usnadnete si praci_003 7/29/15 3:31 PM Stránka 1
C A R S O N TAT E O VÁ
Usnadněte si práci JAK PRACOVAT JEDNODUŠE A VÝKONNĚ
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Stránka 4
Carson Tate WORK SIMPLY Copyright © 2015 by Carson Tate All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This edition published by arrangement with Portfolio, a member of Penguin Group (USA) LLC, a Penguin Random House Company Translation © 2015 by Hana Antonínová ISBN 978-80-249-2732-9
Z anglického originálu Work Simply, vydaného nakladatelstvím Penguin Group (USA) LLC v New Yorku v roce 2015, přeložila Hana Antonínová Obálku zhotovila Gabriela Janovská Jazyková revize Zuzana Fojtíková Odpovědná redaktorka Leona Macháčková Technický redaktor Jiří Staněk Počet stran 280 Vydala Euromedia Group, k. s. – Ikar Nádražní 30, 150 00 Praha 5 v roce 2015 jako svou 7911. publikaci Sazba Spojené Grafické Továrny, Dobříš Tisk TBB, a. s., Banská Bystrica Vydání první Naše knihy na trh dodává Euromedia – knižní distribuce, Nádražní 30, 150 00 Praha 5 Zelená linka: 800 103 203 Tel.: 296 536 111 Fax: 296 536 246 objednavky-vo@euromedia.cz Knihy lze zakoupit v internetovém knihkupectví www.bux.cz.
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Stránka 7
Obsah
Úvod: Jak používat tuto knihu Prolog: Druhý svátek vánoční
15 17
1. Pracujte chytřeji, nikoli usilovněji Mýtus o řízení času
23 24
2. Připravte se na to, že budete pracovat chytřeji Překážky na cestě k úspěchu Připraveni k akci
31 32 38
3. Jaký je váš typ výkonnosti? Hodnocení typu výkonnosti Prozkoumejte svůj typ výkonnosti Jaký je váš styl? Můj příběh
39 42 46 55 56
4. Jak dosáhnout soustředění? Pozornost: omezený a cenný zdroj Ovládněte svou záměrnou pozornost Vyhýbejte se rozptylování a ovládněte svou bezděčnou pozornost Nenechejte se rozptylovat technikou Nedopusťte, abyste v pracovní době řešili jen samé naléhavé situace Omezujte důsledky vyrušení
59 60 63 68 68 72 75
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Stránka 8
5. Určete, co je pro vás nejdůležitější Připravit: Stanovte si cíle Podle cílů určete priority 6. Svůj čas vynakládejte rozumně Přestaňte plýtvat svým nejcennějším zdrojem Přezkoumejte svůj investiční výkaz Zamyslete se nad tím, čemu věnujete svůj čas Vyberte si investiční taktiku, která vám vyhovuje Starejte se o své investice: plánujte a určujte priority každý měsíc, týden a den 7. Osvoboďte mozek pomocí funkčního seznamu úkolů Sestavte si funkční seznam úkolů a povinností Vzorový seznam pro úklid mozku Vytvořte si seznam úkolů podle svého typu výkonnosti 8. Zvládněte více práce: úkoly a projekty dokončete bez námahy Nastavte si tempo, které vám umožní dosáhnout dlouhodobého úspěchu Najděte své osobní tempo 9. Zkroťte příchozí poštu Ovládněte doručenou poštu (a s ní i svůj pracovní den) Rozhodněte se! Používejte svižné e-mailové kolečko Pište efektivnější e-mailové zprávy Správně použité pole pro „předmět“ zkrátí čekání na odpověď Elektronická pošta musí pracovat pro vás 10. Vytvořte si prostor pro psychickou i tělesnou svobodu Prostor by měl odrážet vaši osobnost i práci Upravte si pracovní prostor podle typu výkonnosti
79 79 84 86 89 91 93 101 105
112 113 115 123
129 136 138 141 142 144 145 148 153 155
161 162 165
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Stránka 9
