Farde à formulaires Staff d’Unité

ORGANISER ORGANISER

Farde Farde àà formulaires formulaires

Staff d’Unité

Sommaire Introduction.................................................................................3 Tous les formulaires en un coup d’œil..............................5 Administratif...............................................................................7 Formulaires à compléter par les parents......................................8 Les listings de ton Unité.......................................................... 9 Gestion financière..................................................................... 10 Compte en banque.................................................................... 10 Les cotisations..........................................................................10 Comptabilité de l’Unité.............................................................. 10 Assurances chez les Guides....................................................... 11 Les assurances comprises dans la cotisation............................ 11 Les assurances complémentaires ou facultatives...................... 11 Déclaration d’accident et Déclaration de sinistre...................... 12 Formulaires................................................................................13 Formation.................................................................................. 29 Le stage pratique......................................................................30 Les sessions de Formation........................................................30 Organiser une UniFor................................................................. 30 Comment faire reconnaitre une UniFor ?.................................... 30 Conditions pour la reconnaissance de l’UniFor par la FW-B.......... 30 Weekends et petits camps................................................. 31 Transports en commun.............................................................. 32 Les camps d’été.......................................................................33 Le camp se déroule en Belgique................................................ 34 Administration du camp............................................................ 34 Déclaration de camp................................................................. 34 Préparation et engagement de camp.........................................34 Logistique du camp................................................................... 35 Endroit de camp........................................................................ 35 Commande de tentes et de matériel.......................................... 35 À la recherche de tentes........................................................... 36 Assurance omnium.................................................................... 37 Location de véhicule................................................................. 37 Analyse d’eau............................................................................ 37 Les subsides de l’ONE............................................................... 37 Le camp se déroule à l’étranger................................................ 38 Dossier Camp à l’étranger......................................................... 38 Assistance à l’étranger............................................................. 38 Assurance omnium.................................................................... 38 Location de véhicule................................................................. 38 Attestations............................................................................... 39

Photo de couverture : Université Photo pages 2-3 : 7e HO - Lessines Photo 4e de couverture : 13e HC - Villers-Saint-Ghislain

Introduction En tant que membre d’un Staff d’Unité, tu prends des responsabilités au sein de notre Mouvement. Bravo et merci à toi ! Pour réaliser ta mission, compte sur ton expérience, tes compétences, les autres membres de ton Staff et sur le Mouvement qui met à ta disposition une structure de soutien : Équipe de Région, Équipe Fédérale, Carrick, etc. Pour t’aider, appuie-toi sur les publications que les Guides te proposent. Notamment, tu trouveras dans cette farde des informations sur l’ensemble des tâches administratives d’une année Guide. Les formulaires de cette farde sont à la base destinés aux Animateurs. Certains sont là pour t’informer des démarches qu’ils doivent remplir, d’autres te concernent aussi. Dans cette version qui t’est destinée, nous avons ajouté des formulaires et du texte qui concernent uniquement les Staffs d’Unité.

Attestations Attestations

Pour Pour diverses diverses raisons, raisons, tu tu pourrais pourrais êtreêtre amené amené à fournir à fournir uneune AttesAttestation tation d’appartenance d’appartenance au au Mouvement Mouvement à un à un parent, parent, un un futur futur em-employeur, ployeur, auxaux propriétaires propriétaires desdes endroits endroits de de camp… camp… Tu Tu peux peux la la té-télécharger lécharger depuis depuis SCRIBe SCRIBe pour pour un un membre, membre, un un Groupe Groupe ou ou tonton Unité. Unité.

En En avril, avril, distribue distribue auxaux parents parents concernés concernés l’Attestation l’Attestation de de frais frais de de garde garde d’enfants d’enfants . Celle-ci . Celle-ci leurleur permet permet de de bénéficier bénéficier d’une d’une réduction réduction d’impôt d’impôt pour pour leurleur enfant enfant de de moins moins de de 14 14 ans. ans. ElleElle se se télécharge télécharge de-depuis puis SCRIBe SCRIBe à condition à condition d’avoir d’avoir encodé encodé lesles petits petits camps camps (weekends) (weekends) et et lesles camps camps d’été d’été ainsi ainsi queque lesles participants participants et et présences présences à ces à ces camps. camps. DèsDès la fin la fin desdes camps camps d’été, d’été, distribue distribue auxaux parents parents l’Attestation l’Attestation mu-mutuelle tuelle . Elle . Elle leurleur permet permet de de récupérer récupérer uneune partie partie desdes frais frais du du camp. camp.

•

le détail des démarches et des informations complémen-

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les modes d’emploi et les tutoriels vidéos pour t’aider à télécharger ou compléter les formulaires qui se trouvent dans SCRIBe.

Utilise Utilise lesles aides aides SCRIBe SCRIBe mises à formulaire taà disposition ta disposition sursur notre notre site. site. taires pourmises chaque ;

Une farde à partager C’est le Chef d’Unité qui la reçoit, mais elle s’adresse à tout le Staff. À chacun, lors de la répartition des tâches, d’identifier les formulaires qui touchent à son domaine (contact avec les parents, gestion des comptes en banque, etc.).

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Le site www.guides.be complète cette farde

Toutes Toutes cesces attestations attestations sont sont à télécharger à télécharger précomplétées précomplétées depuis depuis SCRIBe. SCRIBe. L’Tu Attestation L’yAttestation mutuelle mutuelle et et l’ Attestation l’ Attestation de de frais frais de de garde garde retrouveras : d’enfants d’enfants se se trouvent trouvent également également sous sous format format Word Word dans dans la la bibliobiblio• notre lasite totalité des formulaires à télécharger ; thèque thèque de de notre site www.guides.be. www.guides.be.

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FAn - Anim1-2-3

Fa rde à for mul ai r es Staff d ’ Uni té - G ui des . be

Tous les formulaires en un coup d’œil

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Où se trouvent les formulaires ? Disponible en papier dans cette farde

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Fiche d’inscription Fiche santé Protection de la vie privée Droit à l’image Autorisation parentale Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident

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Contrat de location/Mise à disposition d’un endroit de camp ou de weekend en Belgique Déclaration d’accident et Déclaration de sinistre Demande d’ouverture ou de modification d’un compte auprès de la banque CBC Demande d’ouverture ou de modification d’un compte auprès d’une banque autre que la CBC Fiche Partenaire pour un camp à l’étranger Demande d’assimilation comme Animateur breveté Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités Demande d’analyse d’eau Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire État des lieux de début et de fin de camp Fiche de visite d’endroit de camp pour prairie ou pour bâtiment Engagement et préparation de camp Horizons-Routes + canevas Préparation de camp Nuton-Lutin-Aventure + canevas et annexes Préparation et Évaluation de stage pratique Demande de cotisation sociale Bilan financier annuel de l’Unité Formulaires UniFor : tu les recevras dès ton annonce d’une UniFor sur SCRIBe

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Assurance omnium matériels (encastrés ou déclarés) dans les voitures Attestation mutuelle Assistance à l’étranger Déclaration de camp Listings de tes Groupes Attestation de frais de garde d’enfants de moins de 14 ans (réduction d’impôt) Attestations d’appartenance au Mouvement Dossier de camp à l’étranger Demande de subsides pour les camps auprès de l’ONE

•

Commande de tentes et de matériel au Centre de prêt de la FW-B à Naninne (cpm.mouvementsdejeunesse.be)

• • •

Disponible dans la bibliothèque de notre site

Disponible dans SCRIBe

Disponible sur le site d’un de nos partenaires

Administratif Le soutien et la confiance des parents te sont indispensables. Pour te faciliter le travail, nous avons rassemblé les documents à faire compléter par ceux-ci en début d’année Guide.

Fa rd e à fo rmu la ir es Sta ff d’ Un ité - G ui des . be

Retrouve à la fin du dossier les diverses attestations que tu pourrais être amené à transmettre aux parents.

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Formulaires à compléter par les parents Formulaire

Quand ?

Elle reprend les informations du dossier santé de l’enfant et sera présentée au médecin consulté lors du camp, d’une réunion, etc. Elle est à détruire à la fin du camp si aucun dossier n’est ouvert.

