Europese best practice-aanbevelingen voor
Telehoren in strafzaken met meerderjarigen
Tijdens en na de COVID-19-pandemie is het gebruik van telehoren in strafzaken (in het kader van deze aanbevelingen ook wel aangeduid als ‘zittingen op afstand’) aanzienlijk toegenomen. Een zitting op afstand houdt in dat men in realtime via een videoverbinding aan de procedure deelneemt in plaats van fysiek in de rechtszaal aanwezig te zijn. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat personen vanuit verschillende locaties of vanuit verschillende ruimtes in hetzelfde gebouw aan een zitting deelnemen. Soortgelijke praktijken worden doorgaans ook wel aangeduid als ‘online zittingen’, ‘virtuele zittingen’ of ‘zittingen via videoverbinding’.
Tot op heden is binnen Europa weinig onderzoek verricht naar de effecten van zittingen op afstand. Waar bestaande studies vooral oog hebben voor de gevolgen die zittingen op afstand kunnen hebben voor de (beoordeling van de) betrouwbaarheid van verklaringen, is tot op heden weinig empirisch onderzoek gedaan naar de invloed van deze manier van deelnemen op de communicatie en interactie tussen professionele procesdeelnemers (rechters, officieren van justitie, advocaten) en niet-professionele deelnemers (verdachten en getuigen/slachtoffers). Hoewel algemeen wordt erkend dat de digitalisering van het strafproces vele potentiële (voornamelijk praktische) voordelen heeft, worden ook zorgen geuit over de mogelijke gevolgen ervan voor interactie in de zittingzaal en daarmee voor de procedurele rechtvaardigheid (zowel in de zin van de ervaren eerlijkheid van de procedure als de normatieve kwaliteit van ”procedurele rechtvaardigheid”). Met andere woorden, digitalisering kan niet alleen invloed hebben op hoe eerlijk, respectvol en legitiem deelnemers het strafproces ervaren, maar ook op de mate waarin het proces daadwerkelijk voldoet aan de normatieve standaarden van een eerlijk proces, ongeacht de uiteindelijke uitkomst van de zaak. Zie voor een meer gedetailleerd
literatuuroverzicht het “Background paper on the use of remote hearings and recorded pretrial interviews as evidence in court”.
Dit document bevat best practiceaanbevelingen voor zittingen op afstand binnen de EU. Deze aanbevelingen zijn gebaseerd op empirisch onderzoek (zie Annex 1 voor een beschrijving van de dataverzameling).
De aanbevelingen richten zich met name op de vraag hoe de digitalisering van het strafproces de omgang met niet-professionele procesdeelnemers (zoals slachtoffers en verdachten) beïnvloedt en op de wijze waarop professionele actoren in de strafrechtsketen in deze digitale context zo optimaal mogelijk kunnen functioneren.
Voor de afronding van de aanbevelingen is feedback ingewonnen bij juridische professionals uit de strafrechtspleging en andere experts. De aanbevelingen zijn met name geformuleerd voor rechtbanken en rechters, maar zijn ook relevant voor andere professionals die bij het strafproces betrokken zijn. De aanbevelingen zijn opgesteld met het oog op de inhoudelijke behandeling van een strafzaak door de rechter, maar zijn eveneens relevant voor andere formele contactmomenten of zittingen, zoals zittingen over de voorlopige hechtenis of voorgeleidingen bij en verhoren door de rechter-commissaris. De relevantie, toepasbaarheid en uitvoerbaarheid van deze aanbevelingen zijn uiteraard afhankelijk van de nationale (juridische) context, het type en de ernst van de zaak of de zitting, het stadium van de procedure en de specifieke individuele kenmerken van de persoon die op afstand deelneemt.
Voorafgaand aan de zitting
1. Beoordeel de geschiktheid van een zitting op afstand
Deelname op afstand kan met name geschikt zijn wanneer deelnemers angstig zijn of zich niet veilig voelen om in persoon naar de rechtbank te komen, om veiligheidsredenen of om praktische redenen zoals een lange reisafstand. Deelname op afstand kan onnodige vertragingen beperken en mogelijke praktische, procedurele of veiligheidsgerelateerde problemen voorkomen. Bij de beslissing om iemand al dan niet op afstand deel te laten nemen, moet rekening worden gehouden met de hiernavolgende factoren, waarbij praktische voordelen altijd moeten worden afgewogen tegen de persoonlijke belangen van de deelnemer en diens vermogen om op afstand op een betekenisvolle manier gehoord te worden. Wanneer blijkt dat het horen op afstand betekent dat de procedure niet juist en zorgvuldig kan verlopen, wordt aanbevolen de procedure onmiddellijk te schorsen en alsnog een verschijning in persoon te realiseren.