Najděte pomůcky a nástroje, které vám skutečně pomáhají Vycházejte z vlastností pracovního prostoru Vraťme stěny tam, kde byly 11. Přestaňte posunovat papíry sem tam Potřebujete systém vyhledávání, nikoli ukládání papírů Čtyři kroky pro udržení pořádku v písemnostech: přečíst, rozhodnout, jednat, uložit Vybudujte si vlastní systém vyhledávání 12. Využívejte schopností svých spolupracovníků: svěřujte jim úkoly Psychologické překážky: touha zvládnout všechno Organizační překážky: nedostatek zdrojů Technické překážky: pět zásad efektivního přidělování úkolů
168 171 174 178 180 183 188
191 191 194 195
13 Spolupracujte s ostatními Konflikt mezi různými typy výkonnosti Jak využít silné stránky omezit slabiny jednotlivých typů výkonnosti Dobře spolupracujte se svým vedoucím, kolegou i asistentem Jak se podílet na práci vysoce výkonného týmu Koučujte členy svého týmu
210 211
14. Postavte se do čela revoluce v pracovních poradách Je tato porada opravdu nutná? Existují různé typy porad Úspěch porady závisí na vašem plánování Dobře připravený program má velkou moc Pozvěte pouze ty správné lidi (a nikoho jiného) Určete ideální délku porady Zaujměte všechny účastníky porady Kdo má odpovědnost? Postarejte se o návratnost investice
230 232 235 238 240 244 246 248
212 217 221 225
250
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Stránka 10
15. Sečteno a podtrženo Udělejte si jasno Smiřte se se svým typem výkonnosti Poznejte, kam chcete opravdu dojít Určete si cíle a vyhraďte si na ně potřebný čas Prozíravě investujte čas tak, abyste dosáhli splnění svých cílů Soustřeďte se na skutečnou práci, která souvisí s vašimi cíli Přestaňte reagovat automaticky – reagujte promyšleně Požádejte o pomoc Nezanedbávejte pravidelnou péči
253 254 255 255 256
Závěr: Neomezený úspěch Další nástroje pro jednoduchou práci Poděkování Poznámky Rejstřík
260 264 265 266 272
256 256 257 258 258
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Strรกnka 11
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Stránka 12
strana 178 Příliš mnoho papír
Využijte svůj typ výkonnosti Vybudujte vlastní systém vyhledávání
strana 161
Přizpůsobte si prostor Zakládání, archivace
Prostor je důležitý
Výzdoba
Máte kolem sebe nepořádek?
Ukliďte si
Nástroje Zdroje
strana 230
Potřebujete se sejít? Dobře plánujte Zapojte všechny účastníky
Unavují vás porady?
Udělejte revoluci
Pracujte jedn
strana 210
Konflikt mezi různými typy výkonnosti Využijte přednosti a omezte slabiny Koučujte své kolegy Pracujte ve výkonném týmu
Máte problém s vedoucím nebo kolegou? strana 141
Svižné e-mailové kolečko
Přetéká schránka s doručenou poštou?
Komunikujte účelně Využijte techniku strana 129
Nastavte tempo pro dlouhodobý úspěch Organizujte projekty Proveďte Aplikace, technika a nástroje
Zvládněte více práce
Využijte svůj typ výkonnosti strana 112
Funkční seznam úkolů Zorganizujte úkoly Proveďte Aplikace, technika a nástroje
Využijte svůj typ výkonnosti
Chcete m seznam p který vám pomáhá?
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Stránka 13
strana 23 oho papírů?
Univerzální nástroje nefungují
Unavuje vás usilovná práce?
Mýtus o řízení času strana 191
Naučte se svěřovat úkoly Potřebujete pomoc?
Poznejte typy výkonnosti členů svého týmu Poznejte překážky, které vám brání strana 39
Jaký je váš typ výkonnosti?
Udělejte si hodnocení
ujte jednoduše Technika Naléhavé situace Vyrušení
strana 59 Obtížně se soustředíte?
Omezujte vyrušení Pozornost je omezený a cenný zdroj
nka štou?
strana 86 Potřebujete, aby váš den měl více hodin?
Strategie pro investování času podle typů výkonnosti Jaký je váš vztah k času?
Strávit? Investovat? Reagovat automaticky? Reagovat promyšleně?
strana 79 Chcete mít seznam povinností, který vám skutečně pomáhá?
Máte potíže při určení priorit?
