Dossier Elections by GuidesBe

Élections

Sommaire

Nos publications appliquent les recommandations orthographiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles. En application de la charte orthographique/grammaticale prévalant en FW-B, pour l’instant, nous utilisons une orthographe où le genre masculin s’utilise aussi pour les ensembles mixtes. Une publication des Guides Catholiques de Belgique asbl. Édition 2025.

Photo de couverture : Assemblée Générale

Photo pp. 2-3 : Assemblée Générale

Introduction

Dans notre Mouvement, les élections garantissent un fonctionnement démocratique et participatif. En effet, tous les niveaux de fonction, en ce compris Animateurs, Staffs d’Unité, Cadres de Région et Cadres de Formation, élisent les personnes qui les encadrent et les soutiennent.

Dès le départ, les candidats présentent leur programme aux électeurs afin d’établir clairement les règles du jeu pour tous.

L’appel à candidatures, la préparation et la mise en place des élections font partie de tes missions. Tu peux compter sur ton expérience, tes compétences, les publications Guides, ton Équipe de Région, l’Équipe Fédérale et le Carrick pour les mener à bien. Consulte le dossier Structure et soutien pour savoir qui agit à quel niveau.

En tant que premier point de contact avec les Staffs d’Unité, utilise ce processus pour découvrir et faire connaissance avec l’équipe qui se présente. Ton soutien et ton aide durant leur mandat n’en seront que plus optimaux.

Encore merci pour ton investissement !

Cette publication traite de différentes situations d’élection :

• l’élection d’un Staff d’Unité Guide ;

• l’élection d’une Équipe de Région ;

• l’élection, en Région, des représentants du terrain à l’Assemblée Générale ;

• l’élection des représentants de la Formation à l’Assemblée Générale.

Tu trouveras toutes les informations spécifiques concernant l’élection des Staffs d’Unités sœurs dans la publication Les Unités Guides-Scoutes.

Organigramme

Dans notre Mouvement, l’Équipe Fédérale, les Équipes de Région et les Staffs d’Unité sont élus par les personnes qu’ils encadrent et soutiennent.

Chacune des dix-sept Régions est représentée en Assemblée Générale par quatre personnes. Il en va de même pour la Formation.

Chaque équipe est élue par une instance spécifique

Staff d’Unité

Conseil d’Unité (CdU)

Les Staffs d’Unité sont élus par les Animateurs des Groupes qui constituent l’Unité, lors d’un Conseil d’Unité spécial organisé par la Région.

Cadres de Région

Conseil Cadres-Chefs d’Unité (CCU)

Les Cadres de Région sont élus lors des CCU par les représentants des Staffs d’Unité de leur Région.

Équipe Fédérale (EF) Assemblée Générale (AG)

L’Équipe Fédérale, constituée de la Présidente et de ses Équipiers (sept max.), est élue par les membres de l’AG constituée de Cadres de Région, Cadres de Formation, représentants du terrain (membres de Staffs d’Unité, de Staffs de Groupe ou d’une Route) et membres du Conseil d’Administration.

Conseil d’Administration Assemblée Générale (AG)

Le Conseil d’Administration, constitué de trois à neuf administrateurs, est élu par les membres de l’AG. Le CA désigne parmi ses membres un ou une Président∙e.

Président.e de l’Assemblée Générale Assemblée Générale (AG)

Le ou la Président.e de l’Assemblée Générale est élu.e par les membres de l’AG.

Élections des représentants de l’AG

Représentants du terrain à l’AG

Conseil Cadres-Chefs d’Unités (CCU) ou Équipe de Région

Les représentants du terrain à l’AG sont élus par les membres du CCU, tandis que les Cadres de Région représentants à l’AG sont cooptés par l’Équipe de Région.

Représentants de la Formation à l’AG

Conseil des Cadres de Formation (CCF)

Les représentants de la Formation à l’AG sont élus, parmi les Cadres de Formation, par le Conseil des Cadres de Formation.

Staff d’Unité

Le Staff doit être composé d’un Chef d’Unité et de trois Adjoints maximum. Il peut être renforcé par des personnes-ressources (ces dernières n’ont pas de droit de vote lors des Conseils d’Unité).

La présence d’un représentant de la Région est obligatoire lors de l’élection. En cas d’absence d’Équipe de Région, l’Équipe Fédérale se charge de l’élection.

Scrutin

Durée d’un mandat Fonction

Chef d’Unité

Personne-ressource

Animateur Sens et Foi d’Unité

Le candidat est élu par Âge requis

les membres du CdU (en présence d’un représentant de sa Région)

Annonce de fin de mandat, de démission** ou de vacance

Élection à la majorité des 2/3 des voix* au Coordinateur de Région 22 ans

2 ans (renouvelable deux fois maximum)

Adjoint d’Unité 21 ans 18 ans

les membres du CdU (en présence du Chef d’Unité)

Élection à la majorité absolue (moitié + 1)*

au Chef d’Unité

25 ans

* Plus d’informations au point « Jour de l’Élection », p. 9. ** En cas de démission du Chef d’Unité en cours de mandat, une procédure spéciale se met en place : cf. ROI - Partie 4 - Règlements Fédéraux

L’élection en six étapes

À noter : les procédures sont valables même s’il n’y a qu’un seul candidat qui se présente.

