Mestringsledelse i praksis

Gode og trygge ledere ser, verdsetter, involverer og utfordrer medarbeidere slik at de mestrer best mulig ut fra deres egne forutsetninger og til det beste for virksomheten. For å utøve god mestringsledelse i praksis, er det nødvendig å stoppe opp og trene på ulike forhold som har betydning i utøvelsen av daglig ledelse. Det handler om ledelsesmobilisering og det å bli bevisst sin egen lederrolle ved å trene, lære, reflektere og korrigere på en systematisk måte, over tid og sammen med andre. Målsettingen er å gi ledere en praktisk håndbok med ulike øvelser, råd og tips, som i tillegg også inviterer til refleksjon og retter oppmerksomheten mot hvordan bruke sentrale forskningsbaserte faktorer i egen lederutvikling. Boken er ment å være en «gjøre-selv-bok» som kan brukes som en verktøykasse – individuelt eller sammen med andre. Den vil være av interesse for alle som savner praktiske verktøy for utvikling av eget lederskap, og ikke minst for ledere i kommunal og fylkeskommunal sektor som ønsker å bruke 10-faktor i videre lederutvikling.

Boken inneholder: • Ulike innfallsvinkler for lederutvikling, og spesielt betydningen av god dialog og relasjonsmobilisering hos leder • Presentasjon av ti sentrale utviklingsfaktorer knyttet til mestring, motivasjon og bruk av kompetanse som i lys av mestringsorientert ledelse er viktige faktorer som kan påvirkes og bidra til god måloppnåelse og utvikling • Egen verktøykasse med 11 ulike verktøy og tilsammen 26 øvelser for bruk i egen ledertrening og i felles lederutviklingstiltak • Modeller for lederutvikling, avhengig av mål og behov i den enkelte virksomhet

MESTRINGSLEDELSE I PRAKSIS

Kjetil Spangberg har høyere utdanning innen økonomi, jus, pedagogikk og ledelse, og er utdannet adjunkt med fordypning innen personalledelse, arbeidsrett og kompetanseutvikling. Han har 22 års variert arbeidserfaring innen HR med 14 års solid erfaring som leder på ulike nivå, både i statsforvaltningen og fra privat sektor. Kjetil har vært sentral i utvikling og gjennomføring av en rekke aktiviteter knyttet til lederopplæring og lederutvikling i flere virksomheter sammen med blant annet Marianne Hauan Molstad.

Hvordan utvikler du deg som leder?

Molstad • Spangberg

Marianne Hauan Molstad har 20 års solid ledererfaring, og bred fagkompetanse innenfor hele administrasjonsområdet med ledelse, HR og omstilling som spesialområde. Hun har vært sentral i utvikling og gjennomføring av lederopplæring og lederutvikling innenfor ledelse og medarbeiderskap i flere virksomheter sammen med blant annet Kjetil Spangberg. Hun har utdanning fra universitet og høgskole, og master i økonomi og administrasjon innen strategi og kompetanseledelse. Marianne har tidligere utgitt boka Medarbeiderundersøkelsen gjennomført – hva nå? (Gyldendal Akademisk, 2014) sammen med Tone Sæter, og utarbeidet egne kurs og bistått en rekke kommuner i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 10-faktor.

MESTRINGSLEDELSE I PRAKSIS Verktøy for lederutvikling Marianne Hauan Molstad Kjetil Spangberg

Fra innholdet • Om lederutvikling • Sentrale utviklingsfaktorer • Verktøykassen • Relasjonsstyrking • Modeller for lederutvikling

