčastější dotazy ohledně e-mailové korespondence. Jak je u nás zvykem, v knize nesmí chybět ani průběžné kvízy na otestování nově nabytých znalostí. Pojďme společně zlepšit úroveň e-mailové korespondence a psaných projevů. Pokud se rozhodnete sdílet tuto publikaci na sociální síti Instagram, použijte hashtag #mailovanepravidla, abychom vaše recenze dohledaly. Srdečně Karla a Sabina
P.S. V knize figurujeme jako vaše dvě průvodkyně, proto používáme ve shodě přísudku s podmětem -y.
7
KOMUNIKACE A MY Jsme dvě korektorky a kamarádky z vysoké, kromě korektorské praxe jsme pořádaly již desítky workshopů na téma e-mailová korespondence. Ukázalo se, že si mnozí účastníci nejsou při psaní e-mailů jistí v kramflecích. Během každého workshopu jsme poskytly účastníkům dostatečný prostor na otázky, proto máme i přehled o tom, co vás nejvíce zajímá a v čem nejvíce tápete. K napsání této publikace jste nám dopomohli i vy, protože nám skvěle posloužily i vzorové e-maily, které vám ve schránce přistály a nám jste je následně přeposlali. Ruku na srdce, komu někdy nepřišel nějaký nevhodný, urážlivý či zmatený e-mail? Asi jsme se s tím setkali všichni. Máme pocit, že i v e-mailové korespondenci je stále co zlepšovat. Naším „skromným“ cílem je zlepšit elektronickou komunikaci v českém prostředí. Psaná forma komunikace je možná i malinko náročnější v tom, že nevidíme, kdo sedí za monitorem na druhé straně. Automaticky odpadává vyjádření emocí, možnost okamžité reakce či rozvinutí nepochopené myšlenky. Někdy na to však zapomínáme a může dojít k nedorozumění nebo zbytečně vyhroceným situacím. Tato publikace je tedy určena pro ty, kteří mají touhu se v psaní e-mailů zlepšit. Komunikace je zkrátka nedílnou součástí našich životů. Vždyť podstatou každé komunikace, respektive i každé její formy, je spojení a předání informací. Pojďme tedy předávat svá sdělení tím nejlepším možným způsobem. P.S. Nostalgicky vzpomínáme na dobu, kdy jsme k Vánocům dostaly první počítač, a na pocit, když nám přišel první e-mail. Bylo to něco úžasného, měly jsme z toho takovou tu dětskou radost s jiskřičkami v očích. V dnešní době není nic neobvyklého, že vám přijde e-mail, ba naopak jich někdy chodí až moc.
9
ZÁKLADNÍ POJMY
E-mail Začneme rovnou „z gruntu“. Už samotné slovíčko e-mail je celkem problematické. „E-mail“ čteme jako [ímejl]. Pokud chceme tímto pojmem vyjádřit elektronickou poštu, píšeme ho v českém prostředí vždy se spojovníkem. To samé platí i u přídavného jména e-mailový [ímejloví]. Další možnou variantou je tvar „mail“. Dejte si pozor na tvar email [emajl] bez spojovníku, ten rovněž existuje, ale odkazuje na druh nátěru. Stejně tak emailový [emajloví]. „E-mail“ a „email“ nejsou v češtině slova libovolně zaměnitelná, liší se významově a rozdíl je jak v pravopisu, tak i ve výslovnosti, viz hranaté závorky.
Formální korespondence Jak už název napovídá, ve formální korespondenci je třeba se držet formálnosti a daných pravidel. Adresátem je osoba, ke které chováme takzvaný formální respekt, může to být například učitel, úředník, starosta nebo nadřízený. Do formální korespondence patří žádost, stížnost, petice, nabídka, poptávka, upomínka atp.
Neformální korespondence Jinými slovy ji nazýváme osobní korespondence. Adresátem je zpravidla náš kamarád, známý, spolupracovník nebo člen rodiny. Do této kategorie řadíme SMS, chat, neformální e-mail/dopis, vzkaz apod. Pravidla neformální korespondence nejsou tak striktní jako u té formální. Možná by se i dalo říct, že nejsou žádná. V dalších kapitolách si ukážeme, jak a kdy psát formální e-mail s drobnými neformálními prvky.
12
Profesionální e-mailová adresa Ačkoliv se tento bod může jevit jako naprosto jasný a logický, není tomu tak. Několikrát, vlastně celkem častokrát, jsme se setkaly s tím, že nám přišel e-mail z adresy typu maruska.1991@email.cz nebo lonelygirl@email.cz. Vaše formální e-mailová adresa by se měla skládat ze jména a příjmení, popřípadě názvu společnosti, například s.strakova@email.cz. Nevhodné jsou přezdívky či domácké podoby jmen jako karlicka92@email.cz. My takovým adresám říkáme „dětské e-mailové adresy“. Asi každý z nás měl (možná ještě má) nějakou vtipnou, která zahrnuje jméno filmové postavy, rok narození, přezdívky, zdrobněliny apod. Do názvu e-mailové adresy tedy zahrňte jméno a příjmení ve tvaru, který máte v občanském průkazu. Pokud vás rodiče pojmenovali jako Vendulka, tedy vaše rodné jméno je rovnou ve zdrobnělém tvaru, můžete ho samozřejmě použít. V případě, že jste Vendula, není vhodné si jméno modifikovat. Rovněž nezapomínejte, že budete svou e-mailovou adresu i diktovat, například na úřadě, proto by neměla být příliš dlouhá. Sama si teď sypu popel na hlavu. Po svatbě jsem si vytvořila e-mailovou adresu skládající se ze jména a mých dvou příjmení. Nakonec jsem to vyřešila založením nové adresy a zkrácením tvaru příjmení.
13
A co když je kombinace mého jména a příjmení zabraná? Můžete to vyřešit několika způsoby. Dejme tomu, že se jmenujete Jana Nováková.
1. způsob Přidejte speciální znak. Opět mějte na paměti, že to můžete diktovat, například symbol dolaru $ by nemusel každý hned na klávesnici najít. Nejčastěji se používá tečka nebo podtržítko. Možné varianty by mohly být: • jana.novakova@, • novakova_jana@, • a jiné.
2. způsob Pokud jste se stále netrefili do volné e-mailové adresy, zkraťte tvar příjmení, například: • • • •
jananov@, nov.jana@, n_jana@, a podobné.
3. způsob Stále se vám nedaří? V této situaci už zbývají jen číslice. Vyhýbejte se však roku narození, nepůsobí to profesionálně. Tento způsob však považujeme za nejméně vhodný. Podoba e-mailové adresy by tedy mohla vypadat: • • • •
jananovakova7@, jana.novakova99@, novakova.jana10@, či jiné.
14