Annonce de fin de mandat

Six mois avant la fin du premier ou deuxième mandat d’un Staff d’Unité, l’Équipe de Région envoie à celui-ci l’Annonce de fin de 1er ou 2e mandat. Ce courrier propose le renouvèlement du mandat.

Six mois avant la fin du troisième mandat d’un Staff d’Unité, l’Équipe de Région envoie à celui-ci l’Annonce de fin de 3e mandat. Ce courrier l’invite à rechercher de nouveaux candidats et propose les autres possibilités d’engagement dans le Mouvement.

Les Staffs d’Unité peuvent évidemment penser à leur relève avant de recevoir ce courrier. Il est préférable d’y réfléchir tout au long du mandat.

Appel à candidatures

Quatre mois avant la fin du mandat et à la suite d’une rencontre avec le Staff d’Unité en place, l’Équipe de Région, en partenariat avec le Staff d’Unité actuel, envoie l’Appel à candidatures aux Animateurs de l’Unité qui ont atteint la limite d’âge requise pour intégrer un Staff d’Unité, aux parents, anciens, etc. Ce courrier a pour but d’informer de la fin d’un mandat, de l’arrivée d’élections et d’inviter à rejoindre le futur Staff d’Unité.

Pour assurer la relève de tes Unités, SCRIBe (la base de données des Guides) peut t’aider à retrouver des anciens membres. Suis le mode d’emploi Exporter un listing des anciens de ton Unité disponible sur le site pour constituer une liste de potentiels candidats.

Pour l’envoi des appels à candidatures, le Carrick peut t’aider. Demande ce soutien à temps à l’adresse observatoire@guides.be.

Rencontre, information, convocation

Rencontrer, informer

Il est utile que l’Équipe de Région, en partenariat avec le Staff d’Unité en place, ait un premier contact avec les candidats pour discuter de leur programme et répondre à leurs questions.

Convoquer

En accord avec le Staff d’Unité en place, l’Équipe de Région :

• planifie un Conseil d’Unité ;

• convoque le Conseil d’Unité (cf. formulaire Élection d’un Staff d’Unité Guide : Convocation) ;

• réceptionne les éventuelles procurations.

Préparation

Après avoir relu des articles du ROI relatifs à l’élection des Staffs d’Unité et vérifié les extraits de casiers judiciaires (ECJ) des candidats, l’Équipe de Région photocopie ou imprime les Bulletins de vote et le Rapport d’élection

Pour en savoir plus sur la procédure complète des ECJ, consulte notre site Internet.

Jour de l’élection

Informations préliminaires

• Ce sont les membres du Conseil d’Unité (CdU) qui votent.

• Les Animateurs en fonction (et non les anciens) élisent le nouveau Staff d’Unité.

• Chaque Staff de Groupe doit être représenté au sein du Conseil d’Unité par un de ses Animateurs. Les Animateurs absents peuvent donner procuration (une procuration par personne).

• Chaque membre d’un Staff de Groupe dispose d’une voix.

• Il s’agit donc d’un vote individuel et pas d’un vote de Staff.

• Les Routes disposent d’une seule voix pour le Groupe.

• Pour être élu, le candidat doit être présent au moment de l’élection.

• L’élection se fait à bulletin secret.

• La personne qui préside l’élection vérifie la validité des extraits de casier judiciaire des candidats. Ceux-ci dateront de moins d’un mois pour les nouveaux membres ; ou de moins de trois ans pour les membres actifs dont l’ECJ est déjà encodé et valide dans SCRIBe. Leur vérification sera attestée dans le rapport d’élection.

Élection du Chef d’Unité

• Un quorum de présence des 2/3 des membres de l’instance est requis (présents ou représentés).

• Le Cadre de Région est présent pour coordonner le bon déroulement de l’élection. Il présente la procédure d’élection.

• Les candidats présentent leur Staff d’Unité et leur projet d’animation.

• Le Cadre de Région prend le temps (sans la présence des candidats) de répondre aux questions des Animateurs et de s’assurer qu’ils ont bien compris la procédure du vote.

• Si l’élection a lieu quelques semaines avant la fin du mandat, cette période est considérée comme période de mise au courant. Les personnes nouvellement élues sont membres du Staff d’Unité à titre consultatif.

Élection des Adjoints et des personnes-ressources

• Au moins la moitié des membres de l’instance doivent être présents ou représentés.