Omgaan met stress, angst of nervositeit bij fysieke aanwezigheid
Deelname op afstand kan een oplossing bieden wanneer een deelnemer zich onveilig of angstig voelt om persoonlijk naar de rechtbank te komen, bijvoorbeeld uit vrees voor de verdachte of voor de omgeving van de rechtszaal. Deelname vanaf een externe locatie kan bijdragen aan nauwkeurigere en volledigere verklaringen, doordat gevoelens van angst, nervositeit en intimidatie worden verminderd.
Beheersing van bedreigingen en veiligheidsrisico’s
Een procedure op afstand kan ook worden overwogen in zaken met aanzienlijke veiligheidsrisico’s, bijvoorbeeld wanneer het transport van een gedetineerde verdachte een hoog veiligheidsrisico meebrengt of wanneer een deelnemer wordt bedreigd of risico loopt op letsel als hij fysiek in de buurt van de (mede)verdachte(n) is. Ook deelnemers met een beschermde identiteit of die in een opvangcentrum verblijven, kunnen doorgaans veiliger deelnemen op afstand.
Reageren
op praktische uitdagingen
Een procedure op afstand kan onnodige vertragingen voorkomen, kosten verlagen en de toegang tot de rechtspraak verbeteren in zaken waar de geografische afstanden aanzienlijk zijn (zowel nationaal als in grensoverschrijdende zaken). Juridische professionals hebben verschillende situaties beschreven waarin het op afstand horen van procesdeelnemers kan gelden als een haalbare oplossing voor praktische knelpunten, zoals:
• Reiskosten die niet in verhouding staan tot het belang van de zitting;
• Deelnemers die ver van elkaar wonen, waardoor afstemming en planning complex zijn;
• Deelnemers met familie- of zorgtaken die niet eenvoudig kunnen worden overgedragen;
• Situaties waarin regelmatige fysieke aanwezigheid een onevenredige belasting vormt voor bestaande werkverplichtingen;
• Het overbrengen van verdachten vanuit detentie naar de rechtbank, hetgeen substantiële middelen vereist en daarnaast stress kan veroorzaken dan wel risico’s kan meebrengen voor de waardigheid van de betrokkene.
Aanpassen aan de behoeften van deelnemers in kwetsbare situaties
Deelname op afstand kan met name nuttig zijn bij het horen van deelnemers in kwetsbare situaties. Volgens de Richtlijn inzake de rechten van slachtoffers (2012/29/EU) is kwetsbaarheid geen afzonderlijke juridische term, maar een functioneel concept dat wordt gebruikt bij het bepalen van passende juridische beschermingsen ondersteuningsmaatregelen. Het is de verantwoordelijkheid van de overheid om situaties te identificeren waarin slachtoffers kwetsbaar zijn voor secundaire of herhaalde victimisatie en ervoor te zorgen dat waar nodig passende beschermingsmaatregelen worden getroffen. Zittingen op afstand kunnen een manier zijn om dergelijke bescherming te bieden (hetzij vanuit een aparte ruimte in het gerechtsgebouw waar de zitting plaatsvindt, hetzij vanuit een andere geschikte locatie), bijvoorbeeld aan personen met een beperking of andere ondersteuningsbehoeften.
2. Voorbereiden op de zitting
Alle deelnemers moeten vooraf zorgvuldig worden geïnformeerd over hoe en vanaf welke locatie zij aan de zitting deelnemen en duidelijke instructies krijgen over hoe zij tijdens het deelnemen op afstand moeten communiceren. Ook dienen advocaten vooraf tijdig te worden geïnformeerd dat de personen die zij bijstaan of vertegenwoordigen op afstand zullen worden gehoord.
Vóór de zitting moet worden gewaarborgd dat deelnemers beschikken over betrouwbare en hoogwaardige verbindingen en dat er passende procedures zijn ingericht voor deelname op afstand. Dit houdt onder meer in dat deelnemers naar de juiste videoruimte worden begeleid, uitleg krijgen over het gebruik van de technologie en weten wat zij moeten doen in geval van technische problemen. Het is daarbij wenselijk dat zowel bij de rechtbank als op de externe locaties speciaal daarvoor aangewezen medewerkers verantwoordelijk zijn voor de technologie, zowel bij het testen vooraf als tijdens de zitting.
Duidelijk moet worden aangegeven of deelnemers iemand bij zich mogen hebben in de videoruimte waarin zij deelnemen op afstand, zoals een familielid, vriend, medewerker van Slachtofferhulp of een tolk. Videoruimtes dienen van geschikte omvang te zijn wanneer meerdere personen vanaf dezelfde locatie deelnemen (bijvoorbeeld de verdachte, diens advocaat, een slachtofferondersteuner of een tolk). Daarnaast moeten deze ruimtes geluidsdicht zijn, zodat derden niet kunnen meeluisteren en externe geluiden (bijvoorbeeld vanuit de penitentiaire inrichting) het verhoor niet kunnen verstoren.
