Planeación Conceptos Básicos generales
M.C. e Ing. José Luciano Saucedo Silva DIC-2012
Enfoque de la Planeación • La planeación se enfoca hacía el futuro: Qué es lo que se debe lograr y cómo. En esencia, la función de planeación incluye aquellas actividades de dirección que determinan los objetivos para el futuro y la forma en que se deben obtener esos objetivos. El resultado de la planeación es el plan. • Los proyectos también se enfocan al futuro. Por tanto forman parte de los planes.
PLANEACION Conceptos Básicos • NIVELES DE PLANEACIÓN • 1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA • 2 PLANEACIÓN TÁCTICA • 3 PLANEACIÓN OPERATIVA
PLANEACION Conceptos Básicos • estratégica
Táctica
O p e r a t i v a
Conceptos Generales de Administración
Conceptos Básicos RELACIÓN ENTRE ESTRATEGIA Y OPERATIVA • LA ESTRATEGIA DEFINE LA DIRECCIÓN O RUMBO • LA OPERATIVA SE APOYA EN LAS DECISIONES DIARIAS
• LA COMBINACIÓN DE ESTOS FACTORES DEFINE LA PROBABILIDAD DE ÉXITO.
ORIGEN
1. ¿ De dónde surgen los Proyectos ?
CARACTERÍSTICAS
ADMINISTRACIÓN 1. ¿ Cómo se administran los Proyectos ?
PROYECTOS ESPECÍFICOS
2. ¿ Qué características deben de tener los Proyectos ?
¿Cómo se administran los proyectos ?
GERENCIA DE PROYECTOS
¿Estoy haciendo lo que debo hacer? PROYECTOS ESTRATÉGICOS
GERENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ESTRATÉGICA
Insumos GERENCIA OPERATIVA
Productos
PROYECTOS OPERATIVOS Futuro
¿Cómo puedo hacer mejor lo que estoy haciendo? Presente
Corto P.
Mediano P.
Largo P.
Origen 驴De donde surgen Los Proyectos?
Organizaciones existentes
Necesidades Sociales Ecologicas Pol铆ticas
Necesidad de usuarios
Soluci贸n a Problemas Operativos
Nuevas Organizaciones Necesidad de Bienes o servicios por parte de clientes Nueva Infraestructura o Capacidad Instalada
Administraci贸n de Proyectos
Nuevos Productos o Tecnolog铆as
Organizaciones Nuevas Infraestruc Existentes Organizaciones -tura
Modelos de Planeaci贸n Planeaci贸n Empresarial
Estrategica
Operativa Planes y Programas Operativos
Planes y Programas de Inversi贸n Proyectos
Portafolio de Proyectos
PLANEACIÓN. Conceptos Generales de Administración
Objetivos • Cuáles son los objetivos que buscamos? • Qué es de relativa importancia para cada objetivo? • Cuál es la relación entre los objetivos? • Cuándo debería ser logrado cada objetivo? • Cómo puede ser medido cada objetivo? • Qué persona o departamento debería ser responsable de lograr los objetivos
Decisiones y Proyectos Estratégicos CONCEPTO DE ESTRATEGIA VISIÓN
METAS Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS
VALORES Y ACTITUDES
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTOS Y MIS POLÍTICAS
DECISIONES y PROYECTOS ESTRATÉGICOS
• Definir los principales programas y proyectos de la organización
¿Cómo se diseña el plan estratégico de la organización? INFORMACIÓN 1. ¿Qué información se necesita para la elaboración del Plan Estratégico?
PRESUPUESTO
PLAN ESTRATÉGICO
PLAN ESTRATÉGICO
2. ¿Cómo se integra la 4.¿Cómo se información para traducen el plan elaborar el Plan Estratégico y los Estratégico? Programas de Trabajo en un presupuesto institucional? PROGRAMAS DE TRABAJO 3. ¿Cómo se integran los programas de trabajo?
Responsable CÉDULA DE REGISTRO
LADO B
Fecha límite de cumplimiento Meta o resultado esperado Presupuesto o inversión Coordinación con terceros.