• L’élection doit se faire à la moitié +1 des voix présentes et représentées.

• Ils sont élus individuellement.

• Des rôles spécifiques, tels que trésorier ou secrétaire peuvent être assumés aussi bien par des Adjoints que par des personnes-ressources.

Cas particuliers

Si les candidats au poste d’Adjoint d’Unité ou de personne-ressource n’obtiennent pas la majorité absolue, l’Équipe de Région, le nouveau Chef d’Unité, le Staff d’Unité sortant et les Animateurs se mettent à la recherche d’autres candidats.

Si, en cours de mandat, il faut remplacer ou ajouter un Adjoint ou une personne-ressource, cette personne est nommée par son Staff. Ce choix est soumis à la ratification lors du Conseil d’Unité.

Suivi et soutien

Après une élection, le suivi est primordial. Un Staff d’Unité fraichement nommé est confronté à beaucoup de nouveautés et d’inconnues. Il doit se sentir soutenu et écouté par son Équipe de Région. Ce soutien prendra, entre autres, la forme du Pack de rentrée donné au Chef d’Unité le jour de l’élection ou à la prochaine Journée d’Ouverture organisée par l’Équipe de Région.

Durant les deux premiers mois, un contact régulier doit être établi entre le Chef d’Unité et le Cadre de Région (CCU, téléphone, e-mail, Formations*, etc.).

En milieu de mandat, l’Équipe de Région et le Staff d’Unité se rencontrent pour faire le point sur les éléments du projet d’animation déjà mis en place, la situation de l’Unité et la suite du mandat.

Côté administratif, juste après l’élection, les personnes élues fournissent leurs coordonnées en remplissant le Rapport d’élection et le Cadre de Région le fait parvenir au Carrick qui :

Cas particulier

Si le candidat au poste de Chef d’Unité n’obtient pas les 2/3 des voix requises, les autres membres de son Staff ne peuvent pas être élus. Un nouveau Conseil d’Unité doit être organisé. La procédure recommence, soit avec les mêmes candidats, au risque d’obtenir le même résultat, soit avec d’autres candidats.

• encode les informations du nouveau Staff d’Unité dans SCRIBe ;

• envoie les codes d’accès pour la gestion des membres de l’Unité dans SCRIBe ;

• abonne chacun aux revues du Mouvement demandées.

* La Formation des nouveaux Staffs d’Unité est idéalement mise en place le premier trimestre du mandat par l’Équipe de Région, pour favoriser un soutien efficace.

Assemblée Générale

Élection d’un Staff d’U nité Guide

Annonce de fin de 1er ou 2e mandat

Date ………

Cher Chef d’Unité,

Le temps passe vite pour un Chef d’Unité de notre Mouvement ! Voici déjà presque deux ans que tu occupes cette fonction. Il est temps pour ton Staff de dresser un bilan du chemin parcouru ensemble avant de rediscuter des priorités pour aider l’Unité à se développer encore dans les deux prochaines années.

Nous tenons d’abord à vous remercier, ton Staff et toi, pour tout ce que vous avez entrepris et mené à bien ! Que de temps et d’énergie offerts pour soutenir vos Animés et vos Animateurs !

Comme tu le sais, ton Staff et toi avez la possibilité de renouveler votre mandat. En termes de continuité et de suivi, un deuxième ou un troisième mandat sont bénéfiques. En effet, lors d’un premier engagement, on prend le pouls de l’Unité, on imagine des projets, etc. Un deuxième ou un troisième mandat permettent de continuer et consolider ce qui a été rêvé et mis en place.

Si ton Staff ou toi souhaitez vous représenter, nous nous rencontrerons pour évaluer votre mandat précédent et pour lancer la préparation de votre future proposition de programme pour l’Unité Si vous connaissez déjà des personnes prêtes à prendre la succession ou venir en renfort (Animateurs, parents, anciens, etc.), il est important de transmettre à ces personnes la procédure d’élection. Invitez-les à entrer en contact avec nous.

Nous vous demandons aussi, à ton Staff et à toi, de dresser un bilan complet des biens et patrimoines de l’Unité. Il est essentiel que vos successeurs connaissent ces informations.

En espérant que toute l’Unité est enthousiaste de rencontrer un nouveau Staff d’Unité ou du renouvellement de votre mandat, nous vous remercions encore pour tout le travail effectué dans l’Unité,

L’Équipe de Région

Coordonnées de l’Équipe de Région

Nom, prénom :

Tél./GSM :

E-mail :

Nom, prénom :

Tél./GSM :

E-mail :

Élection d’un Staff d’Unité Guide

Annonce de fin de 3e mandat

Date

Cher Chef d’Unité,

Le temps passe vite pour un Chef d’Unité de notre Mouvement ! Voici la fin de ton dernier mandat. Il est temps pour ton Staff d’Unité de dresser le bilan du chemin parcouru ensemble avant la venue d’un nouveau Staff d’Unité.