Použijte metodu „připravit, namířit, vystřelit“ Určete cíle podle svého typu výkonnosti
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Stránka 15
Úvod
Jak POUžívat tUtO knihU
DOUfám, že Se tatO kniha stane mostem na cestě k opětovnému získání kontroly nad vaším životem. Nabídne vám nástroje, díky nimž budete výkonnější, kreativnější a také šťastnější. Než se pustíte do četby, chci vám pomoci zvolit takové pořadí kapitol, které pro vás bude nejužitečnější. Na začátku knihy najdete plán každé kapitoly, s jehož pomocí získáte přehled o jejím obsahu. Díky tomu se můžete rychle rozhodnout, jaké pořadí četby vám bude nejlépe vyhovovat. Myšlenky v některých kapitolách možná upoutají vaši pozornost přednostně, protože se týkají problému, s nímž právě zápasíte v každodenním životě i v práci. Klidně kapitoly přeskakujte podle svých potřeb a zájmů. Doporučuji však, abyste přinejmenším začali první kapitolou, „Pracujte chytřeji, nikoli usilovněji“, potom si přečetli druhou kapitolu „Připravte se na to, že budete pracovat chytřeji“ a třetí „Jaký je váš typ výkonnosti?“. Toto pořadí vám umožní lépe posoudit, jaké jsou základní příčiny vašeho stresu, a určit váš typ výkonnosti. O něj se totiž budeme opírat v celé knize, která vás povede na cestě k vyšší výkonnosti.
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Stránka 17
Prolog
DrUhý svátek vánOční
BylO 26. PrOSince 2011 – druhý svátek vánoční. Právě uplynulo deset dní od prvních narozenin mé krásné dcery. Byla jsem unavená. Velmi unavená. U matky batolete je to určitě normální, zvláště uprostřed nejrušnějšího období roku, a ještě k tomu po oslavě významných narozenin. Přesto jsem se nemohla ubránit pocitu údivu na tím, jak jsem skončila: sedím na podlaze, bolí mě celé tělo a přemýšlím, jestli se vůbec dokážu postavit. Andrew a já jsme dlouho po svatbě čekali, než jsme se rozhodli mít dítě – bylo to celých jedenáct let. Když jsem nakonec otěhotněla, přišlo to jen jako další výzva pro nás oba, protože náš život byl už tak velmi bohatý a rušný. Oba jsme měli úspěšnou kariéru, skvělé přátele a výrazně jsme se angažovali ve společenském životě naší komunity. Úspěšně jsem podnikala, ale plánovala jsem prodej své firmy a zároveň jsem zahajovala novou poradenskou praxi. Připravovala jsem se na magisterské zkoušky v oboru rozvoj podnikání. To všechno současně. Jistě, měla jsem někdy pocit, že jsem v jednom kole – pracovat v letadle, kličkovat mezi domácí přípravou a konferencemi s klienty, přát manželovi dobrou noc přes polovinu Spojených států po telefonu. Andrew i já jsme však přesně tento způsob života milovali a neměli jsme v úmyslu na něm něco měnit, bez ohledu na dítě. Když byla informace o mém těhotenství potvrzená, okamžitě jsem se rozhodla, že v mém životě se nic nezmění. V násle-
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Stránka 18
18 / Carson Tateová
dujících měsících jsem se podle toho skutečně řídila a ani v těhotenství jsem nezvolnila tempo. Neomezovala jsem aktivity v práci, ve škole, v rodině, ve společnosti ani v komunitě. Dodržovala jsem dokonce svůj obvyklý harmonogram cvičení, včetně běhání, až do třicátého týdne těhotenství. Dcerka se narodila 16. prosince a všichni tři jsme si báječně užili svátků jako rodina v našem domě v Charlotte v Severní Karolíně. Na konci ledna jsem se opět začala připravovat na magisterské zkoušky a zase jsem se vydala letadlem za svou klientkou do Phoenixu, abych s