In strafzaken verdient het aanbeveling om zittingen op afstand zoveel mogelijk te laten plaatsvinden in daarvoor bestemde en ingerichte ruimtes in gerechtsgebouwen of andere officiële locaties (zoals rustige en technisch geschikte ruimtes in penitentiaire inrichtingen of het kantoor van een advocaat). Dit ter waarborging van het gezag van de rechtbank, ter voorkoming van mogelijke beïnvloeding of dwang door derden en om ervoor te zorgen dat de deelnemer op afstand passend wordt ondersteund zodat stress wordt geminimaliseerd en wordt voorkomen dat de belasting van de procedure wordt geassocieerd met de thuissituatie.
Voor deelnemers op afstand dient zowel een fysieke als een virtuele wachtruimte beschikbaar te zijn. Een virtuele wachtruimte kan 5 tot 10 minuten vóór aanvang worden geopend om deelnemers voor te bereiden op hun deelname aan de zitting. Deze wachtruimte kan voorzien zijn van rechtbanksymbolen om het gezag en de formaliteit van de procedure te benadrukken en deelnemers voor te bereiden op de regels die tijdens de zitting gelden. Tot slot dient de planning van zittingen waaraan op afstand wordt deelgenomen voldoende flexibiliteit te bieden om eventuele technische vertragingen op te vangen en zo nodig pauzes in te kunnen lassen.
Informeren over de mogelijkheid op afstand deel te nemen
Wanneer procesdeelnemers over de terechtzitting worden geïnformeerd, dienen zij waar relevant tevens te worden ingelicht over de mogelijkheid om op afstand te worden gehoord en over de stappen die zij moeten nemen indien zij voor deze optie kiezen.
Indien het horen betrekking heeft op slachtoffers, verdachten of voor de waarheidsvinding essentiële getuigen in strafzaken van enige ernst –zoals zaken betreffende huiselijk geweld of andere ernstige delicten – of indien sprake is van risico’s op externe beïnvloeding, wordt aanbevolen het deelnemen op afstand te laten plaatsvinden in een gerechtsgebouw dan wel een andere professionele setting (bijvoorbeeld het kantoor van een advocaat).
Deskundigen en andere professionals, zoals politieagenten, evenals deelnemers aan minder ernstige strafzaken of zaken waarbij het risico op externe beïnvloeding kan worden uitgesloten, kunnen via een videoverbinding worden gehoord vanuit een locatie naar keuze. Zij dienen er echter wel op te worden gewezen dat zij moeten zorgen voor een goede internetverbinding, een rustige omgeving en een goed werkend beeld en geluid.
Waarborgen dat deelnemers op afstand de context van de zitting begrijpen
Zorg er van tevoren voor dat de deelnemers begrijpen wat de context van de zitting is, bijvoorbeeld dat het om een rechtszitting
gaat, wat zal worden besproken en welke (juridische) beslissingen zullen worden genomen. Procespartijen die op afstand deelnemen, dienen te worden geïnformeerd dat zij – voor zover het nationale recht dat toestaat - het recht hebben om de rest van het proces te volgen als zij dat wensen. Het is ook belangrijk om te vragen of zij hun locatie vertrouwelijk willen houden (denk aan slachtoffers die mogelijk niet willen dat hun woonplaats bekend wordt bij de verdachte). In dergelijke gevallen moeten maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat de locatie geheim blijft, bijvoorbeeld door eventuele ‘locatieaanduidingen’ op het scherm te verwijderen en een neutrale, niet-herkenbare locatie ten behoeve van deelname aan de zitting te kiezen. Neutrale verhoorruimtes zonder zichtbare identificerende kenmerken kunnen bijdragen aan de bescherming van slachtoffers en getuigen in gevoelige zaken, doordat wordt voorkomen dat hun locatie wordt prijsgegeven.
Slachtofferondersteuning bij zittingen op afstand
Slachtoffers dienen te worden geïnformeerd over de wijze waarop zij toegang kunnen krijgen tot slachtofferhulp. In sommige rechtssystemen zijn dergelijke diensten standaard beschikbaar in of nabij de zittingzaal/het gerechtsgebouw, maar slachtoffers die op afstand deelnemen, ontvangen deze informatie/bijstand mogelijk niet. Bovendien moeten slachtofferhulpdiensten informatie ontvangen over slachtoffers die online deelnemen om ondersteuning ter plaatse te kunnen bieden.
als onwenselijk moet worden beschouwd.
De persoon die op afstand deelneemt in de rechtszaal, moet vooraf worden geïnformeerd dat het gezicht van de persoon die online deelneemt, tegelijkertijd op meerdere schermen in de rechtszaal te zien kan zijn. Dit kan als onverwacht of onaangenaam worden ervaren, maar door vooraf voorbereidingen te treffen kan de stress in deze situatie worden verminderd.