Nous tenons d’abord à vous remercier, ton Staff et toi, pour tout ce que vous avez entrepris et mené à bien ! Que de temps et d’énergie offerts pour soutenir vos Animés et vos Animateurs !

Les candidatures sont ouvertes à partir d’aujourd’hui pour laisser d’autres personnes prendre le relai. Ton soutien est nécessaire pour expliquer aux Animateurs, parents, anciens, etc., ce en quoi consiste l’engagement d’un Staff d’Unité. Si tu as déjà une idée de candidats successeurs, mets-les au courant de la procédure d’élection et invite-les à entrer en contact avec nous.

Nous vous demandons aussi, à ton Staff et à toi, de dresser un bilan complet des biens et patrimoines de ton Unité. En effet, il est essentiel que vos successeurs connaissent ces informations.

Sais-tu que les missions au sein des Guides sont encore nombreuses pour toi qui t’es déjà investi ? Équipe de Région, Cellule de Crise, Équipe Fédérale, Conseil d’Administration, Formations, etc. Les possibilités ne manquent pas ! Contacte-nous pour plus de renseignements.

En espérant que toute l’Unité est enthousiaste de rencontrer un nouveau Staff d’Unité, nous te remercions encore pour tout le travail effectué,

L’Équipe de Région

Coordonnées de l’Équipe de Région

Nom, prénom :

Tél./GSM :

E-mail :

Nom, prénom :

Tél./GSM :

E-mail :

Élection d’un Staff d’U nité Guide

Appel à candidatures

Unité

Date

Chers parents, chers amis, chers Animateurs,

Vous le savez probablement, le mandat de … …………………… en tant que Chef d’Unité arrive à son terme.

L’Unité est dès lors à la recherche d’une équipe prête à soutenir les Animateurs dans leur volonté de proposer une animation de haute qualité à chacun.

Le rôle d’un Staff d’Unité

On pourrait comparer le Staff d'Unité à un grand capitaine. Il aide à choisir ou à garder le cap. Il essaie de faire en sorte qu’il y ait une bonne communication et de la cohérence dans l’Unité.

Les missions d’un Staff d’Unité

- Accueillir les Animateurs

- Les soutenir et encourager leur action, tout comme leur formation permanente

- Être garant de la qualité d’animation des différents Groupes de l’Unité

- Représenter l'Unité et le Guidisme dans différents lieux ou activités

- Veiller à la participation de l'Unité dans la vie du Mouvement

- Dynamiser un projet éducatif d'Unité en coordonnant le Conseil d’Unité

- Veiller à la bonne gestion administrative et financière de l’Unité

Ce n'est pas rien ! C’est pourquoi il est nécessaire qu’une équipe se présente pour la fonction.

Afin d’assurer une parfaite continuité au niveau de la gestion et de la vie de l’Unité, le Staff d’Unité précédent sera présent pour répondre à vos questions. De plus, les Cadres de Région seront toujours là pour redynamiser, aider, donner des idées, etc.

N'hésitez pas à parler de tout ceci autour de vous.

Élection d’un Staff d’U nité Guide

Convocation

Date …………………………………..

Cher Animateur,

C’est avec plaisir que je t’invite le .........../............/.............. à venir participer à l’élection de votre nouveau Staff d’Unité.

Le rôle du Staff d’Unité consiste avant tout à donner à chaque Animateur les meilleures chances possibles de construire un parcours Guide de qualité pour chacun des enfants et adolescents de l’Unité. Mais aussi à soutenir la formation de chacun, à encourager dans les moments difficiles, à favoriser les relations avec les acteurs de votre commune, à relayer les différentes propositions du Mouvement.

Le Conseil d’Unité d’élection sera l’occasion pour tous les Animateurs de ton Unité de rêver son avenir pour les 2 prochaines années et d’entendre, avec possibilité d’en discuter ou de réagir, ce que les candidats proposent de mettre en œuvre pendant ce mandat.

Ta participation est donc très importante. Le vote qui suivra la discussion est plus qu’une formalité : dire oui, c’est dire aux candidats « on y va avec vous sur ces objectifs, on va le faire ensemble en confiance ». Un contrat se passe donc entre les Animateurs et leur futur Staff d’Unité

La présence de représentants du Mouvement souligne le fait que le Mouvement confie une de ses Unités à une équipe. C’est à la fois une caution et un soutien.

Nous aurons l’occasion de te dire tout cela en détails ce .........../............/.............. Peut-être auras-tu envie de profiter de notre passage pour obtenir l’un ou l’autre éclaircissement sur la vie du Mouvement ou sur toute chose qui t’aiderait dans ton animation.