ní několik dní pracovala. Po porodu jsem měla necelých šest týdnů volno. Říkala jsem si: Když se nebudu sama snažit vybudovat úspěšnou firmu, kdo to za mě udělá? Stejným tempem jsem žila po celý první rok života naší dcerky. Dokončila jsem magisterskou práci, pokračovala jsem v práci s klienty po celé zemi a usilovně jsem se soustředila na vybudování poradenské firmy. A samozřejmě jsem se přizpůsobila mateřství a užívala si dceřinu společnost tak často, jak to jen můj bláznivý pracovní program umožňoval. Mám štěstí na skvělého manžela, který mi pomáhal a zastupoval mě, pokud to bylo v jeho silách – ale jistě, bylo to únavné. Těch nocí, kdy jsem spala čtyři nebo pět hodin místo sedmi nebo osmi, bylo příliš mnoho; i těch společných večeří s přáteli, kdy jsem se při rozhovoru usmívala, ale kvůli únavě z časového posunu jsem nevnímala ani slovo z toho, o čem se mluvilo. Když opět nastal prosinec, mlela jsem z posledního. Jsem si jistá, že rodina a přátelé, ale zejména Andrew, se v duchu ptali, kdy mám v plánu zpomalit. Já jsem však měla jasno: Teď nemůžu přestat! Nachystám oslavu prvních narozenin, blíží se svátky, musím obhájit diplomovou práci a připravit pohoštění pro klienty a zaměstnance.“ Tu a tam jsem ale musela připustit, že občas něco nezvládám. Vybavuji si, jak na mě Andrew jednoho prosincového dne starostlivě hleděl, když jsem rychle chystala tabuli na slavnostní večeři. Nakonec mi jemně řekl: „Víš, pár věcí jsi před Vánoci nestihla. Jsi v pořádku?“ Nesmírně mě to překvapilo. Vzpomínám si, co se mi tehdy
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Stránka 19
Prolog / 19
honilo hlavou. Prý jsem pár věcí nestihla. Je to vůbec možné? Já přece vždycky všechno zvládnu! To nejsem já! Po odeznění první odmítavé reakce jsem si přiznala, že Andrew má samozřejmě pravdu. Zapomněla jsem poslat dárek jeho babičce v Kentucky. Neobjednala jsem včas v naší oblíbené restauraci jídlo na Andrewův firemní předvánoční večírek a vzpomněla jsem si na to až dva dny před samotnou akcí, a to všechno v nerušnějším období roku. Zmeškala jsem dokonce konferenční hovor s významným klientem. Všechny tyto myšlenky mi vířily hlavou, když jsem se na Andrewa povzbudivě usmála, dokončila jsem přípravu tabule a uháněla jsem řešit další položky na seznamu úkolů pro tento den. Někde uvnitř mě však hryzala myšlenka: Co všechno mi vlastně uteklo? A pokud si toho všiml Andrew, tak kdo ještě? Opravdu se mi věci vymykají z rukou? Ale nebyl čas soustředit se na podobné otázky. Jela jsem dál na plné obrátky, nebo možná ještě rychleji. Doklepala jsem to do Vánoc, a potom, bylo to 26. prosince, jsem narazila hlavou do zdi svého tak zvaného života. Z ničeho nic jsem seděla na podlaze obývacího pokoje, zírala jsem na blikající světýlka stromečku a nevnímala jsem zvuky linoucí se z jiných místností v domě. Tak příšernou únavu jsem dosud nezažila. Bylo to horší než pouhé fyzické vyčerpání nebo nedostatek spánku. Tohle byla únava duše. Dosáhla jsem všeho, co jsem si předsevzala: udržela jsem si rušný a bohatý život a zároveň jsem byla čerstvou mámou. Dokázala jsem, že to zvládnu, což mi přinášelo uspokojení. Působila jsem dojmem úspěšné ženy – chytré, motivované, profesionální, skvělé mámy, milující manželky, vůdčí osobnosti v komunitě, a to všechno zdánlivě s nenuceným šarmem, klidným a dokonalým stylem. Tato superžena představovala vzor dokonalosti, o který jsem celá léta usilovala. A v uplynulém roce jsem toho v jistém smyslu dosáhla. Ale teď, 26. prosince, jsem se probrala a uvědomila jsem si, že vlastně vůbec nežiji. Nejde jen o to, že jsem byla unavená – unavená z toho, jak jsem se snažila dělat všechno pro naplnění jakési falešné před-
