Faktaundersøkelse

ståle einarsen • harald pedersen • helge hoel

i vanskelige

faktaundersøkelse

ståle einarsen, harald pedersen og helge hoel

faktaundersøkelse

metodikk i vanskelige arbeidsmiljøsaker

© Gyldendal Norsk Forlag AS 2016 1. utgave, 1. opplag 2016

ISBN 978-82-05- 48075-9

Omslagsillustrasjon: Thinkstock

Omslagsdesign: Kristin Berg Johnsen

Layout: Laboremus Oslo AS Figurer: David Keeping

Sats: have a book

Brødtekst: Minion 10,5/15 pkt

Papir: 90 g Amber Graphic

Trykk: Opolgraf, Polen 2016

Alle henvendelser om boken kan rettes til Gyldendal Akademisk

Postboks 6730 St. Olavs plass 0130 Oslo

www.gyldendal.no/akademisk akademisk@gyldendal.no

Harald Pedersen har mottatt støtte fra Det faglitterære fond.

Det må ikke kopieres fra denne boken i strid med åndsverkloven eller avtaler om kopiering inngått med KOPINOR, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel.

Alle Gyldendals bøker er produsert i miljøsertifiserte trykkerier. Se www.gyldendal.no/miljo

Forord

Et godt arbeidsmiljø er oppløftende, motiverende og helsefremmende. Problemer og konflikter i arbeidsmiljøet kan være tilsvarende nedbrytende, demotiverende og potensielt helseskadelige. Det finnes omfattende litteratur, også på norsk, om hvordan man utvikler og forbedrer et allerede godt arbeidsmiljø, og om hvordan man forebygger arbeidsmiljøproblemer. Et stort antall metoder og verktøy er også utviklet med dette formålet. Litteraturen og metodene som forteller hvordan man håndterer vanskelige og konfliktfylte arbeidsmiljøforhold, er mindre omfattende. I denne boken er det sistnevnte som står i fokus. Her beskriver og drøfter vi ulike perspektiver og metoder i arbeidet med det vi kan kalle «vanskelige arbeidsmiljøsaker». Det dreier seg om saker og situasjoner som er preget av personkonflikter og påstander om mobbing og trakassering, eller saker der det er varslet eller klaget med påstander om destruktiv eller helsefarlig ledelse. Boken beskriver en lang rekke prinsipper for hvordan ledere og andre skal og bør arbeide med slike saker. Prinsippene er basert på forskning om rettferdighet, arbeidsmiljølovens bestemmelser og juridiske retningslinjer for god saksbehandling og presenterer nyere metoder for konflikthåndtering og arbeidsmiljøarbeid, herunder særlig faktaundersøkelse. Faktaundersøkelse skal benyttes i saker hvor det foreligger klager på eller varsler om uheldige eller klanderverdige forhold i arbeidsmiljøet, eller der arbeidsgiver på annet grunnlag har grunn til å tro at det finnes slike forhold. Boken presenterer både det faglige og det juridiske grunnlaget for faktaundersøkelse som metode og hvordan metoden i praksis kan og bør gjennomføres. Boken beskriver også de systemene og prosedyrene som virksomheter bør ha på plass for å tilfredsstille lovens krav til internkontroll på dette området.

Det overordnede perspektivet i boken er det vi kan kalle et gjenopprettende perspektiv i arbeidsmiljøarbeidet, til forskjell fra et utviklingsorientert eller et forebyggede perspektiv. Til sammen danner disse tre perspektivene grunnlaget for arbeidsmiljølovens oppfordring om å legge til rette for et helsefremmende arbeidsmiljø. Av de tre perspektivene er det imidlertid det gjenopprettende perspektivet som vanligvis er minst kjent, og det som virksomhetene i minst grad har hatt systemer og gode metoder knyttet til.

Faktaundersøkelse som metode ble først lansert i Norge i 2007 og har dermed i skrivende stund en kort historie. Samtidig bygger den i all hovedsak på kravet om forsvarlig saksbehandling, et krav som har vært til stede siden den moderne arbeidsmiljøloven ble vedtatt i 1977, og forskrift om internkontroll ble innført tidlig på 1990-tallet. Det kan derfor også diskuteres hvorvidt faktaundersøkelse er å regne som en egen metode, eller om den heller er å anse som saksbehandling satt i system i arbeidsmiljøsaker der det foreligger klager eller varsler fra ansatte om egne eller andres arbeidsmiljøforhold.