À conserver par les Groupes

Fiche santé

Autorisation parentale

À conserver par le Groupe ou l’Unité

À envoyer au Carrick

Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident

En début d’année Guide

En début d’année Guide

•

Les Guides ont souscrit à une police d’assurance complémentaire qui a pour objet de garantir, à la suite d’un accident corporel, tant pendant les activités Guides que sur le chemin de celles-ci, le paiement d’indemnités en cas d’invalidité permanente et/ou en cas d’incapacité temporaire. Nos membres sont invités à remplir le formulaire s’ils souhaitent souscrire à cette assurance. Avec ce formulaire, les parents de nos membres mineurs et les Animés/encadrants majeurs ont l’occasion de s’opposer à l’utilisation de leurs données personnelles par un organisme autre que les Guides.

Fiche d’inscription

Ce formulaire est destiné à l’Animateur de Groupe ou un membre du Staff d’Unité chargé de l’encodage dans SCRIBe. Il permet de récolter toutes les informations nécessaires auprès des parents. Ne le renvoie pas au Carrick.

Droit à l’image

•

Les parents signent le formulaire pour placer leur enfant sous la responsabilité de ses Animateurs lors des activités Guides. Si le camp se passe hors de nos frontières, demande aux parents de faire légaliser l’Autorisation parentale par la commune juste avant le camp.

Protection de la vie privée

En début d’année Guide ou dès l’inscription d’un nouveau membre

•

Pourquoi ?

Lors de nos activités, des photos et vidéos des membres sont prises. Ceux-ci doivent donner leur accord explicite pour la prise et la diffusion d’images sur les supports des Guides. Si tu n’as pas déjà un formulaire de ce type, tu peux utiliser celui proposé afin de récolter, pour l’ensemble du Groupe, le consentement des adultes responsables des membres de moins de 13 ans et/ou celui des membres eux-mêmes s’ils ont plus de 13 ans.

Par choix pédagogique, nous n’acceptons pas l’incription des enfants qui n’auront pas atteint l’âge de 5 ans le 31 décembre de l’année Guide en cours. Même pour le camp, un weekend, une réunion. Tu gères les données personnelles des membres de tes Groupes. Utilise-les uniquement dans le cadre de tes fonctions Guides (listings dans SCRIBe, communications vers les parents, etc.) et ne les transmets jamais à des personnes tierces. À la fin de ta mission, supprime ces données de ton listing de contacts (papier et numérique). Chaque membre de notre Mouvement a le droit de consulter, rectifier ou effacer ses données personnelles sur simple demande à privacy@guides.be. Présente aux parents les formulaires Protection de la vie privée et Droit à l’image afin que leur volonté à ce sujet puisse être respectée. Réfère-toi à la Charte de la protection de vie privée des Guides, disponible dans les mentions légales de notre site www.guides.be.

Les listings de ton Unité Tous nos membres sont encodés dans la base de données SCRIBe. Le Staff d’Unité n’a accès qu’à son Unité.

Ensuite, aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo disponibles sur notre site afin de mettre à jour tes listings pour le 15 novembre au plus tard.

•

Toutes les informations demandées sont importantes dans SCRIBe. Aide-toi du formulaire à compléter par les parents pour les récolter. Sois particulièrement attentif à l’adresse postale et aux coordonnées des Animateurs, elles doivent être complètes.

•

Quand un nouveau membre rejoint l’un de tes Groupes, encode-le dans la semaine de son arrivée afin qu’il soit directement assuré.

•

Les listings de tes Groupes doivent être à jour tout au long de l’année Guide, c’est ta responsabilité.

•

C’est le Carrick qui met à jour le listing du Staff d’Unité après chaque élection. Tout changement dans ton Staff en cours d’année est à signaler à l’adresse scribe@guides.be.

Si un Groupe est dissout ou si tu crées un nouveau Groupe, il est nécessaire de prévenir la Région et les Guides (scribe@guides.be).

Université

Fa rde à for mul ai r es Staff d ’ Uni té - G ui des . be

Pour te connecter à SCRIBe, il te faut un login et un mot de passe. Si tu n’en as pas, rends-toi sur scribe.guides.be et clique sur « (ré)obtenir un mot de passe ».

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Gestion financière Compte en banque

Les cotisations

Pour gérer l’argent de l’Unité et des Groupes, l’ouverture de comptes en banque et la mise à jour des signataires de ceux-ci sont nécessaires.

Au début de chaque année Guide, nous demandons à chaque Animé et encadrant de l’ASBL de payer une cotisation. Le type de cotisation qui sera payée doit être encodé dans SCRIBe lorsque tu mets à jour les listings. Retrouve les différents tarifs de cotisations sur guides.be : Accueil > Animateur > Administratif > Montant des cotisations.

Notre Mouvement a signé une convention avec la banque CBC afin de te faciliter la procédure administrative. Nous te conseillons donc d’ouvrir des comptes dans cette banque. Retrouve toutes les informations nécessaires sur les formulaires d’ouverture ou de modification d’un compte bancaire.

Points d’attention •

La cotisation couvre l’année Guide de septembre à aout.

•

Assure-toi que les familles payent la cotisation de leur enfant dès que celui-ci rejoint ton Unité.

•

Les Guides et Les Scouts ont adopté un système identique de cotisations avec des montants uniques. De plus, les réductions de cotisation pour les familles ayant inscrit leurs enfants dans l’un ou l’autre des deux mouvements sont appliquées.

•

Les intendants et invités déjà assurés par Les Scouts, SGV, FOS et SGP ne doivent pas repayer une cotisation chez nous, mais tu dois quand même les inscrire dans SCRIBe en tant qu’intendant ou invité.

•

Tu recevras trois factures au cours de l’année Guide : une facture d’acompte en octobre ; une facture en fonction de ce que tu auras encodé dans SCRIBe en janvier ; une facture de clôture en aout.

•

Payer la cotisation c’est : adhérer au Mouvement et contribuer à son bon fonctionnement ; être assuré pendant les activités Guides ; recevoir les informations et les revues du Mouvement.

Important ! •

•

•

Lors de tout changement dans un Staff de Groupe ou d’Unité, veille à mettre en ordre les signataires des comptes grâce au formulaire de demande de modification d’un compte (CBC ou autre). Envoie ce formulaire dument rempli à l’adresse info@guides.be. Un compte bancaire doit être ouvert pour personne morale et non pour personne physique. C’est-à-dire qu’un compte ne peut être ouvert avec un nom propre, mais bien avec le nom du Groupe ou de l’Unité (ex. : 10e Unité Nord). Seules des personnes faisant partie du Mouvement peuvent avoir accès à un compte de Groupe ou d’Unité. Tes listings doivent donc être en ordre dans SCRIBe.

Comptabilité de l’Unité Les finances de l’Unité se composent des finances gérées par les Groupes et des finances propres à l’Unité. Selon les Unités, différentes façons de s’organiser existent. Peu importe la formule choisie, une règle est à respecter : la transparence et la rigueur dans la gestion des recettes et des dépenses. À la convenance de l’Unité, les comptes d’Unité se font sur l’année civile (janvier à décembre) ou sur l’année Guide (du 1er septembre au 31 aout). Chaque année, selon la date convenue avec la Région, le Staff d’Unité envoie le récapitulatif des recettes et des dépenses de l’année passée à la Région.

Nos activités doivent être accessibles à tous

Au moment de demander le paiement de la cotisation aux parents, certaines Unités ajoutent des frais au profit de l’Unité. Le Mouvement ne s’oppose pas à cette pratique tant que le montant demandé reste raisonnable. La difficulté financière ne doit pas empêcher l’inscription d’un membre. Si un cas se présente dans ton Unité et si ni l’Unité ni la Région ne peuvent aider à payer sa cotisation, envoie à info@guides.be une demande de cotisation sociale grâce au formulaire du même nom avant le 15 décembre.