Dans l’attente de te rencontrer, nous te présentons, cher Animateur, nos salutations Guides,

Coordinateur de la Région

Procuration (maximum une par personne)

À renvoyer au Coordinateur de Région si tu ne sais pas être présent

Je, soussigné(e) , Animateur dans le Groupe ………………………..…… , donne procuration à Animateur dans le Groupe ………………………… ..………….. pour me représenter et voter à ma place lors du Conseil d’Unité du …......./…......../….........

Je me suis assuré(e) auparavant que cet(te) Animateur(trice) sera présent(e) lors de ce Conseil.

Date : …......../ ........./ ....... Signature : ……

Bulletins de vote

Date : ../ ..../

Région/Unité :

Élection du Chef d’Unité

OUI – NON – Abstention

Date : ../ ..../

Région/Unité :

Élection du Chef d’Unité

OUI – NON – Abstention

Date : …….…../……..../…….…..

Région/Unité :

Élection du Chef d’Unité

OUI – NON – Abstention

Date : ../ ..../

Région/Unité :

Élection du Chef d’Unité

OUI – NON – Abstention

Date : ../ ..../

Région/Unité :

Élection du Chef d’Unité

OUI – NON – Abstention

Date : ../……..../…….…..

Région/Unité :

Élection du Chef d’Unité

OUI – NON – Abstention

Date : ../ ..../

Région/Unité :

Élection du Chef d’Unité

OUI – NON – Abstention

Date : …….…../……..../…….

Région/Unité :

Élection du Chef d’Unité

OUI – NON – Abstention

Date : ../……..../…….…..

Région/Unité :

Élection du Chef d’Unité

OUI – NON – Abstention

Date : ../ ..../

Région/Unité :

Élection du Chef d’Unité

OUI – NON – Abstention

Bulletins de vote

Date : ../……..../…….…..

Région/Unité :

Élection des Adjoints d’Unité et personnes-ressources

Adjoint : OUI – NON – Abstention

Personne-ressource : OUI – NON – Abstention

Personne-ressource : ......... ......................... OUI – NON – Abstention

Personne-ressource :….........…….........................…… OUI – NON – Abstention

Date : ../ ..../

Région/Unité :

Élection des Adjoints d’Unité et personnes-ressources

Adjoint : OUI – NON – Abstention

Adjoint :……………………….........................…… OUI – NON – Abstention

Adjoint : OUI – NON – Abstention

Personne-ressource : OUI – NON – Abstention

Région/Unité :

Date : ../ ..../

Élection des Adjoints d’Unité et personnes-ressources

Adjoint : OUI – NON – Abstention

Personne-ressource : OUI – NON – Abstention

Personne-ressource : ......... ......................... OUI – NON – Abstention

Personne-ressource :….........…….........................…… OUI – NON – Abstention

Date : ../ ..../

Région/Unité :

Élection des Adjoints d’Unité et personnes-ressources

Adjoint : OUI – NON – Abstention

Adjoint :……………………….........................…… OUI – NON – Abstention

Adjoint : OUI – NON – Abstention

Personne-ressource : OUI – NON – Abstention

Date de l’élection

D’UN STAFF D’UNIT

Rapport d’élection

• roupes dans l’Unité

• d’Animateurs inscrits

•

• • pour que l’élection soit valable, il faut que les 2/3 des

•

mai 2024 et par suite d’une décision gouvernementale,

Le représentant de l’ quipe de Région qui préside l’élection

• d’Animateurs présents •

L’extrait ne doit pas être conservé

d’Unité

Chef d’Unité

L’engagement du d’Unité

Comme responsable d’une Unité, je m’engage à participer à la formation des nouveaux s d’Unité, à vivre et à témoigner des valeurs et des principes que le Mouvement me propose et que j’y découvre, ainsi qu’à respecter ses décisions. J’ai découvert les différents aspects de la mission de d’Unité et je m’engage à les mettre en œuvre de mon

e m’engage à respecter et à faire respecter

L’engagement des Guides s’engage à offrir au responsable de l’Unité un soutien personnel dans la réalisation de ses missions et dans les difficultés qu’il pourrait rencontrer. formation ou de rencontres avec d’autres encadrants.

L’inventaire des biens meubles et immeubles de l’Unité GCB a été réalisé et est connu du candidat : ………… Voix POUR ………… Voix CONTRE ………… ABSTENTION

Je confirme avoir vu l’ECJ vierge de ce membre le ………./………./……………..

L’ECJ est en cours de validité

élus au sein d’un d’Unité.

Adjoint d’Unité

d’Unité

membre d’un d’Unité, je m’engage à vivre et à témoigner des valeurs et des principes que le Mouvement propose et que j’y découvre, ainsi qu’à respecter ses décisions J’ai découvert les différents ’un membre de d’Unité et je m’engage à les mettre en œuvre de mon mieux.