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:27 Stránka 20
20 / Carson Tateová
stavy úspěchu. Vzpomněla jsem si na dcerčiny první narozeniny, které jsme oslavili před deseti dny. Jak jsem tam seděla na zemi, vybavila jsem si, jak dcerka sfoukávala svíčku na svém prvním narozeninovém dortu velikosti menšího hradu, což je jedním z neklamných příznaků pocitu viny pracujících matek. Není to úžasné? pomyslela jsem si. Mám roční dceru! A najednou jsem si uvědomila, že si nedokážu vzpomenout na jediný významný okamžik z prvního roku jejího života. Dcerka byla nejdůležitější součástí mého světa, ale já jsem vedla život, který mi v podstatě bránil být s ní v kontaktu. Hlavou mi bleskla ještě jedna vzpomínka na nedávný rozhovor s jednou z mých nejbližších přítelkyň, jejímuž synovi bylo právě deset let. „Už se mnou bude doma jen osm let,“ řekla s povzdechem. „Jenom osm let.“ A já jsem právě promeškala celý první rok své drahé dcery. Dříve než se naděju, bude dcera slavit desáté narozeniny, a já si řeknu, kam se ten čas poděl? To byl okamžik, kdy se všechno v mém životě změnilo. Okamžik, kdy jsem pochopila, že nastal čas, abych svůj život přehodnotila. Čas podívat se pravdě do očí a uvědomit si, kdo jsem a kým chci být. Minulý rok jsem strávila zběsilým cestováním po celé zemi ve snaze vybudovat svou firmu. A jak se ta firma jmenovala? Když jsem se nad tím zamyslela, nevěděla jsem, jestli se mám smát, nebo plakat. Moje firma se jmenuje Pracujte jednoduše. Učím lidi, jak pracovat jednodušeji a cílevědoměji, jak využívat chytrého plánování a dosahovat mnohem náročnějších cílů s menším úsilím. Zdá se vám to ironické? Ano, a zároveň bolestné. Ale také příhodné. Jedna moudrá žena mi kdysi řekla: „Učíme to, co se sami nejvíce potřebujeme naučit.“ Najednou jsem pochopila celou pravdu tohoto rčení a uvědomila jsem si, jak moc se toho musím naučit společně se svými klienty. Jsem nesmírně vděčná za to, že když jsem se toho dne podívala na svoji krásnou dceru a úžasného manžela, uvědomila jsem si, že moje výkonnost už není pro mě to ideální řešení. Úsilí dosáhnout idealizované verze úspěchu nevedlo k ničemu. Cena byla totiž tak vysoká, že už jsem nebyla ochotná ji platit.
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:28 Stránka 21
Prolog / 21
A uvědomila jsem si také, že „pracovat jednoduše“ – jak to slibuji klientům – nesouvisí jen se snahou pracovat efektivněji, produktivněji a lépe práci organizovat. Znamená to také, že je třeba zbavit se hektické zaneprázdněnosti a znovu se zaměřit na cíl a smysl života. V následujících týdnech jsem uskutečnila řadu důležitých změn v životě a způsobu práce. Na dalších stránkách této knihy vysvětlím, jak tyto změny zásadně obohatily mě i mé vztahy s kolegy, klienty, s rodinou a přáteli. Moje práce je teď důležitější než kdykoli předtím, protože mám poslání. Mým posláním je změnit způsob, jakým pracujeme, a pomáhat jednotlivcům, pracovním skupinám a organizacím pracovat chytřeji, nikoli usilovněji. Je to poslání, které předávám svým klientům. Pokud jste se někdy ocitli ve stejně zoufalé situaci jako já onoho dne, pak doufám, že se ke mně přidáte. Chcete-li začít, stačí jen obrátit stránku...