Assurances chez les Guides Les Guides ont souscrit à une assurance RC accident en faveur de tous les membres en ordre de cotisation. Elle couvre les accidents dans le cadre des jeux, des hikes, weekends et camps dans le monde entier. Nos membres ont la possibilité de souscrire à différentes assurances complémentaires avec ou sans frais ajoutés.

Les assurances complémentaires ou facultatives •

Assurance RC incendie locaux des Unités et/ou leur contenu. Les Unités ont la possibilité de souscrire à l’assurance en passant par l’ASBL Les Guides.

•

Invalidité permanente et incapacité temporaire suite à un accident. Prix : voir sur le formulaire.

•

L’assurance omnium (dégâts matériels pour deux voitures maximum/deux conducteurs maximum) pour les voitures pendant les camps (police AXA n° 623129717). Souscription dans la Déclaration de camp sur SCRIBe. L’omnium concerne uniquement les voitures immatriculées en Belgique. Les voitures louées ne sont pas concernées. Les Staffs d’Unité sont automatiquement souscripteurs sans devoir se signaler dans SCRIBe. Prix : compris dans la cotisation annuelle.

•

Demande d’extension de garantie en cas d’organisation d’évènements et festivités. Souscription grâce au formulaire du même nom. Prix : sur demande, tu recevras un devis de notre courtier d’assurances. Sinon, tu recevras la facture directement. Elle comprend : 1. l’assurance « Dégradations immobilières » : dégradations à l’immeuble pris en location ou mis à la disposition pour l’organisation de l’évènement (+ mobilier, à l’exception des installations sono et appareils électriques susceptibles visés au point 3) ; 2. l’assurance « Accidents » : pour les non-membres ;

Les assurances comprises dans la cotisation •

Responsabilité civile extracontractuelle (police AXA n° 7055885410123)

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Frais médicaux-accidents corporels (police AXA n° 7055885410123)

•

L’assurance incendie des locaux en occupation temporaire. La RC incendie ne couvre que les sinistres occasionnés en Belgique.

11e BWO - Halle

•

Assistance pour les voyages à l’étranger (police Ethias n°45515374). Souscription dans la déclaration de camp sur SCRIBe. Prix : - camps en Europe et au Maghreb : compris dans la cotisation annuelle ; - camps en dehors de l’Europe et du Maghreb : www.guides.be/animateur/les-camps/camps-a-l-etranger

•

Notre courtier est CI Assurances S.A.

•

Chaque nouveau membre est assuré gratuitement pendant trois réunions.

•

Pour toute question qui concerne les assurances : assurances@guides.be - +32 (0)2 538 40 70.

•

Sur www.guides.be : police d’assurance responsabilité civile « accidents » individuelle des membres Guides et police d’assurance responsabilité civile « incendie » plus l’avenant qui concerne l’occupation temporaire des locaux et endroits de camp.

Fa rde à for mul ai r es Staff d ’ Uni té - G ui des . be

3. l’assurance « Tous risques » : pour le matériel électronique emprunté ou loué (matériel hifi, installations de sonorisation et d’éclairage, caméras…).

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Recommandations préalables ! Déclaration d’accident

•

En cas d’accident corporel d’un membre du Groupe et/ou de lunettes endommagées, même si ça te semble sans gravité.

Déclaration de sinistre Par ce document, signale tout autre sinistre (incendies, dégradation, etc.) à l’adresse assurances@guides.be. Détaille les circonstances de l’incident. Envoie des photos si possible.

• •

• •

La déclaration d’accident est valable à l’étranger, car nos membres sont couverts par l’assurance accident dans le monde entier. •

Les Animateurs emporteront des Déclarations d’accident et des Déclarations de sinistre vierges à chaque réunion, weekend et au camp. S’ils quittent le local ou l’endroit de camp, ils les mettront dans leur sac à dos. La Déclaration d’accident accompagne toujours une visite chez le médecin ou aux urgences d’un hôpital. Toutes les questions posées ont leur importance, il est donc nécessaire d’y répondre clairement. Les déclarations incomplètes risquent d’être renvoyées. Cela ralentit le traitement du dossier. L’assurance des Guides ne couvre ni les maladies ni les conséquences pouvant résulter d’affections allergiques. Cependant, elle couvre les maladies et les réactions allergiques résultant de morsure ou piqure d’animaux, ainsi que l’intoxication et les brulures résultant soit de l’absorption de substances toxiques (exemple : intoxication alimentaire), soit du dégagement de gaz ou de vapeur. Elle couvre aussi les insolations. Si les intendants et/ou invités sont déjà assurés chez Les Scouts, les SGP, les Scouts & Gidsen Vlaanderen ou la FOS Open Scouting, c’est la déclaration fournie par leur fédération qui doit être remplie en cas d’accident.

Garde une copie de tout document envoyé.

6e HC - Soignies

À remplir par les parents. Destinataire : le Staff d’Unité ou l’Animateur chargé de mettre à jour les listings dans SCRIBe. Quand l’utiliser ? Dès qu’un nouveau membre rejoint ton Groupe.

  

IMPORTANT :  Ce formulaire a pour but de t’aider à récolter les informations auprès des parents pour ensuite les encoder dans SCRIBe. Ne le renvoie pas au Carrick. Garde-le !  Nous n’acceptons pas l’inscription d’enfants qui n’auront pas atteint l’âge de 5 ans le 31 décembre de l’année Guide en cours.

FICHE D’INSCRIPTION (ANIMÉ OU ANIMATEUR) Branche :

 Nuton

 Lutin

 Aventure

 Horizon

 Route

 Intrépides

Identité de l’Animé/Animateur Nom :

Prénom :

Adresse complète : Date de naissance : ………/………/…………

Sexe :

GSM :

E-mail :

Totem :

Quali :

 F

 M

 Autre

Famille (contact) Parent 1 (ou tuteur légal)

Parent 2

Nom :

Nom :

Prénom :

Prénom :

Téléphone :

Téléphone :

GSM :

GSM :

E-mail :

E-mail :

Adresse postale si différente de celle de l’Animé/Animateur :

Adresse postale si différente de celle de l’Animé/Animateur :

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………….……………………

…………………………………………………….……………………………………

Autre contact en cas d’urgence et en l’absence des parents ou du tuteur légal Nom et prénom : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. GSM : ………………………………………………….. Téléphone : …………..……………………………… Lien (famille, voisin…) : ……………………………………… Nombre de personnes habitant sous le même toit (la personne concernée par cette fiche comprise) et inscrites chez Les Guides : ……………..

chez Les Scouts : ……………..

Par la présente, je donne mon consentement explicite à l’ASBL Les Guides, pour le traitement de mes données à caractère personnel (ou celles de la personne mineure dont je suis le représentant légal) concernant l’organisation des activités du Mouvement. La Charte de protection de vie privée peut être consultée dans la section des mentions légales sur www.guides.be. Date :…………………………………………

Signature : ………………………………………………………..

    

À photocopier/À télécharger et à transmettre à chaque parent d'Animé et d'Animateur. À remplir par les parents (ou un médecin) qui la donnent au Responsable du Groupe. À conserver dans le dossier du Groupe et à emporter lors de chaque activité Guide. À montrer au médecin ou à l'hôpital dès que c'est nécessaire. À remplir au début de chaque année Guide et à réactualiser avant le camp si nécessaire.