Las cédulas de registro que contengan las actividades contingentes también deberán tener esta información.
¿ Cómo se integra la información para elaborar el Plan Estratégico? Con base en la información de las cédulas de registros lados A y B, se llena la siguiente información: 1
2
3
4
5
Factores de : coordinación y control
6
7
de evaluación
8
9
y
segmto.
1. Integrando las actividades clave por Responsable, cada persona o ĂĄrea elabora su propio programa de trabajo. 2. Integrando las actividades clave por fechas lĂmite de cumplimiento, cada programa de trabajo se puede evaluar de forma mensual, trimestral , etc.
¿ Cómo se integran los programas de trabajo?
INTEGRACIÓN POR RESPONABLE
INTEGRACIÓN POR FECHA DE CUMPLIMIENTO
SeĂąale que porcentaje del presupuesto de cada actividad clave se invertirĂĄ en recursos humanos, materiales y financieros PRESUPUESTO INSTITUCIONAL Actividad clave
Recursos
Recursos
Recursos
humanos
materiales
financieros
100%
100%
100 %
Total
100 %
Conceptos Generales de Administración El proceso de planeación estratégica El entorno La economía Tecnología Sociedad Políticas y normas Recursos disponibles Consumidores o clientes
El Plan estratégico de la Organización
Información
Implementación
Misión Organizacional Objetivos Organizacionales. Estrategias Organizacionales Plan Portafolio Organizacional. Portafolio proyectos
MISIÓN
VISIÓN
EMPRESA
OBJETIVOS
MISIÓN VISIÓN
PERSONAL
OBJETIVOS
El proceso de planeación requiere de tiempo. Si “no se tiene tiempo para planear”, se estará trabajando en el terreno de la improvisación, y éste es un terreno muy resbaloso.
• Documento escrito que indica claramente los resultados específicos que se pretenden lograr en un plazo determinado, la forma en que se alcanzarán dichos resultados y los recursos que se utilizarán para ello.
1. Establecimiento de la misión. 2. Determinación de la visión. 3. Establecimiento de objetivos. 4. Análisis estratégico. 5. Ajuste de objetivos.
6. Establecimiento de metas. 7. Diseño de estrategias. 8. Asignación de recursos. 9. Diseño de mecanismos de control.
Es la razón de ser de la Organización o de la Unidad Organizacional. Indica la función social que le da sentido a su existencia.
No es un objetivo.
¿Qué vendes? ¿A quién se lo vendes? ¿Qué características y beneficios tiene lo que vendes? ¿Cuál es la diferencia de lo que vendes y cómo lo vendes, respecto a tu competencia?
Es la forma en que se desea que esté la Organización o Unidad Organizacional en un futuro determinado.
La visión es un futuro posible deseado. La visión debe establecerse en función de la satisfacción de los requerimientos del cliente.
DEBE:
Ser consistente con la misión. Considerar los valores esenciales de la organización. Ser compartida por todos. Ser retadora. Ser comprometedora.
LOS OBJETIVOS DEBEN: Estar claramente definidos. • No deben dar lugar a confusiones o malos entendidos.
Ser precisos. • No deben ser ambiguos. Deben significar lo mismo para todos.
LOS OBJETIVOS DEBEN: Ser concretos. • No deben ser “rollos”.
Ser realistas. • Deben ser alcanzables.
Indicar una fecha de logro. • No debe violarse “la Quinta Ley de Newton”.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS LOS OBJETIVOS DEBEN: Ser evaluables. • Deben estar elaborados de forma tal, que sea factible determinar si se alcanzaron en el plazo determinado.
Indicar un solo resultado. • Un objetivo no debe indicar el logro de varios resultados.
LOS OBJETIVOS DEBEN: Indicar la solución a un problema o el aprovechamiento de una oportunidad para mejorar. • Son la base para la generación de acciones de mejoramiento.
Debe proporcionar la posición actual para el logro de los objetivos y metas.
Debe indicar pautas para la viabilidad de las estrategias que se diseñen para el logro de los objetivos.
