Les archives de l association

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Fiche technique Correspondant

Comment conserver les archives de votre association ? Que ce soit en cas de contrôle ou pour sa gestion courante, une association doit souvent se plonger dans ses archives. voici quelques conseils pour bien les conserver et s'y retrouver facilement. Chaque association doit conserver les documents concernant sa création, son fonctionnement (statuts, registre spécial, comptes rendus d'assemblées générales...) et sa comptabilité. Elle doit également garder ce qui concerne la gestion du personnel s'il y a des salariés et la gestion de ses locaux si elle en dispose. En plus des archives administratives imposées par la loi, l'association peut avoir intérêt à garder des traces de ses activités, la mémoire de ses actions, sous la forme de publications, de dossiers de presse, de correspondances, de dossiers techniques.

Classer les documents La première chose à faire est de séparer les documents à conserver de ceux à éliminer. Puis trouver un système fonctionnel et rapide pour retrouver les documents. Le deuxième travail est la constitution de dossiers. Tout document doit trouver sa place dans un dossier identifiable et ordonné. Il se peut toutefois qu'un classement par date ne soit pas le plus parlant (pour retrouver un article de votre journal, le titre est sans doute plus explicite). Dans ce cas, vous pouvez trouver un référencement plus pratique

Conserver les documents Il est donc nécessaire de conserver les

FICHE RÉALISÉE PAR LA FSCF Date de réalisation : 10/07/2009

documents : •

dans un endroit sec, à l'abri des fuites d'eau ;

sur des étagères métalliques avec éventuellement un extincteur à proximité ;

dans des boîtes d'archive qui protègent les documents de la lumière et de la poussière.

Informatiser Tout ne nécessite pas un tirage papier. Il est possible d'utiliser un disque dur à condition d'entreposer des sauvegardes en lieu sûr. Depuis la loi du 13 mars 2000, une même valeur de preuve est reconnue à l'écrit sur support papier et à l'écrit sur support électronique «... sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité » (article 1316-1 du Code civil). Cela n'enlève en rien le travail préalable de classification et de sélection

Faire appel aux archives publiques Quand les conditions de stockage ne sont pas sûres, sans compter les changements de dirigeants nous pouvons

- LIGUE DE FRANCHE-COMTÉ


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