FICHE SANTÉ - Confidentiel

Note préalable : les informations ci-dessous seront utilisées pour le suivi journalier de votre enfant et sont réservées à une utilisation interne par les Animateurs et, le cas échéant, par les prestataires de santé consultés. Conformément à la loi sur le traitement des données personnelles, vous pouvez les consulter et les modifier à tout moment. Ces données seront détruites un an après le séjour si aucun dossier n’est ouvert. Identité de l’enfant : Nom : ................................................................... Prénom : .................................................. : Date de nais. : .......................... Adresse complète : ....................................................................................................................................................................................................... Unité Guide (Région, n°, nom) : .................................................................................................................................................................................... Médecin traitant : Nom : ...................................................................................................... : Tél. : .................................................................... Où joindre les parents ou le tuteur ou le responsable légal ? Personne 1 Personne 2 Nom : ............................................................................. Nom : ........................................................................... Lien de parenté : ........................................................... Lien de parenté : .......................................................... Période du ................ au ............................................... Période du ................ au .............................................. Et du ......................... au ............................................... Et du ......................... au .............................................. Tél. : .............................................................................. Tél. : ............................................................................. GSM : ............................................................................ GSM : ........................................................................... E-mail : .......................................................................... E-mail : ......................................................................... Remarque(s) : ............................................................... Remarque(s) : ............................................................... Personne à joindre en cas d’absence de ces deux personnes Nom : ................................................................... Lien de parenté : ............................................ Tél. : ........................................................................ GSM : ................................................................... E-mail : .......................................................................... Groupe sanguin : ....................... Poids de l'enfant : ..................... Date du dernier examen médical scolaire : ............./............/.............. Y a-t-il des remarques concernant sa participation à certaines activités (sport, camp, jeux...) ? OUI — NON Lesquels et pourquoi ? ......................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. L'enfant sait-il nager ? OUI — NON L’enfant est-il en situation de : Diabète OUI — NON Asthme OUI — NON Épilepsie OUI — NON Somnambulisme OUI — NON

Peut-il participer sans inconvénients aux baignades ? OUI — NON Mal des transports Affection cardiaque Affection cutanée Rhumatisme

OUI — NON OUI — NON OUI — NON OUI — NON

Handicap mental OUI — NON* Handicap moteur OUI — NON* Autre(s) : …………………………………………………………… (* Si oui, complétez l’annexe destinée aux personnes en situation de handicap.)

Maladie(s) antérieure(s) de l’enfant et/ou opérations subies :

................................................................................................. Année : ............... ................................................................................................. Année : ............... ................................................................................................. Année : ...............

A-t-il été vacciné contre le tétanos ? Votre enfant se lave-t-il tout seul ? Est-il vite fatigué ?

En quelle année ? …...…. Dernier rappel le : …..../….…/…...… Est-il sensible aux refroidissements ? OUI — NON Est-il incontinent ? OUI — NON

OUI — NON OUI — NON OUI — NON

Est-il allergique à l’iode ? OUI — NON Est-il allergique à des médicaments ? OUI — NON Lesquels ? ......................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................................................................. Votre enfant doit-il prendre des médicaments ? OUI — NON Lesquels ? Quand ? En quelle quantité ? : ........................................................ .............................................................................................................................................................................................................................. Est-il autonome dans la prise de ces médicaments ? OUI — NON Est-il allergique à certaines matières ou aliments ? OUI — NON Si oui, lesquels et quelles en sont les conséquences ? .............................................................................................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................................................................................

Votre enfant suit-il un régime alimentaire ? Y a-t-il des précautions à prendre quant à son alimentation ? ..................................................... .............................................................................................................................................................................................................................. Si c’est une fille, est-elle réglée ? OUI — NON Y a-t-il des observations à ce sujet ? ......................................................................................... .............................................................................................................................................................................................................................. Autres renseignements concernant votre enfant que vous jugez importants à signaler aux Animateurs (problèmes de sommeil, incontinence nocturne, problèmes psychiques ou physiques, port de lunettes ou appareil auditif, etc.) : ............................................................................................... .............................................................................................................................................................................................................................. Pour toi, Animateur : fais remplir cette fiche et prends le temps de discuter avec les parents. Présente-la au médecin consulté lors du camp ou toute autre réunion Guide... Il peut ainsi prendre connaissance de certains antécédents et éventuellement contacter soit les parents soit le médecin traitant de l’enfant. Il peut ainsi indiquer sur ce formulaire son avis et les prescriptions à suivre. Dans ce cas, cette fiche sera remise aux parents à la fin du camp pour leur permettre de prendre les dispositions adéquates. Les autres fiches seront détruites à la fin de chaque année Guide (fin du camp). Informations importantes pour les parents : ce questionnaire doit être complété par vous-même ou par un médecin. Il est important de nous donner ces renseignements afin que votre enfant retire le maximum de plaisir de sa participation à nos activités et à son camp. Les Animateurs disposent d’une trousse de premiers soins. Dans le cas de situations ponctuelles ou dans l’attente de l’arrivée du médecin, ils peuvent administrer les médicaments* cités ci-dessous, et ce, à bon escient. Nous vous rappelons qu’il est nécessaire de tenir informés les Animateurs s’il y avait une évolution d’ordre médical entre le moment où vous avez rempli cette fiche et les activités. *du Paracétamol ; de la crème à l’arnica ; de la crème ou un spray anti-piqure d’insecte ; antiseptique pour le soin des plaies ; gel cicatrisant pour soigner les brulures. « Je marque mon accord pour que la prise en charge ou les traitements estimés nécessaires soient entrepris durant le séjour de mon enfant par le Responsable du camp (ou du Responsable du Groupe lors de toute autre activité) ou par le service médical qui y est associé. J’autorise le médecin local à prendre les décisions qu’il juge urgentes et indispensables pour assurer l’état de santé de mon enfant, s’il s’agit d’une intervention chirurgicale. » « I hereby agree that, during the stay of my child, the responsible for the camp or its medical service may take any required measure in order to provide adequate healthcare to my child. I also grant the local doctor the right to take any urgent and indispensable decision in order to ensure the health of my child, in case of surgery. » Date et signature du parent ou responsable légal de l’enfant : …………………………………………………………………………. Nom, prénom, date et signature de la personne qui a rempli ce formulaire : .................................................................................................... À remplir par le(s) médecin(s) qui est(sont) intervenu(s) pendant le camp, le hike, etc. Nom(s) et téléphone(s) du (des) médecin(s) consulté(s) lors du camp, du hike, etc. : ......................................................................................... .............................................................................................................................................................................................................................. Soins prodigués : .................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. Avis et prescriptions à suivre : ............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. Date et signature du(des) médecin(s) : ............................................................................................................................................................... ..............................................................................................................................................................................................................................

Emplacement pour une vignette de la mutuelle.

Emplacement pour une vignette de la mutuelle.

Ne pas coller complètement

Ne pas coller complètement

Annexe

Pour les personnes en situation de handicap Pour les personnes en situation de problème comportemental Pourriez-vous expliquer brièvement en quoi consiste le handicap de votre enfant ? ............................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. Que souhaitez-vous nous transmettre à propos de votre enfant qu’il est important que nous sachions ? ............................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. Doit-on être vigilant par rapport à certaines choses ? ............................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. ..................................................................................................................................................................................................................................

En ce qui concerne la motricité Peut-il se déplacer

seul ? avec une tribune ou un déambulateur ? en prenant des points d’appui ? en voiturette ?

OUI — NON OUI — NON OUI — NON OUI — NON

A-t-il des troubles de l’équilibre (chutes fréquentes), des difficultés à se déplacer ? OUI — NON Quelle durée ou quelle distance peut-il parcourir lors d’une promenade ? Durée : .................................. Distance : .......................................... A-t-il tendance à fuguer OUI — NON ; faut-il le tenir par la main en promenade ? OUI — NON ............................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. Y a-t-il des choses particulières auxquelles porter attention ? ................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. En ce qui concerne la communication A-t-il des difficultés d’expression ? OUI — NON Comment se fait-il comprendre : des phrases, des gestes, des pictogrammes, les yeux, des signes de tête, des rires, des vocalises ? .................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. Utilisez-vous un code particulier ? OUI — NON Si oui, décrire : ......................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. A-t-il des difficultés de compréhension ? Exprime-t-il ses envies, ses émotions facilement ? Sait-il lire, écrire ?