NIVEL INTERNO
Inventario de recursos
Diagn贸stico
NIVEL EXTERNO
MONITOREO
Oportunidades Amenazas
Entorno
Fortalezas Debilidades
Factores internos
AMENAZA
Entorno desfavorable. Obstáculos externos.
OPORTUNIDAD
Posibilidad real en espacio y tiempo de lograr un objetivo.
FORTALEZA
Recursos reales que apoyan el logro de objetivos. (condiciones, personas, procesos, sistemas, tecnología, dinero, instalaciones, etc.)
DEBILIDAD
Situación desfavorable para el logro de objetivos.
Áreas prioritarias dentro de las cuales se tienen que alcanzar los resultados.
Ventas. Producción. Calidad. Seguridad. Capacitación.
Son los factores mensurables dentro de cada una de las Áreas Clave de Resultados.
Utilidades (en pesos, dólares, euros, etc.) Accidentes. Unidades producidas. Productos (vendidos, rentados, etc.) Cursos.
Se realiza cuando el anĂĄlisis estratĂŠgico indica la necesidad de modificaciones por el descubrimiento o previsiĂłn de condiciones adversas.
Es una situación que se desea alcanzar. Considera las mismas características generales que los objetivos, sólo que una meta es cuantificable y se deriva de un objetivo. Una meta o un conjunto de metas, debe permitir alcanzar un objetivo.
• ESTRATEGIA • strategia: oficio de general • strategos: conducción de un ejército
Declaración de los cursos de acción a seguir para lograr los objetivos.
PRINCIPIOS ESTRATÉGICOS BÁSICOS: Identificar las fortalezas y debilidades del enemigo. Identificar las fortalezas y debilidades propias. Conocer lo mejor posible el campo de batalla. Concentrar fortalezas contra debilidades enemigas.
REQUISITOS BÁSICOS PARA EL DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA
Contar con núcleo vital de conocimientos. Tener capacidad para integrar estos conocimientos y visualizarlos como sistema. Tener los elementos necesarios para poder elegir entre alternativas en una determinada situación.
REQUISITOS BÁSICOS PARA EL DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA
Poseer un control de recursos más allá de las necesidades inmediatas. (Contar con un adecuado excedente de recursos, por encima de las necesidades actuales) Estar dispuesto a privarse o renunciar a los beneficios actuales, para invertir en el potencial del futuro.
PLAN ESTRATÉGICO DE LA ORGANIZACIÓN
PLAN ESTRATÉGICO DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL
PLAN ESTRATÉGICO PERSONAL
LA PLANEACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO
Establecimiento del plan estratégico de la unidad organizacional. • Forma parte del plan estratégico de la unidad organizacional y se deriva de éste y directamente de la unidad organizacional madre. • Su cobertura es generalmente de un año.
LA PLANEACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO
Procedimiento para la elaboración del un plan estratégico de la unidad organizacional. • Establecer la misión. • Establecer la visión. • Determinar los objetivos. • Determinar las metas.
LA PLANEACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO Procedimiento para la elaboración del un plan estratégico de la unidad organizacional. • Establecer los cursos de acción a seguir para lograr los objetivos y metas. • Determinar los recursos necesarios. • Elaborar el programa de trabajo.
OBJETIVOS
METAS
ACTIVIDADES O TAREAS
EL PLAN ESTRATÉGICO PERSONAL Establecimiento del plan personal Determinar los objetivos y metas a lograr por cada mes. Determinar los objetivos y metas a lograr por cada semana. Listar las actividades a realizar por semana para alcanzar las metas y objetivos establecidos. Establecer el nivel jerárquico por actividad.
EL PLAN ESTRATÉGICO PERSONAL Establecimiento del plan personal Agrupar las actividades jerarquizadas por día. (Hacer listado por día) Elaborar el plan de acción diario. •Sin objetivos no sabemos qué hacer. •Sin prioridades no sabemos qué hacer primero. •Sin plazos no sabemos cuando hacerlo.