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:28 Strรกnka 22
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:28 Stránka 23
1 PraCUJte ChytřeJi, nikOli UsilOvněJi
DneS JSem StráVila DeVět hODin schůzováním. V mé e-mailové schránce je pětadvacet tisíc zpráv. Na toaletu jsem se dostala až ve tři odpoledne. Když jsem dorazila domů, dcera odhodila můj iPhone přes celou místnost a řekla mi, že už má po krk toho, jak v jednom kuse telefonuji. Trvá mi celé hodiny, než usnu, protože nedokážu vypnout mozek. Nepamatuji si, kdy jsem naposledy dělala něco zábavného. Cítím se přetížená, stresovaná a k smrti unavená. Nemám kontrolu nad svým životem. Zní vám to povědomě? Život v jednadvacátém století je tak hektický! Máme přístup k nebývalému množství informací. Jsme vzájemně propojeni dvacet čtyři hodin denně, sedm dní v týdnu. Technika setřela hranice mezi pracovním a osobním životem. Můžeme toho zvládnou víc, a tak se o to snažíme. Tuto skutečnost potvrzují statistiky. Asi třetina Američanů pracujících na plný úvazek tvrdí, že pracuje více než padesát hodin týdně. Podle americké Národní nadace spánku tráví matky dětí ve školním věku, které pracují na celý úvazek, ve všední dny méně než šest hodin v posteli. V příručce Johna de Graafa Take Back Your Time (Vezměte si zpět svůj čas) se píše, že lidé žijící ve dvoukariérových rodinách vyšetří v průměru jen dvanáct minut denně, aby si spolu mohli promluvit.1 Tato epidemie zaneprázdněnosti přichází s všudypřítomnou vírou v řízení času (time management). Říkáme si, že kdybychom uměli lépe využívat všech prostojů (Číst e-maily ve vý-
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:28 Stránka 24
24 / Carson Tateová
tahu? Při čekání na zelenou na semaforu? Ve frontě na kávu?) nebo chytřeji zvládat více věcí najednou (ten konferenční hovor zvládnu během procházky se psem a pak vyzvednu vyprané prádlo), přehnaného zaneprázdnění bychom se zbavili a získali bychom zpět volný čas. Jenže krutou pravdou je skutečnost, že nebudeme o nic méně zaneprázdněni. Nároky, které na nás klade práce, rodina, přátelé i komunita, se nezmenší, spíš se budou zvyšovat. Pracujeme-li stále tvrději a tvrději, investujeme více hodin a energie do předem ztracené bitvy. Nakonec něco musí ustoupit. Pokud čtete tuto knihu, pak se vám asi problém s chorobnou zaneprázdněností vyřešit nepodařilo. Možná jste znechucení, nebo ještě hůře – máte pocit, že jste selhali. Proč jste pořád s něčím pozadu? Proč nezvládnete více práce? Proč nemáte pod kontrolou svoji e-mailovou schránku? Skutečnost je taková, že problém není ve vás. Tkví v tom, jak se svoji zaneprázdněnost snažíte překonat.
Mýtus o řízení času Několik týdnů po skončení vysoké školy a po nástupu do prvního zaměstnání jsem byla vyslána na pobytový školicí program zaměřený na řízení času. Programu, který navrhla světově proslulá společnost specializující se na strategie řízení času, se účastnili všichni zaměstnanci firmy. Prvního dne nám školitel rozdal plánovací kalendář a vyzval nás, abychom jej využívali k plánování úkolů. Požádal nás, abychom určili prioritu každého úkolu a pomocí čísel a písmen jej zaznamenali do levé části stránky v plánovacím kalendáři k datu, kdy měl být úkol dokončen. Pokud úkol nebyl v určený den splněn, měli jsme jej přesunout na další den a opět jej k příslušnému datu zapsat do levé části stránky plánovacího kalendáře. Poslušně jsem navštěvovala hodiny a používala plánovací kalendář podle pokynů. Ale jak týdny plynuly, všimla jsem si, že moje produktivita se nezlepšuje. Čas strávený vyplňováním stránky v plánovacím kalendáři mi připadal promrhaný. A ne-
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:28 Stránka 25
Pracujte chytřeji, nikoli usilovněji / 25
