Contenu des procès-verbaux associations L’objectif des procès-verbaux est d’apporter la preuve de la réalité et de la régularité de la réunion des organes de l’association et des délibérations adoptées. Le contenu des procès-verbaux varient donc en fonction des obligations imposées par les statuts ou le règlement intérieur de l’association.
Le procès-verbal n'a pas pour vocation de retranscrire l'intégralité de ce qui a été dit en assemblée.
En général, il contient les informations suivantes :
nom de l’association ; nom de l’organe appelé à délibérer : assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, conseil d’administration, bureau, commission… ;
lieu de la réunion de cet organe ;
date et heure de la réunion ;
mode de convocation et date d’envoi de la convocation ;
ordre du jour et liste (ou copie) des documents joints à l’ordre du jour ;
indication des membres présents et, si le vote par procuration est autorisé, des membres représentés, ainsi que de leur mandataire ;
nom du président de séance et du secrétaire de séance ; résumé des débats et des interventions, en faisant clairement mention des éventuels incidents de séance ; texte des résolutions soumises au vote ; résultat du vote faisant apparaître les votes positifs, négatifs, les abstentions, les bulletins blancs ou nuls ;
heure de clôture de la séance ;
nom et qualité des personnes signant le procès-verbal.
Ce sont en principe également les statuts ou le règlement intérieur qui fixent les modalités d'établissement du procès-verbal : la ou les personnes chargées de le rédiger et de le signer, le support de rédaction, les conditions dans lesquelles des
copies ou des extraits peuvent être délivrés, etc.
Conseil Une feuille de présence émargée par les membres présents et les personnes titulaires de pouvoirs peut être annexée au procès-verbal afin de déterminer si le quorum éventuellement imposé par les statuts est ou non atteint et permettre le calcul de la majorité requise pour l’adoption des décisions.
Signature et approbation des procès-verbaux À défaut de précision dans les statuts, il incombe à l'organe qui préside l'assemblée générale, c'est-à-dire en principe le président de l'association, de signer les procès-verbaux. Il doit enfin être soumis à l'approbation de la prochaine assemblée. Cela peut se faire par la lecture du procès-verbal ou sa transmission préalable au moment de la convocation, suivie d’un vote. Intérêt des procès-verbaux et du registre des délibérations L’établissement des procès-verbaux des délibérations des organes de l’association et la tenue d’un registre des délibérations n’étant pas des obligations légales, il n’existe, en principe, aucune sanction légale en cas d’omission. Toutefois, en l’absence de tout document de ce type, une association est dans l’impossibilité de prouver la régularité des décisions prises par ses instances. C’est pourquoi, pour avoir la certitude que ces décisions ne seront pas annulées en justice, il importe que l’association soit en mesure de produire un procès-verbal ou tout autre document attestant de leur existence et de leur contenu. Or, toutes les indications portées dans un procès-verbal sont importantes car elles font foi jusqu’à preuve du contraire. Tout intéressé qui conteste leur contenu doit apporter la preuve de leur inexactitude.
Bon à savoir Plus le procès-verbal sera détaillé, mieux il répondra à sa finalité. Pour autant, il n’est pas nécessaire que le secrétaire de séance retranscrive sur le procès-
verbal l’ensemble des propos, in extenso, qui ont pu être tenus pendant la réunion ! Cela est d’ailleurs souvent matériellement impossible.