© Gyldendal Norsk Forlag AS 2017 1. utgave, 1. opplag 2017 ISBN 978-82-05-50713-5 Omslagsdesign: Gyldendal Akademisk Layout: Laboremus Oslo AS Figurer: David Keeping Sats: Laboremus Oslo AS Brødtekst: Minion Pro 10,4/14,5 pkt Papir: 90 g Amber Graphic Trykk: Opolgraf, Polen 2017 Alle henvendelser om boken kan rettes til Gyldendal Akademisk Postboks 6730 St. Olavs plass 0130 Oslo www.gyldendal.no/akademisk akademisk@gyldendal.no Det må ikke kopieres fra denne boken i strid med åndsverkloven eller avtaler om kopiering inngått med KOPINOR, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel. Alle Gyldendals bøker er produsert i miljøsertifiserte trykkerier. Se www.gyldendal.no/miljo

107125 GRMAT Mestringsledelse i praksis 170101_v02.indd 4

10/08/2017 11:26

5

FORORD At øvelse gjør mester, er helt opplagt, men at ledere gis anledning til å øve på praktisk ledelse, er ikke like opplagt. Vår erfaring er at det å stoppe opp i hverdagen for å trene på ledelse skjer altfor sjelden. Ledere deltar på en rekke ledersamlinger og ledermøter der ledelsesfaglige problemstillinger blir belyst og diskutert, men det er ikke det samme som reell ledertrening. Vi har selv lest en rekke bøker om ledelse og lederutvikling opp gjennom årene, og har i tidligere år savnet en praktisk håndbok med konkrete verktøy og øvelser som kan brukes i arbeidet med å mobilisere evnen til å utøve ledelse. Vi har savnet en bok som ikke bare presenterer hvorfor og hva, men også hvordan. Vi har nå valgt å skrive denne boka selv, og har et stort ønske om at den skal være til hjelp og kunne brukes aktivt i ledertrening og lederutvikling for andre. Vi vil takke alle vi har jobbet sammen med, og som har bidratt til å gi god ledelse et innhold, og for alle vi har fått lov til å lede i ulike virksomheter gjennom mange år. Vi vil få rette en spesiell takk til Jan Spurkeland og hans relasjonelle innspill, og en spesiell takk til professor Linda Lai for gode råd underveis og for hennes verdifulle forskning på området. Deler av kapittel 2 er basert på Jan Spurkelands bøker og arbeid om relasjonsledelse, og deler av kapittel 3 er basert på Linda Lais forskning og bidrag i arbeidet med utarbeidelse av 10-faktor. Videre vil vi få takke redaktør Lilian Kongshavn, som også denne gang har hatt tro på ideen og resultatet. Til slutt takker vi også hverandre for den gjensidige inspirasjonen, de faglige diskusjonene og det verdifulle samarbeidet gjennom mange år som har resultert i denne boka. Vi håper boka kan inspirere, motivere og bidra positivt i egen ledertrening og utvikling – og ikke minst – i mobilisering av relasjonell mestringsledelse i praksis. Nøtterøy/Drammen, juni 2017 Marianne Hauan Molstad og Kjetil Spangberg

107125 GRMAT Mestringsledelse i praksis 170101_v02.indd 5

10/08/2017 11:26

107125 GRMAT Mestringsledelse i praksis 170101_v02.indd 6

10/08/2017 11:26

7

INNHOLD

FORORD. . ............................................................................... 5 1

INNLEDNING............................................................................ 11 2

OM LEDERUTVIKLING................................................................. 16 2.1 Noen innfallsvinkler............................................................... 16 2.2 Strategisk ramme nødvendig. . ................................................... 19 2.3 Det å skape en god dialog........................................................ 22 2.3.1 Hva menes med dialog?................................................... 22 1 Aktiv lytting.. ............................................................ 23 2 Åpne spørsmål. . ........................................................ 26 3 Anerkjennende adferd. . ................................................ 26 4 Bygge videre på andres ideer. . ........................................ 27 5 Involvere andre......................................................... 27 6 Stoppe opp, avklare og oppsummere................................. 28 2.3.2 Betydningen av å få tilbakemeldinger.................................... 28 2.4 Relasjonsmobilisering hos leder................................................. 30 2.4.1 Hovedpremiss for mobilisering av relasjonskompetanse................ 31 2.4.2 Hvorfor er relasjonsmobilisering viktig?.. ................................. 32 2.4.3 Relasjonskvalitet........................................................... 33 2.5 Mestringsledelse gjør en forskjell. . .............................................. 38