byla jsem jediná. Když jsem se podívala na kolegy, všimla jsem si, že mnozí z nich bojují s diářem stejně jako já. Do našeho života se rychle vrátilo zaneprázdnění, stres a pocit, že jsme zavaleni prací. Co se stalo? Byli jsme vyzbrojeni tajemstvími populárního programu, jak hospodařit s časem, a speciálně navrženým plánovacím kalendářem. Proč se z nás nestali produktivní a efektivní zaměstnanci žijící vyváženým a účelným životem? Důvod je prostý: programy pro řízení času prostě nefungují. Zaměřují se téměř výhradně na plánování a řízení času stráveného nad konkrétním úkolem nebo činností, například „před schůzkou se svým manažerem si nechejte dostatek času na přípravu čtvrtletní zprávy o prodeji“. Na počátku je mylná představa, že ke špatnému výkonu vede nesprávný časový odhad. Jenže takový jednostranný přístup nebere v úvahu realitu dnešní práce, která je mnohostranná, hektická a proměnlivá. Mnoho firem specifikuje svoje cíle velmi obecně. Když jsem pracovala pro nadaci jedné nemocnice, jedním z firemních cílů bylo stát se preferovaným kardiologickým pracovištěm v regionu. Pracovala jsem v oblasti rozvoje a nebyla jsem přímo ani nepřímo odpovědná za poskytování péče pacientům. Jak jsem tedy organizovala svůj čas, abych zajistila splnění úkolu? Zaměřila jsem se na to, aby zaměstnanci plnili a překračovali stanovenou cílovou částku vybranou do fondu, která následně sloužila na podporu provozního rozpočtu nemocnice. Zaměstnanec se vždy snaží sladit své individuální cíle s vyššími cíli organizace. Očekává se od něj, že nejen zvýší své úsilí, ale hlavně je moudře nasměruje, jinak se zvýšená snaha neodrazí ve zvýšeném výkonu. Školení zaměřené na řízení času vás nenaučí, jak pracovat produktivněji, a to vysvětluje, proč nemá přímý dopad na výkon.2 Chcete-li důkaz z první ruky, rozhlédněte se kolem sebe. Kolik lidí ve vaší kanceláři, v sousedství nebo v posilovně poctivě dodržuje zásady správného hospodaření s časem, ale pak najednou popadnou svůj chytrý telefon a řítí se stíhat další projekt nebo schůzku, protože stejně nevědí, kde jim hlava stojí?
pracujte_Sestava 1 03.08.15 12:28 Stránka 26
26 / Carson Tateová
Při své práci školitelky a konzultantky v oblasti produktivity mám spoustu příležitostí uvědomit si, jak neúčinná jsou školení zaměřená na řízení času. Andi odkládala rodičovství na pozdější dobu, a když se jí narodil syn Jonah, byla již partnerkou v řídící funkci největší regionální kanceláře jisté poradenské firmy.* Podnik, ve kterém pracovala, patřil ke čtyřem nejvýznamnějším konzultačním firmám v zemi. Po narození syna začala ztrácet kontrolu nad životem. V minulosti měla ve zvyku pracovat dlouho do noci i o víkendech, aby zvládla všechnu práci. To už však nebylo možné, protože se musela starat o syna. Zanedlouho měla pocit, že zdrcující břemeno pracovního zatížení je těžší než kdykoli předtím. Andi byla perfekcionistka a vždycky chtěla být ve všem nejlepší, ale najednou měla pocit, že nezvládá pracovní ani osobní povinnosti. Ani si nevzpomínala, kdy si šla naposledy zaběhat. Její schránka s doručenou poštou přetékala nevyřízenými e-maily, skoro všechny její posudky měly zpoždění a začínala mít pocit, že se topí. Psala e-maily se synkem v náručí a do postele padala zcela vyčerpaná. Andi se samozřejmě odmítala vzdát a se všemi těmi problémy bojovala ze všech sil. Když se na mě obrátila s žádostí o koučování, měla už koupené čtyři knihy o řízení času a byla zapsána do jednoho internetového kurzu. Sestavila si také rozsáhlý seznam věcí, které musí udělat, a u jednotlivých položek určila priority pomocí čísel a symbolů. Plánovací diář si rozdělila do patnáctiminutových intervalů, aby vše zvládla. Když zjistila, že má v diáři třikrát víc úkolů, než lze vyřídit, a že tráví víc času sestavováním seznamu povinností než vlastní prací, uvědomila si, že jejím skutečným problémem není řízení času. Bylo jí jasné, že bude muset od základu změnit přístup k práci, k rozvržení pracovních dnů a k péči o sebe a o rodinu. Bylo nutné změnit úplně všechno, a to hodně rychle. * Budu vám vyprávět příběhy svých klientů a známých, abych dokreslila myšlenky a principy, jimiž se budu na stránkách této knihy zabývat. Kvůli zachování soukromí jsem změnila jména a některé údaje, jež by mohly usnadnit jejich identifikaci.