Rechtsbijstandverleners moeten vooraf worden geïnformeerd en de mogelijkheid krijgen om te beslissen of ze zelf in persoon aanwezig zullen zijn of op afstand zullen deelnemen. Over het algemeen is het in het belang van procesdeelnemers om niet fysiek gescheiden te zijn van hun advocaat. Dit betekent bijvoorbeeld dat de verdachte en diens advocaat, alsook het slachtoffer en diens advocaat, idealiter op dezelfde locatie aanwezig moeten zijn. Als een advocaat er toch voor kiest om in de rechtszaal aanwezig te zijn terwijl diens cliënt op afstand aan de procedure deelneemt, dienen er duidelijke afspraken te worden gemaakt om te garanderen dat ze gedurende de hele procedure vertrouwelijk met elkaar kunnen communiceren, bijvoorbeeld in de vorm van een aparte vergaderruimte of een ander beveiligd kanaal.
Voorbereidingen met betrekking tot zittingslocaties en betrokken professionals
Voorbereidingen met betrekking tot de zittingslocaties en de betrokken professionals dienen te waarborgen dat de voorzieningen zowel veilig als goed gecoördineerd zijn. Indien zowel het slachtoffer als de verdachte op afstand worden gehoord, moet erop worden toegezien dat zij elkaar niet tegenkomen in wachtruimten of vergelijkbare ruimtes (in gevallen waarin de verdachte zich niet in detentie bevindt). Een goede praktijk is het inrichten van gescheiden wachtruimten, terwijl het horen van beide procesdeelnemers vanuit dezelfde externe ruimte
Indien de bijstand van een tolk nodig is, dient dit zodanig georganiseerd te worden dat een duidelijke en vlotte communicatie optimaal wordt ondersteund; telefonisch tolken blijkt in veel gevallen zeer problematisch en dient om die reden te worden vermeden. De rechter dient ervoor te zorgen dat er voldoende tijd is ingepland voor zittingen met een tolk en dat alle aanwezigen worden geïnstrueerd om de tolk voldoende tijd te geven om te vertalen. Indien de tolk niet fysiek in de rechtszaal aanwezig is, dient gecontroleerd te worden of een geschikt spreektempo wordt aangehouden voor de vertaling, aangezien dit lastiger te beoordelen is wanneer de tolk op afstand deelneemt.
Ten slotte moet het personeel dat verantwoordelijk is voor de technische aspecten van de zitting op afstand (of dit nu een aangewezen “digi-bode”, de griffier of de rechter zelf is, afhankelijk van de beschikbare faciliteiten en opleiding) voorafgaand aan de zitting worden aangewezen.
Checklist voorbereiding van de zitting
Neem vooraf contact op met de deelnemers om:
☑ Hen te informeren over de zitting en, waar passend, te bevestigen op welke wijze zij willen worden gehoord (fysiek of op afstand);
☑ Eventuele bijzondere behoeften van de deelnemers te inventariseren;
☑ Te waarborgen dat deelnemers beschikken over een veilige en geschikte locatie met betrouwbare technische voorzieningen.
Deelname op afstand door nietprofessionele procesdeelnemers dient bij voorkeur te worden georganiseerd vanuit:
☑ Gerechtsgebouwen of andere officiële locaties;
☑ Beveiligde en rustige ruimtes in penitentiaire inrichtingen;
☑ Kantoren van advocaten of locaties van slachtofferondersteunende organisaties, mits daar toegang is tot een hoogwaardige internetverbinding.
Wijs een persoon aan die verantwoordelijk is voor het opzetten en beheren van de verbindingen voor deelname op afstand:
☑ Deze rol wordt bij voorkeur niet vervuld door de rechter die de zitting leidt;
☑ Zorg ervoor dat de verbindingen vooraf worden getest;
☑ Plan de zitting zodanig dat het tijdschema voldoende flexibiliteit biedt;
Neem passende voorzorgsmaatregelen, zoals het verwijderen van locatieaanduidingen (“place tags”) en het gebruik van neutrale achtergronden of locaties;
☑ Zorg ervoor dat omroepberichten in gerechtsgebouwen geen informatie prijsgeven over de locaties van deelnemers;
☑ Informeer deelnemers op afstand over hun recht om, waar mogelijk, het verdere verloop van de zitting te volgen;
☑ Ga na of deelnemers op afstand hun locatie vertrouwelijk willen houden;
Bescherm de belangen van slachtoffers:
☑ Zorg ervoor dat slachtoffers die op afstand deelnemen, worden geïnformeerd over de toegang tot slachtofferondersteunende diensten;
☑ Waarborg dat procesdeelnemers die op afstand gehoord willen worden niet vanaf dezelfde locatie deelnemen;
☑ Zorg ervoor dat slachtoffer en verdachte niet met elkaar in contact komen in wachtruimtes of vergelijkbare ruimtes, wanneer één van hen of beiden vanaf dezelfde locatie op afstand deelnemen.
Aandachtspunten voor rechtsbijstandverleners bij zittingen op afstand:
☑ Zorg ervoor dat alle rechtsbijstandverleners tijdig worden geïnformeerd en een weloverwogen keuze kunnen maken tussen fysieke aanwezigheid in de zittingzaal of deelname op afstand;
☑ Wanneer rechtsbijstandverleners en hun cliënten niet vanaf dezelfde locatie aan de zitting deelnemen, dient waar nodig te worden voorzien in mogelijkheden voor vertrouwelijk overleg.