Conseil Faites signer les procès-verbaux par le président ou par un ou deux membres du conseil d’administration. Il n’est en revanche pas utile de le faire approuver par l’assemblée générale suivante
Union établie entre plusieurs personnes dans un intérêt commun (dictionnaire.tv5.org). Selon l’article 1er de la loi du 1er juillet 1901, "l’association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices." L’association est donc un contrat et, en ce sens, les statuts associatifs sont régis par les dispositions d’ordre public de la loi du 1er juillet 1901 et par le code civil dans ses dispositions relatives aux contrats et aux obligations (article 1108 et suivants du code civil)
lundi 30 novembre 2015, par Gwladys Par une circulaire du 29 septembre 2015 comprenant 5 annexes, le Premier ministre est revenu sur les relations entre pouvoirs publics et associations. Après avoir rappelé leur "place essentielle dans la vie collective de la Nation " et donc la nécessité de les conforter dans leur rôle, la circulaire vise à favoriser un mode partenarial sécurisant. Elle entend encourager le recours à la subvention en clarifiant sa définition, simplifiant le formulaire de demande, améliorant les délais de paiement, enfin en encourageant les collectivités locales à privilégier ce modèle et à organiser des espaces de concertation pour co-construire les politiques publiques. ANNEXE 1 - Rappels sur les règles encadrant les relations financières des collectivités publiques avec les associations. ANNEXE 2 - MODÈLE SIMPLIFIÉ DE CONVENTION PLURIANNUELLE D’OBJECTIFS AVEC UNE ASSOCIATION ANNEXE 3 - MODÈLE DE CONVENTION PLURIANNUELLE D’OBJECTIFS AVEC UNE ASSOCIATION
ANNEXE 4 - Les modalités d’instruction des demandes de subvention ANNEXE 5 Les missions des délégués à la vie associative. Pour une analyse plus détaillée, ici DOCUMENTS JOINTS
circulaire_n_5811-sg_du_29_septembre_2015etannexes.pdf (PDF - 1016.7 ko)
STATUTS lundi 17 août 2015, par Claire Les éditions Francis Lefebvre nous propose dans le bulletin des associations n°4, juillet 2015, un panorama des décisions des justices ayant trait aux « assemblées générales ». Si l’organisation interne de la gouvernance et notamment le nombre et la dénomination des instances entre dans le champ de la liberté contractuelle, on déduit de l ’article 9 de la loi du 1ier juillet 1901 relatif à la dissolution, que l’Assemblée Générale est obligatoire dans une association. Dans le silence des statuts, les juges considèrent qu’il revient à l’Assemblée générale des membres de prendre des décisions. Elle est ainsi réputée être l’organe souverain de l’association. Reste que si l’instance est réputée exister, il revient aux statuts de l’association de décider de son fonctionnement, de sa composition, et de ses attributions. Que se passe t-il donc lorsque les statuts sont équivoques ou silencieux à ces sujets ? Voici quelques décisions nous apportant des éléments de réponses. Composition : Lorsque les statuts prévoient que le non-paiement des cotisations de deux années consécutives, après notification deux mois à l’avance, enclenche un processus de radiation pouvant être arrêté par le paiement des sommes dues avant l’expiration du délai, les membres qui ne sont pas à jour de leurs cotisations ont le droit de voter aux assemblées générales tant que leur exclusion n’a pas été prononcée (CASaintDenis-de-la-Réunion 17-10-2014 n° 13/01240, ch. civ.). Par ailleurs, la clause des statuts prévoyant que peuvent seuls prendre part à l’assemblée générale, outre les membres d’honneur, les membres actifs et bienfaiteurs à jour de leur cotisation à la date de la tenue de l’assemblée générale a été jugée conforme aux principes généraux gouvernant le fonctionnement des associations (CA Versailles 3-7-2014 n° 14/03190, 1e ch. 1e sect.). Convocation : La gestion des adhérents est parfois négligée or dans un jugement du 13 janvier 2015, la Cour d’Appel nous rappelle qu’une convocation à l’assemblée générale doit être adressée à la totalité des membres qui composent l’assemblée, sous peine