107125 GRMAT Mestringsledelse i praksis 170101_v02.indd 7

10/08/2017 11:26

8

Innhold 3

SENTRALE UTVIKLINGSFAKTORER................................................. 43 3.1 Presentasjon av faktorene........................................................ 43 3.1.1 Oppgavemotivasjon (indre motivasjon)................................... 44 3.1.2 Mestringstro................................................................ 46 3.1.3 Opplevd selvstendighet (autonomi)....................................... 49 3.1.4 Bruk av kompetanse (kompetansemobilisering).. ........................ 51 3.1.5 Mestringsorientert ledelse................................................. 53 3.1.6 Rolleklarhet. . ............................................................... 56 3.1.7 Relevant kompetanseutvikling. . ........................................... 58 3.1.8 Fleksibilitetsvilje............................................................ 60 3.1.9 Mestringsklima............................................................. 62 3.1.10 Nytteorientert motivasjon (prososial motivasjon)......................... 64 3.2 Sammenhenger mellom faktorene.............................................. 66 3.3 Oppsummering av faktorene..................................................... 68 4

VERKTØYKASSEN..................................................................... 69 4.1 Overordnet oversikt............................................................... 69 4.2 Noen generelle råd og tips.. ...................................................... 72 4.3 Presentasjon av øvelsene. . ....................................................... 74 Verktøy 1: Stolthetsvalg........................................................... 75 Øvelse: Stolthetsvalg. . ..................................................... 75 Registreringsskjema.................................................. 77 Verktøy 2: Oppfølgingsstatus...................................................... 78 Øvelse: Oppfølgingsstatus................................................. 78 Plan for oppfølgingsarbeid........................................... 82 Mal for statusrapportering. . .......................................... 83 Verktøy 3: Dialogkultur. . ........................................................... 84 Øvelse 1: Samtaleteknikk.. ................................................ 85 Øvelse 2: Dialogkoden..................................................... 86 Øvelse 3: Forventningsavklaring.......................................... 90 Øvelse 4: Tilbakemeldingskultur.......................................... 92

107125 GRMAT Mestringsledelse i praksis 170101_v02.indd 8

10/08/2017 11:26

Innhold

9

Verktøy 4: Samtalekort.. ........................................................... 96 Øvelser: Samtalekort A, B og C.. .......................................... 96 Samtalekort A......................................................... 100 Samtalekort B......................................................... 102 Samtalekort C......................................................... 104 Samtaleskjema.. ...................................................... 106 Verktøy 5: Relasjonsstyrking.. ..................................................... 107 Øvelse 1: Blanke ark!...................................................... 108 Øvelse 2: Hvor godt kjenner du dine medarbeidere?.................... 109 Skjema: Hvor godt kjenner du dine medarbeidere?.. ............... 112 Skjema: Hvor godt kjenner du kollegaene dine?.................... 113 Øvelse 3: Helhetsmennesket – 5 F-er.................................... 114 Skjema: «Egen fortelling». . ........................................... 119 Skjema: «Kjennskap til kollega». . .................................... 120 Øvelse 4: Relasjonskartlegging.. .......................................... 121 Verktøy 6: Mestringskraft.......................................................... 127 Øvelse: Mestringskraft..................................................... 127 Verktøy 7: Hverdagshistorier...................................................... 132 Hverdagshistorie – 1.. ..................................................... 132 Hverdagshistorie – 2.. ..................................................... 133 Hverdagshistorie – 3.. ..................................................... 134 Hverdagshistorie – 4.. ..................................................... 135 Verktøy 8: Verdirefleksjoner....................................................... 137 Øvelse: Verdirefleksjoner.................................................. 137 Faktorkort............................................................. 140 Mal for verdikort...................................................... 141 Verktøy 9: Motivasjons­kartlegging................................................ 142 Øvelse: Motivasjonskartlegging........................................... 142 Skjema for motivasjonskartlegging.................................. 144 Verktøy 10: Forbedringsstatus.................................................... 145 Øvelse: Forbedringer. . ..................................................... 145 Forbedringsskjema................................................... 147