OUI — NON OUI — NON OUI — NON

En ce qui concerne l’alimentation Mange-t-il seul ? OUI — NON Faut-il couper la nourriture, la mixer ? OUI — NON Comment boit-il ? (Entourez ce qui convient) : tout seul - accompagné - au verre - à la paille - avec un gobelet adapté Quels sont ses plats préférés ? ................................................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. Y a-t-il des aliments qu’il ne supporte pas ? ............................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. Y a-t-il des risques de fausse déglutition ? Faut-il épaissir les liquides ? …………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. En ce qui concerne ses gouts, ses préférences Quels sont les jeux, les activités qu’il aime ? ............................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. Quels sont les jeux, les activités qu’il n’aime pas ? .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. Quelles sont les choses qu’il réussit bien, qu’il apprécie ? ....................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. En ce qui concerne l’hygiène et la toilette Sait-il aller seul aux toilettes ? Souffre-t-il d’énurésie (pipi au lit) ? Doit-il disposer de toilettes adaptées ? Porte-t-il des langes la nuit/le jour ? Sait-il se laver seul ?

OUI — NON OUI — NON OUI — NON OUI — NON OUI — NON

En ce qui concerne l’habillement Sait-il s’habiller tout seul ? Sait-il choisir des vêtements adaptés aux conditions climatiques ? Sait-il reconnaitre ses vêtements ?

OUI — NON OUI — NON OUI — NON

En ce qui concerne le sommeil Risque-t-il de tomber du lit ? OUI – NON A-t-il besoin d’aide pour sortir du lit ? OUI – NON Peut-il dormir sous tente ? OUI – NON A-t-il besoin de dormir dans une tente spéciale ? OUI – NON Sait-il utiliser un sac de couchage ? OUI – NON A-t-il besoin d’une source de lumière pour dormir ? OUI – NON Est-il somnambule ? OUI – NON De combien d’heures de sommeil a-t-il besoin ? ……………………….. En ce qui concerne le comportement Sait-il respecter des consignes ? OUI — NON Lorsqu’il est en groupe, il faut faire attention à : ..................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................. A-t-il des comportements qui peuvent être difficiles à supporter pour son entourage ? OUI — NON Si oui, lesquels : ........................................................................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................................................................................. Dans cette situation, il est préférable de : ............................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................. Est-ce qu’il a des frayeurs, des peurs dans un certain contexte ? OUI — NON Si oui, lesquels : ........................................................................................................................................................................................................ ..................................................................................................................................................................................................................................

Qu’est-ce qui le calme, l’apaise ? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. A-t-il des rituels ? OUI – NON Si oui, lesquels : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Présente-t-il des difficultés pour maintenir son attention pendant une activité ? OUI - NON Combien de temps en moyenne peut-il maintenir son attention ? ………………………………………………………………………………………………………………………

En ce qui concerne l’aspect médical Doit-il prendre des médicaments ? Doit-on porter une attention particulière à un aspect spécifique ? Reçoit-il des soins particuliers par des infirmiers ? Est-il sensible au chaud et au froid ?

OUI — NON OUI — NON OUI — NON OUI — NON

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À photocopier/À télécharger et à transmettre à chaque parent et Animé/encadrant majeur. À remplir et à signer par les parents ou les Animés/encadrants majeurs qui le désirent. À renvoyer à privacy@guides.be. Quand ? Au début de chaque année Guide. Pour en savoir plus : Charte de protection de la vie privée sur www.guides.be.

PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE Opposition à la diffusion de données personnelles Les informations relatives aux Animés et encadrants Guides sont reprises dans SCRIBe, la base de données de l’ASBL et ne sont utilisées qu’au sein de celle-ci. L’ASBL se réserve cependant le droit de communiquer des informations aux organismes avec lesquels elle est liée pour autant que cette communication soit en accord avec l’objet social de notre association (commune, ONE, etc. pendant les camps). Les Guides considèrent que le consentement des parents de nos membres mineurs et des Animés/encadrants majeurs a indubitablement été donné via l’inscription en tant que membre. Cependant, ceux-ci ont l’occasion de s’opposer à la diffusion des données au moyen du formulaire ci-dessous. Nous informons l’ensemble de nos membres qu’ils disposent d’un droit d’accès et de rectification des informations les concernant sur simple demande à privacy@guides.be.

Je soussigné(e) : ...................................................................................................................................

 père  mère  tuteur/responsable légal  Animé majeur  encadrant majeur m’oppose à la communication et à la diffusion par l’ASBL Les Guides, même à des tiers qui respectent son objet social, des données relatives à : Prénom et nom : ............................................................................................................................................................. Rue et numéro : .............................................................................................................................................................. Code postal et localité : .................................................................................................................................................. faisant partie de l’Unité de : ……............................................................……………. (nom de l’Unité) …......……… (n°) …………………........……………………….. (Région). et dont l'Animateur Responsable* est : ..........................................................................................................................

Date : …………./…………./………….

Signature : ………………………………………………………………………..

* À compléter par l'Animateur Responsable du Groupe avant de photocopier.

Formulaire de droit à l’image Lors de nos activités, des photos et vidéos des membres sont prises. Ces images sont utilisées pour partager des souvenirs avec nos membres, ainsi que pour promouvoir notre mouvement de jeunesse sur les supports de communication du Groupe, de l’Unité, de la Région, de la Fédération ou dans la presse. Le présent formulaire, une fois signé, est valable pour toute la durée de l’affiliation au Mouvement. Le parent/tuteur légal reste responsable du droit à l’image de l’enfant jusqu’à 18 ans. À partir de 13 ans, l’enfant peut également donner son accord. Si l’un des deux refuse, aucune prise ni diffusion d’image n’est autorisée. Vous disposez, pour ce traitement, des mêmes droits que ceux accordés pour tout traitement de vos données personnelles (droit d’accès, d’effacement, etc.). Si vous souhaitez exercer vos droits concernant votre image/celles de votre enfant, veuillez contacter l’Unité par écrit. Je soussigné(e),

Nom : ................................................ Prénom : ...........................................

Nom : ................................................ Prénom : ........................................... membre mineur de plus de 13 ans.

tuteur légal/parents de : Nom : ......................................... Prénom : ..................................... membre de plus de 18 ans autorise

n’autorise pas

autorise

n’autorise pas

la prise d’images de mon enfant/de moi-même et leur diffusion sur les supports suivants : • dans les publications papier et numériques du Mouvement (Unité, Région, Fédération des Guides) ; • sur les comptes de réseaux sociaux du Mouvement (Unité, Région, Fédération des Guides) ; • sur les sites Internet du Mouvement (Unité, Région, Fédération des Guides). Lieu et date : ............................................................................................................................................................................................................................................................................. Signature du responsable légal du membre/membre de plus de 18 ans

Signature du membre mineur de plus de 13 ans

Pour plus d’informations, veuillez consulter notre page relative au droit à l’image sur www.guides.be/droit-a-l-image.

Guides Catholiques de Belgique asbl Rue Paul-Émile Janson 35 - 1050 Bruxelles • 02 538 40 70 • info@guides.be • www.guides.be BE 0407.750.980 • RPM de Bruxelles • CBC : BE11 7320 1473 4048

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Concerne tout membre qui a moins de 18 ans et assimilés (en situation de handicap), y compris les Animateurs, invités et intendants. À remplir et à signer par les parents. Quand ? À l’inscription du membre. À donner à l'Animateur Responsable du Groupe. Document à emporter au weekend, camp, etc. Pour en savoir plus : Carnet de camp.

AUTORISATION PARENTALE Coordonnées de l’Animateur Responsable du Groupe* Prénom, nom : ...................................................................................................................................... Adresse complète : ...............................................................................................................................

Région : ............................................ Unité : .................................. Groupe : .....................................

Je soussigné (prénom, nom) : ..............................................................................................................  père

 mère

 tuteur/responsable légal

autorise (prénom, nom) : ..................................................................................................................... à participer aux activités Guides : réunions, weekends, camps, etc. Durant ces périodes :  je le place sous l’autorité et la responsabilité de ses Animateurs ;  je marque mon accord pour que soient administrés, uniquement en cas de nécessité, les médicaments repris de manière exhaustive dans la Fiche santé ;  si son état de santé réclamait une décision urgente et à défaut de pouvoir être contacté personnellement, je laisse toute initiative au médecin ou au chirurgien ;  en cas d’arrêt inopiné d’une activité ou du camp, si le Staff n’arrive pas à me joindre, j’autorise le Staff à confier mon enfant à (nom, prénom + lien parental : tante, oncle, ami, etc.) : ............................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ n° de GSM : …………………………………………………………… Date et signature du parent/tuteur/responsable légal : .................................................................................................................................................................... * À compléter par le Staff avant de photocopier.