d’annulation des résolutions adoptées (CA Aix-en-Provence 13-1-2015 n° 14/00327, 1e ch. A). Il appartient aux statuts de fixer la personne ou les instances auxquelles qui seront chargées de prendre l’initiative de la convocation. Or, dans le cas de carence ou de refus des personnes ainsi désignées le fonctionnement de l’association est paralysé. Dans ce cas, il appartient alors à « tout intéressé » de solliciter par voie judiciaire la désignation d’administrateur provisoire comme le rappelle la décision de la Cour d’Appel de Rennes du 22 avril 2014 : « En cas d’urgence et de carence ou de refus du président paralysant le fonctionnement normal de l’association et mettant en péril les intérêts communs, il appartient à tout intéressé de solliciter, conformément au droit commun, la désignation par voie judiciaire d’un administrateur provisoire habilité à convoquer l’assemblée générale. » (CA Rennes 22-4-2014 n° 13/00398, 1e ch. : BAF 4/14 inf. 107). La tenue des AG : Seuls les statuts peuvent rendre la tenue d’une feuille de présence obligatoire. (CA Bourges 26-6-2014 n° 13/01016, ch. civ. ; CA Lyon 10-2-2015 n° 13/06697, 1e ch. civ. B) Déjà évoqué lors d’un précédent article, la Cour d’Appel a estimé que le droit de véto ne portait pas atteinte au caractère pluripersonnel des associations. En effet, si son exercice peut conduire à faire échec à la volonté de la majorité, il ne permet pour autant pas à son titulaire de se substituer à cette majorité, mais l’oblige à trouver un accord avec cette dernière ; le droit de veto est donc licite (CA Paris 30-102014 n° 13/04266, ch.6-2 : BAF 1/15 inf. 7 )
La législation en 150 questions : Assemblées générales Les Assemblées générales
L'Assemblée générale peut être ordinaire, sa fréquence devant être fixée dans les statuts, ou extraordinaire, pour répondre à un besoin spécifique, intempestif
Quelques mots clef : Contestation - Convocation - Déroulement - Feuille de présence - Ordre du jour - Participants - Quitus - Quorum - Registre des délibérations - Révocation ad-nutum - Sanctions - Votes
Généralités
Est-il obligatoire de détenir un registre des délibérations ? La tenue de ce registre n’est pas une obligation. Il est néanmoins important de consigner par écrit et d’archiver le compte-rendu de toutes les instances de l’Association (réunion de C.A., Assemblée générale…). Chaque procès-verbal consigné devra comporter : · Date, heure et lieu de la réunion ; · Ordre du jour ; · Identité des personnes présentes, absentes représentées, absentes non représentées ; · Compte-rendu des débats ; · Résultats des votes ; · Signatures du Président et du Secrétaire de séance. S’il n’est pas obligatoire, le registre des délibérations peut rendre de très nombreux services. Il représente par exemple la mémoire de l’association et apporte la preuve de la réalité des réunions et des décisions qui y ont été prises. Contrairement au registre officiel, le registre des délibérations peut être réalisé à partir de feuilles réunies dans un classeur ou toute autre forme de reliure ultérieure.
Les adhérents absents à une A.G. peuvent-ils être sanctionnés ? Sous réserve d’être mentionnés dans les statuts, donc approuvées par l’Assemblée générale, les sanctions sont possibles. Néanmoins, elles doivent rester raisonnables, l’excès pouvant être soumis à l’avis de la justice.
L'Assemblée générale ordinaire est-elle obligatoire ? Aucun article de la loi de 1901 ne prévoit l’obligation de réunir une sauf en cas de dissolution. Et si le fonctionnement démocratique impose la convocation de cette Assemblée générale, organe souverain, ceci doit absolument être mentionné dans les statuts qui déterminent librement les modalités de sa tenue. En cas de silence des statuts, l’Assemblée générale possède un pouvoir étendu à toutes les questions qui ne sont pas du ressort du Conseil d’administration ou du Bureau.
Peut-on contester une décision prise en Assemblée générale ? Un membre d’une Association peut tout à fait demander l’annulation d’une décision prise en Assemblée générale. Dans ce cas, il doit saisir le tribunal de grande instance du lieu
du siège social. Les motifs d’une demande d’annulation sont très nombreux et bien souvent dus au nonrespect des procédures définies par les statuts ou le règlement intérieur. Il convient donc d’apporter un soin tout particulier à leur rédaction et de ne pas hésiter, si le besoin s’en fait sentir, à les modifier. De même, est-il impératif que l’Association tienne à jour un registre des délibérations indiquant précisément les conditions d’adoption des différents points inscrits à l’ordre du jour.