107125 GRMAT Mestringsledelse i praksis 170101_v02.indd 9

10/08/2017 11:26

10

Innhold

Verktøy 11: Selvevaluering........................................................ 148 Øvelse 1: Generell evaluering............................................. 148 Skjema for selvevaluering............................................ 150 Øvelse 2: Utvidet evaluering............................................... 152 Individuell utviklingsplan. . ............................................ 153 4.4 Prosess som arbeidsform. . ....................................................... 154 5

MODELLER FOR LEDERUTVIKLING................................................. 157 5.1 Behov og mål...................................................................... 159 5.2 Ulike innretninger for lederutvikling............................................. 161 5.2.1 Utvikling i ordinære møtearenaer......................................... 162 5.2.2 Lederutviklingsprogram.. .................................................. 166 5.2.3 Lederskole. . ................................................................ 168 5.3 Rett valg til rett tid................................................................. 171 6

AVSLUTTENDE KOMMENTAR........................................................ 172 7

LITTERATUR/KILDER.................................................................. 175

107125 GRMAT Mestringsledelse i praksis 170101_v02.indd 10

10/08/2017 11:26

11

1 INNLEDNING Hvordan utvikler du deg som leder? Lederutvikling er ikke noe som skjer på kurs eller til bestemte tider av døgnet. Du utvikler deg som leder hver eneste dag uten at du kanskje tenker så mye på det. For dine medarbeidere merkes det først når de opplever en faktisk endring i din måte å være leder på eller utføre ledelse på; når de merker en endring i hva du sier, hva du gjør, hva du mener, hva du aksepterer, hva som opptar deg, og ikke minst hva du prioriterer og legger til rette for i hverdagen. • Hvordan trener du for å utvikle deg slik dine medarbeidere og virksomheten du jobber i, har behov for og også forventer? • Hvordan mobiliserer du din evne til å lede og utøve god ledelse i praksis? Du må lære deg å kjøre bil før du får sertifikat – og jo mer du øvelseskjører, desto bedre er du rustet for å klare deg på egen hånd. Når du står der med sertifikatet i hånden, er du likevel ikke endelig utlært. Det er først da du gis anledning til å kjøre selv og uten en kjørelærer ved din side. Det å lære seg å lede andre mennesker, slik at de faktisk mestrer og yter best mulig i egen jobbutførelse og i samspill med andre, ved å øve på praktiske eksempler fra lederhverdagen før man setter i gang, er noe de aller fleste ledere ikke gis anledning til før de begynner å lede andre. • Hvordan var dette for deg? • Fikk du trene på å være leder i forkant?