: ………… Voix POUR ………… Voix CONTRE ………… ABSTENTION

Je confirme avoir vu l’ECJ vierge de ce membre le ………./………./……………..

L’ECJ est en cours de validité

d’Unité : ………/………/…………

Engagement du Chef d’Unité membre d’un Staff d’Unité, je m’engage à vivre et à témoigner des valeurs et des principes que le Mouvement me propose et que j’y découvre, ainsi qu’à respecter ses décisions et à parfaire ma formation. J’ai découvert les différents ’un membre de Staff d’Unité et je m’engage à les mettre en œuvre de mon mieux.

: ………… Voix POUR ………… Voix CONTRE ………… ABSTENTION : ………/………/………… : ………/………/…………

Je confirme avoir vu l’ECJ vierge de ce membre le ………./………./……………..

L’ECJ est en cours de validité

Engagement du Chef d’Unité

Comme membre d’un Staff d’Unité, je m’engage à vivre et à témoigner des valeurs et des principes que le Mouvement me propose et que j’y découvre, ainsi qu’à respecter ses décisions et à parfaire ma formation. J’ai découvert les aspects de la mission d’un membre de Staff d’Unité et je m’engage à les mettre en œuvre de mon mieux.

: ………… Voix POUR ………… Voix CONTRE ………… ABSTENTION : ………/………/………… : ………/………/…………

Je confirme avoir vu l’ECJ vierge de ce membre le ………./………./……………..

L’ECJ est en cours de validité

………./………./……………..

’ : ………… Voix POUR ………… Voix CONTRE ………… ABSTENTION ………/………/…………

Je confirme avoir vu l’ECJ vierge de ce membre le ………./………./……………..

L’ECJ est en cours de validité ………./………./……………..

’ : ………… Voix POUR ………… Voix CONTRE ………… ABSTENTION : ………/………/…………

Je confirme avoir vu l’ECJ vierge de ce membre le ………./………./……………..

O L’ECJ est en cours de validité et encodé dans SCRIBe

Équipe de Région

L’Équipe doit être composée d’un Coordinateur de Région et de Cadres de Région.

Un Aumônier et des personnes-ressources peuvent venir renforcer l’Équipe.

L’Équipe de Région doit comporter au moins une femme (si possible, la Coordinatrice).

Lors de l’élection du Coordinateur de Région, un membre de l’Équipe Fédérale doit être présent.

Durée d’un mandat Fonction

Coordinateur de Région

Cadre de Région

Aumônier de Région

Personne-ressource

Le candidat est élu par Âge requis Scrutin

les représentants des Unités en présence d’un membre de l’EF

les représentants des Unités en présence du Coordinateur de Région

Annonce de fin de mandat, de démission** ou de vacances

Élection à la majorité des 2/3 des voix* à la Présidente Fédérale

Élection à la majorité absolue (moitié +1)*

*Plus d’informations au point « Jour de l’élection », p. 33.

L’élection en quatre étapes

À noter : les procédures sont valables même s’il n’y a qu’un seul candidat qui se présente.

Appel à candidatures

Six mois avant la fin du mandat du Coordinateur de Région et de l’Équipe en place, le Coordinateur de Région, soutenu par l’EF et le Carrick, lance un Appel à candidatures aux membres de ses Unités : Animateurs, Staffs d’Unité, Routiers, anciens et parents. Ce courrier a pour but de les informer de l’arrivée d’élections et de les inviter à rejoindre la future Équipe de Région.

Rencontre, information, convocation

Pendant la période d’information, soutenu par la Présidente Fédérale (ou un membre de l’Équipe Fédérale) et le Carrick, le Coordinateur de Région en place :

• reçoit les candidatures ;

• répond aux questions.

L’Équipe de Région en place, soutenue par l’Équipe Fédérale et le Carrick, rencontre les candidats pour :

• présenter le Mouvement et son projet, les Forums du Mouvement et Assemblées Générales ;

• présenter/clarifier les rôles et missions d’un Cadre de Région et d’une Équipe de Région ;

• présenter la procédure d’élection ;

• discuter du projet de l’Équipe de Région ;

• présenter les projets du Mouvement et les outils que celui-ci met à sa disposition ;

• présenter les supports d’information tels que la newsletter des Cadres, les publications, les revues, etc. ;

• présenter la structure de soutien (l’Équipe Fédérale, le Carrick, les médiateurs, etc.).

3 ans. Ce mandat peut être renouvelé une seule fois dans la même fonction. au Coordinateur de Région

22 ans

Le Vadémécum Toi, Cadre de Région peut être utilisé pour donner des informations utiles.

L’Équipe de Région en place, en accord avec le représentant de l’Équipe Fédérale :

• fixe la date pour l’élection (éventuellement lors d’un CCU) ;

• convoque les membres du CCU à l’aide de la Convocation ;

• prépare les Bulletins de vote et le Rapport d’élection d’une Équipe de Région.