Quel doit être le rôle d'une Assemblée générale ? L’Assemblée générale doit être l’organe souverain de l’Association. Elle doit avoir notamment le pouvoir de contrôler l’activité de l’Association et de ses dirigeants, d’élire ces derniers mais aussi de les révoquer à tout moment. Elle seule doit avoir la possibilité de sanctionner les adhérents. Elle ne doit, en aucun cas, être une simple « chambre » d’enregistrement des décisions d’un Conseil d’administration omni présent.
Quel est le rôle de la feuille de présence ? Cette feuille permet de dénombrer le nombre d’adhérents présents ou représentés participant à l’Assemblée générale et ainsi de vérifier la validité du quorum . Elle doit être émargée par toutes les personnes entrant en séance et possédant le droit de vote y compris les mandataires des adhérents absents. La feuille de présence permettra, en cas de litige, de prouver la validité des conditions de vote et donc la validité des résolutions votées.
Qui peut assister aux A.G. ? En règle générale, une Assemblée générale n’est ouverte qu’aux adhérents de l’Association, sauf mention contraire dans les statuts. Néanmoins, des personnes étrangères peuvent assister aux débats, sur invitation du C.A. En aucun cas, la présence de personnes non accréditées par les statuts ou non invitées ne peut être imposée par qui que ce soit, sauf décision de justice.
Convocation
Comment convoquer une Assemblée générale ?
C'est d'abord au niveau des statuts (ou du règlement intérieur si les statuts sont muets) qu'il faut chercher la réponse. A défaut de précisions, le mode de convocation utilisé doit permettre de toucher l'ensemble des membres de l'Association et pas seulement une majorité. L'envoi recommandé n'est pas une obligation sauf si les statuts ou le règlement intérieur le stipule. Cette peut même être effectuée par voie de presse ou encore par affichage dans les locaux associatifs. Le courriel peut être utilisé si toutefois la totalité des membres possède une adresse électronique. Mais c'est probablement loin d'être le cas et il est donc raisonnable d'y renoncer. Par contre, il est possible, de préférence en le mentionnant dans les statuts, de « panacher » le mode de convocation : • Par courriel pour les membres qui le désirent explicitement ; • Par courrier pour les autres. En tout état de cause, l'ordre du jour doit être communiqué assez tôt pour que les adhérents puissent préparer leur participation aux débats ou transmettre leur procuration. Les documents nécessaires à la participation aux débats peuvent être joints à la convocation ou mis à disposition des adhérents dans les locaux de l'Association, ce dernier cas devant être stipulé dans la convocation.
Que doit préciser la convocation à l'A.G. La rédaction de la convocation d’une Assemblée générale doit être aussi précise et explicite que possible de façon à permettre aux membres de l’association d’apprécier l’importance des débats. Ainsi, la mention « modification des statuts (ou du règlement intérieur …) » ne suffit pas. Il convient de mentionner le texte à modifier et les modifications proposées.
Quelles sont les mentions indispensables à la convocation ? • Date, et heure de la réunion ; • Adresse très précise ; • Intitulé de la réunion ; • Identité de la personne ou de l'organisme à l'origine de la convocation ; • Ordre du jour précis.
Qui convoque l'A.G. ? Les statuts devraient désigner la personne chargée de convoquer une Assemblée générale. A défaut, l'usage sert de référence. Si ce n'est le cas, la jurisprudence confère ce droit soit au Conseil d'administration si celui-ci possède, de par les statuts, « les pouvoirs les plus étendus » pour gérer et diriger l'Association, soit au Président.
Mais en tout état de cause, si une personne ou un organe est désigné par les statuts, seuls cette personne ou cet organe peuvent procéder à la convocation. Si ce n'est le cas, l'Assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) peut être purement et simplement annulée par la justice.