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Concerne tout membre qui a moins de 18 ans et assimilés, y compris les Animateurs, invités et intendants. À remplir et à signer par les parents. Quand ? Avant le camp à l’étranger. À faire légaliser par la commune. À donner à l'Animateur Responsable du Groupe. Document à emporter en camp. Pour en savoir plus : Carnet de camp

Parental authorisation for a stay abroad The undersigned (father/mother/guardian) : ................................................................................................................................................................................... gives hereby permission to : ................................................................................................................................................................................... to stay at (city) : ……………………………………………………………………….. in (country) : ……………………………………………………………………………………………………………………… accompanied by* : ................................................................................................... from ................................. until ................................. During the above-mentioned period : she/he will be under the authority and responsibility of her/his Staff. I agree that only the drugs listed on the medical card may be given, exclusively when required. I hereby agree that, during the stay of my child, the responsible leader of the camp or the medical service referred to may take any required measure in order to provide adequate healthcare to my child. I also grant the local doctor the right to take any urgent and indispensable decision in order to ensure the health of my child, even in case of surgery.  In case of unexpected end of the camp, if I can’t be reached by the Staff, I entitle a member of her/his Staff to leave my child to .................................................. Mobile number ......................................

  

Date and signature :……………………………………………………………………………………………. * Leader in charge of the camp Signature legalised by the City Hall

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À photocopier/À télécharger et à transmettre à chaque parent d'Animé et d'Animateur. À remplir et à signer par les parents qui le désirent. À renvoyer à info@guides.be. Quand ? En début d’année Guide ou lors de l’inscription courant de l’année.

INVALIDITÉ PERMANENTE ET INCAPACITÉ TEMPORAIRE SUITE À UN ACCIDENT Les Guides ont souscrit auprès d’AXA Belgium SA une police d’assurance complémentaire (facultative) à laquelle peuvent adhérer les membres qui le souhaitent. Cette police a pour objet de garantir, à la suite d’un accident corporel, tant pendant les activités Guides que sur le chemin de celles-ci, le paiement d’indemnités en cas d’invalidité permanente et/ou en cas d’incapacité temporaire. Les assurés ont le choix entre deux modalités : -

Prime annuelle de 3,28 € pour un capital de 37 185 € en cas d’invalidité permanente de 100 %.

-

Prime annuelle de 8,69 € pour un capital de 37 185 € en cas d’invalidité permanente de 100 % et pour un revenu de remplacement de maximum 12,39 € par jour d’incapacité temporaire totale ou partielle à partir du 31e jour qui suit l’accident, et ce, pour un an maximum. Cette formule s’adresse aux personnes exerçant une activité professionnelle.

Les parents sont invités à remplir le formulaire s’ils souhaitent souscrire à cette assurance. L’assurance couvre l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre). Pour tout renseignement complémentaire, il est possible de contacter le Centre Interdiocésain (C.I) Assurances S.A au 02/509.97.75.

SOUSCRIPTION À L’ASSURANCE COMPLÉMENTAIRE INVALIDITÉ PERMANENTE ET INCAPACITÉ TEMPORAIRE SUITE À UN ACCIDENT Prénom, nom de la personne à assurer (c'est moi-même - c'est mon enfant)* : ............................................................................................................ Date de naissance : …………./…………./…………. E-mail : …...................................................................................................................... GSM/Téléphone : ........................................................... Adresse postale : .................................................................................................................................................................................................. Groupe (Région, Unité, Branche) : ........................................................................................................................................................................

Je soussigné : ………..............................................................……………......................………….…..….…. m’engage, à payer la somme de : -

3,28 € pour un capital en invalidité permanente de 37 185 € OU 8,69 € pour un capital en invalidité permanente de 37 185 € et un revenu de remplacement de 12,39 € maximum par jour d’incapacité totale ou partielle pour un an maximum,

endéans les 30 jours après réception de la demande de paiement. Date : …………./…………./………….

Signature : ………………………………………………………………………..

*biffer la mention inutile

Far de à form ul ai res S taff d’ U nit é - Gu ide s .be

Formation

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Le stage pratique

Les sessions de Formation

Un stage pratique dans le parcours de Formation Guide d’un Animateur est l’occasion d’expérimenter ce qu’il a appris en Formation.

Dans certains cas, un Animateur peut demander que son diplôme soit reconnu comme brevet d’Animateur. Les conditions sont indiquées dans le formulaire de demande d’assimilation.

Démarches pour valider un stage pratique :

Organiser une UniFor

•

•

minimum un mois avant le stage pratique : l’Animateur rencontre son accompagnateur pour remplir et signer ensemble la Préparation de stage pratique. C’est l’occasion pour l’Animateur de discuter de ses objectifs ; maximum un mois après le stage pratique : l’Animateur organise une rencontre avec son accompagnateur et complète avec lui son Évaluation de stage pratique. Ensemble, ils reliront les objectifs fixés avant le stage et évalueront leur réalisation.

Si l’Animateur effectue deux stages pratiques, il doit rendre une Préparation et une Évaluation pour chaque stage. À l’adresse infos@guides.be, les Animateurs peuvent commander la Farde de l’Animateur en Formation. Elle contient, entre autres, le formulaire Préparation et Évaluation de stage pratique.

L’UniFor (l’Unité en Formation) est un weekend de Formation organisé par le Staff d’Unité pour les Animateurs. Il fait partie du parcours de la Formation d’Animateurs. Ce weekend est reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles et il peut être subsidié si un dossier est remis au Carrick. Pour l’organisation du weekend, aide-toi de l’outil Organiser une UniFor ou contacte le Carrick (unifor@guides.be).

Comment faire reconnaitre une UniFor ? •

Minimum six semaines avant le weekend, annonce ton UniFor dans SCRIBe. Aide-toi des modes d’emploi SCRIBe.

•

Avant le weekend UniFor, tu recevras du Carrick l’évaluation et la synthèse des dépenses (avec justificatifs) à compléter et à nous renvoyer au plus tard un mois après la Formation.

•

Une semaine avant l’UniFor, envoie la liste des formateurs et le programme à unifor@guides.be.

•

Maximum sept jours après le weekend UniFor, envoie ta liste de participants à unifor@guides.be.

Conditions pour la reconnaissance d’une UniFor par la FW-B •

Minimum 8 participants

•

De 8 à 23 participants : minimum 2 formateurs (dont 1 breveté)

•

De 24 à 31 participants : minimum 3 formateurs (dont 2 brevetés)

•

De 32 à 40 participants : minimum 4 formateurs (dont 2 brevetés)

Dès que tu as annoncé ton UniFor, le Service Pédagogie et Appui-Formation du Carrick t’accompagnera pas à pas, tant au niveau des contenus et des méthodes de Formation que des démarches administratives.

Weekends et petits camps Tout au long de l’année, déclare (ou demande à tes Groupes de déclarer) les weekends et petits camps dans SCRIBe. Encode ensuite les participants et leur présence. Cela te permettra de télécharger l’Attestation de frais de garde d’enfants avec toutes les informations correctes depuis SCRIBe.

Far de à for mul ai re s Staff d’U ni té - G ui des . be

Aide-toi du mode d’emploi et du tutoriel vidéo qui se trouvent sur notre site.

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Transports en commun Le réseau TEC met gratuitement des tickets de transport à disposition des mouvements de jeunesse. Fais-en profiter tes Groupes pour les activités pendant l’année et pendant les camps. Voici un schéma qui clarifie la procédure.

1. Posséder une carte MOBIB

Tu as déjà ta carte MOBIB Si tu possèdes une carte MOBIB SNCB, STIB ou De Lijn, appelle le TEC pour la rattacher.

Tu n’as pas encore ta carte MOBIB Télécharge le document concernant la procédure d’inscription sur eshop.infotec.be.

2. Activer la gratuité Complète le formulaire sur le site des Guides : guides.be > Animateur > Les camps > Préparation logistique > Transports > TEC.