Pour assurer la relève de ton Équipe de Région, SCRIBe peut t’aider à retrouver des anciens membres. Suis la procédure du mode d’emploi Exporter un listing des anciens de ton Unité pour constituer une liste de potentiels candidats. Il est disponible sur le site des Guides. Pour l’envoi des appels à candidatures, le Carrick peut te soutenir. Demande ce soutien à temps à l’adresse observatoire@guides.be.

Jour de l’élection

Informations préliminaires

• Ce sont les représentants des Unités qui votent lors d’un Conseil Cadres-Chefs d’Unité (CCU) pour élire leur Équipe de Région.

• Chaque Unité possède une voix.

• Si une Unité ne peut être présente, elle peut donner procuration à un autre représentant d’Unité présent (une seule procuration par personne).

• Pour être élu, le candidat doit être présent au moment de l’élection.

• L’élection se fait à bulletin secret.

• La personne qui préside l’élection vérifie la validité des extraits de casier judiciaire des candidats. Ceux-ci dateront de moins d’un mois pour les nouveaux membres; ou de moins de trois ans pour les membres actifs dont l’ECJ est déjà encodé et valide dans SCRIBe. Leur vérification sera attestée dans le rapport d’élection.

Déroulement

• Un quorum de présence des 2/3 des membres de l’instance est requis (présents ou représentés) pour l’élection du Coordinateur de Région.

• Les candidats à la fonction de Coordinateur de Région et leur équipe sont présentés en CCU par la Présidente Fédérale ou son représentant. À cette occasion, l’Équipe exprime ses intentions par rapport à son mandat.

• L’élection est prévue en autant de tours qu’il y a de candidats. À chaque tour de vote, le candidat qui obtient le moins de votes est écarté. L’élection se poursuit jusqu’à ce qu’un candidat obtienne 2/3 des voix. Si aucun candidat n’obtient les 2/3 des voix, une nouvelle procédure d’élection doit être mise en place dans les plus brefs délais.

• Pour l’élection des Cadres de Région, des personnesressources et de l’Aumônier de Région, la moitié au moins des participants doivent être présents ou représentés. L’élection se fait à la majorité absolue (1/2 + 1).

Les personnes élues fournissent leurs coordonnées complètes en remplissant le Rapport d’élection

Après son élection, le nouveau Cadre de Région reçoit son foulard.

Cas particuliers

Si l’élection a lieu quelques semaines avant la fin du mandat, cette période est considérée comme période de mise au courant durant laquelle la personne nouvellement élue est membre à titre consultatif.

Si, en cours de mandat, un nouveau Cadre rejoint l’Équipe, il est nommé par le Coordinateur de Région. Ce choix est soumis à la ratification à la majorité absolue lors du CCU suivant. Le représentant de l’EF ne doit pas être présent pour cette ratification.

Suivi et soutien

Le suivi après élection est primordial. Un Cadre de Région fraichement nommé est confronté à beaucoup de nouveautés. Il doit se sentir soutenu et écouté. C’est le rôle du Service aux Membres du Carrick et de l’Équipier Fédéral responsable du Service aux Membres ou de la Présidente.

Dès son retour, le membre de l’Équipe Fédérale présent à l’élection transmet le Rapport d’élection au Carrick.

Après réception du document, le Carrick se charge de :

• mettre à jour le listing de l’Équipe de Région dans SCRIBe ;

• donner à chaque Cadre de la Région ses codes d’accès à SCRIBe ;

• donner aux Cadres de Région une adresse mail@ guides.be ;

• abonner chaque Cadre de Région aux revues de son choix ;

• mettre à jour les signataires du compte de Région ;

• donner une procuration aux Cadres de Région choisis pour les comptes d’Unité ;

• archiver le Rapport d’élection et le projet de l’Équipe de Région.

Après son élection, le Cadre de Région s’engage à :

• suivre la Formation des nouveaux Cadres de Région ;

• assurer le soutien des Unités de sa Région ;

• participer à l’Université ;

• lire attentivement les documents fondateurs (Statuts et ROI) et les informations à sa disposition ;

• participer activement aux évènements du Mouvement (Forum du Mouvement, Assemblée Générale...) ;

• organiser des CCU.

Assemblée Générale

Élection d’une Équipe de Région

Appel à candidatures

Date

Chers amis, chers anciens, chers Animateurs ,

Vous le savez peut-être déjà, le mandat de l'Équipe de la Région ………………………………… ….…………….….. arrive à son terme au mois de ……

Après …… … ans d'engagement au sein de la Région, l'Équipe souhaite passer la main. Nous en profitons pour remercier vivement ………………… ………………………………………………………….………… et son Équipe pour le travail considérable qu’ils ont réalisé, tant sur le terrain que dans les autres instances du Mouvement !