L'ordre du jour
Peut-on retirer un point inscrit à l'ordre du jour ? Le Président de séance ne peut, de son propre chef, retirer un point de l'ordre du jour. De même, il ne peut clore les débats alors que l'ordre du jour n'est pas achevé. Par contre, l'Assemblée générale peut décider de reporter un point à une réunion ultérieure.
Quel doit être le contenu de l'ordre du jour ? L'ordre du jour doit être suffisamment précis pour permettre aux membres de comprendre la portée des décisions qui doivent être prises. Ainsi une proposition de modification des statuts doit être accompagnée du texte proposé, texte qui pourra bien entendu être amendé. Seuls les points inscrits à l'ordre du jour pourront être discutés et votés. Le traditionnel « questions diverses » mentionné en fin de convocation ne peut concerner que des sujets d'information et ne peut faire l'objet d'une délibération.
Qui fixe l'ordre du jour L'ordre du jour est fixé par la personne désignée, si possible, par les statuts. A défaut par la personne qui convoque. Les membres peuvent exiger l'inscription de points à l'ordre du jour si toutefois cette possibilité est, une nouvelle fois, mentionnée dans les statuts. A défaut il n'y a aucune obligation mais il est évident que la gestion démocratique d'une Association oblige l'acceptation de toute demande d'inscription raisonnablement recevable. Le cas échéant, le juge des référés peut ordonner une inscription à l'ordre du jour.
Déroulement
Aucun texte ne prévoit le déroulement d’une Assemblée générale. Nous vous proposons donc un simple « fil conducteur »
Proposition de déroulement de l'A.G. Introduction L'Assemblée générale doit débuter par l'élection d'un Président et d'un Secrétaire de séance. Le premier est chargé de diriger les débats en fonction de l'ordre du jour, le second d'en rédiger le procès-verbal. Le Président ouvre alors la séance et rappelle l'ordre du jour en précisant les documents communiqués lors de la convocation. Emargement de la feuille de présence Cette feuille permet de dénombrer le nombre d'adhérents présents ou représentés participant à l'Assemblée générale et ainsi de vérifier la validité du quorum. Elle doit être émargée par toutes les personnes entrant en séance et possédant le droit de vote y compris les mandataires des adhérents absents. La feuille de présence permettra, en cas de litige, de prouver la validité des conditions de vote et donc la validité des résolutions votées. Présentation des rapports Le Président et le Trésorier présentent leurs rapports à l'Assemblée. Suivant les indications des statuts et/ou du règlement intérieur, d'autres membres du Conseil peuvent présenter leurs activités. Après chaque rapport, le Président de séance doit de donner la parole à l'Assemblée. Quitus Donner « quitus » signifie tout simplement approuver la gestion des administrateurs. Cette opération n'a qu'une valeur relative car même si le quitus est donné, cela n'absout en aucun cas les responsables des fautes éventuellement commises et découvertes ultérieurement. Le quitus peut être refusé pour différentes raisons : gestion non conforme avec les décisions de l'Assemblée, comptabilité mal tenue voire irrégulière ... Le refus de voter le quitus entraîne un incident de séance dont les conséquences peuvent être importantes.
Incident de séance En refusant de donner quitus à un ou plusieurs administrateurs (voir à la totalité des dirigeants), l'Assemblée générale peut révoquer immédiatement le Conseil d'administration en partie ou dans sa totalité. Il s'agit d'une révocation « ad nutum ». Cette résolution, qui n'a évidemment pas fait l'objet d'une inscription à l'ordre du jour, ne peut être proposée que par les membres ayant le droit de vote. Dans ce cas, les conditions habituelles de majorité et de quorum devront être respectées. Présentation et vote des résolutions Les questions présentées à l'ordre du jour seront ensuite débattues avant d'être soumises au vote de l'Assemblée. Il est important à cette occasion de bien vérifier le mode de scrutin prévu, la majorité requise ainsi que la base de calcul retenue pour cette majorité.