For vår egen del er denne boken sluttproduktet av et langt og møysommelig arbeid, der vi hver for oss, i samarbeid og med hjelp og støtte fra andre underveis har utviklet og prøvd ut denne måten å arbeide på i saker som omhandler mobbing, trakassering og harde personkonflikter. Vi er i den forbindelse mange en stor takk skyldig for all den hjelpen og støtten vi har fått underveis i dette utviklingsarbeidet.

Først vil vi få takke daværende statsminister Kjell Magne Bondevik og arbeidsminister Dagfinn Høybråten for at de tok initiativet til den offentlige satsingen mot mobbing i arbeidslivet som fra 2005 til 2007 gikk under navnet «Jobbing uten mobbing». Faktaundersøkelse var ett av flere viktige resultater av denne landsomfattende satsingen mot mobbing i arbeidslivet. Satsingen var underlagt styringsgruppen for IA-avtalen, mens den praktiske driften av prosjektet ble overdratt til Arbeidstilsynet, ledet og administrert av Hanne Luthen og hennes medarbeidere ved Arbeidstilsynet Østfold, herunder særlig Anne Gjertrud Fugletveit, Tone Andersen og Annik Apall Austad. Vi vil også få takke Marianne Svensli (LO), Randi Røvik (LO), Rune Soma (Arbeidstilsynet/LO), Leif Thorbjørnsen (Arbeidstilsynet) og Liv Overaae (KS) for deres innspill og bidrag til det arbeidet som ble gjort i «Jobbing uten mobbing» for å tilpasse faktaundersøkelse som metode til norske forhold.

Faktaundersøkelse som metode bygger også delvis på metoden «investigation», som er mye brukt i Storbritannia. Vi er i den forbindelse svært takknemlige for den inspirasjonen vi har fått fra organisasjonen North West Employers ved direktør Liz McQue. Representanter herfra ble blant annet invitert til Norge for å gi informasjon og opplæring i metoden i forbindelse med «Jobbing uten mobbing»-prosjektet og

banet med dette veien for mer kjennskap til metoden i norsk arbeidsliv. En annen viktig inspirasjonskilde fra Storbritannia er Vicki Merchant, som Helge Hoel allerede i 2003 skrev et bokkapittel sammen med, der de beskrev noen viktige sider ved det å gjennomføre «investigation» i saker med klager på mobbing.

Nåværende og tidligere medlemmer i Forskningsgruppen for arbeidsmiljø, ledelse og konflikt (FALK) ved Det psykologiske fakultet, Universitetet i Bergen, fortjener også takk for all den kunnskapen om mobbing, konflikter, ledelse og arbeidsmiljø som de har bidratt med gjennom sin forskning. Denne forskningen har ikke bare generert viktig kunnskap som grunnlag for denne boken, men har også bidratt til økt oppmerksomhet om disse fenomenene i norsk arbeidsliv og samfunnsliv.

Videre vil vi få takke et stort nettverk av faktaundersøkere landet rundt for innspill og erfaringer, særlig Kari Hansen (Arbeidsmiljøspesialistene) og Jørn Unneland (Logos Consulting/ Arbeidsmiljøspesialistene). Advokatene Terje Andersen, Nils Storeng, Thomas Braut Svendsen og advokatfullmektig Elisabeth Dolva Sandøy fra Storeng, Beck & Due-Lund takkes også for viktige innspill underveis i arbeidet.

Oslo, februar 2016

Ståle Einarsen, Harald Pedersen og Helge Hoel

Om forfatterne

Ståle Einarsen er professor i arbeids- og organisasjonspsykologi ved Universitetet i Bergen, der han leder Forskningsgruppen for arbeidsmiljø, ledelse og konflikt (FALK). Einarsen har gitt ut en rekke bøker og har bak seg en omfattende vitenskapelig produksjon om temaer som konflikter, mobbing, kreativitet, ledelse og psykososialt arbeidsmiljø. Han har også lang erfaring som foredragsholder og organisasjonskonsulent på disse områdene.

Harald Pedersen er jurist, spesialist på arbeidsmiljørett og advokat i Arbeidsrettsadvokatene. Pedersen har tidligere arbeidet i Direktoratet for arbeidstilsynet og i Norges Juristforbund. Han har også vært tillitsvalgt og hovedverneombud. Pedersen har utgitt og bidratt i flere bøker om arbeidsmiljø og arbeidsrett og har lang erfaring som foredragsholder og rådgiver. Pedersen satt i Djupedalsutvalget, som i 2015 utga en NOU om mobbing i skolen.