De inzet van tolken ter ondersteuning van effectieve communicatie:
☑ Kies de vorm van tolken (op locatie of op afstand) die het meest bijdraagt aan heldere en effectieve communicatie tussen alle betrokkenen;
☑ Vermijd telefonisch tolken waar mogelijk;
☑ Maak zoveel mogelijk gebruik van getrainde en ervaren gerechtstolken.
3. Tijdens de zitting: het waarborgen van een actieve en inclusieve
procesvoering
Op de rechtbank rust de verantwoordelijkheid om deelname op afstand actief te sturen en te controleren, zodat transparantie en betrokkenheid tijdens de zitting worden gewaarborgd en de ervaren procedurele rechtvaardigheid wordt bevorderd. Concreet moet dit gebeuren door middel van duidelijke introducties, gestructureerde spreektijden en -volgorde en controle over technische aspecten zoals het ‘muten’ van microfoons en camerabeelden om goede interactie en communicatie te bevorderen. Het ‘muten’ van deelnemers zou enkel moeten worden aangewend onder dezelfde omstandigheden en met dezelfde waarborgen als het ontnemen van het woord aan fysieke deelnemers in de rechtszaal. Deelnemers moeten vooraf op deze mogelijkheid worden gewezen.
Aan het begin van de zitting (bij het openen van de videoverbinding)
Open de verbinding op afstand, indien mogelijk, iets eerder dan de officiële start van de zitting, om te controleren of de verbinding werkt en om de deelnemer kort te begroeten. Controleer de identiteit van elke deelnemer alsof deze fysiek aanwezig is bij de zitting. Deelnemers die op afstand deelnemen, dienen de tijd te krijgen om te wennen aan de digitale zittingsomgeving, die vaak ‘abrupter’ aanvoelt dan in geval van fysieke aanwezigheid.
Controleer of de deelnemer op afstand alle procesdeelnemers goed kan zien en horen. Zorg er ook voor dat u de deelnemer op afstand goed kunt zien en horen. Vraag hem of haar zo nodig de camera of het volume aan te passen. Zorg ervoor dat documenten, bewijsstukken, afbeeldingen, video en/of audio die tijdens de zitting op afstand worden getoond, door de deelnemers op afstand kunnen worden gezien en gehoord. Zorg ervoor dat deelnemers op afstand dezelfde mogelijkheden hebben om stukken/ media te delen als degenen die fysiek in de rechtbank aanwezig zijn. Deelnemers op afstand moeten de mogelijkheid hebben om schriftelijk bewijsmateriaal te bekijken waarnaar tijdens de zitting wordt verwezen, op een manier die de communicatie niet verstoort (bijvoorbeeld door
een tweede scherm te gebruiken om documenten weer te geven).
Bij aanvang van de zitting dient u de deelnemer op afstand te begroeten, de aanwezigen in de rechtszaal te introduceren en uit te leggen hoe de zitting zal verlopen. Dit is met name belangrijk voor deelnemers die alleen zijn en niet (door bijvoorbeeld een advocaat) worden bijgestaan op hun locatie. Herinner deelnemers die op afstand deelnemen eraan dat er mogelijk mensen op de publieke tribune aanwezig zijn. Draai, indien mogelijk, de camera door de hele zittingzaal om ervoor te zorgen dat de deelnemer dezelfde visuele informatie over de situatie heeft als de aanwezigen in de rechtszaal.
Instructies aan de deelnemer op afstand
De instructies die aan deelnemers op afstand worden gegeven, zijn afhankelijk van hun rol en van de toepasselijke nationale wetgeving en dienen daarop te worden afgestemd. In het algemeen wordt aanbevolen dat de rechter de deelnemers duidelijk instrueert over de specifieke kenmerken van communicatie op afstand en benadrukt dat een zitting op afstand een formele zitting is. Daarnaast wordt aanbevolen dat de rechter actief verifieert of zich derden bevinden op de locatie van waaruit de deelnemer op afstand deelneemt.
Deelnemers dienen er voorts van op de hoogte te worden gesteld dat zij zo nodig om een pauze kunnen verzoeken en dat zij eventuele belemmeringen voor hun deelname, zoals problemen met het horen of zien van andere zittingsdeelnemers, aan de rechter kenbaar kunnen maken. Tevens dient te worden aangegeven op welke wijze deelnemers het woord kunnen vragen of kenbaar kunnen maken dat zij willen spreken (bijvoorbeeld door het opsteken van een hand).
Voorafgaand aan de zitting: technische checklist
☑ Is de verbinding getest om te garanderen dat het geluid, het beeld, de belichting, de camerahoek en de stabiliteit van de verbinding in orde zijn?
☑ Kunnen alle procesdeelnemers en al het eventueel ter zitting getoond bewijsmateriaal door iedereen gezien en gehoord worden?