Fin de séance Lorsque tous les points inscrits à l'ordre du jour ont été évoqués, et qu'aucun membre de l'Assemblée ne souhaite plus prendre la parole, le Président déclare la séance levée.
Qu'est-ce que la révocation ad-nutum ? La révocation ad nutum est la faculté que possède toute instance électrice de révoquer sur le champ et sans inscription à l'ordre du jour, toute personne élue par elle-même, un vote majoritaire étant suffisant. Mais attention : la révocation ad-nutum ne peut être décidée que si le comportement du dirigeant, lors de l'assemblée générale, rend impossible son maintien dans les organes directeurs de l'association durant le délai nécessaire pour la convocation d'une assemblée générale, sauf à compromettre les intérêts de l'association. Ainsi, si le Conseil d'administration élit les membres du bureau dans son instance, il pourra révoquer immédiatement l'un d'entre eux, quelle que soit la fonction qu'il occupe, sans pour autant lui faire cesser ses fonctions d'Administrateur. Le Président peut, dans ce cas, devenir simple Administrateur sans aucune responsabilité ni pouvoir de gestion ou de décision, un autre Président pouvant être nommé immédiatement. Par contre, l'Assemblée générale peut révoquer sans délai, dans les mêmes conditions, tous les membres du Conseil d'administration qu'elle élit. Attention néanmoins à l'abus de droit si la révocation est décidée de façon brutale, intempestive et vexatoire.
Votes
Comment utiliser les procurations en blanc remises par un adhérent ? Dans le silence des statuts, le vote par procuration est un droit. Il est courant que des adhérents, empêchés d'assister à une Assemblée générale retournent leur procuration sans mentionner de mandataire. Dans ce cas, le Président de séance, sauf mention contraire dans les statuts ou le règlement intérieur, peut les distribuer à qui bon lui semble. Il est néanmoins prudent d'inclure dans les statuts (ou le règlement intérieur) une clause limitant le nombre de procurations pouvant être détenus par chaque adhérent.
Le mandaté doit-il être membre de l'Association ? Le mandaté peut ne pas être membre de l'Association sauf si l'obligation figure dans les statuts ou le règlement intérieur.
Le nombre de voix détenues par une personne est-il limité ? Sauf mention contraire des statuts ou du règlement intérieur : • Le nombre de procurations pouvant être détenues par une personne est illimité ; • Chaque membre dispose d'une voix. Si un membre utilise, lors d'un scrutin, plus de voix que ce que lui autorise statuts ou règlement intérieur, il commet une faute susceptible d'entraîner l'annulation du vote.
Peut-on remettre des consignes de vote à un mandataire ? Sauf indication contraire des statuts, le vote par procuration est de droit. En règle générale, cela se solde par une mention, du genre : « Je soussigné, donne pouvoir à Monsieur X pour me représenter et voter en mon nom lors de l'Assemblée générale du...». Cette mention est insuffisante. La loi considère en effet que la procuration est soumise au droit commun du mandat. Elle doit de ce fait comporter, de façon manuscrite : • Le nom de l'association ; • Le lieu et la date de réunion ; • Les nom, prénom et adresse du mandataire ; • Les noms, prénom et adresse du mandant ; • La signature du mandant. Il est parfaitement possible que le mandant donne des consignes de vote. Dans ce cas, le mandataire s'engage à voter dans le sens de la volonté de celui qui lui a remis la procuration. Dans le cas où ces consignes de vote ne sont pas respectées, le mandataire commet une faute qui peut entraîner l'octroi de dommages et intérêts. Par contre, cette violation de volonté n'est pas opposable aux tiers. De ce fait, le non respect des consignes de vote par le mandataire ne peut entraîner l'annulation des délibérations.
Que faire des voix en surnombre ? Lorsqu'une personne détient plus de voix qu'il ne lui est permis, les voix en surnombre peuvent être remises à d'autres personnes (article 1994 du Code civil) sauf interdiction du mandant et clauses contraires dans les statuts ou le règlement intérieur.