Helge Hoel er professor i organisasjonsatferd ved University of Manchester og en internasjonalt anerkjent ekspert på mobbing i arbeidslivet. Ved Universitetet i Manchester har han ledet et forskningssenter som arbeider med rettferdighet, mangfold og medarbeider-«voice» (som handler om det å bli hørt). Hans egen forskning dreier seg om temaer knyttet til mobbing, trakassering og diskriminering. Hoel har utgitt flere internasjonale bøker om mobbing i arbeidslivet og flere rapporter for International Labour Organization (ILO). Han har også erfaring som fagforeningsleder i Norge.

Innhold

2.2.

2.2.1

og arbeidsmiljøkartlegginger

2.2.2 Etterlever verktøyet arbeidsmiljølovens krav?

2.2.3 For- eller klageundersøkelser

2.2.4

2.2.5

kapittel 3 faglig, historisk og juridisk bakgrunn for faktaundersøkelse som metode

3.1 Historisk bakgrunn

3.1.1 Boken Håndtering av konflikter og trakassering i arbeidslivet

3.1.2.

3.1.3. Europeisk rammeavtale for håndtering av trakassering og vold i arbeidslivet

3.1.4. Faktaundersøkelse: I utgangspunktet en metode for håndtering av mobbing og trakassering

3.2. Den juridiske begrunnelsen for metoden

3.2.1 Arbeidsmiljølovens krav til psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø

3.2.2 Tolking og anvendelse av arbeidsmiljølovens krav

3.2.3 Arbeidsgivers styringsrett

3.2.4 Arbeidsgivers omsorgsplikt

3.2.5

3.2.6 Den europeiske rammeavtalen som juridisk bindende dokument 78

3.2.7 Arbeidsmiljølovens regler om kontrolltiltak

3.3 Den organisatoriske begrunnelsen: Interne føringer

3.4 Den faglige og vitenskapelige begrunnelsen for faktaundersøkelse som metode: Rettferdighet

3.4.1 Ulike former for urettferdighet

3.4.2 Studier av prosedyrerettferdighet

kapittel 4 saksbehandling i arbeidsmiljøsaker

4.1 Generelle prinsipper for saksbehandling

4.2 Saksgang: Undersøkelse av de faktiske forholdene som grunnlag for konklusjon og etterfølgende tiltak

4.2.1 Hvordan kan ansatte reise en sak?

4.2.2 En modell for saksbehandling

4.3 Habilitet, kompetanse og tid – valg av riktig saksbehandler

4.3.1 Habilitet

4.3.2 Kompetanse og tid

4.3.3 Intern eller ekstern saksbehandler

4.3.4 Hvem kan iverksette en faktaundersøkelse?

4.4 Dokumentasjon

4.4.1 Arbeidstakers dokumentasjonsbehov

4.4.2 Arbeidsgivers dokumentasjonsbehov

4.4.3 Dokumentasjon som følger av at saken overlates til politiet

4.5 Kontradiksjon

4.6 Konfidensialitet, anonymitet og taushetsplikt

4.7 Suspensjon: En regel for akutte og alvorlige saker

kapittel 5 roller og rammer i faktaundersøkelser

5.1 Mandat og oppdragsinngåelse for faktaundersøkelse

5.1.1 Intern saksbehandler

5.1.2 Ekstern faktaundersøker

5.1.3 Oppdragsinngåelse

5.1.4 Særlig om taushetsplikt og forhold til personopplysningsloven

5.2 Arbeidsgivers rolle i faktaundersøkelser

5.3 Arbeidsmiljøutvalgets rolle i forbindelse med gjennomføring av faktaundersøkelser

5.4 Verneombudets rolle i faktaundersøkelser

5.5 Tillitsvalgtes rolle i forbindelse med gjennomføring av faktaundersøkelser

5.6 Bedriftshelsetjenestens rolle i faktaundersøkelser

5.7 Arbeidstilsynets rolle i faktaundersøkelser

5.8 Arbeidstakers plikt til å si fra og til å medvirke

5.8.1

5.8.3 Å rette seg etter undersøkelsens konklusjon

kapittel 6 praktisk gjennomføring av faktaundersøkelser

6.1 Forberedelse og planlegging

6.2 Praktisk gjennomføring og faktainnsamling

6.2.1

6.2.2

6.2.3 Én eller flere faktaundersøkere?