Afin de permettre l’élection d’une nouvelle Équipe, nous lançons un appel à candidatures et vous demandons de bien vouloir communiquer au Carrick à l’adresse observatoire@guides.be, et ce, pour le …………/………..…/……….…, les noms et coordonnées de personnes ou couples qui seraient intéressés par l’une des fonctions au sein de la Région (Coordinateur, Équipier ou personne-ressource). Nous les contacterons.

Les missions d’une Équipe de Région

- L’Équipe de Région est une Équipe de membres bénévoles qui est élue par l’ensemble des Staffs d’Unité de la Région où elle se propose.

- Elle a pour rôle principal de soutenir activement l’ensemble des Unités qui composent sa Région et est un relai ascendant et descendant des informations entre ses Staffs d’Unité et le reste du Mouvement.

- Elle représente également sa Région dans les instances fédérales du Mouvement, assure les relations extérieures au niveau de la Région, ratifie la fondation ou la dissolution d’une Unité, assure la mise en place de nouveaux Staffs d’Unité et leur élection, veille toute l’année à la qualité de l’animation, dont celle des camps.

- En cas de difficultés ou de conflits, un Chef d’Unité ou un Animateur peut faire appel à l’ Équipe de Région. Ensemble, ils essayeront de trouver des solutions adéquates. Le rôle de Cadre de Région se concentre sur le soutien aux Staffs d’Unité.

La Région est un maillon essentiel dans l’animation du Mouvement : elle favorise l’échange entre les Unités, est proche de celles-ci et s’efforce d’accompagner chacun dans la meilleure animation possible. Elle représente également les Staffs et les Unités au niveau national : elle remonte les attentes et les besoins des Unités pour trouver des pistes de solutions pour les aider ! C’est pourquoi nous comptons sur vous tous pour nous aider à assurer l’avenir de la Région.

Cela vous tente ? Vous voulez en savoir plus ? L e Mouvement reste à votre disposition , posez-lui vos questions à l’adresse observatoire@guides.be ou au 02/538.40.70.

Vous remerciant de votre collaboration et du souci que vous portez à la vie du Mouvement, je vous adresse mes meilleures amitiés Guides,

La Présidente Fédéral e

Région :

Cher Staff d’Unité,

Élection d’une Équipe de Région

Convocation

Date

Tu le sais peut-être déjà, une nouvelle Équipe se profile pour la Région. Le Mouvement a rencontré il y a peu les personnes suivantes, et c’est avec enthousiasme et confiance que nous avons accepté leurs candidatures :

Nom + Prénom :

Tu auras l’occasion de rencontrer cette Équipe, de discuter avec elle de ses projets pour la Région, de lui faire part de tes questions, de tes attentes, etc. L'élection de cette Équipe aura lieu le ........./........./......... à …….…h………. à ……………………………………………… (lieu).

La Région est un maillon essentiel dans l’animation du Mouvement : elle favorise les échanges entre les Unités, elle est proche de celles-ci et s’efforce d’accompagner chacun pour la meilleure animation possible. Elle représente aussi les Staffs et les Unités au niveau fédéral. C’est pourquoi nous comptons vraiment sur toi pour être présent lors de cette élection qui sera suivie du Conseil Cadres-Chefs d’Unité (CCU).

Pour que l’élection se déroule bien, voici quelques renseignements importants :

- une voix est attribuée à chaque Staff d'Unité, quel que soit le nombre de personnes dans le Staff ;

- pour que l'élection soit valable, il faut que les 2/3 des Unités soient présentes ou valablement représentées ;

- le Coordinateur de Région doit recueillir la majorité de 2/3 des voix des membres présents ou valablement représentés pour être élu ;

- si le Coordinateur de Région est élu, les Cadres qu’il présente sont ratifiés à la majorité absolue (1/2 + 1).

Si ton Unité ne peut pas être disponible ce jour-là, donne procuration à n’importe quel membre d'un autre Staff d'Unité de ta Région qui sera présent.

La procuration est jointe à cette lettre. Seuls les bulletins de vote et procurations portant le logo du Mouvement seront considérés comme valides.

Dans l'attente de te rencontrer le ........./........./........., reçois mes amitiés Guides.

Procuration

(maximum une procuration par personne)

La Présidente Fédérale

À donner au membre du Staff d’Unité à qui tu donnes procuration ou à envoyer à observatoire@guides.be si tu ne sais pas être présent.

Je, soussigné, membre du Staff de l’Unité …...........….. donne procuration à ................................................................................ (nom, prénom) membre du Staff de l’Unité …...........….. pour me représenter et voter à ma place lors de l’élection de l’Équipe de Région le …......./…......../…......... Je me suis assuré auparavant que cette personne sera présente lors de cette élection.

Date : ........./........../......... Signature : ………………………………………………….

Région :

Date : ../ ..../