Quelle base de calcul utiliser pour déterminer la majorité ? La majorité requise peut être basée sur différents mode : • Tous les membres, qu'ils soient présents, représentés ou absents ; • Les membres physiquement présents ; • Les membres présents et représentés ; • Les votants : Les bulletins nuls ou blancs sont pris en compte ; • Les suffrages exprimés : abstentions, bulletins blancs et nuls ne sont pas pris en compte.
Là encore, le type de majorité requise doit être indiqué dans les statuts et peut être panaché suivant le type de décision à prendre.
Quelles sont les différentes majorités ? Lors des votes, une certaine majorité devra se dégager pour approuver les résolutions. Cette majorité devra être précisée dans les statuts. Il faut distinguer : • La majorité simple : les voix favorables sont supérieures aux voix défavorables. • La majorité absolue : la résolution doit obtenir la moitié des voix plus une, compte tenu des bulletins nuls ou blancs. • La majorité qualifiée qui demande un certain pourcentage des voix. Le panachage est possible en fonction des votes, à condition expresse que celui-ci soit statutairement précisé, par exemple majorité simple pour l'élection des membres du Conseil et majorité qualifiée des 2/3 pour modification des statuts...
Qu'est-ce que le quorum ? Le quorum est le nombre minimum d'adhérents présents ou représentés, possédant le droit de vote lors de la séance. Il n'est absolument pas obligatoire. S'il est retenu, il est souhaitable qu'il soit mentionné dans les statuts et peut éventuellement être différent suivant les cas, par exemple : ½ pour l'A.G. ordinaire, 2/3 pour une A.G. extraordinaire, ¾ pour l'élection du Conseil etc. Ce quorum peut également ne faire l'objet d'aucune précision. Le quorum est exigible pour chaque délibération (sauf mention contraire des statuts qui peuvent l'exiger uniquement à l'ouverture de séance). Si l'un des membres possédant le droit de vote quitte la séance, il doit être vérifié et s'il n'est pas atteint, l'Assemblée stoppée puis reconvoquée suivant les procédures statutaires. En règle générale, un quorum est prévu lors de l'Assemblée générale ordinaire. Si ce quorum n'est pas atteint, l'Assemblée est reconvoquée sans quorum. Ce point doit absolument être stipulé dans les statuts.
Compte rendu
Pourquoi un procès-verbal ? Mémoire des débats, le procès-verbal retrace l'intégralité du déroulement de l'Assemblée générale. Il n'est pas obligatoire mais lui seul pourra justifier ultérieurement des décisions prises par l'Assemblée et mettre ainsi fin à tout litige pouvant survenir. Un très grand soin doit donc être apporté à sa rédaction.
Quelles mentions doivent figurer sur le P.V. ? Entête L'entête du compte-rendu de séance doit comporter les mentions suivantes : • Date, heure et lieu précis de la séance ; • Rappel de la personne ou de l'instance ayant convoqué l'A.G. (Président, C .A., pourcentage de membres...) ; • Identité du Président et du Secrétaire de séance ; • Rappel de l'ordre du jour ; • Rappel des documents communiqués lors de la convocation ; • Type de vote et majorité requise s'ils sont identiques pour tous les votes. Rapports d'activité Il est souhaitable d'inclure le texte des rapports dans le P.V. A la suite de ceux-ci, le vote du quitus doit être mentionné en précisant le nombre de voix pour ou contre ainsi que les abstentions et les bulletins blancs ou nuls. Le quorum, le type de vote ainsi que la majorité requise doivent également être précisés si ce n'est fait en entête. Votes Toutes les résolutions mises au vote doivent figurer sur le procès-verbal selon les mêmes procédures que pour le vote du quitus. Débats Sans l'être mot pour mot, l'intégralité des débats doit être transcrite dans le procèsverbal. Il est souhaitable d'indiquer l'identité des personnes prenant la parole. Fin de séance En fin de compte rendu doit figurer l'heure à laquelle la séance se termine. Le procès-verbal est enfin signé par le Président et le Secrétaire de séance.