JERARQUIZACIÓN DE PROYECTOS POR LIMITACIÓN PRESUPUESTAL • SIEMPRE ES CONVENIENTE OPTIMIZAR EL USO DE LOS RECURSOS • CASI SIEMPRE SE PRESENTA ALGUNA LIMITACIÓN ECONÓMICA • POR ESO ES NECESARIO SABER CÓMO RESOLVER EL PROBLEMA DE SELECCIÓN DE PROYECTOS • NO TODOS LOS FACTORES A CONSIDERAR SON ECONÓMICOS • EL PUNTO DE PARTIDA DEL ANÁLISIS ES LA INTERDEPENDENCIA ENTRE LOS PROYECTOS
Plan estratégico y programas de trabajo
Detección de problemas particulares
Actividad clave
Proyecto Estratégicos
Proyectos operativos Específicos
¿De donde surgen los proyectos ?
Proyectos que se generan para lograr la soluci贸n de un problema. 1. Conceptualizar y delimitar el problema
2. Identificar las causas del problema 3. Definir alternativas de soluci贸n 4.
Seleccionar la mejor alternativa
5. Llevar a cabo las acciones
6. Dar seguimiento y control
7. . Evaluar los resultados
8. Verificar la soluci贸n del problema
ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN PROYECTO
1. INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO 1.1
1.2
1.3
Proyectos pequeños con 4-6 elementos Proyectos de gran escala 1000 - 5000 integrantes La integración del equipo de trabajo puede provenir de diferentes áreas o de una organización independiente. Se deben definir bien las funciones y responsabilidades
ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN PROYECTO
2.0
DESIGNACIÓN DEL COORDINADOR O GERENTE 2.1 Con autoridad y liderazgo 2.2
Polivalente y orientado a resultados
2.3
Con capacidad de organización y de comunicación
2.4
Reconocido por sus colaboradores
2.5
Conciliador y con habilidad para resolver conflictos
ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN PROYECTO
3.0
Definici贸n del papel de cada integrante 3.1
FUNCIONES
3.2 3.3
RESPONSABILIDADES . TAREAS
3.4
ATRIBUCIONES
3.5
RESULTADOS INDIVIDUALES
ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN PROYECTO
4.0
METAS Y FECHAS LÍMITE
4.1
Definición de resultados
4.2
Medición de resultados por área
4.3
Negociación de metas y concientización del equipo
4.4
Integración de resultados a) individuales b) Por área o función c) Globales
ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN PROYECTO
5.0 5.1
REPORTES DE AVANCES Establecimiento del sistema de reporte
5.2
5.4
Reporte de avances por cada individuo área y función. . Integración de resultados a) individuales b) Por área o función c) Globales Formulación de reportes ejecutivos
5.5
Presentación de reportes a la alta dirección
5.3
ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN PROYECTO
6.0 6.1
FINIQUITO DEL PROYECTO Proceso de evaluaciรณn
6.2
Presentaciรณn del reporte final al grupo de trabajo
6.3
Integraciรณn de resultados finales
6.4
Formulaciรณn del reporte ejecutivo final
6.5
Desintegraciรณn del grupo de trabajo
6.6
Finiquito administrativo del proyecto
Conceptos Generales de Administración RECURSOS
Qué recursos deben ser incluidos en el plan? Cuál es la interrelación entre los recursos Qué técnicas de presupuestación deben ser utilizadas? Qué personas o departamentos deberían ser responsables de la preparación del presupuesto
Conceptos Generales de Administración TOMA DE DECISIONES TIPOS DE DECISIÓN . Intuitiva Rutinarias Racional Esporádicas PREPARACIÓN DE LA DECISIÓN información Análisis Síntesis Decisión ENFOQUE ADMINISTRATIVO Disponer de un modelo simplificado de la realidad Disponer de un conjunto de valores Decidir en base a una RACIONALIDAD SUBJETIVA Alcanzar una satisfacción
Conceptos Generales de Administración PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
ELEMENTOS INDISPENSABLES PARA UNA BUENA DECISIÓN • QUE SE CUENTE CON AUTORIDAD • QUE SE TENGA CAPACIDAD • QUE EXISTAN ALTERNATIVAS VIABLES • QUE SE TENGA VOLUNTAD PARA TOMAR LA DECISIÓN • QUE LA DECISIÓN SEA OPORTUNA