3. Commander tes titres de transport Après confirmation des Guides, appelle le TEC pour commander tes titres de transport au plus tard cinq jours avant l’activité ! Attention ! Pour les groupes de plus de 15 personnes, il faut réserver par téléphone au moins 10 jours à l’avance.

4. Bon voyage ! Valide ta carte dans les transports TEC.

Infos importantes • • • •

La gratuité est valable du vendredi au dimanche, les jours fériés et lors des congés scolaires. Tu dois utiliser les lignes et horaires existants. En cas d’utilisation d’une carte MOBIB nominative, le titulaire de la carte doit voyager avec le groupe. La carte MOBIB coute 5 euros.

F ard e à fo rmu l air es St aff d’ U nit é - Gu ide s .be

Les camps d’été

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Le camp se déroule en Belgique La préparation d’un camp a toute son importance. Il est donc impératif de respecter les trois étapes suivantes : 1. la Déclaration de camp Elle est à compléter dans SCRIBe afin de nous donner des informations capitales relatives aux camps. 2. la Préparation de camp Ce document t’accompagne dans la préparation minutieuse de ton camp. 3. l’Engagement de camp (Annexe de la Préparation de camp) Signé par les Staffs, l’Unité et un Cadre de ta Région, il autorise les Groupes à partir au camp après la lecture et la validation de la Préparation de camp.

Camps Horizons Afin que ceux-ci se déroulent dans les meilleures conditions, assure-toi que l’Animateur Responsable a deux années d’expérience dans l’animation au sein des Guides ou dans une autre fédération ET que le Staff compte minimum deux Animateurs qui se sont investis pendant l’année.

Administration du camp Déclaration de camp La Déclaration de camp, c’est un formulaire que chaque Staff doit compléter avant le 1er mars dans SCRIBe. Pour faciliter cette tâche, le Carrick a créé un mode d’emploi et un tuto vidéo qui se trouvent sur https://www.guides.be/scribe. Il est indispensable de la remplir pour que le Mouvement rassemble toutes les données qui concernent les camps. Elles nous serviront à : • demander les autorisations de circulation en forêt au DNF ; • prévenir la commune de la venue des Groupes sur son territoire ; • soutenir nos Groupes avec la Cellule de Crise.

Préparation et Engagement de camp Le camp est le couronnement de l’année Guide. Pour que ce moment si important soit réussi, il faut une préparation minutieuse. C’est tout l’intérêt de la Préparation et de l’Engagement de camp. Animateurs, Staff d’Unité et Cadres de Région jouent un rôle déterminant dans cette démarche. La Grille de lecture et le dossier Aide à la rédaction de la Prépa de camp t’accompagnent tout au long de ta relecture. Ils pointent les éléments immanquables pour un camp réussi. Retrouve-les sur www.guides.be. La Préparation de camp doit être relue et validée par le Staff d’Unité, puis par la Région. L’Engagement de camp est signé par le Staff de Groupe, le Staff d’Unité et le Cadre de Région. Chacun garde une copie.

Tu peux télécharger toutes les Déclarations de camp de ton Unité depuis SCRIBe. Aide-toi du mode d’emploi ou du tuto vidéo disponibles sur notre site.

Logistique du camp Endroit de camp Il y a quatre documents destinés à aider les Staffs lors de la location de l’endroit de camp. Ce sont :

• •

la Fiche de visite (bâtiment ou prairie) ; le Contrat de location (dans certains cas, il sera nécessaire de recourir à son annexe) ; l’État des lieux de début de camp ; l’État des lieux de fin de camp.

La Fiche de visite Elle se décline en deux versions (pour bâtiment et pour prairie) et est destinée à garder une trace écrite des visites d’endroits de camp. Les Staffs pourront ainsi comparer différents lieux et faire leur choix. Elles aident à organiser le camp en fonction du lieu. Conservées par les Groupes ou l’Unité, les fiches serviront l’année d’après, même si le lieu visité n’a pas servi.

Si des travaux doivent être réalisés par le propriétaire, notamment pour la sécurité du camp, le formulaire Détail des aménagements à effectuer par le propriétaire sera complété. L’État des lieux Le premier jour du camp, le propriétaire fera un état des lieux de l’endroit en présence du Staff. Ils rempliront et signeront le formulaire du même nom. Idem pour le dernier jour. Ils rempliront et signeront le formulaire État des lieux de fin de camp.

Commande de tentes et de matériel au Centre de Prêt de la FW-B à Naninne Le Centre de Prêt de la FW-B à Naninne met gratuitement à disposition des mouvements de jeunesse du matériel de camping, didactique et audiovisuel. Nos membres peuvent aussi y demander des équipements pour la réalisation de fêtes et autres activités Guides. Procédure pour faire une demande de matériel Dès le mois de septembre, les Animateurs complètent le formulaire de demande de prêt de matériel qui se trouve sur cpm.mouvementsdejeunesse.be. Dès qu’il est validé, le Carrick recevra un exemplaire du formulaire, le signera et y apposera le cachet du Mouvement (obligatoire pour le traitement de la demande) avant de le transmettre au Centre de prêt de Naninne. Celui-ci renverra au demandeur une autorisation ou un refus par courrier. Il pourra alors retirer le matériel à l’heure et à la date indiquées sur le formulaire.

8e LO - Waremme

Far Toi ,de adre à form de For ul aimati res on S taff - Gui d’ de U nit s. be é - Gu ide s .be

• •

Le Contrat de location LE document à ne pas oublier lors de la visite de l’endroit de camp ! Il a une valeur légale : d’une part, il protège le propriétaire et le locataire (le Staff), et d’autre part, il engage les signataires à respecter strictement ce qui y est stipulé. Si ce n’est pas le cas, la loi intervient en faveur de la partie lésée.

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À la recherche de tentes

Je n’ai pas de tentes

Mes tentes sont abimées

En Staff, estimez le nombre de tentes dont vous aurez besoin pour le camp.

Achète des tentes en passant par nos partenaires GN Products, CanvasCamp ou T-Eventrent. Propose l’achat collectif à ton Unité ou à ta Région. Ma demande est acceptée

Bon camp ! Vive la solidarité !

Répare tes tentes. Utilise la liste de réparateurs proposée sur www.guides.be.

Envoie une demande de tentes à Naninne : rends-toi sur le site cpm.mouvementdejeunesse.be. Attention : ne sois pas trop gourmand. Le stock de Naninne est limité et beaucoup de groupes doivent s’y fournir ! • Évite les réservations de plus de 15 jours ou à cheval sur la mi-juillet. • Réduis ton matériel au strict minimum et assure-toi de prévoir un véhicule assez spacieux que pour tout transporter.

Ma demande est refusée Ma demande est acceptée

Bon camp ! Vive la solidarité !

Solidarité Tentes Contacte les Guides, qui organisent chaque année des prêts de tentes entre les Unités (info@guides.be).

Ma demande est refusée Ma demande est acceptée

•

Bon camp !

•

Vive la solidarité !

• • •

Fais un appel aux parents, peut-être ont-ils de vieilles tentes, tonnelles, bâches… Construis des abris pour ton matériel, trouve des idées dans le Carnet Woodcraft. Achète des tonnelles, les prix sont de plus en plus démocratiques. Loge tes intendants dans de petites tentes igloos. Loue des tentes chez T-Eventrent à moindre cout.

Assurance omnium pour les voitures pendant le camp d’été

Elle couvre les dégâts matériels et s’adresse aux plaques belges. Souscris à cette assurance au moins 10 jours avant le départ au camp. Les voitures en location ne bénéficient pas de cette assurance. Les Staffs d’Unité sont automatiquement souscripteurs à condition d’avoir payé la cotisation annuelle. Attention, pout tout conducteur de moins de 23 ans et/ou en cas d’accident sans tiers, une franchise de 600 € reste à charge du Groupe.