107125 GRMAT Mestringsledelse i praksis 170101_v02.indd 11

10/08/2017 11:26

12

Kapittel 1

Og når man først har tiltrådt en lederstilling, er det sjelden at det gis anledning til å trene og øve på praktiske situasjoner eller nye utfordringer som ikke er av ren faglig karakter, eller som ikke er knyttet til innføring av nye rutiner eller et nytt administrativt ledelses- eller styringssystem. Det er ikke slik fordi det ikke anses som viktig å trene på praktisk ledelse, men hverdagen gir dessverre ikke tid og rom til slik trening. Ofte mangler også praktiske verktøy, og nytteverdien av å rydde tid til å trene undervurderes. Man blir dessverre oppmerksom på hvor viktig dette er, først når konflikter oppstår, eller når samspillet mellom leder og medarbeidergruppen ikke fungerer som forventet. Mange konflikter og samarbeidsutfordringer lar seg ikke alltid løse slik det ideelt sett ønskes når de først inntreffer. En skadet bil kan i de fleste tilfeller repareres, men ikke alltid. Noen ganger er eneste løsning å få en ny bil. Det å bli en god mestringsorientert leder som utøver mestringsledelse i praksis, handler først og fremst om forståelse for og betydningen av egen lederrolle – samt betydningen av hva mestring, motivasjon og bruk av kompetanse betyr i hverdagen for oss alle. I tillegg handler det om å forstå styringsdialog og betydningen av hvilken påvirkning og makt som er knyttet til lederrollen, og hvor avgjørende det er med relasjoner og tillit. Gode og trygge ledere ser, verdsetter, involverer og utfordrer medarbeidere slik at de mestrer best mulig ut fra deres egne forutsetninger og til beste for virksomheten. For å få til det på en god måte, mener vi det er helt nødvendig å stoppe opp og trene på ulike forhold som har betydning i utøvelsen av daglig ledelse. Det handler om ledelsesmobilisering som er å bli bevisst på lederrollen ved å trene, lære, reflektere og korrigere på en systematisk måte, over tid og sammen med andre. Hovedmålet med denne boka er å gi ledere en praktisk håndbok med ulike øvelser, råd og tips, og som i tillegg inviterer til refleksjon og retter oppmerksomheten mot hvordan man kan bruke sentrale forskningsbaserte faktorer i egen lederutvikling. Boka er ment å være en «gjøre-selv-bok» som kan brukes som en verktøykasse – individuelt eller sammen med andre. Boka er langt på vei erfaringsbasert. Det betyr at den bygger på metodiske tilnærminger som er utprøvd i ulike virksomheter basert på aktuell ledelsesteori

107125 GRMAT Mestringsledelse i praksis 170101_v02.indd 12

10/08/2017 11:26

Innledning

13

og forskning som vi har lest, og som ligger til grunn for de erfaringer vi har opparbeidet oss over mange år. Boka er ikke uttømmende i den forstand at alle aktuelle verktøy presenteres. Den tar utgangspunkt i noen sentrale områder det kan være aktuelt å start med, både i egentrening, i felles ledertrening og i felles lederutviklingstiltak i virksomheten. Målgruppen for boka er ledere med personalansvar, vernetjenesten, tillits­ valgte eller andre som har gjennomført 10-faktor i kommunal- eller fylkeskommunal sektor, men den er minst like aktuell for alle ledere, vernetjenesten, tillitsvalgte og HR-medarbeidere som ønsker å jobbe aktivt med ledertrening og lederutvikling i egen virksomhet, og som samtidig ønsker å lære mer om forskningsbaserte faktorer knyttet til mestring, motivasjon og kompetanse som har stor betydning for god måloppnåelse og målrettet utviklingsarbeid. Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor er utarbeidet av Kommunesektorens organisasjon (KS) i samarbeid med professor Linda Lai. 10-faktor er et måleog utviklingsverktøy som er forskningsbasert, og som måler utvalgte variabler som er avgjørende for måloppnåelse og utvikling. Mestringsorientert ledelse står sentralt. De ulike faktorene henger sammen og kan påvirkes gjennom målrettet utviklingsarbeid. 10-faktor er utviklingsorientert ved at faktorene er dokumentert som viktige, og ved at det er mulig å gjøre noe med dem. De ulike faktorene måler dels oppfatninger knyttet til viktige forhold, dels holdninger til den jobben den enkelte har. Faktorene er helt sentrale i det daglige samspillet mellom leder og medarbeider, uavhengig av hvilke andre HR-verktøy virksomheten ellers måtte ha, eller hva slags type virksomhet det er. Marianne har bistått en rekke kommuner i oppfølgingsarbeidet med av 10-faktor det siste året, og har i den forbindelse erfart hvilke muligheter disse faktorene har for ledertrening og lederutvikling. Dette, i kombinasjon med vår erfaring fra fagområdet, gjorde at nettopp disse faktorene ble det naturlige valget for oss som verktøykassens faglige utgangspunkt. Gode og trygge ledere ser, verdsetter og involverer medarbeidere. Kunnskap om og trening i hvordan disse faktorene kan etterleves, bør derfor være av stor interesse for alle ledere som er opptatt av å legge til rette for at medarbeidere skal mestre jobben best mulig.