☑ Is overeenstemming bereikt over op welke wijze en door wie de technische aspecten beheerd zullen worden (zoals het openen en sluiten van de verbinding, het afstellen van de camera, wat te doen indien het beeld bevriest en wie verantwoordelijk is voor het waarborgen dat de verbinding ononderbroken blijft)?
☑ Is er een back-upplan/technische ondersteuning voor het geval de verbinding tijdens de zitting onvoldoende is of uitvalt (bijvoorbeeld een telefoonlijn of een alternatief online platform)?
Verbetering van de interactie en communicatie tijdens de zitting op afstand
Om effectieve communicatie tijdens online zittingen te garanderen, dient de rechtbank actief zorg te dragen voor duidelijke en inclusieve interactie tussen procesdeelnemers, alert te zijn op signalen van verwarring of vermoeidheid bij alle deelnemers en de zitting te onderbreken wanneer de geluids- of beeldkwaliteit verslechtert. Aan het begin van de zitting moeten alle deelnemers eraan herinnerd worden rustig en duidelijk in de microfoon te spreken.
Alle professionele procesdeelnemers dienen de instructie te krijgen zich voor te stellen voordat zij het woord voeren en, wanneer zij iemand via een videoverbinding aanspreken, zoveel mogelijk oogcontact te houden met de camera (d.w.z. rechtstreeks in de cameralens te kijken). Het houden van oogcontact is belangrijk omdat dit het gevoel van betrokkenheid versterkt en bijdraagt aan oplettendheid en aandachtigheid tijdens de zitting.
Het is belangrijk om geduldig te blijven, aangezien problemen met de verbinding, beeld of geluid soms extra tijd, herhaling of verduidelijking vereisen. Bij deelname op afstand dient men aandacht te besteden aan hoe men in beeld verschijnt en te zorgen voor een professioneel voorkomen. Ook dient men op te letten of het geluid aanstaat om te voorkomen
dat onbedoelde opmerkingen in (of buiten) de rechtszaal worden opgevangen. Wanneer zowel de deelnemer als diens advocaat via een videoverbinding deelnemen, dient men ervoor te zorgen dat beiden tegelijkertijd op het scherm zichtbaar zijn.
Wanneer de rechter zich tot deelnemers op afstand richt, dient deze zich zoveel mogelijk naar de camera te richten en regelmatig visueel contact te onderhouden om betrokkenheid van deelnemers op afstand te bevorderen. De beurt om te spreken moet duidelijk en evenwichtig worden verdeeld, zodat deelnemers op afstand gelijke kansen hebben om bij te dragen aan hetgeen besproken wordt. Professionals dienen een korte pauze in acht te nemen nadat een deelnemer klaar lijkt te zijn met spreken, alvorens verder te gaan of te reageren. Dit draagt eraan bij dat de deelnemer voldoende gelegenheid heeft gehad zich te uiten en voorkomt dat diens bijdrage voortijdig wordt afgebroken door geluidsvertragingen, verbindingsproblemen of aarzelingen die vaak gepaard gaan met het deelnemen op afstand. Rechters dienen er bovendien op toe te zien dat deelnemers op afstand in alle fasen van de zitting begrijpen wat er gebeurt
Omdat non-verbale signalen online minder goed zichtbaar zijn, moet zoveel mogelijk verbale feedback worden gebruikt in plaats van
uitsluitend te vertrouwen op gezichtsuitdrukkingen of gebaren. Rechters en andere procesdeelnemers moeten er rekening mee houden dat hun visuele signalen mogelijk niet zichtbaar zijn of vervormd kunnen zijn. Bovendien moet de rechter belangrijke, niet-zichtbare en non-verbale elementen van het proces uitleggen en toelichten aan de deelnemers op afstand.
Het is ook belangrijk dat de personen die aan het woord zijn, als zodanig zichtbaar zijn voor degenen die op afstand deelnemen. Er zijn technische functies die dit op een eenvoudige manier mogelijk maken, bijvoorbeeld door vooraf ingestelde camerahoeken (“officier van justitie”, “advocaat”, enz.) die door de rechter, de griffier of een aangewezen technisch medewerker actief op de spreker gericht kunnen worden.
Elke vorm van ongepast gedrag of verstoring – zowel fysiek als online – moet onmiddellijk en consequent worden aangepakt. Ter waarborging van de overzichtelijkheid en verstaanbaarheid van het besprokene dient telkens slechts één
persoon tegelijk het woord te voeren. Als een deelnemer wordt ‘gemute’ vanwege storend gedrag, moet ervoor worden gezorgd dat diens rechtsbijstandverlener de procedure volledig kan blijven volgen en dat de rechten van de deelnemer worden beschermd, vooral als laatstgenoemde en de rechtsbijstandverlener zich op dezelfde locatie bevinden.