• •

•

L’assurance omnium couvre les dégâts matériels (encastrés ou déclarés), pas corporels, et s’adresse aux plaques belges. Les Animateurs doivent y souscrire au moins 10 jours avant le départ. Les Staffs d’Unité sont automatiquement souscripteurs à condition d’avoir payé la cotisation annuelle. Les voitures en location ne bénéficient pas de l’assurance omnium.

FAn - Anim1

Analyse d’eau S’ils le souhaitent, les Animateurs peuvent demander minimum trois semaines avant le camp, une analyse de l’eau de l’endroit au Service Public de Wallonie. Un formulaire est téléchargeable sur www.guides.be. C’est gratuit !

Les subsides de l’ONE L’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE) est l’organisme de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui gère les subsides qui peuvent être attribués à tes Groupes dans le cadre du décret Centres de vacances. Notre Mouvement adhère à ce décret et encourage chaque Groupe à remplir les conditions qu’il définit. Administrativement, tous les camps Guides sont agréés comme centre de vacances. Nous comptons sur toi pour te mettre en ordre en ce qui concerne les normes d’encadrement imposées par le décret (voir le tableau dans le Carnet de camp). Grâce aux informations transmises en déclarant les camps dans SCRIBe, le Carrick informera l’ONE de la tenue des camps.

Location de véhicule Les Guides ont conclu avec Europcar un contrat de location offrant à nos membres des avantages tels que l’assurance du véhicule loué, une assistance routière, la réduction de l’âge minimal du conducteur (21 plutôt que 25), l’absence de dépôt de garantie... Pour en bénéficier, contacte le Carrick au +32 (0)2 538 40 70 ou par mail (info@guides.be).

Le 30 septembre, le Carrick envoie à l’ONE les déclarations de camp dans lesquelles la case « Je souhaite introduire une demande de subsides via SCRIBe » a été cochée. Pour cette date, toute les informations nécessaires doivent donc avoir été encodées dans SCRIBe. Si ton Unité accueille des Animés en situation de handicap, coche sur l’annexe «Liste des enfants accueillis» la case «Handicapés» et bénéficie d’un subside majoré.

Far de à for mul ai re s S taff d’ U ni té - G uid es .b e

L’assurance omnium permet aux Animateurs d’assurer par Groupe et par camp maximum deux voitures et maximum deux conducteurs. Le prix de cette assurance est compris dans la cotisation annuelle. Tu peux y souscrire en passant par la Déclaration de camp dans SCRIBe.

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Le camp se déroule à l’étranger Retrouve ici les points qui viennent en supplément des procédures citées dans le chapitre « Le camp se déroule en Belgique ». En effet, les procédures décrites pour les camps en Belgique restent d’application à l’étranger. Pour que ces camps se déroulent dans les meilleures conditions, l’Animateur Responsable doit avoir deux années d’expérience dans l’animation au sein des Guides ou dans une autre fédération ET le Staff doit compter minimum deux Animateurs qui se sont investis pendant l’année. De plus, si le camp se passe hors Europe, l’Animateur Responsable doit avoir 21 ans accomplis le jour du départ au camp.

Dossier Camp à l’étranger Ce dossier, à compléter dans SCRIBe, nous informe du projet et de la destination des camps. Le Staff d’Unité le valide. Les Animateurs doivent compléter et surtout nous faire parvenir les formulaires qui le composent dans les délais indiqués. Un camp hors Europe Au plus tard le 1er décembre, les Animateurs doivent : • compléter le dossier Camp à l’étranger dans SCRIBe ; • compléter et signer la fiche Partenaire de projet et la télécharger dans le dossier de camp à l’étranger dans SCRIBe. Au plus tard le 10 mai : demande à tes Horizons de nous envoyer l’Attestation de participation à la formation préparant au voyage à l’étranger et à la rencontre interculturelle, si ta Chaine (ou au minimum la moitié de celle-ci) n’a pas participé au Tour d’Horizon proposé par les Guides. Un camp en Europe Au plus tard le 1er mars : • les Animateurs doivent compléter le dossier Camp à l’étranger dans SCRIB ; • les Chaines qui ont un partenaire complètent et signent la Fiche Partenaire de projet et la télécharger dans le dossier de camp à l’étranger dans SCRIBe.

• Si le dossier arrive au Service International après le 1er décembre, la destination sera d’office limitée à l’Europe. • Si la destination change, la procédure recommence.

Assistance à l’étranger Pour un camp hors Europe, nous conseillons aux participants n’ayant pas d’Assistance à l’étranger par leurs parents de souscrire à l’Assistance à l’étranger proposée par les Guides. Prix : consulte la page www.guides.be/animateur/les-camps/ camps-a-l-etranger de notre site. Pour un camp en Europe et au Maghreb • France, Luxembourg, Allemagne et Pays-Bas : privilégie la CEAM (Carte Européenne d’Assistance Maladie). Elle sera utile pour bénéficier des soins médicaux dont vous auriez besoin pendant le camp. • Les autres pays de l’Europe et le Maghreb : en plus de la CEAM, et pour les membres qui n’auraient pas encore d’Assistance à l’étranger, les Guides t’en proposent une dont le prix est compris dans la cotisation. Encode ces participants dans SCRIBe. Assurance omnium (dégâts matériels) pour les voitures pendant le camp d’été L’assurance omnium est valable à l’étranger dans les mêmes conditions que pour les camps en Belgique, mais uniquement pour les plaques belges et pas pour les véhicules de location.

La souscription à ces assurances se fait 10 jours avant le début du camp dans SCRIBe. Les infos nécessaires se trouvent dans le Carnet de camp Horizon-Route. L’Assistance à l’étranger comprend : • l’organisation du retour de l’assuré malade ou blessé ; • la visite d’un membre de la famille de l’assuré malade ou blessé ; • le retour anticipé de l’assuré suite à un deuil familial ; • les frais médicaux et chirurgicaux ; • les frais d’hospitalisation ; • les frais du transport jusqu’au centre de premiers soins ; • en cas de décès de l’assuré, le rapatriement de corps.

Location de véhicule Les voitures louées auprès d’Europcar peuvent partir à l’étranger sous les mêmes conditions que les voitures louées pour un camp en Belgique. L’assurance omnium mission n’est pas valable pour les véhicules de location.

Attestations Attestations

Pour Pour diverses diverses raisons, raisons, tu tu pourrais pourrais êtreêtre amené amené à fournir à fournir uneune AttesAttestation tation d’appartenance d’appartenance au au Mouvement Mouvement à un à un parent, parent, un un futur futur em-employeur, ployeur, auxaux propriétaires propriétaires desdes endroits endroits de de camp… camp… Tu Tu peux peux la la té-télécharger lécharger depuis depuis SCRIBe SCRIBe pour pour un un membre, membre, un un Groupe Groupe ou ou tonton Unité. Unité.

En En avril, avril, distribue distribue auxaux parents parents concernés concernés l’Attestation l’Attestation de de frais frais de de garde garde d’enfants d’enfants . Celle-ci . Celle-ci leurleur permet permet de de bénéficier bénéficier d’une d’une réduction réduction d’impôt d’impôt pour pour leurleur enfant enfant de de moins moins de de 14 14 ans. ans. ElleElle se se télécharge télécharge de-depuis puis SCRIBe SCRIBe à condition à condition d’avoir d’avoir encodé encodé lesles petits petits camps camps (weekends) (weekends) et et lesles camps camps d’été d’été ainsi ainsi queque lesles participants participants et et présences présences à ces à ces camps. camps.

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Farde à formulaires Staff d’Unité

Nos publications appliquent les recommandations orthographiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles. En application de la charte orthographique/grammaticale prévalant en FW-B, pour l’instant, nous utilisons une orthographe où le genre masculin s’utilise aussi pour les ensembles mixtes. Une publication des Guides Catholiques de Belgique asbl 2026. Rue Paul-Émile Janson, 35 • 1050 Bruxelles • Tél. +32 (0)2 538 40 70 • www.guides.be • info@guides.be

L es Gui de s et Inte rne t

Cette Farde à formulaires contient les formulaires officiels, à photocopier et utiliser tout au long de l’année, ainsi que l’explication des démarches administratives Guides. Elle te soutient dans la gestion de ton Unité.

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