6.2.4 Informasjon til de involverte

6.2.5 Gjennomføring av kartleggingssamtalene

6.2.6 Tidsaspektet

6.2.7 Rekkefølgen av kartleggingssamtalene

6.2.8

6.2.9

6.3 Andre bevis i saken

6.3.1 Bevis fremskaffet på utilbørlig måte

6.3.2

6.4 Subsumsjon og konklusjon: Å vurdere sakens fakta opp mot lovens

6.5

6.5.2 Gjengivelse av fakta

6.5.3 Rapport som dokumentasjon og grunnlag for arbeidsgivers endelige konklusjon

6.5.4 Rapport som pedagogisk verktøy

6.5.5 Tilpasning til sakens egenart

6.5.6 Framlegging av rapport

6.6 Arbeidet etter overlevering av rapport

6.6.1 Faktaundersøkers rolle etter at rapporten er levert

6.6.2 Arbeidsgivers rolle etter overlevert rapport

6.6.3 Partenes reaksjoner på rapportens konklusjoner

6.6.4 Ikke brudd på arbeidsmiljøloven

6.6.5 Brudd på arbeidsmiljøloven

6.6.6

7.1 Faktaundersøkelse etter klage på arbeidsgivers saksbehandling av anonymt varslerbrev

7.2 Faktaundersøkelse av klage på trakassering på grunn av arbeidsgivers opptreden og utøvelse av ledelse

7.3 Faktaundersøkelse av klage på opplevd trakassering på grunn av tekstmeldinger fra kollega

7.4 Faktaundersøkelse av klage på opplevd seksuell trakassering 173

7.5 Klageundersøkelse i forbindelse med innlevert bekymringsmelding 176

7.6 Særlig om anonyme brev/varslinger 177

kapittel 8 typiske problemstillinger og temaer i faktaundersøkelser 180

8.1 Trakassering eller normal utøvelse av styringsrett? 181

8.1.1 Ledelse som et nødvendig onde 181

8.1.2 Å gi negativ tilbakemelding og korrigeringer 182

8.1.3 Hvordan formulere vurderinger knyttet til utøvelse av styringsrett 185

8.2 Faktaundersøkelser i saker hvor det er et høyt konfliktnivå mellom partene 187

kapittel 9 interne prosedyrer og retningslinjer 193

9.1 Nødvendighet: Hvorfor virksomheter bør ha policy og prosedyrer 194

9.1.1 Når det uformelle arbeidslivet svikter 194

9.1.2 Å planlegge for krig i fredstid 195

9.1.3 Forebyggende virkning 196

9.1.4 Mulighet for involvering og deltakelse 197

9.1.5 Formalisering av formell og uformell aktivitet

9.1.6 Sikre balansen mellom styringsretten og omsorgsplikten.

9.1.7 Mulighet til å få prøvd sin sak

9.1.8 Sikre virksomheten mot juridiske etterspill

9.1.9 Mulighet til å sette punktum

9.1.10 Hvem omfattes av policyen?

9.2 Innhold og nøkkelelementer

9.2.1 Verdiuttalelse og formålserklæring

9.2.2 Lokal forankring og bakgrunn

9.2.3 Aktuell lovgivning som innvirker på policyen

9.2.4 Problembeskrivelser, definisjoner og eksempler

9.3 Roller og ansvar

9.3.1

9.3.2 Ansattes

9.3.3 Tillitsvalgte og verneombud

9.3.4 Bedriftshelsetjenesten (BHT)

9.3.5

9.4

9.10

9.8.2

9.8.3

9.8.4

9.8.5

9.9.2 Hvor ofte skal policyen evalueres og revideres?

9.9.3 Hvordan kan vi best evaluere policyen?

vedlegg 1 kompetansekrav for faktaundersøkere

vedlegg 2 livet og jussen: en pedagogisk modell

vedlegg 3 en nærmere diskusjon om forbudet mot seksuell trakassering i arbeidsmiljøloven og i diskrimineringslovgivningen

233

237

245

Hva omfattes av lovens forbud mot seksuell trakassering? 245 Behovet for rettsikkerhet og god saksbehandling i saker om seksuell trakassering 247

vedlegg 4 noen av de viktigste paragrafene i arbeidsmiljøloven knyttet til arbeidet med faktaundersøkelser 249

vedlegg 5 et eksempel på policy og prosedyre: kortversjonen av kvinesdal kommunes «policy og prosedyre for forebygging og håndtering av mobbing, trakassering og utilbørlig adferd»

av november 2015

1

2

3

4 Faser i arbeidet for å ivareta et godt og trygt arbeidsmiljø

4.1 Forebygging av krenkende adferd

4.2 Håndtering av trakassering, utilbørlig adferd og harde personkonflikter 260