Met inachtneming van het nationale recht dienen deelnemers op afstand erop te worden gewezen dat het opnemen, fotograferen of openbaar maken van (delen van) de zitting verboden en aan wettelijke sancties onderhevig kan zijn, en dat hiervoor toestemming van de rechtbank vereist is. Tevens dient te worden aangegeven dat het gebruik van telefoons of andere communicatiemiddelen tijdens de zitting niet is toegestaan, tenzij de rechtbank daarvoor toestemming verleent.
Deelnemers op afstand dienen met respect te worden behandeld, ook wat betreft de hun toegewezen tijd. Rechters dienen ernaar te streven zich aan de planning te houden en deelnemers op afstand tijdig te informeren wanneer zich toch vertragingen voordoen
Rechtbanken dienen deelnemers op afstand en fysiek aanwezige deelnemers gelijk te behandelen. Rechters en gerechtsmedewerkers moeten erop toezien dat deelnemers op afstand actief bij de discussie worden betrokken en dat duidelijk aan hen wordt uitgelegd wat er in de rechtszaal gebeurt.
De zitting dient niet koste wat het kost te worden voortgezet. Het is de verantwoordelijkheid van de rechtbank om ervoor te zorgen dat het proces veilig en eerlijk verloopt voor iedereen, inclusief de procesdeelnemers op afstand. Als zich technische problemen voordoen die de kwaliteit van de communicatie belemmeren, of als blijkt dat een deelnemer zich in een situatie bevindt die diens veiligheid of concentratie tijdens het proces in gevaar brengt (bijvoorbeeld doordat er andere personen in de buurt zijn die de rechtbank niet kan identificeren, of doordat de deelnemer een auto bestuurt of vanuit het openbaar vervoer spreekt), moet de zitting worden onderbroken en opnieuw worden gepland, zodat de veiligheid en een behoorlijk procesverloop kunnen worden gewaarborgd.
Checklist voor deelname aan een zitting op afstand
☑ Stel uzelf voor voordat u het woord voert en licht uw rol toe in eenvoudige en begrijpelijke bewoordingen.
☑ Zorg ervoor dat deelnemers op afstand begrijpen dat zij deelnemen aan een formele zitting.
☑ Verifieer welke persoon of personen aanwezig zijn in de ruimte van waaruit op afstand wordt deelgenomen.
☑ Informeer deelnemers op afstand over hoe zij zo nodig om een pauze kunnen verzoeken.
☑ Houd bij het aanspreken van iemand oogcontact met de camera (en niet alleen met het scherm).
☑ Wees geduldig: het kan nodig zijn uzelf te herhalen of extra tijd te nemen wanneer de verbinding of geluidskwaliteit onvoldoende is of wanneer er sprake is van vertraging.
☑ Gebruik zoveel mogelijk verbale feedback in plaats van non-verbale signalen.
☑ Wees alert op de positie van de microfoon; herinner deelnemers op afstand eraan duidelijk in de microfoon te spreken en iets langer dan gebruikelijk te wachten voordat zij reageren om door elkaar spreken te voorkomen.
☑ Deelnemers dienen de camera zo af te stellen dat hun gezicht en bovenlichaam zichtbaar zijn.
☑ Wees bij deelname via een videoverbinding alert op het moment waarop de microfoon is ingeschakeld, om te voorkomen dat opmerkingen onbedoeld in de rechtszaal hoorbaar zijn.
☑ Wanneer de procesdeelnemer en diens advocaat beiden via een videoverbinding deelnemen, zorg ervoor dat beiden op het scherm zichtbaar zijn.
☑ Bij verstoringen in de communicatie dient de zitting niet “tegen elke prijs” te worden voortgezet, maar zo nodig te worden aangehouden.
☑ Informeer deelnemers op afstand aan het einde van de zitting dat de zitting wordt beëindigd, licht de vervolgstappen toe en dank hen voor hun deelname.
4. Afsluiting: na afloop van de zitting
Wanneer een zitting op afstand wordt afgerond, dient de rechtbank ervoor te zorgen dat alle deelnemers worden geïnformeerd over de volgende procedurele stappen, inclusief hoe en wanneer zij de uitspraak of verdere instructies zullen ontvangen. Deelnemers moeten worden geïnformeerd met wie zij contact kunnen opnemen als zij vervolgvragen hebben met betrekking tot de zitting of de procedure.
Aan het einde van de zitting dient de rechtbank deelnemers op afstand te informeren dat de behandeling wordt afgesloten, kort samen te vatten wat is besproken, de vervolgstappen toe te lichten en hen te bedanken voor hun deelname. Deelnemers die op afstand deelnemen dienen, waar van toepassing en voor zover relevant, te worden gewezen op de mogelijkheid van vergoeding van gederfde inkomsten of reiskosten
Bijzondere aandacht moet worden besteed aan slachtoffers en andere (extra) kwetsbare deelnemers. Zij moeten worden gewezen op de beschikbare hulp en ondersteuning en, indien nodig, worden voorzien van relevante contactgegevens. Als de hoorzitting emotioneel belastend is geweest voor de deelnemer op afstand, is het raadzaam om een gelegenheid te bieden voor een korte nabespreking of om de persoon in contact te brengen met passende nazorg- of hulporganisaties.