107125 GRMAT Mestringsledelse i praksis 170101_v02.indd 13

10/08/2017 11:26

14

Kapittel 1

Etter at du har lest boka, sett nærmere på refleksjonsoppgavene og tatt verktøykassen i bruk, vil du forhåpentligvis ha fått en bedre forståelse for hva motivasjon, mestring og kompetanse betyr for god måloppnåelse og utvikling, og også betydningen av det å ha og bygge relasjoner. I tillegg håper vi du blir inspirert til å se nærmere på hva mestringsledelse betyr for deg og dine medarbeidere i dialogen og samspillet i hverdagen. Foruten forord og innledning består boka av kapittel 2: Om lederutvikling. Her presenteres lederutvikling som begrep, noen innfallsvinkler og vårt utgangspunkt, som er at lederutvikling er en kontinuerlig forbedringsprosess. I tillegg belyses dialog og leders relasjonsmobilisering. I kapittel 3: Sentrale utviklingsfaktorer presenteres ti konkrete faktorer som baserer seg på mestring, motivasjon og kompetanse. De ligger til grunn for de aller fleste øvelsene i verktøykassen. Disse faktorene er: 1 Oppgavemotivasjon (indre motivasjon) 2 Mestringstro 3 Opplevd selvstendighet (autonomi) 4 Bruk av kompetanse (kompetansemobilisering) 5 Mestringsorientert ledelse 6 Rolleklarhet 7 Relevant kompetanseutvikling 8 Fleksibilitetsvilje 9 Mestringsklima 10 Nytteorientert motivasjon (prososial motivasjon) I kapittel 4 presenteres verktøykassen. Her gis en overordnet oversikt, generelle råd og tips samt 11 aktuelle verktøy som kan gjennomføres individuelt og/eller i mindre eller større grupper. Noen verktøy består også av flere øvelser. I tillegg belyses prosess som arbeidsform.

107125 GRMAT Mestringsledelse i praksis 170101_v02.indd 14

10/08/2017 11:26

Innledning

15

Verktøykassen inneholder: 1 Stolthetsvalg 2 Oppfølgingsstatus 3 Dialogkultur 4 Samtalekort 5 Relasjonsstyrking 6 Mestringskraft 7 Hverdagshistorier 8 Verdirefleksjoner 9 Motivasjonskartlegging 10 Forbedringsstatus 11 Selvevaluering Det følger med en beskrivelse av hvert enkelt verktøy og de 26 ulike øvelsene der det fremkommer mål og målgruppe, tidsramme, forberedelser, hjelpemidler, eventuelle vedlegg, fremgangsmåte, mulig oppfølging og råd og tips. Aktuelle vedlegg presenteres fortløpende og sammen med verktøyet. I kapittel 5 ser vi nærmere på ulike modeller for lederutvikling. Vi presenterer en mulig modell for hvordan et lederutviklingsprogram og en lederskole kan settes sammen. Vi belyser hva som er viktig å ta hensyn til når teori, trening og refleksjon settes sammen, og hva som bør være godt forankret og ses i sammenheng med øvrige strategiske føringer i virksomheten. I kapittel 6: Avsluttende kommentar foreligger en kort oppsummering og avslutning av bokas innhold. Aktuell litteratur og forskning som vi har lest, og som ligger til grunn for vår erfaring og de verktøyene vi presenterer, fremkommer i litteraturlisten i kapittel 7.

107125 GRMAT Mestringsledelse i praksis 170101_v02.indd 15

10/08/2017 11:26