Les dirigeants élus de l’association
Publié le : mardi 23 septembre 2008 - Modifié le : mardi 6 septembre 2016 La liberté contractuelle préside encore à l’organisation externe et interne des associations. Leur statut Des exceptions viennent infirmer cette régie notamment pour les associations devant adopter des statuts types. La jurisprudence interprète les statuts des associations en l’absence souvent de régies écrites, en s’appuyant sur les principes généraux du droit des contrats.
Ces décisions concourent à imposer un minimum de règles quant au fonctionnement de la structure associative. Indépendamment de la nature des pouvoirs de la cellule qui représente légalement l’association et hormis les associations dont la régie des statuts types leur impose certaines obligations, le statut des dirigeants devra tenir compte d’un certain nombre de paramètres attachés, au principe contractuel et sur lesquels devront s’interroger les sociétaires. Notamment, préciser le nombre de dirigeants, les modalités de désignation, le mode de révocation, la nature du mandat, la nécessité de la preuve du consentement des dirigeants à accepter leurs missions, les situations personnelles incompatibles avec la direction de l’association que ce soit des personnes physiques ou morales, ... Toujours en raison du silence des textes de 1901 et sauf pour les associations réglementées par des statuts types, ce n’est qu’une tradition de désigner au sein de la structure dirigeante une ou plusieurs personnes qui auront le titre de président ou de vice-président, de trésorier ou de trésorier adjoint, de secrétaire ou de secrétaire adjoint. Au-delà du titre retenu dans les statuts, c’est la définition de leur mandat qui précisera leurs attributions. Les pouvoirs des dirigeants, le principe du mandat Les dirigeants d’une association en sont considérés comme les mandataires. Leurs compétences, leurs pouvoirs, tant pour les actes de gestion interne qu’externe à l’association, sont définis par les statuts, voire par les statuts types pour les associations concernées. Les dirigeants de l’association sont nommés par l’assemblée générale ou par le conseil d’administration, lorsque cette instance existe. Et c’est au sein du conseil d’administration que les dirigeants qui représenteront l’association seront élus. Dans le cadre des pouvoirs qui leur sont conférés par l’assemblée générale ou le conseil d’administration, les dirigeants de l’association engageront l’association en tant que personne morale et non les sociétaires qui la composent.
Retrouvez tous les guides pratiques pour la vie associative
Publié le : mardi 28 juillet 2015 - Modifié le : vendredi 12 mai 2017
Les guides listés ci-dessous sont en téléchargement libre et gratuit. Ils permettent d’aborder tous les aspects de la gestion associative. Le bénévolat Le guide du bénévolat Les fiches du portefeuille de compétences Être jeune et s’engager dans la vie associative Le congé d’engagement La gestion comptable et la fiscalité Le mécénat associations / entreprises Le guide juridique du mécénat Bénévolat : valorisation comptable Association et protection sociale (guides de l’Urssaf) La LOLF appliquée aux associations La gestion administrative et financière de l’association Guide d’usage de la subvention Guide de l’évaluation dans le cadre des conventions pluriannuelles d’objectifs entre l’état et les associations Guide pratique de la dissolution d’une association loi 1901 Développons l’égalité entre les femmes et les hommes dans les associations Investir quand on est une association, une fondation ou une autre institution : les bonnes pratiques (guide de l’Autorité des Marchés Financiers) L’emploi Les groupements d’employeurs du secteur non-marchand Accompagner les groupements d’employeurs associatifs du secteur non-marchand : le guide pratique pour les acteurs de l’accompagnement Structurer une offre territoriale d’accompagnement des petites et moyennes associations employeuses (guide de l’Avise, CHORUM, la CPCA, le CNCRES, le Crédit Coopératif, l’UDES et le RNMA) Guide sur le Contrat Unique et les contrats aidés A l’attention des employeurs - guide réalisé par la DIRRECTE Ile-de-France Le guide pratique du Chèque emploi associatif ; La fiche technique du dispositif.
www.associations.gouv.fr