Tot slot dient de rechtbank duidelijk te maken dat de zitting is beëindigd en dat de verbinding zal worden verbroken.
Annex 1: Data collection for the drafting of the recommendations
The E-ViVi project is grounded in a rightsbased and victim-centred approach, combined with a firm commitment to evidence-based practices that reflect the practical needs of justice professionals. This approach was chosen to ensure that the rights of all participants (victims, defendants and witnesses) are respected throughout the judicial process.
Due to the current lack of systematically collected information on the practical experiences of digitalised justice among criminal justice system (CJS) professionals, the project undertook a comprehensive data collection using multiple methods. The objective of the data collection was to develop a thorough understanding of how
digital technologies affect interaction in the courtroom, to identify potential pitfalls and opportunities, and to highlight promising practices for the purpose of drafting recommendations, while ensuring that these are grounded in practical realities.
To ensure that diverse perspectives were represented, data was gathered from CJS professionals (judges, prosecutors and lawyers) working in the Netherlands, Finland and Sweden between May and December 2025. Non-governmental organisations (NGOs) working with both victims and perpetrators were also involved in the data collection. An international ‘E-ViVi Knowledge Hub’, consisting of international experts in the field, was also involved in supporting the data collection activities and commenting on the draft recommendations.
The creation of a shared knowledge base and the drafting of the recommendations included the following data collection steps:
Step 1
Based on a needs assessment conducted while planning the project, identifying the most pressing questions to date.
Step 2
Drafting common data collection guidelines and templates to ensure consistency across partner countries.
Step 3
Developing a glossary of key terms to promote a shared understanding and consistent use of terminology in this specialised field.
Step 4
Conducting desk research to identify and analyse best practices in Europe and beyond.
Step 6
Organising mutual learning workshops with NGOs supporting victims in the three partner countries to gather perspectives from the victims’ point of view.
Step 7
Conducting semi-structured interviews with CJS professionals in the three partner countries to supplement the survey data.
Step 8
Carrying out courtroom observations to assess digital interactions and provide contextual understanding of current practices.
Step 9
Holding a workshop with key CJS actors to collect feedback on the draft recommendations.
Step 5
Implementing a survey among key CJS actors in the three partner countries to gather insights on challenges, opportunities and effective practices related to remote hearings. Step 10 Finalising the recommendations in close collaboration with partner countries and the Knowledge Hub.
Information on respondents:
• Survey: Tilburg, the Netherlands (N = 50), Finland (N = 89) and Sweden (N = 128), resulting in a total of 267 responses.
• Interviews: Finland (16), Sweden (9) and the Netherlands (11).
• Court observations: Finland (6), Sweden (12) and the Netherlands (5).
• NGOs/victim support providers: Finland: Setlementti Tampere, Vuolle
Dankwoord
Setlementti, the Finnish Refugee Council, the Finnish Refugee Advice Centre, Amnesty Finland and Victim Support Finland. Sweden: Victim Support Sweden from different regional offices, in particular those in Southern Stockholm, Umeå and Stockholm–Gotland. The Netherlands: input from different victim lawyers and a Dutch victim support service.
De aanbevelingen opgenomen in dit document zijn mede tot stand gekomen dankzij waardevolle input van experts van de aan het project verbonden Knowledge Hub, adjunct-hoogleraar Tuula-Riitta Välikoski, The National Courts Administration of Finland (TIV), de Swedish Bar Association, leden van de Nederlandse Raad voor de Rechtspraak’ en het Nederlands Register Gerechtelijk Deskundigen. Ook diverse juridische professionals uit de partnerlanden Finland, Zweden en Nederland en organisaties die met slachtoffers van misdrijven werken, hebben een belangrijke bijdrage geleverd. De ervaringen en feedback van genoemde organisaties en personen waren van essentieel belang voor de formulering van de aanbevelingen. De in dit document geuite standpunten weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs die van alle personen die aan het project hebben deelgenomen.
De aanbevelingen zijn opgesteld in het kader van het project “Enhancing Videorecorded Interviews and Virtual Hearings in Europe” (E-ViVi). Dit project wordt medegefinancierd door de Europese Unie. De hierin geuite standpunten en meningen zijn echter uitsluitend die van de auteur(s) en weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs die van de Europese Unie of het JUST-programma. Noch de Europese Unie, noch de subsidieverstrekkende instantie kan hiervoor aansprakelijk worden gesteld.
Subsidieovereenkomstnummer 101160576. Deze deliverable (D10) is opgesteld door Anni Lietonen, Julia Korkman, Lisa Flower, Dorris de Vocht, Laura Ervo en Shawnna Von Blixen-Finecke. Projectactiviteiten zijn ook ondersteund door Regina den Otter, Tove Gustavsson, Vera van Geel, Sofie Relander, Annette Bäckström, Carolina Bäckström and Jenna Kenttälä.
Datum: 28-02-2026.
